4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum … · Sejarah Level 21 Mall Bali Level 21 merupakan sebuah bangunan pusat perbelanjaan yang memiliki perjalanan sejarah yang cukup panjang

42 Universitas Kristen Petra

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Perusahaan

4.1.1. Sejarah Level 21 Mall Bali

Level 21 merupakan sebuah bangunan pusat perbelanjaan yang memiliki

perjalanan sejarah yang cukup panjang. Awal permulaan dari berdirinya bangunan

yang terletak di pusat kota Denpasar, tepatnya di Jl. Teuku Umar No. 1 yaitu

dibangunnya sebuah pusat perbelanjaan bernama Denpasar Junction. Namun

setelah beroperasi selama 4 tahun sejak 2013 hingga 2016, akhirnya Denpasar

Junction mengalami peralihan manajemen yang mengharuskan bangunan tersebut

direnovasi dan berganti nama menjadi Level 21. Setelah menjalani hingga

menyelesaikan proses renovasi akhirnya Level 21 resmi dibuka untuk publik pada

Jumat, 11 November 2016. Level 21 Mall sendiri merupakan shopping mall yang

dikelola oleh dua Peseroan Terbatas (PT) besar, yaitu PT. Developing Indonesia

Prakasita dan PT. Eka Jaya Agung. Kedua perseroan tersebut memiliki perbedaan

area dalam pengelolaan terhadap Level 21. PT. Developing Indonesia Prakasita

merupakan salah satu perusahaan perseroan terbatas yang mengelola proses

pembelian, mengurus perijinan tanah dan renovasi bangunan hingga akhirnya

dibuka untuk umum dengan nama Level 21. Di sisi lain PT. Eka Jaya Agung

merupakan perusahaan perseroan terbatas yang mengelola dan membawahi

management di Level 21. Kemudian untuk perihal kepemilikan saham terbesar

atas Level 21 dipegang oleh Cinema XXI, salah satu perusahaan cinema terbesar

di Indonesia, hal ini menjelaskan alasan dibalik pemilihan nama Level 21,

(Abhidamma, wawancara, 13 Agustus 2018).

http://www.petra.ac.id

http://dewey.petra.ac.id/dgt_directory.php?display=classification

http://digilib.petra.ac.id/help.html


4.1.2. Identitas Level 21 Mall Bali

Gambar 4.1. Gedung Level 21 Mall Bali

Sumber : Olahan Peneliti, 2018

Level 21 Mall adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang

retail dan merupakan satu-satunya shopping mall yang berlokasi strategis di

tengah pusat kota, yaitu di Jalan Teuku Umar No 1, Denpasar. Sejak pertama kali

dibuka untuk umum pada 11 November 2016, Level 21 telah menetapkan tujuan

untuk menjadi pusat perbelanjaan yang menghadirkan lifestyle public dengan

mengutamakan kenyamanan dalam berbelanja. Bangunan Level 21 berdiri tegap

diatas lahan sebesar 1 hektar dan memiliki luas kurang lebih 18.000 meter persegi.

Dimana area bangunan tersebut terbagi menjadi 4 lantai, yaitu Ground Floor,

Upper Ground Floor, First Floor, dan Second Floor. Kemudian memiliki 4 pintu

masuk, yang terdiri dari south entrance, west entrance, east entrance, dan main

lobby entrance. Layaknya shopping malllainnya di Denpasar, Level 21 juga

memiliki jam operasional yang dimulai pada pukul 10.00 hingga 22.00 saat

weekdays dan saat weekend akan beroperasi mulai dari pukul 10.00 sampai 23.00.

Sebagai pusat perbelanjaan yang memiliki konsep menjadi mal keluarga yang

mampu menghadirkan berbagai fasilitas dan kebutuhan masyarakat, Level 21

membutktikannya melalui menghadirkan berbagai jenis tenan menarik dengan

jumlah kurang lebih 110 tenan. Tenan-tenan tersebut terbagi menjadi food &

beverage seperti foodcourt by foodland, Ichiban Sushi, RaaCha Suki, Starbucks,

Chang Tea, Burger King, J.co, Breadtalk, Roppan, Excelso, Social Italian Resto,

Dairy Queen, Wah Republic, Cloud Cakes, Rotiboy, Dum Thai, Milky Momo,

Chatime, Tawan, Bakmi GM, Kukusan dan Solaria. Terdapat juga tenan fashion

apparel & sports seperti Sports Station, Manzone, The Executive, Bata, Little

Things She Needs, Wakai, Someday, Skechers, Gosh, Bellagio, Urban & Co,


Quicksilver, Lois Jean, Eprise, Color Box, Triset, This is April, KHU, dan Eiger.

Setelah itu untuk tenan Lifestyle & Entertainment terdapat Tiktok, C&F

Parfumery, Watch & Co, Watch Engine, Fossil, Optik Melawai, Optik Seis,

Timezone, Gramedia, dan Cinema XXI yang terbesar di Bali dengan memiliki

total 5 studio regular dan 1 studio premiere. Lalu terdapat tenan Beauty & Health

seperti salon Johny Andrean, Celebrity Fitness, The Face Shop, Absolut New

York, Boston, Vitaluxe, Copia, Naughty, Tammia, Rin Beauty Salon, dan Zo Hair

Nail Studio. Terakhir terdapat tenan yang berkonsep home & living seperti HIAS,

Foodmart Primo, Aibi, Kettler, dan Miniso dimana tenan-tenan tersebut

menyediakan perlengkapan kebutuhan rumah tangga dengan lengkap.

Keberadaan Level 21 yang mudah dijangkau karena tepat berada di

tengah pusat kota, menjadikan Level 21 sebuah layanan pusat belanja (one stop

shopping), meeting point, hiburan, serta sebagai sarana rekreasi keluarga yang

diperuntukkan bagi seluruh warga Denpasar maupun diluar Denpasar. Selain itu

juga, dengan mengusung slogan It’s Hype, It’s Happening, Level 21 menawarkan

sesuatu yang baru dan unik melalui berbagai macam jenis thematic event tiap

bulannya, mulai dari fashion show, drawing competition, hingga melakukan

berbagai festival untuk memperingati hari-hari tertentu. Melalui event-event

tersebut Level 21 mengajak masyarakat Bali, khususnya Denpasar untuk

berpartisipasi dalam kegiatan positif dimulai dari anak-anak hingga orang tua.

