PROYECTO ADQUISICION Y PUESTA EN MARCHA BODEGA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONOMICAS Y CONTABLESFORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

PROYECTO DE AULAFORMULACIN Y EVALUACIN DE UN PROYECTO PARA EL DESARROLLO

ADQUISICION DE UNA BODEGA PARA LA EMPRESA Y SU IMPLEMETACION

Presentado a:Rubn Daro Martnez Amado

Elaborado por:Luz Alexandra Nieto Moncada

Octubre de 2015

[footnoteRef:1] [1: ]

PRESENTACION

En la ciudad de Bogot, Funciona la Empresa Hospimedics S.A empresa colombiana con 30 aos de experiencia en el sector salud, con el enfoque de mejoramiento continuo y poltica de Servicio, en procura de ofrecer la mejor alternativa en equipamiento y tecnologa medica a clientes y usuarios finales. Cubrimos todo el territorio nacional a travs de las unidades de negocio, especialistas, vendedores institucionales, servicio posventa desde nuestras oficinas en Bogot, Medelln y Cali, y los representantes en Costa, Eje Cafetero y Santanderes.

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION31.DIAGNSTICO52.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA93.DESCRIPCION DEL PROBLEMA104.ALTERNATIVAS DE SOLUCIN135.OBJETIVOS GENERALES166.OBJETIVOS ESPECIFICOS167.JUSTIFICACIN178.EVALUACIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA188.1Evaluacin Econmica188.2Evaluacin Social208.3Evaluacin Ambiental218.4Evaluacin Tcnica228.5Evaluacin Organizacional248.5.1Marco Legal248.5.2Marco Jurdico y Administrativo248.5.3Estructura Organizacional259.PROGRAMACIN279.1Mapa de Procesos279.2 Diagrama de Gantt2810.SEGUIMIENTO2911.EVALUACION EXPOST30BIBLIOGRAFIA32RESUMEN33

1. DIAGNSTICO

La compaa tiene 30 aos de funcionamiento, pero siempre ha pagado arriendo por el manejo y control del inventario y la entrega de la mercanca.

Con los elevados costos del dlar, se ve necesario reducir costos y tomar el 100% de la operacin de forma directa, por lo que se propone adquirir una bodega y controlar el manejo de inventario y la entrega al usuario final.Todas las empresas buscan reducir los costos generales y mejorar la coordinacin entre la oferta y la demanda a travs de tenencia de inventario debido a restricciones que se presentan dentro de la organizacin tales como la inexactitud del pronstico de la demanda, el tiempo de fabricacin y la confiabilidad del transporte; la compensacin de los costos generales asociados al mantenimiento del inventario se ve reflejada en la reduccin de los costos de produccin y transporte y teniendo disponibilidad de producto terminado.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Sntomas del Problema Actualmente la empresa est incurriendo en un costo por alquiler de bodegas externa, traslado en vehculos de flota de terceros entre planta y bodegas, sumando costo de personal y equipos para la manipulacin del producto.Actualmente la empresa incurre en costos por documentacin y tiempos adicionales por ser un usuario industrial de bienes y servicios calificado dentro de una zona franca, lo cual conlleva a cumplir con requisitos adicionales a la operacin para realizar traslados de producto terminado y/o materia prima con almacenamiento externo a la planta. Se generan paros en la produccin por retrasos en el surtimiento de materiales desde bodega, depende de disponibilidad de transporte y personal. El material en bodegas externas se deteriora ms rpido por estar almacenado en condiciones no ideales, en bodegas rentadas no se invierte en dispositivos o racks especiales para el almacenamiento.

Para esta etapa del proyecto hemos decidido realizar un rbol de problemas que permite identificar claramente cul es la situacin que se desea resolver.

