10.Pengurusan Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) … kepada berbilang pelanggan atau untuk Pihak ... Semak dan berikan maklum balas jurang format, ... sepanjang Kertas Kerja CAP.Pihak

Manual Pengendalian VAP EICC v5.0.1 Khas bagi dalaman EICC untuk Audit Diiktiraf EICC sahaja

1

10.Pengurusan Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) Pihak Diaudit

Untuk menilai risiko dan mengurangkan ketidakpatuhan secara berkesan, pendekatan penilaian risiko yang berkesan mengandungi penilaian risiko, audit, pelan tindakan pembetulan dan audit penutup. Boleh dikatakan bahawa komponen paling penting bagi proses ini adalah untuk Pihak Diaudit melengkapkan dan menyerahkan Pelan Tindakan Pembetulan (CAP), yang akan bertindak sebagai pelan tindakan untuk menamatkan ketidakpatuhan ini secara berkesan terhadap Tatakelakuan EICC.

Pembetulan ketidakpatuhan Audit boleh dikemukakan secara terus di antara Pihak Diaudit dan setiap pelanggan, atau oleh APM apabila CAP diuruskan APM.Ia merupakan tanggungjawab pengurusan Pihak Diaudit bagi menyediakan “Pelan Tindakan Pembetulan” (CAP) untuk Laporan Audit dalam masa 14 hari penerimaan Laporan Audit Akhir Yang Disahkan (VAR) oleh Pihak Diaudit.

Jika Ketidakpatuhan Utama ditemui semasa Audit, CAP yang mengetengahkan isu tersebut perlu dilengkapkan dan diserahkan dalam masa 7 hari penemuan dan pengesahan Ketidakpatuhan Utama. Pihak Diaudit akan diberi templat CAP oleh APM apabila dapatan Utama dikenal pasti.

Tujuan CAP adalah untuk mentakrifkan tindakan pembetulan bagi menyelesaikan sebarang ketidakpatuhan yang dikenal pasti semasa Audit.Pihak Diaudit bertanggungjawab untuk penyempurnaan tindakan pembetulan dan pencegahan yang disenaraikan dalam pelan.Pelan perlu dihantar kepada Penerima Yang Dibenarkan mengikut Lampiran B Perjanjian Pihak Diaudit dan APM dan perlu memberi butiran:

Penentuan punca sebenar;

Penerangan tindakan pembetulan yang dicadangkan bagi mengutarakan punca sebenar;

Perhatian: Jika pengurusan Pihak Diaudit menentukan bahawa tiada tindakan akan diambil atau perlu sebagai respons terhadap ketidakpatuhan, pelan perlu menerangkan asas bagi penentuan ini dan sebab tindakan pembetulan tidak diperlukan.)

Penggunaan tindakan pencegahan untuk mencegah berulangnya masalah atau isu berkaitan pada masa hadapan;

Tarikh tindakan dijangka akan dilengkapkan (lihat garis masa yang sewajarnya berdasarkan kepentingan dapatan, di bawah); dan

Status semasa item tindakan.

Dengan Laporan Audit Yang Disahkan (VAR), CAP yang dipraisi akan dikeluarkan oleh APM. Pihak Diaudit akan menerima CAP daripada APM yang akan mengandungi ketidakpatuhan yang dikenal pasti dalam Audit Yang Disahkan. Pihak Diaudit PERLU menggunakan templat ini untuk melengkapkan Pelan Tindakan Pembetulan mereka.


2


3

10.1 Pilihan Pengurusan CAP

Buat masa ini, terdapat dua pilih untuk menguruskan proses CAP Audit Yang Disahkan:

1. Pihak Diaudit menguruskan CAP secara terus dengan Penerima Yang Dibenarkan dalam Lampiran B Perjanjian Pihak Diaudit. Ini adalah di luar skop EICC. Bagaimanapun salinan CAP yang diluluskan PERLU dihantar kepada APM VAP. Kemungkinan dalam situasi ini akan terdapat beberapa CAP bergantung kepada bilangan pelanggan yang meminta.

2. CAP boleh diuruskan melalui APM VAP. Ini akan menjadi proses yang diuruskan secara berpusat dengan hanya satu CAP Yang Disahkan EICC. Komunikasi pada CAP dan kemajuannya akan diuruskan oleh APM dengan semua pelanggan yang disenaraikan dalam “senarai pengedaran Penerima Yang Diluluskan Pihak Diaudit”.

o CAP yang diuruskan APM amat digalakkan untuk Pihak Diaudit yang menyediakan audit kepada berbilang pelanggan atau untuk Pihak Diaudit yang boleh menggunakan bimbingan tambahan bagi membangunkan CAP pertama mereka.Sila lihat bab 10.3 untuk mendapatkan butiran selanjutnya mengenai proses ini.

10.2 Melaksanakan Tindakan Pembendungan Segera untuk Ketidakpatuhan Utama

Apabila menerima pemberitahuan mengenai sebarang Ketidakpatuhan Utama daripada pasukan Audit, Pihak Diaudit menyemak Ketidakpatuhan dan memulakan pembendungan serta-merta. (Pembendungan adalah tindakan, proses atau cara untuk serta-merta mengurangkan ancaman atau merendahkan risiko situasi yang dikenal pasti dalam Ketidakpatuhan Utama.)

Langkah berikut diambil untuk melaksanakan pembendungan segera:

1. Juruaudit menyerlahkan Ketidakpatuhan Utama kepada Pihak Diaudit

2. Pihak Diaudit menyiasat dan mentakrifkan aktiviti dan dokumen pembendungan

yang diperlukan dalam templat CAP EICC

3. Pihak Diaudit melaksanakan tindakan pembendungan agar risiko isu diminimumkan

sehingga penyelesaian yang kekal dan sistematik disediakan.Ketidakpatuhan utama

perlu dibendung dalam masa 48 jam penemuan.

Untuk Ketidakpatuhan Utama, tindakan pembendungan segera adalah mandatori dan perlu dilengkapkan sebelum penghujung audit dan disenaraikan oleh juruaudit dalam kesimpulan sebagai nota juruaudit. Ini tidak terpakai untuk waktu bekerja dan insurans sosial kerana tiada tindakan pembendungan yang biasanya boleh diambil sebelum penutup audit.


4

10.3 Proses CAP Diuruskan APM

10.3.1 Peranan dan Tanggungjawab Pihak Diaudit:

Membendung Ketidakpatuhan Utama dengan serta-merta

Cipta Pelan Pembetulan dan serahkan kepada APM

Laksanakan tindakan pembetulan dan pencegahan untuk Ketidakpatuhan Utama, Besar dan Kecil dan Risiko Ketidakpatuhan

Berikan kemas kini kemajuan bulanan kepada APM

Jadualkan Audit Penutup Yang Disahkan (melalui kerjasama dengan Penerima Yang Dibenarkan) dalam rangka masa EICC. Nota:

o Satu Audit Penutup Yang Disahkan mungkin dapat mengenal pasti tindakan pembetulan lengkap untuk tindakan Ketidakpatuhan Besar, Kecil dan Risiko Ketidakpatuhan; dan

o Audit Penutup Yang Disahkan untuk Ketidakpatuhan Utama sentiasa dijadualkan berasingan dan sentiasa di tapak.

APM VAP:

Sampaikan Ketidakpatuhan Utama kepada Penerima Pihak Diaudit Yang Dibenarkan dalam masa 48 jam penemuan (dalam masa 12 jam jika ia merupakan item Utama dengan ancaman pasti terhadap kehidupan, anggota badan, kemudahan atau masyarakat);

Takrifkan jenis pengesahan yang diperlukan untuk menutup tindakan pembetulan (dari jauh atau di tapak);

Semak dan berikan maklum balas jurang format, penyempurnaan dan elemen Tata terhadap CAP;

Hantar CAP Yang Diluluskan kepada Penerima Yang Dibenarkan;

Sahkan kemajuan bulanan bagi pelaksanaan CAP;

Sampaikan status CAP setiap bulan kepada Penerima Yang Dibenarkan; dan

Uruskan Proses Audit Penutup Yang Disahkan.

Penerima Yang Dibenarkan:

Terima CAP Yang Diluluskan daripada APM;

Terima laporan status CAP bulanan daripada APM;

Membuat susulan dengan Pihak Diaudit sekiranya pelaksanaan ditunda; dan

(Melalui kerjasama dengan Pihak Diaudit) menjadualkan Audit Penutup Yang Disahkan.


5

10.3.2 Kandungan Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) Pihak Diaudit perlu mencipta Pelan Tindakan Pembetulan formal yang menerangkan cara dan masa kemudahan mereka akan mengutarakan setiap Ketidakpatuhan dan Risiko Ketidakpatuhan yang dikenal pasti.

Berikutan pembendungan Ketidakpatuhan Utama, Pihak Diaudit membentuk CAP untuk setiap dapatan Ketidakpatuhan Utama, Besar, Kecil dan Risiko Ketidakpatuhan menggunakan templat CAP EICC.

CAP PERLU menggambarkan garis masa yang diterangkan dalam Garis Masa untuk Penyempurnaan Tindakan Pembetulan (bahagian 10.4) atau Pihak Diaudit perlu memberikan justifikasi apabila garis masa tidak dapat ditepati.

CAP didokumenkan dalam Kertas Kerja CAP, yang terletak dalam tab folder “cetakan CAP” dalam Protokol Audit Excel.Arahan tambahan adalah dalam tab buku kerja “Arahan kepada Pihak Diaudit”. Kertas Kerja CAP dicipta dalam Excel 2007. Untuk pengguna versi Excel terdahulu, Pek Keserasian Microsoft Office boleh dimuat turun secara percuma: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en.Pek keserasian akan membolehkan pengguna membuka, mengedit dan menyimpan dokumen di dalam Office 2007 (atau yang lebih baru).

Pihak Diaudit perlu melengkapkan ruang berlorek biru muda pada templat CAP.Ruang lain Kertas Kerja CAP secara automatiknya dipadatkan sebagai sebahagian daripada proses penjanaan Laporan Audit Yang Disahkan.

Semua aktiviti dan pengubahsuaian CAP dipantau, disemak, dipersetujui dan ditutup sepanjang Kertas Kerja CAP.Pihak Diaudit membangunkan tindakan pembetulan (CA) dan merekodkannya dalam Kertas Kerja CAP.APM akan menyemak setiap CAP bagi memastikan ia mengandungi maklumat yang diperlukan, format yang betul dan tindakan pembetulan adalah wajar, ditakrifkan dengan jelas dan dalam garis masa.

