ADMINISTRACION V

FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

PRIMERA PARTE: CONCEPTOS BASICOS SOBRE PROYECTOS 1.1. LA PLANIFICACION Y LOS PROYECTOS El proyecto en la lógica de la planificación Planificar es introducir organización y racionalidad en la acción para el logro de determinadas metas y objetivos. El proceso de toma de decisiones en política social, como en cualquier otra área, comienza con la adopción de los postulados más generales que luego se desagregan y precisan en planos de mayor concreción. Así la política social global prioriza sectores y establece el tipo de integración que ellos mantendrán entre sí, en el marco del contexto teórico, histórico y espacial determinado. Cuando esta priorización se plasma en un modelo que relaciona medios y fines, concatenándolos temporalmente, se obtienen planes. Si se articulan todos los sectores sociales, el resultado es un plan social global; si se centran en un sector se trataría de un plan sectorial. Las políticas sectoriales, a su vez, no pueden enfrentar al mismo tiempo y con la intensidad requerida todas las áreas problemáticas, ya que esto excede la capacidad de acción de cualquier gobierno. Por ello, es necesario seleccionar problemas de acuerdo al sistema de valores aceptado, estableciendo áreas de concentración para cuya atención se elaborarán programas. Los grandes objetivos de la política se transforman así en objetivos desagregados. Posteriormente, esos programas derivarán en proyectos, las unidades menores de la implementación. Por lo tanto, Un Plan es la suma de programas que quieren alcanzar objetivos comunes. Ordena los objetivos centrales en términos intersectoriales o sectoriales, en función de la estrategia de desarrollo. El plan contiene los objetivos generales y se desagrega en objetivos específicos, que van a constituir a su vez los objetivos generales de los programas. Determina el modelo de asignación de recursos resultantes de los parámetros políticos previamente definidos. El plan escalona las acciones programáticas en una secuencia temporal acorde a la racionalidad técnica de las mismas y las prioridades de atención. Los responsables de su formulación son las Oficinas de Planificación que pertenecen al sector público. El plan incluye la estrategia, esto es, los medios estructurales y administrativos, así como las formas de negociación, coordinación y dirección. Su lapso de vigencia puede variar entre uno y veinte años. Un Programa se constituye por un conjunto de proyectos que persiguen los mismos objetivos. Establece las prioridades de la intervención, identificando y ordenando los proyectos, definiendo el marco institucional y asignando los recursos que se van a utilizar. Las organizaciones agente son predominantemente públicas, pero existen también instituciones privadas que operan dentro de los lineamientos trazados por los órganos competentes de planificación. El horizonte temporal en el que se inscriben los programas es de uno a cinco años. Un proyecto es una empresa planificada consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos específicos dentro de los limites de un presupuesto y un período de tiempo dados. Es por lo tanto la unidad más operativa dentro del proceso de planificación y constituye el eslabón final de dicho proceso.

