Upload
yps1973
View
56
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
STANDAR PELAYANAN
RAPAT PERSIDANGAN
DADANG SUWANDA, SE, MM, Ak, CA.
Batam, 06 Maret 2014
MANAJEMEN PERSIDANGAN
ADALAH SERANGKAIAN TATA PERSIDANGAN RESMI
YANG MELIPUTI ATURAN MENGENAI TATA
TEMPAT, TATA PERSIDANGAN DAN TATA
PENGHORMATAN SEHUBUNGAN DENGAN
JABATAN DAN/ATAU KEDUDUKANNYA
DILINGKUNGAN LEGISLATIF
MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud :
Menciptakan Segi Ketertiban DalamPenyelenggaraan Sidang DilingkunganLegislatif
Tujuan :
Penghormatan Dan Perlakuan TerhadapProses Penyelenggaraan Sidang YangMerupakan Suatu Cara Untuk MemecahkanMasalah Sesuai Tugas Dan Fungsi Legislatif
RAPAT PENGENALAN MASALAH
(Pemerintah dan Dewan)
Sifat Rutin Sifat SulitSifat
BenangKusut
Sifat HukumSifat
AdministrasiSifat
Kerjasama
TurunLapangan
JENIS-JENIS RAPAT
RAPAT KOMISI
RAPAT FRAKSI
RAPAT PARIPURNA
RAPAT GABUNGAN (Perhatikan Tatib PP 16)
Langkah-Langkah Dalam Persidangan
PENYATUAN ASPIRASI (RUMUSAN AWAL)
KOMUNIKASI KEBIJAKAN ADVOKASI (RAPAT PIMPINAN)
PENGGANDAAN DAN PERUBAHAN KONSEP
PENENTUAN WAKTU, TEMPAT DAN PENYUSUNAN AGENDA UNDANGAN DAN LAMPIRAN (RAPAT PIMPINAN)
PENYEBARAN UNDANGAN
SUSUNAN ACARA PERSIDANGAN
1. PEMBUKAAN (MC)- DOA;
2. SAMBUTAN KETUA DPRD, KEPALA
DAERAH, Pj. PEMERINTAH ATAU YG
MEWAKILI;
3. PENUTUP/DOA (MC)
SUSUNAN ACARA RAPAT PEMBAHASAN/PENETAPAN PERDA
Pengantar/Pembukaan Ketua DPRD
Pilihan ; Pembacaan Tatib DPRD, PembacaanSusunan Acara, Rapat Pengesahan Urutan Acara
Pilihan; Perkelompok/Bersama-sama,Pembahasan Pasal Demi Pasal Dibahas, BagianDemi Bagian, Bab Per Bab;
Penyampaian Pemandangan Umum/Kata PutusKetua Bidang/Komisi (Menerima AtauMenolak);
Rapat Pengesahan/Penetapan (Penandatanganan)
ACARA RESMI
Adalah Acara Yang Bersifat Resmi Yang
Diatur Dan Dilaksanakan Oleh Pemerintah
Atau Lembaga Tinggi Negara Dalam
Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Tertentu,
Dan Dihadiri Oleh Pejabat Negara
Dan/Atau Pejabat Pemerintah Serta
Undangan Lainnya
PENGHORMATAN DAN PERLAKUAN TERHADAP
PEJABAT LEGISLATIF DALAM ACARA PERSIDANGAN
HAK DALAM TATA TEMPAT (PRESEANCE / ORDER OF
PRESEDENCE) YAITU TATA URUTAN SESUAI DENGAN KEDUDUKAN /
JABATANNYA.
HAK DALAM TATA PERSIDANGAN (ROTATION ATAU SUSUNAN )
SESEORANG YANG BERKEDUDUKAN UTAMA, KEDATANGANNYA DAN
SAMBUTANNYA PALING AKHIR DALAM SUATU ACARA YANG BERSIFAT
CEREMONIAL, BERLAKU SEBALIKNYA (PENGARAHAN PALING UTAMA).
