370-support_excel2007-2010

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Excel 2007-2010

Fabienne ROUXConseils & Formation10/04/2010

Dbuter avec Excel

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DBUTER AVEC EXCEL 2

TABLE DES MATIRES

LE RUBAN 4

LE CLASSEUR 4

RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR 4

SUPPRIMER DES FEUILLES DUN CLASSEUR 4

AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR 4

DPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR 4

DPLACER OU COPIER DES FEUILLES DUN CLASSEUR VERS UN AUTRE CLASSEUR 5

SAISIR DES DONNES 5

LES CELLULES 5

LES PLAGES DE CELLULES 5

SLECTION MULTIPLE 6

LA SAISIE 6

LA RECOPIE DE CELLULES 6

LA RECOPIE INCRMENTE 7

MODIFICATION DU CONTENU DUNE CELLULE 7

REMPLACEMENT COMPLET DU CONTENU DE LA CELLULE 7

CORRECTION DUNE ERREUR DE SYNTAXE OU DUNE FAUTE DORTHOGRAPHE 7

METTRE EN FORME LES DONNES 8

UTILISATION DU PRESSE-PAPIER 8

POLICE 8

COULEUR DES CELLULES 9

BORDURES

9ALIGNER LE CONTENU DANS LES CELLULES 10

FUSIONNER DES CELLULES 10

MISE EN FORME DES NOMBRES 10

MISE EN FORME DES DATES 10

GESTION DES CELLULES, LIGNES ET COLONNES 11

INSERTION DE CELLULES 12

SUPPRESSION DE CELLULES 12

LARGEUR DES COLONNES 12

HAUTEUR DES LIGNES 13

EFFACER 13

EFFACER UNIQUEMENT LE CONTENU DES CELLULES 13

EFFACER UNIQUEMENT LE FORMAT DES CELLULES 13

EFFACER TOUT (FORMAT ET CONTENU) 13

APERU AVANT IMPRESSION 14

MISE EN PAGE 14

ORIENTATION 15

CHELLE 15

MARGES DU DOCUMENT 15CENTRAGE AUTOMATIQUE 15

EN-TTE ET PIED DE PAGE AUTOMATIQUES 16

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DBUTER AVEC EXCEL 3

EN-TTE ET PIED DE PAGE PERSONNALISS 16

ZONE DIMPRESSION 17

IMPRESSION DES TITRES 17

QUADRILLAGE 17

IMPRESSION 18

TENDUE 18

NOMBRE DE COPIES 18IMPRESSION 18

CONSTRUCTION DUNE FORMULE 19

LES CALCULS 19

LES FONCTIONS 19

LA FONCTION SOMME 20

QUELQUES FONCTIONS STATISTIQUES 21

LA FONCTION LOGIQUE =SI() 22

RECOPIE DE FORMULES ET RFRENCES 22

RFRENCES RELATIVES 23

RFRENCES ABSOLUES 23

NOMMER DES CELLULES 24

LES GRAPHIQUES 24

DOCUMENT DE DPART 24

CRATION DUN GRAPHIQUE 25

MISE EN FORME DU GRAPHIQUE 25

METTRE EN PAGE LE GRAPHIQUE DANS LA FEUILLE DE CALCUL 26

AJOUTER UNE SRIE DE DONNES

26

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DBUTER AVEC EXCEL 4

LE RUBAN

Le Ruban remplace les menus tels quils apparaissent dans les anciennes versionsdExcel.

Le Ruban a t conu pour acclrer la recherche des commandes dont vous avez besoin pour effectuer une tche. Les

commandes sont classes en groupeslogiques, lesquels sont regroups dans des onglets. Chaque ongleta trait un type

dactivit (comme lcriture ou la miseen forme dune page). Pour viter lencombrement, certains onglets ne saffichent

que lorsquils sont ncessaires. Par exemple, longlet Outils Image apparat uniquement lorsquune image est

slectionne.

LE CLASSEUR

Chaque fichier Excel est reprsent par un classeur comportant par dfaut 3 feuilles. Cest ce classeur qui sera

sauvegard. Le nom et le nombre de feuilles qui le composent sont variables.

RENOMMER LES FEUILLES DU CLASSEUR

Par dfaut, les feuilles du classeur portent le nom Feuil1, Feuil2, etc. Pour leur donner un nom plus explicite, on effectue

un double clic sur longlet qui les dsigne. Il suffit alors de saisir le nouveau nom et de valider laide de la touche

Entre du clavier.

SUPPRIMER DES FEUILLES DUN CLASSEUR

On effectue, sur le nom de longlet supprimer, un clic laide du bouton droit de la souris et on choisit loption

Supprimer .

AJOUTER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR

On effectue un clic sur le dernier onglet du classeur :

DPLACER DES FEUILLES DANS UN CLASSEUR

laide de la souris, on fait glisser longlet de la feuille dplacer vers sa nouvelle position.

