19/11/1991 20/07/2010 SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO 60.204 ... · 27 - Guia de Remessa de Documentos – GRD – Relação de documentos encaminhados de uma área para outra. 28 - Guia

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SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO 60.204

PADRONIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO 1/2

Aprovado REDIR n.º 957 Em: 20 / 07 /2010

ORIGINAL ASSINADO Secretário

ÍNDICE

PÁGINA CAPÍTULO I - GENERALIDADES ................................................................................ 1/5 I - Objetivo II - Aplicação III - Competência IV - Conceitos

CAPÍTULO II - RECEBIMENTO E REGISTRO DA DOCUMENTAÇÃO EXTERNA ...... 1/2 I - Recebimento II - Recebimento e Registro de Documentação Interna III - Controle, Registro e Fluxo da Documentação

CAPÍTULO III - TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS ...................................... 1/4 I - Entre Áreas de uma mesma Unidade – Protocolos

Setoriais (Matriz e Regionais) II - Entre Áreas

CAPÍTULO IV - EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS ..................................... 1/2

CAPÍTULO V - PROCESSO .......................................................................................... 1/12 I - Autuação II - Organização III - Encerramento e Abertura de Volumes IV - Tramitação V - Juntada e Retirada de Processos

CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES GERAIS ....................................................................... 1/3

CAPÍTULO VII - ANEXOS ............................................................................................... 1/17 I - Guia de Remessa de Documentos – GRD/Instruções de

Preenchimento II - Guia de Remessa de Documentos por Malote – GRDM/Instruções

de Preenchimento III - Folha de Despacho IV - Solicitação de Abertura de Processo

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V - Capa de Processo VI - Termo de Encerramento de Volume VII - Termo de Abertura de Volume VIII - Controle de Processo – Sureg IX - Termo de Juntada por Anexação (Processo Antigo) X - Termo de Juntada por Anexação (Processo Novo) XI - Guia de Retirada ou Juntada XII - Termo de Juntada por Apensação (Processo Principal) XIII - Termo de Juntada por Apensação (Processo(s) Elucidativo(s)) XIV - Termo de Desapensação (Processo Principal) XV - Termo de Desapensação (Processo(s) Elucidativo(s)) XVI - Termo de Desentranhamento de Peças XVII - Termo de Desmembramento de Peças XVIII - Carimbos de Protocolo

CAPÍTULO VIII - BIBLIOGRAFIA ..................................................................................... 1/1

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CAPÍTULO I

GENERALIDADES

I - Objetivo – disciplinar, padronizar e definir os procedimentos relativos ao protocolo e à tramitação de documentos, no âmbito da Companhia Nacional de Abastecimento – Conab.

II - Aplicação – esta Norma aplica-se a todas as áreas da Companhia. III - Competência

1 - Às áreas de Protocolo Central na Matriz e nas Superintendências Regionais – Unidades Protocolizadoras competem: receber, registrar, autuar, encaminhar e/ou expedir os documentos internos e externos e encomendas que circulam no âmbito da Companhia.

2 - Às áreas de Protocolo Setorial, na Matriz e nas Superintendências Regionais competem: receber, registrar e encaminhar os documentos referente à sua área de atuação.

IV - Conceitos

1 - Anexação – Juntada de um processo e/ou documento a outro, do mesmo

interessado e assunto, passando ambos a constituírem um só.

2 - Apensação – Juntada em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando para cada documento a sua identidade e independência.

3 - Arquivo Corrente – Conjunto de documentos que pelo seu valor primário é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu ou que tenha a custódia.

4 - Arquivo Setorial – Refere-se aos arquivos correntes que se encontram em cada área.

5 - Autuação – Procedimentos técnicos para criar um processo.

6 - Classificação de documentos – (1) Análise e identificação do conteúdo dos documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados. (2) Atribuição de grau de sigilo, conforme legislação específica.

7 - Correspondência externa – Documento emitido pelas áreas da Conab, destinado aos órgãos, entidades ou pessoas não pertencentes ao seu quadro ou deles recebido.

8 - Correspondência interna – Documento utilizado para formalizar a comunicação entre as áreas da Conab, independentemente dos níveis hierárquicos.

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9 - Desapensação – Separação física de processos apensados.

10 - Desentranhamento de peças – É a retirada de peças de um processo que poderá ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.

11 - Desmembramento – Separação da parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo.

12 - Despacho – Redação com objetivo de incluir informações aos documentos visando apreciar, informar, encaminhar e decidir.

13 - Destinatário – Órgão ou pessoa a quem se destina o documento.

14 - Documento – Unidade de registro de informações em qualquer material de consulta, estudo e prova tais como: documentos manuscritos, digitados ou impressos, mapas, plantas e perfis arquitetônicos, fotografias, desenhos, gravuras, filmes e fitas magnéticas, discos e fitas audiomagnéticas, microfilmes, disquete, winchester e disco óptico (CD, DVD, minidisc).

15 - Documento digital – Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional.

16 - Documento eletrônico – Gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.

17 - Documento Sigiloso – São os que necessitam de medidas de segurança para o seu registro, tramitação e manuseio. Estão descritos no Decreto n.º 4.553/2002.

18 - Ementa – Ver resumo de documento, item 43.

19 - Emitente – Emissor do documento.

20 - Empréstimo – Transferência física e temporária de documentos entre as áreas para fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.

21 - Encerramento de processo – Texto utilizado para registrar a conclusão do processo.

22 - Encerramento de Volume de Processo – Texto utilizado para informar o encerramento do volume do processo.

23 - Espécie documental – Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais: ata, carta, decreto, disco, folheto, filme, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

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24 - Favorecido – Órgão ou pessoa mencionados em um documento e que será beneficiado pela ação.

25 - Gênero documental – Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato. Exigem processamento técnico específico e, por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos audiovisuais, bibliográficos, cartográficos, eletrônicos, filmográficos, iconográficos, micrográficos e textuais.

26 - Gestão de documentos – Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos.

27 - Guia de Remessa de Documentos – GRD – Relação de documentos encaminhados de uma área para outra.

28 - Guia de Remessa de Documentos por Malote – GRDM – Relação de documentos encaminhados de uma área para outra, via malote.

29 - Indexação – Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos palavras chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

30 - Informação – Elemento referencial, noção, idéia, ou mensagens contidas num documento.

31 - Interessado – Pessoa física ou área que tem interesse no assunto que trata o processo. Ver favorecido, item 24.

32 - Juntada – União de um documento a outro, com o qual tenha relação ou dependência, podendo se dar por anexação ou apensação.

33 - Palavra-chave – Palavra ou grupo de palavras retiradas no título ou do texto de um documento e que resumem seu conteúdo, facilitando a recuperação da informação. Ver Vocabulário Controlado, item 56.

34 - Papel eletrostático - Papel sensibilizado, especial para servir de suporte a reproduções por reprografia. Utilizado em forma de bobina nas máquinas de fax.

35 - Plano de classificação – Instrumento que organiza os assuntos contidos em um documento, subdividindo-se em classes, a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Ver classificação de documentos, item 6.

36 - Prescrição – Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

37 - Procedência – A instituição que originou o documento.

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38 - Processo – Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

39 - Protocolo Central – Área encarregada do recebimento, registro, autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Ver também Unidade Protocolizadora, item 54.

