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Auditoría General – 12-14
PLAN DE ACTIVIDADES – AÑO 2015
AUDITORIA - BANCO DE LA REPUBLICA
Bogotá, diciembre de 2014
Auditoría General – 12-14
Contenido I. INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................................................ 1 II. MISIÓN, FUNCIONES Y OBJETIVOS. ......................................................................................................... 2
A. MISIÓN. ............................................................................................................................................................ 2 B. FUNCIONES. ................................................................................................................................................... 2 C. OBJETIVOS GENERALES. ............................................................................................................................ 2 D. CONSIDERACIONES GENERALES. ........................................................................................................... 5
III. METODOLOGÍA GENERAL DE LA AUDITORÍA. ..................................................................................... 6 A. ETAPA DE PLANEACIÓN. ............................................................................................................................ 6 B. ETAPA DE EJECUCIÓN. ................................................................................................................................ 8 C. ETAPA DE CONCLUSIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES. .............................................................. 8
IV. METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE LA AUDITORÍA GENERAL. . 10 A. METODOLOGÍA PARA PLANEAR LA REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ........................................................................................................... 10 B. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA PARA EVALUAR LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS DEL BANCO. ................................................................................................................................ 12 VI. ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. ....................................................................................................... 16 ANEXO 1 - RELACIÓN DE COMPONENTES IDENTIFICADOS POR FUNCIÓN MISIONAL DEL BANCO. 19
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Auditoría General – 12-14
I. INTRODUCCIÓN.
Este documento tiene por objeto presentar el PLAN DE ACTIVIDADES que la Auditoría General
del Banco de la República se propone llevar a cabo durante el año 2015, para el cabal desempeño
de sus funciones, con el propósito de dar cumplimiento a las siguientes disposiciones:
Ley 31 de 1992, artículo 48
Decreto 2520 de 1993, artículo 74
Decreto 1326 de 1995
Código de Comercio, artículos 207, 208 y 209
Decreto 1237 de 1997, mediante el cual se asignan funciones relacionadas con la
auditoría al FAEP
Decreto 1076 de 2012, artículo 8, mediante el cual se asignan funciones relacionadas con
la auditoría al Fideicomiso FAE
La labor de control cubrirá tanto la evaluación del cumplimiento de los aspectos legales y
normativos de las operaciones, como el control de gestión y resultados en términos de análisis de
efectividad y de cumplimiento de metas y objetivos, así como la razonabilidad de los estados
financieros y la salvaguarda de activos, dentro del marco de una auditoría integrada.
Para efectos de presentación, el documento está organizado en seis capítulos incluido éste de
carácter introductorio. El capítulo segundo presenta la misión que cumple la Auditoría, los
aspectos normativos que determinan las funciones asignadas al Auditor General y los objetivos
que se persiguen en el cumplimiento de tales funciones. A continuación, en el capítulo tercero, se
hace una explicación de la metodología de la Auditoría y se detallan los diferentes informes que se
emitirán con destino a la Presidencia de la República, a la Superintendencia Financiera y las
directivas del Banco. Adicionalmente, en el capítulo cuarto, se ilustra la metodología empleada
para preparar el presente PLAN, partiendo de la metodología para planear la revisión de la
estructura y funcionamiento del Sistema de Control Interno y la metodología de auditoría para
evaluar la revisión de los estados financieros del Banco. En el capítulo quinto se presentan las
actividades de auditoría que se llevarán a cabo, para cumplir con las funciones encomendadas.
Finalmente, en el capítulo sexto, se precisan algunos aspectos relativos a la organización interna
de la Auditoría en cuanto al presupuesto aprobado y plan de capacitación.
La estructura de este documento corresponde a las funciones misionales establecidas por el Banco
en su plan estratégico “El Banco somos todos 2013-2016”.
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Auditoría General – 12-14
II. MISIÓN, FUNCIONES Y OBJETIVOS.
A. MISIÓN.
La Misión esencial de la Auditoría consiste en ejercer, por delegación del Presidente de la
República, el control del Banco, velando por el cumplimiento de las normas legales y
procedimientos internos, evaluando la información financiera y los controles operativos y
administrativos, teniendo en cuenta la prevención de riesgos, promoviendo la eficiencia y
seguridad en la Entidad y estimulando permanentemente el desarrollo técnico y profesional en
nuestra gestión de control.
B. FUNCIONES.
La labor de la Auditoría General para el año 2015 se enmarcará dentro de las funciones que legal y
estatutariamente le corresponde cumplir, bajo los criterios de prevención de riesgos y logro de
eficiencia.
De acuerdo con la Ley 31 de 1992, artículo 48, corresponde al Auditor General del Banco,
entre otros asuntos, dictaminar los estados financieros. En concordancia con lo anterior, los
Estatutos del Banco, Decreto 2520 de 1993, disponen que el Auditor General velará porque se
lleve regularmente y de acuerdo con la Ley la contabilidad del Banco y las actas de la Junta
Directiva y del Consejo de Administración y porque se conserven debidamente la
correspondencia y los comprobantes de las cuentas, aplicando en sus intervenciones de control
y comprobación, las normas de auditoría generalmente aceptadas, velando por el cumplimiento
de las normas y principios contables; esto, en adición a las funciones que el Código de
Comercio establece para el Revisor Fiscal.
