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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFARUSAC

ESCUELA DISEÑO GRAFICOORGANIZACIÓN PROFESIONALARQUITECTO: JULIO TORTOLA

TITULO:

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

INTEGRANTES:

VIVIAN DENISSE MORALES - 200721967ROSA MARIA CACERES - 200722401

JOSUE ISMAEL LETONA ROJAS - 200710877 JORGE LUIS PALACIOS SANTIZO – 200718945



INFORME FINALASPECTO DESCRIPCIÓN PUNTEO Titulo Designación, claridad, llamativo, clasificabilidad /2

IntroducciónIdea general de todo el contenido, el objeto de lainvestigación, la hipótesis y variables /5

Revisión deLiteratura

Antecedentes pertinentes y resumen /3

Material y Técnicas

Descripción del material e instrumentos, formade observar el material y de obtener lainformación y definición de términos

/10

Resultados Presentación, descripción, objetividad. /25

Discusión Análisis critico y comparativo, creatividad /25

Conclusiones yRecomendacio

nes

Pertinencia, valor real y objetividad /10

Resumen Brevedad, Claridad, globalidad /10

Referencias Pertinencia, construcción /5

Otros Redacción, ortografía, presentación, apéndices /5

TOTAL /100



INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo que se presenta a continuación se trataran varios puntosque son indispensables para las funciones administrativas de una empresa,especificando una empresa de diseño gráfico, los temas a tratar son meramenteadministrativos, pero que como diseñadores nos ayudará a saber hacia dóndequeremos llegar como empresa.

La planeación es una parte importante de estas funciones, ya que no dice haciadonde queremos llegar y como lo vamos a lograr, la manera en que designemoslas acciones en los tiempos a realizar, se hace más factible la resolución optimade los proyectos que podamos tener y también de los eventos que realicemoscomo empresa, también una parte fundamental es la Organización, esta noslleva a la segunda fase, que es hacer con detalle la descripción de los acuerdosen detalle que vayamos a realizar en una forma ordenada y con los pasodebidos.

Otra de las partes que tocaremos es la integración de los recursos, hay recursoseconómicos, recursos financieros, recurso tecnológicos, de comunicación,humanos, etc, , también la dirección y control, la dirección y control de estosmismos recursos y también de las demás fases de las funciones administrativas,todo esto con el fin de obtener los resultados esperados al desarrollo de laempresa y de los integrantes de la misma, pero el bienestar que alcanzamos conestas funciones no solo se esperan en la empresa sino ir e impactar a los clientescon el desarrollo de estas temáticas que ponemos en práctica en la empresa.



REVISIÓN LITERARIA

En este trabajo de investigación se utilizaron libros y/o tesis relacionadosrespecto al tema de “Funciones Administrativas”.Fueron 2 libros y una tesis que se usaron como apoyo impreso para la obtenciónde información.

El primer libro utilizado fue: “Administración” de STONER, Freeman Gilbert, sextaedición.El segundo libro utilizado fue: “Administración” de ROBINS, Coulter, octavaedición.

Luego su hizo uso de una tesis que se obtuvo de la Biblioteca Central d laUniversidad de San Carlos, llamada: "Las Funciones Administrativas Y SuAplicación En La Agencia De Publicidad" del autor Rafael Arturo Sil Chavarríarealizada en Guatemala en Octubre de 2002.

Esta tesis nos brinda información sobre las distintas funciones administrativasdentro de una empresa, así como su aplicación en una empresa o agencia depublicidad. Detallando a fondo cada una de estas.



MATERIAL Y TÉCNICAS

El presente trabajo se realizó en base a investigaciones en internet a través delmotor de búsqueda Google para obtener datos relevantes a la investigación,también se realizó el proyecto en base a una tesis con el titulo: "Las FuncionesAdministrativas Y Su Aplicación En La Agencia De Publicidad" del autor RafaelArturo Sil Chavarría, Guatemala, Octubre de 2002, la cual nos orientó en la partede la agencia publicitaria, ya que esta manera pudimos enfocar el tema de lasfunciones administrativas al desarrollo de una compañía que tenga relación conel diseño y los departamentos o ámbitos en los que se relaciona con el diseño

gráfico.

Se utilizo el método investigación científico para poder determinar los datossobre que posteriormente se convertirían en parte fundamental del proyecto, yaque nos brindaban las herramientas del conocimiento, para poderlas aplicar ennuestra propia empresa.



RESULTADOS

FUNCIONES ADMINISTRATIVASLAS ORGANIZACIONES Y LA NECESIDAD DE ADMINISTRARLASA lo largo de nuestra existencia pertenecemos a una organización u otra; todaslas organizaciones tienen un elemento básico y es su meta o propósito. Ademástodas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar las metas,es decir un plan.Las organizaciones también deben adquirir y asignar los recursos que necesitanpara alcanzar sus metas.

La Administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a

las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo deservirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman Gerentes.En un mundo en donde las organizaciones están por doquier, existen tresmotivos básicos para estudiarlas

• Vivir en el presente. Contribuyen al nivel de vida presente de todas laspersonas del mundo.

• Edificar el futuro. Se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para quelas personas también lo hagan. Tienen repercusiones en la condiciónfutura del entorno natural, en la prevención y el tratamiento de

enfermedades y en la guerra.1. Recordar el pasado. Sirven para conectar a las personas con su pasado,las organizaciones son patrones de las relaciones humanas. (STONER,Freeman Gilbert)

EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONESUn proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo unaactividad.Al estudiar la administración bajo el enfoque de un proceso, éste puedeanalizarse y describirse en sus partes fundamentales; en la práctica se ejecutanen forma simultánea, en mayor o en menor grado, todas las funciones que

componen el proceso administrativo, sólo, para efectos de estudio, cada personadel proceso se estudia por separado para mejor comprensión de quien aprende,por tanto, no debe considerarse que los conceptos de cada función puedanencasillarse y aislarse de los demás, ya que existe una gran interrelación entreellos, tal como se señaló en la teoría de sistemas; por consiguiente, se habla defunciones administrativas cuando se consideran o estudian separadamente, y deproceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplancomo un todo.



Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicación de un procesoadministrativo es universal, puesto que es identificable en todo tipo deorganismos sociales, sin importar el sistema económico en que se desenvuelvan,y abarca todos los niveles jerárquicos de aquéllos, sin ser sólo responsabilidadde los principales administradores.

De la diversidad de modelos de proceso administrativo que se han dado aconocer, se consideran las siguientes cinco funciones:

1. planeación2. organización3. dirección4. control5. integración de recursos

En general, podemos describir cada una de las funciones administrativas de lasiguiente manera:

•LA PLANEACIÓN: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas,procedimientos, programas, presupuestos y estrategias.

Planificar implica que los administradores piensen con antelación en sus metas yacciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no encorazonadas.Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen losprocedimientos idóneos para alcanzarlos. Además son guía para:

1. Obtener y comprometer los recursos para alcanzar sus objetivos.2. Desempeñar actividades congruentes con los objetivos y procedimientos

elegidos.3. El avance pueda ser controlado y medido para que cuando no sea

satisfactorio, tomar medidas correctivas.

El primer paso para planificar consiste en elegir las metas de la organización.Definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manerasistemática.Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de laplanificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futurasdeseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experienciaspasadas, etc.

Los planes preparados por la alta dirección, que cargan con la responsabilidad dela organización entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez años.Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómodebe hacerse?).

La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, seminimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar.Da dirección a los gerentes y a toda la organización. Cuando los empleadossaben a dónde va la organización y en que deben contribuir para alcanzar ese



objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar enequipos.Sin la planificación, los departamentos podrían estar trabajando con propósitosencontrados e impedir que la organización se mueva hacía sus objetivos demanera eficiente. (STONER, Freeman Gilbert)

TIPOS DE PLANESEstratégicos vs. Operativos

Los planes que tienen aplicación en toda la organización, que establecen losplanes generales de la empresa y buscan posicionar a la organización entérminos de su entorno son llamados planes estratégicos.

Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los planesgenerales se denominan planes operativos.

Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y losoperativos.

- Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo Plazo (Másallá de 5 años)

- Especificidad: Específicos (claramente definidos), Direccional(flexibles, establecen guías generales).

- Frecuencia de uso: Uso único (son generados para una situaciónÚnica), Permanente (planes continuos para actividades repetidas)(STONER, Freeman Gilbert)

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE PLANIFICACIÓNAnálisis del Entorno.Es el análisis de grandes cantidades de información del medio ambiente paradetectar tendencias emergentes y crear escenarios. Análisis del Competidor.Busca identificar quiénes son los competidores, qué hacen y cómo sus accionesafectarán el enfoque de la organización. Escenario. Un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda en el futuro. Pronósticos. Son predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más comunes

son los ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos. Sin embargocualquier componente del entorno general y específico de la organización puedeser sujeto a pronósticos.

- Pronósticos de Ingreso: Es la predicción general de los ingresosfuturos, involucra la proyección de ventas generada a partir de losdatos históricos, ajustadas con las tendencias encontradas en elanálisis del entorno como los cambios de los factores sociales,económicos, legales, políticos, etc.



- Pronósticos Tecnológicos: Buscan anticipar los cambiosen la tecnología y el marco temporal en el cual las nuevastecnologías pueden convertirse en realidades económicas.

- Técnicas de Pronósticos: Las técnicas de pronósticos caendentro de dos rangos:

Cuantitativas: aplican un conjunto de reglas matemáticas a

unaSerie de datos anteriores para predecir datos futuros.Cualitativas: utilizan el juicio y las opiniones de conocedores.Generalmente se usan cuando los datos precisos sonlimitadoso difíciles de conseguir.

•LA ORGANIZACIÓN: Agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creandounidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y

jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entredichas unidades debe existir para hacer óptima la cooperación humana.

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y losrecursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estospuedan alcanzar las metas de la organización.

Diferentes metas requieren diferentes estructuras, la organización que pretendedesarrollar software necesita una estructura diferente a la que requiere unfabricante de pantalones. Producir un producto estandarizado requiere técnicaseficientes para la línea de montaje, mientras que la producción de un programade software requiere la formación de equipos de profesionales.

Aunque estos profesionales puedan actuar con eficacia, es imposibleorganizarlos como si fueran un grupo de trabajadores de una línea de montaje.Por tanto, los gerentes deben adaptar la estructura de la organización a susmetas y recursos, proceso conocido como diseño organizacional.La organización produce la estructura de las relaciones de una organización, yestas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.Implica necesariamente:

a) Partes y funciones diversas: ningún organismo tiene partesidénticas, ni de igual funcionamiento.

b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin común oidéntico.

c) Coordinación: precisamente para lograr ese fin, cada una pone unaacción distinta, pero complementaria de las demás: obran en vista

del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarseconforme a una teología específica.

Importancia



La organización, por ser elemento final del aspecto teórico, recogecompletamente y llega hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación haseñalado respecto a cómo debe ser una empresa.

Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones hanhecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la

administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si laprimera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico.Esto es inadecuado, por todo lo que hemos visto antes.

Tiene también gran importancia por constituir el punto de enlace entre losaspectos teóricos que Urwiek llama mecánica administrativa, y los aspectosprácticos que el mismo autor conoce bajo la denominación de dinámica: entre"lo que debe ser", y "lo que es". (STONER, Freeman Gilbert)

PRINCIPIOSExisten nueve principios que proporcionan la pauta para establecer unaorganización racional, se encuentran íntimamente relacionados y son:

1. Del objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacióndeben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir,la existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzarrealmente los objetivos. este principio a primera vista parece obvio, sinembargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con laconsecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nadacontribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, sólo ocasionangastos innecesarios. No hay que confundir a los sistemas organizacionalescon sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar esnecesario tener presente que la finalidad primordial de la organización espromover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo

2. Especialización.Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 años; afirma queel trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a laejecución de una sola actividad.El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividadesclaramente relacionadas y delimitadas. Mientras más específico y menorsea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia ydestreza.

3. Jerarquía.

Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane lacomunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridady la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde elmás alto ejecutivo hasta el nivel más bajo. Este principio establece que laorganización es una jerarquía.

4. Paridad de autoridad y responsabilidad.A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado deautoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto



hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se leotorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma maneraque resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a unempleado, si no se le hace responsable por los resultados.

AUTORIDAD

=

RESPONSABILIDAD

5. Unidad de mando.Este principio establece que al determinar un centro de autoridad ydecisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que lossubordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho deque un empleado reciba órdenes de dos o más jefes sólo ocasionará fugasde responsabilidad, confusión e ineficiencia.

CONFUSION DE LOS EMPLEADOS

6. Difusión.Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cadapuesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse yponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de laempresa que tengan relación con las mismas. Por otra parte, ladescripción de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

7. Amplitud o tramo de control.Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reporta aun ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funcioneseficientemente.Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a

más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté

REGLAMENTOS INTERNOS DE TRABAJO



sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones másimportantes.

8. De la coordinación.Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse enequilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar condepartamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si latransportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza susmercancías. En otras palabras, al administrador debe buscar el equilibrioadecuado en todas las funciones de la empresa, y la que cualquier fuentede deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un

sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes,a su vez, funcionen correctamente.La estructura organizacional debe propiciar la armonía y la adecuadasincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir conlos objetivos generales. Todas la funciones deben apoyarsecompletamente y combinarse, a fin de logra un objetivo común; en estaforma, la organización funcionará como un sistema armónico en el quetodas sus partes actuarán oportuna y eficazmente, sin ningúnantagonismo.

9. Continuidad.

Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requieremantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado,puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tenerasignada la responsabilidad de observar la estructura organizacional ysugerir los ajustes y modificaciones necesarios.Las etapas de la organización son:

División de trabajo Coordinación

SOBRECARGA DETRABAJO EN UNA

SOLA PERSONA



(ROBINS,Coulter )

UNIDADES DE ORGANIZACIÓNSe forman, como ya lo explicamos, agrupan las funciones en cada línea básica

de acuerdo con tres criterios prácticos principales:

a) El trabajo que se debe hacer.b) Las personas concretas de que se puede disponer; yc) Los lugares en que dicho trabajo se debe realizar.

Es muy frecuente que sigan criterios de división diversos en la misma línea,según los distintos niveles. Así: puede ocurrir que en un nivel se haga divisiónpor productos: en el siguientes por territorios: en el tercer proceso, etc.

Con base en estos criterios de división de funciones y actividades, se forman,como ya hemos dicho, las unidades de organización dentro de cada línea de

mando y responsabilidad. Aún cuando la nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas empresas,quizás la más general es la que considera estos grupos del siguiente modo:

1. División, en el primer nivel jerárquico. 2. Departamento, en el segundo. 3. Sección, en el tercero. 4. Grupo y subgrupos, en el cuarto. 5. Unidad y subunidades, en el equipo.

El orden, y aún las denominaciones, cambian de empresa a empresa la más

usual es la denominación de departamento, que se dividen en secciones.

Las etapas de la organización son:• División del trabajo.• Coordinación.

DIVISIÓN DEL TRABAJO



La asignación de actividades, mediante la división del trabajo, debe conducira la especialización de los individuos.

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar unafunción con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a laespecialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las

siguientes etapas:• Jerarquización.• Departamentalización.• Descripción de funciones.• Coordinación.

DepartamentalizaciónLa departamentalización se logra mediante una división orgánica que permite ala empresa desempeñar con eficiencia sus diversas actividades.