40 - Protocolo Setorial – Unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central. Ver Unidade Protocolizadora, item 54.

41 - Registro – Reprodução dos elementos identificadores do documento, feita em sistema próprio, destinado a localizar e controlar a movimentação da correspondência e dos processos.

42 - Restrição de Acesso – Limitação do acesso à documentação em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo. Ver também classificação de documentos, item 6.

43 - Resumo de Documento – Apresentação concisa do conteúdo de um documento.

44 - Senapro – Serviço Nacional de Protocolos da Administração Pública Federal.

45 - Sistema informatizado de controle de documentos – Sistema computacional usado para cadastrar, tramitar e recuperar informações de documentos. Ver documento digital, item 15.

46 - Termo de Abertura de Volume – Texto para informar a abertura de volume de processo em que deve constar, além do número do volume, o número do processo e o número da folha inicial.

47 - Termo de Desentranhamento de Peças – Texto utilizado para informar sobre a retirada de peças(s) de um processo.

48 - Termo de Desmembramento de Peças – Texto utilizado para informar a separação de parte da documentação de um processo para formar outro.

49 - Termo de Encerramento de Processo – Texto utilizado para registrar o encerramento do processo, onde deve constar o motivo.

50 - Termo de Encerramento de Volume – Texto utilizado para registrar o encerramento do volume do processo onde deve constar a quantidade de folhas nele existente.

51 - Termo de Juntada de Peças – Texto utilizado para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo.

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52 - Tramitação – Andamento de documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

53 - Transferência – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

54 - Unidade Protocolizadora – Unidade organizacional que tenha dentre sua competência, independente da sua denominação e hierarquia na estrutura do órgão que integra, a autuação/numeração de processos e/ou documentos.

55 - Valor Primário – Valor atribuído à documentação em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

56 - Vocabulário controlado – Conjunto normalizado de termos que serve à indexação e à recuperação da informação. Ver Palavra Chave, item 33.

57 - Volume – Divisão do documento em partes para facilitar o seu manuseio. Ver Plano de Classificação, item 35.

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CAPÍTULO II

RECEBIMENTO E REGISTRO DA DOCUMENTAÇÃO EXTERNA I - Recebimento – a área de Protocolo Central na Matriz e nas Superintendências

Regionais deve adotar os seguintes procedimentos:

1 - A distribuição inicial de um documento será realizada com base em destinatário.

2 - Procedimentos:

a) verifica se o destinatário é a Conab ou se o interessado pertence ao seu quadro de empregados, se está acompanhado dos respectivos anexos e/ou se contém comprovante de recebimento. Se for o caso, atesta e providencia a respectiva devolução;

a.1) apõe o carimbo de recebimento que deve conter sigla da área recebedora, data, horário e identificação do recebedor com o respectivo número de matrícula (Conab);

Documento Recebido

Unidade: Data: / / Hora :

____________________________ Empregado

Matricula: _____________________

b) não abre a documentação, exceto nos casos em que seja necessário conferi-la com os dados constantes do recibo exigido pelo emitente ou quando não constar destinatário identificável;

b.1) quando for de caráter "sigiloso", não abrir, em hipótese alguma, encaminhando-o em seguida ao destinatário;

c) pesquisa antecedentes (se há processo referente ao assunto);

c.1) caso haja antecedentes registrar no documento recebido o número do documento já existente e sua atual localização;

d) registra no sistema informatizado de documentos, se for o caso;

e) separa a documentação por área de destino e coloca em escaninhos apropriados para ser distribuída de acordo com a rotina de tramitação;

f) efetua a tramitação no sistema informatizado, se for o caso;

g) relaciona no formulário “GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD” – 60.000/033 (Anexo I) para o destinatário;

h) não registra as correspondências e os impressos, de caráter particular na "GRD", exceto as correspondências registradas (AR, SEDEX, etc);

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i) não se responsabiliza pelo recebimento de correspondências de caráter particular e por qualquer problema advindo de tal prática;

j) ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa. Portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

II - Recebimento e Registro da Documentação Interna – as áreas de Protocolo Setorial na Matriz e nas Regionais adotam os seguintes procedimentos: a) entre áreas (GRD) – confere os documentos destinados a sua área, registra

eventuais alterações, assina apondo o horário do recebimento, devolvendo-a aos emitentes;

b) entre Matriz e Superintendências Regionais e entre Regionais e Unidades

Operacionais (GRDM) – confere se os documentos lhe são destinados, registra eventuais alterações no campo de observação devolvendo ao emitente a 2ª via datada e recibada;

c) a distribuição inicial de um documento será realizada com base em destinatário ou

através de despacho de encaminhamento obrigatório.

III - Controle, Registro e Fluxo da Documentação

1 - Para o registro e a tramitação de documentos e processos entre as áreas da

Companhia são utilizados os formulários “GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD” e “GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE – GRDM” – 60.000/112 (Anexo II).

2 - Os formulários acima citados são preenchidos em 1 (uma) via original e 1 (uma)

cópia, com a seguinte destinação:

a) "GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD" – a original deve ser encaminhada diariamente à área de Protocolo, para atualização dos registros, sendo ao final do exercício enviada para o arquivo central. A cópia permanece na área expedidora durante o exercício, devendo posteriormente, ser eliminada;

b) "GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE" – GRDM – emitida em 2 (duas) vias que são encaminhadas para conferência e assinatura da área de protocolo central, que permanece com a original e ao final do exercício será enviada ao arquivo central. A cópia será devolvida à área expedidora, para guarda durante o exercício, devendo posteriormente, ser eliminada.

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CAPÍTULO II I

TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS I - Entre Áreas de uma Mesma Unidade – Protocolos Setoriais (Matriz e Regionais)

1 - As correspondências (Memorandos, Resoluções, Atos de Direção, Atos de Superintendência, etc.) devem tramitar sem envelopes. Quando houver "anexos", estes podem, se necessário, tramitar em envelopes com a identificação: Ex.: "Anexo do memorando Sumoc n.º / ".

2 - Quando o assunto for classificado com grau de sigilo, deverá ser envelopado.

Nesse caso, deve constar no envelope: carimbo ou etiqueta com o grau de sigilo, o número da correspondência/sigla da área expedidora e a identificação do destinatário. DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002.

3 - Caso a correspondência contemple assunto já tratado em outro documento, o

novo documento recebido deve ser anexado ao documento inicial. 4 - As respostas das correspondências encaminhadas às Superintendências

Regionais ou áreas da Matriz, e vice-versa, devem ser efetuadas em folha de despacho padronizadas. “FOLHA DE DESPACHO” – 60.000/080 (Anexo III).

5 - Deverá ser utilizado a frente e verso da folha de despacho, não sendo permitido a

inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento no verso. No caso de inserção de novos documentos ao dossiê, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho e, após apor o carimbo “Em branco”, acrescentar uma nova folha para o despacho de encaminhamento.

6 - Somente quando as correspondências requererem apenas dar “ciência” ao

destinatário, os despachos podem ser manuscritos e dados no próprio documento, os demais deverão ser digitados, em folha de despacho.