Selepas CAP dilaksanakan sepenuhnya, Pihak Diaudit perlu memberikan kemas kini akhir dalam templat CAP yang menunjukkan dapatan diketengahkan, tarikh penyempurnaan dan memberikan bukti sokongan yang sewajarnya.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466&displaylang=en


6

10.3.2.1 Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) Langkah 1 – Analisis Punca Sebenar

Langkah pertama dalam proses CAP adalah untuk menjalankan analisis punca sebenar untuk setiap Ketidakpatuhan.

“Analisis Punca Sebenar” adalah kaedah yang digunakan untuk mengenal pasti punca yang tersembunyi. Ia digunakan untuk membetulkan atau menyingkirkan punca dan mengelakkan masalah daripada berulang. Jika analisis punca sebenar tidak dijalankan, atau dijalankan dengan lemah, terdapat risiko bahawa masa dan sumber akan terbazir bagi menangani simptom masalah dan bukannya menangani isu sebenar.

Unsur paling utama bagi analisis punca sebenar termasuklah bertanya “Mengapa Ketidakpatuhan tertentu berlaku?” dan mendokumenkan jawapan. Kemudian bagi setiap jawapan, tanyakan “Kenapa?” berulang kali, sehingga matlamat diingini dalam mencari “punca sebenar” dicapai. Amalan biasa menunjukkan bahawa punca sebenar dikenal pasti selepas 5 soalan Mengapa.

Apabila mempertimbangkan “Mengapa” masalah tertentu berlaku, ia mungkin berguna untuk mempertimbangkan kemungkinan elemen berikut bagi memastikan analisis yang menyeluruh:

1) Pengetahuan – Adakah masalah ini berlaku kerana kurangnya kesedaran atau pengetahuan?

2) Tugasan – Adakah masalah ini berlaku kerana tanggungjawab tidak ditugaskan dengan jelas?

3) Alatan – Adakah masalah ini berlaku kerana alatan tidak disediakan?

4) Latihan – Adakah masalah ini berlaku kerana kurangnya latihan yang sepatutnya?

5) Kebertanggungjawaban – Adakah masalah ini berlaku kerana kurang/tiada kebertanggungjawaban, contohnya dalam keadaan biasa tiada apa yang berlaku apabila tugas tersebut tidak dilakukan?

6) Sumber – Sama ada masalah ini berlaku kerana sumber tidak mencukupi

Lembaran kerja CAP menyediakan ruang untuk tiga penyebab utama bagi setiap Ketidakpatuhan. Pihak Diaudit boleh menambah atau membuang entri penyebab utama sebagaimana keperluan mereka. Walau bagaimanapun, sekurang-kurangnya 1 penyebab utama diperlukan. Tidak lebih daripada 5 penyebab utama akan dibenarkan.

Bagi setiap penyebab utama, pembendungan yang sepadan dan tindakan pembetulan diperlukan.Contoh: jika suatu dapatan mempunyai 3 penyebab utama yang dikenal pasti, maka 3 tindakan pembendungan dan 3 tindakan pembetulan diperlukan dalam CAP bagi dapatan tersebut, masing-masing dengan garis masa.

Ada kemungkinan beberapa dapatan akan mempunyai penyebab utama yang sama. Dalam kes ini, dapatan dengan penyebab utama yang sama boleh merujuk pada dapatan “yang satu lagi” yang telah ditakrifkan baginya tindakan pembetulan dan pembendungan.

Tindakan pembetulan kepada penyebab utama berkemungkinan besar ialah sistem pengurusan (perubahan prosedur).


7

10.3.2.2 Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) Langkah 2 – Tindakan Pembendungan Segera

Item di bawah perlu dikemukakan untuk setiap penyebab utama yang dikenal pasti bagi setiap dapatan.

“Huraikan tindakan yang perlu diambil bagi mengurangkan ancaman/merendahkan risiko dengan segera”: Bahagian ini menghendaki Pihak Diaudit menghuraikan tindakan sementara yang diambil bagi mengurangkan risiko ketidakpatuhan. Huraian perlu memasukkan sekurang-kurangnya komponen seperti berikut:

- Tindakan diambil;

- Komunikasi kepada pihak pengurusan, penyelia dan pekerja mengenai tindakan ini; dan

- Program pemeriksaan bagi tindakan untuk memastikan ia kekal tersedia dan berkuatkuasa sehingga pembetulan sistem yang kekal dilaksanakan.

Pemilik bertanggungjawab: orang yang bertanggungjawab di tempat Pihak Diaudit bagi memastikan pelaksanaan keseluruhan Tindakan Pembendungan Segera yang berkesan.

Sasaran Tarikh Selesai: Tarikh selesai bagi pelaksanaan awal semua item yang disenaraikan di bawah “Huraikan tindakan yang perlu diambil bagi mengurangkan ancaman/merendahkan risiko dengan segera”.Ini boleh melebihi 3 minggu dari tarikh penerimaan VAR akhir.

Kemajuan (ikut atau tak ikut jadual): disenaraikan sebagai

- “ikut” jika tepat pada masa atau dilaksanakan sepenuhnya atau

- “tak ikut” apabila pelaksanaan lewat dijalankan. Jika “tak ikut“, maka tindakan tambahan perlu disenaraikan dalam catatan tentang bagaimana pelaksanaan akan diperbetulkan dalam garis masa “Sasaran Tarikh Selesai”.

