Click here to load reader
Upload
vuongtuyen
View
270
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
94
BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM HIGH AVAILABILITY
3.1 Sejarah Perusahaan
Sejak masa awal perusahaan, PT. Dexa Medica sudah mentargetkan peran yang
penting dari operasi distribusi perusahaan di dalam mencakup dan menetapkan
hubungan yang baik dengan pelanggan eceran. Pada tahun 1980, Menteri Kesehatan
Indonesia memperkenalkan suatu peraturan baru yang menyatakan bahwa operasi
distribusi atau perdagangan besar suatu perusahaan yang berkenaan dengan farmasi
harus dilakukan oleh suatu badan hukum terpisah. Ini menjadi permulaan PT. Anugrah
Argon Medica, bagian dari grup Dexa Medica, yang didirikan pada 27 September 1980
sebagai sebuah perusahaan dagang yang bergerak khusus di bidang penjualan produk-
produk farmasi dari anak perusahaan PT. Dexa Medica. PT. Anugrah Argon Medica
berlokasi di Graha Elnusa lantai 10 Jalan TB Simatupang Kav. 1B. Jakarta Selatan.
Kantor cabangnya beroperasi dari jam 8 pagi hingga jam 4 sore (Senin – Jumat) dan jam
8 pagi hingga jam 1 siang (Sabtu).
Peraturan pemerintah yang baru ini menciptakan peluang untuk PT. Anugrah
Argon Medica untuk mendistribusikan tidak hanya produk PT. Dexa Medica saja, tetapi
juga produk-produk mitra bisnisnya yang lain – perusahaan asing dan lokal. PT.
Anugrah Argon Medica mempunyai suatu kebijakan untuk memperlakukan masing-
masing mitra bisnis dengan sama dan wajar.
Pada awal tahun 1990, PT. Anugrah Argon Medica menggunakan aplikasi bisnis
dengan otomatisasi yang terbatas seperti dBase dan Clipper. Sistem teknologi informasi
antara kantor pusat dan kantor cabang terpisah dan tidak terintegrasi. Ketiadaan integrasi
95
ini membuat laporan penjualan harian tidak terpantau dengan baik akibat lemahnya
proses integrasi pengambilan keputusan dan tugas-tugas seperti manajemen inventori
menjadi tidak efisien.
Pada tahun 1993, peraturan pemerintah yang lain mengijinkan suatu perusahaan
distribusi untuk mengimpor dan mendaftarkan produk jadi sebagai rekan lokal dari
perusahaan asing. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi zaman globalisasi ini, PT.
Anugrah Argon Medica menyadari urgensi untuk terus meningkatkan keberadaan dan
kemampuannya sebagai salah satu perusahaan distribusi yang terhormat di Indonesia.
Pada tahun 1996, PT. Anugrah Argon Medica mereposisi ulang misi bisnisnya
dari sebuah perusahaan yang menjual produk-produk farmasi menjadi distributor
produk-produk farmasi dari berbagai mitra bisnis (prinsipal). Dalam pereposisian
tersebut, PT. Anugrah Argon Medica juga melakukan revisi terhadap parameter kinerja
bisnisnya, khususnya yang berkaitan dengan proses bisnis, pelayanan pengiriman,
jangkauan pasar, dan penetrasi yang dilakukan. Terobosan dan investasi dalam hal
sistem teknologi informasi di PT. Anugrah Argon Medica diawali sejak tahun 2000 yaitu
dengan dimulainya serangkaian aktivitas perencanaan implementasi sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) dan ASCP (Advance Supply Chain Planning) secara big
bang sebagai fondasi awal sistem teknologi informasi.
Sejalan dengan kemajuan teknologi dan infrastruktur di Indonesia, PT. Anugrah
Argon Medica berkomitmen untuk meningkatkan pelayanan kepada customer dan mitra
bisnis secara terus-menerus. Tiap-tiap cabang telah dihubungkan dan terkomputerisasi
dengan kantor pusat, yang memungkinkan PT. Anugrah Argon Medica untuk
menyediakan suatu sistem informasi menyeluruh untuk pemakaian yang berbeda dari
pemegang saham internal dan eksternal.
96
PT. Anugrah Argon Medica mendistribusikan sekitar 2400 jenis produk yang
berkenaan dengan farmasi dan kesehatan, baik bermerek maupun generik. Secara umum,
produk-produk yang didistribusikan oleh PT. Anugrah Argon Medica mencakup 3
golongan. Golongan pertama ialah golongan ethical pharmaceutical (produk obat-
obatan yang bergantung pada resep dokter / rumah sakit). Golongan kedua ialah medical
device (peralatan / perlengkapan kesehatan). Golongan ketiga adalah consumer health
products (produk perawatan dan pemeliharaan kesehatan).
PT. Anugrah Argon Medica bekerja sama dengan mitra bisnis lokal dan
multinasional. Area pasar dari PT. Anugrah Argon Medica mencakup pedagang grosir,
rumah sakit, apotik, klinik, toko obat, dan lain-lain di seluruh Indonesia. Customer PT.
Anugrah Argon Medica yang ada saat ini adalah sebagai berikut :
• Apotik : lebih dari 7000 (tradisional, grup, modern, rumah sakit, apotik, asuransi
medis).
• Rumah sakit : lebih dari 1200 (pemerintah, swasta, rumah sakit institusi).
• Toko obat : lebih dari 4000.
• Toko eceran : lebih dari 500.
• Dokter : lebih dari 4000.
• Institusi : lebih dari 100 (pemerintah, perusahaan minyak, perusahaan pribadi).
Beberapa mitra bisnis yang bekerjasama dengan PT. Anugrah Argon Medica
terbagi menjadi 3 golongan berdasarkan produk yang didistribusikannya :
97
1. Golongan ethical pharmaceutical
Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain PT. Astellas Pharma
Indonesia, PT. Actavis Indonesia, PT. Dexa Medica (Elnusa), Ebewe, PT. Ferron
Par Pharmaceuticals (Cikarang), PT. Glaxo Smith Kline Indonesia, Inmark
Pharmaceutical, PT. Novo Nordisk Indonesia, PT. Organon Indonesia, PT. Pfizer
Indonesia, ZLB Behring, PT. Servier Indonesia, Santen, dan PT. Tanabe
Indonesia.
2. Golongan medical device
Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain Abbott Diabetes
Care Indonesia, Becton Dickinson, BSN Medical Indonesia, Schmidt
BioMedTech Indonesia, dan CIBA Vision.
3. Golongan consumer health products
Mitra bisnis yang berkerjasama dalam bidang ini antara lain PT. Berkat Setia
Tunggal, PT. CCM Agripharma Chemical Company Malaysia, PT. Dexa Medica
(Elnusa), PT. Indosehat Lestari, Sara Lee Indonesia, dan Thai Nakorn Patana.