7 - Cada Protocolo Setorial emitente é responsável pela distribuição/entrega de sua

correspondência. 8 - As correspondências somente devem ser encaminhadas ao destinatário após

carimbar e numerar as folhas em ordem crescente, sem rasuras. Utilizar carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo a primeira folha o número 1. O verso da folha não será numerado e sua identificação terá como referência a letra “v”, da palavra verso. As folhas deverão estar rubricadas, conforme modelo a seguir:

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CONAB – Supad/Gepot

Doc. n.º: 21.200 Folha Rubrica

8.1 - O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será

constituído de dezessete dígitos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo: a) o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código

Senapro atribuído a cada Unidade Protocolizadora. Este código identifica o órgão de origem do documento e manter-se-á inalterado;

b) o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separado do primeiro por

um ponto – determina o registro sequencial dos documentos, devendo este número ser iniciado a cada ano;

c) o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo por

uma barra – indica o ano de formação do documento; c) o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo

por “hífen”, indica os Dígitos Verificadores (DV); d) o número de registro é único por Unidade Protocolizadora.

II - Entre Áreas

1 - Os documentos tramitam entre a Matriz e as Suregs e destas para suas

subordinadas, por meio de malote.

1.1 - A remessa de documentos entre as Suregs é realizada por malote que tramita via Matriz.

2 - O controle de tramitação é feito pela área de Protocolo, mediante o

preenchimento dos formulários "GRDM" (entre Matriz, Regionais e subordinadas) e “GRD” (entre áreas de mesma localização física).

3 - Na Matriz, os documentos enviados por malote, devem ser entregues no

Protocolo Central até às 15 (quinze) horas, para remessa no mesmo dia. Após esse horário, o documento será remetido no malote do dia seguinte.

3.1 - Nas Superintendências Regionais, o horário deve ser estipulado pela área

de Protocolo Central local.

4 - No recebimento dos malotes, a área de Protocolo Central deve:

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a) verificar o estado das sacolas protetoras;

b) conferir a etiqueta identificadora;

c) conferir a inviolabilidade do selo lacrador;

d) cortar o lacre e abrir a sacola;

e) conferir o formulário "GRDM" com o material recebido e relacionado;

f) registrar no campo 8 da "GRDM" qualquer irregularidade constatada;

g) separar os documentos por áreas de destino;

h) conferir, quando for o caso, se o documento encontra-se com os anexos mencionados, folhas numeradas, despacho de encaminhamento e devidamente assinado, mediante carimbo de identificação;

h.1) somente serão numerados os seguintes documentos: ofício, memorando e processo;

h.2) quando os ofícios e memorandos contiverem anexo outros documentos, estes terão suas páginas numeradas, excetuando-se livros;

i) efetuar a distribuição.

5 - Para documentos cujo assunto já esteja em tramitação por meio de outro dossiê,

este deve ser anexado ao mais antigo. 6 - A resposta a qualquer solicitação ou informação deve ser feita por intermédio de

despacho no próprio documento, em “FOLHA DE DESPACHO”, utilizando-se quantas folhas forem necessárias.

7 - Em obediência a Lei n.º 6.538/1978, não podem ser transportados no malote os

seguintes materiais:

a) ouro, platina, prata, bronze, bijuteria, níquel ou qualquer outro material de valor, moeda, jóia e pedra ou artigo precioso;

b) dinheiro em espécie, bilhete de loteria, cheque, ordem de pagamento ao portador, título da dívida pública, ação, debênture e obrigação de banco, sociedade ou companhia, selo postal ou qualquer outro papel representativo de valor;

c) planta viva;

d) animal vivo ou morto;

e) entorpecente;

f) objeto sobre o qual exista proibição ou restrição quanto à aceitação do transporte ou da entrega;

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g) armas;

h) substâncias explosiva, radioativa, deteriorável, fétida, nauseante, corrosiva ou facilmente inflamável, cujo manuseio ou transporte constitua perigo ou possa causar danos;

i) materiais que ofereçam riscos de acidentes ao transporte ou que prejudiquem a integridade de terceiros;

j) presentes;

k) garrafas contendo líquidos.

7.1 - A área de Protocolo não será responsável pelos prejuízos advindos do transporte ilegal ou do encaminhamento de quaisquer dos elementos especificados no item anterior, cabendo ao empregado que descumprir a norma responder administrativamente e criminalmente, quando couber, pelo ato praticado.

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CAPÍTULO IV

EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS 1 - A correspondência expedida pelos Protocolos Setoriais ou Central, deverá ser

preparada pela área interessada, acondicionada em envelope, contendo no canto superior esquerdo, o tipo da correspondência seguida da sigla da unidade, número e o ano. No centro do envelope o nome, cargo, endereço completo seguido do CEP do destinatário. No verso preencher com o nome da Companhia, o nome da unidade que está remetendo a correspondência, a fim de que, em caso de devolução, a empresa de correios devolva a Conab. Modelo a seguir:

Ex.:

(FRENTE) (VERSO)

Espécie: n.º /Ano: Destinatário: Remetente: Nome: Unidade: Cargo ou Função: Órgão Órgão: Endereço: Endereço: CEP: CEP:

2 - A correspondência entregue em mãos e que necessitar de recibo para controle da área

remetente deve estar com uma cópia apensada ao envelope, para o recibo do destinatário.

3 - É terminantemente proibida a expedição de encomendas de caráter particular, utilizando

os serviços da área de Protocolo. 4 - A área de Protocolo da Matriz expedirá as correspondências, diariamente, no período

da tarde, desde que sejam entregues até às 11h.

4.1 - Nas Suregs será determinado o horário de acordo com a área responsável pelo protocolo local.

5 - A correspondência expedida via Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos – ECT

deve ser encaminhada às áreas de Protocolo Central, na Matriz e Sureg, acompanhada de recomendação escrita no envelope, definindo a forma de remessa desejada (AR, SEDEX, PAC e etc). Aquelas não informadas serão enviadas através de porte simples.

5.1 - AR – correspondência remetida através de Cartão de Registro, onde após o

recebimento pelo destinatário é devolvido ao remetente. 5.2 - SEDEX – serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias.

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5.3 - SEDEX 10 – serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias com entrega garantida até às 10h da manhã do dia útil seguinte ao da postagem, desde que postadas na agência dos correios até as 17 horas.

5.4 - SEDEX HOJE – serviço de remessa expressa de documentos e mercadorias com

entrega garantida no mesmo dia da postagem. 5.5 - SEDEX MUNDI – serviços de encomenda para as principais cidades do mundo. 5.6 - PAC – serviço de encomenda econômica de mercadorias, para remessa de

pacotes de 30 kg, contendo mercadorias com ou sem valor mercantil, com prazo de entrega, que variam de acordo com as localidades de origem e destino.

5.7 - PORTE SIMPLES – é a modalidade de serviços de correspondência de caráter

comercial. Esta modalidade é para remessa de documentos até 499 gramas, acima desse peso, somente por SEDEX ou PAC.

6 - As áreas de Protocolo Central, ao expedirem correspondências via ECT, devem

observar o peso para cada tipo de serviço, de acordo com a tabela da ECT:

a) SEDEX ou PAC com peso acima de 500 gramas;

b) por meio de porte simples ou por meio de AR: abaixo de 500 gramas.

