1. Introduction - Services publics et Approvisionnement ... · Web viewMéthode d’attribution des notes dans le cadre des ECRP et processus d’assurance de la qualité connexe

Travaux publics et Services gouvernementauxCanada

Public Works and Government Services Canada

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Guide d’évaluation de la complexité et des risques des projets

Date du document :État et version :

Mai 2015

Version 5

Table des matières

Travaux publics etServices gouvernementauxCanada


1. Introduction.........................................................................................................................................3

1.1 Objectif..........................................................................................................................................3

1.2 Portée............................................................................................................................................3

1.3 Définition des projets – Contexte de TPSGC..................................................................................3

2. Contexte..............................................................................................................................................4

2.1 Politique sur la gestion des projets................................................................................................4

2.2 Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet.............................................5

2.3 Norme relative à la complexité et aux risques des projets............................................................6

3. Réalisation d’une ECRP........................................................................................................................9

3.1 Responsabilités relatives à la réalisation des ECRP........................................................................9

4. Instructions pour la réalisation des ECRP...........................................................................................11

4.1 Généralités..................................................................................................................................11

4.2 Données de base du projet et de l’ECRP......................................................................................11

Annexe A - Questions et processus de l’ECRP et directives connexes - Projets immobiliers.................13

Annexe du Guide d’ECRP de TPSGC – Direction générale des biens immobiliers..............................14

Détails du processus de la DGBI.........................................................................................................14

Directives et règles d’interprétation des questions de l’ECRP – Projets immobiliers........................19

Questions de l’ECRP et directives connexes – Projets immobiliers....................................................23

Annexe B Questions de l’ECRP et directives connexes - Projets appuyés par la TI................................54

Questions de l’ECRP et directives connexes – Projets appuyés par la TI............................................55

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1. Introduction

1.1 Objectif

Le présent guide vise à aider les employés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à réaliser les évaluations de la complexité et des risques des projets (ECRP). Il a été conçu pour garantir que les ECRP sont réalisées de manière uniforme à l’échelle du Ministère. Il constitue un document d’aide complémentaire à l’Outil d’ECRP et au « Guide de l’usager de Calibrage », qui ont tous deux été élaborés par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

1.2 Portée

La portée du Guide d’ECRP de TPSGC comprend les éléments suivants :

Contexte – description de la nouvelle Politique sur la gestion des projets du Conseil du Trésor (CT).

Méthode d’attribution des notes dans le cadre des ECRP et processus d’assurance de la qualité connexe.

Interprétation des questions de l’ECRP propre aux projets de TPSGC.

Le présent guide doit être utilisé pour tous les projets de TPSGC qui doivent faire l’objet d’une ECRP, c’est-à-dire :

Tous les projets d’immobilisations et de gestion des locaux de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI), notamment les projets de location, dont les coûts d’aménagement totaux estimatifs sont supérieurs ou égaux à 1 M$, taxe sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée comprise, sans compter les coûts engagés par le client, s’il y a lieu.Tous les projets opérationnels appuyés par la technologie de l’information (TI) de TPSGC dont la valeur prévue est d’au moins 1 M$.

Certaines initiatives spéciales qui présentent des caractéristiques analogues à celles d’un projet (au choix du Ministère).

1.3 Définition des projets – Contexte de TPSGC

Selon le contexte de TPSGC, voici les définitions des deux principaux types de projets réalisés au Ministère :

Projets immobiliers : Toutes les acquisitions de biens immobiliers et les améliorations apportées à ceux-ci, notamment la conclusion de baux, l’aménagement de locaux ainsi que les travaux de construction, de rénovation et de restauration relatifs à un ouvrage construit (immeuble, pont, barrage, route, etc.) ou à un terrain appartenant à l’État.

Projets opérationnels appuyés par la TI : Projets permettant de concevoir des solutions visant l’exécution et le maintien de processus opérationnels efficaces et efficients appuyés par la TI, notamment en ce qui concerne la prestation de services. Certains de ces projets peuvent entraîner la transformation des pratiques opérationnelles.

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http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/sngp-npms/pcra-ecrp/outil-tool-fra.html



De plus, le Ministère peut décider de gérer d’autres activités comme le serait un projet si elles doivent être réalisées dans une période de temps limitée dont les dates de début et de fin sont assez bien définies, si les résultats et le budget sont clairement établis, si le risque et les coûts sont élevés et s’il est nécessaire d’y affecter des ressources à temps plein. Il est possible qu’un outil modifié soit élaboré pour ces activités dans l’avenir. Cependant, les représentants du SCT pourraient exiger que les activités à risque élevé de TPSGC fassent l’objet d’ECRP.

2. Contexte

2.1 Politique sur la gestion des projets

En vigueur depuis le 7 juin 2007, la Politique sur la gestion des projets du CT est mise en œuvre progressivement sur une période de quatre ans dans l’ensemble des ministères. Cette politique remplace les politiques du CT ci-après :

la Politique sur la gestion des projets; la Politique sur la gestion des grands projets de l’État; la Politique sur l’approbation des projets.

La Politique sur la gestion des projets est axée sur la gouvernance et la surveillance des projets ainsi que sur la capacité des ministères à gérer des projets. Elle redéfinit les pouvoirs d’approbation de projets et les niveaux de surveillance en fonction de la capacité d’une organisation ainsi que de la complexité et du profil de risque d’un projet.

Deux normes supplémentaires connexes à la Politique sur la gestion des projets ont été approuvées, à savoir :

la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet;

la Norme relative à la complexité et aux risques des projets.

La Politique et les deux normes connexes font clairement état des responsabilités que les administrateurs généraux doivent observer pour gérer leurs projets de façon intégrée au sein du Ministère plutôt que de façon individuelle. Voici les résultats escomptés de la Politique et des normes connexes :

les projets assurent une optimisation des ressources; ils font état d’une saine gérance des fonds liés aux projets; la responsabilisation quant aux résultats des projets est

transparente; ces résultats sont atteints en tenant compte des limites de délais

et de coûts établies.

Il incombe aux administrateurs généraux de réaliser :

une évaluation panorganisationnelle de la capacité, conformément à la Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet;

une évaluation de chaque projet prévu ou proposé, conformément à la Norme relative à la complexité et aux risques des projets.

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Les notes attribuées dans le cadre de l’ECRP et de l’Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP) sont comparées afin de déterminer le niveau de surveillance nécessaire de la part du CT. Comme il est résumé dans le tableau ci-après, les administrateurs généraux doivent demander l’approbation du CT pour tout projet dont le niveau de complexité et de risque dépasse la capacité évaluée de gestion de projet d'un ministère parrain.

Capacité de gestion de projets évaluée

Niveau de complexité et de risque des projets évalué

Catégorie 4 Niveau 4 - TransformationnelNiveau 3 - Évolutionnaire Niveau 2 - TactiqueNiveau 1 - Soutenu

Catégorie 3 Niveau 3 - Évolutionnaire Niveau 2 - Tactique Niveau 1 - Soutenu

Catégorie 2 Niveau 2 - Tactique Niveau 1 - Soutenu

Catégorie 1 Niveau 1 - Soutenu

Catégorie 0 (Capacité limitée ou non évaluée)

1 M$

2.2 Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet

La Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet définit le fondement qui permet de déterminer la capacité de gestion de projet d’une organisation. La capacité organisationnelle de gestion de projet doit être évaluée tous les trois ans au moyen d’une ECOGP. L’ECOGP comprend 92 questions et permet d’établir une moyenne pondérée qui indique la catégorie de capacité organisationnelle de gestion de projet sur une échelle de 0 à 4 (« 0 » désigne une capacité organisationnelle limitée, tandis que « 4 » désigne une capacité organisationnelle transformationnelle).

Selon le CT, la capacité de gestion de projet évaluée de TPSGC est de catégorie 3. TPSGC pourra donc approuver à l’interne des projets dont la complexité et les risques sont de niveaux 3, 2 ou 1 selon le premier plan d’investissement intégré du Ministère. Les membres du CT ont approuvé ce plan le 28 juillet 2011. Cependant, il est important de noter que la Politique accorde, comme prérogative, aux membres du CT la possibilité d’examiner tout projet à des fins d’approbation, peu importe la note attribuée dans le cadre de l’ECRP.

2.3 Norme relative à la complexité et aux risques des projets

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La Norme relative à la complexité et aux risques des projets définit le fondement qui permet de déterminer le niveau de complexité et de risque d’un projet. Chaque projet qui figure dans le plan d’investissement du Ministère doit faire l’objet d’une ECRP. L’ECRP comprend 64 questions et permet d’établir une moyenne pondérée qui indique la catégorie de complexité sur une échelle de 1 à 4.

L’outil d’ECRP est un questionnaire qui vise à déterminer la nature d’un projet proposé au moyen de 64 questions relatives aux risques réparties dans 7 catégories.

Section Description

Caractéristiques du projet (18 questions)

Cette catégorie vise à établir le profil d’un projet donné en fonction de ses caractéristiques clés, notamment le financement, le budget, la taille et le nombre des ressources, la durée, la portée, la portée technologique, les intervenants, les dépendances et les facteurs externes.

Risques liés à la gestion stratégique (6 questions)

Cette catégorie sert à déterminer si le projet suit le plan d’investissement de l’organisation :Le projet favorisera-t-il la réalisation des buts et des objectifs énoncés dans le plan?Le projet représente-t-il un risque éventuel pour le plan?

Risques liés à l’approvisionnement (9 questions)

Cette catégorie permet d’évaluer les risques éventuels que présentent les activités d’approvisionnement pour le projet.

Risques liés aux ressources humaines (5 questions)

Cette catégorie sert à déterminer si l’équipe de projet dispose des compétences requises, avec une distribution appropriée des responsabilités et des rôles.

Risques liés aux activités (5 questions)

Cette catégorie permet d’évaluer les incidences du projet sur l’organisme : sur les plans opérationnel et législatif.

Risques liés à l’intégration de la gestion de projet (6 questions)

Cette catégorie vise à évaluer si le projet peut démontrer la mise en œuvre des principaux éléments livrables et mesures de contrôle de gestion du projet. Il s’agit, entre autres, de rendre compte de l’état du plan de gestion du projet, de la gestion et du contrôle du projet, ainsi que des processus de gestion de l’information.

Risques liés aux exigences du projet (15 questions)

Cette catégorie sert à évaluer dans quelle mesure les exigences spécifiques du projet augmentent les risques et la complexité en fonction du nombre, du type et du degré de certitude des exigences.

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Lorsque toutes les réponses ont été fournies, elles sont notées et pondérées conformément au tableau suivant :

Section Nombre de questions

Note maximale

Pondération

Caractéristiques du projet 18 90 28 %

Risques liés à la gestion stratégique 6 30 9 %

Risques liés à l’approvisionnement 9 45 14 %

Risques liés aux ressources humaines 5 25 8 %

Risques liés aux activités 5 25 8 %

Risques liés à l’intégration de la gestion de projet

6 30 9 %

Risques liés aux exigences du projet 15 75 24 %

TOTAL 64 320 100 %

La note obtenue avec l’outil d’ECRP est calculée sur 320 points. Les questions sont toutes de valeur égale dans la note globale. Comme la note de l’ECRP porte sur une vaste gamme de risques inhérents, il est peu probable qu’un projet unique soit touché par tous les risques possibles. Dans les pires scénarios, un projet unique pourrait réunir 70 % des risques inhérents. En conséquence, la note de base est divisée par 70 afin de déterminer comment le projet se compare au pire scénario possible. Les gestionnaires de projet ne sont pas tenus de faire eux-mêmes les calculs de pondération, car ceux-ci sont effectués automatiquement par l’application Calibrage.

Exprimée en pourcentage, cette note correspond à la catégorie de complexité et de risque d’un projet, comme l’indique le tableau suivant :

Catégorie de complexité et de

risqueDescription Note

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1. Soutenu Le niveau de risque et de complexité du projet est faible. Le résultat du projet n’a de répercussions que sur un service particulier ou, tout au plus, sur un programme particulier, et des mesures d’atténuation des risques généraux du projet sont en place. Le projet n’utilise pas une part importante des ressources du ministère ou de l’organisme.

25-44 / 100

2. Tactique Un projet classé dans cette catégorie a des répercussions sur de nombreux services d’un programme et peut comprendre des activités d’approvisionnement plus importantes. Il peut comprendre certaines activités de gestion de l’information, de technologie de l’information (GI-TI) ou d’ingénierie. Le profil de risque du projet peut indiquer que certains risques auront des répercussions importantes sur le ministère ou l’organisme, lesquelles exigeront des réponses soigneusement planifiées. La portée d’un projet tactique est de nature opérationnelle et permet d’assurer de nouvelles capacités à l’intérieur de certaines limites.

45-63 / 100

3. Évolutionnaire Comme l’indique son nom, cette catégorie regroupe les projets qui donnent lieu à des changements et à de nouvelles capacités. Ils peuvent avoir une portée assez vaste. Des compétences méthodiques sont requises pour réaliser avec succès des projets évolutionnaires. Leur portée s’étend souvent à de nombreux programmes et peut avoir une incidence sur un ou deux autres ministères ou organismes. Les processus opérationnels, le personnel interne, les clients externes et l’infrastructure technologique peuvent faire l’objet de changements considérables. Les éléments de la GITI peuvent représenter une part importante de l’ensemble des activités du projet.

64-82 / 100

4. Transformationnel Un projet appartenant à cette catégorie nécessite des capacités poussées et peut entraîner des changements radicaux dans l’organisation et, possiblement, dans d’autres organisations également. Les projets horizontaux, qui visent plusieurs ministères, organismes ou ordres de gouvernement, sont de nature transformationnelle. Les risques associés à ces projets ont souvent des conséquences importantes, comme la restructuration de l’organisation, un changement dans la haute direction ou un effet négatif sur la réputation de l’organisation au sein de la population.

83-100 / 100

3. Réalisation d’une ECRPLa procédure de réalisation d’une ECRP a été intégrée au processus d’investissement, de gouvernance de projet et d’approbation de TPSGC. À cet égard, le Ministère a conçu le Système national de gestion de projet (SNGP). La méthode décrite dans le présent guide donne des conseils détaillés à l’appui des procédures et de la politique du SNGP.

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Les ECRP doivent être réalisées conformément au SNGP. Les renseignements utilisés pour les ECRP évoluent et s’améliorent au fil de l’avancement des projets. Par conséquent, les ECRP doivent être revues et mises à jour.

