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“DIAGNÓSTICO Y PROPUESTA DE MEJORA DEL NIVEL DE GESTIÓN
DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE CASMA - ANCASH EN EL AÑO 2012”
Por: Jonathan Isidoro paria Colonia
(*) Alumno - Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas – ULADECH
Católica.
RESUMEN
El presente trabajo busca determinar el perfil de monitoreo y evaluación
de tecnologías de información y comunicación en la Municipalidad
Provincial de Casma - Ancash, considerando el perfil del proceso de
monitoreo y evaluación del desempeño de las TIC, el control interno de
las TIC, el proceso de garantizar el cumplimiento regulatorio relacionado a
las TIC y el proceso de proporcionar gobierno de las TIC.
El estudio es de tipo cuantitativo, descriptivo y usa el diseño de
investigación no experimental de corte transversal. Se trabajó con una
muestra de 96 personas (personal administrativo que tiene que ver con
las tecnologías de la información y comunicación) seleccionados
mediante muestreo no probabilístico y a los que se les aplicó un conjunto
de encuestas orientadas a la meditación y control de las variables
propuestas para su estudio.
Los resultados obtenidos determinan que el 58.25% de los encuestados,
considera que el proceso de monitorear y evaluar el desempeño de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se
encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del
COBIT. Con respecto al proceso de monitorear y evaluar el control interno
de las TIC, que el 51.08% de los encuestados, considera que el proceso
de monitorear y evaluar el control interno de las TIC en la Municipalidad
Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se encuentra en un nivel
Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del COBIT. Del mismo
modo, que el 60.66% de los encuestados, considera que el proceso de
garantizar el cumplimiento regulatorio de las TIC en la Municipalidad
Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se encuentra en un nivel
Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del COBIT. Finalmente,
que el 51% de los encuestados, considera que el proceso de proporcionar
gobierno de las TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en
el año 2012. Según los niveles de madurez del COBIT.
Palabras clave: COBIT, Tecnologías de información y comunicaciones,
gestión de las TIC monitorear y evaluar el desempeño de las TIC,
monitorear y evaluar el control interno de las TIC, garantizar el
cumplimiento regulatorio relacionado a las TIC, proporcionar gobierno de
las TIC.
INTRODUCCIÓN
Teniendo en cuenta que las tecnologías de información y comunicaciones
se han vuelto una herramienta indispensable para toda organización,
instituciones o empresas de las cuales permiten alinearse a los avances
tecnológicos que se están dando un giro indispensable en todo el mundo,
y es por eso que he tomado como línea de investigación COBIT y su
dominio que es monitorear y evaluar para realizar para realizar en una
Municipalidad. Actualmente la gestión de monitoreo y control de las
tecnologías de información y la comunicación están transformando
paulatinamente la forma de actuar y relacionarnos en los ámbitos
económico, social, político y educativo.
La Municipalidad Provincial de Casma no tiene un buen control de su
personal, ya que no tienen un buen conocimiento de las TIC, es por eso
motivo que he optado, el objetivos de gestión de monitorear y evaluar el
control interno de la Municipalidad Provincial de Casma.
Y a esto no deja de lado a la Municipalidad Provincial de Casma, en la
cual no tiene un buen manejo de las TIC, para ello he tratado de opta por
monitorear y evaluar el desempeño de TIC, para la agilización de los
procesos.
En la Municipalidad Provincial de Casma se monitoreara y evaluara el
control interno teniendo en cuenta las ventajas que se pueda brindar y
tener un mejor manejo del uso de las TIC.
En la Municipalidad Provincial de Casma se dará un control regulatorio
para los personales administrativos y a si tengan un mejor control o
manejo de las TIC, y dar un buen uso a las tecnologías de información y
la comunicación, que nos ayudara en la eficiencia y eficacia de los
manejos de los sistemas de información y herramientas tecnológicas
(hardware y Software) que de tanto se habla; Un plan de desarrollo
informático es tan importante como un plan empresarial.