A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidadesespecíficas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre dedepartamentalización.Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:

1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificarlas.3. Agruparlas según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre

las funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los

departamentos.7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento

deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de laempresa, y de las funciones involucradas. (ROBINS, Coulter )

ESTRUCTURA ORGANIZACIONALLa estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan ycoordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre losgerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados yempleados. Los departamentos de una organización se pueden estructurar,formalmente, en tres formas básicas: por función, por producto/mercado o enforma de matriz. (ROBINS, Coulter ) ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

La organización por funciones reúne, en un departamento, a todos los que sededican a una actividad o a varias relacionadas, que se llaman funciones. Porejemplo, una organización dividida por funciones puede tener departamentospara producción, mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dichaorganización sería el responsable de la venta de todos los productosmanufacturados por la empresa. (ROBINS, Coulter )



•DIRECCIÓN: Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva delo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base dedecisiones ya sea tomadas directamente, ya que con más frecuencia, delegandodicha autoridad y se vigila simultáneamente que se cumpla en la formaadecuada todas las órdenes emitidas.

Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sussubordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma dedecisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos. Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareasesenciales.La dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de laspersonas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan paralograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados ahacer su mejor esfuerzo.

Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto yplaneado y para los que se había urbanizado e integrado, pero hay dos estratossustancialmente distintos daría obtener éstos resultados.

a) Es el nivel de ejecución (obreros, empleados y aún técnicos), se trata dehacer "ejecutar", "llevar a cabo", aquéllas actividades que habrán de serproductivas.

b) En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquél que es jefe, yprecisamente en cuanto lo es, se trata de "Dirigir" no de "ejecutar". El jefe encuanto tal, no ejecuta sino hace que otros ejecuten. Tienen no obstante su"hacer propio". Este consiste precisamente en dirigir...

Importancia:De manera que sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cincoelementos, sino se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente,y coincide temporalmente con una buena dirección, en tanto serán todas lasdemás técnicas útiles e interesantes en cuanto nos permitan dirigir y realizarmejor, y es que todas las etapas de la dirección que es la esencia y el corazón delo administrativo, aquí tenemos en todos los casos que ver con "hombresconcretos" a diferencia de los aspectos de la parte mecánica en que tratamos

más bien de relaciones con "como debían ser las cosas" aquí vemos casos yproblemas "como son realmente". (ROBINS, Coulter )

PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN:a) Principios de la coordinación de intereses.

"El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar losintereses de grupo, y aún los individuos, de quienes participan en la búsquedade aquél".



b) Principio de la impersonalidad el mando."La autoridad en una empresa debe ejercerse, más como producto de una

necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de lavoluntad del que manada".

c) Principio de la vía jerárquica.

"Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamenteestablecidos, y jamás saltarlos sin razón y nunca en forma constante. En todocaso lo contrario sólo se justifica cuando:

1. Que realmente la orden sea tan importante que amerite romper los canalesestablecidos.

2. Que esto ocurra en forma excepcional y extraordinaria: de lo contrario, si elsalto de los jefes interinos estuviera dándose constantemente, en realidadella significaría, o que los jefes interinos son innecesarios, o que se lesconsidera no preparados para su puesto.

d) Principio de la resolución de conflictos."Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más

pronto posible, de modo que sin lesionar la disciplina, pueda producir el menordisgusto a las partes".

e) Principio de aprovechamiento del conflicto."Se debe dividir para éste efecto la forma de resolver los conflictos en tres:

1. Por dominación: Cuando una de las partes en conflictos obtiene lo quedeseaba, en base a la pérdida correspondiente de la otra de suspretensiones, ejemplo: En un juicio, una parte es condenar y la otra esabsolver.

2. Por compromiso o conciliación: Cuando ambas partes solucionan a suconflicto, cediendo cada una, partes de sus pretensiones ejemplo: El arregloen que las dos partes de un pleito ceden parcialmente aquélla a que locreían tener derecho.

3. Por integración o coordinación: Cuando ambas partes logran íntegramentesus pretensiones lo cual permite encontrar una solución de satisfaga atodos disminuyan las utilidades de los empresarios, sino que se conceda enel logro de mayor productividad. (ROBINS, Coulter )

SUS FASES, ETAPAS.La dirección de una empresa supone:

a) Que se deleguen autoridad ya que administración es "hacer a través deotros".

b) Que se ejerza ésa autoridad" para lo cual debe precisarse sus tipos,elementos o bases, etc.c) Que se establezcan canales de comunicación a través de los cuales se

ejerza y se controlen los resultados.d) Que supervise el ejercicio de la autoridad en forma simultánea a la

ejecución de las órdenes.(ROBINS, Coulter )



EL ARTE DE MANDARLa autoridad

"Es la facultad o derecho de mandar y la obligación correlativa a serobedecida por otros".

Origen de la autoridad

1. El convenio. Contrato de trabajo, o de sociedad.2. Propiedad de los bienes productivos. El régimen económico-social

imperante: en la empresa de nuestros tiempos, el empresario, quienejerce la autoridad y se funda en el hecho de que siendo el que tienederecho de la misma, evidentemente, con base en el sistema económicosocial, que reglamente los contratos de trabajo y sociedad.

Tipos de autoridadSuelen distinguirse cuatro tipos diversos: los dos primeros, de índole jurídica,

forman la autoridad propiamente dicha: los dos últimos, forman más bien laautoridad normal, que dan el prestigio, los conocimientos etc., y soncomplementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos.

Autoridad Jurídica: se impone por:• Formal Lineal.• Formal Funcional.• Operativa.

Moral: se impone por convencimiento.• Técnica• Personal

a) Autoridad formalEs aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras

personas o subordinados.

b) Autoridad operativaEs aquella que no se ejerce directamente sobre las personas, sino más bien

da facultad para decidir sobre determinados acciones, ejemplo: autoridad paracomprar, para cerrar una venta, para lanzar un producto

c) Autoridad técnicaEs aquella que se tiene razón del prestigio y la capacidad que dan ciertos

conocimientos, teóricos o prácticos, que una persona posee en determinadamateria, es la autoridad del profesionista, del técnico, operativo-experto, cuyasopiniones se admiten por reconocerles capacidad y/o pericia.

•CONTROL: El control establece sistemas para medir los resultados y corregir lasdesviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los objetivosplaneados se logren.

El gerente debe estar seguro que los actos de los miembros de la organización la



conduzcan hacia las metas establecidas. El control entraña los siguienteselementos básicos:

1. Establecer estándares de desempeño.2. Medir los resultados presentes.3. Comparar estos resultados con las normas establecidas.

4. Tomar medidas correctivas cuando se presenten desviaciones.

Los administradores tienen que preocuparse por el control porque, con eltiempo, los efectos en la organización no siempre resultan como se planearon.

Importancia¿Por qué es tan importante el control? La planificación puede llevarse a cabo, laestructura de una organización puede crearse para facilitar el logro de objetivoscon eficiencia y los empleados pueden estar dirigidos y motivados. No obstante,no existe la seguridad de que las actividades se desarrollen como fueronplanificadas y que las metas que los gerentes buscan se conviertan en realidad.Por tanto, el control es importante, porque es el enlace final en la cadena

funcional de las actividades de administración. Es la única forma como losgerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no y porqué sí o por qué no. El valor específico de la función de control, sin embargo,radica en su relación con la planificación y delegación de actividades. Los objetivos dan una dirección específica a los gerentes. Sin embargo, elestablecer objetivos o que los subordinados acepten sus objetivos no es garantíaalguna de que las acciones necesarias para cumplirlos se lleven a cabo. Como elviejo adogio dice, "los planes mejor elaborados de los ratones y de los hombres,con frecuencia fallan". El gerente efectivo necesita hacer un seguimiento paragarantizar que las acciones que se suponen otros realizarán y que los objetivosque supuestamente alcanzarán, están, de hecho, cumpliéndose. Ya que en larealidad la gerencia es un proceso continuo, las actividades de controlproporcionan el enlace fundamental que lleva de regreso a la planificación.(STONER, Freeman Gilbert)

PRINCIPIOS DEL CONTROLSus principios:Del carácter administrativo del control.Es necesario distinguir "las operaciones" de control, de "la función" de control.La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientesprincipios:

- EquilibrioA cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el gradode control correspondiente. De la misma manera que la autoridadse delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad esnecesario establecer los mecanismos suficientes para verificar quese está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que laautoridad delegada está siendo debidamente ejercida.



