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Nuevo modelo de operación Banco de proyectos departamental

GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA2014

Correo: bancodeproyectosantioquia@gmail.comContraseña: Bancodeproyectos

Encuentre el manual en: http://www.antioquia.gov.co/PDF2/manual_formulacion7.pdf

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

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FORMULADOR DE PROYECTOS ENLACE DE PRESUPUESTO ORDENADOR DEL GASTO BANCO DE PROYECTOS

Revisar y aprobar el proyecto

Revisar y aprobar el proyecto

Aprobado?

FIN

SINO

SI

NO

SAPMGA

Matrícula del proyecto en el SSEPI

Aprobado?

INICIO

Creación automática del proyecto en SAP

SI

NO

Cargado?

Nuevo proceso de operación

Generar el número de solicitud

Pedir el número de solicitud

Formular el proyecto a registrar o actualizar

Cargar la formulación y anexos en SAP

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

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FORMULADOR DE PROYECTOS ENLACE DE PRESUPUESTO ORDENADOR DEL GASTO BANCO DE PROYECTOS

Aprobado?

FIN

SINO

SI

NO

SAPMGA

Matrícula del proyecto en el SSEPI

Aprobado?

INICIO

Creación automática del proyecto en SAP

SI

NO

Cargado?

Integración MGA - SAP

Pedir el número de solicitud

Formular el proyecto a registrar o actualizar

Generar el número de solicitud

Cargar la formulación y anexos en SAP

Revisar y aprobar el proyecto

Revisar y aprobar el proyecto

TX SAP: ZPSFOR01

TX SAP: ZPSFOR02

TX SAP: ZPSFOR03

Integración MGA – SAP

TX. ZPSFOR01. Generación del número de solicitud

Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos.

Se selecciona la Entidad y se ingresa un correo electrónico para envío por Mail del número de solicitud.

Integración MGA – SAP

Formulación del proyecto

El Formulador finaliza la formulación del proyecto en el aplicativo MGA. (Ver manual, Formulación de proyecto)

Exporta del aplicativo MGA los siguientes archivos:

-Excel solo datos: Contiene la información de la formulación del proyecto.-.PDF: Contiene la Ficha EBI del proyecto.-.MGA: Archivo utilizado para la actualización del SSEPI.

Diligencia el Anexo: Contiene información adicional de la solicitud. Ver: http://www.antioquia.gov.co/PDF2/anexO_formulacion_proyectos.xls

Integración MGA – SAPTX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos

Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos.

Se buscan localmente los 4 archivos enviados por los formuladores:

1. Formulación (Excel solo datos) Generados 2. .MGAdesde la MGA 3. .PDF

4. Anexo a la formulación

Integración MGA – SAPTX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos

VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta.

Se realizan las siguientes validaciones:

1.Se debe contar con los 4 archivos.

2. Debe tener: Número de solicitud (válida), Entidad y datos del formulador.

3. Actualización debe tener: BPID/BPIN, Cód de proy SAP y descrip. de modif.

4. La relación con el Plan de desarrollo debe ser con el vigente.

5. Población afectada > = Población objetivo.

Integración MGA – SAPTX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos

VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta.

Se realizan las siguientes validaciones:

6. Suma de Hombres y mujeres debe ser IGUAL a la Población objetivo.

7. Actividades: Fecha in, duración, cantidad, unidad e ind de prod (pertenecer al proyecto).

8. Programación de las actividades no debe exceder el año.

9. Valor de las actividades no debe exceder: 99.999.999.999.

10. VPN financiero y económico mayor que cero.

Integración MGA – SAPTX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos

VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN

Durante la carga, el sistema valida que la información del proyecto esté correcta.

Se realizan las siguientes validaciones:

11. TIR financiera y económica, mayor que la Tasa de oportunidad.

12. Valor total de las actividades debe ser igual al valor total de las fuentes del proyecto.

13. Si el proyecto no está financiado de con recursos del SGR, no puede utilizar los fondos del SGR: Asignaciones Directas, Fondo de compensación regional, Fondo de desarrollo regional o Fondo de ciencia, tecnología e innovación

Integración MGA – SAPTX. ZPSFOR02. Carga de formulación de proyectos

Una vez se valida la información cargada, si está correcta, se genera el mensaje:Formulación carga con éxito.

Si tiene errores, se genera un archivo en formato PDF con los errores encontrados para sercorregidos.

Si la formulación es correcta, se envía automáticamente un correo electrónico al Ordenador del gasto de la respectiva Entidad informando que tiene un proyecto pendiente por revisión.

Integración MGA – SAP

TX. ZPSFOR03. Aprobaciones de los proyectosViabilidad técnica, socioeconómica y ambiental

Usuarios: Ordenadores del gasto cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Directora del Banco de proyectos,

previa recepción del oficio de aprobación por parte del responsable

Se ingresa a la transacción, se hace revisión de la información relevante y se aprueba o rechaza el proyecto.

El sistema envía automáticamente un correo electrónico al formulador indicando si su proyecto tiene o no viabilidad técnica, socioeconómica y ambiental.

Integración MGA – SAP

TX. ZPSFOR03. Aprobaciones de los proyectosViabilidad Institucional

Usuarios: Responsable del Banco de proyectos.

Se ingresa a la transacción, se hace revisión de la información relevante y se aprueba o rechaza el proyecto.

El sistema envía automáticamente un correo electrónico al formulador indicando si su proyecto tiene o no viabilidad institucional.

Si la formulación del proyecto es aprobada por el responsable del Banco de proyectos, ya se puede generar el certificado.

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

Generación del Certificado

TX. ZPSFOR03. Visualización del proyecto y generación del certificado

Usuarios: Enlaces de presupuesto para cada Entidad del Departamento. Entidades descentralizadas: Funcionario del Banco de proyectos.

El Certificado del proyecto se genera automáticamente, sólo si los recursos que le hanasignado al proyecto en presupuesto NO son mayores que los que tiene en la formulación del proyecto.

Si es así, se genera un error y se deben revisar los recursos que se han asignado. Si son mayores a la última formulación, el proyecto debe seractualizado.

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

Ayuda durante el proceso

Usuarios: Funcionario del Banco de proyectos. Beatriz Mazo.

Se cuenta con un Log de auditoría, para hacer seguimiento al estado de una solicitud.

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

Generación de reportes TX. ZPSFOR04. Informe de proyectos de inversión

Usuarios: Enlaces de presupuesto de cada Entidad y Funcionarios del Banco de proyectos

Se van a poder generar reportes de la información de los proyectos de inversiónmatriculados en el Banco de cada Entidad.

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Nuevo modelo de operación: Banco de Proyectos

Re-formulación de proyectos

2012 20152008 2014

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