HAK DALAM PERLAKUAN (TREATMENT) YAITU PEMBERIAN PERLINDUNGAN,
KEAMANAN, KETERTIBAN DAN FASILITAS SEBAGAIMANA MESTINYA,
AGAR DAPAT MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA SECARA LEBIH BERHASIL GUNA DAN BERDAYA GUNA, NAMUN TIDAK BOLEH MENIMBULKAN SIKAP
MEWAH.
TATA PERSIDANGAN DEWAN
ADALAH ATURAN UNTUK
MELAKSANAKAN
PERSIDANGAN
DILINGKUNGAN LEGISLATIF
LINGKUP TATA PERSIDANGAN
TATA PERSIDANGAN DALAM ACARA RESMI DIMAKSUDKAN UNTUK :
- KESERAGAMAN
- KELANCARAN
- KETERTIBAN
- KEHIDMATAN JALANNYA PERSIDANGAN
MELIPUTI :
- SUSUNAN DAN URUTAN PERSIDANGAN
- PENYELEGGARAAN PERSIDANGAN
- KELENGKAPAN PERSIDANGAN
- PERLENGKAPAN PERSIDANGAN
- PAKAIAN PERSIDANGAN
BENTUK PERSIDANGAN
1. SIDANG BIASA;
2. SIDANG PLENO;
3. SIDANG LUAR BIASA
SIFAT PERSIDANGAN
1. Tergantung Pada Sifat Acara Yang Berlangsung (Acara
Kenegaraan Atau Acara Resmi).
2. Kemungkinan Sifat Acara Yang Dipersamakan
Dengan Acara Resmi, Misalnya : Sidang Orpol
Dihadiri Oleh Pejabat Negara Atau Pejabat
Pemerintah.
TIGA UNSUR PENTING DALAM
PERSIDANGAN
1. TATA CARA .
2. TATA KRAMA.
3. PENERAPAN ATURAN.
Setiap Persidangan HarusDilaksanakan Dengan TertibDan Lancar. Segala TindakannyaMenurut Aturan Dan/Atau AdatKebiasaan Setempat
TATA CARA:
TATA KRAMA
Penggunaan Kata KataBaik Dan Tepat DalamRangka Membawakan
Acara.
Mengungkapkan SesuatuMaksud Dan Segi Segi
Pelayanan.
Tidak Boleh TerjadiSeseorang Atau BanyakOrang Merasa Kecewa
Karena Tidak MemperolehPerlakuan Sebagaimana
Mestinya.
PENERAPAN ATURAN
Aturan Yang Berkenaan Dengan Pengaturan Tata
Tempat, Tata Persidangan Belum Ada.
Aplikasi Harus Selaras Dengan Situasi Dan Kondisi
Berdasarkan Peraturan Perundang-undangan Yang
Berlaku.
PEDOMAN PENYELENGGARAN
PERSIDANGAN
Ruang Lingkup
Perencanaan Persidangan
Pelaksanaan Persidangan
RUANG LINGKUP
Supaya Persidangan Tertib, Hidmat DanLancar Perlu Dibuat PedomanPersidangan.
Pedoman Persidangan MenurutPerencanaan Dan PelaksanaanPersidangan Untuk Dapat MenjawabApa, Siapa Harus Berbuat Apa,Dimana, Bilamana, Dan BagaimanaTata Caranya
PERENCANAAN PERSIDANGAN
Meliputi:
Kelengkapan Persidangan.
Perlengkapan Persidangan.
Langkah Langkah Persidangan.
Penetapan Pakaian Persidangan.
Susunan Acara Persidangan.
Juklak Persidangan.
KELENGKAPANPERSIDANGAN
PejabatPersidan
gan.
Penanggung
JawabPersidan
gan.
Undangan
Persidangan.
PesertaPersidan
gan.
PetugasPersidan
gan.
PERLENGKAPAN PERSIDANGAN
MENUNJUK PADA DIMENSI MATERIALS :
TEMPAT PERSIDANGAN.
PERLENGKAPAN FISIK DAN SEGALA SESUATU YANG
BERNUANSA LOGISTIK.
PERALATAN UNTUK MENDUKUNG JALANNYA
PERSIDANGAN.
LANGKAH LANGKAH PERSIAPAN
MELIPUTI :
KOORDINASI
ADMINISTRASI
MENYUSUN LAYOUT
MENYUSUN SEATING ARRANGEMENT
ANTISIPASI TERHADAP HAL HAL YANG RENTAN TERJADI DAN UPAYA SOLUSINYA
MENYUSUN ACARA
MENYUSUN JUKLAK PERSIDANGAN.
Pelaksanaan Persidangan Adalah Tertib Persidangan
Yg Harus Dilaksanakan Dengan Memperhatikan Hal-
hal Sbb:
1. Harus Berdasarkan Ketentuan/ Pedoman Peraturan Perundang Undang Yg
Berlaku Dan Memperhatikan Adat Istiadat/ Adat Kebiasaan Setempat.
2. Harus Dilaksanakan Check Dan Re-check.
3. Melaksanakan Kordiman (Koordinasi, Monitoring, Antisipasi).
4. Menegakkan Disiplin Acara, Harus Konsekwen Melaksanakan Susunan Acara
Persidangan Yang Ditetapkan.
5. Mengutamakan Segi Kehati Hatian, Perhitungan Yang Tepat, Pertimbangan
Yang Mantap, Memperhatikan Etika, Mewujudkan Segi Estetika,
Menjaga Kehormatan Pemimpin Persidangan, Menjaga Ketertiban Dan
Keamanan.
PRINSIP PRINSIP PENYELENGGARAAN
PERSIDANGAN
1. DIDASARKAN KEPADA PERATURAN PERUNDANG UNDANGAN YANG BERLAKU.
2. HARUS MENCERMINKAN SEGI SEGI ETIKA DAN ESTETIKA .
3. HARUS BERUSAHA SEOPTIMAL MENCIPTAKAN KETERTIBAN DALAM PERSIDANGAN.
4. TERAPKAN KORDINASI, CHECK DAN RECHECK, KOMUNIKASI EFEKTIF.
5. HINDARI SEGI SEGI YANG BERNADA INSTRUKTIF DAN EMOSIONAL.
PAKAIAN PERSIDANGAN
1. Disesuaikan Menurut Jenis Acara, Apakah
Persidangan Resmi Atau Persidangan Biasa.
2. Acara Kenegaraan :
- PSL
- PDU Kebesaran
- Pakaian Nasional
3. Acara Resmi :
- PSH Atau Seragam Lainnya
Yang Ditentukan.
PSH :Untuk Bekerja Sehari Hari Maupun Untuk Keperluan Lain Yang BersifatUmum.
PSR : Untuk Menghadiri Acara Kenegaraan, Menerima Tamu-tamu Dan DipakaiDimalam Hari.
PSL :Untuk Kegiatan Resmi Kenegaraan Atau Bepergian Keluar Negeri
PSDH (pakaian Sipil Dasi Hitam): Untuk Jamuan Resepsi Resmi AtauKenegaraan Khususnya Dalam Menjamu Tamu Tamu Resmi/ Kenegaraan Dari Atau Kunjungan Resmi/ Kenegaraan Keluar Negeri.
PSN (pakaian Sipil Nasional): Untuk Menghadiri Acara Acara Resmi/ Kenegaraan Diluar Negeri.
Peci Nasional:
Harus Dipakai Pada Pakaian Sipil Nasional Dapat Dipakai Secara Suka Rela Pada Setiap Jenis Pakaian Sipil, Harus Dipakai Pula Apabila Ada Ketentuan Khusus Untuk Memakai Peci Nasional Itu.
MEKANISME MANAJEMEN PERSIDANGAN
PLANNING ( PERENCANAAN )
ORGANIZING ( PENGORGANISASIAN )
ACTUATING ( PENGGERAKAN )
COMMANDING ( PEMBERIAN PERINTAH )
COORDINATION
CONTROLLING (PENGENDALIAN )
CONTOH; TATA TEMPAT SEATING ARRANGEMENT
PELANTIKAN KDH DAN WAKIL KDH
1. 5 3 1 2 4 6
X X X X X X
1 = Pejabat Pelantik, Duduk Ditengah.
