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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALESESCUELA DE INGENIERIA DE SISTEMAS EMPRESARIALES
Uso y eficacia Del “Linux” y “Alfresco” Para Implementar un Software de Documentos Digitalizados en la Red Local de una Pequeña Y Mediana Empresa
David Joel Laiza Torres
Tesis para optar por el Título Profesional de:Ingeniero de Sistemas de Información y Gestión
LIMA – PERÚSeptiembre 2015
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE COPIA DEL ACTA DE SUSTENTACIÓN …………………………………………..………......iDEDICATORIA………………………………………………………………………….…….…....iiAGRADECIMIENTO……………………………………………………………………………….iiiÍNDICE DE FIGURAS…………………………………………………………………………......ivÍNDICE DE CUADROS……………………………………………………………………….……vÍNDICE DE ANEXOS……………………………………………………………………………...viINTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………….....viiRESUMEN..........................................................................................................................viiiABSTRACT………………………………………………… …………………………………..….ix
Capítulo I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION..............................................13
1.1 Planteamiento del Problema....................................................................................................13
1.2 Formulación de la Pregunta de Investigación............................................................................14
1.3 Justificación................................................................................................................................15
1.4 Delimitación y Alcance...............................................................................................................16
1.5 Viabilidad del Problema..............................................................................................................16
1.6 Objetivos…………………………………………………………………………………..…19
1.7 Antecedentes de la Investigación...............................................................................................16
1.8 Marco Teórico.............................................................................................................................17
1.9 Hipótesis.....................................................................................................................................17
Capítulo II. MATERIAL Y MÉTODOS................................................................................................23
2.1 Variables.....................................................................................................................................23
2.2 Definición Operacional de las Variables.....................................................................................23
2.3 Diseño y Tipo de Estudio............................................................................................................23
2.4 Población y Muestra...................................................................................................................24
2.5 Técnicas de recolección de datos..............................................................................................24
2.6 Técnicas de procesamiento de información de los datos..........................................................25
2.7 Análisis e interpretación de los instrumentos estadísticos..........................................................25
Capítulo III. RESULTADOS...............................................................................................................27
Capítulo IV. DISCUSIÓN...................................................................................................................27
Capítulo V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.................................................................84
5.1. Conclusiones..............................................................................................................................30
5.2. Recomendaciones......................................................................................................................86
Capítulo VI. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS..............................................................................31
Capítulo VII. GLOSARIO...................................................................................................................94
Capítulo VIII. ANEXOS………..……………………………………………………………….102