7 - Quando não for localizado o destinatário, a área de Protocolo Central devolverá a

correspondência à ECT com o carimbo abaixo:

CONAB – Sureg/PA

DESTINATÁRIO NÃO LOCALIZADO

EQUÍVOCO NA ENTREGA

MUDOU-SE

OUTROS

DEVOLVIDO Á ECT EM ............../............./...............

___________________________ Assinatura e Matrícula

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CAPÍTULO V

PROCESSO I - Autuação

1 - Justificativa – a autuação de um processo deve ser efetuada para assuntos que sejam considerados relevantes pela área coordenadora da atividade.

2 - Procedimentos/orientação – são adotados os seguintes procedimentos em

relação à autuação dos documentos:

a) somente a área de Protocolo Central (Unidade Protocolizadora), da Matriz e das Suregs são competentes para atribuir numeração ao processo, assim como pela colocação de capa e etiqueta de identificação;

a.1) os documentos autuados nas Superintendências Regionais devem trazer no número do processo o código da Unidade Protocolizadora, além dos dados constantes na alínea “e.1”

b) centralizada nas áreas de Protocolo Central na Matriz e Suregs e mediante solicitação formal de dirigentes de áreas a partir do nível hierárquico de Gerência;

c) tanto na Matriz, como nas Superintendências Regionais, a primeira página da documentação é constituída pelo formulário “SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO” – 60.000/092 (Anexo IV);

c.1) quando a solicitação ocorrer na Matriz, utilizar a folha “SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO” em uma via e encaminhar à área de Protocolo Central;

c.2) quando a solicitação ocorrer nas Superintendências Regionais, utilizar a folha “SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO” em 2 (duas) vias, sendo o documento original destinado ao Processo e a cópia, à área de Protocolo Central, na Matriz, diariamente, para registro e inclusão no Sistema PPT;

d) os documentos autuados pela área de Protocolo Central recebem a “CAPA DE PROCESSO” – 60.000/109 (Anexo V), presos por grampo plástico, não sendo admitido o uso de prendedores metálicos;

e) cadastrar no sistema informatizado, identificando com etiqueta em campo próprio da “CAPA DE PROCESSO”, que passam a ser identificados por este número;

e.1) na etiqueta deve constar o número/ano do processo, data da autuação, interessado(s), procedência e a ementa, contendo apenas as informações necessárias para a identificação do assunto, com no máximo de 288 (duzentos e oitenta e oito) caracteres;

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f) a área solicitante deve encaminhar os documentos para autuação em ordem cronológica, sendo a área de Protocolo Central responsável pela numeração inicial das folhas do processo;

g) a folha número 1 (um) do Processo corresponde ao formulário “SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO” e a partir da folha 02 será numerado com o carimbo abaixo exemplificado;

CONAB – Supad/Gepot

Proc. n.º: 21.200 Folha Rubrica

h) os documentos incluídos posteriormente no processo devem ser numerados pela área demandante da solicitação, por meio do carimbo mencionado na alínea “h”;

i) o carimbo deverá ser utilizado no canto superior direito da folha, sendo proibido carimbo no verso do documento. Quando não houver espaço no canto superior direito, utilizar qualquer outro espaço em branco na folha de forma que não cubra o texto.

3 - O encerramento dos processos será:

a) por indeferimento do pleito; b) pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados

ou dela decorrentes; c) pela expressa desistência do interessado; d) quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um

ano, por omissão da parte interessada. II - Organização

1 - A organização dos documentos que formam o processo deve obedecer à seguinte ordem:

a) "CAPA DE PROCESSO";

b) o formulário "SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO";

c) demais documentos organizados na ordem a serem numerados. 2 - A montagem inicial dos processos é de responsabilidade da área de Protocolo.

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2.1 - Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo.

2.2 - Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta contendo os mesmos

dados. 2.3 - Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e

rubrica do servidor que estiver numerando o processo). 2.4 - Identificar na capa a área para a qual o processo será encaminhado. 2.5 - Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do

documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex: espécie, número, data, procedência, interessado, código do assunto, resumo do assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade.

2.6 - Conferir o registro e a numeração das folhas. 2.7 - Tramitar no sistema e encaminhar, fisicamente, o processo autuado e

registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade através de “GRD”.

2.8 - Envelope de encaminhamento de correspondência somente será peça

integrante do processo, quando for considerado documento comprobatório de data de expedição e/ou recebimento.

2.9 - A autuação de documentos classificados com grau de sigilo será

processada por empregado com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos. Devendo no entanto, após a autuação, lacrarem o processo em envelope apondo o número do processo, o órgão de destino, o destinatário e o correspondente grau de sigilo.

2.10 - As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax

constituirão peças de processo, desde que estejam legíveis e não sejam papel eletrostático. Neste caso deverá ser substituído por cópia.

2.11 - O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento

original. No entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia, considerando que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

2.12 - As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem

rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página. (Considera-se, também, rasura a uso de tinta corretiva e/ou reforço na escrita).

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2.13 - A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo da Matriz ou Suregs da unidade correspondente. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as direcionam. A capa do processo não será numerada. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar por letras nem rasurar.

2.14 - Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, esta

será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo carimbo, conforme a seguir:

COMPANHIA NACIONAL DE ABASTECIMENTO – CONAB

PREGÃO ELETRÔNICO SRP N.º 27/2009. Objeto: Registro de Preços para aquisição de componentes de rede, de acordo com as quantidades, exigências e especificações constantes no Termo de Referência, Anexo I do Edital. Data de Abertura: 30/07/2009. Horário: às 10:00 horas. Local: www.comprasnet.gov.br . Demais informações: O Edital poderá ser lido ou retirado na sala da CPL. O Edital está disponível para download gratuito nos sites www.conab.gov.br e www.comprasnet.gov.br . Maiores informações pelo telefone (XX) 1111-1111.

2.15 - Os processos só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta ou se a ele for juntado documento por anexação, registrando a ocorrência em folha de despacho. Não havendo falhas, prosseguir com a seqüência numérica existente.

2.16 - Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção

de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um “X” sobre o carimbo a inutilizar, conforme modelo abaixo. Colocar novo carimbo e renumerar as folhas seguintes, sem rasuras, registrando a ocorrência em folha de despacho.

CONAB – Gepot


CONAB – Geadi Doc. n.º: 21.200 Folha Rubrica

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2.17 - Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita através de despacho em “FOLHA DE DESPACHO”. As folhas de despacho devem ser utilizadas integralmente sendo vedada a inclusão de novas até a sua total utilização. Somente se inutilizará o espaço da folha de despacho, se novo documento for anexado.

2.18 - Somente é permitida a renumeração de folhas do processo ou substituição

de qualquer de suas páginas quando ocorrerem casos de reordenação do processo, erro de numeração e anexação, com a ocorrência mencionada, obrigatoriamente, na “FOLHA DE DESPACHO”.

3 - Cada unidade por onde o mesmo tramitar deve dar prosseguimento a numeração

das folhas, efetuando os registros necessários de anexação, apensação e desapensação, não podendo existir duplicidade de numeração de folhas. Não é permitido utilizar sistema alfanumérico.