Les équipes de projet doivent utiliser l’application Calibrage pour réaliser les ECRP, tout d’abord à titre d’auteur, puis à titre d’examinateur. Le Bureau de la planification des investissements (BPI), qui relève de la Direction générale des finances, assurera les fonctions d’approbateur au moyen du même outil. De plus, le BPI rencontrera périodiquement le SCT afin de le tenir au courant de toutes les nouvelles notes attribuées aux projets prévus dans le cadre de l’ECRP. Pour accéder à l’application Calibrage, les chefs d’équipe de projet doivent communiquer avec le BPI afin d’obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Au besoin, une version de l’outil en format Excel est accessible sur le site Web du SNGP. Cependant, vous devez utiliser cette version seulement si vous n’avez pas accès à l’application Calibrage. Utilisez les liens ci-après pour accéder à l’application Calibrage et à la version de l’outil en format Excel :

http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/sngp-npms/pcra-ecrp/outil-tool-fra.html

https://callipers-calibrage.tbs-sct.gc.ca

De plus, les équipes de projet devraient consulter les annexes du présent guide lorsqu’elles préparent des ECRP. Les directives qu’elles renferment ont été élaborées selon le contexte de TPSGC afin d’assurer une interprétation uniforme des questions. Si l’exécution des différentes étapes du SNGP ou l’examen de l’ECRP entraîne la modification de la note attribuée au projet, ce dernier doit être entré de nouveau dans l’application Calibrage.

3.1 Responsabilités relatives à la réalisation des ECRP

Chefs de projet : La réalisation de l’ECRP initiale relève de l’instigateur du projet. Règle générale, il s’agit de la direction générale ou de la région instigatrice, et l’ECRP est réalisée par le chef de projet ou l’instigateur du projet, en collaboration avec le gestionnaire de projet et l’équipe de projet, au besoin.

Personne-ressource désignée pour le plan d’investissement d’une direction générale : Les personnes-ressources désignées pour le plan d’investissement des différentes directions générales sont responsables de la confirmation des projets prévus et de la validation des notes attribuées dans la cadre des ECRP réalisées par les chefs de projet. Les approbations finales des projets prévus par les directions générales et des notes attribuées dans le cadre des ECRP suivront le processus d’approbation du plan d’investissement de TPSGC.

Bureau de la planification des investissements : La Direction générale des finances a mis sur pied un groupe chargé de la planification des investissements qui :

assure la fonction de secrétariat en vue de la tenue à jour et du stockage de toutes les ECRP ainsi que de tout document connexe;

remplit les rôles d’agent ministériel de contrôle de l’accès et de gestionnaire ministériel des évaluations pour l’application Calibrage;

réalise un examen définitif de la qualité des ECRP et qui fournit des commentaires aux personnes-ressources désignées pour les plans d’investissement des directions générales pour assurer une application uniforme de l’outil d’ECRP;

valide le matériel de formation;

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https://callipers-calibrage.tbs-sct.gc.ca/



approuve les ECRP dans l’application Calibrage à la suite de la réception de toute la documentation requise de la direction générale responsable et de la réalisation d’une analyse adéquate.

Planification stratégique et Architecture de l’entreprise, Direction générale des services d’infotechnologie :

fournit un soutien technique aux directions générales et au BPI en vue de l’examen des notes attribuées dans le cadre des ECRP aux projets opérationnels appuyés par la TI prévus de TPSGC qui seront inclus dans le plan d’investissement intégré ainsi qu’au moment d’obtenir la liste initiale et les mises à jour (c.-à-d. au moins à l’étape de l’analyse de rentabilisation, de l’approbation préliminaire de projet et de l’approbation définitive de projet).

Gestion de projet (Conseils et Pratiques), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, DGBI :

offre un soutien technique et de la formation aux employés de la DGBI et agit à titre de centre de soutien des ressources techniques;

offre un soutien supplémentaire pour l’examen des ECRP plus complexes et de grande importance, conformément aux procédures du domaine de connaissances « Qualité » du SNGP.

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4. Instructions pour la réalisation des ECRP

4.1 Généralités

Vous devez répondre aux 64 questions. Si vous êtes certain qu’une question ne s’applique pas à votre projet, attribuez-lui la note la plus basse, soit « 1 ».

Inscrivez de brefs commentaires pour préciser vos réponses. Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, attribuez-lui la note la

plus élevée, soit « 5 ». Si vous répondez « 1 » à la question 2 de la première section,

« Caractéristiques du projet », vous devrez attribuer la note « 1 » à toutes les questions de la troisième section, « Risques liés à l’approvisionnement ».

Les évaluations DOIVENT refléter la situation actuelle selon le SNGP.

Triple contrainte

Le SCT a établi une triple contrainte qui entraîne l’augmentation automatique des notes attribuées. Dans l’outil d’ECRP, les paramètres ci-après liés au budget, à la portée et au calendrier définissent la triple contrainte. Si ces paramètres sont atteints aux questions no 1,3 et 11 (c.-à-d. si une note de « 5 » est attribuée), toutes les autres questions de la section devront recevoir la note maximale.

o Q1 – Le budget total demandé pour le projet est supérieur à 100 M$.

o Q3 – Par rapport à un projet typique de votre organisation, le projet est considéré comme grand.

o Q11 – Les possibilités de retards sont élevées; et ceux-ci auront d’importantes répercussions sur le calendrier.

4.2 Données de base du projet et de l’ECRP

Veuillez vous reporter au Guide de l’usager de Calibrage pour obtenir des explications sur la façon de remplir les données de base du projet et de l’ECRP. Vous trouvez ci-après des directives supplémentaires concernant certains champs.

Code du projet : Indicateur clé unique que l’auteur doit entrer conformément à la nomenclature.

Nom du projet : Entrez un nom qui sera significatif pour la haute direction. Description : Décrivez brièvement le projet afin que les examinateurs de l’ECRP

détiennent plus de renseignements sur le contexte et la portée du projet.

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Titre – ECRP : Entrez le nom du projet. Portée de l’ECRP : Indiquez toujours que l’ECRP porte sur l’ensemble du projet. Activités concernées par l’ECRP : Vous n’avez pas à remplir ce champ pour

l’instant. Il pourrait être utilisé pour décrire le projet plus en détail.

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Annexe A - Questions et processus de l’ECRP et directives connexes

Projets immobiliers

Date du documentÉtat et version

Le 24 avril 2012

1.0

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Annexe du Guide d’ECRP de TPSGC – Direction générale des biens immobiliers

La présente annexe du Guide d’ECRP de TPSGC vise à présenter les processus et les responsabilités aux employés de la DGBI ainsi qu’à donner des directives concernant les questions des ECRP relativement aux projets immobiliers (projets de la DGBI et de la Direction générale de la Cité parlementaire). Veuillez lire la présente annexe parallèlement au Guide d’ECRP de TPSGC. Veuillez noter que la présente annexe a été préparée uniquement à l’aide des pages 8 à 19 du Guide. Cependant, les autres sections du Guide s’appliquent aux projets de la DGBI et elles doivent donc être suivies. Toute question relative à la présente annexe devrait être envoyée à la Direction de la gestion du portefeuille national.

Détails du processus de la DGBI

1.0 Réalisation d’une ECRP

Les procédures de réalisation, d’examen et d’approbation des ECRP ont été intégrées au processus d’investissement, de gouvernance de projet et d’approbation de TPSGC. Par conséquent, les directions générales devraient réaliser les ECRP conformément au SNGP de TPSGC. La méthodologie décrite dans le présent guide vise à appuyer les processus et les normes de réalisation des ECRP. Elle est toujours conforme à la politique et aux procédures du SNGP.

Une ECRP doit être préparée en même temps que le rapport d’analyse des investissements (RAI) et être jointe à celui-ci. Le RAI est un point de vérification à l’étape d’identification de projet du SNGP. Des ECRP doivent être réalisées pour les projets d’immobilisations et de location dont les coûts totaux sont supérieurs à 1 M$. Le chef ou le gestionnaire de projet de la région effectue l’ECRP initiale. À la suite de l’achèvement substantiel et de l’approbation du RAI, à l’étape de l’approbation préliminaire de projet ou de l’approbation de projet de location, l’ECRP est acheminée au gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur (GRSPI). Une évaluation et un contrôle de la qualité sont ensuite réalisés conformément au diagramme ? (inscrire le numéro du diagramme) de la présente annexe. Il est à noter qu'une ECRP peut être réalisée au moment de l’élaboration de l’énoncé des exigences, à l’étape de début de projet du SNGP, mais qu’elle doit être mise à jour, au besoin, en fonction des renseignements essentiellement complets du RAI. En cas de modifications, l’ECRP doit être mise à jour en conséquence avant d’être présentée, accompagnée du RAI, aux fins d’examen et d’approbation par l’intermédiaire du processus de gouvernance du plan d’investissement intégré.

L’ECRP est présentée à la Direction de la gestion du portefeuille national par l’intermédiaire du Processus de mise à jour des listes de projets régionales et de présentation des ECRP des régions à l’administration centrale (diagramme 1).

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Puis, la Direction de la gestion du portefeuille national entrera les données de l’ECRP dans le portail Web du SCT, « Calibrage », et l’ECRP et le RAI suivront le processus de gouvernance du plan d’investissement intégré aux fins d’approbation et d’ajout à la liste des projets du plan (il faudrait peut-être ajouter le diagramme du processus d’approbation des projets du plan d’investissement intégré). Si d’autres renseignements sont nécessaires au cours de ce processus, la Direction de la gestion du portefeuille national communiquera avec le GRSPI, au besoin.

Pour connaître les détails du processus

(Consultez le diagramme du processus général de réalisation et de présentation des ECRP de plus de 1 M$ [diagramme 2].)

Au moment de la réalisation et de la présentation des ECRP, il est à noter que les systèmes, comme le Rapport sur les activités de location planifiées (RALP) et les Notes d’information sur les projets d’immobilisations (NIPI), seront contrevérifiés pendant l’évaluation et le contrôle de la qualité de l’ECRP pour vérifier les renseignements sur le projet. Par conséquent, il est essentiel que les données de ces deux systèmes concordent avec les données de l’ECRP.

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LÉGENDE

Étape réalisée par la région

Étape réalisée par la Gestion du

portefeuille national (Administration

centrale)

Processus de mise à jour des listes de projets régionales etde présentation des évaluations de la complexité et des risques desprojets (ECRP) des régions à l’administration centrale par le biais du

disque partagé régional

P:\RPS\Owner Investor\NPM\NPM Elec. Library\Regional Analysts - Mail Drop

1. Une nouvelle ECRP est créée dans la région.

6. Lorsque les renseignements sur l’ECRP ou le projet nouvellement créé ou modifié ont été confirmés, ils sont copiés dans la principale liste de la GPN énumérant les

immobilisations ou les baux, selon le cas.

5. La GPN (Administration centrale) récupère les données dans le disque partagé régional et vérifie si tous les

renseignements pertinents ont été donnés.

2. La liste des immobilisations OU la liste des baux de la région qui est stockée dans le disque partagé régional est mise à jour de

la façon suivante :

a. ouvrir le fichier Excel qui renferme la liste des immobilisations ou la liste des baux de la région, selon le cas;

b. y verser les renseignements sur le nouveau projet OU modifier les renseignements actuels du projet, et mettre le tout en

évidence.

3. Les fichiers Excel de l’ECRP correspondante sont sauvegardés dans le disque partagé régional, dans le

dossier approprié de la section des ECRP.

4. La région avise par courriel la Gestion du portefeuille national (GPN) [Administration centrale] de l’information ou des ECRP nouvellement ajoutées ou modifiées. Elle envoie

une copie conforme (CC) du courriel à son directeur régional et au directeur général, Gestion des locaux, du

portefeuille et des services immobiliers (GLPSI).

7. Lorsque le nouveau projet ou les modifications mises en évidence sont terminés, ils sont reconvertis dans leur

format initial.

REMARQUES

* Le disque partagé régional contient un dossier pour chaque région.

* N’utilisez aucun sigle ni acronyme.

* Utilisez les plus récentes adresses en ce qui concerne les projets d’appels d’offres de location.

* Assurez-vous d’indiquer le coût estimatif des travaux d’aménagement s’il s’élève à plus de 1 M$.

* Soumettez l’ECRP à la GPN seulement lorsque le rapport d’analyse des investissements est beaucoup avancé.

* Les ECRP doivent être soumises à l’approbation du directeur régional et, au moment d’être présentées à la GPN, du gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur. De plus, toute la correspondance à cet égard doit être envoyée en copie conforme au directeur général, GLPSI, et au directeur de la région visée.

8. L’équipe d’examen de la GPN contrôle la qualité de l’ECRP, laquelle est ensuite soumise à l’approbation du directeur de la GPN. Lorsque ce dernier a approuvé le

document, la GPN l’indique sur la feuille de suivi du disque partagé.

1. La région (chef ou gestionnaire de projet) crée un énoncé des exigences à l’étape de début de projet du Système national de

gestion des projets (SNGP), établit une ECRP et suit le processus d’approbation normal.

*Voir la remarque 4 relative au processus.

4. L’équipe d’examen de la GPN contrôle la qualité de l’ECRP, laquelle est ensuite soumise à l’approbation du directeur de la GPN. Lorsque ce dernier a

approuvé le document, la GPN l’indique sur la feuille de suivi du disque partagé.

Légende

National Portfolio

Management

Processus général de réalisation et de présentation des ECRP de plus de 1 M$

Remarques relatives au processus

1. Il faut tenir à jour les systèmes de gestion des rapports sur les activités de location planifiées et des notes d’information sur les projets d’immobilisations en y versant tous les renseignements pertinents au projet, car chacun des systèmes servira de renvoi à l’ECRP pendant le contrôle de la qualité.

2. Les ECRP de niveaux 3 et 4 devraient comporter les documents ci-après dûment achevés : - arrêté de projet; - RAI; - plan de projet.

3. Examen fonctionnel des ECRP de niveaux 1, 2 et 3 concernant les projets de moins de 20 M$ : - tous les ans.

4. Il est à noter que la création d’une ECRP à l’étape de début de projet (énoncé des exigences) n’est pas obligatoire.

Région

REMARQUE : Toutes les étapes de ce processus

doivent respecter le SNGP.

2. La région élabore le Rapport d’analyse des investissements (RAI) à l’étape d’identification de projet du SNGP, et crée une ECRP ou la

modifie en vue de la soumettre à l’approbation du responsable régional compétent.

(GPN)

6. Si l’une des instances chargées de vérifier et / ou d’approuver l’ECRP (entre autres le Secrétariat du Conseil du Trésor) demande des précisions, la GPN communique avec la

région concernée, au besoin.

3. Le gestionnaire régional, Services de propriétaire-investisseur, s’assure de la qualité de l’ECRP et met à jour la liste régionale des

ECRP conséquemment.

La région sauvegarde l’ECRP sur le disque partagé « P » aux fins de téléchargement par l’« auteur » de la GPN.

Nota : Cette étape est effectuée avant l’obtention de l’approbation préliminaire de projet (APP) ou de l’approbation de projet de location (APL). Une fois l’APP ou l’APL obtenue, la région doit mettre à jour

l’ECRP, au besoin, et aviser la GPN.

5. L'« auteur » de la GPN verse l'ECRP dans le portail. Le « réviseur » de la GPN en contrôle alors la qualité et l’achemine aux Finances pour inscription dans le

processus de gouvernance approuvé du plan d’investissement intégré.

Gestion duportefeuille

national


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2. Responsabilités relatives à la réalisation des ECRP

Région – chef de projet

L’ECRP initiale est créée conformément au diagramme 2 de la présente annexe. Dans la plupart des cas, le processus est mené au sein de la direction générale ou de la région d’origine et, règle générale, l’ECRP sera réalisée par le chef de projet ou l’instigateur du projet, en collaboration avec le gestionnaire de projet et l’équipe de projet, au besoin.

Personne-ressource désignée pour l’ECRP (c.àd. le GRSPI)

Valider l’ECRP et la liste des projets prévus et effectuer une évaluation et un contrôle de la qualité.

Suivre le processus de réalisation et de présentation des ECRP. (Reportez-vous au diagramme 2.)

Transmettre les ECRP à la Direction de la gestion du portefeuille national au moyen du disque partagé régional. (Reportez-vous au diagramme 1.)

Direction de la gestion du portefeuille national (DGBI)

Assurer la fonction de secrétariat en vue de la tenue à jour et du stockage de toutes les ECRP de la DGBI ainsi que de tout document connexe.

Réaliser un examen définitif d’évaluation et de contrôle de la qualité des ECRP et, au besoin, faire part de ses commentaires au GRSPI afin de préciser le contenu des ECRP.

Acheminer l’ECRP au BPI par l’intermédiaire du portail Web du SCT. Tenir à jour un système d’organisation des dossiers qui contient la liste des projets

d’immobilisations et de location ainsi que les ECRP connexes. La documentation est accessible sur le disque partagé régional par le chemin d’accès ci-après :

P:\RPS\Owner Investor\NPM\NPM Elec. Library\Regional Analysts - Mail Drop.

Gestion de projet (Conseils et Pratiques), Secteur de la gestion des services professionnels et techniques, DGBI

Fournir un soutien technique à la DGBI, offrir, en collaboration avec le BPI (ou la Direction de la gestion du portefeuille national pour les projets de la DGBI), de la formation sur les ECRP au personnel de la DGBI et agir en tant que centre de soutien technique pour la gestion de projet.

Offrir un soutien supplémentaire pour l’examen des ECRP plus complexes et de grande importance, conformément aux procédures du domaine de connaissances « Qualité » du SNGP.

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Directives et règles d’interprétation des questions de l’ECRP – Projets immobiliers

Les directives connexes aux questions de l’ECRP visent tous les projets immobiliers gérés au sein de TPSGC.

Généralités


Inscrivez de brefs commentaires dans la section réservée aux remarques pour préciser vos réponses.

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, attribuez-lui la note la plus élevée, soit « 5 ».

Si vous répondez « 1 » à la question 2 de la première section, « Caractéristiques du projet », vous devrez attribuer la note de « 1 » à toutes les questions de la troisième section, « Risques liés à l’approvisionnement ».

L’évaluation doit refléter l’état réel de la documentation, qu’elle soit actuellement disponible ou non.

REMARQUE IMPORTANTE – Il importe de souligner que les évaluations DOIVENT tenir compte de la situation réelle lorsque les projets sont présentés à des fins d’approbation (p. ex. APP, ADP ou APL).

En ce qui a trait aux projets complexes ou de grande envergure, plus particulièrement lorsque des approches non conventionnelles sont élaborées et que les pratiques normalisées actuelles peuvent ne pas être entièrement en place, les questions ne devraient pas être répondues par l’affirmative avant que le document visé soit effectivement achevé ou que l’on ait satisfait à l’exigence en question.




o Q11 – Le projet est susceptible d’accuser des retards.

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Veillez à ce que les données de base sur le projet soient exactes et à ce qu’elles soient toutes indiquées conformément aux directives ci-après.

Date de préparation

Préparée par – personne-ressource

Indiquez le nom complet et les coordonnées du chef et des membres de l’équipe de projet qui ont participé à la préparation de l’ECRP.

Titre du projet

Inscrivez le titre du projet indiqué dans le plan d’investissement de TPSGC, titre qui doit comprendre les éléments suivants :

adresse complète; nom de l’immeuble ou du complexe.

Description du projet

Décrivez brièvement le projet afin d’en préciser le contexte. Fournissez les renseignements ci-après, s’il y a lieu :

Type de projet (renouvellement, appel d’offres, options, etc.) Importance des clients (de grande à faible) Superficie (aire totale louable) Durée de bail voulue Bien-fondé du projet Liens avec d’autres baux ou projets État du rapport d’analyse des investissements État de l’approbation de projet de location Date de mise en service ou date d’entrée en vigueur du bail

Exemple de projet d’immobilisations

Le projet de rénovation et d’aménagement de l’Édifice commémoratif de l’Ouest consiste à réhabiliter cet édifice et à l’agrandir en convertissant les puits de lumière et en achevant les cinquième et sixième étages. Les clients sont Élections Canada et le ministère de la Justice. L’approbation définitive de projet s’élève à 334 M$. La superficie louable de l’Édifice commémoratif de l’Ouest est d’environ 24 404 m2 (19 525 m2u). Il s’agit d’un bien patrimonial qui a atteint la fin de sa vie utile. Le rapport d’analyse des investissements a été achevé le 15 juillet 2011.

Exemple de projet de location

Projet de renouvellement de bail pour 6 2000 m2l visant à permettre aux clients de trouver une solution à long terme pour la prestation de leur programme à Niagara Falls. Le bail expire le 30 avril 2012 et sera renouvelé jusqu’au 1er mai 2015, date de la mise en service proposée des nouveaux locaux à Niagara Falls. Ces nouveaux locaux seront partagés entre le bureau régional de l’Agence des services frontaliers du Canada dans le Sud de l’Ontario et le service de police régional de la municipalité de Niagara Falls. Le numéro du bail est 2522121. Le rapport d’analyse des investissements a été achevé le 13 juin 2011. On est en attente de l’approbation de projet de location.

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Type de projetDans le menu déroulant, sélectionnez le type suivant :

- Biens immobiliers

État du projet

Sélectionnez l’état du projet dans le menu déroulant :

Concept (avant la phase d’analyse et l’APP ou l’APL du SNGP) Planification (phases de planification et de conception du SNGP jusqu’à

l’ADP) Exécution (phase de mise en œuvre du SNGP) Achèvement (phase de clôture de la réalisation du SNGP)

***Lors de la présentation à la Gestion du portefeuille national (Administration centrale), l’état du projet devrait toujours être « Planification ». ***

Plan d’investissement

Le plan d’investissement en vigueur pour la période de 2014-2015 à 2018-2019 est le plan d’investissement de 2014-2015. Par conséquent, inscrivez « 2014-2015 » si votre projet sera lancé (c.-à-d. si les dépenses seront engagées) au cours de cette période de cinq ans.

Année du plan d’investissement

Inscrivez l’année du plan d’investissement quinquennal en vigueur au cours de laquelle le projet sera lancé (c.-à-d. l’année où les dépenses seront engagées). Par exemple, 2014-2015 correspond à l’année 1, 2015-2013, à l’année 2, et ainsi de suite.

Emplacement : pays Indiquez dans quel pays le projet sera mené. Sélectionnez Canada dans le menu déroulant.

Emplacement au Canada : région de la capitale nationale, province ou territoire

Sélectionnez une province ou un territoire dans le menu déroulant (pour les projets qui seront menés au Canada).

Documents vérifiés aux fins d’uniformité

NIPI Nota : Lors de l’examen des ECRP et de l’évaluation et du contrôle de la qualité aux fins d’approbation du projet ou de l’ECRP, on examinera les champs ci-après de la NIPI et du RALP et on comparera les données avec celles de l’ECRP aux fins d’uniformité :

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SIGMA, NIPI, projet ou immeuble, adresse, coût total du projet, dépenses totales (antérieures, futures, actuelles), approbation préliminaire de projet (APP), classement selon la priorité, description complète, objectif

Rapport sur les activités de location planifiées RALP

Adresse, nom du bien ou immeuble, ville, province, centre de coûts (ancien, nouveau)

Approbation de projet de location (APL), date de fin prévue du bail, superficie louable

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Questions de l’ECRP et directives connexes – Projets immobiliers

________ = Commentaires obligatoires

Question Note Directives et interprétation

Note type

1. CARACTÉRISTIQUES DU PROJET (18 QUESTIONS)

1. À combien s’élève le budget total demandé pour ce projet?

NOTA : QUESTION VISÉE PAR LA TRIPLE CONTRAINTE

Voir la section sur les questions visées par la triple contrainte pour obtenir de plus amples renseignements.

1 = De 1 M$ à 5 M$

2 = De 5 M$ à 10 M$3 = De 10 M$ à 25 M$4 = De 25 M$ à 100 M$5 = Plus de 100 M$

Le « budget total demandé » comprend l’obtention officielle des fonds nécessaires à la réalisation de toutes les étapes du projet, ce qui comprend l’ensemble des achats, les coûts d’immobilisations, les coûts de réaménagement et d’amélioration ainsi que les honoraires du personnel de TPSGC affecté à la réalisation du projet.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez :

Approbation de projet de location – approbation préliminaire de projet – approbation définitive de projet : ___ $

Taxe sur les produits et services – taxe de vente harmonisée : ___ $

Aménagement : ___ $

-

2. Quel pourcentage du budget global du projet est consacré à l’approvisionnement?

1 = Aucun approvisionnement n’est requis

Règle générale, la majeure partie du budget d’un projet est consacrée à

5

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Note type

(répondez « 1 » à toutes les questions de la section 3, Risques liés à l’approvisionnement)

2 = Moins de 25 %3 = De 26 % à 50 %4 = De 51 % à 75 %5 = Plus de 75 %

l’approvisionnement (p. ex. achat d’un immeuble, travaux de réaménagement confiés à des entrepreneurs) plutôt qu’aux services offerts à l’interne.

3. Par rapport au projet typique de votre organisation, lequel des adjectifs suivants décrit le budget total de ce projet?

Nota : Le budget total du projet comprend les coûts d’immobilisations et de fonctionnement.



1 = Petit3 = Moyen5 = Grand

Projets de petite envergure : projets de biens immobiliers d’une valeur inférieure à 5 M$ OU projets de location visant une superficie louable inférieure à 15 000 m2

Projets de moyenne envergure : projets de biens immobiliers d’une valeur se situant entre 5 M$ et 10 M$ OU projets de location visant une superficie louable se situant entre 15 000 m2 et 30 000 m2

Projets de grande envergure : projets de biens immobiliers d’une valeur supérieure à 10 M$ OU projets de location visant une superficie louable supérieure à 30 000 m2

Dans la section réservée aux remarques :

Indiquez la superficie louable (en m2) visée par les projets de location.

-

4. Pendant la période d’activité maximale, combien de personnes devront travailler au projet?

1 = Moins de 102 = De 10 à 253 = De 26 à 1004 = De 101 à 250

Comptez les fonctionnaires et les entrepreneurs qui travaillent au projet et qui sont gérés directement par le personnel de

2

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Note type

Nota : Ces personnes peuvent travailler au projet à temps plein ou à temps partiel. Il peut s’agir d’employés du gouvernement du Canada et d’entrepreneurs, mais pas des équipes de travail de fournisseurs.

5 = Plus de 250 TPSGC.

P. ex. pour les projets de construction : - ne comptez pas le personnel affecté aux travaux de construction;

- comptez les experts-conseils en conception et les gestionnaires de projet contractuels.

5. Quelle est la durée prévue pour le projet, de sa définition à sa clôture?

Nota : Pour connaître les définitions de « définition du projet » et « clôture du projet », consultez le Guide To The Project Management Body of Knowledge.

1 = Moins de 12 mois2 = De 12 à 24 mois3 = De 24 à 36 mois4 = De 36 à 48 mois5 = Plus de 48 mois

La complexité inhérente et les risques du projet peuvent s’accroître en raison de la durée du projet. Par exemple, il faut plus de ressources de gestions lorsque l’échéancier du projet est long, et il y a un risque supérieur que des facteurs externes aient une incidence sur les exigences, les objectifs et les données de base du projet sont modifiés.

-

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Note type

6. Portée horizontale (c.-à-d. la portée interministérielle) : combien de ministères ou d’organismes parrainent ou financent le projet?

Nota : Les fournisseurs de services, comme TPSGC, et les organismes centraux ne doivent pas être inclus. Ne tenez compte que des ministères et organismes qui parraineront ou qui financeront conjointement le projet.

1 = Le projet ne concerne qu’un ministère ou organisme.

2 = Le projet concerne un autre ministère ou organisme.

3 = Le projet concerne deux autres ministères ou organismes.

4 = Le projet concerne trois autres ministères ou organismes.

5 = Le projet concerne au moins quatre autres ministères ou organisme.

Lorsque TPSGC agit en tant que fournisseur de services pour le compte d’un client, ne l’incluez pas. Lorsqu’il finance ou cofinance un projet, incluez-le.

Bien : 1

7. Portée du projet

Les résultats du projet modifient ou influencent directement :

1 = Un processus opérationnel d’un secteur

2 = De nombreux processus opérationnels d’un secteur

3 = De nombreux secteurs

4 = De nombreuses directions générales

5 = De nombreux ministères ou organismes

Cette question a pour but d’évaluer les résultats du projet dans le contexte du client ou du destinataire du produit. Pour répondre à cette question, tenez compte de l’incidence de la solution finale sur les utilisateurs.

La plupart des projets immobiliers n’auront pas d’incidence sur les processus opérationnels et les méthodes de travail des secteurs, directions générales et ministères.

1

8. La structure de gouvernance proposée ou établie démontre un soutien adéquat pour combien des facteurs suivants?

a) Représentation appropriée

1 = Tous les facteurs.2 = Trois des facteurs.3 = Deux des facteurs.4 = Un des facteurs.5 = Aucun des facteurs.

Règle générale, une note de « 1 » est attribuée aux projets qui sont totalement conformes au SNGP. 1

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Note type

des intervenants et des cadres supérieurs

b) Processus décisionnels documentés

c) Rôles, responsabilités et pouvoirs au sein de la structure de gouvernance documentés

d) Exigences en matière d’information documentées.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les facteurs soutenus :

a)

b)

c)

d)

9. À l’appui de l’atteinte des résultats escomptés, combien des critères suivants sont remplis en ce qui concerne l’estimation des coûts?

a) L’évaluation des coûts est établie au niveau des lots de travaux.

b) L’évaluation se fonde sur des données historiques ou sur des normes de l’industrie, ou les deux.

1 = Deux critères sont remplis.

3 = Un des critères est rempli.

5 = Aucun des critères n’est rempli.

a) Un lot de travaux est un groupe de produits livrables d’un projet (habituellement le plus bas niveau d’éléments indiqué dans la structure de répartition du travail d’un projet). L’ensemble des lots de travaux définit la portée globale des travaux à réaliser dans le cadre d’un projet.

b) À l’étape de l’approbation préliminaire du projet, l’estimation des coûts est habituellement fondée sur des données historiques. Des estimations plus détaillées, fondées sur la conception réelle et les coûts actuels de l’industrie, sont par la suite effectuées pour l’approbation définitive du projet.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez lequel des critères n’est pas rempli,

1

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Note type

le cas échéant :

a) ou b)

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10. À l’appui de l’atteinte des résultats escomptés, combien des critères suivants sont remplis en ce qui concerne le modèle de prévision des coûts?

a) La source de fonds a été déterminée.

b) Les fonds sont engagés (c.-à-d. pouvoir de dépenser).

La prévision des coûts correspond au financement.




Les fonds sont considérés comme engagés lorsqu’ils sont énoncés dans le plan d’investissement intégré.

Les projets peuvent figurer dans le plan d’investissement intégré uniquement si des fonds y ont été affectés.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez lequel des critères n’est pas rempli, le cas échéant :a) ou b)

1

11. Est-il possible que le projet accuse des retards? De nombreuses causes peuvent occasionner des retards, comme :

a) des changements technologiques;

b) les exigences des organisations participantes;

c) des facteurs saisonniers;d) le besoin d’approbation de

politiques;e) des influences externes.

NOTA : QUESTION VISÉE PAR LA TRIPLE CONTRAINTEVoir la section sur les questions visées par la triple contrainte pour obtenir de plus amples renseignements.

1 = Non, c’est impossible.3 = Les possibilités de

retards sont modérées, et ceux-ci auront de faibles répercussions sur le calendrier.

5 = Les possibilités de retards sont élevées; et ceux-ci auront d’importantes répercussions sur le calendrier.

En raison de leur nature, les projets immobiliers accusent souvent des retards (ils sont notamment dépendants des conditions météorologiques).

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les causes possibles [a), b), c), d) ou e)] pour ce projet.

_

12. Des facteurs géographiques influencent-ils le déroulement du projet? Examinez les énoncés suivants :

a) Les activités du projet ou les membres de l’équipe sont répartis sur un vaste territoire.

b) Le projet sera réalisé dans un endroit éloigné ou difficile d’accès.

1 = Aucun énoncé n’est vrai.

3 = Un énoncé est vrai.5 = Les deux énoncés

sont vrais.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les énoncés qui sont vrais, le cas échéant :

a) et b)

1

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13. Des facteurs environnementaux influencent-ils le déroulement du projet?

1 = Non 5 = Oui

Conformément à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, les projets qui nécessitent une évaluation environnementale détermineront si des facteurs environnementaux risquent d’avoir une incidence sur le projet. Une note de « 5 » doit être attribuée au projet si d’autres exigences environnementales non prescrites par la loi ont été déterminées, comme l’atteinte d’un haut niveau de performance et de durabilité environnementales, et que les marchés, les méthodes et les techniques s’y rattachant ne sont pas encore bien établis et que ces exigences auront une incidence importante sur le déroulement du projet.

P. ex. une note de « 5 » sera probablement attribuée à un projet visant des locaux à bureaux atypiques ou des locaux à usage particulier situés dans un climat nordique pour lequel on doit obtenir la cote Or de la norme LEED. Une note de « 1 » est généralement attribuée aux projets pour lesquels il existe des pratiques bien établies et des marchés accessibles permettant de respecter les exigences environnementales associées à la cote Or de la norme LEED.

1

14. Faut-il prendre certains facteurs socioéconomiques en considération?

1 = Non5 = Oui

Parmi les autres facteurs socioéconomiques, notons la gestion de biens patrimoniaux. Règle générale, une note de

1

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P. ex. les retombées industrielles et régionales, les questions autochtones ou l’approvisionnement écologique.

« 5 » est attribuée aux projets visés par ces facteurs.Si une note de « 5 » est attribuée, précisez les facteurs dans la section réservée aux remarques.

15. Examinez l’incidence de la disponibilité des installations sur le déroulement du projet.

1 = Des installations appropriées sont disponibles pour mener à bien le projet.

3 = Les installations disponibles ne conviennent pas.

5 = Il n’y a pas d’installations disponibles pour le projet.

Cette question concerne uniquement la phase de mise en œuvre du projet. Elle renvoie, entre autres, à la disponibilité de locaux à bureaux pour l’équipe de projet et à la disponibilité de l’équipement.

1

16. La perception du public influence-t-elle le déroulement du projet?

1 = Non5 = Oui

Les décisions sont principalement fondées sur les besoins opérationnels et ne sont habituellement pas sensibles à l’influence du public.

Les clients ne font pas partie du public.

Exemple d’une exception :

- Une note de « 5 » devrait être attribuée aux projets visant des sites contaminés ou présentant des facteurs environnementaux importants sur lesquels le public devra être consulté conformément à l’évaluation environnementale.

Si une note de « 5 » est attribuée, veuillez expliquer votre choix dans la section

1

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réservée aux remarques.

17. Des facteurs relatifs aux Autochtones (notamment les revendications territoriales) influencent-ils le déroulement du projet?

1 = Non5 = Oui Si une note de « 5 » est

attribuée, veuillez expliquer votre choix dans la section réservée aux remarques.

1

18. Les exigences en matière de santé et de sécurité augmentent-elles beaucoup la complexité des exigences du projet?

1 = Non 5 = Oui

Une note de « 5 » devrait être attribuée au projet s’il présente des facteurs particuliers en matière de santé et de sécurité qui rendent le projet beaucoup plus complexe, comme la présence d’une quantité considérable d’amiante ou d’autres matières dangereuses, y compris la contamination d’un site pour lequel des mesures d’assainissement doivent être prises.

Si une note de « 5 » est attribuée, veuillez expliquer votre choix dans la section réservée aux remarques.

1

2. RISQUES LIÉS À LA GESTION STRATÉGIQUE (6 questions)

19. À quel point le projet s’harmonise-t-il clairement avec le mandat et les résultats attendus du ministère ou de l’organisme?

1 = Le projet est essentiel à l’atteinte des résultats du programme, du ministère ou de l’organisme.

3 = Il y a bonne harmonisation; une contribution indirecte aux résultats du programme, du ministère ou de l’organisme.

5 = Il y a peu d’harmonisation avec les résultats ou les résultats n’ont pas

Le projet est conforme au SNGP et au plan d’investissement du ministère et de la direction générale.

1

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été établis.

20. Dans quelle mesure ce projet est-il considéré comme étant d’une importance cruciale pour le ministère ou l’organisme?

1 = Priorité jugée essentielle; toutes les ressources nécessaires y seront affectées.

5 = Priorité jugée normale; les ressources pourraient être partagées avec d’autres projets dont la priorité est égale ou plus élevée.

Bien que tous les projets immobiliers partagent des ressources et qu’ils soient perçus comme une priorité normale, ils sont considérés comme essentiels à la gestion du portefeuille immobilier.

Si la décision est prise de faire du projet une priorité critique, s'il vous plaît inclure une justification ou de justification à l'appui.

-

21. À quel point l’analyse de rentabilisation du projet démontre-t-elle la valeur de celui-ci pour l’organisation?

Nota : Les exigences opérationnelles du ministère ou de l’organisme définissent l’analyse de rentabilisation (si elle s’avère nécessaire).

1 = L’analyse de rentabilisation est convaincante; elle démontre de manière poussée la valeur du projet OU aucune analyse de rentabilisation n’est requise.

3 = L’analyse de rentabilisation fait une bonne démonstration de la valeur du projet; certains détails doivent être clarifiés.

5 = L’analyse de rentabilisation ne démontre pas la valeur du projet ou est incomplète.

Règle générale, le rapport d’analyse des investissements permettra de dûment démontrer la valeur du projet pour l’organisation. Ce rapport est un paramètre clé de l’approbation du projet.

1

22. Dans quelle mesure la direction du ministère et les intervenants concernés sont-ils au courant du projet?

1 = Compréhension uniforme, claire et complète du projet à tous les niveaux concernés.

3 = Bonne connaissance générale du projet, de ses incidences et de son budget.

5 = Connaissance

Dans le cas des projets de très grande envergure, l’établissement de comités de surveillance de la haute direction peut être nécessaire pour qu’une note de « 1 » soit attribuée au projet.

1

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minimale du projet aux niveaux concernés de l’organisation.

De plus, une note de « 1 » est attribuée aux projets de biens immobiliers pour lesquels il existe un plan de projet ou un arrêté de projet approuvé et élaboré en collaboration avec tous les intervenants clés.

23. A-t-on prévu un plan de communication pour le projet?

1 = Oui, il existe un plan de communication pour le projet.

3 = Le plan de communication pour le projet n’est pas encore terminé.

5 = Non, il n’existe pas de plan de communication pour le projet.

Cette exigence est satisfaite lorsque vous remplissez la section Gestion des communications du plan préliminaire de projet et du plan de gestion de projet conformément au SNGP.

1

24. Quelle est la force de l’engagement de l’organisation, de la haute direction, des intervenants, des partenaires et des parrains du projet à l’égard de la réussite du projet et de sa réalisation en temps opportun? Examinez les critères suivants :

a) Un champion de la haute direction joue un rôle actif.

b) Les intervenants sont prêts à réaffecter des ressources au besoin.

c) Un cadre supérieur assure une surveillance.

d) Les intervenants ont tous confirmé leur engagement.

1 = Les quatre critères sont remplis.

2 = Trois des quatre critères sont remplis.

3 = Deux des quatre critères sont remplis.

4 = Un des quatre critères est rempli.

5 = Aucun critère n’est rempli.

a) Un champion de la haute direction doit jouer un rôle actif dans tous les projets (responsables ayant un pouvoir d’approbation).

b) Des ressources doivent être affectées au projet lorsqu’il est inscrit dans le plan d’investissement.

c) La haute direction exerce une surveillance par l’intermédiaire de conseils d’investissement établis à l’échelle régionale et nationale, lesquels sont chargés d’examiner les projets.

d) Les projets ne sont pas mis en œuvre sans l’engagement

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1



des intervenants.

3. RISQUES LIÉS À L’APPROVISIONNEMENT (9 questions)

25. Le document de la stratégie d’approvisionnement du projet :

1 = Traite de toutes les exigences du projet.

3 = Est général et décrit bien les activités d’approvisionnement requises.

5 = Est incomplet ou inapproprié compte tenu du projet.

Le plan de projet doit faire état de la stratégie d’approvisionnement du projet. Cette exigence est normalisée en raison de l’utilisation du SNGP à l’échelle du Ministère.

1

26. Des fournisseurs sont-ils disponibles et disposés à participer à ce projet?

1 = Il existe un certain nombre d’entreprises concurrentes qualifiées sur le marché, prêtes à travailler pour le gouvernement du Canada.

3 = Il y a peu d’entreprises concurrentes qualifiées sur le marché ou certaines d’entre elles hésitent à travailler pour le gouvernement du Canada.

5 = Il n’y a qu’une seule ou aucune entreprise concurrente qualifiée qui peut satisfaire aux exigences.

Une note de « 1 » est généralement attribuée aux projets visant des travaux à réaliser dans la plupart des régions métropolitaines où on prévoit que des fournisseurs qualifiés voudront soumissionner.

Toutefois, si on sait qu’il y a pénurie, une note de « 3 » ou de « 5 » devrait être attribuée, selon le cas.

1

27. Un fournisseur compétent sera-t-il en mesure de fournir les produits, les biens ou les services requis par le projet en temps opportun?

1 = Oui; les produits, les biens ou les services peuvent être fournis rapidement.

3 = Le projet pourrait accuser du retard en raison de la complexité de l’approvisionnement ou de difficultés du fournisseur.

5 = Le faible nombre d’entreprises concurrentes

Si on sait que des pénuries pourraient avoir une incidence sur le calendrier, une note de « 3 » ou de « 5 » devrait être attribuée, selon le cas. Tenez compte de la réponse à la question no 11.

1

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qualifiées, des retards importants dans le processus de demande de propositions ou des difficultés prolongées pourraient avoir de graves conséquences sur les produits livrables, le calendrier ou le budget du projet.

28. Capacités en matière de passation de marché

Combien des énoncés suivants sont vrais?

a) Les membres de l’équipe de projet détiennent une expertise en rédaction de devis, de demandes de propositions ou d’énoncés des travaux.

b) Les membres de l’équipe de projet sont des experts en ce qui concerne les biens ou les services visés par les marchés.

c) Un processus d’examen ministériel rigoureux visant tous les marchés attribués est en place.

1 = Tous les énoncés sont vrais.

2 = Deux des énoncés sont vrais.

4 = Un des énoncés est vrai.

5 = Aucun des énoncés n’est vrai.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les énoncés qui sont faux, le cas échéant :

a)

b)

c) 1

29. Nombre de marchés

Combien de marchés distincts associés aux principaux produits livrables prévoit-on pour ce projet?

1 = Un marché2 = Deux marchés3 = Trois marchés4 = Quatre marchés5 = Cinq marchés ou plus

Règle générale, les projets comportent plus d’un marché. La note attribuée sera donc supérieure à « 1 ».

Un marché qui vise de nombreux sous-consultants ou sous-traitants est considéré comme un seul marché. Comptez tous les marchés conclus avec des consultants

-

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associés à de principaux produits livrables.

Les principaux produits livrables sont les extrants associés au SNGP, comme l’énoncé des exigences, le plan préliminaire de projet, le rapport de faisabilité et le rapport d’analyse des investissements.

30. Caractéristiques des marchés


a) L’entreprise ou la personne qui obtiendra le marché conclura des marchés de sous-traitance avec d’autres entreprises.

b) Les marchés sont assujettis à des accords commerciaux.

c) Les résultats du marché dépendent des résultats d’un autre marché.


3 = Un énoncé est vrai.4 = Deux énoncés sont

vrais.5 = Tous les énoncés

sont vrais.

a) Pratiquement tous les marchés de services de construction nécessitent le recours à des sous-traitants.

b) Le marché peut être assujetti à des accords commerciaux (Accord sur le commerce intérieur) s’il :

est d’une valeur d’au moins 25 000 $ et porte principalement sur des biens;

est d’une valeur d’au moins 100 000 $ et porte principalement sur des services;

est d’une valeur d’au moins 100 000 $ et porte sur des travaux de construction (https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-approvisionnements/section/1/25/15).