Para cumplir las funciones adicionales asignadas a la Auditoría del Banco, se ejercerá la auditoría
al Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP), según lo establecido en el Decreto 1237
de 1997, y la auditoría al Fideicomiso del Fondo de Ahorro y Estabilización (FAE), según lo
establecido en el artículo 8, del Decreto 1076 de 2012.
El alcance de estas funciones no incluye el control, evaluación y análisis de gestión de las
decisiones de la Junta Directiva como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, según
conceptos jurídicos existentes, más sí el control del proceso operativo de ejecución o
cumplimiento de las mismas al interior del Banco.
C. OBJETIVOS GENERALES.
A continuación se describen los objetivos generales que se ha propuesto la Auditoría para el año
2015, los cuales se han agrupado en dos categorías considerando de un lado, los aspectos sobre los
cuales haremos especial énfasis y que están contemplados en las actividades actuales del Banco y
de otro, los temas que al interior de la Auditoría consideramos importante destacar:
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1. Aspectos relevantes al interior del Banco
Evaluar los proyectos de Modernización de la Gestión Administrativa – ERP, Proyecto
de Implantación del Enterprise Content Management ECM (iConecta) y los de
construcción de las Agencias Culturales en Buenaventura, San Andrés y Manizales, con
el fin de verificar el cumplimiento de los aspectos de control establecidos en la
metodología de Gerencia de Proyectos, así como el logro de los objetivos de negocio
establecidos.
Evaluar en cada componente el avance de las gestiones adelantadas por la
Administración para el cumplimiento de los lineamientos estratégicos del Banco
enunciados en el Plan Estratégico 2013-2016.
Evaluar, de manera selectiva, la implementación y el funcionamiento de procedimientos
de control que mitiguen el riesgo de fraude y/o hurto en componentes en donde este
riesgo pueda llegar a ser importante.
Evaluar los controles que garanticen la confidencialidad y protección de la información
sensible manejada por el Banco, en los distintos ciclos transaccionales, de acuerdo con el
marco legal vigente.
Hacer seguimiento al cumplimiento por parte del Banco a normas y directrices de entes
de inspección y vigilancia que le sean aplicables.
2. Aspectos relevantes al interior de la Auditoría
Cumplir las funciones señaladas por la Ley.
Seguir manteniendo la integridad, independencia, confidencialidad, objetividad,
competencia y actitud positiva y ejemplarizante que denotan nuestro compromiso y
diligencia en un marco ético y de adecuadas comunicaciones.
Incentivar en nuestras intervenciones el enfoque de auditoría integrada, que incluye los
siguientes aspectos:
- Evaluación de la estructura y funcionamiento del sistema de control interno.
- Verificación del cumplimiento de la normatividad y las decisiones de las autoridades
del Banco.
- Emitir una opinión sobre la razonabilidad de las cifras y presentación y revelación de
estados financieros,
- Verificación de la existencia de medidas adecuadas para la protección de activos.
- Evaluación de la gestión y los resultados.
Mantener la confidencialidad sobre la información conocida en el desarrollo de los
trabajos y en los resultados de éste.
Depurar o revisar permanentemente los riesgos y controles de los componentes para
asegurar su adecuada identificación, calificación y documentación.
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Auditoría General – 12-14
Desarrollar los proyectos definidos:
- Plan de continuidad de la Auditoría.
- Implementación de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y actualización de
los Manuales de Procedimientos de la Auditoría.
- Documentación de las pruebas de auditoría efectuadas mediante el uso de técnicas de
auditoría automáticas (CAATS por sus siglas en inglés).
Desarrollar y manejar programas de capacitación que respondan en forma clara a nuestras
necesidades, en especial mejores prácticas y estándares internacionales, tales como las
Normas Internacionales de Aseguramiento (NIA), las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), desarrollos tecnológicos, financieros y legales.
Hacer énfasis en la evaluación de los procesos de contratación de proyectos informáticos
claves, de la contratación de construcción de edificios para Agencias Culturales, y en
general aquellos considerados importantes o materiales. Adicionalmente, en cada una de
las Direcciones de la Auditoría, en la medida en que sea importante, hacer seguimiento a
la contratación del Banco.
Cumplir en forma estricta el Plan 2015, la metodología y los cronogramas establecidos,
con una adecuada utilización de los medios de apoyo disponibles.
Lograr el fortalecimiento de la confianza pública en nuestra labor ante la Presidencia de
la República, Junta Directiva del Banco de la República, Administración del Banco,
Superintendencia Financiera y público en general.
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D. CONSIDERACIONES GENERALES.
