1. SteCo Meeting (kick-off) PSI-ESS Project, 13.12.2019

Paul Scherrer Institut 5232 Villigen PSI

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Teilnehmer SteCo: P. Allenspach, F. Behner, M. Kenzelmann, C. Rüegg, M. Seidel, T. Strässle (Vorsitz) Teilnehmer Project Team: A. Glavic, M. Janoschek (Projektleiter), A. Kaiser-Lange, C. Klauser, M. Morgano, C. Niedermayer, U. Stuhr

Entschuldigt: M. Lüthy Protokoll: S. Janssen

Villigen PSI, 13. December 2019

Minutes 1. SteCo Meeting (kick-off) PSI-ESS Project, 13.12.2019, 09:00 – 12:00


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Villigen PSI, 13. Dezember 2019 Seite 2/14

• Die Agenda, Präsentationen und das Protokoll dieses meetings sind online

verfügbar auf INDICO: https://indico.psi.ch/e/PSIESS1

• Die weiteren Projektdokumente (z.B. in-kind Documente, MoU’s, Verträge etc) sind auf switchdrive abgelegt: https://drive.switch.ch/index.php/s/wotFE0Lve6FdCUn

• Thierry Strässle begrüsst die Teilnehmer. Dieses kick-off meeting wird in einem

erweiterten Kreis mit allen Teilprojektleitern abgehalten, um einen ersten Überblick zu ermöglichen und alle Beteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen. T. Strässle betont weiterhin, dass dieses Projekt eine sehr gute Gelegenheit darstellt, das PSI und sein «know-how» an der ESS einzubringen und eine fruchtbare Wechselwirkung zwischen dem PSI bzw. der SINQ und der ESS zu erzeugen.

• Projektüberblick, Team and Aufgaben (M. Janoschek) o M. Janoschek gibt einen kurzen Überblick über das Layout und die

wichtigsten technischen Parameter des ESS in Lund. o Mittlerweile sind 15 Länder Mitglied der ESS oder besitzen

Beobachterstatus. Die Schweiz ist eines der Mitgliedsländer. Die Konstruktionskosten von total 1.84 Mrd EUR werden zu 40.5% in Form von in-kind Beiträgen erbracht. Das PSI ist einer von knapp 40 in-kind Partnern und ist an der Konstruktion von fünf ESS Instrumenten ganz (ESTIA) oder teilweise beteiligt.

o Im Folgenden stellt M. Janoschek die geplante Projektstruktur mit Ihren Teilprojekten vor (s. Präsentation). Ein Projektmanager wird z.Zt. noch gesucht. Das PSI Projektoffice (GFA) wird unterstützend eingebunden. sein.

o Wichtige Aufgabe des SteCo wird die Evaluation und das Treffen wichtiger Entscheide sein, die auch Auswirkungen auf das gesamte PSI haben (zB Budget, Personal, Projektrisiken sowie Sicherheit). Das SteCo wird sich typischerweise einmal pro Quartal treffen. Die Treffen werden von der Projektleitung vorbereitet.

o Im Projekt gilt die PSI Unterschriftenregelung gemäss AW-91-18-02 (Bewilligungskompetenz und Unterschriftenberechtigung). Die genaue Verteilung der Rollen, wird im Projekthandbuch festgehalten werden.

o Das Projektkernteam besteht aus der Projektleitung sowie den Teilprojektleitern und trifft sich typischerweise einmal pro Monat. Diese


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meetings sollen ebenfalls dokumentiert werden genau wie die regelmässigen Treffen der einzelnen Teilprojekte.

o Ein Teilprojekt wird sich mit der Administration beschäftigen und unter anderem das Budget, den Einkauf oder WTO-Prozesse begleiten.

o Schliesslich sind diverse PSI Mitarbeitende sowie Vertreter des Bundes Mitglied im «Swiss in-kind advisory committee» sowie in weiteren ESS-Komitees wie z.B. dem «ESS council».