Nota : Considérez un énoncé comme vrai uniquement s’il est vrai pour tous les marchés liés au projet

-

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indiqués à la question 29.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les énoncés qui sont faux, le cas échéant : a), b) et c)

31. Niveau de contrôle exercé sur le choix des fournisseurs et type de marché prévu.

Type de marché :

Nota : Si plus d’une méthode d’approvisionnement est utilisée, choisissez celle qui obtient la note la plus élevée.

1 = Prescrit (fournisseur unique, préavis d’adjudication de contrat)

2 = Commande subséquente à une offre à commandes

4 = Arrangement en matière d’approvisionnement

5 = Appel d’offres public (demande de prix, invitation à soumissionner, demande de propositions)

Règle générale, une note de « 5 » est attribuée, car les contrats font l’objet d’appels d’offres publics.

Dans le cas du renouvellement d’un bail, la note attribuée pourrait être aussi basse que « 1 ».

-

32. Gestion des marchés


a) Le personnel qui a rédigé le marché participe à sa gestion.

b) Un processus d’acceptation normalisé est utilisé pour évaluer l’achèvement des travaux (p. ex. examen par les pairs ou examen de l’achèvement des produits livrables).

c) Les méthodes de communication entre l’autorité chargée du marché et l’entrepreneur sont bien définies et en règle.

d) Un processus normalisé sert à rendre compte des progrès (p. ex. évaluation ponctuelle, réunion périodique).

e) Un mécanisme permet de résoudre les différends liés


2 = Quatre des énoncés sont vrais.

3 = Trois des énoncés sont vrais.


5 = Un des énoncés est vrai ou aucun énoncé n’est vrai.

Tous les énoncés sont vrais selon les exigences définies par les procédures courantes de passation de marché du Ministère.Dans la section réservée aux remarques, indiquez les énoncés qui sont faux :

a)

b)c)d)e)

1

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au marché entre les deux parties au sujet de l’achèvement des travaux.

33. A-t-on fait officiellement appel, au moyen d’une entente de services, à TPSGC ou à une autorité contractante déléguée afin d’obtenir un soutien adéquat pour le processus d’approvisionnement?

1 = Oui ou non requis3 = Une entente est

prévue, mais pas encore en place.

5 = Non

1

4. RISQUES LIÉS AUX RESSOURCES HUMAINES (5 questions)

34. Votre organisation prévoit-elle une pénurie de personnel ayant les compétences requises pendant une période importante du projet?

Nota : Il peut s’agir de ressources internes ou externes au gouvernement du Canada.

1 = Non5 = Oui

Règle générale, on dispose de suffisamment de temps pour assurer la planification et l’obtention des ressources.

Une note de « 1 » devrait être attribuée, sauf si le projet doit être réalisé dans un lieu isolé ou une région où de nombreux projets importants sont en cours.

Si une note de « 5 » est attribuée, veuillez préciser votre réponse dans la section réservée aux remarques.

1

35. Comment entrevoit-on la stabilité au sein de l’équipe de projet? Examinez les critères suivants :

a) Les membres de l’équipe ont déjà travaillé ensemble.

b) On prévoit un faible taux de roulement.

c) Il est prévu qu’un remplaçant compétent sera rapidement disponible.

1 = Les trois critères sont remplis.

2 = Deux des trois critères sont remplis.

4 = Un des trois critères est rempli.


a) Comme il est probable que tous les membres de l’équipe aient déjà travaillé à des projets similaires, ce critère est rempli.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les critères qui ne sont pas remplis, le cas échéant :a), b) et c)

1

36. Engagement des membres de l’équipe de projet

Quel pourcentage des membres de l’équipe est affecté au projet à temps plein?

1 = Plus de 80 %2 = De 61 % à 80 %3 = De 41 % à 60 %4 = De 20 % à 40 %5 = Moins de 20 % ou ils

travaillent tous au

Les employés ne sont pas affectés à un projet à temps plein, mais travaillent plutôt à de nombreux projets à la fois.

5

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projet à temps partiel

37. Connaissances et expérience

Examinez les critères suivants :

a) Une approche éprouvée sera utilisée pour ce projet.

b) On a déjà accompli ce type de projet au gouvernement du Canada.

c) Le projet utilisera des ressources qui ont déjà été utilisées pour ce type de projet.





Dans la section réservée aux remarques, indiquez les critères qui ne sont pas remplis, le cas échéant :

a)

b)

c)

1

38. Le directeur ou le gestionnaire de projet désigné a-t-il déjà travaillé à un projet de cette envergure et de cette complexité?

1 = Oui5 = Non 1

. RISQUES LIÉS AUX ACTIVITÉS (5 questions)

39. Décrivez les effets globaux du projet sur l’organisation.

1 = Le projet sera compatible avec les processus actuels du ministère ou de l’organisme; il emploiera l’effectif et les compétences disponibles et n’exigera aucun changement majeur à la technologie ou aux autres infrastructures.

3 = Il faudra apporter quelques changements aux processus, aux modèles de dotation ou à la technologie.

5 = Une restructuration importante des processus opérationnels, des besoins en dotation, des relations avec les partenaires et de

1

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l’infrastructure s’imposera.

40. Existe-t-il un plan de gestion du changement pour le projet?

1 = Il faudra gérer le changement, et un plan de gestion du changement a été préparé. Ou, il n’existe pas de besoins importants en matière de gestion du changement.

3 = Il faudra gérer le changement, et la préparation d’un plan de gestion du changement est intégrée ou incluse dans le plan de gestion du projet.

5 = Il faudra gérer le changement, mais il n’est pas prévu de préparer un plan de gestion du changement.

Règle générale, une note de « 1 » est attribuée aux projets immobiliers. Une note de « 3 » devrait être attribuée aux projets immobiliers très complexes.

La note de « 5 » n’est pas attribuée aux projets immobiliers.

-

41. Mobilisation du public

Dans quelle mesure la mobilisation du public est-elle nécessaire pour atteindre les résultats escomptés (mobilisation exprimée en nombre de personnes, en durée ou en nombre de groupes participants)?

1 = Aucune participation du public n’est requise pour assurer le succès du projet.

2 = Une participation limitée du public est requise pour assurer le succès du projet.

4 = Une participation modérée du public est requise pour assurer le succès du projet.

5 = Une forte participation du public est requise pour assurer le succès du projet.

Dans certains cas, il est nécessaire de rencontrer (p. ex. au moyen de consultations publiques ou de séances de discussion ouverte) les habitants de la région pour leur présenter la nature du projet proposé et les problèmes de mise en œuvre possibles.

Public = Résidents de la région

1 ou 2

42. Quel est le niveau de risque juridique qu’engendre le projet en raison de nouvelles obligations, exigences réglementaires et modifications législatives?

1 = Aucun examen juridique n’est requis; aucune modification législative n’est requise; le risque lié à l’obligation est faible.

En ce qui concerne les processus normalisés de réalisation de projet, l’ensemble des obligations et des risques potentiels devraient être pris en

1

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2 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts et du travail sur le plan juridique; un examen juridique a été effectué.3 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts et du travail sur le plan juridique; aucun examen juridique n’a été effectué.4 = La probabilité des risques liés à l’obligation et à d’autres aspects juridiques est élevée; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; un examen juridique a été effectué.5 = La probabilité des risques liés à l’obligation et à d’autres aspects juridiques est élevée; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; aucun examen juridique n’a été effectué.

considération pour l’élaboration du contrat. En ce qui a trait aux projets qui comprennent des baux, certains éléments du contrat de location feront l’objet d’un examen juridique. Cependant, le risque global est faible.

43. Quel est le niveau de complexité qui découle de la conformité du projet avec les exigences des politiques applicables du Conseil du Trésor, notamment celles sur la sécurité, l’accessibilité, la normalisation des sites Internet et la gestion de l’information gouvernementale?

1 = Le projet n’est assujetti à aucune de ces politiques ou respecte entièrement toutes les politiques applicables.

3 = Les exigences des politiques entraînent certaines difficultés, mais l’équipe de projet dispose des ressources

Une note de « 1 » doit être attribuée aux projets pour lesquels on prévoit obtenir des exemptions à ces exigences.

1

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nécessaires pour les régler.

5 = On doute qu’il soit possible de satisfaire aux exigences des politiques tout en respectant le calendrier et le budget.

6. Risques liés à l’intégration de la gestion de projet (6 questions)

44. Combien des éléments suivants sont définis dans le plan de gestion du projet?

a) Portéeb) Coûtsc) Calendrierd) Mécanismes de contrôle du

projete) Risquesf) Produits livrablesg) Équipe ou compétences

1 = Tous les éléments sont définis.

2 = Cinq ou six éléments sont définis.

3 = Trois ou quatre éléments sont définis.

4 = Un ou deux éléments sont définis.

5 = Aucun plan n’a été élaboré.

Les éléments indiqués sont des exigences types d’un plan de projet. Ces exigences sont normalisées en raison de l’utilisation du SNGP à l’échelle du Ministère.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les éléments qui ne sont pas définis, le cas échéant :

a), b), c), d), e), f) et g)

1

45. Afin de déterminer si l’équipe de projet est suffisamment organisée pour entreprendre un projet de cette envergure, indiquez combien de ces critères sont remplis :

a) La composition de l’équipe de projet, les niveaux des ressources ainsi que les rôles et les responsabilités sont définis et consignés.

b) Des ressources sont affectées au projet (c.-à-d. disponibles au besoin).

c) Les responsabilités des gestionnaires et des chefs de l’équipe de projet ainsi que





Un arrêté de projet ou un plan de projet devrait faire état de ces exigences.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les critères qui ne sont pas remplis, le cas échéant :

a)

b)

c)

1

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les autorisations dont ils ont besoin sont définies et consignées.

46. A-t-on établi un processus de présentation de rapports et de contrôle pour le projet?

1 = Oui3 = L’élaboration d’un

processus de présentation de rapports et de contrôle pour le projet est comprise dans le plan de projet, mais elle n’est pas encore terminée.

5 = Non

Le projet devrait être conforme au SNGP.

1

47. Combien de ces domaines sont ou seront utilisés dans le cadre du projet?

a) Assurance de la qualitéb) Gestion des risquesc) Gestion des résultatsd) Gestion des enjeux

1 = Les quatre domaines2 = Trois domaines3 = Deux domaines4 = Un domaine5 = Aucun domaine

Le projet devrait être conforme au SNGP.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les domaines qui ne seront pas utilisés, le cas échéant :

a)

b)

c)

d)

1

48. Existe-t-il un plan de gestion des risques, et à quel point des plans d’urgence appropriés ont-ils été prévus afin de faire face aux risques énoncés dans le plan?


a) Les risques cernés ont été évalués et classés en ordre de priorité.

b) Des mesures de contrôle et d’atténuation adéquates sont en place pour tous les risques résiduels importants.

1 = Les trois critères sont remplis OU un plan de gestion des risques n’est pas requis.




Selon le SNGP, un plan de gestion des risques devrait être intégré au rapport d’analyse des investissements ou au plan de projet aux fins de détermination et d’atténuation.Dans la section réservée aux remarques, indiquez les critères qui ne sont pas remplis, le cas échéant :

a)

b)

c)

1

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c) Un plan de gestion des risques a été intégré au plan de gestion du projet.

Nota : Un groupe de gestion des risques de l’organisation devrait être appelé à participer.

49. Un processus de gestion de l’information (GI) de niveau approprié est-il prévu ou en place afin de recueillir, de distribuer et de protéger les données pertinentes et importantes sur le projet, notamment les études, les plans de projet, les données de référence et les registres?

1 = Des pratiques de GI très efficaces sont en place ou prévues afin d’appuyer le projet tout au long de sa durée.

3 = Des pratiques de GI standard sont prévues ou en place, et des ressources y sont affectées.

5 = Des pratiques de GI minimales sont prévues ou en place dans le cadre du projet.

3

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7. RISQUES LIÉS AUX EXIGENCES DU PROJET (15 questions)

50. Combien des énoncés suivants sont vrais?

a) La solution du projet requiert un haut niveau de disponibilité.

b) La solution du projet requiert des modifications personnalisées au-delà de la configuration normale.

c) La solution du projet requiert un haut niveau de qualité du rendement.

d) La solution du projet requiert un haut niveau de fiabilité.

Nota : Le terme « solution du projet » désigne le principal extrant du projet.


2 = Un énoncé est vrai.3 = Deux énoncés sont

vrais.4 = Trois énoncés sont

vrais.5 = Tous les énoncés

sont vrais.

a) Le niveau de disponibilité des locaux au-delà des heures normales (c.-à-d. en tout temps).

b) Le degré de personnalisation renvoie aux besoins en aménagement personnalisé qui excèdent les normes actuelles et qui nécessitent des modifications spéciales de l’immeuble de base (p. ex. retrait de l’amiante d’un édifice du patrimoine).

c) Le rendement exigé est supérieur aux normes actuelles en matière de bureaux (p. ex. des exigences élevées en matière de charges et de sécurité).

d) Le niveau de fiabilité renvoie à des exigences opérationnelles qui sont supérieures aux normes actuelles en matière de bureaux (p. ex. des installations de sécurité importantes).


a), b), c) et d)

Type1 ou 2

Complexe 4 ou 5

51. En ce qui concerne la définition des exigences du projet, combien des énoncés suivants sont vrais?

a) Il est possible de définir les exigences en faisant appel à très peu de personnes.

b) Il est possible de définir les





La portée d’un projet de location dépend du Cadre de gestion des locaux à bureaux, des Normes d’aménagement et des modalités types des baux de TPSGC.

Type 1 ou 2

Bien

4 ou 5

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exigences dans un court laps de temps.

c) Il n’y a que quelques exigences individuelles à définir.

d) Il n’est pas nécessaire de fournir beaucoup de détails sur les exigences.



a)

b)

c)

d)

52. Renseignements disponibles pour la planification, l’intégration et l’élaboration

Dans quelle mesure les sources et méthodes disponibles ont-elles été employées et vérifiées en vue d’obtenir de l’information pour ce projet (p. ex. recherches, consultations, ateliers, enquêtes et documents existants)?

1 = Aucune étude de faisabilité n’est requise.

2 = Toutes les sources et méthodes ont été employées, mais elles n’ont pas été vérifiées.

3 = Quelques sources et méthodes ont été employées.

4 = Peu de sources et méthodes ont été employées.

5 = Aucune information n’a été recueillie ou n’est disponible.

Les études de faisabilité ne correspondent pas au rapport de faisabilité du SNGP.

Projet de biens immobiliersUne note de « 2 » doit être attribuée si des études techniques supplémentaires sont nécessaires.

Projet de locationUne note de « 1 » doit être attribuée aux projets visés par la version « allégée » du SNGP, tandis qu’une note de « 2 » doit être attribuée à tous les autres projets.

-

53. Les exigences opérationnelles ont-elles été validées auprès des utilisateurs au moyen de techniques appropriées, comme des révisions structurées, des ateliers ainsi qu’une vérification et une validation indépendantes?