PT. Anugrah Argon Medica percaya bahwa jaringan distribusi menjadi bagian
yang paling penting dalam industri yang berkenaan dengan farmasi. Oleh karena itu, PT.
Anugrah Argon Medica selalu berusaha keras untuk mengedepankan jaringan distribusi
melebihi perusahaan pesaing. PT. Anugrah Argon Medica mempunyai satu gudang
pusat di Jakarta untuk mendukung 33 gudang cabang di seluruh Indonesia. PT. Anugrah
Argon Medica menjangkau area pasar di Indonesia melalui 4 subdistributor atau
distribution center, 33 jaringan distribusi di kota-kota besar, dan 54 station di kota kecil.
PT. Anugrah Argon Medica memiliki 4 subdistributor yang berlokasi di Aceh, Palu,
98
Kendari, dan Lombok. Subdistributor adalah relasi PT. Anugrah Argon Medica yang
terdiri dari customer besar yang diajak kerjasama dengan diskon yang lebih besar.
Biasanya letak subdistributor ada di lokasi-lokasi yang tidak terjangkau jaringan PT.
Anugrah Argon Medica. Sekali pengiriman barang dilakukan dalam jumlah besar. PT.
Anugrah Argon Medica telah memiliki 33 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia,
yaitu 8 cabang di Sumatra, 17 cabang di Jawa, 4 cabang di Kalimantan, 2 cabang di
Sulawesi, 1 cabang di Bali, dan 1 cabang di Irian Jaya. PT. Anugrah Argon Medica juga
memiliki 8 station di Sumatra, 31 station di Jawa, dan 15 station di Indonesia bagian
Tengah dan Timur.
Di dalam menjalankan fungsi bisnis yang ada demi tercapainya visi dan misi
perusahaan, PT. Anugrah Argon Medica pun dianugerahi berbagai macam penghargaan.
Sejumlah penghargaan yang pernah diterima PT. Anugrah Argon Medica dalam kurun
waktu tahun 2006-2007 antara lain :
• The Best E-Company in Distribution, Retail and Logistics dan The Best IT
Performance oleh majalah Warta Ekonomi,
• Employer of Choice Award oleh majalah Hay Group dan Swa Sembada,
• Most Admire Knowledge Enterprise Award oleh Dunamis Organization Services,
• CIO 100 Honoree oleh CIO-Asia Magazine,
• The Best e-Corp 2007 for the Best IT System and The Best IT Team oleh majalah
SWA.
Saat ini PT. Anugrah Argon Medica telah menggunakan teknologi terkini di
dalam menjalankan proses bisnisnya seperti pelayanan pemesanan secara online, sistem
99
ERP (di semua jaringan distribusi), Warehouse Management System, Demand Planning
dan perencanaan supply chain. Dan untuk menjaga kestabilan hubungan informasi, PT.
Anugrah Argon Medica telah menggunakan dasar intranet yang kokoh pada semua
jaringan distribusinya melalui perpaduan saluran komunikasi yang terbaik seperti frame
relay, kabel sewa dan VSAT.
3.2 Visi dan Misi
3.2.1 Visi
Suatu perusahaan terkemuka yang didedikasikan untuk menyediakan nilai
tambah penting untuk kepentingan customer kami, mitra bisnis, dan semua
pemegang saham melalui operasi yang efektif, efisien, dan berlanjut, untuk
mencapai "kesehatan untuk semua" di seluruh negara, seperti halnya global dan
regional.
3.2.2 Misi
Sebagai perusahaan distribusi yang berkenaan dengan produk-produk
farmasi dan pelayanan kesehatan, kami berkomitmen untuk memuaskan semua
customer kami, mitra bisnis, dan pemegang saham lain dengan secara efektif dan
efisien menyediakan :
• Penyebaran yang luas
• Sistem informasi yang canggih dan dapat diandalkan
100
3.3 Struktur Organisasi PT. Anugrah Argon Medica
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Anugrah Argon Medica
3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab
Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang terdapat
dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Managing Director
• Berwenang merumuskan rencana-rencana jangka pendek dan jangka
panjang perusahaan untuk memberikan arah dan pedoman bagi
perusahaan.
• Bertanggung jawab pada kelangsungan usaha perusahaan dalam usahanya
mencapai tujuan perusahaan.
• Menilai dan mengevaluasi kinerja perusahaan.
2. Quality Manager
• Mengatur dan mengawasi kualitas jalannya proses kerja perusahaan
sesuai dengan rancangan dan setiap proses bisnis.
3. Business Manager
• Menjaga hubungan perusahaan dengan principal.
101
• Menyusun program pemasaran dan promosi perusahaan yang akan
dijalankan oleh branch operation.
• Memberikan solusi-solusi untuk meningkatkan penjualan perusahaan.
4. Business Development
• Mengembangkan bisnis perusahaan.
• Bertanggung jawab mencari principal baru, mengukur tingkat kepuasan
customer dan melakukan perbaikan yang diperlukan.
5. Finance and Accounting Manager
• Bertugas mengendalikan dan mengawasi kinerja keuangan perusahaan
secara keseluruhan.
• Melakukan audit terhadap pembayaran dan bertanggung jawab dalam
seluruh aktivitas pembiayaan.
• Mengkoordinir pembuatan laporan-laporan keuangan perusahaan untuk
keputusan internal.
6. HRD Manager
• Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan.
• Menangani proses perekrutan karyawan. Membuat metode untuk
merekrut dan menyeleksi karyawan baru.
• Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan.
• Menangani employee relation, mengatur upah pegawai, dan menangani
sistem informasi sumber daya manusia.
• Menjalin hubungan baik dengan Departemen Tenaga Kerja.
102
7. IT Manager
• Bertanggung jawab secara penuh terhadap teknologi perangkat keras dan
perangkat lunak yang dimiliki perusahaan.
• Bertanggung jawab terhadap sistem informasi perusahaan yang sedang
berjalan.
• Membuat perencanaan pengembangan sistem perusahaan sesuai dengan
perkembangan perusahaan.
8. General Affair
• Bertanggung jawab terhadap penyediaan peralatan untuk operasional
perusahaan, misalnya menyediakan alat-alat tulis, pelayanan satpam,
penyediaan alat transportasi, perangkat kerja, dan lain-lain.
• Bertanggung jawab dalam pemeliharaan fasilitas perusahaan.
9. SCM Manager
• Bertanggung jawab mengatur arus barang dari pabrik ke customer.
• Melakukan perencanaan persediaan barang.
• Memperkirakan demand planning dan pengalokasian barang ke semua
cabang.
10. Branch Operation
• Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi operasional perusahaan di
semua cabang perusahaan.
