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8/3/2019 2da Capacitacin Mapeo de procesos FINAL 20110725
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Julio 2011
Mapeo deProcesos para la
Integracin deIndicadores
Capacitacin para la Mejor
Implementacin del PROMOEVA
2daCapacitacin aEnlacesPROMOEVA
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1. Qu es un proceso?2. Cmo empezar?
3. Elementos de Apoyo
4. Cmo mapear un
proceso?
5. Alcance
Contenido
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Proceso.- Conjunto de actividades relacionadas o
que interactan, las cuales transformanelementos de entrada en resultado y songeneralmente planificados y puestos en prcticabajo condiciones controladas para aportar
valor.
4
Qu es un proceso?
INSUMOS/ENTRADAS
SALIDARESULTADOS/IMPACTO
RETROALIMENTACIN
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2. Cmoempezar?Capacitacin para la Mejor Implementacin
del PROMOEVA
2daCapacitacin aEnlacesPROMOEVA
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Cmo empezar?
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1
Nombre del Indicador Indicadores y Variables a solicitar
2
Quin tiene la informacin ?
rea que posee o genera la informacin
Cmo empezar?
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3
Cmo se solicita la informacin? Envo de oficio; correo electrnico;
llamada telefnica; Reunin de Trabajo,entre otros.
4
Indicadores / variablesrea que posee la
InformacinCmo se solicita la
Informacin?
1
2
3
Cmo empezar?
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5
Dnde se encuentra la informacin? Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se
encuentra en un archivo(s). Quin tiene acceso a la informacin y/o quin
es la fuente de informacin.
6
Cmo se integra la informacin? Se encuentra en un sistema ej. Finanzas, se
encuentra en un archivo(s). El sistema es abierto, el archivo es pblico o de
acceso restringido.
Cmo empezar?
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7
Quin tiene la informacin? Quin ostenta la informacin, acceso al sistema
o archivo(s) Quin es el responsable de la informacin y/o
permite el acceso a la informacin.
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Qu informacin es la solicitada? La informacin que se pide en que parte del
sistema o archivo se encuentra. Cmo se extrae la informacin solicitada o
dnde se encuentra.
Cmo empezar?
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9
Cmo es enviada informacin solicitada? La informacin se enva en formato electrnico, por
correo o por escrito. La informacin enviada se encuentra en el formato
solicitado.
Hay que recordar: Anotar todas las reas involucradas en los procesos incluso si se
tienen los nombres de los involucrados o responsables, comosugerencia tener una persona alterna que conozca el proceso ypueda realizarlo en caso de que el involucrado o responsable se
encuentre ausente. Tener presente los tiempos estimados para realizar el proceso. Slo
se tienen 10 das hbiles para el reporte, revisin y remisin de lainformacin.
Cmo empezar?
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3. Elementos deApoyoCapacitacin para la Mejor Implementacin
del PROMOEVA
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Documento.- Informacin y su medio desoporte, el cual puede ser papel, discomagntico, ptico o electrnico, que forme partede los procedimientos del ente pblico.
Formatos.- Documento pre-establecido paracomplementarlo con informacin. Por ejemplo un
formato de solicitud, una cdula de compilacinde informacin.
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Elementos de Apoyo
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4. Cmo
mapear unproceso?Capacitacin para la Mejor Implementacin
del PROMOEVA
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Ejemplo: Proceso para el Indicador Evolucin del
Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011.
El proceso describe las actividades o tareas que se realizansobre la recopilacin de la informacin para integrar elindicador.
Entradas
Solicitud deinformacin sobreEvolucin delPresupuesto alrea deadministracin
Salidas
Respuesta delrea deadministracincon la informacinsolicitada.
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Cmo mapear un proceso?
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Integracin de expedientes
Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso
Qu evento o eventos dan inicio al proceso de integrarun indicador? Puede mencionar todos los posibles inicios.
El proceso inicia cuando se realiza el envo de la solicitud
de informacin al rea que se determin que posee lainformacin que se solicita en el cuestionario delPROMOEVA.
Se tiene que ser lo ms especfico posible debido a queas no habr lugar a que no se realiz correctamente laoperacin sealada
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Cmo mapear un proceso?
