Upload
alfons-peters
View
219
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
1
Time ManagementTime Management
Pascal EngelsSenior Consultant
2
InhoudstafelInhoudstafel
Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren
Deel 2 – Time Management
Deel 3 – Tijdrovers en tijdbespaarders
Deel 4 – Self management
Deel 5 - Communicatie
3
Deel 1 – Natuurlijke voorkeurenDeel 1 – Natuurlijke voorkeuren
4
UitgangspuntenUitgangspunten
Iedereen heeft even veel tijd – niet “even weinig”
Verloren tijd komt niet meer terug
Stoppen met het verzinnen van excuses waarom we geen tijd hebben
We kunnen ons tijdsgebruik zelf in eigen handen nemen als we dat maar aandurven
5
Enkele cijfersEnkele cijfers(bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004)(bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004)
Op een gemiddelde werkweek van 45 uur, zijn we 17 uur niet productief
We vergaderen gemiddeld 5,6 uur per week
69 % zegt dat vergaderingen niet productief zijn
Slechts 34 % gebruikt een agenda
We krijgen gemiddeld 42 e-mails per dag
Redenen voor een mindere productiviteit: onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie, geen prioriteiten
6
Natuurlijke voorkeuren – Ook in het Natuurlijke voorkeuren – Ook in het omgaan met onze tijd en met die van omgaan met onze tijd en met die van anderenanderen
MBTI
• Mezelf en anderen beter leren kennen
• Leren hoe de eigen sterktes en de sterktes van anderen te verzilveren
• Het toevoegen en vermeerderen van vlakken waar ik soms naast kijk of vlakken die voor mezelf niet gemakkelijk toegankelijk zijn
7
De 8 MBTI voorkeurenDe 8 MBTI voorkeuren
Waaruit haalt het individu zijn energie ?
• Extraversion - Introversion
Hoe neemt het individu informatie op ?
• Sensing - Intuition
Hoe neemt het individu beslissingen ?
• Thinking - Feeling
Hoe richt het individu zijn leven in ?
• Judging - Perceiving
8
Sterke kanten
- Actie, de taken snel afhandelen
- Graag verschillende zaken tegelijkertijd
- Geen (minder) last van interrupties
Potentiële problemen
- Reageren dikwijls te snel
- Ongeduldig
- Laten zich verstrooien
Sterke kanten
- Concentratie en focus
- Ronden een taak helemaal af
- Denken na over tijd en eisen
Potentiële problemen
- Moeilijkheden om te starten
- Moelijkheden om te eindigen
Extraversion - IntroversionExtraversion - Introversion
9
Sterke kanten
- Houden alle details bij
- Aandacht voor de onderdelen of de stappen
- Gaan gestructureerd met hun tijd om
Potentiële problemen
- Nemen onvoldoende afstand om te zien wat werkelijk belangrijk is
- Beschouwen iets als af als alle details verwerkt zijn
Sterke kanten
- Zien tijd als iets flexibel
- Gaan ervan uit dat alles mogelijk is
- Kunnen veel taken tegelijk aan
Potentiële problemen
- Moeilijkheden om zich te focussen op het objectief
- Plaatsen teveel vraagtekens
- Kunnen zich overweldigd voelen door de vele mogelijkheden
Sensing - IntuitionSensing - Intuition
10
Sterke kanten
- Duidelijke doelstellingen
- Analyseren en beoordelen taken
- Kunnen zich afzijdig houden
- Ontwikkelen structuren om de zaak aan de gang te houden
Potentiële problemen
- Kunnen de tijd die anderen nodig hebben verwaarlozen
- Moeilijkheden om de onderbrekingen te beheersen (TJ : verveling - TP : excuus om andere dingen te doen)
Sterke kanten
- Hun prioriteit ligt bij de andere mensen
- Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken
- Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden
Potentiële problemen
- Riskeren om te veel tijd te spenderen aan het verzamelen van ‘persoonlijke’ gegevens en zich af te vragen hoe die beslissing overkomt
- Andere personen zijn belangrijker dan het objectief op zich
Thinking - FeelingThinking - Feeling
11
Deze voorkeuren hebben een heel directe en heel opvallende relatie met time management
Judging en Perceiving zijn allebei manieren om werk te organiseren en de taken uit te voeren
De meeste time managementsystemen richten zich graag op de Judging-wijze en zien Perceiving als een gebrek
aan time management
Judging - PerceivingJudging - Perceiving
12
Sterke kanten
- Georganiseerd en gestructureerd
- Houden van lt- en kt-planning