INDICE de Figuras, Gráficos y Esquemas
Figura 1: Modelo de Aceptación a la Tecnología (Fuente: Davis F., 1989) 26
Figura 2: Teoría de la acción razonada de Ajzen y Feshbein (1980) 30
Figura 3: Teoría de la Acción Planeada de Ajzen y Madden (1986) 32
Figura 4: Modelo de Aceptación de la Tecnología (TAM) (Recintos, 2011) 35
Gráfico 1: Propuesta de investigación en relación a los constructos 47
Gráfico 2: Representación de la rotación Quartimax de la Actitud y Motivación 65
Gráfico 3: Diagrama de cajas del promedio general de la Actitud y Motivación 66
Esquema 1: Correlaciones de la Motivación (F. externo) y la Actitud (F. Interno), según Modelo TAM 75
Esquema 2: Modelo alternativo al TAM , para estudios causales y predictivos 78
Esquema 3: Correlaciones de la Motivación (F. externo) y la Actitud (F. Interno), según Modelo TAM 79
Esquema 4: Modelo alternativo al TAM , para estudios causales y predictivos 79
INDICE DE CUADROS Y TABLAS
Cuadro 1: Tipos de Motivación 37
Cuadro 2: Teoría de la Motivación de Herzberg 38
Cuadro 3: Definición operacional de variables 45
Cuadro 4: Distribución de la población, según áreas 47
Cuadro 5: Poblacional, Comparado del Cuadro Muestral y los Estrados 51
Cuadro 6: Distribución de los estratos y el Tamaño muestral 51
Cuadro 7: Factores de la Actitud hacia el Uso o Aceptación del ERP 53
Cuadro 8: Dimensiones de la Motivación hacia la Tecnología 53
Cuadro 9: Sistema de Calificación e interpretación Cuantitativa y Cualitativa 54
Cuadro 10: Interpretación del Coeficiente Alfa de Cronbach 54
Cuadro 11: Comparación del Coeficiente Alfa de Cronbach del Instrumento TAM55
Cuadro 12: Coeficientes de confiabilidad de Cronbach del Instrumento Motivación, Según EA(2011) 55
Cuadro 13: Coeficientes de confiabilidad de Cronbach del instrumento Motivación, Según AGV(2014) 56
Cuadro 14: Estadísticos a emplear para las Variables Constructo Actitud y Motivación hacia el ERP 59
Cuadro 15: Interpretación de la prueba de KMO 60
Cuadro 16: Interpretación Prueba de Bartlett 60
Cuadro 17: Interpretación Prueba Kolmogorov –Smirnov 61
Cuadro 18: Escala de interpretación de la correlación de Rho Spearman 61
Cuadro 19: Relación de las Hipótesis aceptadas 72
Tabla 1: Valoración del coeficiente kappa 59
Tabla 2: Datos generales de la Muestra Seleccionada 64
Tabla 3: Matriz de componentes rotados 65
Tabla 4: Prueba de Kolmogorov- Smirnov 68
Tabla 5: Relación promedio de los factores de la actitud y motivación hacia la implementación del ERP 68
Tabla 6: Relación de los factores de la actitud y motivación hacia la implementación del ERP 69
Tabla 7: Prueba de Mann-Whitney 70
Tabla 8: Evaluación del Panel de Expertos por preguntas del cuestionario TAM 70
Tabla 9: Evaluación del Panel de Expertos por preguntas del cuestionario Motivación70
Tabla 10: Validez de constructo instrumento TAM 70
Tabla 11: Validez de constructo instrumento Motivación 70
Tabla 12: Correlación del promedio Actitud con sus dimensiones 70
Tabla 13: Correlación del promedio Motivación con sus dimensiones 70
Tabla 14: Correlación de medidas entre los instrumentos TAM y Motivación 70
INDICE ANEXOS
ANEXOSANEXO A: Cuestionario basado en el modelo TAM 101
ANEXO B: Cuestionario de Motivación según la Teoría de Frederick Herzberg102
ANEXO C: Proceso Estadístico 103
C.1 Procedimiento estadístico del análisis de componentes (actitud y motivación)103
C.1.1 Prueba de KMO y Bartlett 104
C.1.2 Matriz de componentes rotados 106
C.1.3 Gráfico de componente en espacio rotado 107
C.1.4 Correlación de Rho Spearman entre el promedio Actitud y el promedio Motivación 108
C.2 Procedimiento estadístico Bivariada de Pearson (Objetivos específicos) 110
C.2.1 Facilidad de Uso * Motivación intrínseca 110
C.2.2 Facilidad de Uso * Motivación extrínseca 112
C.2.3 Utilidad percibida * Motivación intrínseca 114
C.2.4 Utilidad percibida * Motivación extrínseca 116
C.2.5 Actitud hacia el uso * Motivación intrínseca 118
C.2.6 Actitud hacia el uso * Motivación extrínseca 120
C.2.7 Intención de uso * Motivación intrínseca 122
C.2.8 Intención de uso * Motivación extrínseca 124
C.3 procedimiento estadístico de la prueba Alfa de Cronbach 126
C.3.1 Alfa de Cronbach para el instrumento TAM 126
C.3.2 Alfa de Cronbach para el instrumento Motivación 128
C.4 procedimiento estadístico de la prueba Kolgomorov - Smirnov 134
C.5 procedimiento estadístico de la prueba de Mann - Whitney 139
C.6 procedimiento estadístico descriptivo: Frecuencias 140
