Embed Size (px)
Citation preview
1
13 FRÅGOR SOM UTVÄRDERARER DIGITALAARBETSPLATS
– så skapar du en problemfri och konkurrenskraftig it-miljö
2
INLEDNINGFår du klagomål från medarbetarna på långsamma datorer, mejl som studsar och att supporten är dålig? Har ni råkat ut för virus eller är du tveksam till om ni är till-räckligt bra skyddade? Lägger du mycket pengar på drift och support, men har ändå en digital arbetsplats som bara krånglar? Betalar du för hårdvara och mjukvara utan att veta om de verkligen används?
För att undvika att utdaterad teknik blir er akilleshäl i striden om marknadsandelar så bör ni se över vad er digitala arbetsplats skulle behöva och varför. Det glädjande är att det finns smarta lösningar för att skapa en digital arbetsplats som höjer företagets effektivitet!
Enligt en undersökning från Unit4, utförd företaget YouGov, slösar mer än var tredje person värdefull tid på it-administration och datorstrul på jobbet. Att ta tag i dessa problem lönar sig i längden och enligt en rapport av VMware räknar 87 % av it-ansvariga med att företag kan öka sin omsättning med minst 5 % under en 3-årsperiod genom att lyfta medarbe-tarna digitalt med hjälp av den senaste tekniken.
Så låt 2019 bli året när er digitala arbetsplats går från omodern och tidskrävande, till effektiv och framgångsrik!
3
FÖRETAG KAN ÖKA SIN OMSÄTTNING MED 5 % GENOMATT LYFTA SINAMEDARBETARE
DIGITALT MED DEN SENASTE TEKNIKEN.
4
INNEHÅLL
PRESTANDA EFFEKTIVITET
KOSTNADS-OPTIMERING
SAMARBETE SÄKERHET
DIN ATT-GÖRA-LISTA
INLEDNING
DIGITALISERA DIN VERKSAMHET NU
5
En modern arbetsplatsökar produktiviteten
Enligt boken Den digitala arbetsplatsen: stra-tegi & design så kretsar en modern och effektiv arbetsplats i praktiken alltid kring att stödja nya digitala arbetssätt och att lyfta medarbetarna till att arbeta smartare tillsammans.
I takt med att ny teknik införs kan mycket av det rutinmässiga arbetet automatiseras och man kan lägga mer fokus på att arbeta med sådant som tillför affärsvärde, vilket ökar produktiviteten. Genom att förbättra arbetsmiljön och den teknik som står till medarbetarnas förfogande kan man uppnå en produktivitetsökning på 3 %, enligt rapporten Defining and Measuring Productivity in Offices. Även om siffran verkar förhållandevis låg blir effekten stor när den appliceras på flera med-arbetare över en längre tid.
De flesta organisationer, i synnerhet mindre företag, utökar sin it-budget för att kunna uppgradera äldre it-infrastruktur och satsa på digital transformation.
Spiceworks årliga rapport
”
6
CH
EC
KLI
STA
IDENTIFIERA BRISTER I ER DIGITALA ARBETSPLATS– OCH HUR DU LÖSER DEM
Genom att ställa följande frågor kan du identifiera vilka hinder som måste röjas för att ni ska kunna uppnå maximal prestanda, effektivitet, kostnads-optimering, samarbete och säkerhet. Vissa saker kräver expertkunskap och mår bäst av att utvärderas av en tredje part. Andra saker går att åtgärda på egen hand och de tipsen bjuder vi på här!
7
En anledning till att datorer blir lång-sammare kan vara att man har installerat för många programvaror. Det är lätt hänt att medarbetare gör detta på eget bevåg om ni inte har tillräckligt bra kontroll på vad som går att installera. Det första ni bör göra är där-för att avinstallera alla de program som inte behövs eller används. Det kan dock vara en långsiktigt god idé att överväga en out-sourcad lösning av såväl hård- som mjukvara. På så vis säkerställer du högsta prestanda och har full kontroll över alla nödvändigainstallationer.
En full hårddisk kan också göra datornslöare, så se till att ha tillräckligt med ledigt utrymme. En vanlig lösning på detta problem är att lagra information i molnet istället för lokalt samtidigt som man flyttar lokala servrar till molnet. En annars slö dator kan fungera bättre om man använder molnets datorkraft istället för den egna.
Samtidigt är det viktigt att ha koll på när det är dags att byta ut eller uppgradera hård-varan. Det blir lättare om man har en enhet-lig datorpark och inte bara köper in datorer slumpmässigt utifrån billigaste erbjudandet för tillfället. Genom att leasa hela datorparken kan ni enkelt byta ut datorer som börjar bli till åren och garanteras alltid uppdateradedatorer med tillräckligt hög prestanda.
1. Sitter medarbetarna med slöa datorer? PRESTANDA
Tänk dig att det gamla sättet att jobba är som att alltid bära runt på sina värdesaker i en rygg-säck – det går långsamt och är tungt att bära. Med en molnbaserad digital arbetsplats är det istället som att ha alla dina saker i ett virtuellt bankfack och du behöver bara bära med dig nyckeln för att komma åt allt. Att lagra in-formation i molnet innebär att ni kan an-passa lagringsutrymme och kapacitet efter era förändrade behov. Du betalar alltså bara för det utrymme du faktiskt nyttjar i dagsläget.
I BetterClouds rapport från 2017 uppger 73 % av företagen att i princip alla deras app-likationer kommer vara molntjänster (SaaS) år 2020. Dessutom uppgav 94 % av de svarande att de upplevde stora fördelar sedan debörjade använda sig av molntjänster.
2. Har ni tagit take-offtill molnet?
94 % AV FÖRETAGEN SÄGER ATT DE
UPPLEVER STORAFÖRDELAR SEDAN DE BÖRJAT ANVÄNDA SIG
AV MOLNTJÄNSTER.
8
EFFEKTIVITET
67 %av företag som inför agila
arbetsmetoder har setten väsentlig ökning i
produktiviteten.
60 %säger att teknikrelaterade
problem på jobbet för-hindrar dem från att utföra
sitt arbete på bästa sätt.
53 %av anställda säger att de
skulle vara mer effektiva omarbetsgivaren tillhandahöll
bättre teknik.
Det är svårt att jobba effektivt när man käm-par mot fördröjningar, krångel och otill-gänglig support. Det kan vara extra svårt om man har köpt både hård- och mjukvara från flera olika leverantörer så att supporten inte finns samlad. Det brukar innebära att mycket tid går till att jaga rätt hjälp. Dessutom går produktiviteten ner när medarbetare försöker hjälpa varandra. Därför är det betydligtenklare om man har en helhetslösning där supporten är tillgänglig och dessutom har stenkoll på er it-miljö.
3. Får användarna rättsupport när det behövs?
I en studie av Bamboo HR uppgav hälften av de tillfrågade att deras bästa idéer kom när de satt vid sitt skrivbord. Tio år senare, 2016, hade samma siffra sjunkit till en knapp tred-jedel, vilket inte alls är förvånande. Idag sitter de flesta inte vid sitt skrivbord hela dagen utan jobbar i olika miljöer på olika sätt – på ett café, på tåget eller i trädgården. Därför är det en nödvändighet att erbjuda en digital arbetsplats där applikationer, tjänster och dokument är tillgängliga från mobila enheter. Samtidigt ska det vara säkert och smidigt att koppla upp sig från var som helst och man ska enkelt kunna samarbeta med kollegorna oavsett var de sitter.
4. Kan ni jobba effektivtfrån mobila enheter?
Ju längre tid det tar för en användare att komma igång med ny utrustning, destosämre blir deras effektivitet och desto högre blir deras frustration. Börja med att under-söka om ledtiden kan kortas, antingengenom interna rutiner eller externa resurser. Det gäller att kunna förutse behoven tidigare och få rätt utrustning på plats på ett effektivt sätt. Idag finns det smarta lösningar medautomatiserad installation och konfiguration av datorerna. Med löpande kontroller och datainsamling från varje dator så får man avsevärt bättre koll på när en dator behöver bytas ut.
