Upload
internet
View
112
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade
Estadual de Campinas (UNICAMP)
Neire do Rossio Martins
Coordenadora do Sistema de Arquivos
Fábio Rodrigo P. da Silva
Profissional em Organização de Arquivos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Tópicos Abordados
Conceito
Histórico
Metodologia
Estrutura
Estatísticas
Realizações
Projetos
Conclusões
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Arquivo
Art. 2º Consideram-se arquivos [...], os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
(Lei nº 8159/91)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo
Atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos de uso corrente, desempenhadas por determinado órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar.
(PAES, 2005)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo na UNICAMP:
Ato de registrar expediente ou processo no Sistema de Protocolo, atribuindo-se um código de identificação (Protocolar).
Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Central).
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo na UNICAMP:
Área da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes e que tem subordinado sob sua orientação outras subáreas de protocolo e/ou expediente (Protocolo Setorial).
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conceito
Protocolo na UNICAMP:
Subárea da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Subsetorial).
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Histórico
1963/1992 – Atividades de protocolo 1963/1992 – Atividades de protocolo efetuadas manualmente através de fichas efetuadas manualmente através de fichas Centralizado na Diretoria Geral de Administração – Centralizado na Diretoria Geral de Administração –
DGADGA
1992/1994 – Desenvolvimento e implantação 1992/1994 – Desenvolvimento e implantação do Sistema de Protocolo e Arquivo do Sistema de Protocolo e Arquivo Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ – Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ –
ArquivosArquivos Descentralização de protocolos e arquivos para Descentralização de protocolos e arquivos para
unidades e órgãosunidades e órgãos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Histórico
1963/1994 – Centralização total do Arquivo na Diretoria Geral de Administração (DGA)
1994 – Descentralização de arquivos às unidades e órgãos (exceto pessoal); Unidades assumem os arquivos posteriores a 1994
1995 – Arquivo Central/SIARQ assume o arquivo centralizado da DGA (1963/1994)
1996 – Transferência dos arquivos ativos às unidades 1997 – Descentralização dos arquivos de pessoal
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Protocolo – utilizava fichários para controle de Protocolo – utilizava fichários para controle de autuação e tramitaçãoautuação e tramitação
Arquivo – armazenava juntos processos ativos Arquivo – armazenava juntos processos ativos e encerrados (controle por fichas das entradas e encerrados (controle por fichas das entradas e saídas)e saídas)
Integração – Protocolo informava ao Arquivo o Integração – Protocolo informava ao Arquivo o arquivamento dos processosarquivamento dos processos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Proposta de mudança do modelo de Proposta de mudança do modelo de administraçãoadministração::
Análise e reformulação organizacional a partir de Análise e reformulação organizacional a partir de estudo das atividades dos setores e da estudo das atividades dos setores e da comparação com a teoria arquivísticacomparação com a teoria arquivística
Preocupação com adoção de procedimentos Preocupação com adoção de procedimentos adequados de gestão de documentos no novo adequados de gestão de documentos no novo modelomodelo
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Mudança do modelo de administração Mudança do modelo de administração centralizada para o centralizada para o modelo sistêmico:modelo sistêmico:
Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Arquivo Central (SIARQ)Arquivo Central (SIARQ)
Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais (unidades e órgãos)(unidades e órgãos)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Adoção de procedimentos padronizados de trabalho Adoção de procedimentos padronizados de trabalho incorporando todas as fases da gestão de incorporando todas as fases da gestão de documentos: registro de produção, classificação, documentos: registro de produção, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação e usotramitação, arquivamento, avaliação e uso
Nova estrutura organizacional permitiu a integração Nova estrutura organizacional permitiu a integração das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos (corrente, intermediária e permanente)(corrente, intermediária e permanente)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Implantação de Implantação de sistema eletrônicosistema eletrônico com as com as funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de atividades para gerenciamento de processos atividades para gerenciamento de processos e expedientese expedientes
Descentralização das responsabilidades pelas Descentralização das responsabilidades pelas operações arquivísticas de processos e operações arquivísticas de processos e expedientes juntamente de outras operações expedientes juntamente de outras operações administrativasadministrativas
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Atribuição da responsabilidade da gestão de Atribuição da responsabilidade da gestão de documentos aos produtoresdocumentos aos produtores
Estruturação de arquivos setoriais e de Estruturação de arquivos setoriais e de comissões setoriais nas unidades e órgãoscomissões setoriais nas unidades e órgãos
Cumprimento da determinação da deliberação Cumprimento da determinação da deliberação de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ)de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Institucionalização da nova sistemática – Institucionalização da nova sistemática – procedimentos - e da implantação do sistema procedimentos - e da implantação do sistema eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93)eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93)
Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos procedimentos de operação do sistemaprocedimentos de operação do sistema
Elaboração e aplicação de instruções normativas para Elaboração e aplicação de instruções normativas para procedimentos específicos não contemplados no ato procedimentos específicos não contemplados no ato legallegal
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Metodologia
Transferência da Coordenação do Protocolo Central Transferência da Coordenação do Protocolo Central (DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) - 2005(DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) - 2005
Etapas do projeto de Transição:Etapas do projeto de Transição:
Capacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQCapacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQ Transferência da gerência do Sistema de ProtocoloTransferência da gerência do Sistema de Protocolo Descentralização de autuaçãoDescentralização de autuação Treinamento de usuáriosTreinamento de usuários Atualização e adaptação das instruções normativasAtualização e adaptação das instruções normativas Proposição e implementação de melhoriasProposição e implementação de melhorias
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
EstruturaModelo Conceitual do Sistema de Arquivos
da Universidade Estadual de Campinas
CONSUL
CCAD
Arquivo Centraldo SIARQ
Arquivos eProtocolosSetoriais
ArquivosCorrentes
ComissõesSetoriais de
Arquivos(CSArq)
Custódia de Documentos:
- Permanentes- Intermediários (longa guarda)
Usuários:
- Administração- Pesquisadores
Vínculo Administrativo:Unidades e Órgãos
- Gerencia documentos produzidos e recebidos- Armazena documentos intermediários- Acesso restrito- Média frequência de uso
- Armazena documentos correntes- Acesso restrito- Alta frequência de uso
Reitoria
Orientação Técnica eNormativa
Rede
de
Arquivos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Estrutura
Agentes de Protocolo e Arquivos em 2007: 605
Autuação/Abertura e total acesso as funções: categoria 3 = 76 (Totalidade unidade e/ou órgão) categoria 4 = 206 (Restrição área e/ou sub-área)
Trâmite e Consulta: categoria 6 = 323
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Estrutura
Arquivos encerrados no Arquivo Central/SIARQ: Todas as unidades e órgãos da Unicamp
Arquivos ativos no Arquivo Central/SIARQ Órgãos da Reitoria - exceto: DGA, DGRH
(pessoal), Prefeitura (pessoal), CECOM (Pessoal)
Unidades: CT, COTUCA, COTIL, FEA, HEMOCENTRO, IB, IC; FEQ (Pessoal e outros)
Rede de Arquivos: 35 unidades arquivísticas setoriais
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Estatísticas
Triênio (2005/2007):Triênio (2005/2007):
Oficinas e encontros: 05 Treinamentos: 96 usuários Monitorias: cerca de 27 mil/ano Ocorrências e-mail e telefônicas (orientações): cerca de
3750
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Estatísticas
2007:2007:
Sindicâncias de processos extraviados: 04 Processos/Expedientes abertos: 27.451 Eliminações: 9.547 (34%) Processos de amostragem: 477 Processos/Expedientes controlados pelo sistema:
453.027
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Realizações
Testes com novas capas de processos/expedientes em parceria com a Gráfica Central/DGA (piloto AC/SIARQ)
Recomendação de uso de cadarços sarjados para encaminhamento de processos em lote e/ou volume
Inclusão de caixas padronizadas no estoque do Almoxarifado Central/DGA (item almoxarifado)
Manutenções do Sistema de Protocolo para permitir regularizações e facilitar o processo de monitoria
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Projetos
Alinhamento dos instrumentos de gestão da UNICAMP ao SAESP
Revisão dos instrumentos de gestão para uso dos protocolos e arquivos
Atualização e adaptação das instruções normativas
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Projetos
Gestão e Preservação de Documento Digital
Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos
Ampliação dos Arquivos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
SIARQ X SAESP
Alinhar o Sistema de Arquivos da Unicamp ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP):