C.7 procedimiento estadístico Validez de Contenido 140
C.8 Validez de contenido del Cuestionario TAM y Cuestionario de Motivación según la razón de Validez de Lawshe (1975) 140
C.9 Validez de constructo del Cuestionario TAM y Cuestionario de Motivación 140
C.10 Validez de criterio del cuestionario Actitud y Motivación 140
C.11 procedimiento estadístico: Análisis factorial cuestionario TAM 140
C.12 procedimiento estadístico: Análisis factorial cuestionario Motivación 140
ANEXO E: Certificado de validez de contenido 149
Abstract
Key words: Linux, Alfresco, Scanner, Digitalization, Document, Local Net, PYME
CAPITULO I
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Y JUSTIFICACION
1.1 Planteamiento del Problema
Hoy en día las empresas de todo tamaño buscan acceder de forma instantánea a los documentos de sus archivos para emplearlos en sus procesos de desarrollo de su negocio, continuamente necesitan obtener una copia del de un documento distinto o repetitiva para enviar a un correo electrónico de un interesado o también obtener una impresión de un documento para completar expedientes que muchas organizaciones gubernamentales y privadas lo exigen, así como copias de contratos, cartas notariales, certificados, facturas, órdenes de compra, documentos de identidad trabajadores de una organización, y así muchos otros documentos.
En su mayoría las pequeñas y medianas empresas (MYPE) en nuestro país aún conservan sus antiquísimos archivos físicos de documentos para consultas frecuentes, dando lugar al deterioro o extravío de los mismos cuando estos son consultados y/o recuperados de forma repetitiva, si bien es cierto los responsables de su conservación saben cómo organizarlos físicamente por ejemplo por fechas, por tipos, por emisor; sin embargo es mucho el tiempo que emplean los responsables de su administración para recuperar un documento y atender un requerimiento con una copia física o digitalizada a un interesado. Las MYPE aún se mantienen sumergidas en el paradigma por los altos costos en recursos para implementar una solución tecnológica, no apuestan por implementar un nuevo método para resolver este problema del día a día, por hecho de pensar sobre el tiempo que se llevará a cabo en desarrollar una aplicación de software, requerir analistas, desarrolladores, además invertir fuertemente en infraestructura tecnológica, así como licencias de software, servidores potentes, personal permanente con conocimientos avanzados en desarrollo de software, finalmente se apodera el temor de ser cautivos de este grupo de especialistas de software.
Ante esta problemática algunas MYPE lo resuelven haciendo uso del ingenio con su conocimiento computacional digitalizando los documentos que consideran importantes en directorios estructurados en un equipo local o en una unidad de red centralizada con privilegios de lectura y escritura, siendo sus contenidos vulnerables a alguna modificación, eliminación y/o traslado accidental de los archivos de un directorio a otro alterando la estructura; de otra manera también se suma un problema de lectura cuando dos usuarios abren el mismo archivo simultáneamente, el archivo abierto por el primer usuario queda bloqueado para ser abierto por otro proceso (por otro usuario). Otra alternativa que emplean algunas empresas es digitalizar los documentos y transmitirlos a un correo electrónico, causando saturación en los servidores por el consumo de ancho de banda.
1.2 Formulación de la Pregunta de Investigación
1.2.1 Pregunta General
¿En qué medida el uso y eficacia de Linux y Alfresco permiten implementar un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa?
1.2.2 Preguntas Específicas
¿En qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE CONFIGURAR un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa?
¿En qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE UTILIZAR un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa?
¿En qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE DESEMPEÑAR un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa?
1.3 Justificación
El presente trabajo se justifica porque que es de suma importancia para las empresas con necesidad de emplear tecnología de software en forma eficaz, sin la necesidad de invertir grandes sumas de dinero en infraestructura tecnológica, de este modo responder instantáneamente a los problemas de disponibilidad y de recuperación de documentos empapelados archivísticamente.