5. Hur fungeraronboardingenför nyanställda?
10
KOSTNADSOPTIMERING
Det är lätt att förlora en hel dags produktiv arbetstid till att agera it-tekniker, installera programvaror och förbereda en ny dator för användning. Gör du inte helt rätt kan det senare bli problem med allt från prestanda till säkerhet. Ett mer effektivt alternativ är en helhetslösning där man leasar datorer med alla nödvändiga programvaror förinstallerade. Det innebär kontinuitet, du sparar värdefull tid och det är lättare att förutspå kostnader när man inte behöver släcka bränder.
6. Agerar du företagets it-tekniker?
Det är inte ovanligt att man köper in både hård- och mjukvara som man sedan glöm-mer bort och inte nyttjar till fullo. Det kan bli både kostsamt och ineffektivt. Genom att spåra användningen får du bättre koll på hur möjligheterna i er digitala arbetsplats faktiskt utnyttjas. Det görs enklast genom en auto-matiserad lösning som löpande samlar in data kring nyttjandegraden för alla enheter och program, och dessutom föreslåroptimeringar.
7. Har du koll pånyttjandegraden?
11
SAMARBETE
62 % av de anställda tycker attjobbet inte erbjuder de senaste kommunikationsteknikerna.
Ibland kan mejl vara det smidigaste sättet att kommunicera, men knappast alltid. Trots detta lever många organisationer kvar i 90-talet då nästan all elektronisk kommunikation skedde via mejl. I många fall kan trycket på inkorgen lättas och effektiviteten samtidigt ökas om man istället jobbar mer meddokumentdelning och chatt inom den egna organisationen. De senaste applikationerna som exempelvis Microsoft Teams är an-passade just för att underlätta samarbete och effektivisera den interna kommunikationen, exempelvis genom gemensammaatt-göra-listor och direktkommunikation i verktyget. Med tanke på att statistik frånMicrosoft visar att 62 % av de anställda tycker att jobbet inte erbjuder de senaste kommu-nikationsteknikerna så är det speciellt angelä-get att ta tag i den interna kommunikationen.
8. Känns Inbox Zerosom en dröm?
Viktiga dokument ska man inte behöva leta efter. Det som många missar är att Microsoft Sharepoint är ett riktigt bra verktyg för infor-mationshantering. Där hittar man smidiga funktioner för att sortera information på ett överskådligt sätt och göra alla dokument sök-bara och hanterbara – oavsett om man jobbar från kontoret, hemifrån eller är på resande fot.
9. Kan man snabbthitta nödvändiginformation?
Det är inte ovanligt att man tappar kontrollen över vem som har den senaste versionen av ett dokument efter att det har mejlats fram och tillbaka som en boomerang mellan olika personer. Samtidigt är det ineffektivt om bara en person i taget kan arbeta i dokumentet. Dagens smarta molnapplikationer som exempelvis Microsoft Teams och hela Office-paketet erbjuder samtidig redigering av dokument, vilket gör att alla kan jobba i dokumentet precis när de vill och alltid har tillgång till den senaste versionen. Man kan öppna ett chattfönster i dokumentet för att bolla i realtid istället för att vänta på svar i mejl och omnämna kollegor som man vill ska agera i dokumentet.
10. Vet ni vem som har senasteversionen av ett dokument?
12
SÄKERHET
Idag måste alla företag, stora som små, vara beredda på att hantera säkerhetshot. Även om de flesta vet att det är viktigt att uppdatera sitt virusskydd, så är det lätt hänt att en medarbetare skjuter på det några dagar. Virus är smarta och kommer i nya former hela tiden. Utan den senaste versionen av skydd kan det lätt smyga sig in i er organisation. Att automatisera virusuppdateringar gör att ni alltid kan känna er trygga.
