2008-2-00549-TIAS Bab 4

36

BAB 4

PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, DAN ANALISA DATA

4.1. Pengumpulan Data

Sesuai dengan pembahasan pada bab sebelumnya, pengumpulan data dilakukan

dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatan bisnis pada departemen quotation. Adapun

data data yang berhasil dikumpulkan adalah sebagai berikut.

4.1.1. Komposisi sumber daya manusia pada saat ini.

Pada saat ini departemen quotation memiliki 6 system engineer yang masing masing

memiliki spesialisasi yang berbeda beda, 1 quotation leader, serta seorang sekertaris. Untuk

lebih jelasnya bisa dilihat pada tabel 4.1

Tabel 4.1 komposisi man power saat ini dan direct cost departemen quotation.

No. Posisi Upah Bulanan

1 Quotation Leader N/A

2 Quotation Secretary N/A

3 System Engineer 1 Rp. 6.500.000,00






Total: Rp. 32.000.000,00

4.1.2. Proses bisnis yang terjadi pada saat ini.

Pada saat ini, proses bisnis yang berjalan adalah sebagai berikut.

37

Gambar 4.1 flow proses departemen quotation

38

4.1.2.1. Hand Over RFQ

Hand over RFQ adalah kegiatan yang terjadi antara Sales dan Quotation leader. RFQ

sendiri adalah singkatan dari Request for quotation. Dalam dokumen ini terdiri beberapa data

mengenai proyek yang akan ditawarkan dan beberapa ketentuan administrative lainnya.

Hand-over ini dapat dilakukan melalui tatap muka ataupun melalui Email.

4.1.2.2. Preliminary meeting needed?

Keputusan apakah diperlukan suatu preliminary meeting diambil oleh quotation

leader. Preliminary meeting ini diperlukan jika dirasa proyek yang akan ditawarkan cukup

rumit dan ada beberapa bagian yang kurang jelas.

4.1.2.3. Preliminary meeting

Preliminary meeting biasanya dihadiri oleh System engineer, sales, quotation leader

dan bagian project execution. Meeting ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang jelas

mengenai proyek yang akan ditawarkan serta mencoba untuk melakukan beberapa draft basic

design.

4.1.2.4. Site survey needed?

Keputusan perlunya site survey atau tidak diambil oleh quotation leader. Biasanya

dilakukan oleh seorang sytem engineer bersama dengan sales.

4.1.2.5. Site survey

Site survey dilakukan dengan tujuan mendapatkan gambaran mengenai kebutuhan

customer dan mengambil data data lapangan yang diperlukan dalam penyusunan quotation.

4.1.2.6. Basic Design

Basic design adalah proses design secara konseptual. Biasanya meliputi garis besar

pemakaian teknologi dan konfigurasi system. Tols yang biasa digunakan adalah Microsoft

Visio.

39

4.1.2.7. Bill of Quantity

Bill of quantity adalah proses pembuatan daftar barang yang dibutuhkan oleh proyek

secara detail. Daftar barang memuat tipenya secara mendetail, ordering code, quantity,

project schedule, additional cost, technical risk dan cash flow projection. Tools yang biasa

digunakan adalah Microsoft excel.

4.1.2.8. Project Calculation

Project calculation adalah proses penghitungan harga proyek sesuai dengan Bill of

Quantity. Tools yang biasa digunakan adalah Microsoft Excel.

4.1.2.9. Quotation composition

Quotation composition adalah penyusunan Quotation yang memuat berbagai macam

ketentuan mengenai proyek. Baik teknis maupun komersil. Tools yang biasa digunakan

adalah Microsoft Word.

4.1.2.10. Signing Process

Signing process dilakukan oleh Quotation secretary. Tujuannya adalah persetujuan

manager atas quotation tersebut.

4.1.2.11. Hand over quotation

Hand over quotation terjadi antara Quotation secretary kepada sales untuk kemudian

di serahkan kepada customer.