Onglet Accueil

Groupe Alignement

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DBUTER AVEC EXCEL 5

DPLACER OU COPIER DES FEUILLES DUN CLASSEUR VERS UN AUTRE CLASSEUR

On effectue un clic laide du bouton droit de la souris et on choisit loption Dplacer ou copier .

La boite de dialogue suivante souvre:

On choisit le nom du classeur vers lequel les feuilles doivent tre dplaces ou copies (ce classeur doit tre ouvert).

Sil sagit deffectuer une copie de la feuille, on clique sur loption Crer une copie pour lactiver.

SAISIR DES DONNES

LES CELLULES

Une feuille de calcul Excel est compose de colonnes (16 384) et de lignes (1 048 576).

Lintersection dune ligne et dune colonne est appele Cellule .

Pour saisir du texte ou des nombres, il faut au pralable cliquer (slectionner) une cellule de la feuille de calcul.

Chaque cellule porte un nom. Ce nom est le rsultat de la colonne combin au numro de la ligne.

LES PLAGES DE CELLULES

Un groupe de cellules contiges est appel une plage de cellules .

Pour slectionner une plage de cellules :

1. Cliquez dans la premire cellule de la plage avec le bouton gauche de la souris (le curseur doit avoir la forme dun

gros plus blanc),

2. Tout en maintenant le bouton de la souris, la faire glisser jusqu la dernire cellule dsire,

3. Relcher le bouton de la souris.

On y fait rfrence par les noms de la premire cellule en haut gauche et de la dernire cellule en bas droite du

groupe, spars par : .

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DBUTER AVEC EXCEL 6

Par exemple : le groupe de cellules de la photo ci-dessous correspond la plage B2:D10

SLECTION MULTIPLE

Afin dacclrer la mise en forme dun document, il est possible de slectionner en mme temps plusieurs cellules ou

plage de cellules non contiges ?

Pour cela on procde de la faon suivante :

1. On slectionne une premire cellule ou plage de cellules.

2. On appuie ensuite sur la touche Ctrl du clavier.

3. On maintient cette touche Ctrl enfonce et on effectue les autres slections dsires, et ce, imprativement la

souris, en relchant le bouton gauche de la souris chaque fin de slection.

4. Quand toutes les slections sont termines, on relche la touche Ctrl.

LA SAISIE

Pour valider votre saisie, vous devez appuyer sur la touche Entre de votre clavier. Lappui sur la touche Entre

aura galement pour effet de slectionner la cellule immdiatement en-dessous.

La saisie se fait au kilomtre cest--dire sans mise en forme de texte (gras, italique, soulign) ou de nombre

(sparateur des milliers, symbole ).

La mise en forme se fait ultrieurement grce aux outils disponibles dans les onglets du ruban.

LA RECOPIE DE CELLULES

Pour acclrer votre saisie, vous pouvez recopier le contenu et le format dune cellule vers une ou plusieurs cellules

situes vers le bas, la droite, le haut ou la gauche de celle-ci.

Exemple pour recopier une cellule vers les cellules se trouvant sur les lignes suivantes :

1. Cliquez sur la cellule recopier,

2. Cliquez sur la poigne de recopie situe dans langle infrieur droit de la cellule,

3. Sans relcher le bouton gauche de la souris, descendez pour recopier la cellule sur la plage dsire.

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DBUTER AVEC EXCEL 7

LA RECOPIE INCRMENTE

Lutilisation de la poigne de recopie permet galement de crer des listes incrmentes.

Par exemple, les jours de la semaine. crivez lundi dans la cellule A1 et recopiez cette cellule vers le bas :

Mme exemple avec des dates :

Mme exemple avec des sries de nombres (en slectionnant 2 cellules) :

MODIFICATION DU CONTENU DUNE CELLULE

On distingue deux faons de procder rpondant deux types dactions diffrents. Dans les deux cas, commencez par

slectionner la cellule modifier.

REMPLACEMENT COMPLET DU CONTENU DE LA CELLULE

1. Cliquez sur la cellule contenant le texte remplacer.

2. Rcrivez directement le nouveau contenu qui va se substituer lancien.

3. Validez laide de la touche Entre du clavier.

CORRECTION DUNE ERREUR DE SYNTAXE OU DUNE FAUTE DORTHOGRAPHE

Il est dans ce cas inutile de retaper tout le contenu de la cellule.

Intervenez directement dans la barre de formule :

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DBUTER AVEC EXCEL 8

1. Pour cela vous cliquez dans la barre de formule laide de la souris,

2. Dplacez-vous ensuite laide des flches du clavier,

3. Effectuez les modifications ncessaires,

4.

Validez laide de la touche entre du clavier.

METTRE EN FORME LES DONNES

La majorit des outils de mise en forme des donnes sont regroups dans longlet Accueil du ruban :

UTILISATION DU PRESSE-PAPIER

Le presse-papier est une zone mmoire que lon utilise pour effectuer des copier/coller dune partie de document dun

endroit lautre de la feuille de calcul.