Actualmente La Municipalidad Provincial de Casma no tiene un
diagnóstico acerca del nivel de las variables monitorear y evaluar el
desempeño de TIC, monitorear y evaluar el control interno, garantizar el
cumplimiento regulatorio, proporcionar gobierno de TIC. Es por ello, lo que
no le permite implementar políticas de capacitación para mejorar las
deficiencias encontradas en alguna dimensión de estas tecnologías.
La Municipalidad Provincial de Casma no es ajena a las oportunidades
y retos que las TIC generan; sin embargo, cada municipalidad, en
función de su tamaño y actividad, deberá adoptar soluciones diferentes
en este campo. Cada vez son más las Municipalidades que entran en
el competitivo mundo del internet donde el interesado en un producto
puede comparar costos y calidades en cuestión de segundos.
La gestión de las tecnologías ha tomado diversos matices en función de la
disponibilidad de las mismas, actualmente el quehacer empresarial se
soporta en ellas y se requiere por lo tanto modelos adecuados para
gestionar la información con criterios de eficiencia, eficacia,
confidencialidad, integridad, disponibilidad y fiabilidad cumpliendo las
normativas tanto internas como externas a la empresa.
Una efectiva administración del desempeño de TIC en La Municipalidad
Provincial de Casma es que requiere un proceso de monitoreo. El proceso
incluye la definición de indicadores de desempeño relevantes, reportes
sistemáticos y oportunos de desempeño y tomar medidas expeditas
cuando existan desviaciones. El monitoreo se requiere para garantizar
que las cosas correctas se hagan y que estén de acuerdo con el conjunto
de direcciones y políticas.
Establecer un programa de control interno efectivo para TIC requiere un
proceso bien definido de monitoreo. Este proceso incluye el monitoreo y el
reporte de las excepciones de control, resultados de las auto-
evaluaciones y revisiones por parte de terceros. Un beneficio clave del
monitoreo del control interno es proporcionar seguridad respecto a las
operaciones eficientes y efectivas y el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Una supervisión efectiva del cumplimiento requiere del establecimiento de
un proceso de revisión para garantizar el cumplimiento de las leyes,
regulaciones y requerimientos contractuales. Este proceso incluye la
identificación de requerimientos de cumplimiento, optimizando y
evaluando la respuesta, obteniendo aseguramiento que los
requerimientos se han cumplido y, finalmente integrando los reportes de
cumplimiento de TIC con el resto del negocio.
El establecimiento de un marco de trabajo de gobierno efectivo, incluye la
definición de estructuras, procesos, liderazgo, roles y responsabilidades
organizacionales para garantizar así que las inversiones empresariales en
TIC estén alineadas y de acuerdo con las estrategias y objetivos
empresariales.
De lo mencionado en el ítem anterior se plantea el siguiente problema de
investigación:
¿Cuál es el diagnóstico y propuesta de mejora del nivel de gestión de
monitoreo y evaluación de las tecnologías de la información y las
comunicación en la Municipalidad Provincial de Casma- Ancash en el año
2012?
HIPÓTESIS
El nivel de gestión de monitoreo y evaluación de las tecnologías de la
información y las comunicación en la Municipalidad Provincial de Casma -
Ancash en el año 2012 es inicial, según los niveles de madurez del
COBIT.
OBJETIVO GENERAL:
Realizar el diagnóstico y una propuesta de mejora del nivel de gestión de
monitoreo y evaluación de las tecnologías de la información y las
comunicación en la Municipalidad Provincial de Casma- Ancash en el año
2012
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Determinar el nivel de gestión del proceso de monitorear y evaluar
el desempeño de TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-Ancash en
el año 2012.
Determinar el nivel de gestión del proceso de monitorear y evaluar
el control interno de TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-Ancash
en el año 2012.
Determinar el nivel de gestión del proceso de garantizar
cumplimiento regulatorio de TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-
Ancash en el año 2012.
Determinar el nivel de gestión del proceso de proporcionar gobierno
de TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-Ancash en el año 2012.
Realizar una propuesta de mejora de la gestión del monitoreo y
evaluación de las TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-Ancash en
el año 2012.
