1. SOP_KPU.02_UM-03 Audit Internal

Standar Prosedur Operasional - Umum

Prosedur Audit InternalNo. Dokumen SOP/KPU.02/UM-03

Revisi 00

Tanggal 10 November 2014

Halaman Hal 1 dari 6

LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN

Jabatan Nama Tanda Tangan Tanggal

Pembuat Dokumen :

Wakil Manajemen

Ditinjau & Disetujui :

Kepala Bagian Umum

Kepala Bidang PK

Kepala Bidang PFPC

Kepala Bidang BKLI

Kepala Bidang P2

Kepala Bidang KI

Disahkan oleh :

Kepala Kantor



Revisi 00



CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi Tanggal Perubahan

Pembuat Dokumen Keterangan Perubahan

00 Penerbitan awal dokumen

1. Tujuan



Revisi 00



1.1 Menjelaskan cara merencanakan, melaksanakan dan melaporkan aktifitas Audit Mutu Internal berdasarkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

1.2 Mengukur keefektifan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 terhadap sasaran yang telah ditetapkan.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini digunakan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2008 yang meliputi:

2.1 Pembuatan Program Audit

2.2 Perencanaan Audit

2.3 Pelaksanaan Audit

2.4 Tindak Lanjut Audit

2.5 Pelaporan Hasil Audit

3. Definisi

3.1 Lead Auditor : Koordinator Tim Auditor.

3.2 Auditor : Pegawai yang memiliki kualifikasi melakukan audit.

3.3 Auditee : Organisasi, bidang atau bagian yang akan diaudit.

3.4 Audit : Proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan membandingkannya dengan kriteria yang digunakan.

3.5 Bukti Audit : Rekaman, pernyataan, fakta atau informasi lain yang relevan terhadap kriteria audit yang dapat diverifikasi.

3.6 Kriteria Audit: Kebijakan atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi.

3.7 Temuan Audit : Hasil audit yang dibandingkan terhadap kriteria yang digunakan.

4. Referensi/ Dasar Hukum

5. Prosedur dan Tanggung Jawab

5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab mengelola program audit dan menunjuk seorang Lead Auditor yang terlatih. Lead Auditor memimpin beberapa orang didalam Tim Auditor.



Revisi 00



5.2 Kegiatan Audit harus dilaksanakan oleh personil yang tidak berkepentingan terhadap bagian yang diaudit. Hal ini dapat dilaksanakan dengan audit silang antar bagian / proyek atau dengan menunjuk auditor dari luar.

5.3 Sebelum pelaksanaan audit, Lead Auditor membentuk dan menyeleksi Tim Auditor. Lead Auditor harus memastikan kualifikasi, objektifitas dan ketidakberpihakan Auditor dengan tidak mengaudit areanya sendiri. Lead Auditor dan Tim Auditor harus terdiri dari personil yang telah mengikuti:

- Pelatihan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.- Pelatihan audit mutu internal berdasarkan standar ISO 9001:2008.

5.4 Perencanaan Audit Mutu Internal

5.4.1 Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2008 dilakukan minimal sekali dalam setahun oleh Wakil Manajemen sebagaimana ditetapkan pada Program Internal Audit Tahunan (QMR-F7).

5.4.2 Wakil Manajemen memimpin rapat pembuka Audit Internal Mutu ISO 9001:2008 yang dihadiri oleh seluruh bagian dan bidang terkait, terdiri dari Kepala Kantor jika berkesempatan, Kepala Bagian atau Kepala Bidang, Lead Auditor, Tim Auditor dan Auditee.

5.4.3 Lead Auditor menyiapkan Rencana Internal Audit (QMR-F8) yang terdiri dari tujuan, ruang lingkup, standar audit serta jadwal audit yang menjelaskan tanggal, waktu, nama auditor dan auditee.

5.4.4 Lead Auditor menyerahkan rencana audit kepada Wakil Manajemen dan kepada bidang atau bagian terkait sebagai pemberitahuan tentang rencana audit yang akan dilakukan.

5.4.5 Tim Auditor harus menyiapkan dokumen audit yang diperlukan sebagai referensi pelaksanaan audit, meliputi proses yang akan diaudit atau diverifikasi, dokumen yang relevan, formulir atau rekaman yang digunakan dan kriteria temuan audit.