También, se considera importante esta solución porque su implementación y puesta en marcha reducirá el tiempo en sus operaciones de negocio, mediante la digitalización flexible de documentos, en forma centralizada y su almacenamiento en repositorios personalizados, mediante metadatos para su recuperación por los usuarios interesados y autorizados
La alta gerencia sostendrá su liderazgo y será quien apoyará el impulso de uso de la solución en la organización para su desempeño, prometiendo una mejora sustancial en los procesos, estará apoyada sobre el responsable de la implementación y puesta en marcha mediante motivación y capacitación continua a los usuarios.
1.4 Delimitación y Alcance
El presente proyecto se encuentra delimitado en primer lugar dentro de la región Lima – Perú.
Como segundo delimitador, el presente trabajo enmarca la implementación en una red local de la solución del software de documentos digitalizados como una alternativa para las PYME sin incurrir en grandes costos en licencias e infraestructura tecnológica, para resolver el problema de recuperación de documentos.
La gestión de los repositorios y su estructura estará definida de acuerdo a la política intrínseca de cada organización, siendo posible ser incorporado en uno o varios procesos de la organización.
La cobertura que abarca está soluciones es para el tipo de documentos de interés para los usuarios en la organización así como copias de contratos, cartas notariales, certificados, facturas, órdenes de compra, documentos de identidad trabajadores de una organización; así mismo documentos de ofimática que pueden ser compartidos entre usuarios de la misma organización.
1.5 Viabilidad del Problema
En consideración, el presente trabajo de investigación es posible ser llevado acabo, operativa, técnica y económicamente es viable.
Operativamente, es fácil de utilizar, mediante su entorno web permite acceder desde cualquier dispositivo dentro de la red local, el usuario puede crear sus propios repositorios y administrarlos, también podrá compartir sus ficheros en el repositorio de ficheros compartidos.
Técnicamente la solución está compuesta por el sistema Operativo Linux Ubuntu Server y Alfresco Community, sus requisitos son mínimos de un computador con las siguientes características:
Procesador Intel Core-I3Memoria RAM 4GBDisco duro 500GBTarjeta de Red 10/100/1000
Económicamente la inversión es mínima, no requiere Licencias de software, no requiere diseñar y/o desarrollar un software, no requiere un servidor especial con características superiores que lo convierte en costoso, la instalación y
configuración puede ser efectuada por el personal de soporte técnico con conocimientos básicos en redes y sistemas operativos.
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo General
Determinar en qué medida el uso y eficacia de Linux y Alfresco permiten implementar un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa
1.6.2 Objetivos específicos
Establecer en qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE CONFIGURAR un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa
Precisar en qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE UTILIZAR un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa
Evaluar en qué medida el uso y eficacia del Linux y Alfresco como herramientas de software libre PERMITE DESEMPEÑO un software de documentos digitalizados en la red local de una pequeña y mediana empresa
1.7 Antecedentes de la Investigación
1.8 Marco Teórico
Las MYPE:Con la Ley N° 28015 de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña
Empresa, hasta el año 2011 se han registrado 1.282.514 MYPE conformadas por empresas individuales y empresas societarias así como sociedades.
Estas empresas importadoras y exportadoras, forman parte de los sectores de actividades económicos de comercio, industria, servicios, agricultura, pesca y otros.
Las MYPE están dimensionadas de acuerdo a la cantidad de trabajadores, según el INEI el caso de las pequeñas empresas en la realidad de nuestro país abarcan a partir de 10 hasta 50 personas como trabajadores y las medianas de 51 a 200 trabajadores.
La estructura de las MYPE es intrínsecamente particular de acuerdo a su cultura, rubro y modelo de negocio, organizacionalmente están jerarquizadas por una gerencia general, gerencias por departamento y personal de primera línea (operacional, de campo).
Digitalización de documentos:La digitalización de documentos se ha convertido en una herramienta
esencial en lo cotidiano en las MYPE, organizaciones gubernamentales, entre otros. No es un tema nuevo, su aplicación y desempeño ya es conocido desde hace mucho tiempo.
La revista Entrepreneur Mexico oct2004, Vol. 12 Issue 10, p106-108. 2p nos dice sobre las ventajas de la digitalización que: “Con ello lo que se haría en 20 minutos, puede realizarse en uno, lo que representa hasta un 92% de tiempo necesario para operar un archivo tradicional”.