Tarikh tutup sebenar: Tarikh sebenar apabila semua item yang disenaraikan di bawah “Huraikan tindakan yang perlu diambil bagi mengurangkan ancaman/merendahkan risiko dengan segera” berjaya dilaksanakan.Bukti dalam bentuk PDF atau format JPEG perlu disediakan untuk keputusan APM.


8

10.3.2.3 Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) Langkah 3 – Tindakan Pembetulan

Item di bawah perlu dikemukakan untuk setiap penyebab utama yang dikenal pasti bagi setiap dapatan.

“Huraikan pelan tindakan - ia hendaklah mengandungi butiran mengenai…” Bahagian ini memerlukan maklumat mengenai:

1. Perubahan dasar/prosedur: Huraikan butiran tentang perubahan, yang akan dibuat kepada dasar/prosedur syarikat.(Termasuk rujukan kepada nombor dokumen dan tarikh terbitan semasa). Dasar yang dikemas kini hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya:

Semua item yang disenaraikan di bawah “keperluan minimum – semakan dokumen” (lihat bahagian 12 untuk Pernyataan Kepatuhan yang relevan); atau

(Atau merujuk kepada) kaedah pemeriksaan/penentusahan dalaman yang akan digunakan selepas pelaksanaan dasar yang dikemas kini.

2. Komunikasi/latihan: Huraikan butiran program komunikasi dan latihan bagi memastikan semua orang yang aktif di kemudahan memaklumi yang terkini dan memahami dasar dan prosedur yang telah dikemas kini. Tindakan ini perlu bagi memastikan semua kakitangan Pihak Diaudit boleh melaksanakan dengan berkesan dan mematuhi dasar/prosedur yang dikemas kini dan termasuk sekurang-kurangnya:

Butiran dan medium komunikasi (mesyuarat, papan buletin, mel, blog) kepada:

1. Pengurusan

2. Kakitangan

3. Pekerja langsung dan tidak langsung

4. Kontraktor/pembekal di tapak

5. Kumpulan-kumpulan lain yang terlibat atau menerima kesan


9

Latihan kepada:

1. Pengurusan

2. Penyelia

3. Pekerja

4. Kumpulan-kumpulan lain yang terlibat atau menerima kesan

5. Induksi atau latihan pekerja baru

- 3. Pengukuran aktiviti dan kesan: Huraikan petunjuk/pengukuran yang akan digunakan bagi memantau dan memastikan pelaksanaan dasar/prosedur yang dikemas kini dan komunikasi serta latihannya adalah berkesan. Pengukuran hendaklah berasaskan kesan dan aktiviti (contohnya, bilangan latihan = aktiviti, kesedaran atau pengurangan kejadian = kesan).

4. Sekurang-kurangnya 3 petunjuk aktiviti dan 3 petunjuk kesan diperlukan bagi setiap dapatan ketidakpatuhan.

Pemilik bertanggungjawab: Orang yang bertanggungjawab di tempat Pihak Diaudit bagi memastikan pelaksanaan keseluruhan Tindakan Pembetulan yang berkesan.

Sasaran Tarikh Selesai: Tarikh selesai bagi pelaksanaan setiap item yang disenaraikan di bawah “Huraikan pelan tindakan - ia hendaklah mengandungi butiran mengenai”. Tarikh ini boleh melebihi tempoh seperti yang ditunjukkan dalam Garis Masa bagi Penyelesaian Tindakan Pembetulan bahagian 10.4. jika kewajaran dikemukakan kepada APM untuk kelulusan.

Jauh?: Jauh bermakna pengesahan dari jauh.“Ya” bermaksud penutupan boleh berlaku dengan menyerahkan dokumen untuk semakan penutupan. “Tidak” bermaksud Juruaudit EICC perlu kembali kepada Pihak Diaudit untuk menentusahkan penutupan. Ini akan ditentukan oleh APM. Lihat takrif Audit Penutupan Disahkan jauh dan di tapak.

Kemajuan (ikut atau tak ikut jadual): disenaraikan sebagai

- “Ikut” jika tepat pada masa atau dilaksanakan sepenuhnya; atau

- “Tak ikut” apabila pelaksanaan lewat dijalankan. Jika “Tak ikut“, maka tindakan tambahan perlu disenaraikan dalam catatan tentang bagaimana pelaksanaan akan diperbetulkan dalam garis masa “Sasaran Tarikh Selesai”.

Tarikh Mula Tindakan: Tarikh permulaan yang dicadangkan bagi setiap item yang disenaraikan di bawah “Huraikan pelan tindakan - ia hendaklah mengandungi butiran mengenai”.

Tarikh Tutup Sebenar: Tarikh sebenar bagi setiap item yang disenaraikan di bawah “Huraikan pelan tindakan - ia hendaklah mengandungi butiran mengenai” yang berjaya dilaksanakan.Bukti dalam bentuk PDF atau format JPEG perlu disediakan untuk keputusan APM.


10

10.4 Garis Masa bagi Penyelesaian Tindakan Pembetulan:

Semua Tindakan Pembetulan mestilah diselesaikan dalam jangka masa yang disediakan di bawah. Sebarang lencongan dari garis masa yang ditetapkan mesti diluluskan oleh APM.

Tindakan pembendungan perlu dilaksanakan dengan segera untuk sebarang Ketidakpatuhan “Diutamakan”, termasuklah buruh kanak-kanak, buruh paksa dan bahaya yang pasti kepada pekerja atau ancaman yang pasti kepada alam sekitar dan masyarakat sekeliling. Pasukan Audit mesti menggalakkan kemudahan untuk mengandungi isu sedemikian semasa Audit.

Tindakan pembetulan dan pencegahan (untuk membetulkan sepenuhnya isu tersebut dan menghalang berulangnya isu yang sama) perlu dilaksanakan dalam tempoh 30 hari.

Nota: Sebarang Ketidakpatuhan yang mempunyai kesan serta-merta kepada nyawa, anggota badan, persekitaran atau kemudahan, walaupun tidak dikelaskan sebagai Ketidakpatuhan “Diutamakan”, hendaklah mempunyai tindakan pembendungan segera untuk mengurangkan risiko, contoh, pintu keluar kecemasan yang berkunci perlu segera dibuka kuncinya sebaik sahaja diketahui.

Pendekatan TRS

T: Singkirkan Ancaman (Threat)

– Pastikan ancaman segera dihapuskan;

– Hentikan kerja audit lain bagi memastikan ancaman tersebut sudah tiada; dan

– Dokumenkan apa yang anda nampak dan lakukan (akan menjadi dapatan).

• Seperti mana-mana dapatan, masukkan nota dalam Laporan Audit mengenai tindakan segera yang berlaku semasa audit (contoh: pintu keluar dikunci).

R: Kurangkan atau hapuskan risiko menerusi langkah-langkah sementara

– Libatkan pengurusan Pihak Diaudit untuk membuat perubahan jangka pendek bagi mengelakkan ancaman daripada berulang; dan

– Ingatkan APM, siapa yang seterusnya akan mengikut prosedur yang wajar (contoh: mengingatkan pelanggan, menasihatkan anda).

S: Kemas kini Sistem agar dimasukkan ke dalam prosedur supaya ia tidak berulang lagi

– Tetapkan jangkaan dalam Pelaporan dapatan bahawa penambahbaikan sistem pengurusan dikehendaki untuk memastikan ketidakpatuhan tidak berulang lagi.


11

Garis Masa CAP

Terdapat had maksimum 18 bulan daripada penutupan mesyuarat audit awal untuk berada

dalam kepatuhan.

Dapatan Kemukakan CAP CAP Diluluskan Kemajuan / Selesai CAP

Keutamaan (untuk Waktu bekerja jika

Waktu Bekerja adalah >84 j/minggu)

1 minggu daripada penemuan

10 hari kalendar daripada penemuan

30 hari daripada penemuan untuk

Keutamaan dapatan EHS/90 hari daripada

penemuan untuk semua Keutamaan lain (kecuali

Waktu bekerja Keutamaan di bawah 84 jam seminggu dan keselamatan sosial)

Besar atau Keutamaan (hanya jika Waktu Bekerja

di bawah 84 j/minggu dan

keselamatan sosial)

2 minggu dari tarikh penerimaan

VAR akhir

6 minggu dari tarikh penerimaan VAR akhir

180 hari daripada penerimaan VAR akhir (bagi ketidakpatuhan

besar, ini hanyalah panduan sahaja)

Kecil 2 minggu dari tarikh penerimaan VAR

akhir


Selaras dengan kepatuhan dalam 270 hari daripada

penerimaan VAR akhir (panduan sahaja)

Risiko Ketidakpatuhan

2 minggu dari tarikh penerimaan

VAR akhir


270 hari daripada penerimaan VAR akhir

(panduan sahaja)


12

Gambaran keseluruhan untuk waktu bekerja:

Jika audit menunjukkan waktu bekerja > 84 jam, Ketidakpatuhan Keutamaan (kotak sebelah atas

jadual penarafan), Pihak Diaudit mempunyai masa sehingga 1 minggu dari tarikh penemuan untuk

mengemukakan CAP dan 90 hari dari tarikh dapatan untuk mengalihkan semua pekerja di bawah

84 jam seminggu.

Bagi peringkat yang lain, Pihak Diaudit mempunyai masa sehingga 2 minggu daripada penerimaan

VAR akhir untuk mengemukakan CAP dalam bentuk Pelan Komprehensif.

o Waktu bekerja dan keselamatan sosial;

o Oleh kerana cabaran dan kerumitan ketidakpatuhan waktu bekerja, pelan terperinci

dijangka mengandungi peristiwa penting atau titik semak setiap 90 hari.

Pihak Diaudit boleh mempunyai sehingga 90 hari untuk meningkatkan dari satu tahap

ketidakpatuhan kepada tahap yang lain.Tahap kepatuhan adalah sama ada pada BARIS atau LAJUR

dalam matriks di bawah:

o Bergerak ke bawah satu baris dalam jadual akan mengurangkan waktu bekerja bagi

SEMUA pekerja;

o Bergerak ke arah kiri jadual akan menurunkan peratus pekerja menerima kesan; atau

o Bergerak ke bawah dan ke arah kiri jadual untuk mengurangkan waktu bekerja bagi

semua pekerja dan sebahagian pekerja menerima kesan.

