Tugas Personal ke-1

Minggu 3

Setelah mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT. Menggelegar Badai, serangkaian

solusi pun dibuat oleh pihak eksternal IT Consultant. Beberapa solusi yang dikemukakan

berdampak pada perlu dilakukannya business process reengineering (BPR), yang berarti adanya

perubahan terhadap beberapa proses bisnis perusahaan. Salah satu proses bisnis yang berubah

adalah proses bisnis terkait dengan procurement.

Berikut adalah proses bisnis procurement yang diusulkan:

1. Pengadaan Bahan Baku

a. Sistem informasi yang dikembangkan akan memberi notification apabila stok

bahan baku sudah mencapai re-order point. Berdasarkan kondisi ini, staf bagian

gudang akan membuat Form Permintaan Pengadaan Bahan Baku. Setelah

disetujui oleh manajer bagian gudang. Maka form tersebut akan diteruskan ke

bagian procurement.

b. Setelah staf bagian procurement menerima Form Permintaan Pengadaan Bahan

Baku, staf akan mengecek terlebih dahulu perihal supplier yang dapat

menyediakan bahan baku yang diminta. Staf bagian procurement akan mengecek

hal tersebut dari kontrak supplier. Setelah menemukan supplier yang tepat, maka

staf bagian procurement akan membuat Purchase Order (PO) berdasarkan

permintaan tersebut. Setelah disetujui oleh manajer bagian procurement, PO

tersebut akan dikirimkan ke supplier dan ditembuskan ke bagian gudang dan

accounting & finance.

c. Supplier akan mengirimkan bahan baku tersebut ke bagian gudang dengan disertai

surat jalan. Setelah mengecek kesesuaian bahan baku dengan PO, staf bagian

gudang akan membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat

GR dibuat dan telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan

berubah dari “waiting” menjadi “delivered”.

d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &

finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah “delivered” tersebut

dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir

bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan

berubah menjadi “paid”.

2. Pengadaan Utilities

a. Selain bahan baku, bagian lain juga dapat meminta pengadaan utilities seperti

barang keperluan promosi, peralatan kantor dan lainnnya. Staf bagian terkait

harus membuat Form Pengadaan Utilities dan disetujui terlebih dahulu oleh

manajer bagiannya masing-masing. Setelah disetujui, form tersebut akan

dikirimkan kepada bagian procurement.

b. Setelah menerima Form Pengadaan Utilities, staf bagian procurement akan

membuat Surat Permintaan Penawaran Harga kepada para supplier. Setelah para

supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga , staf bagian procurement akan

memilih supplier dengan harga yang paling kompetitif untuk dibuatkan Purchase

Order (PO). PO yang telah dibuat harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer

bagian procurement untuk kemudian dikirimkan kepada supplier dan ditembuskan

kepada bagian gudang dan accounting & finance.

c. Supplier akan mengirimkan barang ke bagian gudang dengan disertai surat jalan.

Setelah mengecek kesesuaian barang dengan PO, staf bagian gudang akan

membuat Goods Receipt (GR) atas penerimaan tersebut. Pada saat GR dibuat dan

telah disetujui oleh manajer bagian gudang, status PO akan berubah dari

“waiting” menjadi “delivered”.

d. Selang 1 bulan, supplier akan mengirimkan Invoice kepada bagian accounting &

finance. Untuk melakukan pembayaran ke supplier, staf accounting & finance

akan membuat Outgoing Payment berdasarkan PO yang telah “delivered” tersebut

dan harus disetujui oleh manajer accounting & finance untuk dibayarkan di akhir

bulan yang berjalan. Setelah pembayaran selesai dilakukan, status PO pun akan

berubah menjadi “paid”.

Tugas Anda:

Sebagai seorang system analyst, Anda diminta untuk membuat Activity Diagram dari narasi

proses bisnis di atas untuk kemudian dilampirkan pada saat Anda memberikan rekomendasi

solusi!

Catatan:

1. File jawaban dibuat dan dikumpulkan dalam satu (1) word document file.

2. Apabila ada diagram yang dibuat di software lain, mohon untuk dipindahkan ke word

terlebih dahulu (sama halnya dengan gambar).

3. Silahkan mencantumkan diagram, gambar, tabel dan sebagainya apabila diperlukan.

4. Apabila mengambil dari buku atau artikel, mohon untuk cantumkan sumbernya.

***

Activity Diagram untuk Pengadaan Barang

Activity Diagram untuk Pengadaan Perlengkapan: