1.1 Creación4.2 Tamaño de Archivos Si sus necesidades superan este lími-te, considere las siguientes opciones: • Cuando sea posible, elija una de las opciones de visibilidad pública

DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES - 2

1. Uso General de las Cuentas 1.1 Creación

Creación de Cuentas: Personas

Creación de Cuentas: Entidades

1.2 Modificaciones

Contraseña

Datos Personales Visibles en el

Directorio de Contactos PUCV

1.3 Suspensión

Suspensión de Cuentas Personales

Suspensión para Cuentas de

Entidades

Reactivación de Cuentas

2. Correo 2.1 Límites de Envío

2.2 Tamaño de Adjunto

2.3 Responsabilidades de Uso

2.4 Uso de IMAP

2.5 Migración de Información

3. Agenda

4. Drive 4.1 N° de Concurrencias y N° de

Usuarios de un Archivo

4.2 Almacenamiento

4.3 Tamaño de Archivos

Índice

3333

667

889

9

99

11111112

12

1313

1414


Creación de Cuentas: PersonasPara tener una cuenta @pucv, el usuario debe cumplir con algunas de las siguientes condiciones:

• El personal que posea un contrato activo en el sistema de RRHH, siempre tendrá un correo electrónico institucio-nal, el cual se generará de forma auto-mática.

• Para el personal temporal (o sin con-trato, por ejemplo: profesores invita-dos) se podrá solicitar una cuenta de correo institucional mediante formula-rio y solicitado por una autoridad de la Universidad (directores, vicerrectores, etc.).

• No se pueden crear cuentas en Gmail sin un correo alternativo.

Las cuentas de correos serán creadas con el siguiente formato:

1. Uso General de las Cuentas1.1 Creación

[email protected] Ej: [email protected]


Para los requerimientos siguientes y en el caso de que exista una segunda per-sona con el mismo nombre de cuenta deberá utilizar el siguiente formato:

En los casos de ser la tercera persona, o posterior, con el mismo nombre de cuenta deberá utilizar el siguiente for-mato:

NOTA: se dará prioridad a aquellos usuarios que en el proceso de actua-lización de datos pre-migración de co-rreo han enviado MEMO o LLAMADO en forma oportuna.

nombre.apellido.primera inicial del segundo [email protected]: [email protected]

Nombre.apellido.primera inicial del segundo apellido digito [email protected]: [email protected]

El digito correlativo comenzará con 01.


Creación de Cuentas: EntidadesPara crear una cuenta de una entidad, es decir, que no sea una persona natu-ral, se debe tener en cuenta lo siguien-te:

• Todas las cuentas de entidades se ma-nejaran de forma central y sin entrega de credenciales, solo es posible acce-der a ellas a través de la herramienta de delegación, de este modo solo las personas autorizadas podrán acceder. Para esto se requiere que cada usuario final de una cuenta de entidad posea una cuenta personal institucional para realizar la delegación.

• Para ser responsable debe poseer cuenta @pucv.cl

• Existirán 2 tipos de usuarios de las cuentas entidades, los LECTORES y los RESPONSABLES.

• Si el responsable desea leer la cuenta debe agregarse como lector.


Contraseña• Las contraseñas del nuevo sistema de correo serán entregadas al usuario por medio de carta, o bien, por ver-sión digital en formato PDF vía correo electrónico a la cuenta que se registró como correo alternativo.

• En caso que el usuario tenga una cuenta en el Navegador Académico, tendrá la misma contraseña tanto para la nueva cuenta de correo como para el Navegador, por lo que no se le sumi-nistrará una nueva clave.

• Para la recuperación y modificación de contraseña se deberá utilizar sola-mente el Navegador Académico. Para lo anterior, es necesario que esté re-gistrada la dirección de correo alterna-tiva en el mismo Navegador Académi-co. Existe un manual para realizar este procedimiento disponible en la página web de esta DSIC, que se pondrá a dis-posición de los usuarios al momento de entregar la cuenta @pucv.cl

NOTA: Gmail tiene sus propias herra-mientas de recuperación de clave pero están desactivadas para nuestro servi-cio.