4.1.3. Pembagian kerja

Pembagian kerja pada departemen quotation dilakukan oleh quotation leader terhadap

RFQ yang diserahkan oleh sales. Pekerjaan biasanya dibagi berdasarkan kesesuaian antara

spesialisasi system engineer, pengalaman, beban pekerjaan saat itu dengan proyek yang akan

dikerjakan. System enginer sendiri biasanya memiliki spesialisasi suatu sector industry

tertentu ataupun spesialisasi pada suatu produk tertentu.

40

4.1.4. Jenis Inquiries yang diterima dan waktu pengerjaannya.

Besarnya variasi RFQ yang diterima menimbulkan besarnya variasi terhadap waktu

penyusunan quotation. Adapun factor factor yang mempengaruhi lamanya penyusunan

quotation adalah:

Lingkup kerja Kompleksitas Bill of Quantity Pengalaman

Masing masing kombinasi dari factor factor tersebut menghasilkan variasi waktu

penyusunan quotation yang sangat luas. Untuk quotation sebuah training biasanya diperlukan

waktu sekitar setengah hari kerja. Sementara untuk implementasi system otomasi dengan

lingkup kerja satu pabrik bisa membutuhkan waktu 3 bulan.

4.1.5. Pembagian Waktu kerja System Engineer.

Deskripsi pekerjaan system engineer adalah dari fase preliminary meeting hingga

quotation composition.

Adapun pembagian waktu untuk masing masing fase pada beberapa proyek yang

umum dikerjakan adalah sebagai berikut.

41

Table 4.2 Sampel waktu kerja penyusunan quotation No. Premeet SiteSurvey BasicDesign BQ Proj.Calc Quot.Comp Total

1 0,5000 1,0000 1,0000 2,0000 2,0000 1,0000 7,5

2 0,0000 0,0000 0,0625 0,0625 0,0625 0,0625 0,25

3 1,0000 3,0000 5,0000 10,0000 2,0000 2,0000 23

4 0,5000 3,0000 2,0000 6,0000 2,0000 2,0000 15,5

5 0,5000 3,0000 1,0000 2,0000 1,0000 1,0000 8,5

6 1,0000 1,0000 0,5000 2,0000 1,0000 1,0000 6,5

7 0,0000 3,0000 2,0000 5,0000 2,0000 1,0000 13

8 0,0000 0,0000 0,5000 2,0000 1,0000 1,0000 4,5

9 0,0000 1,0000 2,0000 2,0000 1,0000 1,0000 7

10 0,5000 0,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 4,5

AVG 0,4 1,5 1,50625 3,2063 1,30625 1,10625 9,025

% 4,43% 16,62% 16,69% 35,53% 14,47% 12,26% 100,00%

Pengambilan waktu penyusunan quotation dilakukan dalam satuan hari untuk setiap fase

pekerjaan yang dilakukan. Seperti contoh, untuk pengusunan quotation nomor 1, system

engineer menghabiskan waktu kerjanya dengan:

hari untuk melakukan Pre Meeting 1 hari untuk melakukan Site survey 1 hari untuk membuat basic design 2 hari untuk menyusun BQ 2 hari untuk melakukan project calculation, dan 1 hari untuk melakukan Penyusunan Quotation.

Secara keseluruhan, total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan quotation tersebut

adalah 7,5 hari.

4.1.6. Pilihan Investasi Quotation tool.

Untuk Investasi quotation tool diperlukan uang sejumlah Rp. 120.000.000,00.

(seratus dua puluh juta rupiah). Angka ini didapat dari penawaran software house yang akan

42

mengerjakan proyek implementasi ini. Umur ekonomis dari proyek ini adalah 5 tahun.

Sementara nilai sisanya adalah Rp.0,00 (nol rupiah)

Quotation tool ini dibuat untuk menggantikan pekerjaan system engineer dari fase

penyusunan Project calculation hingga Quotation composition.

