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1. PERSONALIZAR Y CONFIGURAR E-MAIL

1.1 AGREGAR FIRMA ELECTRÓNICA

La Firma Electrónica de un e-mail (al igual que la firma de una carta), es la parte final del mismo, se incluye como cierre y despedida del correo. Esta firma se puede agregar manualmente en cada e-mail o crear la firma y guardarla para que se incluya automáticamente en cada nuevo mensaje.

La Firma Electrónica puede variar dependiendo del gusto y las necesidades de cada usuario, así como también puede variar dependiendo del tipo de mensaje o del destinatario a quien va dirigido dicho mensaje.

Las Firmas Electrónicas pueden brindar información de contacto (nombre, dirección, teléfono, empresa, cargo etc.) así como establecer el tono de los mensajes y hasta convertirse en una eficaz herramienta de mercadeo (agregando logotipos, frases de publicidad, etc.).

Las firmas mas usuales incluyen frases con despedidas de cortesía como: cordial saludo, atentamente, respetuosamente, otras incluyen frases mas familiares como: Un abrazo, Un beso, Con mucho cariño, etc.

Para crear una firma electrónica en Outlook, se debe seleccionar Opciones del menú Herramientas. De la ventana que se despliega, desde la ficha Formato de correo se debe pulsar el botón Firmas…

Se despliega entonces la ventana Crear firmas donde se pueden ver los siguientes campos:

Firma: Este campo muestra la lista de firmas que se han creado para el usuario actual.

Vista previa: Muestra la forma en que se verá la firma seleccionada en el cuadro anterior.

Botón Modificar: Presenta el cuadro de dialogo “Modificar Firma”, permite hacer

modificaciones en el texto, imágenes y formato de la firma seleccionada.

Botón Quitar: Elimina la firma seleccionada.

Botón Nuevo: Sirve para crear una nueva firma, al seleccionar este botón se activa el cuadro de dialogo Crear firma.

En el campo 1 se debe escribir el nombre de la nueva firma, si no escribe un nombre se le asignará el nombre “Sin titulo” a la misma.

La opción 2 sirve para determinar cómo se desea crear la firma. Se puede elegir entre Iniciar con una firma en blanco, Utilizar esta firma como plantilla o Utilizar este archivo como plantilla. Si elige la primera opción se deberá escribir el texto y dar el formato deseado; en los otros dos casos partirá del texto que contenga el archivo o la firma seleccionada y hacer las modificaciones que se requieran. Al hacer clic sobre el botón Siguiente se activará el cuadro de dialogo modificar firma.

En este nuevo cuadro de dialogo se incluye el texto que se mostrará en la firma, y se podrá modificar el formato de fuente (fuente, estilo, tamaño y color) y párrafo (viñetas y alineación) haciendo clic sobre los botones respectivos. Si se desea incluir imágenes o animaciones en la firma, se debe pulsar el botón Avanzado. Aparecerá entonces un mensaje indicando que se abrirá un editor que no hace parte de Microsoft Office Outlook preguntando si se Desea continuar. Si se selecciona la opción SI se abrirá el programa Microsoft Office Word, en donde se podrá crear la firma que se desee con las imágenes, animaciones y formatos que permite trabajar esta aplicación.

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Una vez se ha creado la firma, Microsoft Office Outlook la insertará en cada nuevo mensaje que se desee enviar. Si desea escribir un mensaje sin firma o modificar la firma que se inserta automáticamente, podrá eliminar o modificar el contenido y el formato de la firma seleccionando y haciendo las modificaciones que crea convenientes en un nuevo correo.

1.2 UTILIZAR IMÁGENES PREDISEÑADAS EN LOS MENSAJES

Para insertar una imagen prediseñada se debe seleccionar del menú Insertar, la opción Imagen, Imagen prediseñada.

También se puede insertar pulsando el icono imagen prediseñada de la barra de dibujo.

Se activa entonces el panel de tareas con la vista imágenes prediseñadas.

En el cuadro Buscar se puede escribir una palabra o expresión que describa la imagen que se necesita o escribir el nombre del archivo del clip o parte de él.

Si se desea limitar la búsqueda, se deben seguir uno o ambos de los siguientes procedimientos:

Buscar en: Permite limitar los resultados de la búsqueda a una colección específica de clips, seleccionando cualquiera de las colecciones que aparecen al dar clic sobre la flecha.

Los resultados deben ser: Permite limitar los resultados de la búsqueda a un tipo específico de archivos multimedia,

seleccionando la opción requerida de cualquiera de los tipos que aparecen desplegados al hacer clic sobre la flecha.

Finalmente, se debe pulsar la opción Buscar.