Status mesti diberikan kepada APM/APM Syarikat yang menguruskan CAP sekurang-kurangnya

setiap 90 hari dan menunjukkan peningkatan yang dicatatkan di atas atau bersedia untuk

membincangkan rintangan atau cabaran.


13

10.4.1 Langkah dan Tempoh Proses bagi proses CAP Diuruskan APM Langkah, garis masa dan proses yang berikut terpakai kepada proses CAP diuruskan APM atau dalam hal Dapatan keutamaan, tanpa mengira sama ada APM yang menguruskan proses CAP.

10.4.1.1 Ketidakpatuhan Keutamaan

Jika dapatan dianggap menjadi Keutamaan semasa QA, APM akan memikul peranan pasukan audit dan menghubungi Pihak Diaudit agar mereka membuang ancaman tersebut dengan segera, dan meneruskan dengan garis masa.

Masa Tindakan Bertanggungjawab 0 Jam Ketidakpatuhan dikenal pasti dan disampaikan

kepada pengurusan Pihak Diaudit semasa VA di tapak

Pihak Diaudit dengan segera membuang ancaman (isu yang telah menyebabkan isu Keutamaan – contoh, memberhentikan kanak-kanak di kawasan kerja dalam kes buruh kanak-kanak)

Pasukan audit

Pihak Diaudit

<1 Jam Ketua Juruaudit untuk Ingatkan APM dengan kesimpulan dan data penting di tangan

Ketua Juruaudit

<12 Jam APM melaporkan isu kepada Pengurusan Penerima Dibenarkan

APM

<24 Jam Penerima Dibenarkan menghubungi Pihak Diaudit untuk membincangkan situasi dan status

Penerima Dibenarkan

<48 Jam Tindakan Ketidakpatuhan Keutamaan telah disediakan(Pembendungan tersedia, Pihak Diaudit menyediakan langkah-langkah sementara bagi memastikan Ketidakpatuhan Keutamaan tidak berulang kembali)

Sampaikan tindakan pembendungan dan bukti pelaksanaan kepada Penerima Dibenarkan/APM

Pihak Diaudit

Pihak Diaudit

7 hari* CAP lengkap tentang Ketidakpatuhan Keutamaan dikemukakan untuk semakan kepada APM

Maklum Balas tentang CAP Ketidakpatuhan Keutamaan

Laraskan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan jika diperlukan

Pihak Diaudit

APM

Pihak Diaudit

10 hari* Pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan Diluluskan

Sampaikan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan kepada Penerima Dibenarkan

Pihak Diaudit

Pihak Diaudit/APM


14

17 hari** Kemukakan bukti kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan kepada APM

Semak semula kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan

Sampaikan Status pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan kepada Penerima Dibenarkan

Pihak Diaudit

APM

Pihak Diaudit/APM

24 hari*** Kemukakan bukti kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan kepada APM

Semak semula kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan

Sampaikan Status pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan Keutamaan kepada Penerima Dibenarkan

Pihak Diaudit

APM

Pihak Diaudit/APM

30 hari*** APM menjadualkan audit penutupan Keutamaan

Audit Penutupan Disahkan bagi Ketidakpatuhan Keutamaan

Nota:Jika terdapat bukti yang mencukupi / sah bahawa lebih banyak masa diperlukan, Pihak Diaudit mesti membalas kepada APM dengan butiran agar APM mempertimbangkan

APM

Pasukan audit

Pihak Diaudit

*kecuali Ketidakpatuhan Keutamaan bagi Waktu bekerja di mana Waktu Bekerja adalah di bawah 84j/minggu dan/atau keselamatan sosial (garis masa = garis masa di atas tambah 1 minggu) **kecuali:

Ketidakpatuhan Keutamaan bagi Waktu bekerja jika Waktu Bekerja adalah > 84 j/minggu = 10 minggu

Ketidakpatuhan Keutamaan bagi Waktu bekerja di mana Waktu Bekerja adalah di bawah 84j/minggu dan/atau keselamatan sosial = 90 hari

*** kecuali:

Ketidakpatuhan Keutamaan bagi Waktu bekerja jika Waktu Bekerja adalah > 84 j/minggu = 90 hari

Ketidakpatuhan Keutamaan bagi Waktu bekerja di mana Waktu Bekerja adalah di bawah 84j/minggu dan/atau keselamatan sosial = 180 hari


15

10.4.1.2 Ketidakpatuhan Besar, Kecil dan Risiko

Masa Tindakan Bertanggungjawab 0 minggu Penerimaan VAR akhir dan templat CAP yang

telah diisi lebih awal APM

2 minggu Kemukakan CAP lengkap versi 1

Semak semula dan berikan maklum balas mengenai CAP versi 1 dalam 48 jam atau luluskan CAP

Sampaikan Status CAP dan CAP Diluluskan (jika berkenaan) kepada Penerima Dibenarkan

Pihak Diaudit

APM

APM


Semak semula dan berikan maklum balas mengenai CAP versi 2 dalam 48 jam atau luluskan CAP


Pihak Diaudit

APM

APM


Semak semula dan berikan maklum balas mengenai CAP versi 3 dalam 48 jam atau luluskan CAP versi 3


