2. MÉTODO AUTOMÁTICO:

Usa-se para arquivar nomes, evitando acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, números e cores. É utilizado na Europa e não éutilizado no Brasil.

3. SOUNDEX:

Para os arquivos alfabéticos onomásticos, de grandes proporções, segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código, ao invés de o serem pela sequencia estritamente alfabética. O código baseia-se no som das consoantes alfabéticas, reunindo-os pela semelhança da pronúncia, apesar de a grafia poder ser diferente. É utilizado na Europa e não éutilizado no Brasil.

Exemplo:

CASTRO, Luiz Pereira de – código “K”

SHIMERMANN, Antonio - código “X”

4. MNEMÔNICO:

Usa-se para codificar os assuntos através de combinação de letras em lugar de números. As letras são consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a recuperação da informação. Está obsoleto.

Exemplo: São 3 etapas:

A

A – Aluguel

AA – Aluguel de Apartamento

A-B Apartamento de 1 quarto

A-C Apartamento de 2 quartos

A-D Apartamento de 3 quartos

A-E Apartamento de 4 quartos ou mais

5. RÔNEO:

Combina letras, números e cores, está obsoleto.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

Esse método não é considerado básico e nem padronizado. É chamado de Sistema Semi-Indireto.

O método trabalha com uma tabela previamente constituída de divisões do alfabeto, previamente planeja e numerada em ordem crescente. Usam-se notações fechadas, para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas.

Exemplo:

Aa – Af = posição 1

Ag – Al = posição 2Am – As = posição 3

At – Az = posição 4Ba – Bl = posição 5

Bm – Bz = 6, e assim sucessivamente.

ACRISIO, Paulo (arquivado na posição 1)ABREU, Fernanda (arquivado na posição 1)

ALMEIDA, Mário (arquivado na posição 2)ALONSO, Ernesto (arquivado na posição 2)

AMARAL, Roberto (arquivado na posição 3)ATILIA, Jorge (arquivado na posição 4)

apostila

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO

Etapas da Organização de Arquivos:

1)LEVANTAMENTO DE DADOS

2)ANÁLISE DE DADOS COLETADOS (Diagnóstico)

3)PLANEJAMENTO

4)IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

1) LEVANTAMENTO DE DADOS:

Para a ideal organização de um é necessário fazer inicialmente um levantamento da produção documental da instituição, para traçar um diagnósticodentro da realidade da empresa.

Para o levantamento se faz necessário:

•Conhecer a legislação referente aos âmbitos externos (leis, decretos, resoluções) e interno da instituição produtora e/ou mantenedora dos documentos (estatutos, normas e as alterações que a empresa sofreu em função destes);

• Verificar os regulamentos e manuais dos próprios arquivos existentes numa organização;

• Entender as finalidades, funções e atividades, e o volume da documentação.

• Conhecer o organograma da empresa (estrutura hierárquica dos órgãos detentores da documentação);

• Efetuar a coleta de dados.

Coleta de dados:

Coletar os dados (informações) inerente àdocumentação institucional: o gênero, a espécie, o estado físico do documento, o volume do acervo, modelos e os formulários utilizados, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.

Este levantamento pode ser feito através de questionários, observações e entrevistas nos locais de trabalho.

Vários assuntos podem constar dos questionários, como por exemplo:

Assuntos para coleta de dados:

•frequência de consulta ao acervo;•localização física dos arquivos (áreas de armazenamento); •formas de acondicionamento;•necessidade de restauração de documentos; •existência de documentos sigilosos;•recursos físicos: mobiliário utilizado, material de consumo, equipamentos, e informações ambientais (iluminação, umidade, proteção); •recursos humanos: pessoal responsável pela documentação;•uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização);•métodos de arquivamento utilizados; modelos de formulários; procedimentos para empréstimo de documentos, registro e protocolo, dentre outros.

2) ANÁLISE DE DADOS COLETADOS:

Consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativo onde o arquivo está sendo organizado.

•Diagnóstico:

Diagnóstico é a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.

O Arquivista analisará objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fará um diagnóstico da situação documental, para propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.

3) PLANEJAMENTO:

Nesta etapa devem ser propostas soluções cabíveis para eliminar o problemas encontrados na análise dos documentos. Deve ser feito um plano arquivístico, traçando-se metas necessárias para que os objetivos sejam alcançados em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente).