En el panel de tareas aparecen las imágenes que cumplen con los criterios de la búsqueda. Al hacer clic sobre la imagen seleccionada, se insertará en el documento.

1.3 MODIFICAR INFORMACIÓN EN LOS MENSAJES

Si después de haber enviado un mensaje, se desea modificar o eliminar el correo enviado, se puede hacer únicamente si se cumple con las siguientes condiciones:

Que el mensaje haya sido enviado desde una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server.

Que el destinatario haya abierto una sesión y esta utilizando Microsoft Outlook.

Que el destinatario no haya leído el mensaje ni lo haya movido de la bandeja de entrada.

Si las condiciones anteriores se cumplen, se podrá recuperar el correo mediante los siguientes pasos:

En el panel de carpetas dar clic sobre Elementos Enviados.

Abrir el mensaje que se desee recuperar o reemplazar.

Del menú Acciones seleccionar la opción Recuperar este mensaje.

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Para eliminar definitivamente el mensaje dar clic sobre la opción Eliminar las copias no leídas de este mensaje.

Para modificar el mensaje pulse la opción Eliminar las copias no leídas y reemplazar con un nuevo mensaje.

Para saber si tuvo éxito la recuperación o sustitución del mensaje en cada uno de los destinatarios, seleccionar la opción Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario.

Pulsar el botón Aceptar y finalmente redactar y enviar el nuevo mensaje.

1.4 PERSONALIZAR EL ASPECTO DE LOS MENSAJES DE CORREO ELECTRÓNICO

La configuración del aspecto que tendrán los mensajes creados con Microsoft Outlook, se puede realizar desde la ficha Formato de Correo desplegada al seleccionar el submenú Opciones del menú Herramientas.

1.4.1. OPCIONES DE FORMATO DE MENSAJES

Permite seleccionar el editor y el formato en el que se redactarán los mensajes de correo saliente.

Cuadro de lista Redactar en este

formato: Permite especificar el formato para redactar mensajes en Microsoft Outlook. Se puede seleccionar entre HTML, Texto enriquecido y Texto sin formato.

Usar Microsoft Word para modificar mensajes de correo electrónico: Permite especificar si se ha seleccionado Microsoft Word como editor de correo electrónico predeterminado. Esta casilla se debe desactivar si se desea que Microsoft Outlook sea el editor de mensajes de correo electrónico.

Usar Microsoft Word para leer mensajes de correo de texto enriquecido: Permite seleccionar Word para ver mensajes de texto enriquecido. Se debe desactivar esta casilla si se desea utilizar Microsoft Outlook para ver mensajes de texto enriquecido.

Formato Internet: Permite especificar las opciones para los mensajes de HTML, texto enriquecido de Microsoft Outlook y texto sin formato.

Opciones internacionales: Permite especificar si se desea utilizar el idioma Inglés en los encabezados de los mensajes. Adicionalmente se permite seleccionar un tipo de codificación para los mensajes salientes y para los mensajes recibidos no marcados.

1.4.2. OPCIONES DE DISEÑO DE FONDO Y FUENTES

Utilizar este diseño de fondo de forma predeterminada: Especificar el diseño de fondo o plantilla que desea utilizar como base para los mensajes.

Fuentes: Permite seleccionar la fuente para el diseño de fondo y para redactar un nuevo mensaje, responder y reenviar.

Selector de diseño de fondo: Crea o modifica el diseño de fondo o las plantillas que se pueden utilizar para cambiar la apariencia de los mensajes.

1.4.3. OPCIONES DE FIRMAS

Seleccione firmas para la cuenta: Permite especificar la cuenta de correo electrónico a la que se desea asociar una firma específica.

Firma para mensajes nuevos: Permite especificar la firma que se va a utilizar para los mensajes salientes. Se puede cambiar la firma cuando esté redactando el mensaje.

Firma para respuestas o reenvíos: Permite especificar si desea incluir la firma al responder o reenviar un mensaje.

Firmas: Crea firmas para utilizarlas en los mensajes salientes.

1.5 CONFIGURAR LAS OPCIONES DE ENVÍO

Para configurar las opciones de envío de un mensaje se deben seguir los siguientes pasos:

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Crear un nuevo correo.

En la barra de tareas de correo electrónico dar clic en el botón Opciones.

En el cuadro de dialogo Opciones de mensaje seleccionar la configuración deseada.

Configuración de mensaje: Permite seleccionar la importancia (normal, media o alta) y el carácter del mensaje (normal, personal, privado o confidencial).

Opciones de votación y seguimiento: Permite las opciones de Botones de voto (se debe tener una cuenta de correo electrónico de Microsoft Exchange Server) y solicitar información de entrega y recibido.

Opciones de entrega:

Enviar las repuestas a: Permite especificar la cuenta en la que se desea recibir la respuesta del mensaje.

Guardar el mensaje enviado en: Indica la carpeta en la que se guardará el mensaje una vez se haya enviado.

No entregar antes de: Esta opción permite guardar el mensaje en la carpeta de salida y enviarlo en o después de la fecha especificada.

Caduca después del: Con esta opción se indica el tiempo de vigencia del mensaje (hasta cuando puede ser enviado).

1.6 ENVIAR UN MENSAJE CON SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN

Para recibir respuesta automática de entrega y lectura de un mensaje, en el cuadro de dialogo Opciones de mensaje se deben activar las casillas Solicitar confirmación de entrega para este mensaje y Solicitar confirmación de lectura para este mensaje.

Para recibir una Confirmación de entrega y lectura de todos los mensajes que se envíen, se debe seleccionar Opciones del menú Herramientas y dar clic en Opciones de correo y en seguida en Opciones de seguimiento. En la opción Para todos mensajes que envíe solicitar, se deben activar las opciones de Confirmación de lectura y Confirmación de entrega o si se requiere activar solo una de ellas, de acuerdo a lo que se desee recibir.

Para configurar la forma en que se debe responder a solicitudes de confirmación de lectura se debe seleccionar una de las opciones del cuadro de dialogo Opciones de seguimiento. Se dispone de las siguientes opciones:

Enviar siempre una respuesta.

No enviar nunca una respuesta.

Preguntar antes de enviar una respuesta: En este caso aparece un cuadro de dialogo en el que se pregunta si se desea enviar confirmación de entrega.

2. LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

Una lista de distribución personal es un conjunto de contactos. Estas se utilizan para distribuir mensajes, solicitud de tareas, convocar a reuniones y otras tareas que se requieran en grupos. Los contactos se pueden agregar y eliminar fácilmente, se puede enviar a otros e imprimir. Un mensaje que se envíe a una lista de distribución se remite a todos los destinatarios incluidos en la misma. Los destinatarios ven su nombre y el de los demás destinatarios en la línea Para: del mensaje, en lugar de ver el nombre de la lista de distribución.

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Las listas de distribución se identifican con y de forma predeterminada, se almacenan en la carpeta Contactos. Si utiliza el servidor de Microsoft Exchange, la lista global de direcciones podrá contener listas de distribución globales, disponibles para todos los que usen dicha red. Las listas de distribución personales creadas en la carpeta Contactos sólo estarán disponibles para usted, se pueden compartir copiándolas y enviándolas a otras personas. Existen básicamente dos formas de crear Listas de Distribución: Utilizando nombres de la libreta de direcciones y copiando nombres de un mensaje de correo electrónico.

2.1 CREAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN UTILIZANDO NOMBRES DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES

En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.

En el cuadro Nombre, escriba un nombre, para la lista de distribución. Haga clic en Seleccionar integrantes. En la lista Mostrar los nombres que figuran en:, haga clic en las libretas de direcciones que contienen las direcciones de correo electrónico que desea incluir en la lista de distribución.

En el cuadro escriba el nombre o seleccione en la lista, el contacto que desee incluir, repita esta operación para cada persona que desee agregar a la lista de distribución y haga clic en Aceptar. Si desea agregar una descripción mayor de la lista de distribución, haga clic en la ficha Notas y escriba el texto.

2.2 CREAR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIANDO NOMBRES DE UN MENSAJE DE CORREO ELECTRÓNICO

Seleccione los nombres que desee copiar en los campos Para o CC del mensaje de correo electrónico correspondiente.

En el menú Edición, haga clic en Copiar.

En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Lista de distribución.

En el campo Nombre, escriba un nombre para la lista de distribución.

Haga clic en Seleccionar miembros.

En la lista Agregar a la lista de distribución, haga clic con el botón secundario del ratón y después, haga clic en Pegar del menú contextual.

2.3 AGREGAR O ELIMINAR UN NOMBRE DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Para añadir un contacto, utilice uno de estos procedimientos:

1. Para agregar una dirección de una libreta de direcciones o una carpeta de contactos haga clic en Seleccionar miembros.

2. Para agregar una dirección que no está en una carpeta de contactos o libreta de direcciones, haga clic en Agregar nuevo.

Para eliminar un nombre de una lista de distribución existente realice el siguiente procedimiento:

En la carpeta Contactos, abra la lista de distribución.

Haga clic en el nombre que desea eliminar y a continuación, haga clic en Quitar.

2.4 MOSTRAR LOS NOMBRES DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

Para verificar los nombres de los contactos que hacen parte de una lista de distribución, realice este procedimiento:

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1. En un mensaje nuevo, haga clic en Para. 2. En la lista Mostrar los nombres que

figuran en, haga clic en la libreta de direcciones que contiene la lista de distribución acerca de la cual desea información.

3. En el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba el nombre de la lista de distribución, o haga clic en el nombre que desee.

4. Haga clic en Avanzadas y, después, en Propiedades.

También puede hacer clic en el signo más (+) que aparece junto al nombre de la lista de distribución del cuadro Para: para ver rápidamente los miembros de la lista.

2.5 IMPRIMIR UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN.

Para imprimir una Lista de Distribución, se pueden realizar los siguientes procedimientos: 1. Para imprimir el nombre y la dirección de

correo electrónico haga clic en la carpeta Contactos, a continuación haga clic con botón alterno sobre la lista de distribución que desea imprimir y en menú contextual seleccione Imprimir.

2. Para Imprimir una Lista de Distribución seleccionando la información o aplicando un filtro, haga clic en la carpeta Contactos, a continuación seleccione la Vista que contiene la información que quiere imprimir. Posteriormente en el menú Archivo, haga clic en Imprimir.

3. En el cuadro Estilo de impresión, haga clic en el estilo que desee utilizar. (un estilo de impresión: es una combinación de configuración de página y papel que

determina la forma en que se imprimen los elementos. Outlook ofrece estilos de impresión integrados y le permite crear los suyos propios).

4. Para imprimir un subconjunto de los contactos en el menú Ver, elija Organizar por, después Vista actual y, a continuación, haga clic en Personalizar la vista actual. Haga clic en Filtro y utilice las opciones para ver únicamente los que desea imprimir.

2.6 ENVIAR UN MENSAJE O UNA CONVOCATORIA DE REUNIÓN A PARTIR DE UNA LISTA DE DISTRIBUCIÓN

Puede enviar un mensaje o una convocatoria a una reunión a toda o parte de una lista de distribución, haciendo clic en el signo más (+) que aparece junto al nombre de la lista de distribución para ver los miembros de la lista y, después, eliminar los nombres que no desee. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir. Para enviar un mensaje a una lista de distribución o parte de ella, realice el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo, elija Nuevo y, a continuación, haga clic en Mensaje. 2. Haga clic en Para y, en el cuadro Escriba el nombre o selecciónelo en la lista, escriba la lista de distribución que contiene las personas a las que desea enviar el mensaje. 3. Haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en el signo más (+) junto al nombre de la lista de distribución para mostrar los miembros de la lista y, a continuación, elimine los nombres de las personas a las que no desee enviar el mensaje. Después de expandir una lista de distribución, su nombre es reemplazado por los nombres de todos los miembros de la misma. No podrá contraer dichos nombres y volver a mostrar el nombre de la lista de distribución.

3. MANEJO DE CITAS Y REUNIONES

Una cita es una actividad en la cual no se necesita invitar a otras personas ni reservar recursos, mientras que por el contrario en la reunión es una

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cita a la que se invitan a otras personas y se requieren recursos. Las citas dentro del calendario se pueden ver por día, semana o mes. Además se pueden programar citas periódicas. A una reunión ya programada se puede invitar a otras personas o volverla a programar. La respuesta a la convocatoria de una reunión, aparecen en la bandeja de entrada.

3.1 EMPLEO DEL CORREO ELECTRONICO PARA PLANIFICAR UNA REUNION

A través del correo electrónico se pueden planear las reuniones, así:

1. En Acciones del menú Calendario, seleccione la opción Nueva convocatoria de reunión, mostrando la siguiente ventana:

2. Haga clic en el botón Para, seleccione la Lista de distribución o contactos a los que desea citar a reunión.

3. En la línea Asunto, el motivo de la reunión. 4. Ubicación es el sitio donde se desarrollará la

reunión. 5. Seleccione la fecha y las horas de comienzo y

finalización. 6. Seleccione las opciones adicionales. 7. De clic en el botón Enviar.

3.2 RESPONDER A CONVOCATORIAS DE REUNION

Haga clic en Calendario. Allí aparecerá la nueva convocatoria a la reunión. Seleccione con el botón contrario del mouse y de clic, aparece un menú contextual, donde selecciona la opción responder.

En la nueva ventana que contiene la dirección de correo electrónico de la convocatoria a reunión, escriba su mensaje y luego envíelo.