Diskussion: C. Rüegg: Das Reporting soll gem. ESS Vorschriften erfolgen, um weitere Berichte zu vermeiden. Das «ESS council» hat die in-kind Beiträge formal bereits akzeptiert, ohne grössere Änderungen diesbezüglich braucht das «ESS council» nicht mehr konsultiert zu werden. M. Strobl: Was wird die Rolle des Projektmanagers sein? M. Janoschek: Dies wird vor allem Projektkoordination sein, da viele administrative Aufgaben in den Teilprojekten ähnlich anfallen. Ausserdem soll die interne und externe Kommunikation von einer einzigen Person erfolgen, um hier Mehrspurigkeit zu vermeiden.

• ESS Project Schedule Überblick (M. Janoschek)

o M. Janoschek zeigt den high-level Gesamtzeitplan des ESS Projektes in Lund mit folgenden Meilensteinen: beam on target (BOT): Juli 2022, first science (FS): März 2023, start of user program (SOUP): Dezember 2023

o Die Leistung der ESS und damit die Neutronenproduktion soll entlang einer Rampe zwischen Juli 2022 und Juni 2026 auf etwa 2MW hochgefahren werden.

o Die Instrumente werden in vier Sektoren in zwei Instrumenthallen untergebracht, wobei die 5 Instrumente mit PSI Beteiligung in verschiedenen Sektoren untergebracht sind (West-Sektor: HEIMDAL, MAGIC, BIFROST, Ost- und Süd-Sektoren: ESTIA und ODIN).

o ODIN wird eines der drei Tag-1 Instrumente der ESS sein, die zum Start des User Programms fertig sein sollen. ESTIA, BIFROST und MAGIC gehören zu den sog. Backup Instrumenten für den Start des User Programms und haben daher ebenfalls hohe Priorität. Lediglich HEIMDAL gehört nicht zur Gruppe dieser ersten acht Instrumente.

o Im Anschluss werden noch die aktuellen deadlines aus dem Newsletter der «Neutron Scattering Systems, NSS» Gruppe der ESS gezeigt, s. Folien.


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Hier sind die wichtigsten Zeitfenster für alle Instrumente durch die Termine gegeben, die die Installation von Komponenten erlauben. Im Besonderen ist der Bunker, der wichtige Instrumentenkomponenten wie Neutronenoptiken und Chopper behebergt, nur zu bestimmten Zeiten verfügbar, um den Meilenstein «BOT» so wie den Ramp-Up des Beschleunigers zu sichern.

Diskussion: C. Rüegg: Da das PSI in der Pflicht steht, sämtliche Teile termingerecht zu liefern, wäre eine Liste der kritischen Komponenten sehr hilfreich. M. Janoschek: Die Teilprojekte verfügen über entsprechende Listen. C. Niedermayer: Häufig entstehen Engpässe auch dadurch, dass es nur wenige Lieferanten gibt, die auch an ihre Kapazitätsgrenzen stossen. F. Behner: Es soll ein meeting mit den Betroffenen einschl. PSI Einkauf geben, um das Vorgehen zu besprechen und zu koordinieren. M. Seidel: Weitere Engpässe drohen ebenfalls durch die bevorstehende Umsetzung des Projektes «SLS 2.0».

• Teilprojekt ESTIA – Status, Meilensteine (A. Glavic)

o ESTIA ist das einzige der fünf ESS Instrumente mit PSI Beteiligung, das vollständig vom PSI konstruiert und gebaut wird. Teilprojektleiter Artur Glavic gibt einen Überblick über das Instrumentprojekt:

o ESTIA wird ein fokussierendes Reflektometer optimiert für kleine Proben am ESS beamport E2.

o Das Gesamtbudget beträgt 15.6 MCHF (Personal 6.7 MCHF, Hardware 8.8 MCHF).