La digitalización también tiene un gran significado hoy en día en la contribución de protección del medio ambiente, permitiendo reducir significativamente el uso del papel y el uso componentes químicos utilizados en los equipos de impresión de tinta y toner.
La evolución de la digitalización ha sido muy acelerada, en tal magnitud que los equipos de digitalización vienen hoy en día con herramientas que facilitan su operatividad, tecnológicamente permiten digitalizar cualquier tipo de documento de papel físico, así como informes, actas, memorándum, facturas, documentos de identidad, etc. (no se ha encontrado aún documentos físicos que no puedan ser digitalizados), esta tecnología es capaz de digitalizar documentos y convertirlos en formatos pdf, jpg y tiff formatos estándares muy usados comúnmente en todas las plataformas tecnológicas así como en Apple, MS Windows y Linux.
Sistemas de Gestión de Contenidos Empresariales (ECM):
Los ECM toman lugar empresarialmente en la organización documental
Los contenidos además de ser estructurados internamente han de ubicarse en una macroestructura conceptual. Para ello, se emplean instrumentos tales como las taxonomías y clasificaciones.
Los CMS utilizan generalmente esquemas jerárquicos para la organización de contenidos. La capacidad de estas estructuras para definir el grado de generalización o especialización de unos contenidos con respecto a otros resulta de gran utilidad en la Web (Gillrich, 2003). Además, es posible aplicar los tesauros para esta función, ya que aportan estructuras asociativas que complementan las jerarquías de conceptos.
Alfresco como un gestor de contenido empresarial:
Alfresco es un gestor de contenidos empresariales (ECM), es una solución con interfaz web, compatible con navegadores Internet Explorer, Chrome, Fire Fox, Safari, entre otros. Su fácil manejo a nivel usuario lo convierte en una herramienta amigable y segura, permite conectar a un servidor de archivos a través de los puertos FTP/SBM/CIFS permitiendo al administrador de la solución personalizar de manera flexible y segura, agilizando los procesos de digitalización de un equipo digitalizador a la unidad de almacenamiento propia de Alfresco.
Alfresco Community puede ser implementado en plataforma Microsoft, OSX de Apple, Linux, viene integrado con una base de datos de Postgres-SQL, Servidor Web Tomcat
Existen dos ediciones: Alfresco Community (free) y Alfresco One, la primera es gratuita con la cual desarrollamos el presente proyecto y la última es comercial, ambas ediciones se diferencian de la siguiente manera:
Plataforma central Free One
Sólido repositorio de contenido — Un repositorio que cumple las normativas y que es compatible con una gran variedad de características.
SI SI
Interfaz de colaboración entre equipos productiva — Alfresco Share ofrece una sencilla interfaz para gestionar todo el contenido.