3.3 MODIFICAR LA INFORMACIÓN DE LA REUNIÓN DESPUÉS DE ENVIAR LA INVITACIÓN

Para modificar la información de una reunión después de enviar la invitación, realice el siguiente procedimiento:

1. Activar el Calendario. Identificar la reunión que se desea modificar.

2. Empleando el menú contextual, abra la reunión.

3. Hacer los cambios.

4. Luego seleccione el botón enviar actualización.

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3.4 IMPRIMIR UNA LISTA DE ASISTENTES A UNA CONVOCATORIA DE REUNION

Para imprimir la lista de asistentes a una convocatoria de reunión, realice el siguiente procedimiento: 1. En Calendario abra y busque la convocatoria

a la reunión. 2. Active el menú contextual y abra la reunión. 3. Seleccione la ficha de Programación.

4. En el menú Edición haga clic en Seleccionar

todo y a continuación la opción Copiar. 5. Abra un procesador de texto (Word) y pegue

la lista. Desde aquí puede organizar y enviar la impresión de la lista de asistentes.

3.5 PROGRAMAR UNA CITA O REUNION

Para programar una cita o reunión seleccione Calendario y luego: 1. En el menú Archivo seleccione Nuevo y

luego Cita. 2. En la línea Asunto, escriba el motivo de la

cita. 3. En la línea Ubicación, el lugar de la cita. 4. Escriba la hora de inicio y finalización. 5. Seleccione las opciones adicionales. 6. En el botón Contacto seleccione la persona

que se convoca a la cita. 7. Seleccione el botón Guardar y Cerrar

3.6 ESTABLECER UNA CITA O REUNION COMO PRIVADA

Puede enviar un mensaje o una convocatoria a una reunión, a toda o parte de una lista de distribución, haciendo clic en el signo más (+) que aparece junto al nombre de la lista de distribución para ver los miembros de la lista y, después, eliminar los nombres que no desee. Las listas de distribución del campo Correo electrónico de un contacto no se pueden expandir. Para enviar un mensaje a una lista de distribución o parte de ella, realice el siguiente procedimiento: 1. En el menú Archivo seleccione Nuevo y luego

Cita. 2. Escriba el asunto de la reunión. 3. Escriba la ubicación. 4. Indique la hora de inicio y la de finalización. 5. En la casilla de verificación en la esquina inferior

derecha de la ventana de cita seleccione Privado.

6. Seleccione el botón Guardar y Cerrar.

3.7 CONVERTIR UNA CITA EN UNA REUNION

Para convertir una cita en una reunión realice el siguiente procedimiento: 1. Busque la cita y ábrala. 2. Seleccione con clic el botón Invitar a los

asistentes. 3. Escriba algunos nombres en la línea Para. 4. Escriba la ubicación del salón en Ubicación si no

lo ha realizado aún. 5. Añadir otras opciones si desea. 6. Hacer clic en Enviar.

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3.8 ADJUNTAR DOCUMENTOS A UNA CITA

Si necesita adjuntar uno o varios documentos a una cita realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione o cree la cita. 2. Escriba las opciones de la cita. 3. En el menú Insertar seleccione la opción

Archivo. 4. Elija el archivo que desea adjuntar. 5. De clic en el botón Guardar y cerrar.

3.9 INTRODUCIR UNA CITA PERIODICA EN EL CALENDARIO

Para introducir una cita en el calendario realice el siguiente procedimiento: 1. Seleccione Calendario. 2. Ubique el día mes y hora de la cita. 3. Cree una nueva cita. 4. Complete los datos pertinentes a la cita. 5. De clic en el botón Periodicidad. 6. Seleccione la frecuencia. 7. Indique los intervalos de repetición.

3.10 CONFIGURACIÓN DE AVISOS DE ALERTA

Para crear un aviso de alerta a una cita predeterminada, se activa la hora del aviso y nos prepare la cita con la anticipación que deseamos, así: 1. Seleccione la cita. 2. Abra la cita. 3. En el cuadro de Tiempo seleccione la

anticipación con la que desea se le avise. 4. De clic en el botón Guardar y Cerrar.

3.11 DEFINIR COLORES PARA LAS CITAS Y REUNIONES EN EL CALENDARIO

Para asignar colores a las citas y reuniones, realice el siguiente procedimiento dentro del calendario: 1. Active el menú contextual sobre la cita o

reunión. 2. Seleccione la opción Etiqueta. 3. De la lista colores, seleccione el color según el

motivo de la cita o reunión, así:

4. Para modificar el texto de las etiquetas de clic en Editar etiquetas…

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4. MANEJO DE EVENTOS Y TAREAS

Un evento es una actividad que puede durar uno o varios días, por ejemplo una feria, unas olimpiadas. También existen eventos que se realizan cada año como por ejemplo un cumpleaños o un aniversario. Los eventos no ocupan espacio dentro del calendario, solo aparecen como títulos. La tarea es un deber relacionado con el trabajo a la que se le va a realizar un seguimiento hasta su finalización. Una tarea puede realizarse una o varias veces como es el caso de las tareas periódicas que se realizan con intervalos regulares o en fechas especificas.