o Das Projektteam besteht aus NUM/GFA/LOG Personal, die beteiligten Personen werden vorgestellt, 4 Personen werden direkt durch ESTIA Projektfunds finanziert (Schütz, Heimgartner, Cortesi, Liefert).

o Es folgt ein kurzer physikalisch/technischer Überblick über das Instrument und seine Hauptkomponenten (s. Präsentation A. Glavic).

o Projektmeilensteine und aktueller Stand: hier gibt es eine leichte Verschiebung sämtlicher Daten, zurückzuführen auf Verzögerungen sowohl seitens PSI als auch der ESS.

o Erreichte Meilensteine: § Design und Implementierung des SELENE Leiters § Herstellung des SELENE Leiters und dessen Installation ist auf dem

Weg


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§ Erfolgreiche Tests des Detektorprototypen auf AMOR § Software Integration unter EPICS und NICOS konnte bereits

gestartet wrerden § Design der in-pile Optik wurde fertiggestellt. Die Herstellung ist im

Zeitplan o Mögliche Risiken & kritischer Pfad:

§ Seitens ESS kein überzeugendes Commitment und fehlende Detailpläne für die Installation in Lund

§ Der PSI Konstrukteur Peter Heimgartner hat keine Stellvertretung und ist essentiell wichtig für den Fortgang des Projektes

§ Die ESS fordert sehr aufwändige Abschirmungsrechnungen, die jedoch nicht präzise definiert sind

§ Die Verzögerungen seitens ESS haben die Planung des SELENE Leiters zeitlich etwas entspannt

§ Die Konstruktion und der Bau des Chopperstands liegen auf dem kritischen Pfad (das Design ist wegen Pesonalmangel um mehr als zwei Jahre verzögert, sollte nun aber im Sommer 2020 fertig sein), die Installation vor Ort ist nur innerhalb eines sehr engen zeitlichen Fensters möglich

o Die aktualisierte Kostenprognose ergibt, dass einige Schlüsselkomponenten erheblich teurer werden als geplant. Dies kann jedoch mehr als kompensiert werden durch eine fast 50%ige Einsparung bei der biologischen Abschirmung, die im Vorfeld nicht zu erwarten war. Insgesamt liegt die Prognose daher aktuell bei 517 kCHF unter Budget.

o Abschliessend stellt A. Glavic noch den Zeitplan der Anschaffungen bis Ende 2020 vor. Zwei der Anschaffungen werden eine WTO-Ausschreibung erfordern.

Diskussion: M. Seidel: Sind Synergien bzg. Abschirmungsberechnungen möglich durch Einbezug der ESS Strahlenschutzgruppe? A. Glavic: Dies wäre eine sinnvolle Option, ist aber wegen Personalmangel seitens ESS unrealistisch. C. Rüegg: Wir müssen uns auf die Dinge konzentrieren, die im «Technical Annex» (TA) definiert sind. Der SELENE Leiter erfordert eine präzise Qualitätssteuerung, dies kann kritisch sein. Wie kann man generell die Planungssicherheit im Projekt verbessern (Kosten vs. Zeitplan)?


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M. Janoschek: Hierbei könnte der Projektmanager sehr hilfreich sein. Viele Planungsunsicherheiten sind jedoch ESS bedingt. M. Kenzelmann: Wie ist die Arbeitsorganisation am PSI geplant, wenn A. Glavic 2021 an die ESS wechselt und dort den Aufbau vorantreibt? A. Glavic: Sowohl A. Glavic als auch S. Schütz werden auch nach 2021 viel Zeit am PSI verbringen und die Arbeiten hier koordinieren.