• Membawahi semua kepala cabang perusahaan.
103
11. Management Information System
• Mengatur data warehouse untuk menghasilkan laporan baik untuk
internal maupun eksternal (ke principal).
12. Help Desk
• Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan aplikasi Oracle dan membantu
cabang-cabang dan user-user dalam menggunakan aplikasi Oracle.
• Menangani dan menganalisis user requirement baru untuk aplikasi
Oracle. Memberikan spesifikasi aplikasi baru kepada developer.
• Membawahi beberapa system analyst.
13. Network
• Bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pemeliharaan jaringan
perusahaan, baik WAN, LAN, maupun telephony.
14. Developer
• Bertanggung jawab membuat atau mengembangkan aplikasi sesuai
dengan spesifikasi yang diberikan oleh bagian help desk berdasarkan user
requirement.
15. Infrastructure
• Bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pemeliharaan infrastruktur
dari sistem perusahaan secara keseluruhan.
16. Database Administrator
• Bertanggung jawab mengatur dan memelihara database perusahaan,
melakukan penjadwalan backup database perusahaan.
104
3.5 Penentuan Fakta dan Tujuan Pengembangan Sistem
3.5.1 Analisis Proses Bisnis
Secara garis besar, proses bisnis yang terjadi di dalam lingkup PT. Anugrah
Argon Medica dapat terbagi menjadi 2 bagian. Pertama, proses bisnis di kantor
cabang dengan kegiatan utamanya antara lain penjualan produk, pengiriman
produk, dan penagihan invoice. Kedua, proses bisnis di kantor pusat dengan
kegiatan utamanya antara lain pemesanan barang ke pihak principal dan proses
pembayarannya.
Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Anugrah Argon Medica
menggunakan aplikasi Oracle untuk menangani proses-proses bisnis dalam sistem-
sistem yang digambarkan dengan diagram berikut ini :
105
Supplier
Distribution Center
Branch Office
Customer
Head Office
*) Pembelian Barang*) Account Payable
*) Penjualan Barang
*) Account Receivable
*) Distribution Requirement Planning
*) Demand Planning
*) Persediaan Barang
*) General Ledger
Gambar 3.2 Proses Bisnis pada PT. Anugrah Argon Medica
• Sistem Penjualan Barang
Sistem penjualan barang merupakan sistem yang berisi informasi
mengenai transaksi penjualan barang kepada customer. Sistem dibangun
sesuai dengan kebutuhan dari bagian itu sendiri maupun yang ada
106
kaitannya dengan bagian lain serta tentunya untuk kepentingan manajemen
dan pengambilan keputusan.
Proses bisnis dari sistem penjualan barang adalah sebagai berikut.
Salesman mendatangi customer atau customer menghubungi kantor cabang
untuk melakukan pemesanan (order) barang. Kantor cabang menangani
pesanan customer. Kemudian menghitung jumlah harga pemesanan barang
beserta diskon yang akan diberikan. Kantor cabang juga mencatat data-data
customer yang melakukan proses pemesanan tersebut. Kantor cabang
kemudian menentukan term of payment untuk transaksi ini. Setelah
disetujui oleh customer, kantor cabang segera memeriksa apakah barang-
barang yang dipesan tersebut ada di gudang atau tidak melalui sistem
persediaan barang. Setelah memperoleh barang-barang yang dipesan oleh
customer dari sistem persediaan barang, kantor cabang segera
menjadwalkan waktu pengiriman barang, ekspedisi mana yang akan
digunakan serta rute pengiriman mana yang akan diambil. Kantor cabang
segera membuat surat jalan dan faktur untuk mengirim barang ke customer.
Setelah barang diterima oleh customer, maka akan dilakukan penagihan
dengan sistem Account Receiveable.
• Sistem Persediaan Barang
Sistem persediaan barang merupakan sistem yang berisi informasi
mengenai barang-barang yang terdapat di gudang dan mengatur arus keluar
masuk barang di gudang. Sistem ini berhubungan erat dengan sistem
pemesanan barang, sistem distribution requirement planning, dan sistem
107
demand planning. Sistem ini membutuhkan data-data barang yang dipesan
pada sistem pemesanan barang.
Proses bisnis dari sistem persediaan barang adalah sebagai berikut.
Kantor cabang memeriksa barang dengan nama X, batch nomor X di
gudang. Kemudian kantor cabang mengecek tanggal kadaluarsa yang
paling dekat untuk memastikan produk yang keluar adalah produk yang
paling dekat tanggal kadaluarsanya (first expire first out). Setelah itu
menentukan lokasi barang untuk mengambil barang tersebut dari gudang.
Setelah barang diperoleh, maka akan dilanjutkan dengan proses pengiriman
barang-barang tersebut.
• Sistem Pembelian Barang
Sistem pembelian barang merupakan sistem yang berisi informasi
pembelian barang. Sistem ini akan menangani proses pemesanan barang
oleh kantor pusat ke supplier dan menangani pembuatan Purchase Order
(PO) beserta detil yang terkandung di dalamnya.
Proses bisnis dari sistem pembelian barang ini adalah sebagai
berikut. Perusahaan melakukan pemesanan barang ke supplier. Ketika
proses pemesanan akan dilakukan maka sistem akan membuat Purchase
Order (PO) kepada supplier. Barang yang dipesan akan dikirimkan beserta
dengan invoice-nya. Invoice yang diterima ini akan diproses oleh sistem
account payable.
108
• Sistem Account Payable
Sistem account payable merupakan sistem yang menjalankan
proses pembayaran biaya-biaya yang timbul dari proses kerja ataupun dari
pembayaran ke supplier. Sistem ini berhubungan erat dengan sistem
pembelian (purchasing) perusahaan karena transaksi pembelian yang
dilakukan perusahaan langsung masuk ke sistem ini untuk mengatur proses
pembayaran.
Proses bisnis dari sistem account payable adalah sebagai berikut.
Setelah perusahaan menerima tagihan / invoice dari supplier, perusahaan
akan menyimpan data invoice tersebut dalam sistem. Melalui sistem ini,
perusahaan mengatur proses pembayaran tagihan-tagihan tersebut sesuai
dengan kebijakan perusahaan.
• Sistem Account Receivable
Sistem account receivable merupakan sistem yang mengatur proses
penagihan terhadap pembelian barang oleh customer. Proses bisnis pada
sistem ini merupakan kelanjutan dari sistem pemesanan barang. Sistem ini
membutuhkan data transaksi pemesanan barang dari sistem pemesanan
barang.
Proses bisnis dari sistem account receivable adalah sebagai berikut.
Setelah customer menerima barang yang dipesan melalui sistem pemesanan
barang, kantor cabang segera membuat invoice dari penjualan barang
tersebut. Setelah itu kantor cabang melakukan proses penagihan kepada
109
customer dan memberikan peringatan waktu jatuh tempo dari invoice
tersebut.