2 = Pimpinan DPRD, Duduk disamping kiri
pejabat Pelantik.
3,5 = KDH dan Wakil KDH, Disamping Kanan
Pejabat Pelantik.
4,6 = Calon Terpilih KDH dan Wakil KDH, Disamping
Kiri Ketua DPRD.
MEJA PIMPINAN
PADA SAAT PENGAMBILAN SUMPAH / JANJI DAN PELANTIKAN
4 6
X X
X
1
- 4,6 = CALON KDH DAN WAKIL KDH BERDIRI
MENGHADAP PEJABAT PELANTIK (1).
- = MEJA UNTUK PENANDATANGANAN
B.A. PENGAMBILAN SUMPAH/JANJI
DAN SERTIJAB DILETAKKAN SEBELAH
KIRI PEJABAT PELANTIK.
3. ROCHANIWAN BERDIRI DIBELAKANG / DISAMPING
PEJABAT YANG AKAN DIAMBIL SUMPAHNYA.
4. PADA SAAT SERTIJAB, MANTAN KDH DAN WAKIL KDH
BERDIRI DISAMPING KANAN KDH DAN WAKIL KDH
YANG BARU DILANTIK.
KELENGKAPAN PERSIDANGAN
PIMPINAN SIDANG.
PENANGGUNG JAWAB SIDANG.
PESERTA SIDANG.
NOTULEN SIDANG.
TIM PERUMUS HASIL.
NARASUMBER/ STAF AHLI.
PEMBAWA/PEMBACA ACARA.
PERLENGKAPAN SIDANG
TEMPAT SIDANG.
BENDERA KEBANGSAAN DAN PERANGKATNYA.
MIMBAR/MEJA SIDANG.
SOUND SYSTEM.
NASKAH YANG AKAN DIBACA.
DLL YG BERDIMENSI LOGISTIK /PERALATAN (CASET RECORDER, DOKUMENTASI)
TAHAPAN ACARA DAN URUTAN ACARA
DALAM PERSIDANGAN RESMI
1. Acara Pendahuluan / Persiapan.
Adalah Bag. Awal Dari Suatu Sidang Yg Meliputi Persiapan Diruang Sidang Di
Pimpin Oleh Pimpinan Sidang.
2. Acara Pokok
Adalah Substansi Acara Yg Dilaksanakan / Di Pimpin Oleh Pimpinan Sidang Yg
Kegiatannya Di Mulai Dari Pembukaan Dan Di Akhiri Dengan Salam
Penghormatan Peserta Sidang.
3. Acara Penutup;
Adalah Kegiatan Akhir Dari Suatu Persidangan Yg Di Pimpin Oleh Pimpinan
Sidang, Para Undangan Meninggalkan Sidang.
4. Acara Tambahan;
Adalah Kegiatan Acara Setelah Acara Pokok Dimana Pimpinan Sidang
Menambahkan Atau Mengarahkan Sesuatu Yg Dipandang Urgen.
SKENARIO ACARA PERSIDANGAN RESMI
AcaraPendahuluan/Persiapan
Peserta Sidang MemasukiRuangan;
Pimpinan Sidangmemasuki ruangan.
Laporan Panitia.
Pimpinan sidangmengambil alih sidang.
Penutupan Sidang
Pimpinan Sidang
Menutup Secara Resmi,
Mengucapkan Terima
Kasih Dan Meminta
Maaf Kepada
Peserta,selanjutnya Para
Undangan Meninggalkan
Ruangan Sidang
PERLU DIPERHATIKAN PROTOKOLER
TATA TEMPAT
1. PENGERTIAN
Adalah Aturan Mengenai Urutan Tempat Bagi Pejabat
Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat
Tertentu Dalam Acara Kenegaraan Atau Acara Resmi.
Pada Hakekatnya Mengandung Unsur Unsur Siapa Yg
Berhak Lebih DiDahulukan, Siapa Yg Memperoleh Hak
Menerima Prioritas Dalam Urutan.