- De los objetivosSe refiere a que el control existe en función de los objetivos, esdecir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar losobjetivos preestablecidos. Ningún control será válido si no sefundamenta en los objetivos y si, través de él, no se evalúa el logro

de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidasespecíficas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para laevaluación de lo establecido, misma que se determina con base enlos objetivos. La efectividad del control está en relación directa conla precisión de los estándares. Los estándares permite la ejecuciónde los planes dentro de cierto límite, evitando errores y,consecutivamente, pérdidas de tiempo y de dinero.

- De la oportunidadEl control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debeexplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea

posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control,cuando no es oportuno carece de validez y, obviamente, reduce laconsecución de los objetivos al mismo.

- De las desviaciones Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relacióncon los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal maneraque sea posible conocer las causas que las originaron, a fin detomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútildetectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas si nose establecen medidas preventivas y correctivas.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costoque éste represente en tiempo y dinero, en relación con lasventajas reales que éste reporte. Un control solo deberáimplantarse si su costo se justifica antes de los resultados que seesperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control silos beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costoy tiempo que implica su implantación.

- De los estándares

El control es imposible si no existen "estándares" de alguna maneraprefijados, y será tanto mejor, cuanto más precisos y cuantificadossean dichos estándares.

- Del carácter medial del centroAunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantementeeste principio. De él se deduce también espontáneamente unaregla: Un control deberá usarse si el trabajo, gastos, etc., queimpone, se justifican ante los beneficios que de él esperan.



En segundo positivo, surge el peligro del "especialista" en la técnicade control de la que se trate, el que casi siempre verá bondad de sutécnica, y tratará de lograr a toda costa que se implante. En sentidonegativo, está también el peligro de subestimar los beneficios de unmedio de control, ya que por éstos se produzcan "a largo plazo", ya

por que sea imposible, o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí laconveniencia de tratar de hacer ésta cuantificación.

- De principio de excepciónEl control administrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuando seconcentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien queen los resultados que se obtuvieron como se había planeado. Elcontrol debe aplicarse, referentemente, a las actividadesexcepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempodelimitando adecuadamente cuáles funciones estratégicasrequieren del control. Este principio se auxilia de métodos

probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

- De la función controlada La función controlada por ningún motivo debe comprender a lafunción controlada, ya que pierde efectividad del control. Esteprincipio es básico, ya que señala que la persona o la función querealiza el control no debe estar involucrada con la actividad acontrolar. Una aplicación clara de éste principio se puede encontraren el siguiente ejemplo: el control que elabora los estudiosfinancieros de una empresa no será la persona más idónea paraauditarlos o determinar si no son verídicos o no ya que en dichaevaluación puede intervenir aspectos de carácter personal.(STONER, Freeman Gilbert)

TIPOS DE CONTROL:• Preventivo: Anticipa problemas.• Concurrente: Corrige problemas conforme se presentan.. De retroalimentación: Corrige problemas después de que ocurren.

(STONER, Freeman Gilbert)

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS DE FAYOL:1. División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con

mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claroen la moderna línea de montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan lascosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los



gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan tambiénautoridad personal (Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar lasreglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de unbuen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales

disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones paralas infracciones, aplicadas con justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivodeben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre unaoperación particular solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquierempresa el interés de los empleados no debe tener prelación sobre losintereses de la organización como un todo.

7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa paralos empleados como para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar laresponsabilidad final pero también necesitan dar a sus sub alternosautoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. Elproblema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cadacaso.

9. Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoygeneralmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden derangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

10.Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuadoen el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar elcargo o posición más adecuados para él.

11.Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sussubalternos.

12.Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no esconveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.

13.Iniciativa: Debe darse a los sub alternos libertad para concebir y llevar acabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores.

14.Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a laorganización un sentido de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, elempleo de la comunicación verbal en lugar de la comunicación formal porescrito, siempre que fuera posible. (STONER, Freeman Gilbert)

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/organig/organig.shtml

http://www.monografias.com/trabajos28/aceptacion-individuo/aceptacion-individuo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/la-libertad/la-libertad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml

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NIVELES BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓNLos gerentes y la administración efectiva tienen igual importancia en las

organizaciones pequeñas.

Gerentes de primera línea:

Son los encargados directos de la producción de bienes o servicios. Algunos desus títulos pueden ser gerentes de ventas, jefe de sección, supervisor deproducción o líder de equipo, según la organización. Los empleados quedependen de ellos desempeñan el trabajo básico de producción de laorganización trátese de bienes o de servicios. Este nivel de administración es elenlace entre las operaciones de cada departamento y el resto de la organización. Por lo general los gerentes de primera línea deben tener gran experiencia

técnica para poder enseñar las tareas correspondientes a sus subordinados ysupervisarlos día tras día. Los trabajadores por lo regular adquieren experienciatécnica antes de llegar a ser supervisores.

Gerentes de nivel medio:En las organizaciones grandes algunos gerentes se deben concentrar en

coordinar las actividades de los empleados, determinar cuáles productos oservicios se ofrecerán y decidir cómo se comercializaran estos para que lleguena los clientes.

Los gerentes de nivel medio son los encargados de establecer objetivoscongruentes con las metas de la alta dirección y traducirlos a las metas y planesespecíficos que implementaran los gerentes de primera línea.

Estos gerentes suelen tener títulos como jefe de departamento, gerente deplanta o director de finanzas. Son los encargados de dirigir y coordinar lasactividades de los gerentes de primera línea y, en, ocasiones del personal noadministrativo como dependientes, recepcionistas y asistentes de la dirección.

Los gerentes de nivel medio con frecuencia tratan de resolver lascontradicciones entre aquello que la alta gerencia espera lograr y lo que losgerentes de primera línea pueden hacer en realidad.

La diferencia más importante entere estas dos clases de gerentes son el énfasisen la administración del desempeño del grupo y en la asignación de recursos.

Altos directivos:

El curso general que se seguirá una organización es responsabilidad de losgerentes de nivel alto o altos directivos. Los gerentes de nivel alto formulan lasmetas políticas y estrategias de la organización.

Las metas que establecen van en descenso por la jerarquía hasta llegar a cadatrabajador.Los gerentes de nivel alto están sometidos a numerosas presiones y exigencias.

Por lo común sus jornadas de trabajo tienen agendas saturadas deben viajarmucho y trabajar 60 horas o más a la semana.



Los gerentes de nivel alto ahora también tienen más obligaciones en el terrenode las relaciones públicas. Deben ser capaces de responder enseguida antecrisis que podrían crear problemas de imagen para sus organizaciones.(STONER, Freeman Gilbert)

Las Funciones Administrativas en la Agencia dePublicidad

La Agencia de Publicidad por ser organización única en su género, por lasactividades especializadas que realiza y por los roles de cada puesto de trabajo;la aplicación de las Funciones Administrativas es diferente ante las empresas engeneral. Primero por la necesidad de respuesta participación integrada de variaspersonas en un mismo proceso de trabajo. Es por ello, que dichas FuncionesAdministrativas pueden aplicarse total o parcialmente; dependiendo del puesto ydel nivel que se ocupe dentro de la misma; por el tamaño, experiencia, políticas,por el tipo de clientes. (Chavarría, Rafael A., 2002)