Pour copier ou couper une partie du document, il faut commencer par

slectionner la cellule (ou plage de cellules) que vous dsirez copier (ou

couper) puis de cliquer sur loutil correspondant du menu Presse-papier.

Ensuite, vous slectionnerez la cellule dans laquelle vous souhaitez

effectuer un collage et vous cliquerez sur loutil coller .

Si vous ne souhaitez rcuprer que la mise en forme dune cellule (sans son

contenu texte ou formule), utilisez loutil decopie de la mise en forme.

POLICE

Le groupe Police vous permet de grer laspect des textes saisis dans les cellules, ainsi que laspect des cellules elles -

mmes (couleur, bordure).

Pour modifier laspect dune cellule, cliquez sur celle-ci et utilisez les outils votre disposition.

Toutes les options de police sont galement disponibles dans une boite de dialogue qui souvre en cliquant sur le boutonen bas droite de le groupe Police :

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DBUTER AVEC EXCEL 9

COULEUR DES CELLULES

Pour mettre en vidence certaines zones de votre tableau (en-tte, totaux)

ou en occulter dautres (zones grises), on peut colorer le fond des cellules

avec des couleurs.

1.

Slectionnez la cellule (ou la plage de cellules) dsire,2. Cliquez sur licne reprsentant un pot de peinture.

En cliquant sur la flche droite de licne, on droule la liste des couleurs

disponibles :

BORDURES

Le quadrillage de la feuille de calcul Excel est fictif et ne sera pas imprim.

Si vous souhaitez des bordures vos tableaux, il est ncessaire de les

ajouter laide de loutil correspondant.

1. Slectionnez la cellule ou la plage dsire,

2. Cliquez sur la flche droite de loutil Bordures pour

drouler la liste,

3. Choisissez le type de bordure que vous souhaitez utiliser.

Pour aller plus loin, vous pouvez ouvrir la bote de dialogue Bordures

en cliquant sur le bouton en bas droite du groupe Police puis sur

longlet Bordure:

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DBUTER AVEC EXCEL 10

ALIGNER LE CONTENU DANS LES CELLULES

Par dfaut, les alignements sont les suivants :

Pour le texte : alignement sur le bord gauche de la cellule et sur le bas

de la cellule

Pour les nombres : alignement sur le bord droit et sur le bas de la

cellule.

Il est possible de modifier ces alignements laide des outils dans le

groupe Alignement de longlet Accueil.

FUSIONNER DES CELLULES

Il est possible de fusionner des cellules horizontalement ou verticalement. Cette option permet notamment daligner les

titres dun tableau:

1. Slectionner les cellules fusionner,

2. Cliquer sur loutil Fusionner :

MISE EN FORME DES NOMBRES

Par dfaut, les nombres sont en format standard.

Le groupe Nombre de longlet Accueil permet de leur donner la prsentation voulue. Vous pouvez accder dautres

formats en cliquant sur la ligne Autres formats numriques .

MISE EN FORME DES DATES

Les dates dans Excel se saisissent de la faon suivante : JJ/MM/AA.

On peut nanmoins les prsenter de diffrentes manires. Pour modifier le format de la date, choisir un format dans le

groupe Nombre de longlet Accueil.

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Vous pouvez choisir une Date courte (soit par exemple 01/09/2007) ou Date longue (qui donnera samedi 1

septembre 2007).

VOUS POUVEZ AUSSI CRER VOTRE PROPRE FORMAT DE DATE :

1. Ouvrez la bote de dialogue Nombre en cliquant sur le bouton de longlet,

2.

Cliquez sur la catgorie Personnalise 3. Cliquez dans la zone Type

4. Saisissez votre format de date.

En partant des exemples ci-dessous, il est possible decrer le format de votre choix :

GESTION DES CELLULES,LIGNES ET COLONNES

Le groupe Cellules de longlet Accueil va vous permettre de grer lajout ou la suppression de cellules, lignes et colonnes,

ainsi que leur taille.

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INSERTION DE CELLULES

POUR INSRER UNE LIGNE ENTIRE :

1. Slectionnez une cellule lendroit o la ligne entire doit tre insre.

2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des lignes dans

la feuille .

Excel insre une ligne vide partir de votre slection. Il est bien entendupossible dinsrer simultanment plusieurs lignes. Il suffit pour cela de

slectionner plusieurs lignes avant dutiliser loption Insrer .

POUR INSRER UNE COLONNE ENTIRE :

1. Slectionnez une cellule lendroit o la colonne entire doit tre insre.

2. Cliquez sur loutil Insrer puis sur loption Insrer des colonnes dans

la feuille .

Excel insre une colonne vide partir de votre slection. Il est bien entendu

possible dinsrer simultanment plusieurs colonnes. Il suffit pour cela de

slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser loption Insrer .

SUPPRESSION DE CELLULES

POUR SUPPRIMER UNE LIGNE ENTIRE :

1. Slectionnez une cellule de la ligne devant tre supprime

2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur Supprimer des lignes dans la feuille

Excel supprime la ligne correspondant votre slection. Il est bien-sr possible de supprimer

plusieurs lignes simultanment. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs lignes avant

dutiliser loutil Supprimer .

POUR SUPPRIMER UNE COLONNE ENTIRE :

1. Slectionnez une cellule de la ligne devant tre supprime

2. Cliquez sur loutil Supprimer puis sur Supprimer des colonnes dans la feuille

Excel supprime la ligne correspondant votre slection. Il est bien-sr possible de supprimer plusieurs colonnes

simultanment. Il suffit pour cela de slectionner plusieurs colonnes avant dutiliser loutil Supprimer .

LARGEUR DES COLONNES

La largeur des colonnes est modifiable laide de loutil Format ou la souris.

MTHODE 1 : AVEC LES OUTILS

Pour modifier la largeur de la (ou des) colonne(s) slectionne(s), crivez dans

la zone Largeur de colonne le chiffre dsir.

Pour ajuster automatiquement la largeur de la colonne sur le contenu dune

cellule, slectionnez tout dabord la cellule et utilisez ensuite loutil Format

Ajuster la largeur de colonne.

MTHODE 2 : AVEC LA SOURIS

Amenez le curseur de la souris dans len-tte de colonne, sur le trait qui spare la colonne modifier de la suivante : le

curseur prend laspect dune double flche.

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Vous pouvez alors agir sur la largeur de la colonne en maintenant cliqu le bouton gauche de la souris et en la faisant

glisser vers la droite pour agrandir la colonne, vers la gauche pour la rduire.

Vous pouvez galement ajuster la largeur de la colonne sur son contenu le plus large en oprant un double clic cet

endroit.

HAUTEUR DES LIGNES

La hauteur des lignes est modifiable laide de loutil Formatou la souris.

MTHODE 1 : AVEC LES OUTILS

Pour modifier la hauteur de la (ou des) ligne(s) slectionne(s), crivez

dans la zone Hauteur de ligne le chiffre dsir.

Pour ajuster automatiquement la hauteur de la ligne sur le contenu dune

cellule, slectionnez tout dabord la cellule et utilisez ensuite loutil

FormatAjuster la hauteur de ligne.

MTHODE 2 : AVEC LA SOURIS

Amenez le curseur de la souris dans len-tte de ligne, sur le trait qui spare la ligne modifier

de la suivante : le curseur prend laspect dune double flche.

Vous pouvez alors agir sur la hauteur de la ligne en maintenant cliqu le bouton gauche de la

souris et en la faisant glisser vers le bas pour agrandir la ligne, vers le haut pour la rduire.

Vous pouvez galement ajuster la hauteur de la ligne sur son contenu le plus large en oprant un

double clic cet endroit.

EFFACER

En cas derreur, vous pouvez dcider deffacer le contenu ou le format dune ou plusieurs cellules.

EFFACER UNIQUEMENT LE CONTENU DES CELLULES

Dans ce cas, seul le contenu (texte saisi, formule de calcul) sera effac.

1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le contenu,

2. Appuyez sur la touche SUPPR du clavier.

EFFACER UNIQUEMENT LE FORMAT DES CELLULES

Dans ce cas, seul le format (couleur, format des nombres, bordure) sera effac.

1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez effacer le

format,

2. Dans le groupe Edition de longlet Accueil, cliquez sur loutil Effacer

(reprsent par une icne en forme de gomme),

3. Choisissez loption Effacer les formats .

EFFACER TOUT (FORMAT ET CONTENU)

1. Slectionner la (ou les) cellule(s) pour lesquelles vous voulez tout effacer,

2. Dans le groupe Edition de longlet Accueil, cliquez sur loutil Effacer

3.

Choisissez loption Effacer tout .

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APERU AVANT IMPRESSION

Il est indispensable, avant dimprimer, de vrifier laspect final du document que vous venez de crer. Cette vrification

sobtient partir du menu principal dans le Bouton Office :

Lcran suivant apparat:

Le nombre total de pages que comporte le document saffiche en bas gauche de lcran dans la barre dtat.

Le curseur est remplac dans laperu par une loupe. Pour agrandir une partie de laperu, amenez le curseur lendroit

dsir et cliquez sur le bouton gauche de la souris. Pour revenir laperu normal, cliquez de nouveau sur le bouton

gauche de la souris.

Si laperu ne savre pas concluant, il faut modifier le document ou prparer la mise en page.

Pour sortir de laperu avant impression et revenir au document normal, cliquez sur le bouton Fermer laperu avant

impression .