4 - O encaminhamento do processo a outra área deve ser realizado através da

“FOLHA DE DESPACHO”, que será sempre o último documento. 5 - Quando a área receber um processo/documento no qual o assunto tenha

continuidade, a área somente deverá passá-lo adiante após ter esgotado integralmente a análise, proposta ou instrução, evitando-se:

a) que o processo volte à área para complementar os dados, atrasando a solução do assunto;

b) despacho e andamento desnecessários, os quais resultam em despachos inócuos para decisão superior.

6 - A inclusão de documento em um processo deve obedecer a sequência em que os

atos são praticados ou os elementos considerados.

III - Encerramento e Abertura de Volumes 1 - Encerramento de Volumes – 1.1 - Cada volume do processo deve conter o máximo, 200 (duzentos) folhas,

sendo a folha de nº 200 correspondente ao “TERMO DE ENCERRAMENTO VOLUME” (Anexo VI).

1.2 - Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume. Quando a

peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, formar-se-ão outros volumes.

1.3 - Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um

documento que exceda as 200 folhas, este abrirá um novo volume.

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Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.

1.4 - A fixação do grampo plástico nas folhas observará a distância de 2 cm, na

margem esquerda. 1.5 - O encerramento de volumes serão efetuados mediante a lavratura dos

respectivos Termos em “FOLHA DE DESPACHO”. 1.6 - O encerramento de volume se dará na Unidade Protocolizadora da Matriz e

das Suregs, devendo a área de posse do documento fazer a solicitação formal, à Unidade Protocolizadora.

1.7 - O Encerramento do volume será efetuado pelas Unidades Protocolizadoras

da Matriz e Suregs, através da “FOLHA DE DESPACHO” constituído pelo “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”.

2 - Abertura de Volume

2.1 - No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “TERMO DE ABERTURA

DE VOLUME” (Anexo VII), obedecendo a sequência do volume anterior, em “FOLHA DE DESPACHO”.

2.2 - A abertura de um novo volume será executada diretamente pelas Unidades

Protocolizadoras da Matriz e Suregs, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, emissão de etiqueta, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1.º volume, 2.º volume, etc.

2.3 - Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume,

serão juntados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra “anexo”.

3 - Os documentos relativos a processos já existentes serão registrados e anexados

pela área detentora do processo. 4 - Todas as unidades devem adotar as medidas necessárias, para que dentro do

processo não sejam inseridos documentos em duplicidade, retirando-os antes das anexações e numeração das folhas.

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IV - Tramitação

1 - A movimentação de processos deve ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as áreas, que devem manter o sistema informatizado devidamente atualizado. Nenhum documento deve tramitar sem registro na “GRD”.

2 - O processo ou documento cujo conteúdo for “Sigiloso/Confidencial” deve

tramitar em envelope lacrado, sendo a abertura efetuada somente pelo destinatário. No envelope deve constar:

a) na margem inferior esquerda, o conteúdo;

b) no centro, o remetente e o destinatário;

c) a margem superior direita, o carimbo ou a etiqueta indicando “Sigiloso/ Confidencial”.

2.1 - Os demais processos não podem ser encaminhados por meio de envelopes,

pacotes ou memorandos. 3 - O encaminhamento de um processo a outra área somente deve ser efetuado

após observado o cumprimento das seguintes rotinas: a) todas as folhas devem estar numeradas, rubricadas e sem rasuras;

b) quando for o caso, mencionar na "FOLHA DE DESPACHO" as declarações de anexação, apensação ou desapensação;

c) quando constatada alguma irregularidade, a área de destino deve devolver a documentação ao último remetente, por despacho, comunicando as razões da devolução e solicitando as correções necessárias.

4 - A conferência deve ser feita pela área de posse do documento, verificando o cumprimento do contido no item 3, acima, para então efetuar a nova tramitação.

5 - É terminantemente proibida a tramitação de processos em fotocópias, para que

não haja descontinuidade do assunto, exceto os que já se encontram microfilmados.

5.1 - Quando um processo necessitar de informações de áreas distintas, a área

de posse do mesmo deverá solicitar as informações através de memorando, determinando data para retorno, os quais serão anexados ao processo na ordem de recebimento.

6 - A tramitação de documentos microfilmados devem ser registrados no formulário

“GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS”. Quando ocorrer a inclusão de novos documentos, estes também, serão microfilmados quando de seu retorno ao arquivo.

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7 - A área que estiver de posse do documento encaminha-o juntamente com a "GRD" para colher a assinatura do destinatário, que deverá ser entregue no protocolo para registro no sistema.

8 - As áreas que efetuam o controle por meio da ficha “CONTROLE DE PROCESSO

– SUREG” (Anexo VIII) devem retirá-la assim que receberem o processo, para anotação da destinação dentro da sua área, arquivando-a até a liberação do processo para outra área, quando então, deverá ser juntada a este.

9 - O processo composto de volumes devem tramitar juntos, não podendo ser

expedido apenas o último volume. 9.1 - Excepcionalmente, para os processos composto acima de 06 volumes e que

em seu encaminhamento o retorno seja a área remetente, e ainda, por motivos na dificuldade do transporte, o último volume poderá ser enviado separadamente, fazendo registrar na GRD/GRDM, que somente o determinado volume está sendo enviado.

9.2 - O procedimento acima somente é permitido desde que não prejudique a

análise do assunto pela área recebedora. 10 - Registrar, nos formulários “GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD” e

“GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE – GRDM”, os processos apensados, quando da saída da área detentora destes.

V - Juntada e Retirada de Processos – ocorrem por anexação, apensação e

desapensação. Obedecem aos seguintes procedimentos:

1 - Anexação: a) a juntada por anexação será feita somente quando o assunto e interessado

forem os mesmos. A solicitação será feita por empregado responsável pela análise do processo, em folha de despacho;

b) antes de proceder a renumeração do conjunto deverá ser observado se o

documento possui desmembramento ou desentranhamento e se os registros estão em seu lugar;

c) a metodologia adotada para juntada por anexação é:

c.1) retirar as capas e colocar (em primeiro lugar) a capa do processo mais antigo;

c.2) juntar o conjunto de documentos do processo mais novo ao mais

antigo, formando um único conjunto, observando o contido na alínea “c” deste capítulo;

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c.3) renumerar e rubricar as peças do processo mais novo, dando continuidade a numeração já existente no processo mais antigo;

c.4) na última folha do processo mais antigo a área deve lavrar o “TERMO

DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO (Processo Antigo)” (Anexo IX); c.4.1) após o registro inutiliza-se o restante da folha;

c.5) na última folha do processo mais novo, a área também deve registrar a

anexação, conforme o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO (Processo Novo)” (Anexo X); c.5.1) após o registro inutiliza-se o restante da folha;

c.6) registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação;

d) a ordem será sempre do processo mais novo ao mais antigo; e) deve ser feita pela área detentora dos processos, comunicando-se o fato, de

imediato, à área de Protocolo, por meio do preenchimento do formulário “GUIA DE RETIRADA OU JUNTADA” – 60.000/144 (Anexo XI), para os registros necessários; e.1) no campo 4 deve ser informado o número do processo que será

anexado e no campo 6 o número daquele que recebeu a anexação; f) todas as folhas do processo mais novo, devem ser renumeradas, fazendo

parte de um só processo, obedecendo-se a sequência da numeração do mais antigo;

f.1) anular a numeração anterior apondo um “X” sobre o carimbo existente e

colocar o novo carimbo de numeração de página, preenchendo os dados;

g) registrar na capa do processo principal o número dos processos anexados.