METODOLOGÍA
El presente estudio por el grado de cuantificación reúne las condiciones
de una investigación cuantitativa.
De acuerdo a la naturaleza del estudio de la investigación, reúne por su
nivel, las características de un estudio descriptivo.
Diseño no experimental, transversal, de una sola casilla
La población muestral está constituida 96 trabajadores administrativos de
la Municipalidad Provincial de Casma.
Se utilizara la técnica de la encuesta, dado que la encuesta es una de
las estrategias de recogida de datos más conocida y practicada a
nivel mundial, es un método para obtener información de una
muestra de individuos, basada en las declaraciones emitidas por una
muestra representativa de una población concreta y que nos permite
conocer sus opiniones, actitudes, creencias, valoraciones subjetivas,
etc. ésta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo
estudio, se usa en la investigación para recolectar, procesar y
analizar la información sobre el objeto de estudio, en este caso fue de
tipo anónima, diseñada y elaborada según la estructura dada en el
modelo COBIT, Los mencionados cuestionarios no requieren ser
validados por cuanto COBIT constituye una buena práctica de
reconocimiento mundial.(30)
RESULTADOS
TABLA N° 01
Distribución de frecuencias del nivel del proceso de monitorear y
evaluar el desempeño de las tecnologías de información y
comunicación en Municipalidad Provincial de Casma.
NIVEL FRECUENCIA %
0 – Inexistente 35 25.17%
1 - Ad Hoc / Inicial 49 58.25%
2 - Repetible pero intuitivo 12 16.58%
3 - Definido y documentado 0 0%
4 - Administrado y medible 0 0%
5 – Optimizado 0 0%
TOTAL 96 100%
Fuente: Aplicación del instrumento para medir la opinión de los
encuestados acerca del nivel de proceso de monitorizar y evaluar el
desempeño de las TIC en la Municipalidad Provincial de Casma-Ancash
en el año 2012.
TABLA N° 02
Distribución de frecuencias del nivel del proceso de monitorear y
evaluar el control interno de las tecnologías de información y
comunicación en la Municipalidad Provincial de Casma - Ancash.
Fuente: Aplicación del instrumento para medir la opinión de los
encuestados acerca del nivel de proceso de monitorizar y evaluar el
control interno de las TIC en Municipalidad Provincial de Casma – Ancash
en el año 2012.
TABLA N° 03
Distribución de frecuencias del nivel del proceso de garantizar el
cumplimiento regulatorio de las tecnologías de información y
comunicación en la Municipalidad Provincial de Casma– Ancash.
NIVEL FRECUENCIA %
0 – Inexistente 32 21.86%
1 - Ad Hoc / Inicial 49 60.66%
2 - Repetible pero intuitivo 11 15.39%
3 - Definido y documentado 4 2.09%
4 - Administrado y medible 0 0%
5 – Optimizado 0 0%
TOTAL 96 100%
Fuente: Aplicación del instrumento para medir la opinión de los
encuestados acerca del nivel de proceso de garantizar el cumplimiento
regulatorio de las TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash
en el año 2012.
NIVEL FRECUENCIA %
0 – Inexistente 32 23.00%
1 - Ad Hoc / Inicial 45 51.08%
2 - Repetible pero intuitivo 14 19.75%
3 - Definido y documentado 5 6.17%
4 - Administrado y medible 0 0%
5 – Optimizado 0 0%
TOTAL 96 100%
TABLA N° 04
Distribución de frecuencias del nivel del proceso de proporcionar
gobierno de las tecnologías de información y comunicación en la
Municipalidad Provincial de Casma - Ancash.
NIVEL FRECUENCIA %
0 – Inexistente 29 27.17%
1 - Ad Hoc / Inicial 39 51.00%
2 - Repetible pero intuitivo 15 13.58%
3 - Definido y documentado 9 5.17%
4 - Administrado y medible 4 3.08%
5 – Optimizado 0 0%
TOTAL 96 100%
Fuente: Aplicación del instrumento para medir la opinión de los
encuestados acerca del nivel de proceso de proporcionar gobierno de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma.