1 = Oui3 = La validation est une

activité prévue, mais elle n’est pas encore terminée.

5 = Non

Tous les projets devraient être conformes au SNGP.

1

54. A-t-on effectué des études de faisabilité et a-t-on confiance

1 = Des études de faisabilité ne sont pas

Reportez-vous à la question 52. -

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dans les hypothèses présentes dans ces études?

Nota : Des exercices sur les prototypes et la validation de principe font partie des activités de faisabilité.

requises, car aucune des exigences n’est difficile à mettre en œuvre sur le plan technique.2 = Des études de faisabilité ont été effectuées et les hypothèses formulées sont estimées fiables.4 = Des études de faisabilité ont été effectuées, mais les hypothèses formulées ne sont pas estimées totalement fiables.5 = Des études de faisabilité s’imposaient, mais aucune n’a été effectuée.

55. Exigences indéfinissables (inconnus connus)

Quel pourcentage de tâches est-il impossible de définir entièrement avant l’achèvement de tâches précédentes?

Nota : Il s’agit de tâches qu’on peut comprendre, mais qu’on ne peut pas définir de façon précise sans connaître les résultats d’une tâche précédente.

1 = Moins de 10 %2 = 20 %3 = 30 %4 = 40 %5 = Plus de 40 %

En ce qui concerne les projets de petite et de moyenne envergure, des spécifications techniques détaillées peuvent être élaborées dans le cadre du déroulement normal du projet, et aucun élément important de la portée du projet n’est inconnu, ce qui aurait pu avoir des répercussions importantes sur les exigences du projet. Une note de « 1 » ou « 2 » est attribuée.

Règle générale, une note de « 4 » ou « 5 » est attribuée aux projets dont certains éléments sont inconnus, comme l’ampleur de la contamination d’un site visé par un projet d’assainissement.

1

56. Dans quelle mesure les exigences du projet sont-elles claires, complètes et communiquées?

1 = Toutes les exigences sont claires, complètes et communiquées.3 = Jusqu’à 10 % de toutes les exigences ne sont pas complètes ou ne sont pas documentées.5 = Plus de 10 % de toutes les exigences ne sont pas complètes ou

Les exigences des projets devraient être clairement définies.

Si des exigences sont incertaines, une note pouvant aller jusqu’à « 5 » pourrait être

1

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sont ambiguës. attribuée.

57. Combien de ces caractéristiques de projet devraient rester stables?

a) Qualitéb) Fonctionnalitéc) Calendrierd) Intégratione) Conceptionf) Essais

Nota : Les caractéristiques du projet devraient demeurer inchangées si les exigences du projet sont stables.

1 = Toutes les caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.2 = Cinq des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.3 = Quatre des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.4 = Trois des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.5 = Au plus, deux des caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

Règle générale, une note entre « 1 » et « 3 » est attribuée.

Dans la section réservée aux remarques, indiquez les caractéristiques qui devraient changer, le cas échéant :

a)

b)

c)

d)

e)

f)

-

58. D’autres projets dépendent-ils des extrants ou des résultats de ce projet?

1 = Non5 = Oui

Une note de « 5 » est attribuée si le projet fait partie d’un programme intégré dont les travaux ne peuvent pas commencer avant l’achèvement du projet.

Une note de « 1 » est attribuée si le projet est un événement unique dont les exigences opérationnelles et stratégiques sont limitées.

-

59. Les résultats de ce projet dépendent-ils des extrants ou des résultats d’autres projets?

1 = Non5 = Oui

Une note de « 1 » est attribuée si le projet évalué n’a pas d’incidence sur d’autres projets et qu’il s’agit d’un événement unique.

-

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60. Dans quelle mesure le projet doit-il s’intégrer à d’autres projets, systèmes, infrastructures ou organisations (c.-à-d. l’intégration aux éléments externes au projet)?

1 = Peu d’exigences complexes en matière d’intégration; des activités visant à préciser le niveau d’intégration sont prévues dans le plan de gestion du projet.

3 = Bonne compréhension et bonne planification de l’intégration.

5 = Exigences très complexes ou nombreuses en matière d’intégration et planification insuffisante des activités requises.

La réponse à cette question devrait être axée sur les points d’intégration avec d’autres projets.

1.Règle générale, une note de « 1 » est attribuée s’il n’y a aucun lien de dépendance avec d’autres projets, systèmes, infrastructures ou organisations.

Règle générale, une note de « 3 » est attribuée s’il y a intégration avec des organisations externes au projet.

-

61. Quel niveau d’intégration faut-il atteindre au sein du projet (c.-à-d. l’intégration des composantes du projet)?




La réponse à cette question devrait être axée sur l’intégration au sein du projet.

Règle générale, une note de « 1 » est attribuée aux plus petits projets qui comportent peu d’exigences en matière d’intégration et dont le plan a été achevé.

Règle générale, une note de « 3 » est attribuée aux projets de moyenne et de grande envergure lorsque les exigences en matière d’intégration sont abordées dans le plan.

-

62. En comparaison avec un projet typique de votre organisation, quel adjectif décrit le nombre de tâches, d’éléments ou de produits livrables compris dans la structure de répartition du travail?


Tous les projets devraient être conformes au SNGP.

Règle générale, une note de « 3 » est attribuée. Cependant, une note de « 1 » peut être attribuée à certains petits projets d’immobilisations ou de

-

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fonctionnement et d’entretien.

Par exemple :

Petit- La plupart des projets de biens immobiliers qui n’ont aucun lien de dépendance avec d’autres systèmes. - Projets visant des locaux occupés par un seul client et qui n’ont aucun lien de dépendance avec d’autres projets.

Moyen- Projets visant des locaux de taille moyenne ou projets de location touchant de multiples locataires.

Grand- Projets visant des locaux de grande taille ou projets de location touchant de multiples locataires.

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63. Dépendance entre les tâches (chemin critique)

Le calendrier du projet tient-il compte du chemin critique du projet, notamment des éventualités?

1 = Oui5 = Non OU aucune

analyse du chemin critique n’a été effectuée.

Les énoncés ci-après doivent être vrais :

- Le chemin critique du projet est consigné par écrit dans un graphique Gantt ou un graphique PERT ou selon la méthode du chemin critique.

- Des mesures sont prévues en cas de variation du chemin critique.

1

64. Ressources

Quelle incidence le besoin de ressources limitées ou en grande demande a-t-il sur le projet?

Nota : Il peut s’agir de ressources internes ou externes au gouvernement. Les ressources peuvent être des personnes, des biens ou des services. Si des ressources sont limitées à l’interne, mais qu’elles sont disponibles à l’externe, elles ne sont pas considérées comme limitées.

1 = Aucune ressource limitée n’est requise ou la question est sans objet.

2 = Le projet enregistrera de légers retards ou de légers dépassements de coûts en raison de la rareté des ressources.

3 = Le projet enregistrera des retards modérés ou des dépassements de coûts modérés en raison de la rareté des ressources.

4 = Le projet enregistrera d’importants retards ou d’importants dépassements de coûts en raison de la rareté des ressources, et il faudra obtenir une nouvelle approbation du Conseil du Trésor.

5 = Le succès du projet repose essentiellement sur des ressources limitées.

Pour cette question, « ressource » renvoie aux ressources matérielles et humaines (c.-à-d. les personnes possédant les compétences nécessaires pour réaliser les travaux). Par exemple :

La disponibilité d’entrepreneurs de couverture dont les services sont souvent très demandés peut avoir des répercussions sur le calendrier du projet, en retarder l’exécution et, par conséquent, entraîner une augmentation des coûts.

Tenez compte de la réponse à la question no 11.

1-3

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Annexe BQuestions de l’ECRP et directives connexes

Projets appuyés par la TI

Date du document :État et version :

Le 24 avril 2012

1.0

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Questions de l’ECRP et directives connexes – Projets appuyés par la TI

Les directives connexes aux questions de l’ECRP visent tous les projets appuyés par la TI gérés au sein de TPSGC.

Généralités


Inscrivez de brefs commentaires dans la section réservée aux remarques pour préciser vos réponses.

Si vous ne connaissez pas la réponse à une question, attribuez-lui la note la plus élevée, soit « 5 ».

Si vous répondez « 1 » à la question 2 de la première section, « Caractéristiques du projet », vous devrez attribuer la note « 1 » à toutes les questions de la troisième section, « Risques liés à l’approvisionnement ».

L’évaluation doit refléter l’état réel de la documentation, qu’elle soit actuellement disponible ou non.

REMARQUE IMPORTANTE – Il importe de souligner que les évaluations DOIVENT tenir compte de la situation réelle lorsque les projets sont présentés à des fins d’approbation (p. ex. APP, ADP ou APL).

En ce qui a trait aux projets complexes ou de grande envergure, plus particulièrement lorsque des approches non conventionnelles sont élaborées et que les pratiques normalisées actuelles peuvent ne pas être entièrement en place, les questions ne devraient pas être répondues par l’affirmative avant que le document visé soit effectivement achevé ou que l’on ait satisfait à l’exigence en question.




o Q11 – Le projet est susceptible d’accuser des retards.

Veillez à ce que les données de base sur le projet soient exactes et à ce qu’elles soient toutes indiquées conformément aux directives ci-après.

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Code du projet : Indicateur clé unique que l’auteur doit entrer conformément à la nomenclature.

Nom : Entrez le nom du projet comme il est indiqué dans le Plan d’investissement intégré de TPSGC.

Description : Décrivez brièvement (4 000 caractères maximum) le projet afin que les examinateurs de l’ECRP détiennent plus de renseignements sur le contexte et la portée du projet.

Type : Dans le menu déroulant, sélectionnez l’un ou l’autre des types suivants :o GI-TIo Autre

Valeur : Entrez le coût total estimatif du projet (sans virgule, espace ni symbole du dollar).

État : Sélectionnez l’état du projet dans le menu déroulant :o Concept (avant la phase d’analyse et l’APP ou l’APL du SNGP) o Planification (phases de planification et de conception du SNGP jusqu’à l’ADP) o Exécution (phase de mise en œuvre du SNGP) o Achèvement (phase de clôture de la réalisation du SNGP)

Date du plan d’investissement : Dans le menu déroulant, sélectionnez l’année du plan d’investissement intégré dans lequel figure le projet (p. ex. le plan d’investissement intégré actuel est celui de 2011-2012).

Année du plan d’investissement : Indiquez l’année de l’investissement prévu selon le plan d’investissement (p. ex si un plan a une portée de cinq ans, l’année de l’investissement prévu se situera entre un et cinq).

Pays : Sélectionnez un pays dans le menu déroulant (p. ex. Canada). Province ou territoire : Sélectionnez une province ou un territoire dans le menu

déroulant (pour les projets qui seront menés au Canada).

Une fois les données de base soumises, les renseignements ci-après seront automatiquement générés par le système :

Créé par : Nom d’utilisateur de l’auteur Date de création : Date à laquelle l’auteur a soumis les données de base du projet Modifié par : Nom d’utilisateur de l’auteur (il est la seule personne qui modifiera les

données de base du projet)


1. CARACTÉRISTIQUES DU PROJET (18 questions)

1. À combien s’élève le budget total demandé pour ce projet?


Voir la section sur les questions visées par la triple contrainte pour obtenir de

1 = De 1 M$ à 5 M$

2 = De 5 M$ à 10 M$3 = De 10 M$ à 25 M$

4 = De 25 M$ à 100 M$5 = Plus de 100 M$

Le « budget total demandé » correspond aux fonds obtenus officiellement à l’étape de proposition, lesquels reflètent les fonds nécessaires pour toutes les phases du projet. Il comprend tous les coûts du projet ainsi que tous les fonds demandés, notamment pour des services professionnels, des logiciels, du matériel, de la formation, des licences et des ressources

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plus amples renseignements.

spécialisées.

2. Quel pourcentage du budget global du projet est consacré à l’approvisionnement?

1 = Aucun approvisionnement n’est requis (répondez « 1 » à toutes les questions de la section 3, Risques liés à l’approvisionnement)

2 = Moins de 25 %

3 = De 26 % à 50 %

4 = De 51 % à 75 %

5 = Plus de 75 %

Règle générale, la majeure partie du budget d’un projet appuyé par la TI est consacrée à l’approvisionnement en biens et en services qui ne sont pas offerts à l’interne.

3. Par rapport au projet typique de votre organisation, lequel des adjectifs suivants décrit le budget total de ce projet?

Nota : Le budget total du projet comprend les coûts d’immobilisations et de fonctionnement.




4. Pendant la période d’activité maximale, combien de personnes devront travailler au projet?

1 = Moins de 10

2 = De 10 à 25

Comptez les fonctionnaires et les entrepreneurs qui travaillent au projet et qui sont gérés directement par le personnel de TPSGC.

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Nota : Ces personnes peuvent travailler au projet à temps plein ou à temps partiel. Il peut s’agir d’employés du gouvernement du Canada et d’entrepreneurs, mais pas des équipes de travail de fournisseurs.

3 = De 26 à 100

4 = De 101 à 250

5 = Plus de 250

5. Quelle est la durée prévue du projet, de son lancement à sa mise en œuvre?

Nota : Pour connaître les définitions de « lancement » et « de mise en œuvre », consultez le Guide To The Project Management Body of Knowledge.

1 = Moins de 12 mois

2 = De 12 à 24 mois

3 = De 24 à 36 mois

4 = De 36 à 48 mois

5 = Plus de 48 mois

La « durée prévue » s’échelonne de l’étape de début de projet à la fin de l’étape de mise en œuvre du projet (date de mise en service).

6. Portée horizontale (c.-à-d. la portée interministérielle) : combien de ministères ou d’organismes parrainent ou financent le projet?

Nota : Les fournisseurs de services, comme TPSGC, et les organismes centraux ne doivent pas être inclus. Ne tenez compte que des ministères et organismes qui parraineront ou qui financeront conjointement le projet.

1 = Le projet ne concerne qu’un ministère ou organisme.

2 = Le projet concerne un autre ministère ou organisme.

3 = Le projet concerne deux autres ministères ou organismes.

4 = Le projet concerne trois autres ministères ou organismes.

5 = Le projet concerne au moins quatre autres ministères ou organismes.

Lorsque TPSGC agit en tant que fournisseur de services pour le compte d’un client, ne l’incluez pas. Lorsqu’il finance ou cofinance un projet, incluez-le.

7. Portée du projet 1 = Un processus opérationnel d’un

Déterminez l’incidence de la prestation de la solution sur les utilisateurs et les

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Les résultats du projet modifient ou influencent directement :

secteur

2 = De nombreux processus opérationnels d’un secteur

3 = De nombreux secteurs

4 = De nombreuses directions générales

5 = De nombreux ministères ou organismes

processus opérationnels actuels de l’organisation.