2 - Apensação:

a) para apensação não é obrigatória a observância de processo mais antigo, e

sim daquele que irá conduzir o assunto, aqui tratados como “Processo principal” e “Processo(s) elucidativo(s);

a.1) os processos apensados (elucidativo(s)) não poderão receber anexação de documentos e nem despachos, enquanto permanecerem nessa situação. Somente após a desapensação, mediante o respectivo termo, é que receberão tratamento próprio;

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b) a apensação deve ser feita pela área detentora dos processos, comunicando o fato, de imediato, à área de Protocolo, por meio do preenchimento do formulário "GUIA DE RETIRADA OU JUNTADA" para os registros necessários;

c) observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:

c.1) manter superposto um processo ao outro, presos por grampo plástico, sendo que o último será aquele que contenha o pedido de apensação e que dará continuidade ao assunto que está sendo tratado. Os demais são apenas para complementação do assunto;

c.2) lavrar o “TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO” (Anexos XII e XIII), na última folha dos processos; no primeiro informar a(s) apensação(ções) e no segundo e/ou demais a apensação ao primeiro;

c.3) anotar nas capas dos processos o(s) número(s) do(s) processo(s) apensados, conforme exemplo abaixo;

c.3.1) o processo principal, na segunda coluna da capa do processo, registrar o(s) nº(s) do(s) processo(s) em apenso;

c.3.2) nos processos elucidativos, na primeira coluna da capa do processo e nº do processo o qual foi apensado;

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO Certifico que atendendo a despacho da folha ............... foi feita a apensação do(s) processos de n.º(s) ............./........ e ............../........

Em: / /


c.4) registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação;

c.5) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;

3 - Desapensação:

a) é executada diretamente pela área detentora dos processos;

b) este procedimento deve ser, obrigatoriamente, informado nos processos, registrando-se a ocorrência na última "FOLHA DE DESPACHO";

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c) comunicar de imediato à área de Protocolo, por meio do preenchimento do formulário "GUIA DE RETIRADA OU JUNTADA", para registro no sistema informatizado;

d) anotar na terceira coluna da capa do processo a data da desapensação de cada documento;

e) na última folha do processo a área deve lavrar o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO (Processo principal)” (Anexo XIV);

e.1) após o registro inutiliza-se o restante da folha;

f) na última folha do(s) processo(s), a área também deve registrar a

desapensação, conforme o ‘TERMO DE DESAPENSAÇÃO (Processo(s) Elucidativo(s))” (Anexo XV);

g) nenhum processo pode ser arquivado no arquivo central da Matriz e arquivo

geral das Superintendências Regionais contendo apenso(s).

4 - Desentranhamento de Peças (retirada de folhas de processo):

4.1 - Caso seja inevitável a retirada de algum documento do processo, em seu lugar coloca-se uma fotocópia, no verso da qual deve ser justificado o ato e anotado o destino do documento original;

4.2 - Na última folha de despacho do processo a área deve lavrar o “TERMO DE

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS” (Anexo XVI).

5 - Desmembramento de Peças: 5.1 - A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro,

ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS” (Anexo XVII), conforme metodologia a seguir: a) retirar os documentos que constituirão outro processo; b) apor o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS” no local onde

foram retirados os documentos e não renumerar o processo;

c) criar outro processo com os documentos retirados, conforme orientações contidas nesta norma, renumerando suas páginas.

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6 - Reconstituição de Processos 6.1 - Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o empregado que

primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia imediata, o ocorrido.

6.2 - A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua

apuração imediata. 6.3 - Independente das ações adotadas anteriormente, o empregado

responsável pela reconstituição do processo observará os seguintes procedimentos:

a) ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do

processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

b) fazer representação ao chefe da área a que estiver jurisdicionado, a

quem compete autorizar a reconstituição do processo;

c) reconstituir o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;

d) apor uma folha inicial informando da reconstituição do processo,

constando o número, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;

e) solicitar a área de protocolo a autuação do novo processo, para o qual

será atribuído nova numeração ao processo reconstituído;

f) registrar a ocorrência no sistema próprio, citando o número do processo extraviado e o atual.

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CAPÍTULO VI

DISPOSIÇÕES GERAIS 1 - Quando uma área emitir parecer sobre determinado assunto, ou elaborar despacho longo

e completo, este deve ser digitado ou datilografado. 2 - Ao redigir um despacho, deve ser observado:

a) se o texto está claro e completo;

b) a sequência lógica da redação;

c) se o encaminhamento do documento está objetivo, evitando o despacho inócuo.

3 - O despacho de encaminhamento deve espelhar a realidade de origem e destino, evitando-se a remessa ou expedição com indicação de subordinação de área, conforme exemplo a seguir:

“À SUPAD” e não “À Dirad /SUPAD”.

4 - Os despachos devem ser escritos um abaixo do outro na mesma folha, incluindo-se os carimbos de recebimento. Não é recomendado posicionar o despacho lado a lado.

5 - O despacho de encaminhamento de um processo à outra área, deverá ser o último ato efetuado pela área remetente, através de texto em folha de despacho, não podendo ser acrescido de novos documentos. No caso de haver necessidade da inclusão de novo documento, após efetuado o despacho, o remetente deverá incluir nova folha de despacho, indicando, através de despacho, em que folha encontra-se o encaminhamento. Exemplo: vide despacho às folhas....... Assinar e datar.

6 - Cabe ao protocolo setorial das áreas, ao expedir os processos e/ou os documentos,

verificar o total cumprimento desta norma observando, principalmente, se os despachos de encaminhamento estão corretos e se as folhas estão numeradas de acordo com os normativos.

7 - Devem ser utilizadas preferencialmente as canetas de cores preta e azul nos

documentos. 8 - O “REQUERIMENTO” de caráter particular não pode ser feito em papel timbrado da

Companhia, devendo ser utilizada a folha A4. 9 - Todas as assinaturas em papéis e documentos oficiais da Companhia devem ser

seguidas do nome legível do signatário, o cargo/função e área de lotação. 10 - Não será aceita assinatura diferente daquela correspondente ao nome mecanoscrito ou

carimbado, nos documentos da Companhia. Na ausência ou impedimento dos titulares, os papéis devem ser assinados por seus substitutos legais.

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11 - Deve-se ter cuidado no manuseio dos papéis da Companhia, evitando-se danificá-los e

restaurando-os sempre que necessário. É vedado anotações e/ou observações sobre o documento.

12 - A área de Protocolo não recebe para guarda provisória processos pendentes de decisão.

Estes devem permanecer em poder da área na qual estejam aguardando providências para prosseguimento.

13 - Não é permitido aos empregados fornecer o endereço da Companhia para recebimento

de correspondências de caráter particular, não cabendo responsabilidade à área de Protocolo se ocorrer algum desvio de correspondências desta natureza.