4.1 CREAR UN EVENTO

Para crear un evento que dure todo el día realice el siguiente procedimiento:

1. En Acciones del menú Calendario, seleccione la opción Nuevo evento todo el día, mostrando la siguiente ventana:

2. En la línea Asunto escriba una breve descripción.

3. En la línea ubicación, el sitio donde se desarrollará el evento.

4. Si el evento dura varios días especifique las fechas de realización en Comienzo y Finalización.

5. Para que el evento se repita de clic en el botón Periodicidad y realice los cambios.

6. Haga clic en Guardar y Cerrar.

4.2 CONVERTIR UN EVENTO EN UNA CITA

Para convertir un evento en una cita, ingrese a calendario y allí realice el siguiente procedimiento:

1. Abra el evento haciendo doble clic sobre él.

2. Desactive la casilla de verificación Todo el día.

3. Seleccione la hora de inicio y finalización de la cita.

4. De clic en Guardar y cerrar.

En el calendario aparecerá la cita bloqueando las horas seleccionadas.

4.3 CAMBIAR UN EVENTO

Para modificar las características de un evento, realice el siguiente procedimiento:

5. Activar el Calendario. Identificar el evento que desea modificar.

6. Dar doble clic sobre el evento, para abrirlo.

7. Modificar las opciones que sean necesarias ajustar.

8. Dar clic en el botón Guardar y cerrar.

4.4 INICIAR UNA LISTA DE TAREAS

Puede crear tareas propias o puede crear tareas para ser asignadas a otras personas. Para crear una tarea, realice el siguiente procedimiento: 1. Del menú Archivo seleccione la opción Nuevo y

allí Tarea. O de la lista desplegable del botón Nuevo seleccione Tarea, mostrando la siguiente ventana:

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2. En la línea Asunto, escriba el nombre de la

tarea. 3. Complete la información según sea el caso de

la tarea, en las ficha Tarea y Detalles. 4. Haga clic en el botón Periodicidad si desea

que la tarea se repita. 5. Para asignar tarea a otros haga clic en el

botón Asignar tarea.

4.5 MODIFICACION DE TAREAS Es común que se realicen algunos cambios a las tareas como es el caso de modificar la tarea para que sea periódica, convertir una tarea en privada, registrar horas en una tarea, etc. Para realizar estos cambios realice el siguiente procedimiento: 8. Haga doble clic sobre la tarea para abrirla. 9. Realice los cambios necesarios en las fichas

Tarea o Detalles según sea el caso. 10. Haga doble clic en el botón Guardar y

Cerrar. Para modificar el estado de una tarea despliegue el cuadro de lista de la opción estado y seleccione el nuevo estado de la tarea

4.6 ASIGNACIÓN Y ENVIO DE TAREAS A OTROS

Para asignar tareas a otras personas, en el cuadro de diálogo Tarea haga clic en el botón Asignar tareas.

Activando el botón Para.

Haga clic en el botón Para seleccione la(s) personas a las cuales se les va a asignar la tarea, quedando como propietario de la tarea la(s) personas asignadas. El propietario es el único que puede realizarle cambios a la tarea. Finalmente de clic en el botón Enviar. Cuando la persona asignada a la tarea ahora propietario finaliza la tarea, Outlook automáticamente envía un informe de estado a la persona que asignó dicha tarea. Es posible enviar un comentario acerca de una tarea asignada, para ello: 1. Abra la tarea asignada a la cual desea enviar un

comentario. 2. En el menú Acciones seleccione Responder o

Responder a todos según sea el caso. 3. Escriba el comentario en el cuerpo del mensaje. 4. Haga clic en enviar.

4.7 ORGANIZACIÓN DE UNA LISTA DE TAREAS

Para organizar una lista de tareas, en el menú Ver seleccione la opción Organizar y luego Vista actual, mostrando las siguientes opciones:

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En la anterior lista encontrará opciones para ver las tareas de manera sencilla (con asunto y vencimiento), en Lista detallada (con asunto, estado, vencimiento, porcentaje completado y categoría), clasificar por categoría, ordenar por fecha, por tareas activas, según la asignación a usuarios, etc. 5. ORGANIZACIÓN DE ELEMENTOS

5.1 VER ELEMENTOS VINCULADOS A UN CONTACTO

Para revisar los diferentes elementos (mensajes de correo electrónico, citas, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y/o documentos) que pueden estar vinculados a un contacto, se debe Abrir el mismo, accediendo inicialmente por el botón de Contactos (ubicado en la parte inferior del Panel de Exploración). Una vez abierto el Contacto respectivo, se hace clic en la ficha Actividades. Por último, en la lista Mostrar, se hace clic en el tipo de elemento que se desee ver.