1.2 Modificaciones


Datos personales visibles en el directorio de contactos PUCVDatos visibles en el directorio de con-tacto:

• Nombre

• Cargo

• Unidad o Dirección

• Email PUCV

• Teléfono celular PUCV (solo si fue suministrado por la UCV)

Los datos de contactos (Cargo, Unidad, por ejemplo) se modificaran cuando:

• Las oficinas de la OTP, modifique los antecedentes en el sistema de RRHH.

• Se solicite el cambio de información de los usuarios temporales (sin contra-to), por medio de formulario y avalado por una autoridad.

NOTA: Si bien Gmail permite agregar número de teléfono y datos de contac-to, estos cambios no permanecerán si no se realizan por las vías ya mencio-nadas.


Suspensión de Cuentas PersonalesLas cuentas se rigen por las siguientes políticas de deshabilitación:

1.3 Suspensión

Personas Fallecidas: Las cuentas de correo de estas personas deben ser suspendidas, para evitar el mal uso de ellas.

Suspender la cuenta en Gmail

CASO MEDiDA A APLiCAR

Personas Desvinculadas con Dolo: Estas personas se requiere prohibir el acceso de manera inmediata a las cuentas de la universidad, debido a que fueron desvinculadas por malas prácticas.


Personas Desvinculadas por Término de Contrato: Estas perso-nas corresponde aquellas que cumplieron su fecha de contrato o que ponen fin anticipado a su contrato. Por lo cual existe la posibi-lidad de reincorporación, como pasa con los profesores agregados. Es por ello que se requiere que estos aun tengan acceso a su correo por lo menos durante los siguientes 6 meses (pensado que es un profesor que trabaja semestre por medio).


Personas que se han Acogido a Retiro: Estas personas co-rresponden a los profesores adscritos que han finalizado su periodo laboral en esta universidad. Para ellas se requiere que pasado los 6 meses de gracia que puedan seguir utilizando su cuenta de correo institucional. Por lo cual estas cuentas quedan vitalicias.

Vitalicias, no se realiza ninguna actividad

Personas Temporales: Corresponden aquellas personas que tienen cuentas generadas por MU, las cuales incluyen una fecha de caducidad. Luego de cumplirse dicha fecha el admi-nistrador una vez al semestre deberá realizar el procedimiento para inhabilitar o eliminar la cuenta, según corresponda.



Suspensión para Cuentas de EntidadesEstas cuentas tienen fecha de cadu-cidad, por lo que no se eliminará la cuenta sino que se suspenderá debido a que puede volver a ser requerida la cuenta por alguna autoridad.

Reactivación de CuentasLas cuentas quedarán suspendidas para poder volver activarlas cuando se les vuelva a requerir independiente el tipo de cuenta. Solo se cierra una cuenta en los casos de despedidos con dolo y falle-cidos. Para poder rehabilitar la cuenta es necesario requerirlo mediante formu-lario y solicitado por una autoridad.

Con el objetivo de garantizar el co-rrecto funcionamiento de Gmail y la seguridad de sus cuentas, Google Apps limita la cantidad de correos que un usuario puede enviar. Los límites restringen la cantidad de mensajes enviados por día y el número de des-tinatarios por mensaje. Una vez alcan-zado uno de estos límites, un usuario no podrá enviar nuevos mensajes has-ta que hayan transcurrido 24 horas, pero sí puede seguir accediendo a su cuenta y recibir su correo electrónico.Se aplican los límites de envío siguien-tes:

2. Correo2.1 Límites de Envío


Límite de envío diario*Mensajes por día 2.000 (500 para las cuentas de prueba)

Los mensajes reenviados automáticamente desde otra cuenta, no se incluyen en el límite de envío diario.

Mensajes reenvia-dos automática-mente

10.000

Filtros de cuentas que reenvían automáticamente co-rreo.