8. La structure de gouvernance proposée ou établie démontre un soutien adéquat pour combien des facteurs suivants?

a) Représentation appropriée des intervenants et des cadres supérieurs

b) Processus décisionnels documentés

c) Rôles, responsabilités et pouvoirs au sein de la structure de gouvernance documentés

d) Exigences en matière d’information documentées

1 = Tous les facteurs.

2 = Trois des facteurs.

3 = Deux des facteurs.

4 = Un des facteurs.

5 = Aucun des facteurs.

Selon le SNGP, tous les facteurs du projet doivent faire l’objet de mesure de soutien.

9. À l’appui de l’atteinte des résultats escomptés, combien des critères suivants sont remplis en ce qui concerne l’estimation des coûts?

a) L’évaluation des coûts est




a) Un lot de travaux est un groupe de produits livrables d’un projet (habituellement le plus bas niveau d’éléments indiqué dans la structure de répartition du travail d’un projet). L’ensemble des lots de travaux définit la portée globale des travaux à réaliser dans le cadre d’un projet.

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établie au niveau des lots de travaux.

b) L’évaluation se fonde sur des données historiques ou sur des normes de l’industrie, ou les deux.

b) À l’étape de l’approbation préliminaire du projet, l’estimation des coûts est habituellement fondée sur des données historiques. Des estimations plus détaillées, fondées sur la conception réelle et les coûts actuels de l’industrie, sont par la suite effectuées pour l’approbation définitive du projet.

10. À l’appui de l’atteinte des résultats escomptés, combien des critères suivants sont remplis en ce qui concerne le modèle de prévision des coûts?

a) La source de fonds a été déterminée.

b) Les fonds sont engagés (c.-à-d. pouvoir de dépenser).

La prévision des coûts correspond au financement.




Les fonds sont considérés comme engagés lorsqu’ils sont énoncés dans le plan d’investissement intégré.

Les projets peuvent figurer dans le plan d’investissement intégré uniquement si des fonds y ont été affectés.

11. Est-il possible que le projet accuse des retards? De nombreuses causes peuvent occasionner des retards, comme :

a) des changements technologiques;

b) les exigences des organisations participantes;

c) des facteurs saisonniers;

d) le besoin d’approbation de politiques;

1 = Non, c’est impossible.

3 = Les possibilités de retards sont modérées, et ceux-ci auront de faibles répercussions sur le calendrier.

5 = Les possibilités de retards sont élevées; et ceux-ci auront d’importantes répercussions sur le calendrier.

Il est fort probable qu’un projet appuyé par la TI accuse des retards en raison des changements technologiques, des exigences des organisations, secteurs ou directions générales participants, du besoin d’approbation de politiques, du manque de ressources techniques qualifiées ainsi que des exigences de formation visant les ressources.

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e) des influences externes.



12. Des facteurs géographiques influencent-ils le déroulement du projet? Examinez les énoncés suivants :

a) Les activités du projet ou les membres de l’équipe sont répartis sur un vaste territoire.

b) Le projet sera réalisé dans un endroit éloigné ou difficile d’accès.


3 = Un énoncé est vrai.

5 = Les deux énoncés sont vrais.

Les facteurs géographiques n’ont pas beaucoup d’incidence ou d’influence sur les projets appuyés par la TI.

13. Des facteurs environnementaux influencent-ils le déroulement du projet?

1 = Non

5 = Oui

Aucun facteur environnemental n’a d’influence ou d’incidence sur les projets appuyés par la TI.

14. Faut-il prendre certains facteurs socioéconomiques en considération?

P. ex. les retombées industrielles et régionales, les questions autochtones ou l’approvisionnement écologique.

1 = Non

5 = Oui

Règle générale, cerner et mesurer les facteurs socioéconomiques touchant un projet appuyé par la TI est rarement possible, et ces activités ne sont pas comprises dans la portée de la prestation de la solution.

15. Examinez l’incidence de la disponibilité des installations sur le déroulement du projet.

1 = Des installations appropriées sont disponibles pour mener à

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bien le projet.

3 = Les installations disponibles ne conviennent pas.

5 = Il n’y a pas d’installations disponibles pour le projet.

16. La perception du public influence-t-elle le déroulement du projet?

1 = Non

5 = Oui

Règle générale, le déroulement d’un projet appuyé par la TI n’est pas influencé par la perception du public, sauf si le projet modifie la méthode d’obtention ou d’inscription visant des biens ou des services destinés à la population.

17. Des facteurs relatifs aux Autochtones (notamment les revendications territoriales) influencent-ils le déroulement du projet?

1 = Non

5 = Oui

18. Les exigences en matière de santé et de sécurité augmentent-elles beaucoup la complexité des exigences du projet?

1 = Non

5 = Oui

2. RISQUES LIÉS À LA GESTION STRATÉGIQUE (6 questions)

19. À quel point le projet s’harmonise-t-il clairement avec le mandat et les résultats attendus du ministère ou de l’organisme?

1 = Le projet est essentiel à l’atteinte des résultats du programme, du ministère ou de l’organisme.

3 = Il y a bonne harmonisation; une contribution indirecte aux résultats du programme, du ministère ou de

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l’organisme.

5 = Il y a peu d’harmonisation avec les résultats ou les résultats n’ont pas été établis.

20. Dans quelle mesure ce projet est-il considéré comme étant d’une importance cruciale pour le ministère ou l’organisme?

1 = Priorité jugée essentielle; toutes les ressources nécessaires y seront affectées.

5 = Priorité jugée normale; les ressources pourraient être partagées avec d’autres projets dont la priorité est égale ou plus élevée.

La priorité des projets est déterminée à la suite de l’approbation de l’énoncé des exigences.

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21. À quel point l’analyse de rentabilisation du projet démontre-t-elle la valeur de celui-ci pour l’organisation?

Nota : Les exigences opérationnelles du ministère ou de l’organisme définissent l’analyse de rentabilisation (si elle s’avère nécessaire).

1 = L’analyse de rentabilisation est convaincante; elle démontre de manière poussée la valeur du projet OU aucune analyse de rentabilisation n’est requise.

3 = L’analyse de rentabilisation fait une bonne démonstration de la valeur du projet; certains détails doivent être clarifiés.

5 = L’analyse de rentabilisation ne démontre pas la valeur du projet ou est incomplète.

22. Dans quelle mesure la direction du ministère et les intervenants concernés sont-ils au courant du projet?

1 = Compréhension uniforme, claire et complète du projet à tous les niveaux concernés.

3 = Bonne connaissance générale du projet, de ses incidences et de son budget.

5 = Connaissance minimale du projet aux niveaux concernés de l’organisation.

Les projets appuyés par la TI font l’objet de rapports présentés à tous les niveaux de gestion concernés, ce qui permet de bien faire connaître le projet aux intervenants.

23. A-t-on prévu un plan de communication pour le projet?

1 = Oui, il existe un plan de communication pour le projet.

3 = Le plan de communication pour le projet n’est pas

Selon le SNGP, le plan de communication doit être établi et élaboré dans la section Gestion des communications du plan préliminaire de projet.

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encore terminé.

5 = Non, il n’existe pas de plan de communication pour le projet.

24. Quelle est la force de l’engagement de l’organisation, de la haute direction, des intervenants, des partenaires et des parrains du projet à l’égard de la réussite du projet et de sa réalisation en temps opportun? Examinez les critères suivants :

a) Un champion de la haute direction joue un rôle actif.

b) Les intervenants sont prêts à réaffecter des ressources au besoin.

c) Un cadre supérieur assure une surveillance.

d) Les intervenants ont tous confirmé leur engagement.

1 = Les quatre critères sont remplis.

2 = Trois des quatre critères sont remplis.

3 = Deux des quatre critères sont remplis.

4 = Un des quatre critères est rempli.

5 = Aucun critère n’est rempli.

a) Un champion de la haute direction doit jouer un rôle actif dans tous les projets (responsables ayant un pouvoir d’approbation).

b) Des ressources doivent être affectées au projet lorsqu’il est inscrit dans le plan d’investissement.

c) La haute direction exerce une surveillance par l’intermédiaire de conseils d’investissement établis à l’échelle régionale et nationale, lesquels sont chargés d’examiner les projets.

d) Les projets ne sont pas mis en œuvre sans l’engagement des intervenants.

3. RISQUES LIÉS À L’APPROVISIONNEMENT (9 questions)

25. Le document de la stratégie d’approvisionnement du projet :

1 = Traite de toutes les exigences du projet.

3 = Est général et décrit bien les activités d’approvisionnement requises.

5 = Est incomplet ou inapproprié compte tenu du projet.

Selon le SNGP, la stratégie d’approvisionnement doit être établie et élaborée dans la section Gestion des approvisionnements du plan préliminaire de projet.

26. Des fournisseurs sont-ils disponibles et disposés à

1 = Il existe un certain nombre d’entreprises concurrentes

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participer à ce projet? qualifiées sur le marché, prêtes à travailler pour le gouvernement du Canada.

3 = Il y a peu d’entreprises concurrentes qualifiées sur le marché ou certaines d’entre elles hésitent à travailler pour le gouvernement du Canada.

5 = Il n’y a qu’une seule, ou aucune, entreprise concurrente qualifiée qui peut satisfaire aux exigences.

27. Un fournisseur compétent sera-t-il en mesure de fournir les produits, les biens ou les services requis par le projet en temps opportun?

1 = Oui; les produits, les biens ou les services peuvent être fournis rapidement.

3 = Le projet pourrait accuser du retard en raison de la complexité de l’approvisionnement ou de difficultés du fournisseur.

5 = Le faible nombre d’entreprises concurrentes qualifiées, des retards importants dans le processus de demande de propositions ou des difficultés prolongées pourraient avoir de graves conséquences sur les produits

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livrables, le calendrier ou le budget du projet.

28. Capacités en matière de passation de marché


a) Les membres de l’équipe de projet détiennent une expertise en rédaction de devis, de demandes de propositions ou d’énoncés des travaux.

b) Les membres de l’équipe de projet sont des experts en ce qui concerne les biens ou les services visés par les marchés.

c) Un processus d’examen ministériel rigoureux visant tous les marchés attribués est en place.





29. Nombre de marchés

Combien de marchés distincts associés aux principaux produits livrables prévoit-on pour ce projet?

1 = Un marché

2 = Deux marchés

3 = Trois marchés

4 = Quatre marchés

5 – Cinq marchés ou plus

Les « principaux produits livrables » sont les extrants associés au SNGP.

30. Caractéristiques des marchés


a) L’entreprise ou la personne qui obtiendra le marché conclura des marchés de sous-traitance avec d’autres





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entreprises.

b) Les marchés sont assujettis à des accords commerciaux.

c) Les résultats du marché dépendent des résultats d’un autre marché.

31. Niveau de contrôle exercé sur le choix des fournisseurs et type de marché prévu.

Type de marché :

Nota : Si plus d’une méthode d’approvisionnement est utilisée, choisissez celle qui obtient la note la plus élevée.

1 = Prescrit (fournisseur unique, préavis d’adjudication de contrat)

2 = Commande subséquente à une offre à commandes

4 = Arrangement en matière d’approvisionnement

5 = Appel d’offres public (demande de prix, invitation à soumissionner, demande de propositions)

Règle générale, tous les marchés doivent faire l’objet d’un appel d’offres public.

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32. Gestion des marchés


a) Le personnel qui a rédigé le marché participe à sa gestion.

b) Un processus d’acceptation normalisé est utilisé pour évaluer l’achèvement des travaux (p. ex. examen par les pairs ou examen de l’achèvement des produits livrables).

c) Les méthodes de communication entre l’autorité chargée du marché et l’entrepreneur sont bien définies et en règle.

d) Un processus normalisé sert à rendre compte des progrès (p. ex. évaluation ponctuelle, réunion périodique).

e) Un mécanisme permet de résoudre les différends liés au marché entre les deux parties au sujet de l’achèvement des travaux.


2 = Quatre des énoncés sont vrais.



5 = Un des énoncés est vrai ou aucun énoncé n’est vrai.

Tous les énoncés sont vrais selon les exigences définies par les procédures normalisées de passation de marché du Ministère.

33. A-t-on fait officiellement appel, au moyen d’une entente de services, à TPSGC ou à une autorité contractante déléguée afin d’obtenir un soutien adéquat pour le processus d’approvisionnement?

1 = Oui ou non requis

3 = Une entente est prévue, mais pas encore en place.

5 = Non

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4. RISQUES LIÉS AUX RESSOURCES HUMAINES (5 questions)

34. Votre organisation prévoit-elle une pénurie de personnel ayant les compétences requises pendant une période importante du projet?

Nota : Il peut s’agir de ressources internes ou externes au gouvernement du Canada.

1 = Non

5 = Oui

Un plan de gestion des ressources humaines est habituellement élaboré pendant l’étape du plan préliminaire de projet. Le besoin en nouvelles ressources sera déterminé à ce moment. Suffisamment de temps devrait être disponible pour répondre à ce besoin, s’il y a lieu.

35. Comment entrevoit-on la stabilité au sein de l’équipe de projet? Examinez les critères suivants :

a) Les membres de l’équipe ont déjà travaillé ensemble.

b) On prévoit un faible taux de roulement.

c) Il est prévu qu’un remplaçant compétent sera rapidement disponible.





a) Les membres de l’équipe peuvent ne pas avoir travaillé ensemble auparavant, mais ils ont probablement travaillé à des projets similaires.b) et c) Le roulement de personnel est toujours une éventualité. Toutefois, des remplaçants compétents sont habituellement disponibles rapidement.

36. Engagement des membres de l’équipe de projet

Quel pourcentage des membres de l’équipe est affecté au projet à temps plein?

1 = Plus de 80 %

2 = De 61 % à 80 %

3 = De 41 % à 60 %

4 = De 20 % à 40 %

5 = Moins de 20 % ou ils travaillent tous au projet à temps partiel.

37. Connaissances et expérience


a) Une approche éprouvée



4 = Un des trois critères

Si la réalisation ou la gestion du projet est assurée par un tiers, vous devez répondre à la question selon son point de vue.

De plus,

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sera utilisée pour ce projet.

b) On a déjà accompli ce type de projet au gouvernement du Canada.

c) Le projet utilisera des ressources qui ont déjà été utilisées pour ce type de projet.

est rempli.


a) Le projet respectera le SNGP.b) Règle générale, les projets appuyés par la TI ont été lancés dans d’autres ministères fédéraux. Cependant, la portée peut être différente.c) Règle générale, des ressources qui ont de l’expérience dans la prestation de solutions de TI sont affectées à ces projets.

38. Le directeur ou le gestionnaire de projet désigné a-t-il déjà travaillé à un projet de cette envergure et de cette complexité?