14 - Os Gerentes e Encarregados de Setores, ao expedirem documentos a outras áreas,

devem fazê-lo, observando os limites de competência, estabelecidos na norma "MEIOS DE COMUNICAÇÃO” – 60.203. 14.1 - Excetuam-se nestes casos os documentos em que os assuntos já tenham sido

concluídos e devam ser encaminhados ao arquivo central na Matriz e arquivo geral nas Superintendências Regionais.

15 - Quando os documentos, por sua natureza ou característica, não puderem ser perfurados

para inclusão no processo ou dossiê, esses devem ser acondicionados em envelopes, os quais serão anexados à contracapa do processo ou dossiê, com a identificação do número do processo/dossiê anexados. Nesse caso, deve ficar registrada na “FOLHA DE DESPACHO” a razão do procedimento.

16 - Os graus de sigilo e quem pode atribuí-los são especificados no DECRETO N.º 4.553,

DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002. 17 - Toda cópia de documento deve conter o carimbo informando esta condição. 17.1 - Todos os documentos que exigem assinatura ou rubrica do empregado precisam

conter o número da matrícula. Quando se tratar de rubrica não é necessário o número de matrícula. Conforme “CARIMBOS DE PROTOCOLO” (Anexo XVIII).

18 - A numeração das folhas de processo devem ser feitas somente na frente da folha. 19 - O resumo do texto é a apresentação concisa do conteúdo de um documento.

19.1 - Um resumo deve:

a) ser o mais conciso possível, mesmo expondo todos os dados importantes do texto;

b) seguir a mesma ordem lógica do texto, ressaltando os pontos de vistas tratados;

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c) dar ao leitor o maior número de informações possíveis sobre o texto, de maneira condensada;

d) os anexos que acompanham documentos também deverão ser lidos para evitar que informações importantes sejam omitidas no ato de resumir o texto.

20 - É terminantemente proibido o uso do malote para remessa de encomendas de caráter particular, excetuando documentos que não ultrapassem o tamanho do envelope ofício, cabendo ao infrator responsabilidade administrativa por qualquer dano causado a documentação da Companhia.

21 - As Unidades Protocolizadoras são:

Sigla Nome Código Matriz 21200

SUREG - AC Superintendência Regional do Acre 21225 SUREG – AL Superintendência Regional de Alagoas 21222 SUREG – AP Superintendência Regional do Amapá 21224 SUREG – AM Superintendência Regional do Amazonas 21218 SUREG – BA Superintendência Regional da Bahia 21205 SUREG – CE Superintendência Regional do Ceará 21204 SUREG – ES Superintendência Regional do Espírito Santo 21217 SUREG – GO Superintendência Regional de Goiás 21209 SUREG – MA Superintendência Regional do Maranhão 21211 SUREG – MG Superintendência Regional de Minas Gerais 21208 SUREG – MS Superintendência Regional do Mato Grosso do Sul 21213 SUREG – MT Superintendência Regional do Mato Grosso 21212 SUREG – PA Superintendência Regional do Pará 21207 SUREG – PB Superintendência Regional da Paraíba 21221 SUREG – PE Superintendência Regional de Pernambuco 21203 SUREG – PI Superintendência Regional do Piauí 21220 SUREG – PR Superintendência Regional do Paraná 21210 SUREG – RJ Superintendência Regional do Rio de Janeiro 21202 SUREG – RN Superintendência Regional do Rio Grande do Norte 21216 SUREG – RO Superintendência Regional de Rondônia 21219 SUREG – RS Superintendência Regional do Rio Grande do Sul 21206 SUREG – SC Superintendência Regional de Santa Catarina 21215 SUREG – SP Superintendência Regional de São Paulo 21201 SUREG – TO Superintendência Regional do Tocantins 21214 SUREG – RR Superintendência Regional de Roraima 21223

21.1 - As Unidades da Federação a seguir relacionadas não possuem Sede de

Superintendências Regionais, estando jurisdicionadas às:

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Brasília SUREG – GO Sergipe SUREG – BA

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CAPÍTULO VII

ANEXOS

I – GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD

GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD

1. Unidade

2. Data

3. GRD N.º

4. Tipo 5. N.º / Ano 6. Origem 7. Assunto 8. Destino 9. Recebido por 10. Hora

60.000/033

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I – GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS – GRD INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

CAMPO DESCRIÇÃO 1 - Registrar o nome da área emitente (Matr iz ou Sureg). 2 - Escrever o dia, mês e ano da expedição do(s) documento(s). 3 - (preenchimento não obrigatório). 4 - Escrever o t ipo do documento. 5 - Escrever o número e ano do documento. 6 - Escrever o número da área de origem do documento. 7 - Escrever o assunto resumido do objeto do documento. 8 - Escrever o nome da unidade dest inatár ia. 9 - Assinar acusando recebimento (a ser preenchido pela área

recebedora). 10 - Escrever a hora que o documento foi recebido pelo dest inatário (a

ser preenchido pela unidade recebedora).

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I I – GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE – GRDM

GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE – GRDM

1. Unidade Emitente

2. Data

3. Lacre N.º

4. Malote N.º

5. Unidade Destinatária

DOCUMENTOS

6. Item 7. Discriminação

8. Observação

9. Assinatura

____________ Data

_______________________ Emissor

10. Recebido por

____________ Data

_______________________ Responsável

60.000/112

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I I - GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS POR MALOTE – GRDM

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO

CAMPO DESCRIÇÃO 1 - Registrar a sigla da Superintendência Regional/UA emitente. 2 - Escrever o dia, mês e ano da data da remessa do(s)

documento(s). 3 - Preencher com o número do lacre do malote. 4 - O número do malote que esta sendo enviado a documentação. 5 - Informar a Unidade Protocolizadora da Matr iz e/ou Unidade

Operacional a qual o(s) documento(s) se dest ina(m). 6 - Escrever o item correspondente ao documento. 7 - Escrever o t ipo, o assunto resumido do objeto do documento e a

área dest inatár ia. 8 - Escrever quaisquer observações adicionais, se necessário. 9 - Escrever o dia, mês e ano e a assinatura da área emitente. 10 - Escrever o dia, mês e ano e assinatura do dest inatár io (a ser

preenchido pela área recebedora).

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I I I – FOLHA DE DESPACHO

1. Documento/Origem:

FOLHA DE DESPACHO

2. N.º /Ano

3. Folha

4. Rubrica

60.000/080

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 6/20



IV – SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO

SOLICITAÇÃO DE ABERTURA DE PROCESSO

1. Área Solicitante

2. Data

3. Número

Solicitamos abertura de processo com as seguintes informações:

4. Ementa

5. Interessado 1:

6. Interessado 2:

7. Assinatura e Carimbo

USO DA ÁREA DE PROTOCOLO Código

60.000/092

INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO 1. Escrever a sigla da Unidade solicitante. 2. Data da solicitação. 3. Número da solicitação (será numerada pelo solicitante obedecendo seqüência numérica renovada anualmente). 4. Título do processo (até o limite de 302 caracteres, incluindo-se espaços, pontos, vírgulas e barras). 5. e 6. Escrever nome da pessoa física e/ou jurídica a quem interessar o processo em questão ou que esteja nele

mencionado. 7. Apor carimbo e assinatura do solicitante (ocupantes de cargos de categoria igual ou superior à de Gerente da Área).