Fasilitas yang diberikan Level 21 juga sangat lengkap, terdiri dari ruang ibadah

seperti musholla dan pura, kamar mandi yang harum dan bersih, valet service

VVIP dengan semua karyawan yang ramah. Hal tersebut menjadikan Sosial

Ekonomi Status (SES) Level 21 saat ini berada pada posisi B, namun tidak

berhenti disitu saja Level 21 akan terus meningkatkan posisinya sampai ke A

dengan mempertahankan konsep yang ditawarkan oleh Level 21 yaitu

memberikan sebuah pengalaman baru yang modern, up to date, dan bertaraf

internasional.


4.1.3. Gambar & Arti Logo Level 21 Mall

Gambar 4.2. Logo Level 21 Mall

Sumber: “Company Profile Level 21”, 2018

Gambar diatas merupakan visualisasi dari logo Level 21Mall, melalui

logo tersebut Level 21 berharap dapat dengan mudah diidentifikasi oleh

masyarakat luas. Kemudian tujuan lain dari adanya logo tersebut adalah untuk

mencerminkan berbagai makna, filosofi tertentu, serta visi dan misi sebuah

perusahaan kepada masyarakat. Desain identitas dari logo Level 21 merupakan

bentuk yang terlihat kuat dan luar biasa, karena keseluruhan makna dibalik logo

tersebut adalah mempunyai misi untuk membawa kebanggan Bali kepada warga

setempat. Logo Level 21 merupakan perpaduan dari beberapa bentuk dan filosofi,

yaitu sebagai berikut :

Gambar 4.3. Bali Island


Logo diatas merupakan bentuk dasar dari logo Level 21, yang

menunjukkan gambar Pulau Bali. Dimana makna dari gambar tersebut merupakan

lokasi berdirinya Level 21, yaitu di pulau Bali.


Gambar 4.4. Activity Center/Capital City


Logo diatas memiliki makna activity center/capital city. Level 21

didirikan di Denpasar, dimana Denpasar merupakan ibukota Bali dan juga

menjadi pusat pergerakan dan aktifitas masyarakat Bali.

Gambar 4.5. Bajra Sandhi


Gambar diatas merupakan Bajra Sandhi adalah sebuah monumen

perjuangan rakyat Bali yang melambangkan semangat. Dimana ini merupakan

makna dari keseluruhan tim Level 21 yang selalu semangat untuk melakukan

pekerjaan.

4.1.4. Gambar & Arti Tagline Level 21 Mall

Gambar 4.6. Tagline Level 21 Mall Bali

Sumber: “Company Profile Level21 Mall”, 2018


Level 21 memiliki tagline yang diusung dan ditulis dalam logo Level 21

Mall, yaitu “Its Hype, It’s Happening”. Pengertian dan makna dibalik tagline

tersebut, yaitu “The most happening place in Denpasar”, yang memiliki definisi

bahwa Level 21 merupakan tempat pusat perbelanjaan yang dinantikan,

menyenangkan, dan up to date pada saat ini di Denpasar (Company Profile,

2018).

4.1.5. Visi dan Misi Level 21 Mall

Berikut adalah visi dan misi dari Level 21 Denpasar, yaitu:

Visi: “Menjadi pusat perbelanjaan terlengkap dan terbaik dengan

memberikan kenyamanan dalam berbelanja di Denpasar.”

Misi:

a. Memberikan pelayanan prima untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

b. Memperkuat kolaborasi dengan rekanan bisnis melalui komunikasi dan

kerjasama yang baik

c. Menjadi tempat kerja yang kreatif bagi karyawan untuk tercapainya

kepuasan pelanggan

d. Meningkatkan pencapaian pertumbuhan nilai investasi bagi para

pemegang saham


4.1.6. Struktur Organisasi Level 21 Mall

Dalam Level 21 Mall Bali, Public Relations berada di dalam departemen

Marketing Communication. Meski demikian, seorang Public Relations memiliki

peluang untuk memberikan masukan kepada pihak manajemen terkait keputusan

atau kebijakan yang akan diambil. Job Description seorang PR di Level 21 Mall

lebih difokuskan untuk branding. Selain, branding PR juga bekerja sama dengan

event departemen dalam membuat sebuah acara.

*Struktur organisasi Level 21 Mall berada pada lampiran.

Bagan 4.1. Struktur Organisasi Manajamen Level 21 Mall


4.1.7. Stuktur Departemen Marketing Communication Level 21 Mall

Bagan 4.2. Struktur Departemen Marketing Communication Level 21 Mall

Sumber : “Company Profile Level 21 Mall”, 2018

Bagan diatas merupakan bentuk struktur Departemen Marketing

Communication Level 21 Mall Bali, dimana jabatan paling tinggi berada di posisi

sebagai Manager Marketing Communication. Kemudian dibawahnya langsung

terdapat kepala-kepala bagian, yang terdiri dari Account Executive Event, yang

bertanggung jawab terkait segala penyelenggaraan event-event yang dilakukan

oleh Level 21 Mall. Kedua, terdapat CS Leader & Sales Driven Officeryang

bertanggung jawab dalam segala perihal yang berkaitan dengan customer service.

Lalu, pada bagian ketiga terdapat posisi sebagai Graphic Design, dimana staff ini

bertanggung jawab dalam melakukan segala bentuk desain untuk kepentingan

promotion tools yang dimiliki oleh Level 21 Mall. Terakhir terdapat posisi

sebagai PR & Media Relations Executive.