5.2 VINCULAR UN CONTACTO A UN ELEMENTO

Para vincular un contacto a un elemento (cita, mensaje de correo electrónico, entrada del diario y/o tarea) se deben seguir los siguientes pasos:

Abrir el elemento para el que desea vincular uno o más contactos.

En el cuadro Contactos, escribir los nombres de los contactos, o seleccionar los contactos de la lista accediendo por el botón Contactos.

Para vincular un contacto a un mensaje de correo electrónico se debe proceder de la siguiente forma: Situarse en la Bandeja de Entrada del correo, seleccionar con botón derecho del Mouse sobre el mensaje al que se desea vincular uno o más contactos. Posteriormente asignar el/los contacto(s) deseado(s).

5.3 AGRUPAR LOS MENSAJES MEDIANTE CARPETAS DE BÚSQUEDA

Las Carpetas de búsqueda localizan los mensajes que se requiera, basándose en su contenido o cualquier otro atributo importante (como el remitente o si desea realizar un seguimiento). Con un mínimo de conocimientos, las carpetas de búsqueda pueden ser una forma rápida y práctica de ver grupos de mensajes de correo electrónico basándose en su contenido y no en su ubicación.

Si bien parecen similares, las carpetas de búsqueda son distintas de las carpetas convencionales. Las carpetas de búsqueda combinan la eficacia de las búsquedas con la comodidad de las carpetas.

Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales. Muestran los mensajes tal y como aparecen en las carpetas, pero en realidad los mensajes no existen en las carpetas de búsqueda. Las carpetas de búsqueda sirven sólo como informes de los resultados de búsqueda. Es decir, dado que las carpetas de búsqueda son virtuales, permiten a los usuarios ver los mensajes que desean ver, sin modificar su sistema de organización de archivos (u obligarles a crear uno).

Microsoft Outlook determina el contenido de una carpeta de búsqueda basándose en si un mensaje cumple determinadas condiciones (por ejemplo, si aún no se ha leído el mensaje, éste se muestra automáticamente en la carpeta de búsqueda Mensajes no leídos). Dichas condiciones son los criterios de la carpeta de búsqueda (las características de un mensaje que hacen que éste se muestre en la carpeta de búsqueda).

Tras crear una carpeta de búsqueda, los nuevos mensajes aparecerán automáticamente en ella si cumplen los criterios de la carpeta. Esto significa que, una vez creada, la carpeta siempre se actualiza automáticamente.

Hay dos formas de configurar una carpeta de búsqueda:

Desde el menú Archivo: Si se configura la carpeta de búsqueda desde el menú Archivo, se puede

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elegir entre varias carpetas de búsqueda predefinidas. Éste es el método más fácil para crear carpetas de búsqueda, ya que Microsoft Outlook pide al usuario los criterios y, a continuación, crea la carpeta de búsqueda basándose en dichos criterios.

Desde la barra Buscar: Cuando se crea una carpeta de búsqueda desde la barra Buscar, se deben especificar los criterios de búsqueda y, a continuación, hacer clic en Buscar ahora para buscar los mensajes. Cuando Outlook termina la búsqueda, se pueden guardar los criterios de búsqueda como una carpeta de búsqueda.

También se puede crear una carpeta de búsqueda desde el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada haciendo clic en Guardar búsqueda como una carpeta de búsqueda del menú Archivo de dicho cuadro de diálogo.

5.4 ORGANIZAR ELEMENTOS UTILIZANDO CARPETAS

Para ver la lista de carpetas se debe seleccionar Lista de carpetas del menú Ir. Para ver las subcarpetas, se debe hacer clic en el signo más (+) situado junto a la carpeta.

Se pueden organizar diversos elementos de acuerdo al tipo de contenido del mismo (calendario, contacto, correo y elementos para exponer, diario, nota y tarea) creando nuevas carpetas. Para ello se debe seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo, y posteriormente la opción Carpeta… (O pulsar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+E).

Antes de crear la nueva carpeta se debe especificar la ubicación de la misma, así como el tipo de contenido de la misma.

Posteriormente, se podrá utilizar la nueva carpeta para reubicar o copiar elementos existentes en otras carpetas o ubicaciones.

5.5 AGRUPAR O DESAGRUPAR ELEMENTOS Microsoft Outlook puede agrupar automáticamente los elementos como parte de la organización estándar, o los puede agrupar manualmente.