Como parte del esfuerzo de mejoramiento que viene haciendo la Auditoría en sus herramientas de
evaluación y con el propósito de contar con mejores elementos para el análisis de la gestión del
Banco, se han involucrado en la metodología de la Auditoría del Banco de la República las
siguientes técnicas y procedimientos catalogados como buenas prácticas para la profesión:
Implementación de los marcos de referencia desarrollados internacionalmente sobre
auditoría, tales como: las Normas Internacionales de Auditoría (NIAS), y sobre control
interno y administración del riesgo del Commitee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Comisión Enterprise Risk Management (COSO ERM).
La utilización de COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology)
como marco de referencia en las evaluaciones a la gestión y administración de los
servicios de tecnología informática (TI) del Banco, del PMBOK®
(Project Management
Body of Knowledge) para las buenas prácticas de gerencia de proyectos de tecnología y
de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) para la evaluación de la gestión
de servicios de tecnología informática y de la familia de normas ISO-27000 y NIST
serie 800 para la evaluación de la seguridad de la información.
La identificación y evaluación cuantitativa de los riesgos a los que está expuesto el
Banco, dirigiendo los esfuerzos de Auditoría a los asuntos más importantes identificados
en cada proceso operativo.
La agrupación de los riesgos a que está expuesto el Banco, tomando como base los
estándares internacionales.
Capacitación continuada del equipo multidisciplinario de profesionales con el propósito
de fortalecer sus conocimientos y competencias.
El desarrollo y mantenimiento de procedimientos de aseguramiento de calidad del
trabajo para todos los aspectos de la actividad de Auditoría.
La adhesión al Código de Ética de la Auditoría General.
El desarrollo de mecanismos eficientes que permitan el seguimiento a las
recomendaciones más importantes para contribuir a la mejora de los sistemas de gestión
de riesgos y control en las operaciones del Banco.
La Auditoría General cuenta con un grupo de auditores en la Fábrica de Moneda y
Delegaturas de Auditoría en los Centros Regionales de Barranquilla, Cali y Medellín.
Estos últimos desarrollarán sus actividades de acuerdo con la rotación establecida, según
evaluación de riesgos adelantada y documentada en el “Plan de Actividades Sucursales y
Agencias Culturales – Año 2015 – Auditoría General”.
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III. METODOLOGÍA GENERAL DE LA AUDITORÍA.
La labor que se llevará a cabo por la Auditoría General del Banco de la República durante el año
2015 se enmarcará en las funciones establecidas en las disposiciones legales. Para lograr las labores
encomendadas en este marco normativo, se sigue la metodología de trabajo de la Auditoría General
definida en un proceso que contiene tres etapas: planeación, ejecución y presentación de informes.
Cada una de estas etapas se aplica sobre los diferentes ciclos transaccionales u operativos
identificados en el Banco por la Auditoría General, los cuales se han denominado Componentes.
Para el año 2015 se identificaron 71 componentes. (Ver Anexo 1. RELACIÓN DE COMPONENTES
IDENTIFICADOS POR FUNCIÓN MISIONAL DEL BANCO).
A. ETAPA DE PLANEACIÓN.
Consiste en decidir previamente los procedimientos que han de emplearse, la extensión que se les
dará a las pruebas, la oportunidad para su aplicación y las personas que ejecutarán el trabajo, esto es
determinar el enfoque de auditoría a aplicar.
La Planeación está conformada por tres etapas: Planeación Estratégica, Planeación Detallada y
Preparación de Programas.
Planeación Estratégica: El resultado de esta etapa es el presente Plan Anual Estratégico.
La metodología para la obtención del Plan es la combinación de dos frentes de trabajo que
se explican más adelante en el numeral IV. Metodología para desarrollar el Plan
Estratégico de la Auditoría General, en este documento.
PLANEACIÓN
EJECUCIÓN
PRESENTACIÓN DE
INFORMES
planeación
estratégica
planeación
detallada
preparación de
programas
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Auditoría General – 12-14
Planeación Detallada: Esta etapa se desarrolla durante el año y consiste en actualizar
las actividades que conforman los ciclos transaccionales o componentes identificados
como prioritarios en la planeación estratégica, definir las afirmaciones, para luego
identificar, analizar y valorar los riesgos1 de cada actividad; dependiendo de los
resultados de este proceso se ajustará el enfoque y alcance de auditoría aquí definido.
Programas de trabajo a desarrollar: En esta esta etapa se obtienen los programas a
desarrollar para las intervenciones de auditoría. Una vez definidos los riesgos, se
identifican y califican los controles que los mitigan, con el propósito de generar los
programas de auditoría que permitirán evaluar la estructura y funcionamiento de los
controles en los que se deposita mayor confianza y programar las pruebas sustantivas
sobre saldos y transacciones.
En la Planeación Detallada se trabaja la siguiente escala para valorar los riesgos y controles:
Valoración del Riesgo: El riesgo se valora a través de la calificación de la materialidad o impacto
y la probabilidad, con base en una escala del de 1 a 4, donde:
Valoración de los controles: Se califica la confianza en el control para mitigar el riesgo, en una
escala de 1 a 4, así:
1 Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de un suceso adverso que: provoque pérdidas, afecte el logro de los objetivos propuestos, afecte la imagen
y/o impida que se maximicen utilidades.