Admin

Marcom Customer

Relations

Event

Officer

1

CS

PR & Media

Relations

Executive

Graphic

Design

Account

Executive

Event

CS Leader &

Sales Driven

Officer

Marketing

Communication

Manager

Sponsorship

Supervisor

Event

Officer

2


Denpasar Hype Fashion Week memiliki konsep dan tema yang berbeda-beda tiap

tahunnya, contohnya seperti pada saat pertama kali dirayakan tahun 2017 Level

21 Mall mengangkat tema “Street Style.” Dan pada tahun 2018 kemarin karena

acara Denpasar Hype Fashion Week digabungkan dengan acara Ulang Tahun

Level 21 Mall yang kedua, maka tema yang diangkat memerlukan penyesuaian

dengan Anniversary Moment, sehingga tema yang diangkat pada saat itu adalah

“Sparkling.” Melalui hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan narasumber

Pramudia selaku ketua acara Denpasar Hype Fashion Week 2018, menyatakan

bahwa setiap perayaan Denpasar Hype Fashion Week memiliki struktur

kepanitiaan yang berbeda tiap tahunnya. Bagan struktur panitia diatas dibuat oleh

peneliti melalui observasi yang dilakukan peneliti saat melakukan kegiatan

magang di Level 21 Mall periode Agustus hingga November 2018. Bagan tersebut

merupakan struktur panitia Denpasar Hype Fashion Week 2018, yang dibuat oleh

ketua acara Pramudia dan diterapkan oleh seluruh manajemen Level 21 Mall,

yang telah mendapatkan approval dari General Mall Manager. Dari bagan

tersebut dapat diketahui bahwa posisi ketua acara dipegang oleh Pramudia dimana

dalam struktur Divisi Marketing Communication beliau menempati posisi sebagai

Account Executive Event, kemudian setiap koordinasi yang berada tepat dibawah

posisi ketua acara dipegang oleh staff-staff bagian Divisi Marketing

Communication, kecuali PIC Invitation dipegang oleh staff dari Exhibition Staff

dan PIC keamanan dipegang oleh Manager HRD Level 21 Mall.

Alasan dibalik terdapat pemilihan koordinator diluar divisi Marketing

Communication,dikarenakan dalam pelaksanaan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018 terdapat beberapa acara pendukung yang berkaitan dengan

special event Denpasar Hype Fashion Week. Selama 3 hari berturut-berturut

acara-acara pendukung tersebut terdiri dari Fashion Show Children yang

koordinasi oleh staff Supervisor Sponsorship, kemudian terdapat acara Fashion &

Beauty Session yang dikoordinasi oleh staff PR & Media Relations Executive,

namun tidak hanya itu saja beliau juga merupakan koordinasi untuk press

conference yang dilakukan oleh Level 21 Mall. Lalu, karena Denpasar Hype

Fashion Week 2018 ini digabung dengan perayaan Ulang Tahun ke-2 mal maka

pada hari ketiga, memiliki konten acara yang lebih berfokus pada perayaan ulang


tahun yang dinamakan Anniversay Moment, yang dikoordinasi oleh staff Graphic

Design dan dibantu oleh tim Event Officer. Dalam Anniversary Moment terdapat

beberapa kegiatan didalamnya, yaitu Flying Fox, Convoy, Flash Mob by

Manajemen of Level 21 Mall, dan pemotongan kue ulang tahun oleh Board Of

Director Level 21 Mall. Kemudian terdapat beberapa acara seni yang mendukung

special event ini, yaitu Live Body Painting dan Live Murral yang dikoordinasi

oleh staff Event Officer. Dalam sebuah kepanitiaan ini juga terdapat divisi

keamanan yang dikoordinasi oleh staff dari Manager HRD Level 21 Mall, untuk

divisi keuangan dan menangani bagian Flash Mob by Manajemen of Level 21

Mall juga dipegang oleh Manager Finance. Disisi lain terdapat PIC Invitation

yang dipegang oleh Exhibition staff.

4.1.8. Special Events Denpasar Hype Fashion Week 2018

Terdapat 13 aktivitas Public Relations yang dijabarkan oleh Alison

Theaker (2008, p.8), salah satunya adalah menyelenggarakan event bagi

organisasi. Hal ini juga dilakukan oleh Level 21 Mall Bali. Denpasar Hype

Fashion Week (DHFW) merupakan special events yang wajib dan rutin

diselenggarakan setiap tahunnya oleh pihak Level 21 Mall Denpasar Bali. Special

events ini mulai diselenggarakan pada tahun 2017 dan dicetuskan pertama kali

oleh Bobby selaku Manager Marketing Communication Level 21 Mall pada saat

itu. Event DHFW ini muncul dari hasil survey dan pengamatan di lapangan yang

dilakukan Bobby bersama dengan tim Marketing Communication pada saat itu,

yang melihat bahwa kurangnya wadah untuk setiap designer-designer muda dan

berbakat di Denpasar dalam mengekspresikan karya-karya mereka. Kemudian

pihak Level 21 Mall melakukan kerjasama dengan pemerintah kota

Denpasarsehingga terbentuklah special event Denpasar Hype Fashion Week yang

pertama kali dengan mengangkat tema Denpasar Street Style pada tahun 2017

(Wawancara, Pramudia, Account Executive Event, 23 April 2019).

Special events Denpasar Hype Fashion Week telah ditentukan untuk

diselenggarakan pada setiap bulan Agustus, namun berbeda dengan DHFW tahun

2018 karena saat itu dilaksanakan pada bulan November. Hal ini dilakukan karena

pihak Level 21 Mall ingin menggabungkan DHFW kedalam rangkaian acara 2nd


Anniversary of Level 21 Mall, yang jatuh pada tanggal 11 November sehingga

event DHFW harus diundur dan dilaksanakan pada tanggal 9 sampai 11

November 2018.

4.2. Profil Informan

Dalam penelitian ini, peneliti melakukan kegiatan wawancara dengan

tujuan sebagai sumber data utama kepada Account Executive Event, Show

Director, Person In Charge (PIC) Invitation dalam special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Selain itu peneliti juga melakukan kegiatan wawancara pada

pihak eksternal, yaitu tamu undangan VVIP yaitu dari kalangan Celebrity

Instagram.

4.2.1. Komang Pramudia Santhika selaku Account Executive Event

Komang Pramudia Santhika memiliki kedudukan sebagai Account

Executive Event dan berperan sebagai ketua special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018 di Level 21 Mall. Pria berusia 32 tahun dan memiliki 1 anak ni

mengawali karirnya dibidang Event Organizer (EO) dengan bergabung dengan

tim EO bernama The Event 81 Bali, kemudian beliau juga menggeluti usaha di

bidang yang serupa, yaitu The Legong Bali. Beliau memulai karirnya di Level 21

Mall sejak tahun 2017 sebagai Event Officer yang dinaungi oleh Divisi Marketing,

kemudian pada awal tahun 2018 beliau diangkat menjadi Account Executive

Event. Pria yang kerap disapa Pram ini telah banyak ikut bertanggung jawab

dalam setiap event yang dilakukan Level 21 Mall, salah satunya yaitu Denpasar

Hype Fashion Week. Beliau merupakan salah satu yang ikut dalam awal

perencanaan pencetusan special event yang berkonsep fashion show pada tahun

2017 bulan Agustus.