MISE EN PAGE

La mise en page du document peut se faire partir de deux emplacements :

partir de laperu avant impression

La mise en page du document peut sobtenir laide de longlet mise en page de laperu.

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partir du document, dans longlet Mise en page du Ruban

ORIENTATION

Le document peut tre orient de deux faons au moment de limpression :

En portrait, cest--dire la franaise, le papier sera lisible

verticalement.

En paysage, cest--dire litalienne, le papier sera lisible

horizontalement.

CHELLE

Si la taille du tableau ralis est trop importante ou au contraire trop

petite, vous pouvez, volont, rduire ou agrandir celui-ci en modifiant

la valeur par dfaut (100%) dans la zone correspondante. Attention,

veillez ne pas trop agrandir un tableau au risque de le voir simprimer

sur deux pages. vrifier dans laperu avant impression.

Vous disposez galement dun ajustement automatique dun tableau

trop grand aux dimensions de la feuille. Cliquez alors sur loption Ajuster.

MARGES DU DOCUMENT

Les marges de la feuille reprsentent la zone dans laquelle le document sera

imprim. Plus les marges seront petites, plus lespace rserv au document

sera important. Les marges seront donc rduites dans le cas o le tableau

imprimer est dune taille importante. Attention, les imprimantes exigent une

marge minimale sur les quatre cts de la feuille. Il faut donc viter demettre les marges zro.

Attention galement ne pas recouvrir lemplacement de len-tte et du pied

de page ventuels. Celles-ci peuvent galement tre modifies.

CENTRAGE AUTOMATIQUE

Vous pouvez demander Excel de centrer automatiquement le tableau lintrieur de la page et plus prcisment

lintrieur des marges choisies). Pour obtenir le centrage dsir, on clique sur loption correspondante. Le centrage peut

tre demand :

Horizontalement, cest--dire par rapport aux bords droit et gauche de la feuille. Verticalement, cest--dire par rapport aux bords suprieur et infrieur de la feuille.

Soit les deux la fois.

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Laperu disponible dans la bote de dialogue vous permet de vous rendre compte des ajustements oprs.

EN-TTE ET PIED DE PAGE AUTOMATIQUES

Len-tte et le pied de page possdent des caractristiques

identiques et fonctionnent de la mme faon. Le contenu de len-

tte et du pied de page sinscrira lintrieur des marges suprieureset infrieures. Il faut donc veiller ce que ces marges aient une taille

suffisante.

Vous disposez dun certain nombre den-ttes ou pieds de page

prprogramms que vous obtenez en droulant la liste laide de la

flche droite de chaque zone.

EN-TTE ET PIED DE PAGE PERSONNALISS

Vous pouvez crer votre propre en-tte ou pied de page en utilisant les boutons suivants :

En cliquant sur le bouton ou , vous obtenez la mme bote de dialogue :

Chaque section fonctionne comme un traitement de texte. Vous pouvez saisir du texte dans la section de votre choix. Le

retour la ligne sobtient laide de la touche Entre.

Vous pouvez modifier la police de caractres de tout ou partie du texte saisi dans les sections en slectionnant le texte

dsir puis en cliquant sur le bouton . La boite de dialogue qui souvre vous permet de choisir la police dsire.

Les autres boutons disposition au-dessus des sections vous permettent dutiliser des variables, cest--dire des codes

qui permettront dimprimer sur le document des informations variables (numro de la page imprime, date du jour, nom

du document, etc.).

Ces codes sont les suivants :

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Ces codes peuvent tre combins avec du texte saisi au clavier. Par exemple : pour obtenir, dans un document de deux

pages, le texte Page 1 sur 2 sur la premire page et Page 2 sur 2 sur la deuxime, crivez dans la section dsire :

Page&[Page] sur &[Pages]

ZONE DIMPRESSION

En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris la zone de la feuille de calcul

que vous souhaitez voir simprimer. Cette fonction est utile pour exclure de limpression une partie de votre feuille decalcul sans avoir masquer les lignes ou colonnes non dsires.

IMPRESSION DES TITRES

En cliquant dans cette zone pour y placer le curseur, vous pouvez ensuite dfinir la souris les lignes ou colonnes de votre

feuille de calcul qui devront tre automatiquement rptes sur chaque dbut de page limpression (par exemple les

en-ttes de lignes ou de colonnes dun tableau dimprimant sur plusieurs pages).

QUADRILLAGE

Le quadrillage fictif de la feuille de calcul ne simprime pas. Pour forcer son impression, il faut cliquez sur loption

Quadrillage .

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IMPRESSION

Limpression sobtient:

Soit partir de laperu avant impression, en cliquant sur loption Imprimer :

Soit par le bouton Office puis sur Imprimer .

Dans les deux cas la bote de dialogue suivante souvre:

TENDUE

Par dfaut, tout le document sera imprim. Vous possdez nanmoins la possibilit de nimprimer quune fourchette de

pages sur la totalit. Dans ce cas, choisissez loption Pages en prcisant le numro de la premire et de la dernire

page imprimer.