Control del personal Atencin al ClienteControl de InventariosDisminucin de costos Alto valor del Dlar

Efectos No hay control del Inventario, perdida de mercanca, demora en entregas a clientes, Alto valor del Dlar

Problema

Causas Falta de comunicacinMala atencin a clientesPrdida de MercancaDisminuir Costos

3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La compaa siempre ha manejado el inventario con una Empresa, adjunta la cual cobra un costo por arriendo y por manejar el inventario. Pero no es posible obtener resultados de las cifras reales del inventario que se tiene para poder hacer comprar solo de lo necesario, adems el servicio al cliente se ha visto afectado por quejas de los clientes, demoras en entrega y mal servicio post venta.En la actualidad, la compaa en la cual se desarrollar el proyecto cuenta con muy buena trayectoria en el pas, alrededor de 20 aos, y con presencia internacional en pases como Venezuela y Ecuador, en los cuales est bien posicionada frente a empresas multinacionales. Con el apoyo de sus pares productivos se han desarrollado y homologado tecnologas de punta en sus productos, adems de adecuarlos eficazmente a las diferentes necesidades de sus clientes buscando mejorar su competitividad en el mercado actual. Esta compaa pertenece a una multinacional con presencia en varios pases a nivel latinoamericano y dentro de su desarrollo estratgico esta direccionando la unin de procesos productivos y generando crecimiento de una marca nica. Este grupo tiene una participacin productiva a nivel mundial muy importante. La compaa se encuentra en una etapa de crecimiento importante, debido a sus ventas y mayor nivel de produccin. Frente a los requerimientos del mercado debe reducir costos, por lo cual est buscando una mejora en la competitividad actual. Como parte de las decisiones estratgicas que la organizacin est tomando recientemente se calific como usuario Industrial de Bienes y Servicios en una Zona Franca, lo que conlleva unos beneficios contractuales en reducciones arancelarias, manejo y transformacin de materias primas importadas con desgravmenes en el pas si se entregan en mercados internacionales y unos beneficios tributarios que impactan directamente el flujo operativo de la compaa. Esta calificacin lleva a la compaa a buscar alternativas y oportunidades de mejora en sus procesos internos productivos y en alto grado en las operaciones logsticas donde se observa su mayor impacto, debido al mantenimiento del rgimen tributario el cual es muy estricto en el control 3 administrativo. Al calificar tambin se establecen unos requerimientos de inversin mnima con cierto plazo obligando a la generacin de proyectos de gran escala en la organizacin. Por lo anterior y desde la perspectiva interna la organizacin no se puede permitir un incremento en los costos y estar a la retaguardia del desarrollo logstico. En este punto el Almacn juega un papel importante de la organizacin ya que aqu estn concentrados una parte significativa de los procesos logsticos y los activos de la empresa. El montaje de una bodega nueva es una decisin estratgica que apunta a controlar costos de alquiler de bodegas, optimizacin del uso del terreno (terreno disponible para construccin contiguo a la planta), disminucin de costos de transporte, mejor disponibilidad de la materia prima y mejoramiento en el flujo del proceso producto.

4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN

Alternativa No. 1 Adquirir una bodega, comprar estantera un montacargas, , un camin contratar personal especializado trasladar el inventario y tomar control de este.

Alternativa No. 2. Contratar una Empresa nueva que maneje los inventarios y haga entrega a los clientes pero garantice que tenga un excelente servicio posventa.

OBJETIVOS GENERALES

Proponer el diseo de una nueva bodega para el almacenamiento de materia prima y producto terminado para una compaa de bienes industriales.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Evaluar la posibilidad de cambio en el manejo y control de inventarios. Tener control de Inventarios para obtener datos correctos en el momento que se requiera. Mejorar servicio Postventa Cotizar la compra de una bodega Cotizar la compra de Una camioneta para la distribucin de mercanca Cotizar compra de Estantera Cotizar compra de Montacargas Disear programa servicio Postventa

JUSTIFICACIN

Se busca mejorar el control de Inventarios, para dar un mejor servicio al cliente tanto en la entrega que reciba su compra a tiempo y completo y adicional se d un excelente servicio post-venta.