Komang Pramudia Santhika menjadi informan pertama dalam penelitian

ini karena Pramudia adalah Account Executive Event dan menjadi ketua acara

dalam pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week 2018. Posisi beliau merupakan

posisi yang sangat penting dikarenakan perannya dalam special event ini adalah

sebagai pengambil keputusan dan menyetuskan ide utama dalam pemilihan

konsep acara fashion show ini. Melalui peran tersebut dapat disimpulkan bahwa


Pramudia terlibat langsung dalam proses persiapan hingga pelaksanaan special

event ini, dan pengambilan keputusan yang dilakukan akan berdampak bagi

proses jalannya special event. Sehingga Pramudia sesuai dengan kriteria informan

yang sudah ditetapkan oleh peneliti.

4.2.2. Rizky Bhara selaku Graphic Design

Rizky Bhara telah bekerja di manajemen Level 21 Mall selama lebih dari

2 tahun, terhitung sejak bulan Januari 2017 hingga saat ini. Beliau sejak pertama

kali masuk dalam manajemen Level 21 Mall telah menjabat sebagai seorang

graphic design yang termasuk dalam Divisi Marketing Communication Level 21

Mall. Sebelum bekerja di Level 21 Mall, pria yang akrab disapa Bhara ini

memulai karirnya pada tahun 2011 sebagai photo editor dan operator mesin cetak

di MG Photo Canvas. Kemudian pada tahun 2012 beliau pindah dan menjadi

graphic design dan photographer di salah satu pusat oleh-oleh khas Bali yang

bernama Mr.Kuta Bali. Setelah 3 tahun lamanya berkarir disana, beliau

memutuskan untuk pindah ke Port 8 Café & Lounge. Disana beliau ditempatkan

sebagai graphic design, event officer, dan seorang photographer. Kemudian

sebelum akhirnya bergabung di Level 21 Mall, beliau juga pernah bekerja dengan

posisi yang sama di RedCar Auto Detailing.

Selama bekerja di Level 21 Mall, beliau telah mengikuti special event

Denpasar Hype Fashion Week dua kali berturut-turut sejak pertama kali

dilaksanakan pada Agustus 2017. Pada special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018, beliau memegang peranan tidak hanya sebagai graphic design saja,

karena pada saat pelaksanaannya beliau diberi tanggung jawab untuk menjadi

Show Director, orang yang bertanggung jawab atas kualitas sajian acara secara

menyeluruh, baik dari segi artistik maupun kenyamanan tamu undangan.Beliau

juga sekaligus menjadiStage Manager, yaitu orang yang bertanggung jawab

penuh dengan segala yang terjadi di panggung, dan memiliki wewenang penuh

dalam mengatur alur konten panggung serta mengatur segala keperluan di

panggung, mulai dari lighting, mic,dll.


4.2.3. Franda Handika Juniar selaku Exhibition Staff

Franda Handika Juniar berusia 26 tahun dan telah mulai bekerja di Level

21 Mall pada bulan Maret 2018. Menjabat sebagai Marketing SPV di Kampus

Wearnes Education Center Bali merupakan pengalaman pertama Franda dalam

dunia kerja setelah lulus dari sebuah sekolah khusus admin perkantoran.

Kemudian beliau melanjutkan karirnya sebagai customer service di Bank Mandiri.

Franda baru pertama kali berpartisipasi dalam special event Denpasar

Hype Fashion Week di tahun 2018. Dalam special event tersebut, Franda

diberikan tanggung jawab sebagai Person In Charge (PIC) Invitation.

Sebelum akhirnya menjadi bagian dari Exhibition Staff, pria kelahiran 3

Juni ini memulai karirnya di Level 21 Mall sebagai event staff selama 3 bulan dan

bulan ke 4, naik menjadi casual leasing, dan awal tahun 2019 Franda dipindah

menjadi sebagai exhibition staff.Pada proses perencanaan atau persiapan dari

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 itu sendiri Franda saat itu masih

menduduki jabatan sebagai casual leasing. Saat itu Franda memiliki tanggung

jawab untuk memberikan pengumuman kepada setiap divisi lain untuk dapat

memberikan list nama-nama siapa saja yang akan diundangan untuk menghadiri

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018. Kemudian pada hari H

pelaksanaan Franda ditempatkan sebagai usher untuk menerima tamu undangan

yang hadir.

4.2.3. Trisnawati Witono selaku Undangan VVIP

Gadis cantik ini adalah perwujudan dari energi kreatif Bali. Selain gaya

yang berani dan modis, Trisnawati juga memiliki merek apparel sendiri dimana

pertama kali launching pada tahun 2014, yang diberi nama Dhouvu Apparel.Gadis

kelahiran 13 Februari 1995 ini juga merupakan seorang fotografer mode dan gaya.

Ia mencurahkan segala ketertarikannya pada dunia fashion dengan menulis sebuah

blog yang dinamakan Fashioniverse yang pertama kali ditulis pada April 2010,

melalui blog yang telah ditulis selama 9 tahun pembaca dapat terinspirasi oleh

gaya eklektik dan trendi Trisnawati yang selalu berubah, sambil tetap mendapat

informasi tentang acara-acara fashion terbaru Bali dan tempat-tempat untuk

berbelanja, makan, dan bersenang-senang.


Gadis yang akrab disapa Nana ini menunjukkan keseriusannya dalam

bidang fashion dengan membangun sebuah komunitas fashion blogger bersama

dengan teman-temannya. Berdiri sejak kurang lebih 2 tahun, komunitas tersebut

telah melakukan banyak kegiatan dan mendatangi beberapa fashion show yang

diadakan oleh berbagai penyelenggara, salah satunya yaitu Level 21 Mall. Nana

menghadiri acara Denpasar Hype Fashion Week 2018 untuk pertama kalinya

setelah mendapat undangan resmi dari pihak Level 21 Mall. Peneliti memilih

Nana sebagai informan, karna tidak hanya merupakan orang yang baru memiliki

pengalaman pertama kali menonton special event Denpasar Hype Fashion Week

2018, namun ia juga merupakan tamu undangan VVIP dari kalangan selebgram

yang hadir 3 hari berturut-turut. Sehingga diharapkan Nana dapat memberi

gambaran terkait special event dan dapat memberikan penjelasan apakah tujuan

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 telah tersampaikan.