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En la Auditoría General se agrupan los riesgos propios de cada componente en las siguientes
categorías: Riesgos de Desastre, Riesgos Financieros, Riesgos Operativos y Riesgo Legal. Se
precisa que no se trabaja el riesgo reputacional o de imagen porque se considera que se da como
consecuencia de la materialización de algunos de los siguientes riesgos:
a. Riesgos de Desastre
Riesgos de Desastre, comprendido por: Riesgos Naturales. (Terremoto, incendio, etc.),
Desastres provocados por el hombre (Actos terroristas) e Interrupción de Servicios
Públicos (Agua, luz, telecomunicaciones).
b. Riesgos Financieros
De liquidez
Cambiario
De mercado
De tasa de cambio
Riesgo de crédito
c. Riesgos Operativos
Fraude y/o Hurto
Decisiones erróneas
Errores operativos
Ineficiencia e ineficacia
Deterioro de la seguridad y calidad de la información
Lavado de Activos
d. Riesgo Legal
Legal, comprendido por multas y sanciones, regulatorio y jurídico
Riesgo ambiental
B. ETAPA DE EJECUCIÓN.
Como su nombre lo indica, se ejecutan o desarrollan los procedimientos planeados para obtener
evidencia válida, suficiente y apropiada para sustentar la opinión consignada en los diferentes
informes. Todos los elementos de juicio se consignan en papeles de trabajo que constituyen la
documentación de la evidencia de las intervenciones realizadas.
C. ETAPA DE CONCLUSIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES.
En esta etapa se evalúan todas las evidencias obtenidas durante la etapa de ejecución con el objetivo
de obtener una conclusión sobre el área o actividad auditada, la que en definitiva, constituirá la
esencia del informe a remitirse.
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En cumplimiento de lo establecido en la Ley 31 de 1992, artículo 48; el Decreto 2520 de 1993,
artículo 74; y el Código de Comercio, artículos 207, 208 y 209, se prepara el Plan General de
Actividades a llevar a cabo por la Auditoría, el cual es dirigido al Presidente de la República,
Ministro de Hacienda y Crédito Público, Superintendente Financiero, Gerente General, Gerente
Ejecutivo, Junta Directiva y Secretario, igualmente se presentan a la Administración los informes
de las visitas e intervenciones realizadas.
De otra parte, en cumplimiento de las normas antes citadas, se presentan los siguientes informes:
Dictamen anual sobre los estados financieros del Banco con informe sobre las
observaciones detectadas dirigido al Presidente de la República, Ministro de Hacienda,
Superintendente Financiero, auditores externos, miembros de la Junta Directiva, Gerente
General, Gerente Ejecutivo del Banco de la República, Secretario Consejo de
Administración, Secretario Junta Directiva y Contador General.
Dictamen anual sobre los estados financieros del fideicomiso FAE con informe sobre las
observaciones detectadas dirigido a la Secretaría del Comité de Inversiones Fideicomiso
FAE, Superintendente Financiero y Contador General.
Dictamen anual sobre los estados financieros del fideicomiso FAEP con informe sobre
las observaciones detectadas dirigido a la Secretaría Auxiliar del Comité Directivo
FAEP, Superintendente Financiero y Contador General.
Informe anual sobre la labor adelantada por la Auditoría con destino a la Presidencia de
la República y al Secretario de la Junta Directiva.
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IV. METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR EL PLAN ESTRATÉGICO DE LA
AUDITORÍA GENERAL.
A continuación se describe la metodología utilizada para planear el trabajo de auditoría que se
adelantará durante el 2015 y que será documentado en este Plan de Actividades – 2015 de la
Auditoría General.
Con el propósito de cumplir las funciones de auditoría asignadas, el trabajo se dividió en dos frentes,
así:
A. Auditoría a la estructura y funcionamiento del sistema de control interno (para evaluar la
Salvaguarda de los activos, eficiencia y eficacia de las operaciones y el cumplimiento
normativo, incluyendo políticas contables), y
B. Auditoría sobre la razonabilidad de los estados financieros del Banco (el cual incluye la
evaluación a la estructura del sistema de control interno de información financiera y las
pruebas sustantivas sobre transacciones y saldos).
En cada uno de los frentes de trabajo mencionados se utilizaron diferentes elementos para priorizar
los componentes o ciclos transaccionales y de esta manera dirigir los esfuerzos a los asuntos de
mayor riesgo de auditoría.
A. METODOLOGÍA PARA PLANEAR LA REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA Y
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
La planeación estratégica inicia con la actualización del conocimiento sobre los diferentes
componentes identificados en el Banco. La información obtenida en cada componente debe ser
analizada, y corresponde a: la identificación y análisis de los objetivos generales, la evaluación del
ambiente de control, la evaluación del sistema de información y comunicación, la evaluación de las
actividades de monitoreo, la elaboración de la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades,
Fortalezas y Amenazas) y la identificación y valoración de los diferentes riesgos y controles a que
está expuesto el componente.
