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MANUAL DE USUARIO ROL FUNCIONARIO
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Fecha: Noviembre 2016
Versión 1.0.1
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COPIA CONTROLADA La versión aprobada más reciente de este documento se encuentra en Share Point.
Contenido 1 OBJETIVO............................................................................................................................................. 2 2 ALCANCE .............................................................................................................................................. 2 3 RESPONSABLES .................................................................................................................................... 2 4 GLOSARIO ............................................................................................................................................ 2 5 GUÍA OPERATIVA .................................................................................................................................. 3
5.1 FUNCIONALIDADES DEL ROL FUNCIONARIO ................................................................................... 3 5.1.1 Ingreso a la plataforma como un usuario Funcionario ................................................................ 3 5.1.2 Olvido de Contraseña .................................................................................................................... 4 5.1.3 Actualizar datos ............................................................................................................................ 5
5.2 Abiertas ......................................................................................................................................... 8 5.3 Alertas ......................................................................................................................................... 15 5.5 Realizadas .................................................................................................................................... 18 5.7 Buscador De Tramites ................................................................................................................... 20 5.8 Reportes Dinámicos ...................................................................................................................... 22
6 CAMBIAR CONTRASEÑA ...................................................................................................................... 27 7 SALIR ................................................................................................................................................. 28 9 CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................................................... 29
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1 OBJETIVO
Documentar a los usuarios en el uso de la herramienta, especificando los aspectos técnicos y funcionales que permitan hacer un correcto uso de ella.
2 ALCANCE
Este documento va dirigido a los usuarios de la herramienta encargados de cumplir el rol funcionario de la organización.
3 RESPONSABLES
Los responsables del proyecto son Gerente, director y desarrolladores.
4 GLOSARIO
Con fin de que este manual sea interpretado de fácil manera, a continuación se explican los siguientes términos:
Certificado Digital: Es un documento digital mediante el cual un tercero confiable garantiza la vinculación
entre la identidad de un sujeto o entidad (por ejemplo: nombre, Cédula, Cargo entre otros aspectos de identificación.
Firma Digital: Mecanismo equivalente a la firma manuscrita que garantiza la identidad y responsabilidad del autor de un documento o transacción electrónica, así como permite comprobar la integridad del mismo, es decir
que la información no ha sido alterada.
Token: Dispositivo de almacenamiento de certificados digitales (similar a una USB), utilizado para facilitar el
proceso de autenticación de usuarios.
Formato .P12: Archivo seguro que contiene el certificado digital es emitido y enviado en medios magnéticos (Correo electrónico).
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5 GUÍA OPERATIVA
El propósito de este manual es describir las funcionalidades que tiene disponible el rol de funcionario de la
Organización en la herramienta.
5.1 FUNCIONALIDADES DEL ROL FUNCIONARIO
Este rol tiene disponibles las siguientes funcionalidades,
Para el rol funcionario se encuentran disponibles las siguientes funcionalidades
Los usuarios con acceso a este portal cuentan con las siguientes funcionalidades, las cuales pueden ser
personalizadas desde el Portal Administrador.
A continuación se especificarán cada una de ellas.
5.1.1 Ingreso a la plataforma como un usuario Funcionario
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El ingreso a la plataforma se realiza ingresando a la url snrpruebas.certicamara.co/funcionario, diligenciar
los campos de Usuario y Contraseña con las credenciales suministradas al usuario con el rol de funcionario de la
organización e ingresar por la opción .
5.1.2 Olvido de Contraseña
Para realizar el cambio de la contraseña se debe dar clic en la opción aparecerá una ventana solicitandole ingresar el correo electrónico que se incluyó al crear el usuario con el rol de funcionario,
después de registrar el correo clic en la opción .
Al registrar el correo electrónico correspondiente, el sistema le enviará un link para crear la nueva contraseña.
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Después de realizar la verificación de las credenciales, aparecerá la siguiente pantalla:
5.1.3 Actualizar datos
El usuario podrá realizar la actualización de sus datos personales, para realizar este proceso, clic en la opción
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Aparecerá la siguiente ventana donde podrá actualizar el Nombre Completo, Correo Electrónico, Número Telefónico y Dirección.
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Para guardar los cambios realizados clic en la opción de lo contrario clic en .