5.5.1 AGRUPAR O DESAGRUPAR ELEMENTOS AUTOMÁTICAMENTE

Para agregar o quitar grupos de una organización se debe seleccionar Organizar por, del menú Ver y, a continuación, hacer clic en Mostrar en grupos.

5.5.2 AGRUPAR O DESAGRUPAR ELEMENTOS MANUALMENTE

Agrupar elementos

Del menú Ver, elegir Organizar por y, a continuación, hacer clic en Personalizar.

Hacer clic en Agrupar por.

Desactivar la casilla de verificación Agrupar automáticamente según su disposición.

En el cuadro Agrupar elementos por, hacer clic en un campo por el cual agrupar los elementos.

Si el campo que desea seleccionar no está en el cuadro Agrupar elementos por, se debe hacer clic en un conjunto de campos diferente en el cuadro Seleccionar campos disponibles en.

Hacer clic en Ascendente o en Descendente para elegir el orden de los títulos de grupo.

Para mostrar el campo por el cual desea agrupar los elementos, activar la casilla de verificación Mostrar el campo en la vista.

Para agrupar por subgrupos, hacer clic en un campo en el cuadro Luego por.

En la lista Opciones predeterminadas de expandir o contraer, hacer clic en la opción predeterminada que indique la forma en que desea que se muestren los grupos en la vista.

Después de cerrar el cuadro de diálogo se pueden mostrar u ocultar los elementos de un grupo haciendo clic en Expandir o Contraer.

Desagrupar elementos

En el menú Ver, elegir Organizar por y, a continuación, hacer clic en Personalizar.

Hacer clic en Agrupar por.

En el cuadro Agrupar elementos por, hacer clic en (ninguno).

5.6 GUARDAR UN ELEMENTO COMO UN ARCHIVO

Para guardar un elemento como un archivo seleccionado, ya sea desde el calendario, del correo (bandeja de entrada) o de los contactos se debe seleccionar del menú Archivo, la opción Guardar como.

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Del cuadro de diálogo que se despliega se puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones según se requiera

5.7 GUARDAR UNA CITA EN FORMATO iCALENDAR O vCALENDAR

Guardar una cita con formato iCalendar es muy sencillo: lo primero que se debe hacer es seleccionar dentro del calendario la cita que desee guardar y elegir la opción Guardar como del menú Archivo. Una vez seleccionada la carpeta donde se va a guardar, se puede asignar un nombre a la cita y escoger desde la opción Guardar como tipo la opción Formato iCalendar (*.ics).

Para guardar la cita con formato vCalendar se procede de igual forma pero en la opción Guardar como tipo se debe elegir la opción Formato vCalendar (*.vcs).

Estos formatos permiten ver y trabajar de diferentes maneras y desde diferentes programas las citas.

5.8 GUARDAR UN ARCHIVO ADJUNTO EN LA CARPETA CONTACTOS

Para guardar un archivo adjunto en la carpeta Contactos se debe abrir el mensaje que se ha recibido y hacer doble clic en los datos adjuntos para abrirlos. Desde el menú Archivo seleccionar la opción Mover a una carpeta y entonces aparece la ventana Mover el elemento a.

Al pulsar el botón Aceptar, aparece la ventana Equipo de Microsoft Outlook Express – Contacto, la cual permite guardar los datos del contacto y se debe pulsar la opción Guardar y Cerrar.

5.9 GUARDAR UN CALENDARIO PERSONAL COMO PAGINA WEB

Para guardar el calendario personal (un día o varios días) como página Web se deben seguir los siguientes pasos:

Seleccionar Calendario y desde allí, el día o los días que quieren guardar como página Web. Desde el menú Archivo se debe elegir la opción Guardar como pagina Web. En la ventana que aparece se deben incluir los siguientes datos: Carpeta en la cual se va a guardar, Titulo del calendario y Nombre del archivo. Después se debe pulsar el botón Guardar.

5.10 GUARDAR DATOS ADJUNTOS DESDE UN ELEMENTO

Después de abrir el elemento que contiene el dato adjunto que se desea guardar se debe seleccionar desde el menú contextual la opción de Archivo adjunto y enseguida pulsar Guardar como. En el cuadro de diálogo Guardar datos adjuntos, se puede elegir una ubicación para la carpeta y por último, en el cuadro Nombre de archivo se puede escribir un nuevo nombre para el mismo y pulsar el botón Guardar.

Si se desea guardar un dato adjunto sin abrirlo se debe seleccionar el elemento que contiene los datos adjuntos y del menú Archivo elegir la opción Guardar datos adjuntos. Desde allí se puede hacer clic sobre los datos adjuntos que se quieran guardar.