Para establecer el nivel de Riesgo de Auditoría2 en cada componente, se valoraron (de manera
cuantitativa o cualitativa) 34 elementos que corresponden a riesgos, factores de riesgo3 y
actividades de control. Por ejemplo: Estructura organizacional, delegación de funciones, riesgo
de lavado de activos, segregación de funciones y riesgo de liquidez, entre otros.
2 Se consideró el Riesgo de Auditoría para la priorización, con el fin de orientar los recursos de auditoría a la evaluación de los componentes que por su naturaleza están expuestos a un mayor riesgo inherente, riesgo de que los controles no sean efectivos y riesgo de detección de auditoría. 3 Factores de Riesgo: Son las causas del riesgo, también son denominados amenazas y se refieren a los medios, circunstancias y agentes que
generan los riesgos.
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Dichos riesgos, factores de riesgo y actividades de control se agruparon en 6 categorías, con el
siguiente peso ponderado: Ambiente de Control (20%), Impacto en la Imagen (20%), Impacto
Financiero (20%), Monitoreo (5%), Naturaleza de las Operaciones (20%) y Tecnología (15%).
En la siguiente tabla se muestran los 34 elementos calificados:
Categorías Riesgos Inherentes, Factores de Riesgo y Debilidades de Control
Ambiente de Control 1. Cambios en procesos procedimientos y/o controles y personal clave (riesgo
operativo)
2. Delegación de funciones
3. Experiencia, conocimiento y capacitación
4. Segregación de funciones
5. Factor de riesgo para fraude
6. Riesgo de decisiones erróneas
7. Riesgo de desastre
8. Riesgo de ineficiencia e ineficacia
Impacto en la imagen 1. Calidad de los servicios prestados a terceros
2. Riesgo sistémico
3. Riesgo de lavado de activos
Impacto financiero 1. Valor promedio por operación
2. Valor total mensual de las operaciones
3. Riesgo cambiario
4. Riesgo de crédito
5. Riesgo de liquidez
6. Riesgo de mercado
7. Riesgo de tasa de cambio
Monitoreo 1. Actitud hacia los hallazgos de auditoría
2. Importancia y frecuencia de los hallazgos de auditoría
3. Monitoreo
4. Rastros de auditoría
Naturaleza de las
operaciones
1. Convertibilidad en efectivo
2. Misión crítica del Banco
3. Nivel de complejidad de las operaciones
4. Riesgo ambiental
5. Nivel de regulación
6. Riesgo legal
7. Presión por operaciones
8. Riesgo de fraude
Tecnología 1. Clasificación o criticidad de la información
2. Complejidad tecnológica
3. Correcto funcionamiento
4. Integridad de la información
La sumatoria de cada uno de estos, determinados como se indicó anteriormente, permitió
establecer el puntaje total del riesgo de Auditoría para cada componente.
Teniendo en cuenta el puntaje de priorización obtenido, los componentes se clasificaron como de
riesgo Alto, riesgo Medio y riesgo Bajo. Los componentes clasificados como altos constituirán
nuestro objetivo fundamental de trabajo en el año 2015; para los componentes clasificados de
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riesgo medio se desarrollaran mediante una rotación de dos años y los de riesgo bajo cada tres
años.
Adicionalmente, atendiendo al criterio profesional de los directivos de la Auditoría General, se
categorizaron como Altos o Estratégicos algunos componentes pese a tener una evaluación de
riesgo inherente baja, a los cuales se les efectuará anualmente la evaluación del sistema de
control interno.
Es importante resaltar que los componentes de los fideicomisos FAE y FAEP no se incluyen en la
priorización por tener parámetros de materialidad diferentes a los del Banco. Estos componentes
se auditarán todos los años en virtud de las funciones asignadas por Ley al Auditor General, con
respecto a estos fideicomisos.
B. METODOLOGÍA DE AUDITORÍA PARA EVALUAR LA RAZONABILIDAD DE
LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL BANCO.
Para dar cumplimiento a la función legalmente asignada al Auditor General del Banco de la
República de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, es preciso,
obtener una seguridad razonable, mediante la consecución de evidencia suficiente y adecuada, de
que los estados financieros en su conjunto están libres de distorsiones materiales4 debidas a
fraude o error.
La determinación de la importancia relativa o materialidad viene dada por el ejercicio del juicio
profesional del auditor y se ve afectada por su percepción de las necesidades de información
financiera de los usuarios de los estados financieros.
La importancia relativa o materialidad se define como las cifras establecidas por el Auditor, para
los estados financieros en su conjunto, con el propósito de determinar que la suma de las
distorsiones no corregidas no supere estas cifras para determinados tipos de transacciones, saldos
contables o información a revelar.