Tabelas de Classificação de documentos Tabelas de Temporalidade de Documentos Sistema de Protocolo Único do Estado de SP
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Instrumentos de Gestão
Revisar Instrumentos de Gestão de Documentos da Unicamp para uso dos Protocolos e Arquivos:
Validação e uso do Plano de Classificação de Atividades e Documentos
Elaboração e aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Instrumentos de Gestão
Revisões em andamento:
Tabelas de Temporalidade de Documentos Administrativos – DGA
Tabelas de Institutos e Faculdades – FCM e FEAGRI
Ampliação e Remodelação do Plano de Classificação da Unicamp – AC/SIARQ
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Instrumentos de Gestão
Instruções Normativas – Protocolo e Arquivo
Publicação da versão 1 para validação da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ
Necessidade de adequação de instruções específicas referente a determinadas atividades (comprovantes curriculares)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento Digital
Preparação de Plano de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais
Grupo de Estudos de Documentos Eletrônicos - GDAE (2004/2007)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento Digital
Proposições do GDAE:
1. Inclusão do assunto no PLANES/Unicamp
2. Criação da comissão de implantação
3. Desenvolvimento do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (incluindo digital)
4. Capacitação e intercâmbio
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento DigitalEm andamento:
1. Planes – Revisão Copei 2007 – Programas:
Gestão de Documentos (13)Difusão do Conhecimento (6)
2. Criação de Comissão – Resolução GR nº 045/2007 – 17/10/2007
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento Digital
3. Participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/Conarq)
4. Participação no Projeto Internacional de Gestão e Preservação Digital – InterPARES (Coordenado pelo Arquivo Nacional)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento Digital
5. Desenvolvimento em 2006 do Sistema de gestão Arquivística de Documentos – Trâmite (SIGAD/T)
Equipe: SIGAD – GR, PG, PREF, PRDU e EXTECAMP SIGAD/T – FEAGRI e FEF (GED/GEPRO)
Implementação para teste FEAGRI, FEF e Arquivo Central/SIARQ
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Gestão e Preservação de Documento Digital
Projeto SIGAD/T:
Controlar documentos avulsos Criação de documentos (incluindo o digital) Controle numérico de atos administrativos Registro, Protocolo e Trâmite
Utilizar plataforma tecnológica (JAVA 3...) Curso oferecido pelo CCUEC Experiência de implementação
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Funcionalidade - SIGAD
Captura TramitaçãoAvaliação
DestinaçãoArmazenamento
Preservação
Segurança
Manutenção deInstrumentos de
Gestão
RepositóriosDigitais
* Metadados* Objetos* Dados
Gestão Aquivística
Uso/PesquisaEspaço Individual/Grupo/Geral
Acesso
Administração
* Conformidade legal* Usabilidade* Interoperabilidade
* Documento digital (objetos+metadados)* Documento convencional (metadados)* Documento hibrido (objetos+metadados)
* Dossiê/Processo* Documento individual
Martins, N. - out/2007
Diagrama de Funcionalidades do SIGAD
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Iniciativas na Unicamp Proposta de funcionamento do SIGAD Unicamp
RegistroProtocolo- convencional
- digital
Captura
RecebimentoEncaminhamento
TrâmiteAtivo
IntermediárioEncerrado
Arquivamento
EliminaçãoGuarda
Avaliação
Preservação
Repositório
Gerenciamento
BaseUnidade
Acesso Interno
Acesso Público EADXML
Em fase de Teste
Ambiente de Criação/ProduçãoAmbiente de Criação/Produção Ambiente de PreservaçãoAmbiente de Preservação
Metadados +
DocumentosMetadados
+Documentos
Formatos padrões
BaseUnidadeBase
Unidade
EADXML
Em fase de Teste
SIGAD/T
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Sistema de Protocolo e Arquivo Atualização do Sistema de Protocolo e
Arquivos
Com inclusão de novos requisitos funcionais e técnicos Usando plataforma tecnológica determinada pelos
órgãos de informática Migração de todos os dados do atual Sistema
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Projetos de Ampliação dos Arquivos: Ampliação dos arquivos: FEM, IQ, DGA, FCM
(aquisição e instalação de deslizantes em áreas destinadas para a estruturação de arquivos)
Ampliação do Arquivo Central/SIARQ: Transferência de documentos dos Arquivos
Setoriais de longo prazo de guarda; Recolhimento de documentos para preservação
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conclusões
Dispõe de experiência em gestão de documentos arquivísticos (modelo para outras instituições)
Existe a necessidade de fortalecimento da interação e da integração da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Conclusões
Precisa ampliar o controle dos documentos de modo a abranger os avulsos e os digitais (infraestrutura física, lógica e de pessoal)
Esforço contínuo de compartilhamento, validação e utilização de normas e instruções de gestão de documentos
Atualização urgente do atual Sistema de Protocolo e Arquivos (limitações tecnológicas)
03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória
Obrigado!!!