Nota: Jika versi 3 tidak diluluskan maka proses berakhir

Pihak Diaudit

APM

APM

1 bulan daripada kelulusan CAP dan setiap bulan berikutnya sehingga CAP selesai atau bulan ke-17

Sediakan kemas kini bulanan kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan kepada APM

Kemukakan bukti bagi setiap pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan yang telah selesai

Semak semula kemajuan pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan

Sampaikan Status pelaksanaan CAP Ketidakpatuhan kepada Penerima Dibenarkan

Pihak Diaudit

Pihak Diaudit

APM

APM

Pelaksanaan CAP selesai atau 18 bulan selepas penutupan mesyuarat

Pengurusan proses Audit Penutupan Disahkan

APM


16

10.4.1.3 Peningkatan kepada Penerima Dibenarkan

Penerima Dibenarkan akan dimaklumkan oleh APM sebaik sahaja terdapat kelewatan satu minggu dalam penyerahan CAP. Penerima Dibenarkan boleh membuat susulan dengan Pihak Diaudit dan memudahkan (jika diperlukan) penyerahan CAP atau kemas kini pelaksanaan tepat pada masanya. Pemberitahuan “lewat” akan diulang kepada Penerima Dibenarkan sehingga penerimaan CAP atau kemas kini pelaksanaan diterima pada setiap minggu.

Penerima Dibenarkan akan dimaklumkan oleh APM jika status pelaksanaan CAP berbeza lebih daripada 20 peratus berbanding tarikh tamat tempoh bagi pelaksanaan CAP yang dipersetujui atau garis masa CAP EICC.

10.5 Kelulusan Tindakan Pembetulan

Pelan Tindakan Pembetulan mesti diluluskan oleh APM sebelum sebarang tindakan pembetulan dilaksanakan.

APM hendaklah menyemak semula dan meluluskan CAP untuk semua ketidakpatuhan dalam masa 3 hari.

Semua tindakan pembetulan mesti disemak semula dan diluluskan oleh APM sebelum ia boleh ditutup.Objektif untuk mendapat kelulusan APM adalah bagi memastikan kesempurnaan CAP, kesempurnaan pelaksanaan, penggunaan format EICC yang betul. Ia bukanlah suatu kelulusan ataupun pernyataan kepatuhan. Kepatuhan hanya boleh ditentukan oleh firma Audit pihak ketiga yang layak selepas semakan secara terperinci (dari jauh atau luar tapak).

Tindakan pembetulan tidak boleh diluluskan sehingga Pihak Diaudit menyediakan CAP lengkap dan bukti pelaksanaan.

10.6 Memantau Kemajuan

Bagi CAP dengan tempoh pelaksanaan yang melebihi 30 hari, Pihak Diaudit perlu menyediakan APM VAP dengan kemas kini status pada selang masa bulanan. Pihak Diaudit bertanggungjawab untuk mengemukakan hal ini kepada APM.

Setelah Pihak Diaudit percaya bahawa CAP telah dilaksanakan sepenuhnya, Pihak Diaudit perlu menyediakan kemas kini status akhir yang menunjukkan Ketidakpatuhan telah ditangani dan menyediakan bukti yang sesuai bagi menyokong kedudukan ini.

- Bukti perlu disediakan sama ada dalam bentuk PDF atau format JPEG. Sebarang format lain tidak akan diterima. Bukti tersebut perlu mempunyai rujukan yang betul dalam templat CAP bagi memudahkan navigasi antara templat CAP dan bukti pelaksanaan.

Jika Tindakan Pembetulan masih belum ditutup dalam masa yang ditentukan dalam CAP atau jika Tindakan Pembetulan tidak sesuai, Pihak Diaudit perlu memberikan cadangan untuk menangani isu tersebut dalam status Lembaran Kerja CAP

Sebarang perubahan pada CAP yang diluluskan perlu disemak semula dan dibenarkan oleh APM VAP.


17

10.7 Menutup Tindakan Pembetulan

10.7.1. Semua dapatan hendaklah disahkan melalui Audit Penutupan - Tempoh hendaklah berdasarkan kepada jenis dapatan dalam audit awal (Ketidakpatuhan

Keutamaan, Utama, Kecil, Risiko dan sama ada berkaitan Waktu Bekerja dan/atau Insurans Sosial). Sebagai contoh, jika terdapat beberapa dapatan Utama dan Kecil tetapi tiada dapatan waktu bekerja, audit penutupan perlu berlaku dalam tempoh 12 bulan (270 hari untuk menutup dapatan Kecil termasuk mengambil kira data 3 bulan).

- Audit penutupan hendaklah tidak berlaku lebih lewat daripada 6 bulan sebelum tamat tempoh sah laku kitaran VAP (2 tahun daripada mesyuarat penutupan audit permulaan EICC).

10.7.2. Audit Penutupan atas Dapatan Keutamaan adalah Mandatori dalam Rangka Masa Tertentu:

- Audit Penutupan bagi dapatan keutamaan (Audit Keutamaan) dicetuskan oleh APM. Kerja bermula apabila dapatan keutamaan disahkan:

Semasa audit

Semasa peringkat draf laporan (apabila lebih banyak data dianalisis atau semasa QA APM bagi draf laporan)

Apabila penarafan berubah mengikut panduan penarafan (untuk membetulkan kesilapan penarafan dalam draf laporan audit).