Con el propósito de dirigir los esfuerzos de auditoría a los rubros de los Estados Financieros de
mayor materialidad y más expuestos a distorsiones materiales, y teniendo en cuenta la Norma
Internacional de Auditoría 320 (NIA 320) “Importancia relativa de la auditoría”, se definieron los
siguientes tres niveles de materialidad:
Materialidad Global: Estados financieros en su conjunto (Opinión)
Materialidad Específica: Materialidad de ejecución o trabajo (Tipo I y Tipo II)
Baja materialidad
4 Distorsión: diferencia entre la cantidad, clasificación, presentación o información revelada respecto de una partida incluida en los estados
financieros y la cantidad, clasificación, presentación o revelación de información requeridas respecto de dicha partida de conformidad con el
marco de información financiera aplicable.
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Materialidad Global (Opinión):
Monto o valor de las distorsiones no corregidas en los Estados Financieros, por errores u
omisiones, que de presentarse afectarán la opinión sobre la razonabilidad de las cifras de
los estados financieros tomados en conjunto.
Materialidad Específica, de ejecución o trabajo (Tipo I y Tipo II):
Saldos de las cuentas tomados como referencia para efectos de planear la naturaleza y
extensión de los procedimientos de auditoria a aplicar en los procesos de planeación y
ejecución del trabajo.
Baja materialidad:
Cifras menores a la materialidad tipo II, que no se consideran materiales y por lo tanto no
se planeará trabajo de auditoría, a menos que, a juicio del auditor, la naturaleza o
circunstancias particulares lo ameriten.
Para las cuentas de los componentes clasificados con materialidad Tipo I se efectuará revisión de
los saldos y transacciones mensualmente. Igualmente, se evaluará el Sistema de Control Interno
de Información Financiera (SCIIF) cubriendo el periodo bajo revisión. Las cuentas Tipo I de
estos componentes se evaluarán en su totalidad teniendo en cuenta la naturaleza de las
transacciones.
Para las cuentas de los componentes clasificados con materialidad Tipo II se efectuará revisión de
los saldos y transacciones una vez al año, cubriendo el periodo bajo revisión, y no se evaluará el
SCIIF.
Por otra parte, mensualmente se analizarán los saldos de las cuentas con el propósito de
identificar y revisar las variaciones significativas o inusuales, dadas la naturaleza y circunstancias
particulares.
En el siguiente cuadro se presentan los tres niveles de materialidad aplicados sobre los saldos de
las cuentas del Estado de Situación Financiera al 30 de septiembre de 2014, bajo NIIF
proyectados a Diciembre de 2014 (últimos estados financieros disponibles a la fecha de
elaboración de este Plan), y sobre los saldos de las cuentas del Estado de Resultados
presupuestados por la Administración del Banco para el año 2015:
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CUADRO 1 – MATERIALIDAD CALCULADA POR LA AUDITORÍA GENERAL
Criterio Cifras ESF Cifras ER Trabajo a realizar
Materialidad GLOBAL o de Opinión
1% del total de activos 3% del total de gastos
$1.120 MM $56.200 M Se toma como parámetro de revisión
con fines de la Opinión
Materialidad Tipo I 75% de la Materialidad
Global de ESF 1% del total de gastos
$840MM $18.733 M
•Revisión mensual •Evaluación del SCIIF cubriendo el
periodo bajo revisión. •Se revisa la totalidad de las cuentas
Tipo I.
Materialidad Tipo II 50% de la Materialidad
Tipo I $420MM $9.366 M
•Revisión una vez en el periodo bajo revisión.
•No se hace evaluación del SCIIF.
Baja Materialidad Cuentas por debajo de la
materialidad Tipo II 0-$420MM 0-$9.366M
No se revisa la razonabilidad de estas cuentas, a menos que la naturaleza
de la cuenta o circunstancias especiales lo ameriten.
Con respecto al criterio para la determinación de la materialidad de las cuentas del Estado de
Resultados, es preciso resaltar que se tuvo en cuenta el valor total de los gastos y no de los
ingresos o la utilidad, por lo siguiente:
En los años 2012 y 2013 se presentaron pérdidas por $340.5 MM y $1.708,3 MM
respectivamente; para el 2014 lo más probable es que también se produzca pérdida; de hecho,
los resultados al 30 de noviembre eran de -$950 MM y para el 2015 el Banco tiene
presupuestada una pérdida de $531.3 MM.
Los resultados del Banco de la República, a diferencia de otras entidades, no se tienen en
cuenta como único parámetro de medición de su gestión, toda vez que prima su misión
constitucional como autoridad monetaria, cambiaria y crediticia, y es en estos campos en
donde prioritariamente concentra su atención.
El fin principal del Banco de la República, de acuerdo con el artículo 2°, de la Ley 31 de
1992, es el de velar por el mantenimiento de la capacidad adquisitiva de la moneda conforme
a las normas previstas en el artículo 373 de la Constitución Política de Colombia.