• Teilprojekt ODIN – Status, Meilensteine (M. Morgano) o ODIN wird ein vielseitiges Instrument für Neutronen Imaging am ESS

beamport S2. Es ist als Tag-1 Instrument geplant und wird zunächst das einzige Imaging Instrument an der ESS bleiben. Weiterer Partner neben dem PSI ist die TU München, die die Leitung dieses Projektes hat. Der PSI Teilprojektleiter Manuel Morgano gibt einen kurzen Überblick über das Konzept (s. Präsentation).

o Das Gesamtbudget beträgt 11.6 MEUR (TUM: 64%, PSI: 36%). o M. Morgano stellt das Projektteam vor (PSI: Morgano, Strobl, Hovind). o Die Aufgaben des PSI bestehen vor allem in der Bereitsstellung des

Neutronentransportsystems, den beiden Detektoren sowie dem Aufbau in cave und hutch.

o Im «TA» wurden 49 Meilensteine definiert. Momentan gibt es eine gewisse Verzögerung, bedingt durch Probleme bezüglich der Zahlung von Mehrwertsteuer in Schweden, die von Seite des Schweizer Staatssekretariats unaktzeptabel waren, und deswegen Budgetprobleme für das PSI bedeutet hätten. Diese Problematik ist aber mittlerweile gelöst (siehe Bericht von Knud Thomsen unten). Zusätzlich liegen diese Verzögerungen bisher jedoch nicht auf dem kritischen Pfad.

o In der Projektgesamtplanung ist die Installation von ODIN an der ESS ab Mitte 2021 vorgesehen. Kritisch ist hier das kurze zur Verfügung stehende Zeitfenster, speziell für die Installation von Komponenten im Bunker. Nach jetzigem Stand kann diese Planung jedoch gehalten werden.

o Bisher liegt lediglich das Leitersystem auf dem kritischen Pfad, die Komponenten im Bunker sollten bis Ende 2021 installiert sein. Durch Verzögerungen beim Lieferanten ist die zeitliche Reserve jedoch von sechs auf einen Monat geschrumpft.

o Status Budget: bisher entstanden lediglich Personalkosten. Ab 2020 werden die Ausgaben jedoch erheblich steigen:


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§ Leitersystem, insgesamt 1.75 MEUR, zeitkritische Komponente,

eine WTO Ausschreibung wurde platziert, der Kaufvertrag soll noch vor Weihnachten 2019 unterschrieben werden

§ Cave Einbauten, insgesamt 1 MEUR, nicht zeitkritisch, die technische Spezifikation wurde angepasst, der Vertrag soll im April/Mai 2020 unterzeichnet werden

§ White beam Detektoren (zwei Stück), jeweils ca. 100 kEUR, nicht zeitkritisch, kommerziell erhältlich, keine WTO-Ausschreibung nötig

§ ToF Detektor, 400 kEUR, Zusammenarbeit mit UC Berkeley, hier wird wahrscheinlich eine WTO-Ausschreibung nötig werden

o Insgesamt wird die gute Zusammenarbeit mit den Partnern hervorgehoben.

• Teilprojekt BIFROST – Status, Meilensteine (C. Niedermayer)

o Christof Niedermayer berichtet über den Status des Teilprojektes BIFROST.

o Das Instrument wird gebaut als «Extreme Environment Spectrometer» am beamport W4. BIFROST ist ein Schwesterinstrument von CAMEA/SINQ. Daher gibt es auch einen direkten Benefit für das PSI.

o Das Gesamtbudget liegt bei 13.45 MEUR, es gibt 6 Partnerinstitute, der Anteil des PSI liegt bei 28%. Die Projektleitung hat die DTU in Kopenhagen.

o C. Niedermayer stellt das Projektteam vor, diverse Teammitglieder waren bereits am CAMEA Projekt an der SINQ beteiligt.

o Das physikalische Konzept wird kurz erläutert, s. Präsentation. o Budgetstatus und Meilensteine

§ Bisher sind nur marginale Kosten angefallen § In der ersten Jahreshälfte 2020 sollen nun aber der Leiter sowie

die pyrolythischen Graphitkristalle bestellt werden. Beide Bestellungen werden eine WTO-Ausschreibung erfordern

§ Das technische Design und die Konstruktion von Be-Filter und Kollimator sol 2020 erstellt werden (kick-off meeting im Januar 2020)

o Mögliche Risiken und kritischer Pfad: § Verfügbarkeit Z. Budrovic (WTO-Ausschreibungen) § Einhaltung des Budgets


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§ Nur wenige Anbieter für Neutronenleiter sind auf dem Markt,

diese sind daher stark ausgelastet. Das Problem kann mit Vergabe von Unterverträgen nur unzureichend gelöst werden

§ Der Ablauf der Installation an der ESS muss genauer definiert werden. Die Stelle eines Elektronik-Ingenieurs an der ESS muss dringend besetzt werden

o Die multinationale Zusammenarbeit mit den Partnern funktioniert bis jetzt sehr gut.

o Das langfristige Ziel besteht in ersten Experimenten mit Neutronen an BIFROST im Jahr 2023.

Diskussion: M. Strobl: Die Firmen kennen unsere Budgets und reizen diese in den WTO-Offerten gänzlich aus. T. Strässle: Die Beschaffung muss jedoch gemäss Richtlinien erfolgen, daher haben wir hier nur wenig Spielraum F. Behner: Häufig wollen externe Firmen die Spezifiaktionen anders definieren, was den WTO-Prozess wiederum erschwert M. Kenzelmann: Die Hauptrisiken beim Projekt BIFROST liegen zum jetzigen Zeitpunkt vor allem in der rechtzeitigen Beschaffung des Leiters sowie der Graphitkristalle durch die komplexen WTO-Ausschreibungen

• Teilprojekt HEIMDAL – Status, Meilensteine (U. Stuhr)

o Teilprojektleiter Uwe Stuhr, der das Projekt vor einem Jahr von Jürg Schefer übernommen hat, berichtet über den aktuellen Status.

o HEIMDAL ist konzipiert als Hybrid Diffraktometer, das Pulverdiffraktion mit Kleinwinkelstreuung und Imaging kombiniert. Die Instrumentposition ist am beamport W8. Es ist das einzige Projekt unter Schweizer Beteiligung, das nicht zu den ersten acht Instrumenten an der ESS gehört.

o Gesamtbudget: 13.5 MEUR. Neben dem PSI sind das IFE (NO) sowie die Aarhus University (DK, Projektleitung) weitere Partner. Der PSI Anteil beträgt 35% und beinhaltet vor allem die Beschaffung der Neutronenleiter, des Detektors sowie der Strahlmonitore.

o U. Stuhr stellt kurz das Projektteam sowie das physikalische Konzept vor, s. Präsentation.


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o Eine Besonderheit bei HEIMDAL sind die beiden getrennt verlaufenden

Strahlführungen bzw. Neutronenleiter für kalte und thermische Neutronen.

o Aus Budgetgründen ist es momentan nicht möglich, den kalten Leiter zu bauen. Das liegt daran, dass der kalte Leiter nicht mit der ESS Abschirmung kompatibel ist und daher sehr teuer sein würde. Um das Problem stufenweise zu lösen, möchte das HEIMDAL Projektteam deswegen einen «change requests» (CR) an die ESS für ein modifiziertes Leiterlayout einreichen. Dies würde ermöglichen, dass der kalte Leiter nachträglich mit derselben Abschirmung gebaut werden kann. Die ESS hat für das Einreichen des CRs Q4/2020 als Frist gesetzt. Alternativ müsste HEIMDAL ohne kalten Leiter überprüft werden.

o Diese unklare Situation verzögert den Fortgang des Projektes, bei dem ursprünglich erste Experimente Ende 2025 geplant waren. Insbesondere die Einkäufe können nun nicht wie geplant lanciert werden:

§ Neutronenleiter - WTO erforderlich § Detektor – WTO erforderlich § Monitore – wahrscheinlich keine WTO erforderlich