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 7/20



V – CAPA DE PROCESSO

CAPA DE PROCESSO

DISTRIBUIÇÃO

1. Data 2. Destinatário 1. Data 2. Destinatário 1. Data 2. Destinatário

APENSADO AO APENSO O DESAPENSAÇÃO ANEXO

60.000/109

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 8/20



VI – TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME


FOLHA DE DESPACHO

2. N.º /Ano

3. Folha

4. Rubrica

CONAB – Sureg/

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos ............ dias do mês de ........................... de ............. procedemos ao encerramento deste volume n.º ...................... do Processo n º ............................ que se inicia com a folha n.º ................. contendo ..................... folhas, abrindo-se em seguida o volume n.º .....................................

_____________________________ Assinatura e Matrícula

60.000/080

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 9/20



VII – TERMO DE ABERTURA DE VOLUME


FOLHA DE DESPACHO

2. N.º /Ano

3. Folha

4. Rubrica

CONAB – Sureg/MG

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos ............ dias do mês de ........................... de ............. procedemos a abertura deste volume n.º ...................... do Processo n º ............................ que se inicia com a folha n.º ................. e para constar, eu (nome do empregado) .........................................................., (cargo) ....................................................... subscrevo e assino.


60.000/080

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 10/20



VIII – CONTROLE DE PROCESSO – SUREG

(FRENTE)

CONTROLE DE PROCESSO – SUREG

1. Assunto Referência

2. Data

3. Processo N.º

4. Procedência

5. Documento

6. Ementa

60.000/124 1.ª via - Numérica; 2.ª via - Procedência; 3.ª via - Assunto; 4.ª via - Processo



2. Data

3. Processo N.º

4. Procedência

5. Documento

6. Ementa




2. Data

3. Processo N.º

4. Procedência

5. Documento

6. Ementa


19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 11/20



VIII – CONTROLE DE PROCESSO – SUREG

(VERSO)

7. Distribuição 8. Data 7. Distribuição 8. Data 9. Observações

60.000/124


60.000/124


60.000/124

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 12/20



IX – TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

(Processo Antigo)


FOLHA DE DESPACHO

2. N.º /Ano

3. Folha

4. Rubrica

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

(Processo Antigo)

Atendendo o despacho do(a) ................................................................ às folhas, faço anexar ao presente processo n.º ............................ o(s) processos n.º(s) ......................................................................................, por mim renumerados da página ........................ a ..........................

Em: / /


60.000/080

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 13/20



X – TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

(Processo Novo)


FOLHA DE DESPACHO

2. N.º /Ano

3. Folha

4. Rubrica

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

(Processo Novo)

Certifico que foi feita a juntada por anexação do presente processo, que passa a integrar o Processo de n.º .......................

Em: / /


60.000/080

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 14/20



XI – GUIA DE RETIRADA OU JUNTADA

GUIA DE RETIRADA OU JUNTADA

1. De:

2. Para:

3. Data

4. O Processo/Documento (número/ano/procedência)

5. Foi nesta área

Apensado Desapensado Anexado

6. Ao/do Processo/Documento (número/ano/procedência)

7. Feito por

/ /

8. Registrado no Protocolo por

/ /

60.000/144

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 15/20



XII – TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

(Processo Principal)

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

Certifico que atendendo ao despacho da folha...........foi feita a apensação a este processo os de nº(s) .............../....... e ......../....... Em: / /

_______________________________ Assinatura e Matrícula

XIII – TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

(Processo(s) Elucidativo(s))

TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

Certifico que atendendo ao despacho da folha...........foi feita a apensação deste processo ao de nº .............../....... Em: / /


19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 16/20



XIV - TERMO DE DESAPENSAÇÃO

(Processo principal)

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Certifico que atendendo a despacho da folha.............................foi desapensado do presente processo os de nº(s) ............................ Em: / /


XV – TERMO DE DESAPENSAÇÃO

(Processo(s) elucidativo(s))

TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Certifico que atendendo ao despacho da folha nº...................... do processo nº........, o presente processo foi desapensado. Em: / /


19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 17/20



XVI – TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

Certifico que foi retirado o original de folhas nº........., do presente processo, com o objetivo de.......................................................... Em: / /


XVII – TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

TERMO DE DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

Certifico que foi(ram) retirado(s) o(s) original(is) de folhas nºs......... às......................, do presente processo, com o objetivo de formar o processo de nº............/....... Em: / /


19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 18/20



XII – CARIMBOS DE PROTOCOLO

1 - Documento Recebido

Documento Recebido Unidade: Data: / / Hora :

__________________________ Empregado

Matricula: _____________________

2 - Correspondência: Remetente e Destinatário

(FRENTE) (VERSO)

Espécie: n.º /Ano: Destinatário: Remetente: Pronome de tratamento: Nome: Nome: Cargo ou Função: Cargo ou Função: Unidade: Unidade: Órgão: Órgão: Endereço: Endereço: CEP: CEP:

3 - Carimbo de devolução de correspondência ao correio

CONAB – Sureg/PA

DESTINATÁRIO NÃO LOCALIZADO

EQUÍVOCO NA ENTREGA

MUDOU-SE

OUTROS

DEVOLVIDO Á ECT EM ............/............/.............

___________________________

Assinatura e Matrícula

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 19/20



4 - Numeração de página

CONAB – Gepot


5 - Inutilização da numeração anterior e nova numeração de folha

CONAB – Gepot


6 - Autenticação de documentos feito pelo Empregado

CONAB – Sureg/RS

CONFERE COM O ORIGINAL Data: / /

________________________ Assinatura e Matrícula

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VII 20/20



07 - Documentos pequenos, como carimbar as folhas

COMPANHIA NACIONAL DE ABASTECIMENTO – CONAB

PREGÃO ELETRÔNICO SRP N.º 27/2009. Objeto: Registro de Preços para aquisição de componentes de rede, de acordo com as quantidades, exigências e especificações constantes no Termo de Referência, Anexo I do Edital. Data de Abertura: 30/07/2009. Horário: às 10:00 horas. Local: www.comprasnet.gov.br. Demais informações: O Edital poderá ser lido ou retirado na sala da CPL. O Edital está disponível para download gratuito nos sites www.conab.gov.br e www.comprasnet.gov.br. Maiores informações pelo telefone (XX) 1111-1111 .

08 - Termo de Encerramento de Processo

CONAB – Sureg/PA

TERMO DE ENCERRAMENTO DE PROCESSO Aos ............... dias do mês de .............................. de .................. procedemos ao encerramento deste processo por:

Indeferimento do pleito

Pelo atendimento da solicitação

Pela expressa desistência do interessado as folhas .........................

Pela interrupção da ação por período superior a 1 ano.


CONAB – Geadi Doc. n.º: 21.200 Folha Rubrica

19/11/1991 20/07/2010

60.204 VIII 1/1



CAPÍTULO VIII

BIBLIOGRAFIA

1) Lei n.º 9.784, de 29/01/1999. 2) Portaria n.º 171, de 28/12/1999 – MP. 2) Lei n.º 8.159/90. 3) Portaria Normativa n.º 5, de 19/12/2002 – Secretaria de Logística e Tecnologia da

Informação. 4) Decreto n.º 4.553, de 27/12/2002. 5) Manual de Redação da Presidência da República.

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