La distribución de las utilidades del Banco de la República se realiza de acuerdo al artículo
27, de la Ley 31 de 1992, que establece que el remanente de las utilidades, una vez
apropiadas las reservas, será de la Nación y a la vez, las pérdidas serán asumidas por el
Gobierno Nacional cuando no alcancen a ser cubiertas con las reservas de Ley. Los resultados
económicos del Banco no afectan directamente a particulares o terceros.
Una vez definidas las materialidades (Cuadro 1), se clasificaron los componentes, dependiendo
del valor de los saldos de las cuentas de cada uno de ellos, en componentes de Opinión, Tipo I o
Tipo II.
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En la revisión de los estados financieros de fin de ejercicio se aplican adicionalmente
procedimientos especiales, relacionados con pruebas de corte, eventos subsecuentes,
contingencias de pérdida, revelaciones, confirmaciones de abogados y de compañías de seguros y
análisis de estimaciones contables, tales como el cálculo actuarial, provisiones y pasivos
estimados. Adicionalmente, se revisan las certificaciones sobre arqueos, inventarios,
conciliaciones y verificaciones de cuentas solicitadas por la Auditoría a los responsables de las
operaciones.
Adicionalmente, se adelantarán las siguientes actividades de auditoría relacionadas con la
revelación de la información financiera:
- Revisar las políticas definidas por el Banco para la revelación de la Información
Financiera bajo NIIF, y
- Revisar las notas de los estados financieros bajo NIIF, elaboradas por la Administración,
para los estados financieros comparativos al 1 de enero de 2014 (Estado de Situación
Financiera de Apertura) y al 31 de diciembre de los años 2014 y 2015.
Las pruebas se adelantarán tanto en la Oficina Principal como en las diferentes sucursales y
agencias, Central de Efectivo y Fábrica de Moneda, cubriendo las diferentes clases de
operaciones que se realizan. Dichas pruebas serán desarrolladas atendiendo a cronogramas de
trabajo previamente establecidos y aprobados por el Auditor General, cuyos resultados se evaluarán
regularmente para introducir los ajustes que se consideren convenientes. Es importante resaltar que
todas las pruebas de auditoría se desarrollarán sobre operaciones cursadas, seleccionadas mediante
métodos de muestreo.
Se destaca que en forma periódica la Auditoría General evaluará la materialidad aquí definida y
efectuará los ajustes requeridos al Plan de Trabajo 2015.
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VI. ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA.
Dentro de este capítulo se presentan algunos aspectos de organización interna de la Auditoría, la cual
opera como una Agencia del Estado con total independencia en el manejo del presupuesto y recursos
humanos y físicos. A continuación se presenta el presupuesto y el plan de capacitación, para el año
2015.
A. ORGANIGRAMA
A continuación se presenta la estructura organizacional de la Auditoría General aprobada por la
Junta Directiva, según acta n° 4031 del 16 de diciembre de 1994.
El Auditor General es la máxima autoridad dentro de la organización de la Auditoría. En la
actualidad el área de Auditoría Industrial depende directamente del Auditor General.
B. PRESUPUESTO.
Para el cumplimiento de los mandatos legales y funciones encomendadas, la Auditoría cuenta para
el año 2015, con un presupuesto presentado a consideración del Consejo de Administración en su
sesión del 29 de octubre de 2014, con gastos por valor de $13.100,8 millones e inversión por valor
de $50,6 millones. A continuación se presenta su descomposición:
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PRESUPUESTO NIIF AÑO 2015
AUDITORÍA GENERAL DEL BANCO DE LA REPÚBLICA
Millones de pesos
GASTOS DE PERSONAL
12.315,1
Salarios y Prestaciones Sociales
8.627,4
Otros Gastos de Personal
3.687,7
GASTOS GENERALES Y OTROS
785,7
TOTAL GASTOS
13.100,8
INVERSION 50,6 Si bien, en la Auditoría recae la autonomía para la ejecución de este presupuesto, ésta se realizará
utilizando la infraestructura y procedimientos del Banco en aras de hacer eficiente el uso de los
recursos y teniendo en cuenta las políticas de austeridad del gasto.
C. PLAN DE CAPACITACIÓN.
La Auditoría continuará adelantando los planes de capacitación para estimular el desarrollo técnico y
profesional del personal, con base en las posibilidades presupuestales.
Para el efecto, se apoyarán las siguientes actividades:
Durante el año 2015, la Auditoría General apoyará el desarrollo de la Reunión de Auditores
de Banca Central organizado por el CEMLA – Centro de Estudios Monetarios
Latinoamericanos, en Colombia.
Participación en programas de capacitación que respondan en forma clara a nuestras
necesidades, en especial sobre adaptación de mejores prácticas y estándares
internacionales, tales como las Normas Internacionales de Auditoría (NIA), las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF), desarrollos de tecnología informática,
instrumentos y riesgos financieros y aspectos legales.
Realización de seminarios sobre temas relacionados con auditoría de informática, mejores
prácticas, normas profesionales, conocimiento de los nuevos sistemas de información y
aspectos operativos que se implementen en el Banco.