Diskussion: C. Rüegg: Ohne kalten Leiter macht HEIMDAL keinen Sinn. M. Strobl: kann man einen gemeinsamen Leiter für thermische und kalte Neutronen nutzen? U. Stuhr: Dies wurde bereits diskutiert aber vom HEIMDAL Projektteam abgelehnt. F. Behner: Finden sämtliche Beschaffungen für HEIMDAL dann erst in 2021 statt? U. Stuhr: Die ersten WTO-Ausschreibungen sollten noch Ende 2020 veröffentlicht werden, sobald man Klarheit über den CR hat. Entscheid SteCo: sämtliche Ausschreibungen betr. HEIMDAL sollen bis nach dem Entscheid über den CR zurückgehalten werden.

• Teilprojekt MAGIC – Status, Meilensteine (C. Klauser)

o Teilprojektleiterin Christine Klauser berichtet über den aktuellen Status beim Instrumentprojekt MAGIC.


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o MAGIC wird ausgelegt als polarisiertes Flugzeit-Einkristalldiffraktometer

für thermische und kalte Neutronen am ESS beamport W6. o Das Gesamtbudget liegt bei 13.1 MEUR. Neben dem PSI (17%) sind JCNS

(24%) sowie das LLB (59%, Projektleitung) weitere Partner. Aufgabe des PSI ist die Realisierung der Polarisationsanalyse für kalte Neutronen.

o C. Klauser stellt das Projektteam vor: neben ihr sind am PSI U. Filges und R. Mühlebach am stärksten involviert.

o Das physikalische Konzept von MAGIC wird kurz vorgestellt, s. Präsentation.

o Meilensteine (Auswahl): § Januar 2017: Tollgate 2 passiert § Juli 2018: Konzeptionelles Design der SM Analysatoren § Februar 2019: Test der Prototypen § Tollgate 3 (Design akzeptiert): geplant für Februar 2021 § Tollgate 4: geplant für Juli 2022 § Lieferung sämtlicher Polarisatoren: geplant für Juli 2025

o Mögliche Risiken und kritischer Pfad: § Das Design muss nochmal umgestellt werden (Ausbauchung und

Positionierung) § Herstellung der Trägerplatten § Produktion in grossem Stil § Kritisch ist dabei vor allem die Sicherstellung der Langzeit

Produktion am PSI. Es muss evtl mit zusätzlichen Kosten für Personal gerechnet werden sowie für die externe Produktion der spacer

o Status Budget: Bisher wurden ca. 21% des vorgesehenen PSI Budgets ausgegeben.

Diskussion: P. Allenspach: Wie hoch muss die Genauigkeit der spacer sein? C. Klauser: Bei einer Dicke von ca. 1-6 µm wird eine Genauigkeit unter 5% benötigt.

• Budget, Kosten und Finanzberichte (A. Kaiser-Lange)

o Andrea Kaiser-Lange, die Bereichsfinanzleiterin von NUM/BIO stellt als Teilprojektleiterin das Teilprojekt «Administration» vor, s. Präsentation.


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o Das Teilprojekt ist naturgemäss in alle Instrumentprojekte involviert und

sieht seine Hauptaufgabe in der administrativen Unterstützung der Teilprojektleiter.

o Das Team besteht aus PSI Mitarbeitenden aus dem NUM, dem Technologietransfer sowie der Abteilung Finanzen und Dienste «AFD».

o Die Behandlung der Mehrwertsteuer in Zusammenhang mit den ESS Projekten war lange Zeit unklar, dies wurde nun aber geklärt und in einer Technischen Mitteilung der Abteilung «AFD» festgehalten.

o A. Kaiser-Lange stellt einen Entwurf für die PSP-Struktur vor, der sich an den Meilensteinen der Teilprojekte orientiert.