LA PLANEACIÓN EN LA AGENCIA DE PUBLICIDADPara la Agencia de Publicidad, la Planeación formal es una de las herramientasmás eficaces que hay, para preparar el programa general de acción, fijar uncamino a seguir y un curso concreto de actividades a desarrollar, para reducirriesgos y llegar a la meta establecida.Según sean los objetivos del Plan de Mercadeo de una empresa, así serántambién los objetivos de los Planes de la publicidad: aumentar las ventas,disminuir competencia, anunciar el lanzamiento del producto, comunicarrelanzamiento del producto, etc. Por ello, los Planes que realiza la Agencia estánorientados a proyectos de campañas corporativas, institucionales, de productos,

de construcción de marcas, apoyo en relaciones públicas, mercadeo directo. Así también de apoyo a diseño de etiquetas, envases, etc. (López, William E.,2000)

VENTAJAS EN LA PLANEACIÓN EN LA AGENCIA DE PUBLICIDAD- Estimula el pensamiento sistemático de la Gerencia, los Ejecutivos y los

Directores de cada Departamento.- Previene inconvenientes en el desarrollo de las campañas.- Contribuye a una mayor participación de la Gerencia, los Ejecutivos,

Directores y Asistentes; al interrelacionar sus responsabilidades.- Permite lograr campañas efectivas, al realizar anuncios correctos, para el

público indicado, llegando a ellos por el medio adecuado, en el momento

preciso.- Garantiza el cumplimiento de los objetivos publicitarios del anunciante.(Chavarría, Rafael A., 2002)

TIPOS DE PLANESPlanes GeneralesSe realizan dentro de la Agencia, de acuerdo al tamaño, filosofía, políticas,preocupación sobre las instituciones comerciales, etc. Generalmente estánorientados al crecimiento de la Agencia, a la mejoría continúa del trabajo,



integración, estabilidad laboral y emocional de recurso humano, etc. Dentro deestos se pueden citar:

- Planes para mejor posicionamiento de la empresa.- Planes para conseguir más clientes.- Planes para recuperar clientes.- Planes para tener mejor relación con las cuentas existentes.

- Planes financieros y reducción de costos.- Planes para mejores negociaciones con proveedores.- Planes para mejorar procesos de trabajo, a través de reestructuras o

capacitaciones por áreas.- Planes para mantener un clima laboral sano.- Planes estratégicos: pensar en largo plazo con estrategias de beneficio

para uno mismo o varios clientes; con propuestas que el cliente no hapensado, etc.

Planes EspecíficosSe refiere directamente al tipo de Planeación, con el objetivo único de realizarcampañas publicitarias que satisfagan las necesidades de comunicación de los

clientes. En el momento que surge el proyecto se ponen fechas límites deentrega y ejecución. Puede ser para una determinada campaña o bien Planesanuales para diferentes campañas; cada una con sus propias estrategias ypresupuestos de facturación.Los principales Planes específicos son:

a) Planes Publicitariosb) Estrategias Publicitariasc) Estrategias Creativasd) Planes de Medios (Chavarría, Rafael A., 2002)

LA ORGANIZACIÓN DE LA AGENCIA DE PUBLICIDADDentro de la organización, las estructuras y roles son variables en cada Agenciade Publicidad y todos los puestos son importantes. El trabajo está distribuido detal manera, que todos tienen que estar enterados de todo lo que pasa. El trabajoque realiza un creativo, artista, ejecutivo, mensajero, etc. Es muy importante.

Todo radia en que el creativo haga una buena idea, que medios hagan unabuena compra de medios, que el ejecutivo convenza al cliente, que el de artehaga un buen trabajo y que el productor audiovisual haga un buen anuncio:también es importante que el mensajero llegue a tiempo para que salga al aire.

La estructura de una Agencia de Publicidad se ve afectada por dos factores: 1)los profesionales que incorpora y 2) por el tipo de servicio que solicitan losclientes. Estos dos factores se afectan recíprocamente ya que en función de los

servicios que una Agencia necesita prestar, determina un determinado perfil deprofesionales. (Mediana Efraín, 2001)

VENTAJAS EN LA ORGANIZACIÓN DE LA AGENCIA DE PUBLICIDAD- Permite delegar responsabilidades a nivel de Ejecutivos, Directores y

Asistentes.- Divide el trabajo por actividades simplificadas que puedan desempeñarse

y complementarse integralmente.- Define funciones de acuerdo a las capacidades y experiencia.



- La distribución del trabajo, logra que se realice con especialidad, en eltiempo necesario y con los niveles de satisfacción esperados.

- Integra diferentes criterios para la realización de campañas.- Permite una mejor supervisión en la realización de las tareas al realizarse

separadamente.- Permite que trabajando en equipo, se realicen campañas publicitarias de

éxito. (Chavarría, Rafael A., 2002)

DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESANo existe estructura perfecta de organización aplicable a las Agencias o a todaslas situaciones.El patrón utilizable depende de las situaciones en particular de cada una, y delas decisiones de los directivos que den los mejores resultados ante la demandade trabajo.El tipo de estructura es un proceso crucial para la supervivencia de cualquierOrganización: en la práctica cada Agencia de Publicidad tiene su forma yestrategia de funcionamiento, según las necesidades demandantes,tecnológicas, políticas, etc. (Mendoza, Emiltze, 2001)

Principales diseños de Organizacióna) Organización por Departamentos:

El tipo de estructura por departamentos es común para la mayoría deagencias que se encuentran organizadas según las funciones generales dela publicidad; toma como base el principio de la especializaciónocupacional. Consiste en dividir en forma lógica, las diferentes actividadesde trabajo de la agencia; integrándolas en diferentes departamentos oáreas; cuya relación en los procesos de trabajo tiene una interacción.En este caso cada departamento asigna un director o jefe, quien esresponsable del buen funcionamiento del mismo; se encarga de informarperiódicamente tanto de los trabajos realizados, como de los problemasque se presentan: mantiene informada a la agencias o bien a la juntadirectiva, acerca de los trabajos que se han encargado a la agencia.

b) Organización por Cuentas:Se refiere a la integración de pequeños grupos de trabajo o mini agencias,establecidas como unidades separadas en el interior de la agencias depublicidad, para asegurar que se promueva y maneje adecuadamentedeterminadas cuentas o líneas de productos, como que si se tratara hastacierto punto, de negocios independientes.

c) Organización Mixta:

La organización mista es usual en agencias que combinan su estructurapor departamentos funcionales, para satisfacer los requerimientos de losdiferentes clientes. Al mismo tiempo tienen una organización por cuentasseparadas, para atender necesidades específicas según sea el tipo,comportamiento, expectativas y servicios que el cliente solicita.(Chavarría, Rafael A., 2002)

EL ORGANIGRAMA



El organigrama representa una expresión gráfica de la estructura formal de laagencia de publicidad. Tiene como objetivo señalar las relaciones entre losdepartamentos o áreas de la misma; en función de las líneas de autoridad yresponsabilidad que se haya previsto. (Chavarría, Rafael A., 2002)

FUNCIONES O ÁREAS EN LA AGENCIA DE PUBLICIDADLa organización típica de una agencia de publicidad está integrada por ochofunciones o áreas básicas: 1) Gerencia, 2) Cuentas, 3) Creatividad, 4)Arte, 5)Producción, 6) Medios, 7) Tráfico y 8) Finanzas. No significa que en la práctica seden explícitamente demarcadas en forma de departamentos, ya que lasestructuras difieren de acuerdo a varios aspectos:

- Tamaño de la agencia.- Número de tipos y necesidades de anunciantes.- Número de marcas anunciadas.- El tipo de publicidad que se maneje.- Políticas de trabajo de la agencia.- Número de personas que integran la agencia.- Forma propia de ejercer una administración de acuerdo a sus necesidades

específicas.- Etc.