- Maken hun werk af
- Houden een agenda bij
- Ontwikkelen routines waarmee ze tijd sparen
Potentiële problemen
- Moeilijkheden om de onderbrekingen te sturen
- Moeilijkheden tot delegeren
Sterke kanten
- Prioriteit ligt bij de andere
- Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken
- Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden
Potentiële problemen
- Moeilijkheden met het accepteren van te strikte tijdsbestek
Judging - PerceivingJudging - Perceiving
13
Deel 2 – Time ManagementDeel 2 – Time Management
14
Richt zich op methoden
Om via een efficiënte én effectieve weg
Gedrag en energie optimaal aan te wenden
Om zo bepaalde doelen te bereiken
Binnen de beschikbare tijd
En rekening houdend met onvoorziene zaken
Eén van de vele definitiedefinities
15
Effectiviteit en efficiëntieEffectiviteit en efficiëntie
Effectiviteit
WAT
De juiste taken uitvoeren -> Taakomschrijving
De juiste resultaten bereiken -> Objectieven
Ben ik bezig met de juiste dingen of doe ik een ander zijn/haar werk
Organisatieprobleem
Efficiëntie
HOE
Hoe organiseer ik mij het best
Verlies ik tijd
Kan het eenvoudiger
Kan ik delegeren
Is time management-probleem
De juiste taken uitvoeren De taken juist uitvoeren
16
FFundamentenundamenten van time management van time management
Taakomschrijving en objectieven
Taken en opdrachten
Prioriteiten
Planning
Werkafspraken
Werkomgeving
17
Taakomschrijving en objectievenTaakomschrijving en objectieven
Organisatieniveau
Teamniveau
Persoonlijk niveau
Korte termijn
Lange termijn
Zijn ze SMART ?
• Specifiek
• Meetbaar
• Aanvaardbaar
• Realistisch (ook qua deadlines)
• Tijdsgebonden
Absolute basisvoorwaarde voor Time Management
Waar moet ik naartoe ? ? ?
18
Taken en opdrachtenTaken en opdrachten
Afgesproken
objectieven
Activiteiten =
alles wat ik doe
tijdens de werkuren
19
actieondernemen
actieondernemen
plannenplannen niets doenniets doen
delegerendelegeren
dringend
Prioriteiten Prioriteiten
nietbelangrijk
belangrijk
nietdringend
A
B
C
D
Do
Do (later)
Delegate
Dump
20
““Neen, …” leren zeggenNeen, …” leren zeggen
Impuls
Zin om neen te zeggen
Slow down
• Mag ik neen zeggen?
• Kan ik neen zeggen?
• Hoe ga ik neen zeggen?
Expliciete bedenktijd
Impliciete bedenktijd
- Herformuleren
- Open vragen
- Gesloten vragen
• Rambo/bulldozer: neen, want
• Sloef/slaaf: ja, tegen de zin
• Gladde paling: ja, maar … niet nu
• Partnership: neen, want, maar, …
21
Planning van de Planning van de werkdagwerkdag in functie van in functie van het eigen bioritme het eigen bioritme
08.00 09.00
Planning
12.00
A-taken
14.00 16.00
C-taken B-taken
17.00
Buffer
22
Tips voor een prima agendaTips voor een prima agenda
Ik heb mijn agenda altijd bij mij en ik berg hem altijd op dezelfde plaats op
Ik beheer mijn tijd met één centraal instrument en ik hou er ook geen dubbele agenda op na
Ik noteer altijd alle nodige gegevens (contactpersoon, adres, …)
Ik noteer niet alleen wanneer de afspraak begint maar ook wanneer die eindigt en uiteraard plan ik ook tijd in voor de verplaatsingen tussen twee afspraken
Ik schrijf met potlood. Aanpassingen zijn schering en inslag en gommen is beter dan schrappen
Ook mijn dagelijkse 'to do'-lijstje noteer ik in mijn agenda
Ik plan ook wat tijd in voor mezelf. Voor taken die flink wat concentratie vergen, blokkeer ik tijd in mijn agenda
Ik plan ruime overgangen tussen mijn diverse bezigheden
23
Waarheden als koeien . . .Waarheden als koeien . . .
“Tijd plannen is tijd sparen”
“ When you fail to plan, you plan to fail”
“Elke onderbroken taak is minder doeltreffend en vraagt meer tijd, dan wanneer er onafgebroken aan gewerkt wordt”
Zorg voor een goed data-beheer: namen, telefoonnummers, adressen, . . .
Communiceer uw planning tijdig naar de collega’s (bv. electronische agenda)
Eén ding is belangrijk : het systeem moet werken !
24
Algemeen
• Evalueer geregeld bestaande werkafspraken
op hun actualiteit en giet ze in procedures
• Efficiëntere werkprocedures = tijdwinst !
• Durf bestaande manieren van werken
veranderen
• Geef creativiteit een kans
WerkafsprakenWerkafspraken
Time Management
=
Kwaliteitszorg
25
Opstelling bureaumateriaal Waar staat/ligt alles ?