o Die aktuellen Finanzberichte betr. ESS-Projekte sollen weiterhin in den monatlichen NUMM meetings vorgestellt werden und sich an den SAP-BI Berichten orientieren. Ein Vorschlag, diese an die in Jülich (JCNS) üblichen Berichte anzulehnen, erscheint sehr aufwändig und wird nicht weiterverfolgt.

o Nach jetzigem Stand stehen demnächst sieben WTO-Ausschreibungen in den verschiedenen Teilprojekten an (2x ESTIA, 2x ODIN, 2x BIFROST, 1x MAGIC). Es wird daher nochmal auf die Modalitäten bei WTO-Ausschreibungen hingewiesen:

§ WTO-Grenze: > 230 KCHF § Benjamin Künzler ist diesbezüglich der Erstkontakt im PSI Einkauf § Anschliessend wird Zeljka Budrovic den weiteren WTO-Prozess

unterstützen § Weitere Infos hierzu:

https://intranet.psi.ch/AFD/BeschaffungBeschaffungsablauf

Diskussion: M. Janoschek: Welche Finanzberichte sollen wir im Projekt verwenden? Entscheid SteCo: Das Thema Finanzberichte soll zunächst in einer kleineren Gruppe detailliert diskutiert und dann entsprechend umgesetzt werden. F. Behner organisiert ein Meeting im Januar 2020.

• Projekthandbuch und in-kind Prozess (K. Thomsen)

o Knud Thomsen berichtet über die bisherige Entwicklung und den Stand zum Thema in-kind Prozess, s. detaillierte Beschreibung in der Präsentation.


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o ESS Finanzierungskonzept: um möglichst effizient das in den ESS

Partnerländern vorhandene «know-how» beim Bau einer Neutronenspallationsquelle zu nutzen, soll ein signifikanter Teil der externen Beiträge als in-kind Beitrag erbracht werden.

o Die Schweiz beteiligt sich mit einem Beitrag von 130.2 MCHF im Zeitraum 2015-2026 am Aufbau der ESS. Zwei Drittel dieser Summe sollen in Form von in-kind Beiträgen über das PSI eingebracht werden.

o Hierfür wurden spezielle Regeln ausgearbeitet (2017). Es waren viele Dokumente nötig, es war ein langer Prozess, dieser ist aber nun im Wesentlichen ausgearbeitet

o Das PSI hat am 7.11.2019 dem SBFI sämtliche Dokumente zur finalen Prüfung übergeben, diese sind auf dem weiter oben bereits erwähnten Laufwerk abgelegt: https://drive.switch.ch/index.php/s/wotFE0Lve6FdCUn

o Nach Freigabe durch das SBFI und Zuweisung der jeweiligen Geldbeträge müssen PSI und ESS noch die entsprechenden Dokumente unterzeichnen

o Ein weiterer wichtiger Meilenstein war die Bestätigung der Übernahme des Mehrwertsteuer-Risikos für Lieferungen des PSI durch die ESS (offizielles Schreiben der ESS Direktion vom 14.10.2019).

o Schliesslich zeigt K. Thomsen noch einen Überblick über die bisher vorliegenden offiziellen Prozess- und Referenzdokumente betr. Schweizer Beteiligung an der ESS

Diskussion: T. Strässle: Wann kann mit dem Projekthandbuch gerechnet werden? M. Janoschek: Durch die Erkrankung von Markus Lüthy ist das Projekthandbuch etwas verzögert. M. Janoschek wird jedoch in den kommenden Wochen einen Vorschlag machen, der sich formal eng am Projekthandbuch zum SINQ guide Upgrade orientiert. T. Strässle: Falls der Projektleiter die Kostenverantwortung bis 50 kCHF an die Teilprojektleiter delegiert, was u.U. aus praktischen Gründen sinnvoll sein kann, soll dies auch im Projekthandbuch festgehalten werden. Empfehlung SteCo: Es soll angestrebt werden, einen Entwurf für das Projekthandbuch so bald wie möglich dem SteCo vorzulegen.