1) Gerencia General:Se encarga de la coordinación general de las diferentes actividades de laagencia. Organiza, delega, supervisa los distintos departamentos yasesora el personal técnico y administrativo. (Mediana Efraín, 2001)

2) Cuentas: Tiene como misión fundamental asumir relaciones entre la agencia y elcliente. Es responsable ante el cliente de las campañas preparadas por laagencia. La función de Cuentas es recoger las aspiraciones del clientepara que los servicios técnicos de la agencias las transformen enestrategias y acciones publicitarias. Debe de orientarlo sobre una claradefinición de los objetivos publicitarios que persigue, desarrollar bien elbrief publicitario y dejar claramente sentadas las bases y acuerdosestablecidos entre el cliente y la agencia. (La Enciclopedia PublicidadVolumen 2 Ediciones Deuto, 1990)

3) Creatividad:El Departamento Creativo representa el que hacer de los productoscreativos para dar a conocer ofertas. Indica que la fabricación demensajes implica desarrollar dos labores básicas; la realización de los

elementos de imagen que forman los anuncios, y la realización de la partetextual, que se materializa por medio de la estructura lingüística.(Campos, Mario, 1998)

4) Arte:El Departamento de Arte es el encargado de desarrollar todo lorelacionado con diseño en el producto creativo: el que se divide enimagen y texto en el ámbito de composición para impresión de campañas.Normalmente está dirigido por un Director de Arte, que es el mismo del



Departamento Creativo (en algunos casos). Así mismo está integrado pordiseñadores que se encargan de elaborar el diseño de los diferentesproductos creativos que se realizan en la agencia. (Campos, Mario,1998)

5) Producción:Es el encargado de facilitar los servicios de producción de la agencia; sedebe preocupar en dirigir, buscar y contratar a los profesionales (oempresas) para realizar el trabajo de producción audiovisual de talmanera, que se cumplan los objetivos creativos de acuerdo a los plazosprevistos para la campaña. Su principal responsabilidad es dar al clienteuna rápida y buena calidad de trabajo en función de los objetivos ypresupuestos publicitarios. (La Enciclopedia Publicidad Volumen 2 Ediciones Deuto, 1990)

6) Medios:Su función principal es planificar y hacer todas las estrategias con los

medios de comunicación, para optimizar las compras y llevar el control demonitoreo.Sus funciones son: 1) Planificación de medios, de acuerdo con lascaracterísticas del grupo objetivo y la creatividad de la campaña: consisteen seleccionar los medios y soportes más adecuados para alcanzar losobjetivos establecidos. 2) Contratación de espacios en los medios, segúnel plan preparado. (De Barillas, Silvia, 2001)

7) Tráfico:Se encarga de manejar el movimiento de solicitudes de materiales de losclientes, conjuntamente con arte. Se encarga de canalizar todas lasordenes que pasan los Ejecutivos hacia Creatividad, para que desarrollenla campaña y luego hacia arte, para desarrollar el material final. (DeBarillas, Silvia, 2001)

8) Finanzas:Se encarga de manejar los aspectos económicos y financieros. Su funcióndebe de estar de acuerdo con los servicios que presta la agencia, elmaterial que compra y los servicios que contrata. Este departamento seencarga del control de las finanzas y contabilidad de la agencia:presupuestos, facturación, comisiones, IGSS, vacaciones, prestaciones,etc.

Otros puestos que complementan las labores de agencia: Marketing, RelacionesPublicas, Secretarias, Contadores, Mensajeros, Seguridad, Limpieza, etc.(Chavarría, Rafael A., 2002)

LA DIRECCIÓN DENTRO DE LA AGENCIA DE PUBLICIDADEl trabajo de la agencia es un proceso de análisis de oportunidades, elegirobjetivos, formular estrategias, hacer planes y llevar a cabo la realización ycontrol de actividades publicitarias; para contribuir de la mejor manera con lasmetas del anunciante. En este sentido la función de Dirección vela por la



orientación del trabajo, toma de decisiones y resolución de problemas ynecesidades. La Dirección eficaz no espera que los problemas lleguen, sino que através de la supervisión trata de anticiparse a ellos.

En la agencia de publicidad, la función de Dirección recae principalmente en losDirectores de cada departamento; aunque el ejecutivo de cuentas por ser el

representante directo de la agencia ante el cliente, participa parcialmente en elproceso de dirección, en los diferentes departamentos. Cuando la personaasignada para una cuenta, no puede participar en una presentación, el Directortoma su lugar y la responsabilidad por dicha persona. (De Barillas, Silvia,2001)

Ventajas de la Dirección- Permite orientar de la mejor manera, los esfuerzos del grupo hacia los

objetivos de la campaña, a las necesidades del cliente y requerimientos delEjecutivo de Cuentas.

- Contribuye con la administración excelente de los diferentes recursos de laagencia.

- Permite mantener costos de operación dentro de los límitespresupuestados.

- La buena Dirección logra obtener un máximo de productividad yrentabilidad, que permiten cumplir con los tiempos establecidos deentrega de trabajos.

- La efectividad de la campaña es resultado de la capacidad de influir pormedio de la Dirección, tanto el Ejecutivo de Cuentas, como de losDirectores.

Elementos Necesarios para la Dirección1- Comunicación2- Autoridad3- Delegación4- Supervisión5- Coordinación6- Motivación (Chavarría, Rafael A., 2002)7-

EL CONTROL DENTRO DE LA AGENCIA DE PUBLICIDADLa Agencia debe de reflejar un fuerte compromiso para crear publicidad efectiva,que construya marcas fuertes, ventas altas y lealtad al cliente. El Control sugierepara este caso, acciones necesarias que orientes los esfuerzos hacia un estadodeseado, que contribuyan al logro de metas y planes establecidos dentro de laagencia. El Control por lo tanto es una función aplicable en todas las áreas de la

agencia y su punto de partida inicia con el conocimiento de objetivos de losPlanes Publicitarios. De esta manera se sabrá donde y que se necesitainspeccionar, revisar, examinar, etc.

Para lograr los objetivos de la publicidad y cooperar con la obtención de metas,los Directores y Ejecutivos deben controlar en forma efectiva todos los esfuerzoshacia la campaña publicitaria. Este proceso consiste en establecer normas deoperación, evaluar resultados actuales contra establecidos y disminuirdiferencias entre el funcionamiento deseado y el real. (Mediana Efraín, 2001)



Ventajas de Control Dentro de la Agencia de Publicidad- Permite medir el esfuerzo y avance hacia los objetivos de la campaña.- Garantiza que las actividades en proceso se ajusten a las estrategias

planificadas.- Al presentarse imprevistos que desvían los planes de los objetivos, el

Control proporciona una base para llevar a cabo acciones necesarias paracorregirlas.

- Ayuda al seguimiento de cambios ambientales y repercusiones de éstos.- Sirve para dejar registro de lo solicitado y entregado; para dejar constancia

de acuerdos que se establecen con relación a procesos y fechas deentrega de trabajos.

Tipos de Controla) Control General:

Se refiere al contacto y supervisión que realiza el Gerente General, elDirector de Cuentas o el Ejecutivo de Cuentas sobre procesos de trabajo yórdenes realizadas. Puede darse directamente por Departamentos o por

personas; o bien por medio de reuniones diarias o semanales para darcontinuidad a las actividades.

En algunas agencias el control de los diferentes procesos de trabajo serealiza por medio de sesiones cortas que se llevan a cabo diariamente:

- Se revisan las órdenes giradas.- Se verifican tareas o requerimientos; lo que se ha cumplido y lo que está

pendiente.- Se deja constancia por escrito de acuerdos establecidos y de actividades a

realizar.- Se lleva Control por escrito de entradas y salidas de correspondencia.- Se lleva control por escrito de llamadas telefónicas. (Mediana Efraín,

2001)

b) Control Específico:Se refiere a las formas de Control por escrito que se utilizan para usointerno o externo de la Agencia; con el objetivo de dejar constancia válidapara revisar, controlar y aceptar los procesos que integran ycomplementan la campaña publicitaria.El control de trabajo se lleva por medio de formularios: Cuentas tieneformularios para pedir presupuestos a medios; para pedirle un diseño alDirector Creativo; para solicitar un arte final a un Diseñador, etc. Cuentasy Creatividad tienen formularios para controlar procesos de trabajossalientes; los que se presentan en reuniones semanales de la agencia.