Está orientado a la producción de determinados bienes o a prestar servicios específicos. Las organizaciones agente que tienen a su cargo la formulación y ejecución pertenecen tanto al sector público como privado, y desarrollan actividades en el área problema que intenta solucionar el proyecto. Su lapso de implementación normalmente es de uno a tres años. La Planificación estratégica Es un proceso sistemático de toma de decisiones estratégicas que afectan a la organización como un todo durante un período largo plazo. La estrategia es un método de pensamiento que en situaciones de incertidumbre y conflicto permite clasificar y jerarquizar los acontecimientos, para luego escoger los medios más eficaces para lograr los fines. Es una racionalización especulativa y simple porque se basa en información poco estructurada de situaciones que son inciertas, poco conocidas y discutidas. El pensamiento estratégico es, si se quiere, una filosofía de dirección que lleva a analizar situaciones futuras previsibles, tratando de extraer de ellas sus elementos esenciales como medio de reducir su complejidad. En base a esos modelos la dirección adopta las decisiones que entiende llevarán al logro de los objetivos de la organización y las somete al control de la realidad fáctica. La dirección es un proceso continuo y no interrumpible de adopción de decisiones, que se articula en tres etapas básicas: planeamiento estratégico, ejecución y control. Partiendo de la situación interna de la organización y con información sobre los escenarios futuros que pueden caracterizar el entorno, la dirección determina los objetivos, las políticas y la batería de acciones estratégicas, preparando los planes que anticipen los cursos deseados de acción. Para ejecutar los programas la dirección se vale de la organización transfiriendo autoridad y motivando a los agentes para que lleven a cabo la implementación en forma voluntaria. Finalmente, con la información del trabajo realizado y de los resultados alcanzados, se lleva a cabo el control de gestión. Esta función asegura la continuidad del proceso pues la comparación entre las previsiones y la realidad determina un nuevo análisis de la situación y el reinicio del ciclo de operaciones. Formulación de planes estratégicos • Establecimiento de objetivos Los objetivos son estados que la organización desea alcanzar dentro de un determinado período de tiempo, pero siempre en el largo plazo. Deben formularse d modo claro y comprensible para que puedan ser entendidos por todos, primer requisito para lograr la adhesión de quienes tienen responsabilidad en su obtención. Deben ser exigentes en el sentido que obliguen a hacer mejor uso de los recursos de la organización pero, al mismo tiempo, deben ser alcanzables para evitar las frustraciones que derivan de la lucha por lo imposible. Para cumplir con estas condiciones, la tarea de fijar objetivos requiere de la dirección la más amplia información sobre el entorno y la variación previsible y el más completo conocimiento de la evolución histórica y situación presente de la institución en todas sus áreas. Sólo contando con un buen diagnóstico en el punto de partida podrá la dirección establecer objetivos viables. Se les debe cuantificar para que sean medibles por procedimientos no subjetivos y para que sirvan como elementos de comparación en la evaluación del desempeño de los dirigentes. En la medida que se extiende el periodo de planeamiento, la definición de los objetivos se torna menos exacta. El alto grado de incertidumbre que envuelve alas organizaciones hace perder el sentido de trabajar con valores muy precisos. Por eso los horizontes de planeación se han estrechado y lapsos de tres años ya son considerados de largo alcance. Los objetivos pueden ser generales, en el sentido que cubren a toda la organización, o parciales cuando se refieren a algún subsistema en particular; en todo caso debe asegurarse la coherencia entre ellos de modo que el cumplimiento de los objetivos específicos asegure la obtención de los propósitos globales.

• Definición de políticas Se pueden entender las políticas como guías para la acción; constituyen los andariveles que marcan los senderos de los cuales se desarrolla la gestión de la institución. Deben tomar en cuenta los objetivos propuestos y servir de marco para la acción con mira a su logro; por esa misma razón las políticas son relativamente estables. Al igual que los objetivos, pueden ser de alcance general o parcial y también para su aplicación es necesario asegurar su difusión a todos los niveles de la organización. • Selección de planes estratégicos Con la participación de todos los subsistemas se deben analizar las diversas alternativas de acción, hasta seleccionar un conjunto de planes estratégicos destinados a orientar la gestión de la institución como un todo y de cada uno de sus componentes operativos. Las propuestas elegidas pueden contener recomendaciones respecto a estrategias de precios, líneas de productos y canales de distribución, reducción de costos de producción, desarrollo de nuevos productos, apertura de mercados no explotados, inversiones en bienes de uso etc. en todos los casos corresponde informar sobre los medios requeridos para el cumplimiento de los planes estratégicos y las consecuencias cuanti y cualitativas que pueden derivarse de su cumplimiento. La ejecución de proyectos La primer tarea consiste en identificar para cada estrategia delineada las metas de corto plazo, las actividades conducentes a su logro, los responsables de su ejecución, los recursos humanos y materiales requeridos para implementar dichas tareas y la expresión financiera de todos esos componentes.