• Sistem Distribution Requirement Planning
Sistem distribution requirement planning merupakan sistem
perencanaan distribusi barang dari distribution center ke masing-masing
cabang perusahaan di seluruh Indonesia. Sistem ini bertugas untuk
menentukan jumlah barang yang harus didistribusikan dari distribution
center ke masing-masing cabang perusahaan. Sistem ini mengatur agar
jumlah persediaan barang antara masing-masing cabang optimum / stabil,
tidak terlalu rendah dan tidak terlalu tinggi. Jika terlalu rendah maka akan
mengakibatkan out of stock yang mengakibatkan pelayanan menjadi tidak
baik. Jika terlalu tinggi maka akan mengakibatkan penumpukan barang di
gudang yang terlalu besar jumlahnya. Sistem ini berkaitan erat dengan
sistem demand planning untuk menentukan jumlah distribusi yang optimal
untuk masing-masing cabang.
• Sistem Demand Planning
Sistem demand planning merupakan sistem untuk menentukan
perkiraan jumlah permintaan yang ada di masing-masing cabang secara
umum dalam hitungan bulan, minggu, bahkan sampai ke perhitungan per
harinya. Hasil dari perkiraan ini akan diberikan ke kantor pusat PT.
Anugrah Argon Medica. PT. Anugrah Argon Medica akan mencoba
menelaah kembali perkiraan-perkiraan yang telah dilakukan di sisi cabang
110
mereka. Proses menelaah dilakukan berdasarkan data-data yang terdapat di
history PT. Anugrah Argon Medica untuk memastikan bahwa memang itu
jumlah yang dibutuhkan cabangnya. Keputusan akan permintaan produk
dari cabang diambil oleh kantor pusat PT. Anugrah Argon Medica yang
akan dilanjutkan dengan pembuatan purchase order. Sistem ini
berhubungan erat dengan sistem pemesanan barang untuk memperoleh data
tingkat permintaan barang pada masing-masing cabang. Sistem ini juga
digunakan oleh sistem distribution requirement planning untuk
menentukan perencanaan distribusi barang.
• Sistem General Ledger
Sistem general ledger merupakan sistem yang menghasilkan
laporan keuangan akhir berupa Laporan Rugi Laba dan Neraca. Sistem ini
menjadi sistem yang mengintegrasikan keseluruhan sistem yang ada pada
PT. Anugrah Argon Medica.
3.5.2 Analisis Teknologi Informasi
3.5.2.1 Analisis Utilisasi Oracle pada Proses Bisnis
Salah satu faktor yang membuat PT. Anugrah Argon Medica
menggunakan Oracle adalah aplikasi Oracle E-Business Suite-nya. Menurut
pihak PT. Anugrah Argon Medica sendiri, Oracle E-Business Suite adalah
salah satu aplikasi ERP dan SCM yang dalam hal arsitekturnya memiliki
integrasi sangat baik, baik integrasi antarmodul maupun dengan database-
nya.
111
Hasil yang diraih oleh PT. Anugrah Argon Medica setelah
menggunakan Oracle E-Business Suite antara lain :
• implementasi Oracle E-Business Suite, telah mempercepat proses
penyampaian informasi untuk pengambilan keputusan,
• dengan Oracle E-Business Suite, sistem database PT. Anugrah
Argon Medica menjadi terpusat, sistem jaringan menjadi online dan
real-time antara kantor pusat, gudang induk dan semua kantor
cabang, dan
• PT. Anugrah Argon Medica mampu memberikan layanan informasi
yang online, real-time, cepat, akurat, strategis dan komprehensif
bagi para pengambil keputusan, baik internal maupun principal.
Dalam kurun waktu 3 tahun terakhir ini, pertumbuhan bisnis PT.
Anugrah Argon Medica selalu berada di atas 15 persen per tahun dan ini
membuat PT. Anugrah Argon Medica tercatat sebagai salah satu
perusahaan distribusi farmasi dengan pertumbuhan bisnis tercepat.
Dampak yang paling signifikan dari pengimplementasian ERP telah
dirasakan di bagian logistik. Oracle Inventory Optimization, bagian dari
Oracle Supply Chain Planning di Oracle E-Business Suite, memungkinkan
persediaan barang yang lebih efisien dan mencegah penumpukan barang
melalui pengawasan online secara real time.
Dengan Oracle E-Business Suite, arah penjualan dapat diawasi
secara real-time dan laporannya dapat dikirimkan langsung melalui e-mail.
Oracle Financials telah mengefektifkan praktik accounting melalui
112
otomatisasi dan integrasi accounts receivable, accounts payable, buku
besar dan fungsi manajemen aliran dana PT Anugrah Argon Medica.
Oracle Advanced Pricing membuat PT. Anugrah Argon Medica lebih
mudah untuk mendukung perencanaan penjualan dan promosi barang.
Dengan menggunakan perencanaan lanjut supply chain dan demand
planning, PT. Anugrah Argon Medica dapat memperkirakan dengan lebih
baik perencanaan pembelian sehingga dapat menyediakan tingkat
ketersediaan barang yang ideal di semua cabang yang ada. Untuk
pengawasan yang ketat terhadap detil barang-barang yang keluar masuk
gudang. PT. Anugrah Argon Medica menyediakan tempat penyimpanan
yang berbeda bagi barang-barang yang membutuhkan tingkat suhu yang
berbeda dan mengawasinya setiap hari. PT. Anugrah Argon Medica juga
menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out) untuk menjamin
bahwa semua barang yang keluar masuk berada dalam kondisi yang baik
untuk digunakan oleh para customer-nya.
Secara garis besar, modul besar Oracle E-Business Suite terdiri dari
order management, supply chain, dan financial. PT Anugrah Argon Medica
hanya mengimplementasikan 75% dari keseluruhan fitur yang terdapat
pada Oracle E-business Suite seperti Oracle Financials, Oracle Supply
Chain Planning, Oracle Inventory, Oracle Purchasing, dan Oracle Order
Management. Dan setelah 2 tahun implementasi, PT. Anugrah Argon
Medica dapat mengurangi beban biaya operasional dan meraih
penghematan hingga 432 juta rupiah per tahun.
113
3.5.2.2 Arsitektur Data Center PT. Anugrah Argon Medica
Gambar 3.3 Arsitektur Data Center PT. Anugrah Argon Medica
Data center PT. Anugrah Argon Medica bersifat terpusat dimana
berlokasi di kantor pusat PT. Anugrah Argon Medica di gedung Graha
Elnusa lantai 10. Arsitektur data center PT. Anugrah Argon Medica secara
keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Perangkat keras yang digunakan oleh kantor pusat PT Anugrah
Argon Medica sebagai data center adalah sebagai berikut :
• Komputer client dari berbagai kantor cabang dan yang terletak di
kantor pusat, terhubung dengan core switch kantor pusat melalui
jaringan LAN dan WAN. Core switch inilah yang menjadi back
bone connection dan mengatur koneksi infrastruktur berskala besar.