1 = Oui

5 = Non

5. RISQUES LIÉS AUX ACTIVITÉS (5 questions)

39. Décrivez les effets globaux du projet sur l’organisation.

1 = Le projet sera compatible avec les processus actuels du ministère ou de l’organisme; il emploiera l’effectif et les compétences disponibles et n’exigera aucun changement majeur à la technologie ou aux autres infrastructures.

3 = Il faudra apporter quelques changements aux processus, aux modèles de dotation ou à la technologie.

5 = Une restructuration importante des processus opérationnels, des

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besoins en dotation, des relations avec les partenaires et de l’infrastructure s’imposera.

40. Existe-t-il un plan de gestion du changement pour le projet?

1 = Il faudra gérer le changement, et un plan de gestion du changement a été préparé. Ou, il n’existe pas de besoins importants en matière de gestion du changement.

3 = Il faudra gérer le changement, et la préparation d’un plan de gestion du changement est intégrée ou incluse dans le plan de gestion du projet.

5 = Il faudra gérer le changement, mais il n’est pas prévu de préparer un plan de gestion du changement.

41. Mobilisation du public

Dans quelle mesure la mobilisation du public est-elle nécessaire pour atteindre les résultats escomptés (mobilisation exprimée en nombre de personnes, en durée ou en nombre de groupes participants)?

1 = Aucune participation du public n’est requise pour assurer le succès du projet.

2 = Une participation limitée du public est requise pour assurer le succès du projet.

4 = Une participation modérée du public est requise pour assurer le succès du

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projet.

5 = Une forte participation du public est requise pour assurer le succès du projet.

42. Quel est le niveau de risque juridique qu’engendre le projet en raison de nouvelles obligations, exigences réglementaires et modifications législatives?

1 = Aucun examen juridique n’est requis; aucune modification législative n’est requise; le risque lié à l’obligation est faible.

2 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts et du travail sur le plan juridique; un examen juridique a été effectué.

3 = Au moins un événement à risque est susceptible de se produire, entraînant des coûts et du travail sur le plan juridique; aucun examen juridique n’a été effectué.

4 = La probabilité des risques liés à l’obligation et à d’autres aspects juridiques est élevée; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; un

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examen juridique a été effectué.

5 = La probabilité des risques liés à l’obligation et à d’autres aspects juridiques est élevée; des ressources juridiques considérables seront requises durant le projet; la mise en œuvre du projet suppose des modifications législatives; aucun examen juridique n’a été effectué.

43. Quel est le niveau de complexité qui découle de la conformité du projet avec les exigences des politiques applicables du Conseil du Trésor, notamment celles sur la sécurité, l’accessibilité, la normalisation des sites Internet et la gestion de l’information gouvernementale?

1 = Le projet n’est assujetti à aucune de ces politiques ou respecte entièrement toutes les politiques applicables.

3 = Les exigences des politiques entraînent certaines difficultés, mais l’équipe de projet dispose des ressources nécessaires pour les régler.

5 = On doute qu’il soit possible de satisfaire aux exigences des politiques tout en respectant le calendrier et le budget.

Déterminez les politiques qui s’appliquent au projet. Par exemple, si la solution renferme des renseignements personnels, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être réalisée. Indiquez toutes les politiques auxquelles le projet doit se conformer.

6. RISQUES LIÉS À L’INTÉGRATION DE LA GESTION DE PROJET (6 questions)

44. Combien des éléments 1 = Tous les éléments Les éléments indiqués sont des

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suivants sont définis dans le plan de gestion du projet?

a) Portée

b) Coûts

c) Calendrier

d) Mécanismes de contrôle du projet

e) Risques

f) Produits livrables

g) Équipe ou compétences

sont définis.

2 = Cinq ou six éléments sont définis.

3 = Trois ou quatre éléments sont définis.

4 = Un ou deux éléments sont définis.

5 = Aucun plan n’a été élaboré.

exigences types d’un plan de projet. Ces exigences sont normalisées en raison de l’utilisation du SNGP à l’échelle du Ministère.

45. Afin de déterminer si l’équipe de projet est suffisamment organisée pour entreprendre un projet de cette envergure, indiquez combien de ces critères sont remplis :

a) La composition de l’équipe de projet, les niveaux des ressources ainsi que les rôles et les responsabilités sont définis et consignés.

b) Des ressources sont affectées au projet (c.-à-d. disponibles au besoin).

c) Les responsabilités des gestionnaires et des chefs de l’équipe de projet ainsi que les autorisations dont ils ont besoin sont définies et





Tous les critères devraient être indiqués dans l’arrêté de projet ou dans le plan préliminaire de projet.

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consignées.

46. A-t-on établi un processus de présentation de rapports et de contrôle pour le projet?

1 = Oui

3 = L’élaboration d’un processus de présentation de rapports et de contrôle pour le projet est comprise dans le plan de projet, mais elle n’est pas encore terminée.

5 = Non

Selon le SNGP, un processus de présentation de rapports et de contrôle doit être établi pour le projet.

47. Combien de ces domaines sont ou seront utilisés dans le cadre du projet?

a) Assurance de la qualité

b) Gestion des risques

c) Gestion des résultats

d) Gestion des enjeux

1 = Les quatre domaines

2 = Trois domaines

3 = Deux domaines

4 = Un domaine

5 = Aucun domaine

Selon le SNGP, les quatre domaines doivent être utilisés et pris en considération.

48. Existe-t-il un plan de gestion des risques, et à quel point des plans d’urgence appropriés ont-ils été prévus afin de faire face aux risques énoncés dans le plan?


a) Les risques cernés ont été évalués et classés en ordre de priorité.

b) Des mesures de contrôle et d’atténuation adéquates sont en place pour tous les risques résiduels importants.

1 = Les trois critères sont remplis OU un plan de gestion des risques n’est pas requis.




Nota : Un groupe de gestion des risques de l’organisation devrait être appelé à participer.

Selon le SNGP, un plan de gestion des risques devrait être intégré au rapport d’analyse des investissements ou au plan de projet aux fins de détermination et d’atténuation.

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c) Un plan de gestion des risques a été intégré au plan de gestion du projet.

49. Un processus de gestion de l’information (GI) de niveau approprié est-il prévu ou en place afin de recueillir, de distribuer et de protéger les données pertinentes et importantes sur le projet, notamment les études, les plans de projet, les données de référence et les registres?

1 = Des pratiques de GI très efficaces sont en place ou prévues afin d’appuyer le projet tout au long de sa durée.

3 = Des pratiques de GI standard sont prévues ou en place, et des ressources y sont affectées.

5 = Des pratiques de GI minimales sont prévues ou en place dans le cadre du projet.

Selon le SNGP, un plan de GI doit être élaboré à l’aide du modèle de plan de GI de TPSGC qui se trouve sur le Portail de la gestion de l’information de TPSGC.

7. RISQUES LIÉS AUX EXIGENCES DU PROJET (15 questions)

50. Combien des énoncés suivants sont vrais?

a) La solution du projet requiert un haut niveau de disponibilité.

b) La solution du projet requiert des modifications personnalisées au-delà de la configuration normale.

c) La solution du projet requiert un haut niveau de qualité du rendement.

d) La solution du projet requiert un haut niveau de fiabilité.

Nota : Le terme « solution du projet » désigne le principal



3 = Deux énoncés sont vrais.

4 = Trois énoncés sont vrais.


a) Pendant combien de temps l’application doit-elle être disponible aux fins d’utilisation (p. ex. s’il s’agit d’une application de TI essentielle à la mission, elle aura un haut niveau de disponibilité et un niveau d’indisponibilité minimal)?

b) Selon les directives connexes, la configuration des solutions de TI ne doit pas être personnalisée afin de faciliter la normalisation et la réutilisation pangouvernementales. Idéalement, cet énoncé sera faux.

c) Si la solution doit produire des résultats ou des extrants exacts, complets et reproductibles, elle requiert un haut niveau de qualité du rendement.

d) Quel est le niveau de solidité et de

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extrant du projet. fiabilité de la solution? Les applications qui requièrent un haut niveau de disponibilité doivent avoir un haut niveau de fiabilité.

51. En ce qui concerne la définition des exigences du projet, combien des énoncés suivants sont vrais?

a) Il est possible de définir les exigences en faisant appel à très peu de personnes.

b) Il est possible de définir les exigences dans un court laps de temps.

c) Il n’y a que quelques exigences individuelles à définir.

d) Il n’est pas nécessaire de fournir beaucoup de détails sur les exigences.






Tenez compte de la portée et des objectifs du projet. Quel est le niveau de complexité des exigences de la solution? Si les exigences sont considérables et très détaillées et qu’elles nécessitent la consultation de bon nombre de personnes ou d’intervenants, elles sont généralement considérées comme très complexes.

52. Renseignements disponibles pour la planification, l’intégration et l’élaboration

Dans quelle mesure les sources et méthodes disponibles ont-elles été employées et vérifiées en vue d’obtenir de l’information pour ce projet (p. ex. recherches, consultations, ateliers, enquêtes et documents existants)?

1 = Aucune étude de faisabilité n’est requise.

2 = Toutes les sources et méthodes ont été employées, mais elles n’ont pas été vérifiées.

3 = Quelques sources et méthodes ont été employées.

4 = Peu de sources et méthodes ont été employées.

5 = Aucune information n’a été recueillie ou n’est disponible.

Selon la version « complète » du SNGP, un rapport de faisabilité (étude) est un des produits livrables de l’étape d’identification de projet.

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53. Les exigences opérationnelles ont-elles été validées auprès des utilisateurs au moyen de techniques appropriées, comme des révisions structurées, des ateliers ainsi qu’une vérification et une validation indépendantes?

1 = Oui

3 = La validation est une activité prévue, mais elle n’est pas encore terminée.

5 = Non

Les utilisateurs finaux ont-ils participé à la définition des exigences de la solution? Les utilisateurs finaux ont-ils été consultés et mobilisés?

54. A-t-on effectué des études de faisabilité et a-t-on confiance dans les hypothèses présentes dans ces études?

Nota : Des exercices sur les prototypes et la validation de principe font partie des activités de faisabilité.

1 = Des études de faisabilité ne sont pas requises, car aucune des exigences n’est difficile à mettre en œuvre sur le plan technique.

2 = Des études de faisabilité ont été effectuées et les hypothèses formulées sont estimées fiables.

4 = Des études de faisabilité ont été effectuées, mais les hypothèses formulées ne sont pas estimées totalement fiables.

5 = Des études de faisabilité s’imposaient, mais aucune n’a été effectuée.

Selon la version « complète » du SNGP, un rapport de faisabilité (étude) est un des produits livrables de l’étape d’identification de projet.

55. Exigences indéfinissables (inconnus connus)

Quel pourcentage de tâches est-il impossible de définir entièrement avant l’achèvement de tâches

1 = Moins de 10 %

2 = 20 %

3 = 30 %

4 = 40 %

Reportez-vous au plan de gestion du projet, plus précisément à la structure de répartition du travail et au calendrier du projet, pour déterminer les tâches interdépendantes et calculer le pourcentage.

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précédentes?

Nota : Il s’agit de tâches qu’on peut comprendre, mais qu’on ne peut pas définir de façon précise sans connaître les résultats d’une tâche précédente.

5 = Plus de 40 %

56. Dans quelle mesure les exigences du projet sont-elles claires, complètes et communiquées?

1 = Toutes les exigences sont claires, complètes et communiquées.

3 = Jusqu’à 10 % de toutes les exigences ne sont pas complètes ou ne sont pas documentées.

5 = Plus de 10 % de toutes les exigences ne sont pas complètes ou sont ambiguës.

Est-ce que certaines des exigences sont incertaines? Est-ce que les exigences présumées sont exclues?

Nota : Si toutes les exigences n’ont pas été définies au moment de l’évaluation, fondez votre réponse sur la prochaine étape du projet. Sinon, fondez votre réponse sur l’ensemble du projet.

57. Combien de ces caractéristiques de projet devraient rester stables?

a) Qualité

b) Fonctionnalité

c) Calendrier

d) Intégration

e) Conception

f) Essais

Nota : Les caractéristiques du projet devraient demeurer inchangées si les exigences du projet sont stables.

1 = Toutes les caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

2 = Cinq des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

3 = Quatre des six caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

4 = Trois des six caractéristiques des exigences de

Est-ce que les renseignements actuels sur le projet correspondent aux exigences? Si on prévoit que certaines des exigences changeront parce que des renseignements sont incertains ou incomplets, des caractéristiques du projet seront automatiquement considérées comme instables.

Règle générale, en ce qui concerne les projets appuyés par la TI, les caractéristiques ci-après devraient demeurer stables : calendrier, conception et essais.

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projet devraient rester stables.

5 = Au plus, deux des caractéristiques des exigences de projet devraient rester stables.

58. D’autres projets dépendent-ils des extrants ou des résultats de ce projet?

1 = Non

5 = Oui

59. Les résultats de ce projet dépendent-ils des extrants ou des résultats d’autres projets?

1 = Non

5 = Oui

60. Dans quelle mesure le projet doit-il s’intégrer à d’autres projets, systèmes, infrastructures ou organisations (c.-à-d. l’intégration aux éléments externes au projet)?




61. Quel niveau d’intégration faut-il atteindre au sein du projet (c.-à-d. l’intégration des composantes du

1 = Peu d’exigences complexes en matière d’intégration; des activités visant à

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projet)?

préciser le niveau d’intégration sont prévues dans le plan de gestion du projet.



62. En comparaison avec un projet typique de votre organisation, quel adjectif décrit le nombre de tâches, d’éléments ou de produits livrables compris dans la structure de répartition du travail?

1 = Petit

3 = Moyen

5 = Grand

63. Dépendance entre les tâches (chemin critique)

Le calendrier du projet tient-il compte du chemin critique du projet, notamment des éventualités?

1 = Oui

5 = Non OU aucune analyse du chemin critique n’a été effectuée.

64. Ressources

Quelle incidence le besoin de ressources limitées ou en grande demande a-t-il sur le projet?

Nota : Il peut s’agir de ressources internes ou externes au gouvernement.

1 = Aucune ressource limitée n’est requise ou la question est sans objet.

2 = Le projet enregistrera de légers retards ou de légers dépassements de coûts en raison de la rareté des

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Les ressources peuvent être des personnes, des biens ou des services. Si des ressources sont limitées à l’interne, mais qu’elles sont disponibles à l’externe, elles ne sont pas considérées comme limitées.

ressources.

3 = Le projet enregistrera des retards modérés ou des dépassements de coûts modérés en raison de la rareté des ressources.

4 = Le projet enregistrera d’importants retards ou d’importants dépassements de coûts en raison de la rareté des ressources, et il faudra obtenir une nouvelle approbation du Conseil du Trésor.

5 = Le succès du projet repose essentiellement sur des ressources limitées.

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