Har man en lösning med automatisk löpande kontroll av hela företagets datorpark kan man direkt upptäcka när någonting går snett på en dator, vilket ofta beror på att användaren i fråga har råkat klicka på något skumt. På detta sätt kan man också snabbt isolera den drabbade enheten för att kraftigt minska risken för spridning.
11. Är datorerna uppdaterade med senaste virusskyddet?
Enligt The State of Endpoint Security Today, en rap-port som utges av Sophos, så förlorade företag globalt i genomsnitt drygt 1,2 miljoner kronor i återställnings-kostnader under 2017 till följd av utpressningsvirus, så kallade ransomware. Dessa virusattacker syftar till att pressa företag på pengar genom att ta filer som gisslan via kryptering. Skulle ni råka ut för det så har ni mycket att vinna på en bra backuplösning. Istället för att betala lösensumman kan ni själva återställa filerna. Om inte kan ni förlora både pengar och viktig information.En undersökning som gjordes av FICO, där 100 it-ansvariga på svenska företag intervjuades, visar att data-intrången hos svenska företag ökar. Under 2016 utsattes mer än vart tionde svenskt företag för dataintrång. Där-för kan en bra backuplösning vara er viktigaste katastrof-beredskap. Det finns många alternativ att välja på och därför kan det underlätta att ta hjälp av en expert.
12. Har ni en tryggbackuplösning?
13
Traditionellt har fokus främst lagts på att skydda hårdvara och nätverk. Men numera finns det också bra lösningar för att skydda viktiga dokument i en säker molnmiljö. Exempelvis kan man spärra dokument med hjälp av kryptering och behörigheter, så att de endast går att läsa av behöriga personer. Rätt åtkomstkontroll är viktigt för att affärshemligheter inte ska avslöjas för konkurrenter, och för att undvika påföljderna av ett eventuellt dataintrång när det gäller personuppgifter under Dataskydds-förordningen (GDPR). Genom att säkra era dokument i molnet blir det också möjligt att jobba med dem från var som helst och vilken enhet som helst, vilket främjarmobilitet och effektivitet utanför kontoret.
13. Har dokumenten rättkryptering och behörighet?
14
DIN
ATT
-GÖ
RA
-LIS
TA
REDO ATT SKAPA EN DIGITAL ARBETSPLATS SOMÄR KONKURRENSKRAFTIG OCH EFFEKTIV?
Här kommer några grundläggande och relativt enklasaker som du kan ta tag i direkt.
15
AVINSTALLERA ONÖDIGA PROGRAMVAROR
AVLASTA HÅRDDISKUTRYMME MED MOLNLAGRING
UTVÄRDERA ER SUPPORTLÖSNING
SKROTA MEJL! KOMMUNICERA MED CHATT OCH GENOM DOKUMENTDELNING
UPPMANA MEDARBETARNA ATT UPPDATERA VIRUSSKYDDET SÅ FORT DET GÅR
SE ÖVER BACKUPLÖSNINGEN
Följande steg kan kräva lite mer planering men bör genomföras inom en snar framtid:
UNDERSÖK OM FLER APPLIKATIONER OCH SERVRAR KAN FLYTTAS TILL MOLNET
SE OM NI KAN TILLGÄNGLIGGÖRA FLER APPLIKATIONER VIA MOBILA ENHETER
SE TILL ATT MEDARBETARE KAN ARBETA OBEHINDRAT PÅ ALLA ENHETER, OAVSETT PLATS
SKAPA BRA RUTINER OCH STRUKTUR FÖR INFORMATIONS- OCH DOKUMENTHANTERING
UTÖKA DOKUMENTSÄKERHETEN GENOM KRYPTERING OCH ÅTKOMSTKONTROLL
FÖLJ UPP I VILKEN UTSTRÄCKNING FÖRETAGETS HÅRD- OCH MJUKVARA FAKTISKT ANVÄNDS
RÄKNA PÅ TIDSÅTGÅNG OCH LEDTID FÖR ATT FÅ IN OCH FÖRBEREDA NY UTRUSTNING FÖR ANVÄNDNING
RÄKNA PÅ OM EN LEASINGLÖSNING KAN VARA LÖNSAMMARE ÄN ATT KÖPA IN UTRUSTNING
ATT-GÖRA-LISTA
16
LÅT DEDIKERADE PROFFSHANTERA HELA ERDIGITALA ARBETSPLATS
Om du inte har tid att söka lösningar på egen hand eller helt enkelt vill uppgradera er digitala arbetsplats till att vara bästa tänkbara, då bör du överväga att outsourca en helhetslösning till en pålitlig partner. Leta efter ensamarbetspartner som:
• sköter all support• ser till att ni alltid är skyddade mot intrång och virus,• sköter all drift och underhåll,• ansvarar för anskaffning och uppgradering av både
hård- och mjukvara,• hjälper er att skapa en mobil och flexibel, digital
arbetsplats med nya arbetssättet,• samt kommer med proaktiva förslag för att ni hela
tiden ska ligga i framkant.