114
Jaringan WAN dilayani oleh 2 penyedia layanan telekomunikasi,
yaitu Telkom dan XL.
• Core switch mengatur agar komputer client tidak mengakses
langsung ke database server, melainkan hanya meneruskan koneksi
ke Oracle Internet Application Server (IAS). Oracle Internet
Application Server inilah yang menyediakan keseluruhan
framework dan interface sistem ERP web-based PT. Anugrah
Argon Medica.
• Oracle Internet Application Server (IAS) terhubung dengan Oracle
database server dimana Oracle database server akan menjadi
DBMS primary database PT. Anugrah Argon Medica. Sebagai
DBMS, Oracle database server akan melayani semua permintaan
akses database yang user berikan melalui IAS.
• Oracle database server terhubung dengan mesin backup tape yang
mengakomodasi kebutuhan backup database.
• Oracle database server terhubung dengan storage server melalui
kabel fiber channel. Storage server tersusun atas banyak disk yang
berisi data file keseluruhan database PT. Anugrah Argon Medica.
Susunan disk pada storage server menggunakan teknologi RAID
dengan komposisi sebagai berikut :
- Data file menggunakan teknologi RAID 5
- Indeks database menggunakan teknologi RAID 5
- Redo log menggunakan teknologi RAID 0/1
115
- Archived log menggunakan teknologi RAID 0/1
- Temp menggunakan teknologi RAID 0/1.
• Oracle Internet Application Server (IAS) terhubung dengan standby
application server yang menjadi server cadangan, apabila server
utama mengalami gangguan atau sedang dalam berada dalam masa
pengembangan sistem. Standby application server difungsikan
secara manual, hanya ketika dibutuhkan.
• Oracle database server terhubung dengan standby database server
yang menjadi server cadangan, apabila server utama mengalami
gangguan atau sedang berada dalam masa pengembangan sistem.
Standby database server difungsikan secara manual, hanya ketika
dibutuhkan.
3.5.2.3 Spesifikasi Perangkat Keras
Perangkat keras yang digunakan oleh kantor pusat PT. Anugrah
Argon Medica sebagai data center adalah sebagai berikut :
• Internet Application Server menggunakan perangkat keras :
- IBM P55 OA
- 2 buah processor Quadcore RISC masing-masing 1,95
GigaHertz
- 32 GigaByte RAM (Random Access Memory).
• Database server menggunakan perangkat keras :
- IBM P570
116
- 6 buah processor DualCore masing-masing 1 GigaHertz
- 24 GigaByte RAM (Random Access Memory).
• Storage server menggunakan perangkat keras :
- EMC CX700 dengan kapasitas total RAW 7 TeraByte.
• Media backup menggunakan perangkat keras :
- IBM 3840 LTO3 dengan 2 drive.
3.5.2.4 Spesifikasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan oleh PT Anugrah Argon Medica
sebagai data center adalah sebagai berikut :
a. Application server menggunakan perangkat lunak :
• Sistem operasi : IBM AIX 5.3
• Versi aplikasi : Oracle Application 11.5.10.2
b. Database server menggunakan perangkat lunak :
• Sistem operasi : IBM AIX 5.3
• Versi database : Oracle 9.2.0.7
3.5.2.5 Sistem Availability yang Sedang Berjalan
Di dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Anugrah Argon
Medica begitu bergantung pada database server dan storage server yang
dimilikinya. Apabila terjadi sesuatu pada sistem database server dan
storage server tersebut, baik yang bersifat mengganggu maupun merusak
117
(bencana), maka dapat dipastikan hal tersebut akan menimbulkan kerugian
besar bagi PT. Anugrah Argon Medica.
Dalam memelihara keberlangsungan proses bisnisnya, tak jarang
PT. Anugrah Argon Medica mengalami masalah-masalah yang akan
diuraikan pada bagian analisis resiko. Untuk mengatasi masalah-masalah
yang telah dan mungkin terjadi nanti, PT. Anugrah Argon Medica telah
mengimplementasikan sistem availability bagi database server dan storage
server, antara lain :
a. Mempartisi storage server dengan menggunakan sistem RAID
dengan komposisi :
• Data file menggunakan teknologi RAID 5
• Indeks database menggunakan teknologi RAID 5
• Redo log menggunakan teknologi RAID 0/1
• Archived log menggunakan teknologi RAID 0/1
• Temp menggunakan teknologi RAID 0/1.
b. Menggandakan fiber channel yang menghubungkan database
server dengan storage server sebagai load balancer apabila dalam
kondisi normal, dan sebagai cadangan apabila salah satu kabel
mengalami gangguan dan tidak bekerja sebagaimana mestinya.
c. Menyediakan sebuah database server yang selalu dalam kondisi
standby. Jika sewaktu-waktu terjadi gangguan pada database
server, maka koneksi yang selama ini terhubung pada primary
database server akan langsung dipindahkan secara manual ke
118
standby database server tersebut. Proses pemindahan konfigurasi
dari primary database server ke standby database server sendiri
membutuhkan waktu 2 jam.
d. Menggandakan connection cable yang menghubungkan database
server dengan application server sebagai load balancer apabila
dalam kondisi normal, dan sebagai cadangan apabila salah satu
kabel mengalami gangguan dan tidak bekerja sebagaimana
mestinya
e. Menyediakan dua provider WAN, yaitu Telkom dan XL, untuk
berjaga-jaga apabila sewaktu-waktu terjadi gangguan pada koneksi
pengguna dengan Oracle Application Server. Pada keadaan biasa,
kedua provider ini bekerja secara load balancing, namun jika terjadi
gangguan pada salah satu provider, maka semua koneksi akan
dialihkan ke provider yang tidak bermasalah.
f. Menyediakan standby Oracle Internet Application Server sebagai
bentuk antisipasi jika terjadi gangguan atau kerusakan pada server
utama. Jika terjadi gangguan, maka semua koneksi ke internet
application server ini langsung dipindahkan ke server standby
secara manual. Saat tidak digunakan untuk menggantikan fungsi
server utama, standby server ini digunakan untuk riset dan
pengembangan server.
g. Membuat duplikasi dari control file, data file dan redo log group.