Deberá arrojar el mensaje de confirmación
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5.2 Abiertas
En esta opción se encontrará el listado de solicitudes radicadas en estado abiertas, las cuales corresponden a:
1. Las solicitudes asignadas directamente al usuario.
2. Las solicitudes que el usuario únicamente tomo desde la opción Tareas Disponibles y que aún no les haya dado ningún trámite.
Para acceder al listado de las solicitudes abiertas se podrá realizar de dos formas:
1. Desde la pantalla principal del usuario Funcionario donde se accede a las solicitudes abiertas más
antiguas.
2. Desde el menú inicio dando clic en donde se accede al listado total de solicitudes
en ese estado.
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Para iniciar con el trámite de estas solicitudes deben ser seleccionadas, al seleccionarla se mostrará el detalle de la solicitud radicada.
En esta pantalla se visualiza toda la información relacionada a la solicitud.
Información del Trámite:
Esta opción mostrará el estado de la solicitud.
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Para verificar en que paso se encuentra la solicitud clic en la opción
Aparecerá el modelo BPMN señalando la tarea en la que se encuentra la solicitud.
Documentos:
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En esta opción se visualizarán todos los documentos que hacen parte de la solicitud entre los que podamos encontrar son:
Documentos Adjuntos por el ciudadano en la radicación desde la Sede Electrónica.
Documentos Adjuntos por el revisor en la radicación desde la Ventanilla Única cuando la radicación es
presencial.
Formulario que genera el sistema de forma automática cuando se realizan radicaciones tanto presencial
como no presencial. Documentos Adjuntos por parte del funcionario ya sea la respuesta a la solicitud ó alguno adicional que
haga parte del proceso.
Documentos Adicionales los cuales son adjuntos por parte del ciudadano desde la Sede Electrónica ó por
parte del revisor desde la Ventanilla Única.
Estos documentos se pueden visualizar al dar Clic sobre el nombre del documento.
Existe una opción de Firmas Digitales al dar clic sobre la opción se desplegará el nombre y correo del firmante del documento, para este caso hace referencia a un documento firmado automáticamente por la plataforma con
el certificado digital de la entidad.
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Adicionar Documentos:
El Funcionario puede adjuntar la documentación que crea conveniente a la solicitud, estos documentos que se
adjuntan pueden ser visualizados tanto por los funcionarios como por el ciudadano, los documentos a adjuntar
deben cumplir con las siguientes características:
Los documentos cargados no pueden sobrepasar 10 megabytes (MB), se generará el siguiente mensaje si se supera el tamaño indicado.
El tipo de archivo no es permitido (Formatos permitidos jpg, jpeg, png, tiff, tif, docx, pdf, mp3, wav, zip, xls,
xlsx, txt, ppt, csv, lst, pst, msg).
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Si el documento es cargado correctamente el sistema confirmará:
El sistema tiene la opción de agregar varios documentos clic en el botón
se pueden adjuntar hasta 10 documentos en la radicación,
para quitar evidencias ó documentos clic en el botón .
En caso de que el(los) documento(s) cargados no sean los correctos, el usuario puede eliminarlos con el
botón , los documentos solo podrán ser eliminados en este punto, en caso tal que la solicitud continua ya no se puede realizar.
El Funcionario puede descargar los documentos que va adjuntando a la solicitud, a través del botón
para validar que se haya cargado el documento correcto, todos los documentos cargados son convertidos a PDF/A.
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Reasignar Tarea:
Un usuario con el rol funcionario puede reasignar tareas a otros funcionarios siempre y cuando tengan el mismo
rol.
Para realizar una reasignación, debe seleccionar a un funcionario del listado y clic en el botón ,
El sistema confirmará con el siguiente mensaje
Información Adicional:
Antes de seleccionar al funcionario, hay un cuadro en el cual se pueden escribir observaciones con respecto a
la solicitud a asignar.
Tareas del Rol Funcionario
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El Funcionario tendrá diferentes tareas dependiendo de como se haya modelado el proceso a través del BPMN (Activity proceso modelado por el Encargado- Consultor) para este caso se indicará la funcionalidad de la tarea
Asignar.
Asignar Solicitud
Para ejecutar esta tarea Asignar Solicitud, la plataforma mostrará el listado de funcionarios a los cuales se podrá
asignar la tarea.
Dar clic en el botón , después de seleccionar el usuario requerido.