8. EVALUACIN DE LA MEJOR ALTERNATIVA

8.1 Evaluacin Econmica;

El presupuesto para llevar a cabo el desarrollo del presente proyecto, provendr de los recursos que entregaran los socios de la compaa, como aportes de capital social de la compaa.

A continuacin se presenta el presupuesto de inversin.

PRESUPUESTO (En millones de pesos)

RecursosSemestre 1Semestre 2Semestre 3 Total

Personal

Coordinador del Proyecto42.000.00043.260.00044.557.800129.817.800

experto 124.000.00024.720.00025.461.60074.181.600

Experto 224.000.00024.720.00025.461.00074.181.000

Profesional 115.600.00016.068.00016.550.04048.218.040

Profesional 215.600.00016.068.00016.550.00048.218.000

Personal Apoyo38.400.00039.552.00040.738.560118.690.560

Subtotal Personal117.600.000121.128.000169.319.000408.047.000

Capacitacin

Cursos(3)8.000.0005.000.0002.000.00015.000.000

Seminarios(3)6.000.0003.500.0001.500.00011.000.000

Subtotal Capacitacin14.000.0008.500.0003.500.00026.000.000

Subcontratos

Promocin800.000300.000100.0001.200.000

divulgacin1.800.000900.000350.0003.050.000

Publicaciones, Impresos500.000300.000300.0001.100.000

Otros640.000550.000350.0001.540.000

Subtotal Subcontratos3.740.0002.050.0001.100.0006.890.000

Alquiler de Maq. Y Equipos13.000.0008.000.0004.200.00025.200.000

Subtotal equipos13.000.0008.000.0004.200.00025.200.000

Viticos44.400.0003.200.0002.800.00050.400.000

Subtotal Viticos44.400.0003.200.0002.800.00050.400.000

Const. De Infraestructura230.000.000140.000.00090.000.000460.000.000

Adecuaciones42.000.00031.100.00015.120.00088.220.000

Adecuacin Terrenos16.000.0000016.000.000

Alquiler de Instalaciones5.400.0005.562.0005.728.86016.690.860

Obras de ingeniera9.120.0007.902.0005.080.00022.102.000

Subtotal Infraestructura302.520.000184.564.000115.928.860603.012.860

Miscelneos560.000480.000250.00094.617,397

Subtotal Miscelneos560.000480.000250.00094,617.397

Total Inversin495.820.000327.922.000297.097.8601.214.167.257

8.2 Evaluacin Social.

Se deber evaluar a los clientes, para que el impacto no sea significativo, se planea que al momento de que el proyecto se de en firme, los clientes no noten el valor negativo, sino que vean que todo es para mejorar y sea un gana gana.

8.3 Evaluacin Ambiental

Validaremos que la ampliacin de la bodega, no genere daos a las personas y/o Empresas cercanas a donde se construya.

8.4 Evaluacin Tcnica

El proyecto se llevar a cabo en la zona contigua a la Va Perimetral de la ciudad de Bogot, ubicando su centro de operaciones en el Barrio Olaya Herrera, el cual se encuentra aledao a la zona de intervencin, lo que facilita interactuar con la comunidad objetivo, as como la supervisin de las obras.Para la bodega que se construir para efectos de la guarda y custodia de los materiales de construccin, se tomar en alquiler un lote cercano, que facilite la entrega de materiales al coordinador y expertos que estarn dirigiendo la obra.8.5 Evaluacin Organizacional8.5.1 Marco Legal

Se ha tenido en cuenta para el elaboracin del presente proyecto la reglamentacin vigente para la conformacin de la sociedad encargada de la ejecucin del mismo, sus funciones y organigrama, como tambin las normas fiscales, administrativas y legales que le competen a un proyecto de construccin de viviendas.8.5.2 Marco Jurdico y Administrativo