ATURAN DASAR TATA TEMPAT
a. POSISI BERJAJAR,
ORANG YANG BERADA DIKANAN LEBIH TINGGI DARI PADA ORANG YANG BERADA DI KIRI.
(2.1) (3.1.2) (4.2.1.3) (5.3.1.2.4)
RUMUS: SETELAH MENENTUKAN NO.URUT 1.MAKA NOMOR URUT BERIKUT RUMUSNYA ADALAH; JIKA JUMLAHNYA GENAP ANGKA GENAP DIKIRI, JIKA JUMLAHNYA GANJIL ANGKA GANJIL DI KIRI, HAL INI TERGANTUNG JUMLAH DAN KEMANA ARAH MENGHADAPNYA, RUMUSAN INI BIASA DIBERLAKUKAN UNTUK FRONT ROW (BARIS UTAMA).
b. POSISI BERJAJAR PADA GARIS YANG SAMA RUMUSNYA:
c. APABILA NAIK KENDARAAN:
* PESAWAT TERBANG: V.V.I.P. NAIK PALING
AKHIR TURUN LEBIH AWAL.
* KAPAL LAUT/MOBIL/KERETA API : V.VIP. NAIK
DAN TURUN PALING DAHULU.
d. DATANG DAN PULANG PADA SUATU ACARA:
V.V.I.P. DATANG PALING AKHIR, PULANG LEBIH DAHULU.
e. JAJAR KEHORMATAN :
* PENYAMBUTAN TERHADAP V.V.I.P.
V.V.IP. HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH KANAN
DARI PARA PENYAMBUT.
* V.V.I.P. YANG MENYAMBUT.
YANG DI SAMBUT HARUS DATANG DARI ARAH SEBELAH
KIRI V.V.I.P.
3. PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT
NEGARA PEMERINTAH DAN TOKOH MASYARAKAT
TERTENTU DI TINGKAT NASIONAL
a. PRESIDEN R.I.
b. WAKIL PRESIDEN.
c. MANTAN PRESIDEN DAN MANTAN WAPRES.
d. KETUA LEMBAGA TERTINGGI /TINGGI NEGARA.
e. PERINTIS PERGERAKAN KEBANGSAAN / KEMERDEKAAN.
f. MENTERI NEGARA/SETINGKAT,WK.KETUA,LTTN, PANGLIMA TNI, KAS ANGKATAN, KAPOLRI.
g. KETUA UMUM DPP PARPOL.
h. KETUA MUDA M.A,ANGOTA LTTN, TERMASUK HAKIM AGUNG PADA M.A.
i. PEMILIK TANDA KEHORMATAN R.I BERBENTUK (ADIPURA, ADIPRADANA, UTAMA, PRATAMA DAN NARARYA).
j. PIMPINAN LPMD DAN PEJABAT PEMERINTAH TERTENTU.
k. KETUA UMUM M.U.I, KETUA PRESIDIUM W..G.I, KETUA PERSEKUTUAN G.G.I, KETUA PARISADA HINDU DHARMA, KETUA WALUBI.
PENETAPAN PRESEANCE (TATA TEMPAT) PEJABAT
NEGARA, PEJABAT PEMERINTAH, DAN TOKOH
MASYARAKAT TERTENTU DI TINGKAT DAERAH.
a. GUBERNUR, KETUA DPRD PROPINSI.
b. PANGDAM/DANREM, KOMANDAN TINGGI KESATUAN
ANGKATAN DAN POLR, KETUA PENGADILAN TINGGI,
KEPALA KEJAKSAAN TINGGI.
c. WAKIL GUBERNUR, SEKWILDA, WAKIL KETUA DPRD.
d. KEP.KANWIL DEPARTEMEN/PIMPINAN LPND, WALIKOTA
/ BUPATI, KETUA PENGADILAN NEGERI, KEPALA
KEJAKSAAN NEGERI, DANREM/SETINGKAT TOMASTU
TINGKAT DAERAH.
e. PEJABAT PEMDA LAINNYA SETINGKAT ASSISTEN.