El Proceso de Dirección

PLANEAMIENTO EJECUCION CONTROL Planeamiento Estratégico Diseñar planes Controlar Establecer Definir Seleccionar y programas Ejecutar la Objetivos Políticas Estrategias operativos Programas Gestión P r o c e s o d e R e t r o a l i m e n t a c í ó n

A D O P C I Ó N D E D E C I S I O N E S

SISTEMAS DE INFORMACION

FORMULACION DE UNA ESTRATEGIA

FUERZAS Y AMENAZAS Y DEBILIDADES OPORTUNIDADES DEL ENTORNO

FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS DE LA ORGANIZACIÓN ESTRATEGIA A LA ORGANIZACION

VALORES PERSONALES EXPECTATIVAS SOCIALES DE LOS AGENTES A LARGO PLAZO

EL PROCESO DE PLANIFICACION ESTRATEGICA Y SUS FASES

ANALISIS Y DEFINICION PRONOSTICO DE MISIONES DEL ENTORNO OBJETIVOS Y METAS ORGANIZACIÓN ELABORACION IMPLEMENTACION CONTROL DEL DEL PLAN DE LA ESTRATEGICO PROCESO ESTRATEGICO ESTRATEGIA ANALISIS INTERNO FORMULACION Y DETERMINACION DE DEL POSICIONAMIENTO ESTRATEGIAS ANALISIS O DIAGNOSTICO DEFINICION ELABORACION IMPLANTACION CONTROL ESTRATEGICO ESTRATEGICO PLANIFICACION ESTRATEGICA ANALISIS PLANIFICACION CONTROL ESTRATEGICO ESTRATEGICA ESTRATEGICO

LA ESTRATEGIA

1. Constituye un proceso interactivo entre la organización y el entorno. 2. Implica un planteamiento de misiones y objetivos a largo plazo. 3. Debe establecer consecuentemente, las políticas y objetivos a corto plazo o de carácter

operativo, con la consecuente adecuación de medios.

EL PROBLEMA ESTRATEGICO

ENTORNO OPORTUNIDADES POSICIONES INCIERTAS POSICIONES POSITIVAS O O R R G G A A N N I I Z DEBILIDADES FUERZAS Z A A C C I I O O N N POSICIONES NEGATIVAS POSICIONES INCIERTAS AMENAZAS

ENTORNO

ESTRUCTURA DEL ANALISIS ESTRATEGICO DIAGNOSTICO Y EVALUACION

ANALISIS EXTERNO ANALISIS INTERNO

MISION DE LA OPORTUNIDADES Y AMENAZAS FUERZAS Y DEBILIDADES ORGANIZACION

• Socio cultural Fines – Objetivos - Metas • Económico • Tecnológico • Político legal ESTUDIO DE LAS POTENCIALIDADES OBJETIVOS Y METAS EJES ESTRATEGICOS ESTRATEGIAS RESTRICCIONES POSIBLES EJES ESTRATEGICOS CONCRETOS PLANIFICACION ESTRATEGICA

FORMULACION DE LA ESTRATEGIA

Definición de Objetivos (Naturaleza y Prioridades) Horizonte Verificar y Temporal Compatibilizar Restricciones (Revisión) Definición de Objetivos Precisos y Niveles de Realización Lista de Estrategias Elección de la Posibles Estrategia Global Comparación Según Evaluación Criterios Soluciones Alternativas Elaboración de Políticas Programas PROYECTOS

EL PROYECTO Definición académica La Real academia Española: el proyecto proviene del Latín proiectus: • Designio o pensamiento de ejecutar algo • Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de

ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o ingeniería. • Planta y disposición que se prepara para la ejecución de una cosa de importancia,

anotando y extendiendo todas las circunstancias principales que deben ocurrir para su logro.

Características asociadas a la noción de proyecto que se desarrollará. • Quehacer humano, la existencia de actividades científicas, la Importancia relativa de la obra que se estudia y la elaboración de un plan para el logro de determinados objetivos. El concepto académico es algo restrictivo, sólo su vinculación con el planeamiento, con la intención de hacer algo. Solamente una perspectiva de pronóstico, da una visión demasiado intelectual de la actividad de proyectos. Corresponde utilizar una acepción más amplia, que va desde la idea de hacer algo hasta su ejecución. No constituye sólo un campo de la investigación aplicada, sino que tiene una fuerte dosis de ejecutividad. Esta visión más amplia, (el concepto económico de proyectos) planeamiento e implementación, sirviendo de base para el control.