4.3. Setting Penelitian

Pada poin ini peneliti akan membahas mengenai setting penelitian, yaitu

proses menjabarkan situasi, kondisi, waktu, pelaksanaan, dan topik wawancara

yang dilakukan peneliti bersama dengan setiap informas dalam penelitian ini :

4.3.1. Setting Wawancara Komang Pramudia Santhika

Wawancara mendalam dengan Pramudia dilakukan pada hari Selasa, 23

April 2019, pukul 12.00 di salah satu restauran cepat saji, yaitu Burger King

dalam Level 21 Mall. Sebelumnya peneliti telah melakukan kontak melalui

WhatsApp dengan beliau terkait permohonan untuk menjadi salah satu

narasumber pada penelitian terkait evaluasi special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Saat melakukan proses wawancara, suasana saat itu sedikit ramai

karena kita mendatangi tempat tersebut tepat pada saat jam makan

siang.Wawancara yang berdurasi 35 menit dengan topik yang menanyakan

tentang bagaimana sejarah atau asal mulanya tercetusnya program Denpasar Hype

Fashion Week, proses perencanaan dari special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018, tujuan dibalik pelaksanaan special eventdan konsep yang diterapkan

oleh Level 21 Mall secara keseluruhan. Tidak hanya itu saja, peneliti juga


menanyakan mengenai proses menentukan konsep, hambatan-hambatan apa saja

yang dihadapi serta solusi atau penyelesaiannya, dan tolak ukur kesuksesan acara

dan sistem evaluasi yang diterapkan oleh manajemen, serta detail dari tahap

research, design, planning, coordination dan evaluation yang dilakukan oleh

manajemen Level 21 Mall Denpasar Bali.

Pada saat pertemuan pertama, peneliti disambut dengan ramah oleh

Pramudia, kemudian sebelum melakukan proses wawancara secara mendalam

terkait special event beliau menanyakan bagaimana kabar peneliti dan

menceritakan secara singkat apa saja yang sudah terjadi di Level 21 Mall

semenjak kepergian saya. Setelah berbincang selama kurang lebih 10 menit,

akhirnya beliau memutuskan untuk mengajak saya makan siang terlebih dahulu

di Burger King dan setelah itu melanjutkan dengan proses wawancara. Setelah

kami selesai makan siang, kemudian beliau melihat panduan wawancara yang

telah dibuat oleh peneliti dan melakukan proses wawancara. Dalam proses

wawancara tersebut Pramudia menjawab segala pertanyaan dengan lugas dan

panjang lebar terkait setiap pertanyaan-pertanyaan yang diberikan. Namun jika

terdapat beberapa pertanyaan yang kurang dimengerti oleh beliau, maka beliau

akan meminta untuk memberhentikan sejenak recorder yang telah disiapkan oleh

peneliti untuk menyimpan hasil percakapan kami berdua, dan mulai bertanya

secara detail maksud dari pertanyaan yang diajukan sebelumnya, hingga jika

sudah mengerti makan akan dimulai kembali. Walaupun tempat yang dipakai oleh

narasumber dan peneliti dalam melakukan wawancara mendalam cukup ramai dan

sedikit tergganggu dengan suara musik dari restauran cepat saji tersebut, namun

keseluruhan proses wawancara dapat berjalan dengan lancar. Setelah selesai

peneliti dan narasumber berjabat tangan dan peneliti mengucapkan terima kasih

banyak atas waktu yang telah diluangkan untuk menjadi narasumber dan

menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan. Peneliti tetap menjaga kontak

dan mengajukan beberapa pertanyaan-pertanyaan tambahan guna mendapat

informasi yang masih dibutuhkan dengan Pramudia melalui media komunikasi

WhatsApp.


4.3.2. Setting Wawancara Rizky Bhara

Peneliti telah melakukan kontak dengan Bhara sejak Januari 2019

melalui media komunikasi WhatsApp. Pada waktu itu peneliti menghubungi

beliau untuk menjelaskan tujuan dari peneliti menghubunginya dan apakah beliau

bersedia untuk menjadi salah satu narasumber terkait special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018. Setelah beliau mengatakan iya, akhirnya peneliti

berangkat dan tiba di Denpasar pada Minggu, 21 April 2019, dan melakukan janji

pertemuan dengan beliau keesokan harinya. Namun, ketika keesokan harinya

beliau ternyata memiliki pekerjaan yang tidak dapat ditunda atau ditinggalkan

sehingga beliau mengatur ulang jadwal pertemuan kami pada Rabu, 24 April 2019

pukul 15.00.

Kami melakukan proses wawancara di salah satu café yang disediakan

oleh Jco dan BreadTalk dalam Level 21 Mall, walaupun sedikit ramai pengunjung

namun proses wawancara dapat berjalan dengan lancar. Seperti biasanya sebelum

memulai proses wawancara, kami saling bertegur sapa menanyakan bagaimana

kabar masing-masing kemudian kesibukan apa saja yang saat ini dialami oleh

staff-staff Level 21 Mall. Setelah bercengkrama mengenai kabar satu sama lain

selama kurang lebih 10 hingga 15 menit, peneliti menawarkan untuk snack yang

dibutuhkan untuk narasumber selama proses wawancara sebagai ucapan terima

kasih karena telah membantu peneliti. Setelah itu, kami memulai proses

wawancaranya, beliau menjawab dengan pasti segala pertanyaan yang dilontarkan

oleh peneliti, karena beliau sendiri juga merupakan orang yang bertanggung

jawab dari proses perencanaan hingga pelaksanaan special event, yaitu menjadi

Show Directordan Stage Manager tentu membuat beliau memahami segala seluk

beluk dan celah yang terjadi dalam proses special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Panduan wawancara yang diberikan peneliti oleh narasumber sama

dengan Pramudia, karena Bhara termasuk dalam golongan pihak internal yang

menjalankan dan melaksanakan kegiatan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Selama 30 menit proses wawancara yang dijalankan beliau mampu

untuk menjawab setiap pertanyaan-pertanyaan yang peneliti tanyakan dengan baik

dan jelas. Tidak lupa setelah selesai peneliti dan narasumber berjabat tangan dan

peneliti mengucapkan terima kasih banyak atas waktu yang telah diluangkan


untuk menjadi narasumber dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

Peneliti tetap menjaga kontak dan mengajukan beberapa pertanyaan-pertanyaan

tambahan guna mendapat informasi yang masih dibutuhkan dengan Bhara melalui

media komunikasi WhatsApp.

4.3.3. Setting Wawancara Franda Handika Juniar

Peneliti melakukan wawancara mendalam dengan Franda di salah satu

coffee shop & café yaitu di Starbucks yang terletak didalam Level 21 Mall.

Peneliti telah mengenal dengan sosok Franda sejak peneliti melakukan aktivitas

magang di Level 21 Mall, dan pada saat setelah beberapa bulan berpisah dan

melakukan kontak kembali melalui media komunikasi WhatsApp sekitar pada

bulan Januari, beliau masih tetap menerima dan menyambut saya dengan ramah,

serta mengatakan bersedia untuk menjadi salah satu wawancara terkait special

event tahunan Level 21 Mall, yaitu Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Proses wawancara mendalam yang dilakukan oleh peneliti dan

narasumber bersamaan dengan Bhara, namun berbeda jam lokasi. Pukul 11.00

pagi merupakan waktu yang telah disepakati oleh peneliti dan narasumber untuk

bertemu di Starbuck dan melakukan proses wawancara. Sebelum memulai

wawancara peneliti memberikan panduan wawancara yang akan ditanyakan

kepada narasumber, kemudian beliau membacanya secara sekilas dan

menanyakan beberapa pertanyaan mengenai ketidakjelasan atau ketidakpahaman

beliau terkait pertanyaan-pertanyaan yang telah disediakan. Seluruh panduan

pertanyaan yang diberikan oleh peneliti mengenai bagaimana sejarah atau asal

mulanya tercetusnya program Denpasar Hype Fashion Week, proses perencanaan

dari special event Denpasar Hype Fashion Week 2018, tujuan dibalik pelaksanaan

special event dan konsep yang diterapkan oleh Level 21 Mall secara keseluruhan.

Tidak hanya itu saja, peneliti juga menanyakan mengenai proses menentukan

konsep, hambatan-hambatan apa saja yang dihadapi serta solusi atau

penyelesaiannya, dan tolak ukur kesuksesan acara dan sistem evaluasi yang

diterapkan oleh manajemen, serta detail dari tahap research, design, planning,

coordination dan evaluation yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall

Denpasar Bali. Suasana saat melakukan wawancara di Starbuck saat itu terbilang


cukup sepi dikarenakan masih pagi, jadi tidak terlalu banyak orang yang datang,

sehingga proses wawancara terasa lebih santai dan lebih jernih terdengar jelas.

Kemudian seperti biasanya setelah selesai peneliti dan narasumber berjabat tangan

dan peneliti mengucapkan terima kasih banyak atas waktu yang telah diluangkan

untuk menjadi narasumber dan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

Peneliti tetap menjaga kontak dan mengajukan beberapa pertanyaan-pertanyaan

tambahan guna mendapat informasi yang masih dibutuhkan dengan Franda

melalui media komunikasi WhatsApp.

4.3.4. Setting Wawancara Trisnawati Witono

Proses wawancara mendalam antara peneliti dan Trisnawati dilakukan

pada Senin, 22 April 2019 pukul 14.00 di Lobby Level 21 Mall. Sebelumnya

Sabtu, 20 April 2019 peneliti telah menghubungi yang akrab dipanggil Nana ini

lewat aplikasi komunikasi online, yaitu WhatsApp. Peneliti mendapatkan kontak

tamu undangan Nana ini dari mantan staff Public Relations Level 21 Mall yang

mengundangnya pada perayaan Denpasar Hype Fashion Week 2018, dalam isi

pesan yang peneliti kirimkan menanyakan apakah beliau bersedia untuk menjadi

salah satu narasumber terkait penelitian skripsi mengenai Denpasar Hype Fashion

Week 2018, dan ia mengatakan bersedia.

Pada saat itu keadaan Lobby masih cukup sepi, belum terlalu banyak

pengunjung yang datang, hanya ada tenant salah satu otomotif mobil yang

dipajang ditengah-tengah pintu masuk area Lobby dan dijaga oleh 2 orang

salesnya. Setelah kedatangan Nana sekitar 14.20 peneliti terlebih dahulu

melakukan proses pengenalan satu sama lain, karena hari itu merupakan pertama

kalinya kami bertemu. Setelah berbincang-bincang sejenak akhirnya kami

memulai proses wawancara dengan peneliti menjelaskan terlebih dahulu

pertanyaan-pertanyaan apa saja yang ditanyakan. Proses wawancara berjalan

dengan lancar, narasumber dapat menjawab dengan padat dan jelas.

4.4. Temuan Data

Dalam wawancara yang dilakukan peneliti terhadap beberapa informan,

yakni Account Executive Event, Graphic Design, Exhibition Staff, serta ketua


komunitas fashion yang menjadi tamu undangan dalam special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018. Melalui proses wawancara tersebut peneliti

memperoleh hasil terkait segala proses yang dilakukan manajemen Level 21 Mall,

yaitu mulai dari tahap persiapan, pelaksanaannya, hingga tahap sistem evaluasi

yang dilakukan oleh tim pelaksana.

4.4.1. Penentuan Tujuan dan Target Sasaran Denpasar Hype Fashion Week

2018

Special event Denpasar Hype Fashion Week yang diadakan oleh Level 21

Mall Bali memiliki dua tujuan utama dalam pelaksanaannya. Tujuan pertama

yaitu merupakan bentuk kepedulian terhadap desainer-desainer muda, yang

berbakat dalam bidang fashion untuk memberikan sebuah wadah bagi mereka,

yang dimana tidak hanya untuk menampilkan karya-karya mereka saja, tetapi

melalui special event ini membantu mereka dikenal oleh kalangan masyarakat

sehingga dapat membuat mereka semakin berkembang lagi untuk kedepannya.

Kedua, yaitu membangun dan mempertahankan relasi yang telah terjalin dengan

stakeholders Level 21 Mall, yang terdiri dari sponsorships, owner tenants,

goverment, dan loyal customer.