El Control inicia desde Cuentas, quien elabora el brief con el cliente; endonde se anota la información necesaria del producto y la marca: éstedebe de ampararlo con una orden de trabajo ya sea para Medios, Tráfico,Creatividad o para el departamento que sea. Se llevan controles de lasinversiones y proyecciones de los clientes; mensuales o anuales.



Dentro del Control Específico, el Departamento de Tráfico juega un papelmuy importante, ya que es responsable de canalizar las órdenes de losEjecutivos y luego se trasladen a Creatividad para desarrollar la campaña;posteriormente para Arte o Producción, en el desarrollo del material final.

Tráfico se encarga de establecer tiempos de entrega de los trabajos, quesalgan en la fecha establecida y que los materiales producidos sean

cobrados. Se encarga de cotizar imprentas con separaciones de color,materiales promocionales, etc. Así también lleva control del archivo demateriales de los clientes: separaciones de color, arte, etc. (MedianaEfraín, 2001)

GRÁFICAS

Tema general:



(STONER, Freeman Gilbert)

Planificación

(STONER, Freeman

Gilbert)

Organización (jerarquía y departamentalización)



(ROBINS, Coulter )



(ROBINS, Coulter )

(ROBINS, Coulter )

(ROBINS, Coulter )



DISCUSIÓN

Planificación:Consiste en la fijación de las metas de la organización y del modo de alcanzarlas(planes).

Abarca dos partes:- Saber dónde queremos ir.- Desarrollar la forma en que podemos ir.

Existen muchos tipos de planes de distinta naturaleza y amplitud. Éstos debenser jerarquizados.Análisis de situaciones especiales, anticipación del futuro, determinación deobjetivos, decisión de tipos de actividades en los que la empresa participará,elección de estrategias, determinación de recursos, etc.

Organización:Consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de

información y otros, los cuales son necesarios para lograr las metas.

Consiste en influir en las personas de la organización para que aporten sumáximo esfuerzo de trabajo. Con una organización efectiva los gerentes estánen mejor posición para coordinar los recursos humanos, los materiales y los deinformación. La organización implica la creación de una estructura condepartamentos y descripciones de puestos.Los administradores han de adecuar la estructura de la organización a susobjetivos y recursos.Diferentes metas requieren distintos tipos de estructura.Principales aspectos que cubre la organización:

- Diseño de puestos de trabajo

- Agrupación de tareas y personas.- Determinación del grado de delegación de autoridad. Mecanismos de

coordinación, etc.

Dirección:Cuando la organización conoce sus metas y cuenta con la administración deEmpresas - La estructura material y humana para alcanzarlas, necesita ejercer elliderazgo para conseguir que las personas dirijan sus esfuerzos hacia el logro dealgún objetivo común.Además de preparar planes, diseñar una estructura y contratar al personalalguien se debe de encargar de dirigir a la organización.Esta dirección implica motivar a terceros con la intención que desempeñen las

tareas necesarias para alcanzar las metas de la organización. Sin embargo nosolo se dirige cuando se ha concluido con la planeación y la organización, sinoque la dirección es un elemento crucial de esas funciones.

ControlSu finalidad es verificar monitorear el desempeño de forma permanente yaplicar acciones correctivas como también la adecuación de las actividades



emprendidas a las metas planeadas, para la detección y corrección dedesviaciones significativas.• La planificación, organización y dirección no son garantía de éxito.• El control supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.• El control nos sirve para confiar en que si existe algún problema serádetectado por los mecanismos introducidos, indicándonos donde está el error,

para poder subsanarlo.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

- La administración es un grupo de procesos desarrollados con técnicas ymétodos diferentes y específicos, orientados a la integración y operaciónde los recursos humanos de las empresas; con el objetivo de alcanzar lasmetas con los mejores niveles de productividad y rentabilidad.

- La empresa es un organismo social formalmente integrado, con metasdefinidas de producción o creación de bienes y servicios para sus

consumidores actuales y potenciales.

- La agencia de publicidad es una empresa de servicios, cuya organizaciónestá formada por un equipo especializado y orientado en satisfacer lasnecesidades de comunicación publicitaria de sus clientes; a través deprestar asesoría y estrategias que den a conocer, desarrollen y posicionenmarcas y productos en un mercado meta.

- Las funciones administrativas son un conjunto de pasos o etapas sobrePlaneación, Organización, Integración, Dirección y Control. Que constituyen

el fenómeno dinámico y secuencial que se manifiesta en la operación de laempresa, para alcanzar las metas y objetivos propuestos.

- El conocimiento administrativo no abarca todo el conocimiento que seutiliza en la agencia de publicidad, ya que en esta el conocimientoespecializado es muy básico. Sin embargo las funciones administrativas

juegan un papel muy importante en la integración de las diferentesespecialidades de la agencia de publicidad, para lograr una operación ydesarrollo eficiente en la elaboración de las diferentes estrategias ycampañas publicitarias.

- Las funciones administrativas dentro de la agencia de publicidad puedenser aplicadas total o parcialmente; dependiendo del puesto y nivel que seocupe dentro de la misma; de acuerdo al tamaño, experiencia, políticas,por el tipo de clientes, etc.



RESUMEN

INTRODUCCIÓN: Son indispensables para las funciones administrativas de unaempresa, los temas a tratar son administrativos, pero que como diseñadores nosayudará a saber hacia dónde queremos llegar como empresa. Los puntosprincipales en para llevar a cabo las funciones son: la planeación, organización,control, dirección y recursos.

REVISIÓN LITERARIA: para la indagación de este tema se utilizaron 2 libros(“Administración” de STONER, Freeman Gilbert, sexta edición. “Administración”de ROBINS, Coulter, octava edición), 1 tesis (Las Funciones Administrativas Y SuAplicación En La Agencia De Publicidad" del autor Rafael Arturo Sil Chavarríarealizada en Guatemala en Octubre de 2002), e información de fuentes de laweb las cuales tienen en común información relacionada respecto al tema de“Funciones Administrativas” y la administración.

MATERIAL Y TÉCNICAS: en base a investigaciones científica, a través del uso eninternet como, también de biblioteca pudimos enfocar el tema, para poderdeterminar los datos sobre que posteriormente se convertiría en parte defundamento del proyecto.

PLANEACIÓN

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de

operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesariospara su realización ". A. Reyes Ponce.

“Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y usode suposiciones respecto al futuro en la visualización y formulación de lasactividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultadosesperados" George R. Terry.



"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cualse define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozanplanes y programas" J. A. Fernández Arenas.

Elementos del conceptoObjetivo: El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.Cursos alternos de acción: Al planear es necesario determinar diversos

caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos.Elección: La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la

decisión más adecuada.Futuro: La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos

inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Principios de la PlaneaciónLos principios de la administración son verdades fundamentales de aplicacióngeneral que sirven como guías de conducta a observarse en la acción

administrativa. Siendo los siguientes:

Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborarplanes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. Laplaneación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúanen el medio ambiente.

Objetividad y cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datosreales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas,especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad deutilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios defactibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable entanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades yespecificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)

Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes deholgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionennuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.

Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plangeneral y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal maneraque sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto alequilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende con relación altiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que seabandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursosde acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas,procedimientos y presupuestos.

ORGANIZACIÓNDefinición:



"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre lasfunciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de unorganismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes yobjetivos señalados" Agustín Reyes Ponce.

"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar losfines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso

funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relacionesque entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco."Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos queintegran una empresa con el propósito de obtener el máximo deaprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en larealización de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmán V.

Elementos del conceptoEstructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamentalen el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición ycorrelación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr losobjetivos.

Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, debencoordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar,implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover laespecialización.

Jerarquía: La organización como estructura, origina la necesidad de establecerniveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organizaciónes establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejormanera posible.

Principios de la organizaciónDel objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, laexistencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente losobjetivos.

Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde seaposible, a la ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor

campo de acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane lacomunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y laresponsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.



Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidadconferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicharesponsabilidad.

Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cadafunción, debe asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán

reportarse más que a un sólo jefe.

Difusión: La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidaddebe publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembrosde la empresa que tengan relación con el mismo.

Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número desubordinados que deben reportarse a un ejecutivo, de tal manera que éstepueda realizar todas sus funciones eficientemente.

Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse

en equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura organizacional,requiere mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medioambiente.

INTEGRACIÓN DE LOS RECURSOSIntegrar, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que laorganización y la planeación señalan como necesarios para el adecuadofuncionamiento de una organización social. Agustín Reyes Ponce.

Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura dela organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas quehan de ocupar los puestos dentro de la estructura. Koontz y O'Donnell.

Función a través de la cual la administración elige y se allega de los recursosnecesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas paraejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos. MunchGalindo.

Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para lospuestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales,

económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y comode éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es elser humano; es importante hacer hincapié en: la selección del personal,adiestramiento y desarrollo del personal, así como la auto motivación para ellogro de metas cada vez más altas. Fernández Arenas A.

Recursos Económicos: Estudiar el comportamiento de las áreas usuarias y lasnecesidades intimas para aprovechar óptimamente los recursos mediante eldesarrollo de los existentes y su actualización actual.



Recursos Financieros: Presupuestar adecuadamente las actividades que serealizaron para obtener la liquidez suficiente y en su caso fijar estrategias paraobtener ingresos extraordinarios aprovechando la infraestructura creada.

Recurso Tecnológicos: Capacitar continuamente al personal en los avancestecnológicos en computación e informática así como buscar la innovación de los

recursos materiales conjuntamente con las necesidades de la UNAM.

Comunicación: Sinergizar a todos los recursos, para obtener los resultadosdeseados en el menor tiempo posible dentro del marco económico.

Recursos Humanos: Proponer la superación académica y técnica del personaladscrito; evaluar periódicamente su participación, voluntad y resultados ysuministrarles los medios para la realización de sus tareas.

Recursos de Tiempo: Crear esquemas de calendarización para que lasactividades de la dirección fluya sin interrupciones.

Utilerías: Conocer la infraestructura de la UNAM para apoyar y apoyarse sinduplicidad de esfuerzo y gastos.

DIRECCIÓNComprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual lograque sus subordinados obtengan los objetivos de la organización, mediante lasupervisión, la comunicación y la motivación. Robert B. Buchele.

Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar lasmetas de la organización. Burt K. Scanlan.

La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar lametas de la organización. Leonard J. Kazmier.

Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de lossubordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante lamotivación y supervisión. Lerner y Baker.

Elementos del concepto1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.2. Motivación.3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

4. Supervisión5. Alcanzar las metas de la organización.

Principios de la DirecciónDe la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La Dirección seráeficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de laempresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinadosse interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses



personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización, y si éstasno se contraponen a su autorrealización.

Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (elmando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertosresultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar

conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como unrequerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal.

De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debeproporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes,de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales decomunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que alemitirse una orden, sea transmitida a través de los niveles jerárquicoscorrespondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,

debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidasde tiempo.

De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemasque surjan durante la gestión administrativa al momento en que aparezcan; yaque al no tomar una decisión en relación con un conflicto por insignificante queparezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas gravescolaterales.

Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema, que se anteponeal logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador apensar en soluciones, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y

emprender diversas alternativas.

CONTROLEl control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo conlos planes establecidos. Burt K. Scanlan.

Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado paraalcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael

La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin deasegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlosse cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby.

Elementos del concepto1. Relación con lo planeado: El control siempre existe para verificar el logrode los objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.



3. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, esdescubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregirlos errores.

Importancia del control Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancenlos planes exitosamente.2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originardesviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momentoen que se establecen medidas correctivas.5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración yconsecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de laempresa.

PrincipiosEquilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse elgrado de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecerlos mecanismos para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidadconferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.

De los objetivos: Ningún control será válido si no se fundamenta en losobjetivos y si a través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es

imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de patrónpara la evaluación de lo establecido.

De la oportunidad: El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, esdecir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que seaposible tomar medidas correctivas con anticipación.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten enrelación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera quesea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidasnecesarias para evitarlas en el futuro.

De excepción: El control debe aplicarse preferentemente a las actividadesexcepcionales o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitandoadecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Esteprincipio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debecomprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este



principio es básico ya que señala que la persona o la función que realiza elcontrol no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

Características del ControlReflejar la naturaleza de estructura organizacional: Un sistema de controldeberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que sedesea controlar.

Oportunidad: Un buen control debe manifestar inmediatamente lasdesviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.

Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles deinterpretar para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar deser útiles crean confusiones.

Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar controlespara todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos

en ciertas áreas de valor estratégico.

DISCUSIÓN: Existen muchos tipos de planes de distinta naturaleza y amplitud.Éstos deben ser jerarquizados. La falta de la práctica de los elementos de lasfunciones administrativas provoca la falta de estrategias, plan y rumbo de laempresa lo cual es fundamental para el alcance de objetivos. Los elementos delas funciones administrativas para la puesta en marcha de la empresa en unabuena dirección, los cuales son: planificación, organización, control, dirección eintegración de recursos.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: La administración son procesos

orientados a la integración y operación de los recursos, las funcionesadministrativas son pasos Planeación, Organización, Integración, Dirección yControl; para alcanzar las metas y objetivos propuestos, las funcionesadministrativas son importantes en la integración de las diferentesespecialidades, estrategias y campañas publicitarias.

ANEXOSGLOSARIO

ADMINISTARACIÓN: Es un proceso muy particular consistente en lasactividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadaspara determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanosy otros recursos.



CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un agentedel sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados.

COORDINAR: Acto de intercambiar información entre las partes de un todo.Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armónico ysincronizado de todas los elementos que participan en el trabajo.

DEPARTAMENTALIZACIÓN: Fase del análisis administrativo que se ocupa deanalizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles deespecialización y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo ydando figura al organigrama.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Acción de mantenimiento y actualizaciónpermanente de los cambios aplicados a una organización y respecto a su medioambiente.

ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas queaseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general

abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la programación deacciones de un todo organizacional o individual.

EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en unmomento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismomomento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducirmedidas correctivas oportunas.

FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

GERENCIA: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultadospara satisfacer sus respectivas demandas.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual de Organización.Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son y descripción departamental, de funciones y de productos

MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información válida yclasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de unaorganización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, defunciones y de productos.

OBJETIVO ESPECÍFICO: Es la especificación de una parte del objetivo general.El conjunto de objetivos específicos logran el objetivo general.

OBJETIVO GENERAL: Se define como "un deseo a lograr".ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursosde una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante laoperación.

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ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de unaorganización, según división especializada del trabajo y niveles jerárquicos deautoridad.

PLAN ANUAL OPERATIVO: Plan institucional de corto plazo pero vinculado alplan de mediano y largo plazos. Es el conjunto armónico de políticas, estrategias,

objetivos, metas, actividades y el presupuesto institucionales, programadas en eltiempo y conducentes a un objetivo común. Se ejecuta en un año (corto plazo) ycon determinados recursos.

PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y conducentesa un objetivo común. También conjunto armónico de actividades para lograr unresultado concreto.

PLANIFICACIÓN: Proceso racional y sistémico de preveer, organizar y utilizarlos recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espaciopredeterminados.

PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA: Proceso racional de previsión,estructuración, diseño y asignación óptima de recursos de las organizaciones,para que alcancen resultados en un tiempo y espacio dados.

PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados quetrabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamientouniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinadobien o servicio.

RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por logeneral son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, plantafísica y tiempo.

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FUENTES DE INFORMACIÓN

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Tesis:

Titulo: "Las Funciones Administrativas Y Su Aplicación En La Agencia DePublicidad"Autor: Rafael Arturo Sil ChavarríaGuatemala, Octubre de 2002

Web:

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