1 · Web view- reprezintă o activitate iniţială, de importanţă mare, ce stă la baza desfăşurării activităţii de audit la MMFPS. Delimitarea explicită a activităţii procedurate

Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

Serviciul Audit Public Compartimentul audit public

PROCEDURA OPERAŢIONALĂElaborarea planului strategic si anual deaudit public intern

Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010

Página 1 din 16Nr. exemplar:

PROCEDURA OPERATIONALA

ELABORAREA PLANULUI STRATEGIC SI ANUAL DE AUDIT PUBLIC INTERN LA NIVELUL

MINISTERULUI MUNCII, FAMILIEI SI PROTECTIEI SOCIALE

COD: PO______

1




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA SI APROBAREA EDITIEI SAU, DUPA CAZ A REVIZIEI

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/operatiunea

Numele si prenumele

Functia Data Semnatura

0 1 2 3 4 51.1. Elaborat Anghelina Cristina auditor superior 27.04.2010

1.2. Verificat Apetrei Dan auditor superior 27.04.2010

1.3. Aprobat Buna Mihai Sef serviciu SAP 27.04.2010

2.SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL EDITIILOR PROCEDURII OPERATIONALE

Nr. crt.

Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei Data de la care se aplica prevederile editiei sau

reviziei editiei0 1 2 3 4

2.1. Editia I x x2.2. Revizia 2 Titulatura conducator

S.A.P. (sef serviciu), denumire minister, denumire structura audit din minister

Adaugare/modificare 27.04.2010

... ........................................

........................... ..................... ..........................

2.n .......................................

3. LISTA CUPRINZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Nr. crt.

Scopul difuzarii

Exemplar nr.

Compartiment Functia Numele si prenumele

Data Semnatura

0 1 2 3 4 5 6 73.1. aplicare CAP auditor superior Anghelina Cristina3.2. aplicare CAP auditor superior Dedu Simona3.3. aplicare 3 CAP auditor superior Apetrei Dan3.4. informare 1-3 CAP Sef serviciu SAP Buna Mihai

2




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


3.5. evidenta CAP auditor superior Anghelina Cristina3.6. evidenta CAP auditor superior Dedu Simona3.7. evidenta CAP auditor superior Apetrei Dan3.8. arhivare CAP referent superior Spulber Mioara

4. SCOPUL PROCEDURII OPERAŢIONALE

Stabilirea modului de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate-auditorii interni intocmesc planul strategic pe o perioada de 3-5 ani, la

recomandarea UCAAPI;-auditorii interni intocmesc proiectul planului anual pana la data de 30 noiembrie a

anului precedent anului pentru care se elaboreaza;-planificarea activitatii de audit public intern se bazeaza pe analiza riscurilor;-selectarea misiunilor de audit se face in functie de urmatoarele elemente de

fundamentare: evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni, criterii semnal /sugestiile ministrului MMFPS, deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; etc., propunerile UCAAPI, respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani, recomandarile Curtii de Conturi;

-planul anual de audit este insotit de un referat de justificare care trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit in parte, rezultatele analizei riscului asociat, criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective;

- auditorii interni transmit planul spre verificare si semnare Sefului de serviciu SAP;

- Planul anual se transmite ministrului MMFPS pentru aprobare pana la data de 20 decembrie a anului precedent;

- sarcina revine CAP si UAF din cadrul SAP.

Ofera asigurări cu privire la existente documentatiei adecvate derularii activităţii - furnizarea de asigurari ministrului MMFPS cu privire la tratarea riscului (nivelul

de tolerare a riscului, tipul de control, măsuri de control care necesită a fi implementate);- ofera consiliere ministrului MMFPS în vederea îmbunătăţirii sistemelor de

management şi control din zona activităţilor auditate in cursul unui an; - furnizarea de asigurări ministrului privind buna funcţionare a sistemelor de management şi control din cadrul MMFPS;

- sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficienta directiilor, incurajand imbunatatirea lor continua;

- sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele sa fie indeplinite.

3




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului:- realizarea procedurii revine auditorilor interni;- în situaţia în care auditorul nu îşi continuă activitatea în cadrul serviciului sau

este indisponibil din motive obiective, sarcinile sunt preluate de către un alt auditor numit de către Seful de serviciu SAP;

- auditorul intern, responsabil al procedurii, va asigura predarea întregii documentaţii auditorului desemnat pentru continuarea activităţii;

- personalului nou angajat îi va fi asigurat un program de pregatire profesională, organizat de către Seful de serviciu SAP;

- sistemul informaţional care să permită transmiterea cu uşurinţa a informaţiilor este organizat de către Seful de serviciu SAP;

- coroborarea fişei postului cu responsabilitatea întocmirii procedurii operaţionale.

Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe Seful de serviciu SAP, în luarea deciziei:

- Măsuri de control care necesită a fi implementate;- Registrul riscurilor, in speta - riscul inerent si riscul rezidual (probabilitate,

consecinte, nivel);- Procese de control existente (partiale, adecvate, cea mai buna practica).

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională:- reprezintă o activitate iniţială, de importanţă mare, ce stă la baza desfăşurării

activităţii de audit la MMFPS.

Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică:

Planul anual de audit public intern se intocmeste anual de catre Serviciul Audit Public.

Planul multianual (strategic) de audit public intern se intocmeste de catre Serviciul Audit Public.

Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

a) activităţi de care depinde activitatea proceduralizată:- organigrama MMFPS;

4




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


- ROF-ul MMFPS;- recomandarile Curtii de Conturi;-solicitarile UCAAPI;-sugestiile ministrului muncii.b) activităţi care depind de activitatea proceduralizată:-desfasurarea misiunilor de audit public intern la nivelul MMFPS.

5.4 Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

a) structuri furnizoare de date:- UCAAPI-MFP ;- Curtea de Conturi ;-CAP-MMFPS ;-UAF-MMFPS ;- structuri de audit intern ale institutiilor subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea ministerului

b) structuri beneficiare de rezultate ale activităţii:-compartimente de audit public intern aflate in subordinea/autoritatea/coordonarea

SAP.;- CAP-MMFES;- UAF-MMFPS

c) compartimente implicate în procesul activităţii:- CAP-MMFPS;- UAF-MMFPS

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1 Reglementări internaţionale:- Standardele internaţionale de Audit Intern;- recomandările Comisiei Europene.

6.2 Legislaţie primară- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificarile si completarile

ulterioare.

5




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


6.3 Legislaţie secundară:- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea

activităţii de audit public intern;- O.G. nr. 37/2004 pentru modificarea şi completarea reglementărilor privind

auditul intern;- O.M.F.P. nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etică a

auditorului intern.- O.M.F.P. nr. 423/2004 pentru modificarea şi completarea Normelor generale

privind exercitarea activităţii de audit public intern.

6.4 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale MMFPS- Solicitarile ministrului- Solicitarile Curtii de conturi- Solicitarile UCAAPI- Deficiente din rapoartele anterioare- Regulamentul de organizare şi funcţionare- Fişele posturilor.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1 Definiţii ale termenilor

Nr. crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte

termenul

1.Ediţie a unei

proceduri operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată

2.Procedura

operaţionalăPrezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual

3.

Revizia în cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate

4. Standarde de audit

Modelele sau standardele de audit furnizează un cadru minim, ce permite auditorilor să stabilească etapele auditului şi procedurile necesare realizării obiectivelor auditului. Pe baza acestor criterii se evaluează calitatea rezultatelor auditului.

6




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


7.2 Abrevieri ale termenilor

Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat

1. 1A Aprobare

2. 2Ah Arhivare

3. 3Ap Aplicare

4. 4SAP Serviciul Audit Public

5. 5CAP Compartimentul Audit Public

6. 6Au Auditor

7. 7Av Avizare

8. 7Az Analiză

9. 8MMFPS Ministerul Muncii, Familiei si Protectiei Sociale

10.9.

MFP Ministerul Finantelor Publice

11.1

Ts Transmitere sef serviciu SAP

12.1

Tm Transmitere ministru

13.1

E Elaborare

14.1

Ev Evaluare

15.1

I Înregistrare

7




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


16.1

In Informare

17.1

PO Procedură operaţională

18.1

RP Raportări periodice

19.1

S Supervizare

20.1

UCAAPI Unitatea Centrală pentru Armonizarea Auditului Public Intern

21. UAF Unitatea Audit Fonduri 22.2

UCASMFC Unitatea Centrală pentru Armonizarea Sistemelor de Management Financiar şi Control

23.2

V Verificare

…n.

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1 Generalităţi:

Procedura operaţională se referă la Elaborarea planului strategic si anual de audit public intern la SAP, stabilind modul de realizare al acesteia, privind întocmirea documentelor necesare, compartimentele şi persoanele implicate, având ca punct de plecare Legea privind auditul public intern actualizată, legislaţia primară şi legislaţia secundară.

De asemenea, prin procedură sunt stabilite responsabilităţile compartimentelor şi persoanelor implicate.

Compartimentul de audit public auditeaza, cel putin o data la 3 ani, fara a se limita la acestea, urmatoarele:

8




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


- angajamentele bugetare si legale din care deriva direct sau indirect obligatii de plata, inclusiv din fondurile comunitare; - platile asumate prin angajamente bugetare si legale, inclusiv din fondurile comunitare; - vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unitatilor administrativ-teritoriale; - constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare si stabilire a titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

- sistemul contabil si fiabilitatea acestuia; - sistemul de luare a deciziilor; - sistemele de conducere si control precum si riscurile asociate unor astfel de

sisteme; - sistemele informatice.