4.1.7. Pilihan investasi Penambahan orang.

Untuk investasi penambahan orang, dimana deskripsi pekerjaan orang yang

ditambahkan adalah menggantikan pekerjaan system engineer dari fase penyusunan project

calculation hingga quotation composition. Upah bulanan orang tersebut adalah

Rp.2.500.000,00 (dua juta lima ratus ribu rupiah).

4.2. Pengolahan Data

4.2.1. Kapasitas pembuatan quotation.

Pada saat ini, jika dilihat dari komposisi pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk

mengerjakan sebuah quotation adalah 9,025 hari. maka, seorang system engineer rata rata

dapat menyusun:

, = 2,548 quotation

Jika diasumsikan jumlah hari kerja dalam sebulan adalah 23 hari.

Dengan memperhatikan komposisi man power yang dimiliki departemen quotation,

seluruh departemen dapat menghasilkan rata rata:

2,5486 15,3

4.2.2. Direct Cost

Direct cost yang dikeluarkan departemen quotation pada saat ini adalah Rp.

32.000.000,00 (tiga puluh dua juta rupiah). Angka ini merupakan total upah bulanan 6 orang

system engineer seperti yang tertulis pada tabel 4.1

43

4.2.3. Pengaruh Investasi Quotation Tool

Implementasi quotation tool akan mengurangi waktu kerja system engineer sebesar

26, 73% (14, 47% project calculation dan 2, 26% quotation composition). Dengan

berkurangnya waktu kerja sebesar 26, 73 %, maka waktu penyusunan quotation menjadi

pengeluaran departemen quotation untuk direct cost juga berkurang sebesar 26, 73%.

Sehingga memberikan penghematan sebesar :

26,73% X Rp 32.000.000,00 = Rp. 8.553.600,00

Sehingga pengeluaran departemen quotation untuk direct cost mengecil hingga:

Rp 32.000.000,00 Rp. 8.553.600,00= Rp. 23.446.400,00

4.2.4. Pengaruh Investasi penambahan orang

Jika dilihat waktu yang dibutuhkan untuk menyusun project calculation dan quotation

composition adalah:

26, 73% X 9,025 hari/quotation=2,412hari/quotation

Dengan asumsi kapasitas pembuatan quotation tidak berubah yaitu 15,3

quotation, Maka, waktu yang dibutuhkan per bulan adalah

2,412hari/quotation X 15,3 quotation/bulan = 36.909 hari/bulan

Sehingga man power yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan tersebut adalah:

,

15,3 1,6.

Jika diasumsikan kita bisa mendapatkan penambahan 1,6 orang penambahan biaya

yang harus dikeluarkan adalah:

1,6 orang X Rp. 2.500.000,00 = Rp. 4.000.000,00

Sementara penghematan dari pengurangan beban kerja system engineer adalah:

26, 73%. 32.000.000,00 . 8.553.600,00

Sehingga penghematan dari alternative ini adalah sebesar:

Rp.8.553.600,00 Rp. 4.000.000,00. = Rp.4.553.600,00

Tabel 4.3Fakto

pemban

KapasiBiay

Invest

Penghem

Gambar 4

U

grafik be

Gambar 4

Rp2

Rp4

Rp6

Rp8

Rp10

3 Perbandingornding

itas Quoa Jutatasi Ju

matan Juta

4.2. Perband

4.2.5

Untuk diagra

erikut.