NOMBRE DE COPIES

Par dfaut, un seul exemplaire du document sera imprim. Si vous dsirez en imprimer davantage, crivez la quantit

souhaite dans la zone Nombre de copies .

IMPRESSION

Par dfaut, seule la feuille active sera imprime, et ce, en totalit. Il vous est nanmoins possible de faire un autre choix :

Slection : nimprime que la plage de cellules pralablement dfinie la souris avant de demander limpression.

Cette commande peut se substituer la notion de zone dimpression.

Feuilles slectionnes : seront imprimes les feuilles dont les onglets auront t slectionns.

Classeur entier : permet dimprimer la totalit des feuilles du classeur.

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CONSTRUCTION DUNE FORMULE

Pour obtenir le stock final dans le tableau suivant, vous pouvez effectuer un calcul manuel. Ce calcul sera le suivant :

15 + 84 = 19

Le nombre 19ainsi obtenu sera saisi dans la cellule D2.

Nanmoins, ce rsultat ne se modifiera pas si lun des nombres (15, 8 ou 4) est modifi.

LES CALCULS

Pour automatiser ce calcul, vous allez construire une formule dans la cellule D2. Cette formule fera rfrenceaux cellules

contenant les nombres utiliser et sera prcde du signe =pour quExcel comprenne quil sagit dune formule de calcul.

La formule sera donc la suivante :

=A2+B2-C2

Attention, cette formule ne doit comporter aucun espace entre les termes !

Les oprateurs utiliss dans les calculs se trouvent sur le pav numrique du clavier et sont les suivants :

+ Addition- Soustraction

* Multiplication/ Division^ lever la puissance

En labsence de parenthses, Excel calcule en priorit les divisions et multiplications, et termine par les additions et

soustractions. Si le calcul est prsent avec des parenthses, Excel effectue en premier le calcul lintrieur de celles-ci

avant de traiter les autres oprations.

Exemple : 2 * 3 + 4 = 102 * (3 + 4) = 14

LES FONCTIONS

UTILIT DES FONCTIONS

Une fonction est un programme, enregistr dans Excel.

Les fonctions permettent deffectuer des calculs simples ou complexes avec un minimum de connaissances en

mathmatiques. Mais elles permettent galement de raliser des oprations non mathmatiques : modifier du texte,

chercher ou tester des lments, etc.

UN EXEMPLE : LA MOYENNE

Pour effectuer une moyenne, il faut additionner des valeurs et diviser le total obtenu par le nombre de valeurs.

Par exemple, vous souhaitez faire la moyenne de trois nombres crits dans les cellules A1, A2 et A3. Cette opration peut

tre ralise de deux faons :

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La formule en version calcul: =(A1+A2+A3)/3

La formule en versionfonction: =MOYENNE(A1:A3)

SYNTAXE DES FONCTIONS

Les fonctions se prsentent TOUJOURS de la faon suivante :

= NOM_DE_LA_FONCTION ( argument1 ; argument2 ; )

Le nombre darguments est variable selon les fonctions, ils sont spars par des points-virgules.

Certaines fonctions nont pas besoin dargument, dans ce cas on met quand-mme les parenthses, mais sans rien

lintrieur.

Lorsque vous tapez le nom dune fonction dans une formule, pour vous aider Excel affiche une info bulle rappelant lasyntaxe de cette fonction :

Certains arguments sont facultatifs, ce sont ceux qui sont prsents entre crochets dans linfo bulle.

Remarques :

On ne met pas despaces dans une formule

La casse na pas dimportance: vous pouvez crire en majuscules ou minuscules indiffremment.

Dans une formule, on peut utiliser une seule fonction, ou combiner plusieurs fonctions entre elles, et les

mlanger des calculs arithmtiques.

Exemples de formules combinant des calculs et des fonctions :

=SOMME(B3:B10)+20

=SOMME(B3:B10)+SI(A5>250;20;0)

=SI(SOMME(A1:A3)>50;B3*5%;0)

=SI(B10>15;Excellent;SI(B10

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1REMTHODE AUTOMATIQUE

1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la

formule de calcul)

2) Cliquez sur le bouton somme automatique de la barre doutils

3) Choisissez Somme

4) Dans la barre de formule saffiche:

=SOMME(dbut de la slection : fin de la slection)

Excel vous propose une plage de cellules par dfaut. Il est possible den changer en

slectionnant la plage de cellules dsire laide de la souris.

5) Validez avec la touche Entre du clavier.

2MEMTHODE AUTOMATIQUE

1) Slectionnez la cellule qui contiendra le rsultat du calcul (et donc la formule de calcul)

ainsi que les cellules qui doivent tre additionnes.

2) Cliquez sur le bouton Somme automatique de la barre doutils.

3)

Choisissez Somme 4) Le rsultat sinscrit automatiquement.