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Integracin de expedientes
Paso 1. Determinar la(s) entrada(s) del proceso
Se solicita se enve la informacin referente a la Evolucindel Presupuesto del Segundo Trimestre de 2011 en elformato anexo antes del 06 de julio del ao en curso.
En el formato se seala la informacin necesaria: Montodel Presupuesto Ejercido en el periodo y PresupuestoProgramado en el periodo.
Nota: la informacin solicitada slo corresponde altrimestre Marzo a Junio.
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Cmo mapear un proceso?
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Integracin de expedientes
Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del
proceso Qu operacin(es) se realizan en el proceso de integrar
un indicador?
Una vez que ha sido realizada la solicitud de informacinsi es necesario realizar reiterativos, reuniones, llamadas,entre otras.
Es importante que se determinen los tiempos de respuestapara estar en condiciones de cumplir en tiempo y forma.
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Cmo mapear un proceso?
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Integracin de expedientes
Paso 2. Determinar la(s) operaciones(s) del
proceso El rea de Administracin recibe la solicitud, sta a su vez
delega la respuesta al rea de Recursos Financieros paraque prepare la respuesta.
El rea de Recursos Financieros recopila la informacindel GRP-SAP y prepara la respuesta.
El rea de Administracin enva al enlace la respuestapara que capture la informacin.
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Cmo mapear un proceso?
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Integracin de expedientes
Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro
del proceso Una vez que se hayan realizado las operaciones
determinadas se tienen puntos de decisin que deacuerdo con el resultados nos sealan qu operacin hay
realizar a continuacin.
Es importante tener todos los posibles puntos de decisinmarcados y sus posibles respuestas o si son ciclos tienen
que marcarse.
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Cmo mapear un proceso?
I i d di
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Integracin de expedientes
Paso 3. Determinar los puntos de decisin dentro
del procesoLos puntos de decisin pueden ser los siguientes:
El tiempo de respuesta se cumpli
La respuesta recibida corresponde con la solicitud.
Se puede cargar la informacin al SIPROMOEVA.
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Cmo mapear un proceso?
I i d di
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Integracin de expedientes
Paso 4. Salida del proceso
Una vez que se haya realizado el proceso, habiendopasado por sus operaciones y puntos de decisin, seobtiene ya sea un producto, documento o servicio.
Se tiene que marcar qu tipo de salida es la que se esperallegar y qu caractersticas debe tener para que en elmomento se revise y realmente sea la salida deseada.
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Cmo mapear un proceso?
I t i d di t
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Integracin de expedientes
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Simbologa del mapeo de procesos
Inicio/SalidaOperacin/Actividad
Decisin Documento
Cmo mapear un proceso?
C ?
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1. Identificar reas de responsabilidad(entidades) y colocarlas en la parte superior
2. Los pasos del proceso se enlistan en orden de
precedencia
3. Cada columna representa la responsabilidadfuncional para cada paso
Cmo mapear un proceso?
C ?
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Entidad 1 Entidad 2 Entidad 3 Entidad 4
INICIO
OPERACIN/ACTIVIDAD
DECISIN
OPERACIN/ACTIVIDAD
OPERACIN/ACTIVIDAD
DECISIN
OPERACIN/ACTIVIDAD
FIN
DOCUMENTO
Ejemplo: Cmo se ve mapeado un proceso.
Cmo mapear un proceso?
C ?
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Ejemplo: Evolucin Anual del Presupuesto.
Enlace Administracin Recursos Financieros
Solicitud deInformacin
Recepcin deSolicitud /Delegar
Lainformacines correcta
Integracin de laInformacinGRP-SAP
Atencin de laSolicitud
Es lainformacinSolicitada
Captura y ReporteSIPROMOEVA
InformacinSolicitada
si
nono
si
Cmo mapear un proceso?
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5. Alcance
Capacitacin para la Mejor Implementacin
del PROMOEVA
2daCapacitacin aEnlacesPROMOEVA
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Julio 2011
Mapeo deProcesos para la
Integracin deIndicadores
Capacitacin para la Mejor
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