• Zusammenfassung (M. Janoschek)


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o M. Janoschek bedankt sich herzlich bei allen Vortragenden und

Beteiligten und fasst das Meeting kurz zusammen o In allen Teilprojekten sind grosse Fortschritte zu verzeichnen o Vier von fünf Instrumenten mit PSI/CH Beteiligung gehören zu den ersten

acht, die in den Nutzerbetrieb gehen werden. ODIN ist sogar eines der drei Tag-1 Instrumente.

o ESTIA, MAGIC und BIFROST sind unter den «Backup-Instrumenten» der drei Tag-1 Instrumente.

o ESTIA, ODIN und BIFROST sind bestens im Zeitplan. o Ein Besuch des ESS Councils und von SBFI-Vertretern am PSI im

September hat ein überaus positives Feedback gefunden. Hierfür auch noch einmal herzlicher Dank an alle beteiligten PSI Mitarbeitenden.

o Es sind jedoch auch noch diverse Herausforderungen (auch seitens ESS) zu lösen:

§ Eine Prioritätenliste für die WTO-Ausschreibungen muss erstellt werden

§ Es gibt nur sehr wenig kommerzielle Anbieter für die benötigten Bestellungen

§ Die ESS sollte noch eine detaillierte Installationsplanung liefern. Für die Installation der Instrumente vor Ort muss die ESS sicher auch weiteres Personal rekrutieren.

§ Das «Costbook» der ESS sollte nicht per «Google» auffindbar sein § Das Mehrwertsteuerproblem für Teams, die vor Ort Teile

installieren, ist formal noch nicht abschliessend gelöst § Die ESS sollte noch eine detaillierte Berechnung liefern, die

Aufschluss über benötigte Abschirmungen gibt § Speziell bei MAGIC gibt es einen Ressourcenkonflikt mit dem

Projekt «SINQ guide upgrade». Hier muss noch eine Strategie entwickelt werden

§ Schliesslich steht noch eine Lösung der HEIMDAL Problematik aus (Leiterkonzept sowie erhöhte Betriebskosten)

Diskussion: F. Behner: Die hohe Belastung der WTO Stelle in der Abteilung «AFD» erfordert evtl eine personelle Aufstockung. Dies wird in den kommenden Wochen intern diskutiert.


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T. Strässle: Wichtig ist die Koordination der Ressourcenverteilung auf die verschiedenen Projekte! Entscheid SteCo: Das SteCo legt folgende «action points» für die kommenden Wochen fest:

• Es soll eine Prioritätenliste für die WTO-Ausschreibungen erstellt werden • Die Abteilung «AFD» soll prüfen, ob die vorhandenen personellen Ressourcen für

die Begleitung der WTO-Prozesse ausreichend sind und ggf. reagieren • In einer kleineren Arbeitsgruppe soll die für das Projekt optimale Form des

Finanzberichtswesens erarbeitet werden

• Diskussion (T. Strässle) Keine

• Varia, nächstes meeting (T. Strässle): T. Strässle bedankt sich herzlich bei allen Beteiligten für das grosse und beeindruckende Engagement im Projekt. C. Rüegg: Beim SERI sind noch Mittel in Höhe von ca. 200 kCHF verfügbar, die man evtl in einem geeigneten Paketvorschlag zugunsten des Projektes beantragen könnte. Diese Mittel könnten für technische Komponenten ausgegeben werden und damit evtl Mittel für Personal freimachen. M. Kenzelmann: Dies könnte u. U. für die Entwicklung von Detektoren interessant sein. Empfehlung SteCo: Die Möglichkeit, diese zusätzlichen Mittel des SERI zu beantragen soll weiterverfolgt werden. M. Janoschek wird einen Termin für das zweite SteCo meeting suchen und rechtzeitig einladen.

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