Esse plano arquivístico precisa contemplar as disposições legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes:•1ª Parte: Síntese da situação real encontrada;•2ª Parte: Análise e diagnóstico da situação;•3ª Parte: Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimentos a serem adotados e prioridades para sua implantação.

4) IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO (última fase)

Um Arquivo ideal deve proporcionar:

•Segurança: medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roube e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentosconfidenciais.

•Precisão: oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.

•Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.

•Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento e crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.

•Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

1)Quanto à ENTIDADE PRODUTORA:

ðPúblicos e Privados

2) Quanto ao TIPO DE ACESSO

ðFranqueado/Ostensivo e Restrito

3) Quanto aos TIPOS DE ARQUIVAMENTO

ðHorizontal e Vertical

4) Quanto à NATUREZA DOS DOCUMENTOS

ðEspecial (suportes específicos)

ðEspecializado (assuntos específicos)

5) Quanto à FINALIDADE

ðFuncionais e Culturais

6) Quanto ao VALOR DOS DOCUMENTOS

ð Administrativo e Histórico

7) Quanto ao ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO

ð Teoria das 3 Idades/Ciclo Vital dos Documentos/Estágios da Evolução

8) Quanto à EXTENÇÃO DE SUA ATUAÇÃO ðð Setoriais e Centrais

CORRENTE1ª IDADE

Setoriais ou Centrais

INTERMEDIÁRIO2ª IDADE

PERMANENTE3ª IDADE

Valor AdministrativoValor PrimárioValor Imediato

Valor HistóricoValor Secundário

Valor Mediato

TRANSFERÊNCIA RECOLHIMENTO

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

TERMOS ASSOCIADOS ÀS IDADES DOS ARQUIVOS

CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 1ª idade 2ª idade 3ª idade

Setorial Pré-arquivo (França) Histórico

Administrativo Records Centers (EUA e Canadá)

de custódia

Ativo Semi-ativo Passivo

Vivo Limbo (Inglaterra)

Morto

de movimento Purgatório (Inglaterra) Estático

em curso Temporário Definitivo Núcleos de arquivo Transitório Final

FASES DO ARQUIVO CORRENTE:

üProtocolo;

üExpedição;

üArquivamento;

üConsulta;

üEmpréstimo;

üDestinação.

1) PROTOCOLO

O protocolo é a unidade responsável pela tramitação das correspondências de uma empresa ou instituição. Está intimamente ligado às atividades de controle.

ò Recebimento;ò Registro e Autuação;

ò Classificação;ò Distribuição/Expedição;ò Movimentação/Controle.

Atribuições do Protocolo e Atribuições do Registro e Movimentação

Pág. 17

CÓDICO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

É o instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebidopor um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema.

No código de classificação, as funções, as atividades, as espécies e os tipos documentais, genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e as atividades desempenhadas pelo órgão.

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO

•ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A Referência Cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento for refere a dois ou mais assuntos.

•CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

Rotinas correspondentes às operações de Classificação (Pág. 18)

•Receber o documento para classificação;

•Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s), de acordo com o seu conteúdo;

•Localizar o(s) assunto(s) no Código de Classificação dos Documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;

•Anotar o código na primeira folha do documento;

•Preencher a(s) folha(s) de referência para os assuntos secundários.

2) EXPEDIÇÃO

É uma das atividades do protocolo. A saída da correspondência e demais documentos de uma instituição envolve procedimentos inerentes às rotinas da expedição de documentos.

Rotinas da Expedição: pág. 18

3) ARQUIVAMENTO

ò INSPEÇÃO: exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída serámantida ou alternada.

ò ANÁLISE: estudo, classificação e codificação

òORDENAÇÃO: reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros.

ò ARQUIVAMENTO: colocar no arquivo, local de armazenamento

• ARMAZENAMENTO = guarda.

Ex.: estantes de aço, armários, escaninhos.

• ACONDICIONAMENTO = embalagem (proteção dos documentos).

Ex.: plásticos, caixas, pacotes, pastas.

4) EMPRÉSTIMO ou CONSULTA

•Controlar os empréstimos através do recibo de entrega e devolução.

•Utilizar a guia-fora.

4) DESTINAÇÃO

•A destinação está ligada a uma das fases da gestão – Avaliação. Conforme os valores dos documentos e da frequência de uso são estabelecidos os prazos de vida do documento e sua destinação final.

•Utilização da Tabela de Temporalidade. Instrumento que determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação final após este prazo. Se forem eliminados deverá constar da Lista de Eliminação.