La sociedad conformada contar con un coordinador de proyecto, quin asumir las funciones de gerente, cargo del cual se desprenden la Direccin Tcnica, administrativa y de calidad, adems de un asesor, a cargo de los expertos No. 1 y 2 y de los profesionales 1 y 2 respectivamente, cada una de ellas con funciones especficas

Estas direcciones, junto con el coodinador del prouecto, ejercern las siguientes funciones: Designar un revisor fiscal Estudiar y aprobar las actividades definidas para cada perodo Contratar al personal de apoyo Evaluar los informes de gestin administrativa Subcontratar servicios externos Aprobar el presupuesto Evaluar la situacin financiera de la sociedad semestralmente.

8.5.3 Estructura Organizacional

La estructura organizacional de la sociedad se evidencia en el siguiente organigrama:

Sern funciones del gerente, las siguientes:La planeacin. Es la formulacin de un curso de accin con el fin de guiar un proyecto desde su inicio hasta su finalizacin, y debe realizarse, con la participacin de todas las partes implicadas e interesadas en ste.La organizacin. Es una etapa donde se genera una interface que debe ser creada para la integracin de los recursos del proyecto con su plan de trabajo. La provisin de personal. Consiste en seleccionar el personal calificado que conformara el equipo del proyecto. La direccin. Es la funcin que permite alinear y direccionar colectivamente hacia un objetivo comn, todos los esfuerzos de trabajo que son proporcionados individualmente por cada uno de los integrantes del equipo del proyecto.El control. Es el establecimiento de un sistema para medir el avance del trabajo, e identificar y pronosticar sus desviaciones en cuanto al alcance, presupuesto, y cronograma de duracin de un proyecto, comparndolos con sus estimaciones iniciales con el fin de tomar acciones correctivas a tiempo.[footnoteRef:2] [2: PROGRAMACINMapa de Procesos]

El Director Tcnico ser el encargado de ejecutar las obras de construccin y supervisar los trabajos realizados, con el fin de evitar errores que conlleven a gastos adicionales, tendr tambin a su cargo las cuadrillas de obreros que estarn conformadas por los hombres adultos de la poblacin objetivo del proyecto.

El Director de Calidad, estar encargado de la implementacin del sistema de gestin de calidad y dems normas inherentes que se encuentren relacionadas con la construccin, a fin de obtener viviendas con los estndares exigidos por la ley, adems contar con un ingeniero ambiental, quin tendr a cargo la mitigacin de los impactos en cada una de las actividades asociadas al desarrollo del proceso de construccin.

La sociedad contar con un asesor, quin tendr las funciones de aconsejar y orientar a la misma, en los respectivos trmites legales, sociales y de carcter general, relacionados con las actividades que sern desarrolladas por la misma.

Por ltimo se dispondr de un director administrativo, quien administrar los recursos financieros y velar por su uso adecuado durante la ejecucin del proyecto, as mismo contar con un contador y un revisor fiscal, para llevar a cabo todas las actividades inherentes al cargo.

10. VPN El anlisis propuesto permite de forma bsica dar una perspectiva para la empresa de los beneficios econmicos complementando los beneficios logsticos expuestos durante el desarrollo del documento. Los resultados muestran variables financieras bsicas para conocer el tiempo de recuperacin de la inversin, la TIR y la rentabilidad del proyecto. Anlisis de inversin Fuente: Propia El valor de inversin de la nueva bodega se encuentra estimado en $1.214.167.257, el tiempo estimado para realizarla recuperacin de la inversin es 60 meses con una TIR de 0,55% la cual es calculada teniendo como referencia base el DTF promedio actual ms 1,5% adicional, y teniendo como ahorro previsto $60.732.825 COP Mensual por el no pago de alquiler de bodega externa, maquinaria adicional y personal externo.