“Tujuan dari acara ini sebenernya sih ada dua ya. Jadi tujuan pertama itu

kita pengen memberikan wadah kepada temen-temen komunitas fashion,

untuk menampilkan hasil karya-karya mereka kepada masyarakat,

sehingga dapat berkembang sih. Trus kedua itu melalui acara ini kita

berharap bisa tetep mempertahankan hubungan dengan stakeholder Level

21 Mall, kan stakeholders kita itu ada dari owner tenant, sponsorships,

trus ada dari pemerintahan juga, dan pastinya loyal customer yang diukur

dari high spending-nya di Level 21 Mall.” (Wawancara dengan Pramudia,

Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April 2019).

Peneliti menemukan bahwa melalui hasil wawancara yang dilakukan oleh

Pramudia selaku ketua acara special event Denpasar Hype Fashion Week 2018,

menyatakan bahwa pelaksanaan dan tujuan dari special event ini dicetuskan

pertama kali oleh Manager Marketing Communication Level 21 Mall yang

pertama, yaitu Bobby Arianta pada tahun 2017. Pramudia mengatakan bahwa


pada saat itu dirinya telah menjadi bagian dari Divisi Marketing Communication,

namun masih berada di posisi sebagai staff event. Tujuan pertama Denpasar Hype

Fashion Week terkait sebagai wadah bagi komunitas fashion didapatkan dari hasil

observasi lapangan yang dilakukan oleh Manager Marketing Communication

beserta tim Marketing Communication. Observasi lapangan yang dilakukan

menggunakan cara mengunjungi komunitas-komunitas fashion yang ada di Bali

dan melakukan diskusi mengenai perkembangan fashion di Bali. Kemudian tujuan

kedua Denpasar Hype Fashion Week kedua merupakan wujud dari salah satu misi

Level 21 Mall, yaitu memperkuat kolabrasi dengan rekanan bisnis, melalui

komunikasi dan kerjasama yang baik.

“Tentu ada ya. Jadi, proses perencanaan tujuan DHFW 2018 ini kita

kembali melihat kebelakang, DHFW di tahun sebelumnya, tahun 2017.

Awal muasalnya itu dicetus oleh Pak Bobby yang waktu itu masih menjadi

Manager Marketing Communication Level 21, beliau membuat DHFW

untuk membangun minat dari designer-designer yang ada di Denpasar,

mewadahi mereka untuk menampilkan koleksi-koleksi mereka kepada

masyarakat. Waktu itu kita melakukan observasi lapangan sih, jadi tim

kita kan punya beberapa koneksi dengan desainer-desainer Bali kita ajak

ngobrol-ngobrol ringan aja seputar perkembangan fashion di Bali. Trus

yang kedua karena acara ini merupakan perwujudan dari misi Level 21

Mall sendiri, kan ada tuh salah satu misinya pokoknya tentang menjaga

kolabrasi gitu sama rekanan bisnis kita.”(Wawancara dengan Pramudia,

Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April 2019).

Observasi lapangan yang dilakukan oleh Bapak Bobby selaku mantan

Manaager Marketing Communication yang bertugas pada tahun 2017, dan

dibantu oleh tim dari Divisi Marketing Communication terkait tujuan pertama dari

Denpasar Hype Fashion Week dalam menjadi wadah bagi designer-designer

dilakukan secara lisan saja. Hal tersebut dilakukan dengan cara bertemu dan

berdiskusi terkait perkembangan dunia fashion dengan komunitas fashion yang

telah menjadi channel Level 21 Mall. Sehingga Pramudia selaku ketua acara

mengatakan bahwa manajemen Level 21 Mall tidak melakukan analisa SWOT

dalam proses research dan perencanaan pelaksanaan special event Denpasar Hype


Fashion Week. Karena hasil observasi lapangan yang dilakukan berupa diskusi

secara lisan saja, maka manajemen tidak memiliki output tertulis terkait observasi

lapangan yang telah dilakukan.

“SWOT gak ada, karena seinget saya sih tidak ditulis atau

didokumentasikan ya, karena kan dulu pada saat dateng trus ngobrol-

ngobrol sama mereka itu ya ngalir aja, yang penting tujuan ngobrolnya

uda tau arahnya mau ngomongin apa. Jadi setelah diskusi ke beberapa

komunitas itu, Pak Bobby melakukan meeting bersama gitu sama tim dulu

trus baru deh naik keatas ngobrol sama GM.”(Wawancara dengan

Pramudia, Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April 2019).

Setelah penetapan tujuan yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall,

langkah selanjutnya yang dilakukan adalah menetapkan target sasaran atau publik

dari pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 (DHFW

2018). Target sasaran dari DHFW 2018 ini yaitu golongan menengah keatas.

Tidak dilakukannya observasi khusus terkait penetapan target sasaran ini, namun

General Mall Manager (GM) menetapkan target sasaran tersebut berdasarkan

tujuan dari pelaksanaan special event itu sendiri.

“Target sasaran dari acara DHFW ini ditentuin sama GM, dan targetnya

itu menengah keatas. Kenapa menengah keatas karna menyesuaikan

dengan tujuan dari acara ini sih. Jadi tujuannya kan supaya menjadi

wadah komunitas fashion, tentu untuk menjadi sebuah komunitas fashion

harus memiliki modal yang cukup besar untuk membuat koleksi baju-

bajunya. Kemudian berkaitan dengan stakeholders itu sendiri orang-

orangnya terdiri dari owner tenants, trus sponsorships, lalu ada juga loyal

customer, pelanggan yang bisa dikatakan sebagai loyal customer adalah

pelanggan yang memiliki high spending yang telah ditentukan mal. Lalu

yang terakhir adalah pemerintah daerah gitu, tentu mereka orang-orang

yang bisa dikatakan golongan menengah keatas.” (Wawancara dengan

Pramudia, Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April 2019).

Melalui penetapan target sasaran yang telah dilakukan oleh General Mall

Manager (GM) Level 21 Mall, maka ditentukanlah target total undangan yang

akan dibagikan terkait pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion Week.