SI SI
Complementos — Posibilidad de descargar e instalar extensiones de productos adicionales (más información)
SI SI
Administración: consola de administración integrada utilizada para configurar y reiniciar los subsistemas de Alfresco
NO SI
Nube híbrida: sincronización de contenido y procesos entre Alfresco a nivel local y Alfresco en la nube
NO SI
Clúster: escalabilidad de la aplicación a través de un clúster de fácil configuración
NO SI
Políticas de almacenamiento: capacidad de definir múltiples políticas de almacenamiento de contenido para satisfacer los requisitos del ciclo de vida del contenido
NO SI
Soporte de plataforma empresarial: capacidad de ejecutar Alfresco además de software empresarial de propiedad, como MS SQL Server, Oracle y WebSphere
NO SI
iOS SDK 1.3 SI SIAndroid SDK 1.3 SI SI
Módulos
Servidor de transformación: para compañías que necesitan fidelidad de páginas al ver contenido en línea
NO SI
Work Desk Mayor parte del conjunto de características SI SIWork Desk Plugins de gestión de contratos preconfigurados NO SIWork Desk DB RoleManager NO SIWork Desk Gestor de historial NO SIWork Desk Plugin para "Enviar documento adjunto por correo electrónico" NO SIIntegración en Outlook NO SI
ClientesAlfresco Mobile para iOS 2.0 SI SIAlfresco Mobile para Android 1.4 SI SIMódulo iOS Appcelerator SI SIMódulo Android Appcelerator SI SICifrado de contenido NO SI
SoporteRecomendado para uso en producción NO SIProceso de priorización y escalación NO SI
Probado y certificado rigurosamente con múltiples sistemas operativos, bases de datos y servidores de aplicaciones
NO SI
Soporte para desarrolladores y administradores en cuestiones de instalación, configuración y actualizaciones
NO SI
Certificado para alta disponibilidad NO SISoporte y servicios de producción 24x7, Gravedad 1 NO SIPortal de soporte 24x7 NO SISoporte SLA definido NO SIProceso de certificación y pruebas de plataforma NO SIGarantía e indemnización limitadas NO SI
Acceso a la base de conocimiento de productos NO SIFormación de certificación para desarrolladores y administradores NO SISoporte de socios certificados regional NO SIServicios de consultoría y profesionales disponibles de Alfresco NO SI
Integración de Alfresco con equipos de digitalización:A través de los puertos FTP y SBM Alfresco ofrece acceso a su repositorio,
permitiendo a uno o varios dispositivos de digitalización en red mediante su WebServer configurar de manera sencilla hacia el repositorio de Alfresco, direccionando una o varias rutas de destino de digitalización.
Configuración de equipo de digitalización en red mediante FTP a Alfresco
Linux: Según PC-World Perú (Enero 23-2012) un 80% de entrevistados en una
encuesta a Linux Foundation responden que no sólo han añadido servidores Linux
en los últimos 12 meses, sino que también planean agregar más en los próximos 12 meses y durante los próximos cinco años
Linux es un Sistema Operativo de software libre, muy robusto, estable, capaz de trabajar con bajos recursos de hardware (1Gb de memoria RAM, Procesador Pentium de Intel o K7 de AMD), puede ser incorporado en una red de Microsoft y compartir archivos y servicios, se clasifica en la familia de Desktops y Servidores, en cada clasificación se distribuye en Linux Debian, OpenSuse, Fedora y Ubuntu (distribución que nos corresponde hacer uso en el presente proyecto, con la clasificación de Servidores).
El núcleo de sistema operativo Linux, más conocido como Kernel es ampliamente utilizado en sistemas operativos Android de dispositivos móviles, equipos multimedia, impresoras, entre otros.
1.9 Hipótesis
CAPITULO II
MATERIAL Y MÉTODOS
2. MATERIAL Y MÉTODOS
2.1 Variables
2.2 Definición Operacional de las Variables
Cuadro 3 Definición operacional de variables
Variables Definición Conceptual Definición operacional (Dimensiones Indicadores
2.3 Diseño y Tipo de Estudio
Este proyecto de investigación aplicada es descriptivo de diseño transversal.
Donde la representación gráfica es:
2.4 Población y Muestra
2.4.1. Población
2.4.2. Muestra
2.4.3. Criterios de Inclusión
2.4.4. Criterios de Exclusión
2.5 Técnicas de recolección de datos
2.5.1 Instrumentos
2.5.2 Proceso de confiabilidad de los Instrumentos
2.5.3 Proceso de validez de los instrumentos
2.6 Técnicas de procesamiento de información de los datos
2.7 Análisis e interpretación de los instrumentos
estadísticos
3. RESULTADOS
Tabla 2Datos generales de la Muestra Seleccionada, según la proporcionalidad y
tendencia central, Empresa de Medios de pago “MasterCard”
CAPITULO VI
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Alemán, D. B. (2004). Ajayu. Obtenido de www.ucb.edu.peMuñoz, D. R. (2004). Manual de Estadística. Sevilla: Eumed.net.Victoria, A. (20 de Octubre de 2014). Estadistica. Obtenido de Estadistica:
http://www.elestadist.pe