Cuando se realice la asignación de la tarea el sistema arroja el siguiente mensaje:
5.3 Alertas
En esta opción se encontrará el listado de solicitudes radicadas en estado abiertas, las cuales corresponden a:
1. las solicitudes asignadas al usuario logueado por diferentes usuarios. (Depende del proceso que se haya configurado).
2. Las solicitudes que el usuario únicamente tomo desde la opción Tareas Disponibles y que aún no les haya dado ningún trámite.
Para acceder al listado de las solicitudes abiertas se puede realizar de dos formas:
3. Desde la pantalla principal del usuario Funcionario donde se accede a las solicitudes abiertas más
antiguas.
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El listado de alertas se refiere a las tareas que fueron asignadas y que aún no han sido gestionadas las cuales se encuentran en un estado pendiente por vencer ó vencidas, para acceder al listado de las alertas se puede
realizar de 2 formas:
Desde la pantalla principal del usuario rol funcionario donde se accede a las alertas más vigentes
Desde el menú inicio dando clic donde se accede al listado de alertas más
antiguas.
5.4 Tareas Disponibles
En esta opción se listarán las tareas disponibles para el rol funcionario, para tomar una tarea disponible, desde
el menú Inicio dando clic en .
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Se listarán todas las tareas disponibles para el rol funcionario.
Al elegir alguna tarea clic en el botón y se redirigirá al detalle de la misma, esta tarea quedará en el listado de las Tareas abiertas del funcionario.
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5.5 Realizadas
Solicitudes realizadas corresponde al listado de tareas que ya fueron atendidas por el usuario rol funcionario, las
cuales fueron asignadas a otros funcionarios ó las que fueron rechazadas por él mismo. Para acceder al listado de las tareas realizadas existen 2 formas:
1. Desde la pantalla principal del usuario rol funcionario donde se accede a las tareas revisadas más
vigentes.
2. Desde el menú inicio dando clic en donde se accede al listado de tareas realizadas más antiguas.
En esta opción se puede realizar la búsqueda de las solicitudes realizadas:
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5.6 Reportes
En esta opción, el usuario puede generar un reporte con la trazabilidad de eventos acerca de un trámite.
Para generar un reporte clic en menú Inicio opción , aparecerá la siguiente ventana
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colocar el número de radicado, y clic en la opción .
El sistema generará el reporte y permitirá generar la descarga en alguno de los dos formatos PDF, ó XLSX.
5.7 Buscador De Tramites
En esta opción el usuario podrá buscar los trámites por usuarios o por trámites en general.
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En la opcion podremos buscar tramites por usuarios, sin importar su tipo. Se mostrara la
siguiente informacion.
5.8 Reportes Dinámicos
En esta opción el usuario podrá generar diferentes tipos de reportes.
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Podremos encontrar la opcion Reportes Reporte Dinamicos.
Podremos hacer una busqueda por fechas.
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Podremos encontrar la opcion Reportes Encuenta De Satisfaccion.
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Podremos hacer una busqueda por fechas.
Al momento de general la busqueda la plataforma mostrara una tabla con el campo y el promedio de respuestas.
El Portar genera una grafica basada en la tabla que se mostro ateriormente.
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Podremos en contrar la opcion bondeja de reportes.
En esta opcion podremos encontrar los Archivos excel que se solicitaron los los anteriores reportes y al moemnto de generalos se mostraran dos estados en proceso o terminado como se muestra en la siguiente
imagen.
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6 CAMBIAR CONTRASEÑA
Para realizar el cambio de contraseña clic en el nombre del usuario y seleccionar la opción
.
Cargará la siguiente ventana, donde permitirá que el usuario ya con la sesión iniciada puede realizar el cambio
de la contraseña.
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7 SALIR
Para Salir de la herramienta clic en el nombre del usuario y clic en la opción .
8 SOPORTE TÉCNICO
El soporte técnico de la aplicación estará en las áreas de Tecnologías de la información (TI) e Integración y Desarrollo.
La opciones habilitadas en este manual son las únicas opciones válidas para el portal.
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9 CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Elaboró Revisó Aprobó Cambio
1.0.0
Mayo
de 2016
Analista de
Calidad Primera versión del documento.
1.0.1 Noviembre del
2016
Ingeniero SQA&ST Nuevas Funcionalidades
1.0.2 Noviembre del
2016
Ingeniero SQA&ST Nuevas Funcionalidades