Jika ada salah satu dari file-file ini yang corrupt atau hilang maka
119
file cadangan hasil duplikasi akan digunakan untuk
menggantikannya.
h. Menggunakan fasilitas help and support dari Oracle, jika
seandainya terjadi masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan /
masalah-masalah skala besar pada PT. Anugrah Argon Medica
sendiri seperti logical database corrupt.
i. Proses backup database pada PT. Anugrah Argon Medica
dilakukan dengan menggunakan 2 metode yaitu daily backup dan
full backup melalui RMAN secara online. Redo log dan archived
log di-backup di internal database setiap beberapa menit,
selanjutnya redo log dan archived log disimpan ke dalam backup
tape setiap jam, setiap pukul 03.00, dilakukan daily backup secara
incremental. Pada akhir minggu, dilakukan full backup ke dalam
backup tape dan selanjutnya backup tape tersebut akan diganti dan
disimpan di tempat yang terpisah dari kantor pusat.
j. PT. Anugrah Argon Medica sedang merencanakan untuk
mengimplementasikan Data Recovery Center tahun depan. Saat ini,
sudah terdapat gedung untuk DRC tersebut yang terletak di daerah
Cikarang, tepatnya di dekat pabrik obat Dexa Group. Saat ini, PT.
Anugrah Argon Medica sudah membuat sistem change
management yang akan mengakomodasi Internet Application Server
DRC Plan. Sistem ini merupakan salah satu rangkaian dari prosedur
DRC, dimana akan berfungsi sebagai sistem yang mensinkronisasi
120
file dan module dari primary application server ke standby
application server.
Di samping solusi-solusi di atas, PT. Anugrah Argon Medica
melalui divisi IT juga melakukan perawatan, pemeriksaan berkala dan
pemeliharaan pada komponen-komponen sistem data center yang ada
untuk menjamin kualitas dan stabilitas komponen-komponen tersebut.
3.6 Analisis Masalah
Masalah-masalah yang mengancam database server dan storage server PT.
Anugrah Argon Medica antara lain (diurutkan dari yang paling sering terjadi) :
121
Gambar 3.4 Permasalahan yang terjadi dalam lingkup database server dan storage server PT. Anugrah Argon Medica
1. Gangguan pada salah satu atau lebih dari satu disk di dalam storage server.
Dalam 1 tahun terakhir telah terjadi 3 kali kerusakan disk.
2. Kerusakan pada hardware Oracle database server.
Dalam 1 tahun telah terjadi 3 kali kerusakan. Penyebab kerusakan antara lain :
• Lonjakan listrik yang menyebabkan power-supply rusak.
• Ketidakstabilan aliran listrik ke server yang menyebabkan power-supply
rusak.
• Kipas pada server mati, menyebabkan mainboard rusak.
122
Gangguan pada software Oracle database server, yang menyebabkan Oracle
database tidak dapat diakses. Dapat berupa :
• Database corrupt, kerusakan block database secara logical
• Hilangnya file-file penting yang dibutuhkan Oracle database seperti redo
log, archived log, data files dan file-file penting lainnya.
3. Gangguan pada fiber channel yang menghubungkan Oracle database server
dengan storage server berupa terlepasnya sambungan fiber channel. Sampai saat
ini baru terjadi 1 kali kerusakan pada fiber channel.
4. Kerusakan total pada database server dan storage server PT. Anugrah Argon
Medica, yang disebabkan oleh kejadian-kejadian tidak terduga seperti gempa
bumi, kebakaran, dan bencana lainnya.
Masalah-masalah inilah yang akan menimbulkan dampak pada kelangsungan proses
bisnis, keutuhan dan keamanan penyimpanan informasi PT. Anugrah Argon Medica.
Berdasarkan catatan dari tahun 2002 – 2008, PT. Anugrah Argon Medica telah
mengalami kerusakan sistem yang menyebabkan system down dan tidak dapat
diakses untuk keperluan proses bisnis sebanyak 8 kali.
3.7 Analisis Dampak
3.7.1 Dampak terhadap Proses Bisnis
Keseluruhan proses bisnis PT. Anugrah Argon Medica ditangani oleh data
center yang berada di kantor pusat. Oleh sebab itu, gangguan atau kerusakan pada
suatu bagian pada data center khususnya database server dan storage server akan
mengakibatkan system down dan tidak dapat diakses untuk melakukan proses
123
bisnis perusahaan. Dampak bisnis yang dialami perusahaan karena gangguan pada
database server dan storage server adalah sebagai berikut :
• Dampak terhadap sistem penjualan barang
Pada saat terjadi gangguan atau kerusakan yang menyebabkan system down
dan tidak dapat diakses, kantor cabang tidak dapat mengakses sistem
transaksi yang diperlukan untuk melakukan proses penjualan barang ke
customer. Ketika kantor cabang tidak dapat menggunakan sistem untuk
melakukan transaksi, setiap kantor cabang dapat menggantikan proses
transaksi dengan menggunakan faktur penjualan kertas. Namun sistem
manual ini tidak dapat bertahan lama dan potensi terjadinya
ketidakakuratan pada pengecekan batch number barang sangatlah besar.
• Dampak terhadap sistem persediaan barang
Jika sistem persediaan barang tidak dapat diakses, maka perusahaan tidak
dapat melihat dan melakukan update terhadap stok barang di gudang. Jika
perusahaan mencoba melakukan secara manual, maka akan mengalami
kesulitan dalam memeriksa batch number dan tanggal kadaluarsa dari
setiap barang. Gangguan pada sistem persediaan barang akan berdampak
pada sistem distribution requirement planning dan sistem demand
planning.
124
• Dampak terhadap sistem pembelian barang
Kantor pusat bertanggungjawab di dalam melakukan pemesanan barang
kepada perusahaan supplier, dan mendistribusikan barang-barang ke kantor
cabang sesuai permintaan dari setiap kantor cabang. Sistem akan mengecek
persediaan barang di masing-masing kantor cabang, dan akan melakukan
perkiraan terhadap jumlah pemesanan barang yang dibutuhkan setiap
kantor cabang. Data-data yang berisi informasi persediaan stok untuk
melakukan forecast order terletak pada storage server dan diatur oleh
database server. Apabila database server dan storage server tidak dapat
diakses, maka kantor pusat tidak dapat melakukan perkiraan terhadap
jumlah barang yang ingin dipesan dan tidak dapat melakukan pembelian
barang dari perusahaan supplier untuk didistribusikan ke kantor cabang.
Akibatnya proses bisnis antara kantor cabang dan perusahaan supplier pun
menjadi terputus.
• Dampak terhadap sistem account payable
Perusahaan menyimpan semua tagihan (invoice) dari supplier dalam
sistem. Melalui sistem ini, perusahaan mengatur proses pembayaran
tagihan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Jika sistem ini tidak dapat
diakses, perusahaan tidak dapat memeriksa tagihan-tagihan yang sudah
jatuh tempo dan harus segera dibayar secara otomatis melalui sistem.