- Audit Keutamaan berlaku dalam tempoh 30 hari daripada penemuan kecuali waktu bekerja dan keselamatan sosial, yang berlaku pada 180 hari daripada penemuan.

- Jika terdapat sebarang dapatan lain daripada VAR yang telah ditutup oleh Pihak Diaudit dan sedia untuk ditentusahkan, terutamanya yang memerlukan penentusahan di tapak sebagaimana Manual Operasi VAP. Ini boleh dimasukkan dalam Dapatan Keutamaan Audit Penutupan.Bagaimanapun, ini memang perlu dipersetujui lebih awal semasa APM menjadualkan audit untuk memastikan penutupan Audit diberi skop yang betul.

10.7.3. Audit penutupan berasingan diperlukan untuk menentusahkan penutupan item Ketidakpatuhan Besar/Kecil/Risiko:

- Ini dicetuskan oleh pelanggan atau Pihak Diaudit

- Biasanya semua dapatan dimasukkan dalam satu audit penutupan

- Amalan terbaik adalah audit penutupan dua langkah:

Ia bermula dengan pengesahan dari jauh; dan diikuti dengan unsur di tapak.

Ini sering membawa kepada kadar kejayaan di tapak yang lebih tinggi kerana item boleh ditangani antara langkah-langkah dari jauh dan di tapak.Ini akan mengelakkan daripada unsur di tapak yang ke-2 dan mahal.


18

10.7.4. Fokus audit penutupan adalah terhadap dapatan terbuka, tetapi jika juruaudit menemui pelanggaran tata maka perkara itu perlu direkodkan dan menjadi dapatan yang baru

10.7.5. Menutup CAP diuruskan APM

APM VAP akan menyemak semula maklumat yang diberikan oleh Pihak Diaudit dalam menyokong pelaksanaan CAP bagi menentusahkan penutupan setiap Tindakan Pembetulan.

Jika APM VAP memerlukan maklumat tambahan, Pihak Diaudit akan memastikan ia tersedia dengan segera.

Dokumen sokongan perlu menyediakan maklumat yang berkaitan sebagai bukti tindakan yang disenaraikan dalam CAP. Hanya fail PDF dan JPEG akan diterima.

APM menentukan jenis bukti yang diperlukan untuk penutupan item tindakan CAP.

Setelah menyemak semula maklumat yang disediakan oleh Pihak Diaudit, APM VAP akan bersetuju atau tidak bersetuju dengan penutupan pelaksanaan tindakan pembetulan. Ia bukanlah suatu kelulusan ataupun pernyataan kepatuhan. Kepatuhan hanya boleh ditentukan oleh firma Audit pihak ketiga yang layak selepas semakan secara terperinci (dari jauh atau luar tapak).

APM VAP akan menjadualkan Audit Penutupan Disahkan untuk semua Tindakan Pembetulan.

Jika terdapat bukti yang mencukupi/sah bahawa lebih banyak masa diperlukan, Pihak Diaudit perlu mengemukakan butiran yang menggariskan kewajaran kepada APM.APM akan mempertimbangkan jika pelarasan kepada garis masa adalah wajar.

CAP dianggap sebagai telah ditutup selepas penentusahan oleh Audit Penutupan Disahkan bagi semua Tindakan Pembetulan individu seperti yang disenaraikan dalam CAP.


19

27. Akronim

1. 3TG Tantalum, Timah, Tungsten dan Emas 2. AMA Audit yang Dikendalikan oleh Yang Diaudit 3. APM Pengurus Program Audit 4. CAP Pelan Tindakan Pembetulan 5. CFC Kloroflorokarbon 6. CMA Audit yang Dikendalikan oleh Pelanggan 7. CPD Meneruskan Pembangunan Profesional 8. CR Tanggungjawab Korporat 9. CR MS Sistem Pengurusan Tanggungjawab Korporat 10. EHS Alam Sekitar/Kesihatan/Keselamatan 11. EICC Perikatan Kewarganegaraan Industri Elektronik 12. GHG Gas Rumah Hijau 13. ICT Teknologi Maklumat dan Komunikasi 14. IT Teknologi Maklumat 15. IRCA Pendaftar Antarabangsa bagi Juruaudit Bertauliah 16. kWj kilowattjam 17. LE Buruh/Etika 18. PDCA Rancang-Buat-Semak-Bertindak 19. QA Jaminan Kualiti 20. RAB-QSA Lembaga Akreditasi Pendaftar-Persatuan Kualiti Australasia 21. RCA Analisis Sumber Penyebab 22. REACH Pengesahan dan Sekatan Penilaian Pendaftaran bagi bahan kimia 23. RoHS Sekatan bagi Bahan Berbahaya 24. WEEE Arahan Peralatan Elektrik dan Elektronik Sisa 25. SAQ Soal Selidik Penilaian Kendiri 26. SF6 Sulfur heksaflorida 27. SWPPP Pelan Pencegahan Pencemaran Air Ribut 28. VAP Proses Audit yang Disahkan 29. VAR Laporan Audit yang Disahkan

Documents

10.Pengurusan Pelan Tindakan Pembetulan (CAP) … kepada berbilang pelanggan atau untuk Pihak ... Semak dan berikan maklum balas jurang format, ... sepanjang Kertas Kerja CAP.Pihak