5.5 Pelaksanaan Audit Mutu Internal

5.5.1 Tim Auditor bersama Auditee melakukan audit sesuai dengan rencana audit yang sudah ditetapkan.

5.5.2 Tim Auditor meminta penjelasan dan semua bukti yang diperlukan kepada Auditee untuk menunjukan penerapan ISO 9001:2008 yang terdapat pada Checklist Internal Audit (QMR-F9).



Revisi 00



5.5.3 Tim Auditor mencatat seluruh observasi dan temuan ketidaksesuaian selama pelaksanaan audit dalam form Catatan Ketidaksesuaian Audit (QMR-F10) dan menyerahkannya kepada Auditee untuk ditindak lanjuti.

5.5.4 Jika terdapat temuan audit maka Tim Auditor harus memastikan :

5.5.4.1 Temuan audit dan bukti audit harus dievaluasi terhadap kriteria untuk menentukan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit dan peluang perbaikan.

5.5.4.2 Permasalahan yang ditemukan, lokasi, bukti obyektif dan referensi yang digunakan berkaitan dengan temuan audit.

5.5.4.3 Tingkat temuan audit dikelompokkan menjadi Observasi, Ketidaksesuaian Minor dan Ketidaksesuaian Major dan dicatat pada Checklist Internal Audit (QMR-F8).

5.6 Tindak Lanjut Hasil Audit

5.6.1 Tim Auditor melakukan analisis penyebab terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan dan mengidentifikasikan masalah-masalah yang potensial untuk menghindari timbulnya ketidaksesuaian pada masa mendatang.

5.6.2 Tim Auditor memverifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan Auditee untuk memastikan ketepatan dan efektifitas tindakan perbaikan yang diambil.

5.6.3 Tindakan perbaikan didokumentasikan dan bila diperlukan dokumen terkait yang berhubungan dengan hal tersebut harus diperbaharui.

5.6.4 Hasil verifikasi dilaporkan oleh Lead Auditor kepada Wakil Manajemen untuk ditinjau pada saat pelaksanaan rapat tinjauan manajemen.

5.7 Pelaporan Hasil Audit

5.7.1 Tim Auditor membuat rangkuman atas seluruh temuan audit ke dalam Rangkuman Status Hasil Audit (QMR-F11).

5.7.2 Wakil Manajemen dan Lead Auditor melakukan rapat penutupan dengan Tim Auditor dan Auditee untuk menjelaskan temuan-temuan selama pelaksanaan audit mutu internal dan target pelaksanaan tindakan perbaikan.

5.7.3 Lead Auditor menyiapkan Laporan Akhir Internal Audit (QMR-F12) dan menyerahkan kepada Wakil Manajemen, minimal 2 (dua) minggu setelah rapat penutupan Internal Audit.



Revisi 00



5.7.4 Hasil audit harus disampaikan kepada seluruh bagian atau bidang terkait untuk segera dilakukan tindakan perbaikan terhadap temuan audit.

5.8 Seluruh bagian atau bidang harus memberikan dukungan untuk memastikan kelancaran proses audit.

5.9 Wakil Manajemen bertanggung jawab menjaga dan memelihara seluruh rekaman Audit Internal berdasarkan Prosedur Pengendalian Rekaman (SOP/KPU.02/UM-02).

6. Dokumentasi/ Formulir6.1.1 Daftar Hadir Rapat Internal Audit (Form: QMR-F6)

6.1.2 Program Internal Audit Tahunan (Form: QMR-F7)

6.1.3 Rencana Internal Audit (Form: QMR-F8)

6.1.4 Checklist Internal Audit (Form: QMR-F9)

6.1.5 Catatan Ketidaksesuaian Audit (Form: QMR-F10)

6.1.6 Rangkuman Status Hasil Audit (Form: QMR-F11)

6.1.7 Laporan Akhir Internal Audit (Form: QMR-F12)

7. Lampiran

7.1 Lampiran Daftar Hadir Rapat Internal Audit

7.2 Lampiran Program Internal Audit Tahunan

7.3 Lampiran Rencana Internal Audit

7.4 Lampiran Checklist Internal Audit

7.5 Lampiran Catatan Ketidaksesuaian Audit

7.6 Lampiran Rangkuman Status Hasil Audit

7.7 Lampiran Laporan Akhir Internal Audit

Documents

1. SOP_KPU.02_UM-03 Audit Internal