Let op voor die “leuke” post-its
Ruim elke avond op
(betekent niet noodzakelijk “clean desk”)
Hou enkel de lopende dossiers op uw bureau
Werkomgeving – De werkpostWerkomgeving – De werkpost
26
In functie van belangrijkheid
• Constant nodig
• Geregeld nodig
• Niet meer nodig
Ook hanteerbaar voor de collega's !
Verwijder documenten als u ze niet meer nodig heeft
Transparantie van papier – bestanden op pc - mailbox
Werkomgeving – KlassementsysteemWerkomgeving – Klassementsysteem
27
““5S”: dé oplossing5S”: dé oplossing
5S: Dé methode om orde en netheidte creëren en te behouden
Orde creëren Netheid creërenOrde en netheid
behouden
SEIRI
Verwijder overbodige
Selecteren
SEITON
Geef alles een plaats
Structureren
SEISO
ReinigInspecteer
Schoonmaken
SEIKETSU
Vermijd vervuiling
Standaardiseren
SHITSUKE
Heb disciplineVerbeter
Standhouden
28
Mijn eigen time managementMijn eigen time management
Vul voor u zelf de vragenlijst in en ontdek uw eigen sterke en te verbeteren punten op vlak van
• Taakbewaking
• Overwerktheid
• Planning
• Ordelijkheid
• Efficiëntie
• Prioriteiten stellen
• Uitstellen
29
Deel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaardersDeel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaarders
30
TijdroversTijdrovers
Tijdrovers opsporen
• Hou een lijstje bij en noteer wanneer en waardoor je gestoord wordt
• Rangschik naar belangrijkheid
• Werk eerst de grootste weg
• Onvoorspelbaarheid is geen excuus !
Tijdrovers bestrijden
• Hoe in de toekomst opvangen
Zelf aanpassen -> Van jezelf afhangend
Via de organisatie -> Van het systeem afhangend
31
Tijdrovers en hun aanpakTijdrovers en hun aanpak
Telefoons - Delegeren
- Antwoordapparaat inschakelen en terugbellen
- Voor “veelbellers” ander kanaal voorzien
Familie - Meer tijd voor hen voorzien -> Plannen
- Anticiperen
Zelf te laat beginnen - Meer zelfdiscipline
- Meer orde hebben
- Dwingende afspraken voorzien
- Duur van activiteiten beter inschatten
- Buffermomenten voorzien
- Activiteiten voorbereiden
- Agenda (leren) gebruiken
Vergaderen - Zie deel 5
32
Tijdrovers en hun aanpakTijdrovers en hun aanpak
Te veel werk hebben - Meer delegeren
- Minder en efficiënter vergaderen
- Plannen, prioritiseren, neen zeggen
Te veel willen afwerken - Minder detailistisch zijn
- Niet te perfect willen afwerken
Vaak afgeleid worden - Deur dicht doen
- Met je rug naar de deur zitten
Onverwachte bezoekers - Ontvangen buiten uw eigen bureel
- Blijven staan, niet gaan zitten
33
Plannen
• Plannen is NOOIT tijdverlies !
• Geeft zicht op de benodige tijd en brengt rust
• Laat tijdrovers uw planning niet verstoren
• Besteed 2/3 van uw tijd aan uw A- en B-taken
• Zoek uw eigen manier van tijdsindeling
Schrijf u in in uw werkomgeving
• Delegeer waar mogelijk Alle partijen worden er beter van !
• Bekijk geregeld uw kantoorinrichting
TijdsbespaardersTijdsbespaarders
34
Hou je eigen gestelde deadlines realistich
Doe aan auto-controle: hoeveel werkt u écht / wanneer levert u toegevoegde waarde
Bereid uw gesprekken voor (wat moet ik te weten komen en welke vragen ga ik daarvoor stellen) zodat ze efficiënt en snel verlopen
Neem geregeld tijd voor . . . tijd (time out !)
Ons lichaam heeft geregeld rust nodig: pauzes en vakanties zijn nodig
TijdsbespaardersTijdsbespaarders
35
Deel 4 – Self managementDeel 4 – Self management
36
U draagt zelf de verantwoordelijk voor
uw eigen tijdplanning en tijdsgebruik =
ZELFMANAGEMENT !
- U hebt uw tijd in eigen handen
- U moet zelf keuzes maken
Van time management naar self Van time management naar self managementmanagement
37
Centrale sturing
wat wil men van mij
Zelfsturing
wat wil ik zelf
De grote uitdaging !Self
management
38
Mijn Mijn sselfelf management-management-balansbalans
Mijn job
Mijn familie
Mijn hobby’s
Hoe is mijn work-life balance ?