Propuesta de Mejora
La Municipalidad provincial de Casma – Ancash, en las 4 variables que
fueron material de estudio se encuentran en un nivel Inicial o Ad Hoc de la
escala de madurez del modelo de referencia COBIT; en ese sentido para
mejorar y poder tener el adecuado uso del nivel de monitorear y evaluar
las TIC en la que propongo algunas propuestas de mejoras:
Para mejorar el proceso de monitoreo y evaluación del desempeño de Tic
de la municipalidad, se deberá evaluar anual o mensual el desempeño de
las áreas de la municipalidad como se desenvuelven con las Tic y para
eso el gerente estará supervisando el rendimiento de los personales.
El gerente de la municipalidad debe de estar pendiente de monitorear y
evaluar el control interno, para que se vaya regulando el control con las
diversas áreas de la entidad con las tecnologías de información y
comunicaciones.
Establecer un programa de control interno efectivo para TIC, este proceso
incluye el monitoreo y el reporte de las excepciones de control, resultados
de las auto-evaluaciones y revisiones por parte de terceros. Un beneficio
clave del monitoreo del control interno es proporcionar seguridad respecto
a las operaciones eficientes y efectivas y el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Tener una supervisión efectiva del cumplimiento regulatorio requiere del
establecimiento de un proceso de revisión para garantizar el cumplimiento
de las leyes, regulaciones y requerimientos contractuales. Este proceso
incluye la identificación de requerimientos de cumplimiento, optimizando y
evaluando la respuesta, obteniendo aseguramiento que los
requerimientos se han cumplido y, finalmente integrando los reportes de
cumplimiento de TIC con el resto del negocio.
ANÁLISIS DE RESULTADOS
En la Tabla N° 01, se puede apreciar que el 58.25% de los encuestados,
considera que el proceso de monitorear y evaluar el desempeño de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se
encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del
COBIT. Estos resultados concuerdan con los obtenidos en la investigación
“Perfil de monitoreo y evaluación de tecnologías de información y
comunicación (TIC) en el I.E.S.T.P. Víctor Raúl Haya de la Torre de la
provincia de Barranca - departamento de Lima en el año 2011, que
concluyó que el 56.25% de los encuestados, considera que el proceso de
monitorear y evaluar el desempeño de las TIC en el I.E.S.T.P Víctor Raúl
Haya de la Torre, se encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial.
En la Tabla N° 02, se puede apreciar que el 51.08% de los encuestados,
considera que el proceso de monitorear y evaluar el control interno de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se
encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del
COBIT. Estos resultados concuerdan con los obtenidos en la
investigación “Perfil de monitoreo y evaluación de tecnologías de
información y comunicación (TIC) en el I.E.S.T.P. Víctor Raúl Haya de
la Torre de la provincia de Barranca - departamento de Lima en el
año 2011, que concluyó que el 52.08% de los encuestados, considera
que el proceso de monitorear y evaluar el control interno de las TIC en el
I.E.S.T.P Víctor Raúl Haya de la Torre, se encuentra en un nivel Ad Hoc o
Inicial.
En la Tabla N° 03, Se puede apreciar que el 60.66% de los encuestados,
considera que el proceso de garantizar el cumplimiento regulatorio de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, se
encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial. Según los niveles de madurez del
COBIT. Estos resultados concuerdan con los obtenidos en la investigación
“Perfil de monitoreo y evaluación de tecnologías de información y
comunicación (TIC) en el I.E.S.T.P. Víctor Raúl Haya de la Torre de la
provincia de Barranca - departamento de Lima en el año 2011, que
concluyó que el 60.42% de los encuestados, considera que el proceso de
garantizar el cumplimiento regulatorio de las TIC en el I.E.S.T.P Víctor
Raúl Haya de la Torre, se encuentra en un nivel Ad Hoc o Inicial.