125
• Dampak terhadap sistem account receivable
Sistem akan mencetak invoice secara otomatis saat pengiriman barang telah
dilakukan. Perusahaan juga akan melakukan penagihan berdasarkan waktu
jatuh tempo dari invoice tersebut. Jika sistem account receiveable tidak
dapat digunakan, maka pembuatan invoice harus dilakukan secara manual.
Pemeriksaan invoice yang telah jatuh tempo juga tidak dapat dilakukan
secara otomatis melalui sistem.
• Dampak terhadap sistem distribution requirement planning
Sistem ini bertugas untuk menentukan jumlah barang yang harus
didistribusikan dari distribution center ke masing-masing cabang
perusahaan. Sistem ini mengatur agar jumlah persediaan barang antara
masing-masing cabang optimum / stabil. Sistem ini sangat bergantung pada
sistem persediaan barang. Jika sistem distribution requirement planning ini
tidak dapat diakses, perusahaan akan sulit melakukan distribusi barang ke
kantor cabang yang dapat berakibat cabang mengalami kekurangan atau
kelebihan stok.
• Dampak terhadap sistem demand planning
Sistem demand planning menentukan perkiraan jumlah permintaan yang
ada di masing-masing cabang yang digunakan untuk melakukan pembelian
barang dari supplier dan pengaturan distribusi barang ke semua kantor
cabang. Jika sistem ini tidak dapat diakses, maka perusahaan akan
126
mengalami kesulitan dalam memperkirakan kebutuhan barang dari kantor
cabang yang harus dibeli dari supplier. Gangguan pada sistem ini akan
berdampak pada sistem pembelian barang dan sistem distribution
requirement planning.
• Dampak terhadap sistem general ledger
Sistem general ledger menghasilkan laporan keuangan akhir berupa
Laporan Rugi Laba dan Neraca. Sistem ini mengintegrasikan keseluruhan
sistem yang ada pada PT. Anugrah Argon Medica. Gangguan dari salah
satu sistem perusahaan akan berdampak pada sistem ini. Jika sistem tidak
dapat diakses, maka perusahaan akan mengalami kesulitan dalam membuat
laporan keuangan karena semua transaksi disimpan dalam database.
• Dampak jika terjadi kehilangan data transaksi
Jika gangguan pada database server dan storage server mengakibatkan
kehilangan data transaksi yang belum sempat di-backup, maka akan terjadi
ketidakkonsistenan data perusahaan. Ketidakkonsistenan data ini dapat
mengakibatkan kerugian secara finansial karena transaksi yang telah
dilakukan hilang dan berpengaruh pada ketepatan pengambilan keputusan
perusahaan.
Selain dampak-dampak yang telah diuraikan diatas, dampak yang sangat penting
bagi perusahaan adalah reputasi perusahaan yang semakin menurun di mata
127
customer dan mitra bisnis yang mempengaruhi kepercayaan customer dan mitra
bisnis terhadap PT. Anugrah Argon Medica.
3.7.2 Kerugian pendapatan akibat ketidaktersediaan sistem
Sistem yang mengalami gangguan, dapat mengakibatkan terganggunya
transaksi yang terjadi di kantor cabang dengan customer. Transaksi yang
terhambat akan menimbulkan berkurangnya pendapatan perusahaan, karena
customer tidak dapat melakukan transaksi.
Analisis Transaksi
PT. Anugrah Argon Medica melakukan jumlah transaksi proses bisnis per
harinya yang dapat digambarkan melalui grafik di bawah berikut :
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
Prakiraan Transaksi per Hari
Transaksi
Gambar 3.5 Grafik Prakiraan Transaksi per Hari
Keterangan: Sumbu X : Jam kerja Sumbu Y : Jumlah transaksi yang terjadi
128
Jumlah transaksi per hari diasumsikan terjadi sebanyak 10.000 transaksi.
Dapat dilihat bahwa frekuensi terjadinya transaksi dalam satu hari memiliki ritme
seperti pada grafik di atas. Transaksi terjadi cukup banyak pada pagi menjelang
siang, setelah itu transaksi menurun pada saat berada pada jam istirahat siang.
Transaksi menguat kembali setelah jam istirahat siang dan memuncak di kisaran
pukul 15.00 siang. Setelah itu, transaksi menurun kembali hingga jam kerja
selesai.
Sedangkan gambaran transaksi yang dilihat dalam satuan waktu hari untuk
1 bulan, dapat digambarkan pada grafik di berikut ini :
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
1 5 10 15 20 25 30
Gambar 3.6 Grafik Prakiraan Jumlah Transaksi per Bulan
Keterangan: sumbu X : Satuan Hari sumbu Y : Jumlah transaksi yang terjadi
Berdasarkan grafik di atas, ritme jumlah transaksi yang terjadi dalam 1
bulan adalah customer akan banyak melakukan transaksi menjelang pertengahan
bulan hingga puncaknya di akhir bulan. Transaksi pada akhir bulan bisa mencapai
30-40% dari jumlah total transaksi 1 bulan. Hal ini disebabkan karena pada
pertengahan bulan hingga akhir bulan, perusahaan memberikan potongan harga
129
untuk memenuhi target penjualan sesuai dengan kebijakan manajemen perusahaan.
Jumlah total transaksi dalam 1 bulan diperkirakan mencapai 250.000 transaksi.
Untuk keperluan penulisan skripsi ini, pihak manajemen mengasumsikan
bahwa nilai untuk 1 transaksi adalah sebesar Rp. 500.000,- sehingga dapat
diasumsikan bahwa dalam 1 hari PT. AAM memiliki pendapatan sebesar :
10.000 x Rp. 500.000,- = Rp. 5.000.000.000,- per hari
Berdasarkan analisis di atas, apabila proses bisnis terhenti selama 1 hari,
maka perusahaan akan mengalami kerugian sebesar Rp 5M. Asumsi ini adalah
apabila nilai transaksi diambil secara rata-rata.
Keadaan paling buruk yang mungkin terjadi adalah, perusahaan mengalami
gangguan pada saat perusahaan berada pada masa peak transaction, yaitu ketika
dalam satu hari perusahaan dapat menangani transaksi sebesar 40% dari total
transaksi 1 bulan.
40% x 250.000 = 100.000 transaksi,
Maka perusahaan akan mengalami kerugian sebesar
100.000 x Rp. 500.000 = Rp. 50.000.000.000,-
3.8 Analisis RTO dan RPO
3.8.1 Analisis RTO (Recovery Time Objective)
Analisis RTO dilakukan dari dua segi, yaitu berdasarkan Service Level
Agreement perusahaan terhadap customer, dan berdasarkan analisis transaksi.
