06 préparer le pmp management de de la communication

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Management de la Management de la CommunicationCommunication

Mohamed SAAD, PMP, CISA, CRISC, ISO Mohamed SAAD, PMP, CISA, CRISC, ISO 2700127001

Préparation à la Préparation à la certification PMPcertification PMP©©

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• 10.1 Identifier les parties prenantes : ce processus permet d’identifier les personnes et organisations impactées par le projet; il permet de documenter les informations relevant de leurs intérêts, implications et impacts sur le succès du projet

• 10.2 Planifier les communications : ce processus détermine les besoins d'information et de communication des parties prenantes du projet.

• 10.3 Diffuser l'information : ce processus permet de mettre l'information nécessaire à la disposition des parties prenantes du projet en temps voulu.

• 10.4 Gérer les attentes des parties prenantes : ce processus permet de gérer la communication et le travail avec les parties prenantes dans le but de l’atteinte de leurs objectifs

• 10.5 Rendre compte de la performances: ce processus permet de recueillir et de diffuser les informations de la performance incluant l’état, les indicateurs d’avancement et les tendances

10- Management des communications du projet

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• Communication: modèle de base

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• 10.1 Identifier les parties prenantes :– DE:

• Charte Projet• Documents d’approvisionnement• Facteurs environnementaux de l’entreprise• Actifs organisationnels

– OT:• Analyse des partie prenantes• Jugement d’experts

– DS:• Registre des parties prenantes• Stratégie de management des

parties prenantes


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Exemple de Matrice pouvoir/intérêt des parties prenantes


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Exemple de Matrice d’analyse des parties prenantes

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• 10.2 Planifier les communications :– DE:

• Registre des parties prenantes• Stratégie de management des parties prenantes• Facteurs environnementaux de l’etse• Actifs organisationnels

– OT:• Analyse des besoins de communication• Technologie de communication• Modèles de communication• Méthodes de communication

– DS:• Plan de management de

communications• Mises à jour documents

du projet

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Activité Responsable Calendrier/fréquence

Participants Méthode et outils utilisés

Réunion delancement duprojet

(Chef de projet) [Date et heure] Toutes les personnes concernées directement ou indirectement par le projet

Dans la salle de réunion ABC, à l’aide d’un tableau-conférence et d’une présentation sur ordinateur

Buffet et bar libre Brefs exposés

Feuille de temps (chaquemembre del’équipe)

À 16 h au plustard, tous lesvendredis

Membres de l’équipe

Remplir les feuilles de temps papier

Examen de l’étatd’avancementdes travaux

(Chef de projet) Tous les deuxlundis à 13 h 30

Groupe de prestation

Dans la petite salle de réunion Le chef de projet présente le compte

rendu de l’avancement du projet Débat libre avec le groupe de

prestation

Revue du projet (Chef de projet) Premier mardi dechaque mois à13h 30

Chef de projet Consultant Comité de

direction

Dans la salle du Conseil Présentation électronique

Échéancier des activités de communications


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• 10.3 Diffuser l'information :– DE:

• PMP

• Rapports d’avancement

• Actifs organisationnels

– OT:• Méthodes de communication

• Outils de diffusion de l’information

– DS:• Mises à jour des actifs organisationnels

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• 10.4 Gérer les attentes des parties prenantes :– DE:

• Registre des parties prenantes• Stratégie de management des

parties prenantes• Plan de management de projet• Registre des problèmes majeurs• Journal des modifications• Actifs organisationnels

– OT:• Méthodes de communication• Compétences interpersonnelles• Compétences en management

– DS:• Mises à jour des actifs organisationnels• Demandes de modification• Mises à jour du Plan de management

de projet• Mises à jour des documents de projet

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• 10.5 Rendre compte de la performance :– DE:

• Plan de management de projet• Information sur la performance du travail• Mesures de performance du travail• Prévisions budgétaires• Actifs organisationnels

– OT:• Analyse de l’écart• Méthodes de prévision• Méthodes de communication• Systèmes de rapports

– DS:• Rapports d’avancement• Mises à jour des actifs organisationnels• Demandes de modifications

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E

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S

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• Documents de travail:– Rapport état du projet

– Rapport d’avancement de projet

– Compte rendu de réunion projet

– Plan de Communication

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Résumé

• La communication occupe 90% du temps de PM• La communication est l’outil le plus important du PM• La SDP est l’outil le plus important du projet• Communication efficace: correctement formatée et périodique• Communication efficiente: uniquement l’information nécessaire

et rien d’autres• Le PM est responsable de toute la communication mais ne peut pas

tout contrôler• Qu’est ce qui peut bloquer la communication ? Commentaires

négatifs, un langage pauvre ou mal approprié…• Le nombre de canaux de communication: n * (n -1)/2:

– Vous avez 4 collaborateurs; NC ?– On rajoute à une équipe composé de 4 membres, 3 autres; combien y

aurait t-il de canaux en plus ?

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Résumé

• Faites attention à ces termes:– Non verbal

– Paralinguale (gestuelle)

– Écoute active

– Écoute éfficace

– Feedback

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Résumé

Méthode Utilisée pour

Écrit formel Charte projet, Plan projet, communication longue distance

Écrit informel emails, mémo, notes

Verbal formel Discours et présentations

Verbal informel Réunions, conversations

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Quelle est la meilleure communication à utiliser pour les cas ci-dessous ?

Mise à jour du PMP

Présentation de l'état d'avancement au Management

Résolution de problème complexe

Notes prises lors de conversation téléphoniques

Apporter des changements à un contrat

Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (1ere fois)

Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (2ème fois)

Planification de réunion

Clarification d'un lot de travail

Travaux pour découvrir la cause d'un problème

Envoi d'un email pour demander des clarifications à un incident

Organisation d'un évènement de fin d'une étape

Conduire une conférence de sous missionnaires

Écrit formel

Verbal formel

Écrit formel

Écrit informel

Écrit formel

Verbal informel

Écrit formel

Écrit informel

Écrit formel

Verbal informel

Écrit informel

Verbal informel

Verbal formel

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Résumé

• 2 Questions sur:

– Qu’est ce qui peut entraver la communication:• Le bruit• La distance• Un mauvais codage de l’information• Dire « C’est une mauvaise idée »• L’hostilité• La langue• La culture