KETENTUAN TATA TEMPAT
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah Dan TomastuMendapat Penghormatan Dan Perlakuan Sesuai Dengan
Kedudukannya. Jika Mereka Tidak Memperoleh HakSebagaimana Mestinya Dalam Suatu Acara, Maka Hal Itu
Disebut Pelecehan Jabatan.
PENETAPAN PRESEANCE BAGI PERORANGAN
a. ISTERI / SUAMI : MEMPEROLEH PRESEANCE
SETINGKAT SUAMI/ISTRINYA YG BERKEDUDUKAN
SEBAGAI PEJABAT NEGARA/PEJABAT
PEMERINTAH/TOMASTU.
b. TUAN RUMAH : MENDAMPINGI PEMBESAR UPACARA
(TUAN RUMAH ADALAH
GUBERNUR/BUPATI/WALIKOTA).
c. MANTAN PEJABAT NEGARA/PEMERINTAH :
MEMPEROLEH TATA TEMPAT SETINGKAT LEBIH
RENDAH DARI YG BERDINAS AKTIF, TETAPI
MENDAPAT TEMPAT PERTAMA DALAM GOLONGAN
YG SETINGKAT LEBIH RENDAH.
d. PEJABAT YANG MEWAKILI : TIDAK
MEMPEROLEH URUTAN TEMPAT DARI PEJABAT
YG DIWAKILI, BAGINYA BERLAKU URUTAN
TEMPAT SESUAI DENGAN KEDUDUKAN
JABATANNYA.
e. JABATAN RANGKAP : SESEORANG YG
MEMANGKU JABATAN LEBIH DARI SATU YANG
TIDAK SAMA TINGKATNYA, MAKA BAGINYA
BERLAKU TATA TEMPAT YANG URUTANNYA
LEBIH DAHULU.
SEATING ARRANGEMENT
A. PENGERTIAN:
ADALAH PENGATURAN TEMPAT
DUDUK BAGI PIMPINAN SIDANG,
ISTRI/SUAMI DARI PEJABAT TERTENTU
DAN PARA UNDANGAN DALAM SUATU
SIDANG YG BERSIFAT RESMI.
PRINSIP DALAM MENYUSUN SEATING
ARANGEMENT
ADALAH JUMLAH ORANG HARUS MENYESUAIKAN DENGAN
KAPASITAS RUANGAN SIDANG,AGAR TERWUJUD ESTETIKA DAN
ETIKA DALAM PENGATUARAN SUATU PERSIDANGAN.
MEKANISME PENYUSUNAN
SEATING ARRANGEMENT
1. Identifikasi Gol: Penerima Preaseance Vip Dan V.I.C (Very
Important Citiwen) Dari Kelompok Pejabat Negara, Pejabat Pem.
Dan Tomastu.
2. Membagi Kelompok Kelompok Dalam Ruangan Sidang
Menjadi:
Front Row (Baris Utara)
First Row (Baris Pertama Sayap Kanan Dan Kiri Front Row)
Behind Front Row (Belakang Baris Utama)
Second Row (Baris Kedua Di Belakang Baris Pertama)
Row Lainnya.
3. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di Front Row
Mendampingi V.V.I.P/ Pimpinan Sidang (2.1) (3.1.2)
(4.2.1.3) (5.3.1.2.4) (6.4.2.1.3.5).
4. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Difirst Row
Disebelah Kanan Front Row : 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.
5. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Di First Row
Disebelah Kiri Front Row; 10.9.8.7.6.5.4.3.2.1.
6. Menentukan Siapa Yang Berhak Duduk Dibelakang Front
Row (Penyusunan Nya Sama Dengan Front Row).
Catatan :Penghormatan Dan PerlakuanTerhadap Lagu Kebangsaan
Dalam Persidangan.
Pada Saat Lagu KebangsaanDiperdengarkan/ Dinyanyikan Seluruh
Peserta Sidang Mengambil SikapSempurna Dan Memberikan
Penghormatan.
...Perbuatan hari ini Harus Lebih Baik dari Harikemarin, sedangkan Perbuatan Hari esok harus
lebih baik dari hari ini...
Insya Allah
TERIMA KASIH