Filtros de correo de reenvío automático

20

Direcciones en los campos Para, Cc y Cco de un único correo electrónico*

Destinatarios por mensaje

2.000 (500 exter-nos)

Direcciones en los campos Para, Cc y Cco de un único correo electrónico*

Destinatarios por mensaje (enviado vía apps móviles)

99

TiPO DE LíMiTE DESCRiPCióN LíMiTE

Recuento de direcciones individuales en cada correo enviado; 5 correos electrónicos enviados a 10 direccio-nes cuentan como 50 destinatarios*

Total de destinata-rios por día

10.000

Direcciones de correo electrónico que no pertenezcan a tu dominio principal, incluidos los alias de dominio y los dominios alternativos

Destinatarios ex-ternos por día

3.000

Recuento de direcciones individuales una vez por día; 5 correos electrónicos enviados a 10 direcciones cuentan como 10 destinatarios únicos*

Destinatarios úni-cos por día

3.000 (2.000 exter-nos, 500 externos para las cuentas de prueba)

* Se aplica a destinatarios internos y externos

NOTA: Estos límites pueden cambiar sin previo aviso con el fin de proteger la infraestructura de Google. Los límites por día se aplican sobre un periodo de 24 horas ininterrumpido (en lugar de a una hora específica del día).

Para el despacho de correos masivos se deberá utilizar el servicio prestado por DSiC, de este modo no se colapsa Gmail y se evitan los bloqueos de cuentas y dominios.


Se puede adjuntar archivos hasta 25 MB. Para enviar adjuntos sobre 25 MB se recomienda el uso de Drive.

Al ser un servicio Google, no tenemos acceso a los servidores de correo por lo cual ya no se podrá realizar recuperación de correos eliminados o enviados. Por lo cual utilice las siguientes herramientas.

No debe conectar su cuenta de correo a través de IMAP, ya que este se en-cuentra bloqueado momentáneamen-te. Esto implica que para utilizar Gmail móvil debe descargar la aplicación, y no conectarla a la herramienta nativa del celular. Para mayor información de cómo acceder a su correo electrónico desde su equipo móvil, revise la info-grafía sobre de Aplicaciones Móviles

2.2 Tamaño de Adjunto

2.3 Responsabilidades de Uso

2.4 Uso de IMAP


• Herramienta de sincronización: Para usuarios que lean su correo electróni-co a través de Microsoft Outlook (dis-ponible solo desde .pst a gmail), nues-tro departamento realizó exhaustivas pruebas para ver cuál de todas las he-rramientas que ofrece el mercado era la mejor para nuestra comunidad. Se llegó a la conclusión que Google APPS Migratos for Microsoft Outlook se utili-zará como herramienta para migración de correos.

2.5 Migración de Información

Para que funcionen las alertas de venta-nas emergentes, se debe tener abierta la Aplicación Calendar. Para más informa-ción ver infografía de Agenda.

3. Agenda


Existen límites respecto al número de personas con quien se pueden com-partir archivos, carpetas y los editores de Documentos (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formula-rios y Dibujos de Google), y sobre el número de personas que pueden tra-bajar juntas al mismo tiempo en un archivo:

• 50 personas pueden editar o co-mentar un documento, hoja de cál-culo, presentación o dibujo al mismo tiempo. Otros usuarios podrán ver el elemento, pero no podrán editarlo ni serán visibles para otros usuarios que estén trabajando en dicho elemento.

4. Drive4.1 Nº de Concurrencias y Nº de Usuarios de un Archivo

• Un único archivo o carpeta solo se puede compartir con 200 direcciones de correo electrónico, incluidos los que pueden leer, comentar y editar (este límite no se aplica a los elemen-tos públicos).


Drive posee una capacidad Ilimitada de almacenamiento.

Se pueden subir archivos hasta 1 TB (terabyte).

4.1 Almacenamiento

4.2 Tamaño de Archivos

Si sus necesidades superan este lími-te, considere las siguientes opciones:

• Cuando sea posible, elija una de las opciones de visibilidad pública.

• Comparta el documento o el archi-vo con una lista de correo en vez de compartirlo con un gran número de usuarios distintos.

http://dsic.pucv.cl

mailto:[email protected]

Documents

1.1 Creación4.2 Tamaño de Archivos Si sus necesidades superan este lími-te, considere las siguientes opciones: • Cuando sea posible, elija una de las opciones de visibilidad pública