4.2 arus kas

Rp0

2.000.000

4.000.000

6.000.000

8.000.000

0.000.000

A(Ko

gan antara al

Satuan

otation/bulanrupiah/bulanutaRupiah

rupiah/bulan

dingan pengh

. Arus kas k

m proyeksi

0 384 Juta

kondisi saat

Alternativ1ondisisaatini)

Rp0

Pengh

lternatif Kondisisaatini

n 15,3n 32

0

n 0

hematan per

keadaan seka

arus kas sela

1 384 Juta

2 384 Juta

t ini

Alternativ2(Implementasquotationtoo

Rp8.553.60

hematan

ImplementQuotationt

15,323,4464120

8,5536

r tahun

arang

ama 5 tahun

4 384 Juta

3 384 Juta

siol)

Alternativ(penambahmanpowe

00

Rp4.553

n /tahun

tasitool

Penamtenaga

14 27,

4,5

n yang akan

5 384 Juta

v3haner)

.600

n

P

mbahanamanual

15,3,44640

5536

datang dapa

enghematan

4

at dilihat pad

44

da

45

4.2.6. Arus Kas Investasi quotation tool

Untuk diagram proyeksi arus kas selama 5 tahun yang akan datang dapat dilihat pada

grafik berikut.

Gambar 4.3 Arus kas implementasi quotation tool

4.2.7. Arus kas Investasi penambahan orang

Untuk diagram proyeksi arus kas selama 5 tahun yang akan datang dapat dilihat pada

grafik berikut.

Gambar 4.4 Arus kas Penambahan Man Power

4.3. Analisa Data

Pada analisa data, penulis akan membahas mengenai kelayakan financial dari ke 3

alternatif yang ada dengan membandingkan satu sama lain untuk mendapatkan solusi yang

terbaik. Adapun ketiga alternative akan memberikan nilai yang negatif, hal ini dikarenakan

oleh sifat investasi yang hanya memperkecil biaya tanpa adanya aliran kas masuk.

46

4.3.1. Metode Net Present Value (NPV)

Metode ini mengukur investasi dari keequivalenan nilai uang uang dikeluarkan

maupun diterima pada nilai sekarang pada tingkat suku bunga MARR = 20%.

Dengan aliran kas sesuai grafik, NPV masing masing alternative bisa dihitung

sebagai berikut.

P=A(P/A,20%,5)

Keadaan saat ini P=A(P/A,20%,5)

A= -Rp384.000.000,00

P=-Rp384.000.000,00 . 2,9906 = -Rp 1.148.390.400,00

Investasi Quotation tool P=A(P/A,20%,5)+(-Rp120.000.000,00)

A=-Rp284.160.000,00

P=-Rp284.160.000,00 . 2,9906 -120.000.000,00 = -Rp. 969.808.896,00

Investasi penambahan man power P=A(P/A,20%,5)

A=-Rp269.760.000,00

P=-Rp293.760.000,00 . 2,9906 = -Rp 878.518.656,00

4.3.2. Payback Period

Pada metode payback period, yang dihitung bukanlah kemampulabaan suatu proyek,

namun seberapa cepat suatu proyek dapat mengembalikan investasinya. Hasil dari metode ini

dihitung dalam tahun.

Investasi Quotation tool membutuhkan dana sebesar Rp. 120.000.000,00. Sedangkan

tingkat pengembaliannya terhadap keadaan sekarang adalah Rp.102.643.200,00 per tahun.

Maka bisa dihitung periode pengembaliannya adalah:

47

0 . 120.000.000,00 . 102.643.200,00

, 20%,

Dari perhitungan diatas, bisa didapatkan = 1,169 tahun.

Untuk kedua alternative lain, payback period tidak dihitung karena keduanya tidak

melakukan investasi

4.3.3. Profitability index

Metode ini menghasilkan rasio kelabaan yang dihasilkan dari investasi terhadap

investasi itu sendiri. Untuk metode ini, hanya alternative quotation tool saja yang dihitung.

Hal ini dikarenakan kedua alternative lain tidak melakukan investasi.

PV Keuntungan = P(P/A,20%,5)

PV Keuntungan = Rp. 102.643.200,00 . 2,9906 = Rp. 306.964.753,90.

PV Investasi = Rp 120.000.000,00

PI = ...,...,

,

Documents

2008-2-00549-TIAS Bab 4