En la Tabla N° 04, se puede apreciar que el 51% de los encuestados,
considera que el proceso de proporcionar gobierno de las TIC en la
Municipalidad Provincial de Casma – Ancash en el año 2012. Según los
niveles de madurez del COBIT. Estos resultados concuerdan con los
obtenidos en la investigación “Perfil de monitoreo y evaluación de
tecnologías de información y comunicación (TIC) en el I.E.S.T.P.
Víctor Raúl Haya de la Torre de la provincia de Barranca -
departamento de Lima en el año 2011, que concluyó que el 50% de los
encuestados, considera que el proceso de proporcionar gobierno de las
TIC en el I.E.S.T.P Víctor Raúl Haya de la Torre, se encuentra en un nivel
Ad Hoc o Inicial.
CONCLUSIONES
Respecto al nivel de monitoreo y evaluación del desempeño de las TIC, el
58.25% de los encuestados, considera que el proceso de monitorear y
evaluar el desempeño de las TIC en la Municipalidad Provincial de Casma
– Ancash en el año 2012, considera que este proceso está en el nivel Ad
Hoc - Inicial según los niveles de madurez del COBIT, lo que significa que
se reconoce la necesidad de recolectar y evaluar información sobre los
procesos de monitoreo. No se han identificado procesos estándar de
recolección y evaluación. El monitoreo se implanta y las métricas se
seleccionan de acuerdo a las necesidades de proyectos y procesos de TI
específicos. El monitoreo se implanta como respuesta a algún incidente
que ha ocasionado alguna perdida a la organización. La función de
contabilidad monitorea mediciones financieras básicas para TIC.
En relación al nivel del proceso de monitoreo y evaluación del desempeño
de las TIC, el 51.08% de los encuestados, considera que el proceso de
monitorear y evaluar el desempeño de las TIC en la Municipalidad
Provincial de Casma – Ancash en el año 2012, este proceso está en el
nivel Ad Hoc - Inicial según los niveles de madurez del COBIT, lo que
significa que se reconoce la necesidad de administrar y asegurar el
control de TIC de forma regular. La experiencia individual para evaluar la
suficiencia del control interno se aplica de forma Ad hoc. La gerencia de
TIC no asigna de manera formal las responsabilidades para monitorear la
efectividad de los controles internos. Las evaluaciones de control interno
de TIC se realizan como parte de las auditorías financieras tradicionales,
con metodologías y habilidades que no reflejan las necesidades de la
función de los servicios de información.
Asimismo, respecto al nivel del proceso de garantizar el cumplimiento
regulatorio de TIC, el 60.66% de los encuestados, considera que el
proceso de garantizar el cumplimiento regulatorio de las TIC en la
Municipalidad Provincial de Casma - Ancash, este proceso está en el
nivel Ad Hoc - Inicial según los niveles de madurez del COBIT, lo que
significa que existe el entendimiento de la necesidad de cumplir con los
requerimientos externos y esta necesidad se difunde. En los casos en que
el cumplimiento se ha convertido en un requerimiento recurrente, se han
desarrollado procedimientos individuales de cumplimiento y se siguen
anualmente, sin embargo, no existe un enfoque estándar. Se brinda
entrenamiento informal respecto a los requerimientos externos y a los
temas de cumplimiento.
En relación al proceso de proporcionar gobierno de las TIC, el 51% de los
encuestados, considera que el proceso de proporcionar gobierno de las
TIC en la Municipalidad Provincial de Casma - Ancash, este proceso
se encuentra en el nivel Ad Hoc - Inicial según los niveles de madurez del
COBIT, lo que significa que se reconoce que el tema del gobierno de TIC
existe y que debe ser resuelto. Existen enfoques Ad hoc aplicados
individualmente o caso por caso. El enfoque de la gerencia de respuesta y
solamente existe una comunicación esporádica e inconsistente sobre los
temas y los enfoques para resolverlos. La gerencia solo cuenta con una
indicación aproximada de cómo TIC contribuye al desempeño del
negocio. La gerencia solo responde en respuesta a los incidentes que
hayan causado pérdidas a la organización.
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