Det kommer hela tiden nya lösningar på marknaden. Se därför till att välja en it-leverantör som inte binder upp er på något under en längre tid. Då riskerar ni att fastna i kostsamma och krångliga avtal samtidigt som ni går miste om nyare och smartare lösningar. Hitta en helhetslösning som är modern, molnbaserad och ständigt uppdaterad. En leverantör och partner som hela tiden måste prestera och leverera för att du inte ska välja bort dem har bättremotivation att ge dig bra support och engagera sig i era specifika behov.
Den initiala kostnaden som det innebär att ställa om och modernisera kommer ni få tillbaka med råge – se det som en investering för framtiden. Med rätt samarbetspartner kan er organisation bli mer modern, effektiv, lönsam och konkurrenskraftig.
”Hitta en helhetslösning som är modern, moln-baserad och ständigt
uppdaterad.
18
Axlinder, Cecilia. Mer än var tredje svensk slösar tid på IT-ad-min och strul. den 8 oktober 2018.
Bayern, Macy. Why your old, outdated IT infrastructure will cost your company more money in 2019. den 12 september 2018. TechRepublic.
Berg, Oscar och Henrik Gustafsson. Digitala arbetsplatsen: strategi & design. Unicorn Titans, 2018.
BetterCloud. The 2017 State of the SaaS-Powered Workplace Report. maj 2017.
British Council for Offices. Defining and Measuring Producti-vity in Offices. november 2017.
FICO. Var tionde svenskt företag utsatt för dataintrång. den 7 februari 2017.
Kearl, Bryson. Then and now: how a Decade Changed the Workplace. den 30 november 2016. Bamboo HR.
Microsoft. Introduction to SharePoint Online.den 29 juni 2018.
Microsoft. Microsoft Teams. u.d. den 15 februari 2019.
Phillion, Matthew. Understanding ransomware and the im-pact of repeated attacks. den 1 februari 2018. Sophos News.
The Barkly Team. Must-Know Ransomware Statistics 2018. augusti 2018.
VMware. The Impact of a Digitally Empowered Workforce. februari 2018.
Wahlstedt, Richard. Det nya arbetslivet: Trender, utmaningar och möljhigheter i en modern arbetsmiljö. u.d. Invid.
KÄLLOR
19
OM RETUNEVi skapar moderna it-lösningar som leder till ökadproduktivitet. Fokus ligger på cloud, klient, nätverk,server, övervakning, analys och it-säkerhet med nu-tidens och framtidens teknik. Vi erbjuder en helhets-lösning i form av it som en tjänst – på dina villkor.
DIGITALISERA DIN VERKSAMHET!
Vill du veta mer om hur du kan utveckla din verksamhet och ta steget till det nya arbetssättet? Vi hjälper gärna till och ser över er it-miljö. Hör av dig till oss!