39
Deel 5 - CommunicatieDeel 5 - Communicatie
40
Het communicatieprocesHet communicatieproces
Omgeving en context
Zender OntvangerBoodschap
Feedback
via kanaal
41
Communicatie om samen te winnenCommunicatie om samen te winnen
Samenwerkingsbenadering
een manier om de dagelijkse problemen in verband met de taak positiever en efficiënter
te benaderen
De uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruikenDe uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruiken
42
Resultaten van een efficiënte Resultaten van een efficiënte communicatiecommunicatie
Meer informatie en informatie die begrepen wordt
Betere resultaten
Hoge aanvaardingsgraad
Grotere motivatie
Betere relaties • Bijzondere aandacht voor
• Vergaderen
43
Vergaderen - DefinitieVergaderen - Definitie
Een efficiënte vergadering is een groep mensen die –
goed voorbereid - doelgericht en op een systematische
manier een oplossing vindt voor een welomschreven
bestaand probleem
44
Tijd is kostbaar. Daarom:Tijd is kostbaar. Daarom:
Voorbereiding
• Keuze van het juiste soort vergadering
• Keuze van de juiste deelnemers in functie van hun verwachte inbreng
• Voorzitter kent zijn rollen als procesbewaker, inhoudsbewaker, moderator en evenwichtsbrenger
• Secretaris is aangeduid als verslaggever
• Deelnemers weten wat hun boodschappen en eraan gekoppelde doelen zijn
• Er is een gestructureerde agenda en hij is tijdig verstuurd
• Plaats en moment van vergaderen zijn goed gekozen
45
Tijd is kostbaar. Daarom: (Cont’d)
Deelnemen
• Vergadering verloopt gestructureerd en procesmatig
• Er worden regelmatig samenvattingen gegeven
Sluiten
• Er is een samenvatting van de besprekingen
• Er worden beslissingen genomen
• Er is een actieplan
Wie - doet wat - tegen wanneer ! ! !
46
De overtuigende vergaderingDe overtuigende vergadering
Stap 1 – Beschrijving van nu-situatie en probleemdefiniëring
• Exacte beschrijving/definiëring van het aan te pakken probleem
• Van fundamenteel belang om tot een effectieve oplossing te komen
• Situatie waar men tijd voor moet nemen
• Elke deelnemer moet akkoord zijn met de probleemdefiniëring en moet het probleem op dezelfde manier zien en begrijpen
Stap 2 – Zoeken naar de oorzaak
• Zoeken naar het waarom van het probleem
• Definieer één oorzaak die zal aangepakt worden
47
De overtuigende vergaderingDe overtuigende vergadering
Stap 3 – Zoeken naar oplossingen Brainstorming
Stap 4 – Opstelling criteria
• De groep stelt samen criteria op waaraan de oplossing moet voldoen
Stap 5 – Keuze van de oplossing
• Aangebrachte ideeën toetsen aan de criteria
• Aanduiding van een “oplossing-eigenaar”
48
De overtuigende vergaderingDe overtuigende vergadering
Stap 6 – Opstelling een actieplan
• Opgemaakt door de oplossing-eigenaar
Stap 7 – Uitvoering
• Vergadergroep niet meer betrokken
Stap 8 – Evaluatie van de oplossing
Stap 9 – Bijsturing en standaardisering
49
Gouden vergader-regelsGouden vergader-regels
1. Vergader alleen als het nodig is
2. Beter één probleemfacet dan een groot probleem
3. Zoek goede elementen in elk voorstel
4. Er is altijd wel meer dan één oplossing
5. Er is geen reden waarom één oplossing dé oplossing is
6. Blijf bij het onderwerp
7. Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren
8. Vat regelmatig samen
9. Zwijgers hebben ook meningen
10. Actie ! ! !
50
E-mailE-mail
Kies betekenisvolle titels
Hou het kort
Beperk het aantal attachments
Beperk u tot de essentie
Reageer snel
Maak afspraken over lengte, copies en prioriteit
Laat e-mails uw time management niet in de war brengen. Lees ze één keer en DOE er iets mee
Let op: gebruik memo’s en e-mail nooit als middel om persoonlijke communicatie te vermijden
51
E-mailE-mail
Tips
• Berichten lezen op een tijdstip dat je de tijd hebt deze te verwerken
• Onderneem onmiddellijk actie of plan een actie
• Klasseer of verwijder de mail, bewaar de gegevens van de afzender
• Stel een bericht op volgens interne standaarden; schrijf bij voorkeur in het mailbericht zelf; wees (ultra) kort
• Selecteer zorgvuldig de bestemmelingen
• Klasseer, bijvoorbeeld voor opvolging
52
Uw vragenUw vragen