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Auditoría General – 12-14
Participación en cursos y seminarios a nivel nacional e internacional desarrollados por
universidades e instituciones reconocidas, en áreas del conocimiento aplicables a la labor
de la Auditoría.
Continuación de los estudios de postgrado de un becario en el exterior y asignación de dos
becas de tiempo parcial en el país.
Participación en los programas de capacitación previstos por el área de Gestión Humana
del Banco, que sean de nuestro interés.
Intercambio de conocimientos con otras Auditorías de Bancos Centrales, según
requerimientos y disponibilidad de recursos.
Temas de capacitación ofrecidos a todos los empleados del Banco, como: Desarrollo de
competencias, inglés, reentrenamiento de profesionales, herramientas de oficina, entre
otros.
Capacitación en SAP, teniendo en cuenta los procesos de modernización que está
adelantando el Banco.
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ANEXO 1 - RELACIÓN DE COMPONENTES IDENTIFICADOS POR FUNCIÓN
MISIONAL DEL BANCO.
ACTIVIDADES MISIONALES
Diseñar e implementar la política monetaria y cambiaria
1. Intervención Monetaria
2. Intervención Cambiaria
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Producir y distribuir el efectivo
3. Tesorería
4. Transporte de Valores
5. Producción Imprenta de Billetes
6. Producción Fábrica de Moneda
7. Inventarios Imprenta de Billetes
8. Inventarios Fábrica de Moneda
9. Servicios de Apoyo a la Producción - Imprenta
10. Servicios de Apoyo a la Producción - Fábrica
11. Manejo de especies monetarias falsas
12. Compra, Venta y Afinación de Metales Preciosos
Ser prestamista de última instancia y contribuir a la estabilidad financiera
13. Administración de Apoyos Transitorios de Liquidez
14. Cartera a cargo de Entidades Intervenidas
Apoyar el funcionamiento adecuado de los sistemas de pago y prestar servicios a las
entidades financieras
15. Operaciones Internacionales
16. Administración de Cuentas de Depósito
17. SEN - Administración del Sistema Electrónico de Negociación
18. DCV - Administración del Depósito Central de Valores
19. CENIT - Compensación Electrónica Nacional Interbancaria
20. CEDEC - Compensación Electrónica de Cheques
Administrar las reservas internacionales
21. Portafolio en Administración Directa
22. Portafolio en Administración Externa
23. Bancos del Exterior y Custodios
24. Aportes a Organismos Internacionales
25. Convenios Internacionales
Actuar como agente fiscal, prestar servicios al gobierno en asuntos afines a la naturaleza y
funciones del Banco
26. FAE - Administración Fideicomiso FAE
27. FAEP - Administración del Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera
28. Administración Fiduciaria de Títulos
29. FRECH - Administración del Fondo de Reserva para la Estabilización de la Cartera
Hipotecaria
30. Depósitos en Custodia de Especies Monetarias
31. Otros Depósitos en Custodia Departamento de Fiduciaria
32. Administración de Embargos
33. Transferencia de Archivos al Sistema de Seguridad Social
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Contribuir a la actividad cultural
34. Patrimonio Cultural – Colecciones
35. Actividad Musical
36. Material Bibliográfico
Contribuir a la generación de conocimiento
37. SEC - Administración de Estadísticas Cambiarias
38. Producción y Administración de Información Económica
39. Capacitación
ACTIVIDADES DE APOYO
Gestión de Bienes y Servicios
40. Compra de Bienes y Servicios
41. Pagos de Bienes y Servicios
Gestión Humana
42. Nómina
43. Gestión de Salud
44. Crédito a Empleados
45. Derechos en Fideicomiso
46. Otros Pagos al Personal
47. Bienestar Social
48. Salud Ocupacional
49. Selección de Personal
Gestión de Activos e Infraestructura
50. Gestión de infraestructura
51. Activos Fijos
Gestión de Planeación y ejecución financiera
52. SIC - Proceso de Información Contable
53. Proceso de Planeación y Presupuesto
54. Impuestos
Gestión de Riesgos y Procesos
55. Análisis de Operaciones
56. Administración de Seguros
57. Administración integral del riesgo
58. Administración de la continuidad del negocio
Gestión del Sistema de Control Interno
59. Gestión de Control Interno
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Gestión Documental
60. Gestión Documental
Gestión de Tecnología
61. Administración de Recursos de Computación Personal
62. Administración de la Infraestructura de Cómputo
63. Administración de la Infraestructura de Telecomunicaciones
64. Adquisición y Mantenimiento de Sistemas de Información
65. Soporte a Servicios de Tecnología Informática
66. Operación de Centros de Cómputo
Gestión de Seguridad
67. Operaciones de Seguridad
68. Administración de Seguridad de la Información
69. Administración de Recursos de Seguridad Electrónica
Gestión Jurídica
70. Administración de Procesos judiciales y jurídicos
Gestión Ambiental
71. Gestión ambiental