8.2 Documente utilizate:

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern;

- organigrama MMFPS;-rapoartele de evaluare ale UCAAPI;-rapoartele Curtii de Conturi

8.2.1 Provenienţa documentelor

- Curtea de Conturi;- UCAAPI-MFP

8.2.2 Conţinutul şi rolul documentelor

a) Legea nr.672/2002 privind auditul public intern cu modificările şi completările ulterioare:

- dispoziţii generale;- organizarea auditului public intern;- desfăşurarea auditului public intern;- auditorii interni;- contravenţii şi sancţiuni;- dispoziţii finale.

9




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


b) Planul anual si multianual al SAP cuprinde: - misiuni de audit ad-hoc ordonate de ministrul MMFPS; - misiuni de audit propuse de SAP pe baza analizei de risc; - misiuni de audit la solicitarea UCAAPI; -misiunile de evaluare a structurilor de audit de la institutiile

subordonate/coordonate/aflate sub autoritatea MMFPS; - structura evaluată; - perioada auditată; - perioada desfăşurării activităţii; - numărul de auditori.

8.2.3 Circuitul documentelor

- Circuitul Planului anual de activitate al SAP este redat in schema de mai jos:

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse materiale:- computere;- acces la internet; program LEX;- birotică şi consumabile.

8.3.2 Resurse umane- auditori interni.

8.3.3 Resurse financiare- creditele bugetare definitive aprobate prin legea bugetului şi rectificările bugetare

(salarii, cheltuieli materiale, cheltuieli de capital).

8.4 Modul de lucru

8.4.1 Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:Seful de serviciu SAP este responsabil pentru organizarea si desfasurarea

activitatilor de audit public intern si trebuie sa asigure resursele necesare indeplinirii planului de audit public intern in mod eficient. (Standard 2030 – Ordin MFP nr. 946/2005)

10

SAP Ts Ministru SAP




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


8.4.2 Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii:

Planificarea activitatii de audit public intern este bazata pe analiza riscurilor. 8.4.3. Elaborarea planului de audit public intern Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre compartimentul de audit public. Selectarea misiunilor de audit public intern se face in functie de urmatoarele elemente de fundamentare: a) Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe/proiecte sau operatiuni; b) Criteriile semnal/sugestiile conducatorului entitatii publice, respectiv: deficiente constatate anterior in rapoartele de audit; deficiente constatate in procesele-verbale incheiate in urma inspectiilor; deficiente consemnate in rapoartele Curtii de Conturi; alte informatii si indicii referitoare la disfunctionalitati sau abateri; aprecieri ale unor specialisti, experti etc. cu privire la structura si dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale functionarii sistemului; evaluarea impactului unor modificari petrecute in mediul in care evolueaza sistemul auditat; c) Temele defalcate din planul anual al UCAAPI. Ministrul MMFPS prin ordin dat Sefului de serviciu SAP e obligat sa ia toate masurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de UCAAPI sa fie introduse in planul anual de audit public intern al MMFPS, realizate in bune conditii si raportate in termenul fixat; d) Numarul entitatilor publice subordinate/coordonate/sub autoritate; e) Respectarea periodicitatii in auditare, cel putin o data la 3 ani; f) Tipurile de audit convenabile pentru fiecare entitate subordonata; g) Recomandarile Curtii de Conturi; h) Calculul fondului de timp disponibil; i) Data ultimului audit. Proiectul planului anual de audit public intern este intocmit pana la data de 30 noiembrie a anului precedent anului pentru care se elaboreaza. Ministrul MMFPS aproba proiectul planului anual de audit public intern pana la 20 decembrie a anului precedent. Planul anual de audit public intern reprezinta un document oficial. El este pastrat in arhiva SAP impreuna cu referatul de justificare in conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Nationale.

8.4.4. Referatul de justificare Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.

11




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


Referatul de justificare trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective. Referatul este realizat de catre Seful de serviciu SAP.

8.4.5. Structura planului de audit public intern Planul anual de audit intern are urmatoarea structura: - scopul actiunii de auditare; - obiectivele actiunii de auditare; - identificarea/descrierea activitatii/operatiunii supuse auditului public intern; - identificarea/descrierea entitatii/entitatilor sau a structurilor organizatorice la care se va desfasura actiunea de auditare; - durata actiunii de auditare; - perioada supusa auditarii; - numarul de auditori proprii antrenati in actiunea de auditare; - precizarea elementelor ce presupun utilizarea unor cunostinte de specialitate, precum si a numarului de specialisti cu care urmeaza sa se incheie contracte externe de servicii de expertiza/consultanta (daca este cazul); - numarul de auditori care urmeaza sa fie atrasi in actiunile de audit public intern din cadrul structurilor descentralizate.