130
• RTO berdasarkan Service Level Agreement perusahaan terhadap
customer
PT. Anugrah Argon Medica adalah distributor yang menyediakan
kebutuhan obat-obatan bagi rumah sakit, apotik, dokter, dan customer
lainnya, dimana para pasien mendatangi mereka untuk perawatan medis.
Di dalam kemampuannya untuk menyediakan obat-obatan bagi rumah
sakit, apotik, dokter, dan customer lainnya, PT. Anugrah Argon Medica
akan mempengaruhi kebutuhan pasien secara langsung khususnya untuk
produk-produk life saving yang dibutuhkan secepatnya oleh pasien. Rata-
rata waktu pengiriman barang yang dilakukan PT. Anugrah Argon
Medika dari proses pemesanan hingga barang sampai ke customer adalah
4 jam. Oleh karena itu, di dalam Service Level Agreement dengan
customer, PT. Anugrah Argon Medica berjanji bahwa pengiriman barang
tidak akan melebihi 5 jam untuk pengiriman dalam kota (dihitung dari
proses pemesanan hingga barang sampai), dan 1 – 4 hari untuk
pengiriman luar kota berdasarkan jarak yang ditempuh.
Terganggunya data center yang mengakibatkan ketidaktersediaan
sistem, akan berdampak pada terhentinya proses bisnis antara kantor
cabang dengan customer. Proses pengiriman barang kepada customer pun
menjadi terganggu, dan berdasarkan SLA, perusahaan harus dapat
mengirimkan barang tidak melebihi 5 jam. Sedangkan kemungkinan
terburuk terjadinya gangguan pada sistem bisa memakan waktu berjam-
jam bahkan berhari-hari.
131
Berdasarkan analisis di atas, maka isu yang muncul adalah
hubungan antara kantor cabang dengan customer menjadi terganggu.
Berdasarkan pertimbangan SLA dan waktu yang dibutuhkan untuk
mengantar barang ke customer, pihak manajemen perusahaan
memberikan kebijakan lamanya waktu system down adalah selama 1 jam.
Atau dengan kata lain, RTO PT. Anugrah Argon Medica berdasarkan
Service Level Agreement perusahaan terhadap customer adalah selama 1
jam.
• RTO dari segi transaksi
Penentuan RTO apabila dilihat dari segi transaksi adalah sebesar 4
jam. Nilai tersebut ditetapkan berdasarkan peng-input-an transaksi ke
dalam sistem. Transaksi yang terjadi selama system down akan dilakukan
secara manual dengan menggunakan kertas. Setelah sistem dapat
digunakan kembali, kantor cabang segera melakukan peng-input-an semua
transaksi yang terjadi selama system down. Penentuan RTO selama 4 jam
adalah dengan pertimbangan transaksi yang dicatat secara manual selama 4
jam tersebut akan dapat di-input ke sistem dalam 4 jam berikutnya. Hal ini
dihitung berdasarkan rata-rata jumlah transaksi perhari.
3.8.2 Analisis RPO (Recovery Point Objective)
Di dalam proses bisnisnya, seluruh proses penjualan akan menghasilkan
pergerakkan stok barang yang akan dicatat dan disimpan di dalam sistem. Proses
penjualan ini juga yang akan mengubah stok menjadi piutang perusahaan pada
132
customer. Data-data piutang yang disimpan di dalam sistem inilah yang pada
akhirnya menjadi salah satu aset perusahaan.
Ketika perusahaan diperhadapkan pada kemungkinan terjadinya kehilangan
data, maka perusahaan akan mengalami :
- Kehilangan aset perusahaan seperti piutang (invoice),
- Jumlah stok barang di gudang tidak sesuai dengan jumlah di sistem,
- Aliran dana yang tidak terlacak.
Database Oracle mempunyai archived log yang memastikan nilai RPO
menjadi 0, dengan catatan archived log tersebut tidak hilang. Ketika melakukan
restore database, archived log juga di-restore untuk mengembalikan transaksi-
transaksi yang terjadi dari backup terakhir sampai terjadi kerusakan sistem. Jadi
tidak ada data transaksi yang hilang saat terjadi kerusakan sistem. Namun dengan
catatan bahwa archived log tersebut tidak rusak atau hilang.
Masalah yang mungkin terjadi adalah ketika perusahaan belum sempat
melakukan backup data-data terbaru dan terjadi kerusakan fisik yang
menghancurkan storage tempat data-data tersebut berada. Maka perusahaan akan
mengalami kehilangan data-data yang menjadi aset perusahaan.
Kehilangan data pada akhirnya berakibat pada kehilangan aset penting
perusahaan dan meningkatnya pengeluaran perusahaan. Oleh karena itu, pihak
manajemen perusahaan menentukan nilai RPO selama 1 jam, artinya kehilangan
data transaksi yang dapat ditolerir adalah data transaksi selama 1 jam.
133
3.9 Usulan Pemecahan Masalah Yang Dihadapi PT Anugrah Argon Medica
Setelah melakukan identifikasi mengenai masalah yang dihadapi, maka solusi
pemecahan masalah yang diusulkan bagi perusahaan tersebut adalah membangun sistem
high availability dengan Oracle Data Guard yang dapat menjaga kelangsungan proses
bisnis, keutuhan dan keamanan penyimpanan data perusahaan pada saat terjadi
gangguan pada database server dan storage server baik terencana maupun tidak
terencana.
Sistem high availability dengan Oracle Data Guard dibangun dengan mendirikan
standby data center (Disaster Recovery Center) di tempat yang terpisah dengan primary
data center. Standby database akan ditempatkan di standby data center. Oracle Data
Guard akan selalu mensinkronisasi data yang terletak pada primary database ke standby
database dan standby database siap berperan sebagai primary database jika sewaktu-
waktu terjadi gangguan pada primary database. Setiap kantor cabang yang sangat
bergantung pada sistem di primary data center pun tidak perlu merasakan dampak
akibat gangguan yang dialami data center di kantor pusat terlalu lama karena Oracle
Data Guard dapat mengalihkan peran standby database menjadi primary database
dengan tetap memiliki salinan database yang sama dengan primary database
sebelumnya.
Solusi sistem high availability dengan Oracle Data Guard juga merupakan solusi
yang memenuhi syarat RTO dan RPO perusahaan karena mampu meminimalisasikan
waktu system down yang akan dihadapi perusahaan. Dengan demikian, high availability
terhadap database server dan storage server PT. Anugrah Argon Medica pun tercapai
dengan Oracle Data Guard. Solusi inilah yang akan menjaga kelangsungan proses bisnis
serta keutuhan dan keamanan penyimpanan informasi perusahaan pada saat terjadi
134
gangguan pada database server dan storage server baik terencana maupun tidak
terencana.