QUELQUES FONCTIONS STATISTIQUES

LA FONCTION MOYENNE

Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules, utilisez la fonction =MOYENNE() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =moyenne(

2) Slectionnez ensuite la souris la plage de cellules dsire

3) Validez avec la touche Entredu clavier.

La fonction renvoie la moyenne des cellules slectionnes.

LA FONCTION MAXIMUM

Pour obtenir le plus grand nombre contenu dans des cellules diffrentes, utilisez la fonction =MAX() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =max(



La fonction renvoie la valeur la plus leve.

LA FONCTION MINIMUM

Pour obtenir le plus petit nombre contenu dans des cellules diffrentes, utilisez la fonction =MIN() dExcel.

1) crivez dans la cellule o doit apparatre le rsultat : =min(



La fonction renvoie la valeur la moins leve.

Ces trois fonctions sobtiennent galement partir de loutil Somme automatique :

1)

Slectionnez la souris la plage de cellules (ou plusieurs plages de cellules en maintenant la touche Ctrlenfonce) dsire,

2) Droulez loutil Somme automatique

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3) Choisissez loption dsire.

LA FONCTION LOGIQUE =SI()

Vous pouvez demander Excel de ragir diffremment en fonction du rsultat dun calcul demand.

Exemple:

Vous dcidez dlaborer une facture. Vous souhaitez faire bnficier votre client dune remise sur le prix de vente. Cette

remise sera de 5% du total hors taxes de la facture si ce total est infrieur 1000 euros. Si le total hors taxes est suprieur

ou gal 1000 euros, le taux de remise sera de 10% sur la totalit du montant.

Le document Excel se prsentera ainsi :

La formule en D6 compare tout dabord le rsultat obtenu en D5 au nombre 1000.

Si le montant en D5 est plus petit que 1000, alors(symbolis par le point-virgule) le rsultat afficher en D6 sera celui du

calcul : D5 multipli par 5%.

Sinon (symbolis par le deuxime point-virgule) cest--dire si le montant en D5 est gal ou plus grand que 1000, le

rsultat afficher en D6 sera celui du calcul : D5 multipli par 10%.

RECOPIE DE FORMULES ET RFRENCES

Dans une formule de calcul il est fait rfrence, en gnral, dautres cellules. Par exemple, si vous voulez, dans le

tableau ci-dessous, obtenir un prix aprs remise dans la cellule C6, crivez dans cette cellule la formule =B6*C2

Pour viter de rcrire cette formule dans C7 et C8, vous allez la recopier vers le bas. Le rsultat que vous obtenez nest

cependant pas satisfaisant.

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Vous allez essayer de comprendre pourquoi les rsultats sont faux afin dy remdier:

RFRENCES RELATIVES

Par dfaut, Excel raisonne selon la position des rfrences de cellules utilises :

Pour lui, B6 est la cellule qui se trouve sur la mme ligne et dans la colonne de gauche par rapport la cellule C6 o vous

avez construit la formule. La rfrence utilise sera donc pour Excel : mme ligne 1 colonne gauche . De la mme

faon, pour Excel la cellule C2 est la rfrence mme colonne4 lignes au-dessus .

On dit quExcel travaille sur des rfrences relatives.

Si vous recopiez cette formule sur les cellules C7 et C8, vous allez donc obtenir des erreurs. En effet, si vous vous placez

dans la cellule C8, vous pourrez lire dans la barre de formule le calcul suivant : =B8*C4

B8 est bien la cellule contenant le prix unitaire voulu, mais C4 ne contient pas le taux de remise. Ceci sest produit car laformule recopie a utilis comme rfrence la cellule place 4 lignes au-dessus, or le taux de remise est toujours dans C2.

RFRENCES ABSOLUES

Si vous voulez que la rfrence la cellule C2 demeure lors dune recopie de la formule, il faut neutraliser ce principe de

rfrence relative. Pour cela, lors de la construction de la formule =B6*C2, il faut rendre la rfrence C2 absolue.

1) Cliquez sur la cellule C6 pour modifier la formule

2) Dans la barre de formule, slectionnez C2

3) Appuyez sur la touche F4 du clavier

Constatez le rsultat : on obtient =B6*$C$2 . La cellule C2 est devenue une rfrence absolue. Les symboles $ (dollars)vont figer la rfrence.

prsent, si vous recopiez la formule vers le bas en C7 et C8, vous obtiendrez :

En C7 : =B7*$C$2

En C8 : =B8*$C$2

Les symboles dollars peuvent galement tre ajouts au clavier.

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NOMMER DES CELLULES

Dans une formule vous utilisez, en principe, le nom par dfaut des cellules (A1, H25, B14, etc.). Vous pouvez toutefois

renommer les cellules. En reprenant lexemple prcdant, vous pouvez renommer la cellule C2 afin de lutiliser ensuite

dans les calculs.