8.4.6. Actualizarea planului de audit public intern Actualizarea planului de audit public intern se face in functie de: - Modificarile legislative sau organizatorice, care schimba gradul de semnificatie a auditarii anumitor operatiuni, activitati sau actiuni ale sistemului; - Solicitarile UCAAPI/entitatea publica ierarhic imediat superioara de a introduce/inlocui/elimina unele misiuni din planul de audit intern. Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobat de catre ministru MMFPS.

8.4.7. Planul multianual (strategic) de audit internFundamentarea planului multianual se face pe baza analizei de riscEtape realizate de catre SAP si avizate de catre ministrul MMFPS.1. Inventarierea activitatilor/proceselor/sistemelor2. Identificarea riscurilor3. Evaluarea riscurilor4. Aprecierea controlului intern5. Clasarea riscurilor reziduale

8.4.8. Valorificarea rezultatelor activităţii12




Ediţia I/28.02.2008Revizia 2/27.04.2010


- sprijina ministrul in mentinerea controalelor eficace evaluand eficacitatea si eficienta directiilor, incurajand imbunatatirea lor continua ;

- sprijina ministrul in vederea gestionarii riscurilor si cresterii probabilitatii ca scopurile si obiectivele sa fie indeplinite.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Nr.Crt.

Compartimentul (postul) / acţiunea

(operaţiunea)CAP Secretariat

SAP

Sef serviciu

SAPMinistru UCAAPI Obs.

1 Studierea legislatiei privind auditul public intern, recomandari ale U.C.A.A.P.I. si ale ministrului MMFPS

Az - - - -

2 Elaborare plan anual si strategic de audit

E - - - -

3 Transmiterea Sefului de serviciu SAP

Ts - Az/V - -

4 Transmiterea variantei finale a planului anual si strategic de audit catre ministru pentru aprobare

I/Tdg Tm Az/V/A

5 Arhivarea planului anual si strategic de audit public intern

- Ah - - -

6 Punerea in practica a planului anual si strategic de audit public intern

Ap - Ap - V

13

Ministerul Muncii, Familiei si Egalitatii de Sanse

PROCEDURA OPERATIONALAElaborarea planuluistrategic si anual deaudit public intern

Editia: I/10.11.2008Revizia: 1/10.11.2008

Pagina:15 din 15

Directia Audit Public Intern-Compartimentul Audit Public Intern

Cod procedura operationala Nr. exemplar:

Planul de audit public intern se intocmeste anual de catre SAP. Proiectul planului anual de audit public intern este insotit de un referat de justificare a modului in care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan. Referatul de justificare este realizat de catre Seful de serviciu SAP si trebuie sa cuprinda pentru fiecare misiune de audit public intern, rezultatele analizei riscului asociat (anexa la referatul de justificare), criteriile semnal si alte elemente de fundamentare, care au fost avute in vedere la selectarea misiunii respective.

Actualizarea planului de audit public intern se realizeaza prin intocmirea unui Referat de modificare a planului de audit public intern de catre Seful de serviciu SAP, aprobat de catre ministrul MMFPS.

Planul strategic (multianual) de audit public intern se intocmeste de catre SAP si este aprobat de catre ministrul MMFPS.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr. crt.

Denumirea Anexei Elaborator Aprobă Nr. de

exemplare Difuzare Arhivare

1 Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare

MFP Parlamentul României

SAP Secretariat SAP

2 OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern

MFP Ministrul MFP

SAP Secretariat SAP

3 Plan anual de audit public intern

SAP Ministrul MMFPS

2 SAP Secretariat SAP

14


PROCEDURA OPERATIONALAElaborarea planuluistrategic si anual deaudit public intern

Editia: I/10.11.2008Revizia: 1/10.11.2008

Pagina:15 din 15



11. CUPRINS

Numărul componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

Coperta 11 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau,

după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale2

2 Situaţia ediţiilor şi a reviziilor la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2

3 Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

2

4 Scopul procedurii operaţionale 3 -45 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 4 - 56 Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 5 - 67 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 6 - 88 Descrierea procedurii operaţionale 8 - 139 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 13 - 1410 Anexe, înregistrări, arhivări 1411 Cuprins 15

15


PROCEDURA OPERATIONALAElaborarea planului strategic si anual de audit public intern la

DAPI

Editia: I/28.02.2008Revizia: 0/28.02.2008

Pagina:……



16

Documents

1 · Web view- reprezintă o activitate iniţială, de importanţă mare, ce stă la baza desfăşurării activităţii de audit la MMFPS. Delimitarea explicită a activităţii procedurate