10. OBSERVACIONES OBTENIDAS El tener una bodega tercerizada ubicada fuera de la planta genera sobrecostos de operacin y un desplazamiento innecesario. Teniendo la operacin centralizada se estn disminuyendo las distancias y costos de recorrido. La nueva zona de almacenamiento plantea no solo ampliar el espacio en sentido horizontal sino que se ofrece una solucin en sentido vertical que genera una mayor capacidad y aprovechamiento del espacio. La nueva tendencia y los nuevos equipos y dispositivos permiten incrementar el rendimiento por m2 construido. o En el nuevo esquema de almacenamiento se establecen zonas que permiten el manejo de los materiales segn su naturaleza con equipos adaptados para su organizacin y dejando espacio disponible adicional para momentos de baja rotacin o cubrirse con inventario de materia prima e insumos en caso de fluctuaciones en el mercado.

11. CONCLUSIONES Los modelos que se aplicaron para plantear una solucin del problema que se trabaj no tienen un resultado eficaz dado la naturaleza de la operacin que se tiene en las actividades de la bodega, el flujo est concentrado en dos puntos muy marcados y el beneficio por desplazamiento no tiene un impacto significativo. Esto se valida en la matriz de correlacin. o Cuando las herramientas de modelacin no permiten mejorar los procesos a un nivel significativo, los conocimientos tcnicos adquiridos a travs de la experticia del personal de la organizacin se convierten en un factor fundamental para la propuesta a travs de mtodos cualitativos. Adems, las experiencias suministradas por el personal operativo frente al planteamiento tiene un gran aporte, al ser partcipes de las actividades diarias que se realizan. o Herramientas de anlisis comn en la ingeniera industrial complementan muy bien la experticia consultada obteniendo una propuesta final sistmica, ya que permiten estructurar los conocimientos y analizar conjuntamente todos los factores involucrados y sus implicaciones. Se genera una propuesta acorde a las necesidades y condiciones revisadas en la organizacin, manteniendo el funcionamiento de los mismos procesos y generando mejoras en los flujos del rea, donde se enlazan variables de tipo y cliente fundamentales para disminuir tiempos y consumo de recursos. o El manejo de un sistema de operacin dentro de un rgimen franco implica generar nuevos procesos de adaptacin que permitan poder continuar con el desarrollo de las actividades que ya se tienen, sin presentar retrasos por los nuevos registros que se deben cumplir por estar dentro de una zona franca. o El proyecto tiene un tiempo de retorno aceptado en la empresa por el monto de la inversin y aunque la TIR (6.55%) est por debajo de la tasa de oportunidad de la organizacin (8%), los directivos consideran otros beneficios que pesan en el proyecto y que aprueba la decisin de ejecutarlo. o Este proyecto es el primer paso para avanzar en la sistematizacin el control de inventarios en esta organizacin.

BIBLIOGRAFA 1. Ballou, R.H. (2004). Sistema de almacenamiento y manejo.(5ta ed.)Logstica, administracin de la cadena de suministro. (pp. 469-500).Mxico: Pearson Educacin. 2. Ballou, R.H. (2004). Decisiones sobre almacenamiento y manejo.(5ta ed.)Logstica, administracin de la cadena de suministro. (pp. 501-549). Mxico: Pearson Educacin. 3. Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A. &Tanchoco, J. M. A.(2006).El flujo, el espacio y las relaciones de las actividades. (3ra ed.)Planeacin de instalaciones.(pp. 81-124).Mxico: International Thomson Editores. 4. Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A. &Tanchoco, J. M. A. (2006).Modelos de planificacin de la disposicin y algoritmos de diseo. (3ra ed.)Planeacin de instalaciones.(pp. 298-397). Mxico: International Thomson Editores. 5. Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A. &Tanchoco, J. M. A. (2006).Operaciones de almacn. (3ra ed.)Planeacin de instalaciones.(pp. 401-463). Mxico: International Thomson Editores. diseo del trabajo. (pp. 71-126). Mxico: The McGraw-Hill Companies,