Par exemple, vous allez renommer la cellule C2et lui donner le nom Taux_remise. Pour cela :

1) Slectionnez la cellule C2(son nom apparait dans la zone Nom gauche de la barre de formule),

2) Cliquez dans cette zone,

3) crivez le nom dsir (attention, pas despaces ni de caractres spciaux tels que: /, . ; etc.)

4) Validez avec la touche Entre

prsent, toujours en reprenant lexemple prcdent, la formule de calcul pour la remise sera:

En C6 : =B6*Taux_remise

Il vous sera ensuite possible de recopier cette formule vers le bas qui deviendra :

En C8 : =B8*Taux_remise

Une cellule renomme est automatiquement considre par Excel comme une rfrence absolue dans les formules de

calcul.

LES GRAPHIQUES

Les graphiques illustrent de faon claire les donnes chiffres dun tableau.

DOCUMENT DE DPART

Un graphique est toujours cr partir dun tableau ralis sur une feuille de calcul Excel.

Vous allez concevoir un graphique partir du tableau ci-dessous :

Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur lune quelconque des cellules du tableau contenant les donnes

prendre en compte.

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Il est cependant possible de ne slectionner quune partie des donnes si le graphique ne doit porter que sur celles-ci

(notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et/ou colonnes de total). Pour viter davoir des chelles trop

importantes, il est prfrable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes des totaux, sauf ncessit absolue.

Attention ! La plage de cellule slectionne ne doit comporter de lignes ou de colonnes vides. Celles-ci seront

interprtes comme des valeurs zro dans le graphique et vont gner la lecture de celui-ci.

CRATION DUN GRAPHIQUE

Le graphique sera cr sur la feuille contenant dj le tableau par lintermdiaire de la zone Graphiques de longlet

Insertion. Le graphique ainsi cr sera un objet de la feuille de calcul sur laquelle il apparatra.

Pour le 1er exemple vous allez construire un graphique en colonnes (histogramme) : slectionnez la plage de cellules

A3:D7 de votre tableau, puis cliquez sur loutil Colonne.

Excel vous propose de choisir le type dapparence de votre graphique. Cliquez sur le

bouton correspondant votre choix (pour cet exemple, vous choisissez un histogramme

en 2 dimensions).

Votre graphique apparait immdiatement sur votre feuille.

Vous pouvez prsent en amliorer la prsentation.

MISE EN FORME DU GRAPHIQUE

Excel vous propose une mise en page rapide de votre graphique. Slectionnez le graphique en cliquant dessus puis sur

loutil Disposition rapide. Dans cet exemple nous avons retenu la 1reprsentation :

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Changez rapidement laspect de votre graphique en utilisant loutil Styles de graphique dans longlet Cration.

MODIFIEZ LE TITRE

Cliquez sur le titre pour le modifier.

MODIFIER LE QUADRILLAGE

Pour amliorer la lisibilit des informations il vous est possible de quadriller

laxe des abscisses et/ou des ordonnes. Cliquez sur le quadrillage avec le

bouton droit de la souris, puis sur Format du quadrillage .

MODIFIER LA LGENDE

Vous dcidez ici de laspect de la lgende. Cliquez sur la lgende avec le

bouton droit de la souris, puis sur Format de la lgende .

De la mme manire, tous les lments du graphique (axes, barres, fond) sont modifiables.

METTRE EN PAGE LE GRAPHIQUE DANS LA FEUILLE DE CALCUL

DPLACER LE GRAPHIQUE

1. Slectionnez le graphique dplacer en cliquant dessus.

2. Amenez le pointeur de la souris sur le graphique. Le pointeur se transforme en flche.

3. Fates glisser le graphique en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc.

MODIFIER LA TAILLE DU GRAPHIQUE1. Slectionnez le graphique en cliquant dessus.

2. Amenez le pointeur de la souris sur un des carrs entourant le graphique. Le pointeur se transforme en double

flche.

4. Fates glisser le carr en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc.

SUPPRIMER LE GRAPHIQUE

1. Slectionnez le graphique supprimer en cliquant dessus.

2. Appuyez sur la touche Supprdu clavier (ou menu EditionEffacerTout).

AJOUTER UNE SRIE DE DONNES

Si le tableau dorigine sest toff dune colonne supplmentaire (4metrimestre par exemple), vous pouvez ajouter ces

donnes dans le graphique :

AJOUTER UNE SRIE PAR COPIER/COLLER

1. Dans le tableau dorigine, slectionnez la srie de donnes avec son en-tte de colonne.

2. Cliquez sur la slection avec le bouton droit de la souris et choisissez loption Copier.

3. Cliquez sur le graphique avec le bouton droit de la souris et choisissez loption Coller.

La nouvelle srie sest positionne la suite des prcdentes.

AJOUTER UNE SRIE LAIDE DE LASSISTANTCliquez sur le graphique et utilisez loutil Slectionner des donnes de longlet Cration.

Documents

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