Melalui hasil meeting yang dilakukan Pramudia dan tim bersama dengan GM,

maka diputuskan total target undangan yaitu 600 undangan yang terdiri dari 400

undangan VIP dan 200 undangan VVIP. Penggolongan undangan ini dilakukan

karena pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 diadakan

selama 3 hari berturut-turut, yaitu pada 9, 10, dan 11 November 2018. Maka dari

itu 400 undangan VIP diundangan untuk datang pada tanggal 9 dan 10 November,

masing-masing hari 200 undangan, yang terdiri dari 100 undangan golongan

komunitas fashion dan celebrity Instagram atau yang dapat juga disebut sebagai

influencer fashion, sisanya merupakan undangan untuk para casual leasing di

Level 21 Mall. Kemudian untuk puncaknya tanggal 11 November dihadiri oleh

200 tamu undangan VVIP, yang terbagi menjadi 50 undangan untuk keluarga dari

Board of Directors, 50 undangan untuk pihak sponsorships yang terlibat, dan 50

undangan bagi big owner tenants di Level 21 Mall, serta yang terakhir 50

undangan untuk pihak pemerintah daerah dan kepolisian.

“Jadi penentuan jumlah undangan itu dari GM, dan dibagi jadi dua

golongan VIP sama VVIP. Tapi nanya dulu ke divisi yang bersangkutan

bisa ngundang berapa orang. Contohnya saya kan statusnya jadi

exhibition staff, ditanyain bisa gak bawa 100 owner casual leasing. Trus

pembagian kedatangan GM juga yang tentukan, hari pertama itu khusus

200 undangan VIP dari 100 komunitas fashion sama celebgram, trus

sisanya dari owner casual leasing. Hari kedua pembagiannya kurang

lebih sama aja, nah untuk hari ketiga ini khusus undangan VVIP karena

hari ketiga ini juga termasuk perayaan anniversary Level 21 Mall. Jadi

200 undangan VVIP itu termasuk ada keluarga Board of Directors,

sponsorships, trus ada owner tenants yang gede-gede, sama loyal

customer yang kategorinya itu high spending di Level 21 Mall. Masing-

masing jumlahnya 50 undangan sih.”(Wawancara dengan Franda, PIC

Invitation Level 21 Mall, 24 April 2019).

Namun, setelah adanya penetapan tujuan tersebut, diketahui bahwa Level

21 Mall tidak mencapai target undangan atau sasaran yang diinginkan. Hal

tersebut dilihat dari tamu undangan yang hadir pada hari pertama tidak mencapai

angka 200, tetapi berada pada angka 75 undangan saja. Kemudian pada hari kedua


mulai terdapat peningkatan, undangan yang datang mencapai angka 125 tamu

undangan, namun tetap tidak bisa memenuhi target undangan pada hari itu, yaitu

200 undangan. Kemudian pada hari ketiga kembali mengalami peningkatan,

undangan yang hadir berjumlah 150, namun 50 undangan yang lain tidak hadir

dan 50 undangan dari 150 undangan tersebut hanya sebagai perwakilan saja.

“Tapi pada saat pelaksanaan memang kita tidak mencapai target sasaran,

seharusnya berjumlah 600 undangan, dan berharap bisa melebihi itu

kenyataannya total tamu undangan pada waktu itu hanya 300 saja. Jadi hari

pertama itu sedikit sekali hanya 75 undangan saja, hari kedua 125 undangan, dan

hari ketiga itu kita banyak kedatangan perwakilan, jadi 150 undangan yang

datang tapi 50nya itu perwakilan.”(Wawancara dengan Franda, PIC Invitation

Level 21 Mall, 24 April 2019).

4.4.2. Desain Konsep dan Struktur Panitia Denpasar Hype Fashion Week

2018

Proses penentuan konsep acara atau tema utama dari special event

Denpasar Hype Fashion Week 2018 ditentukan oleh Pramudia selaku ketua acara,

kemudian dibantu oleh tim Divisi Marketing Communication. Terdapat beberapa

langkah yang dilakukan oleh manajemen dalam menentukan konsep acara, yaitu

pertama-tama melakukan observasi lapangan dengan cara mendatangi mal-mal di

Bali, yang menyelenggarakan event-event berkaitan dengan fashion show. Kedua,

dengan melakukan browsing internet terkait event-event fashion show, yang

dilakukan oleh mal-mal diluar Pulau Bali.

“Jadi sebelum muncul konsep atau tema Sparkling untuk DHFW 2018,

saya dan tim Divisi Marcom itu detengin mal-mal sebelah yang waktu itu

lagi ngadain acara fashion show, trus kalau untuk event-event fashion

yang diluar Pulau Bali ya kita browsing di internet cari informasinya.

Semua itu wajib dilakukan ya, karna dari sana saya dan tim jadi punya

inspirasi nanti DHFW selanjutnya nih mau dibikin kayak gimana, dan

juga supaya gak sama dengan mal-mal lain, supaya gak dikatain plagiat.”

(Wawancara dengan Pramudia, Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April

2019).


Kemudian setelah ketua acara mengetahui konsep acara atau tema apa

yang akan diterapkan dalam pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Maka selanjutnya beliau menuliskannya dalam bentuk presentation

proposal, menggunakan media PowerPoint untuk membuat proposal acara. Pada

proses pembuatan proposal tersebut, ketua acara melakukan meeting terlebih

dahulu dengan Manager Marketing Communication dan tim Divisi Marcom,

dengan tujuan untuk menanyakan dan mendapatkan ide-ide atau alternatif-

alternatif lainnya. Setelah itu ketua acara akan memberikan proposal tersebut

kepada Bhara selaku Graphic Design untuk didesain terlebih dahulu, dan jika

sudah maka Pramudia akan melakukan meeting bersama dengan General Mall

Manager, dengan tujuan menjelaskan isi proposal tersebut dan meminta approval.

“Lalu dari situ saya akan buat PowerPoint untuk membuat proposal

acara dan didesain oleh Bhara, trus kita meeting bersama dulu sama

Manager Marcom, kalau udah deal saya akan naik dan meeting dengan

GM, diskusiin proposalnya sekalian minta approval proposal yang uda

dibuat. Jadi total waktu yang dibutuhkan sebulanan ya sepertinya.”

(Wawancara dengan Pramudia, Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April

2019).

Pada proses desain yang dilakukan oleh ketua acara dan tim Divisi

Marketing Communication, terdapat beberapa hasil output yang telah dibuat

melalui hasil dari observasi lapangan hingga meeting bersama tim dan GM. Hasil

output yang dibuat oleh ketua acara adalah berupa proposal berisi konsep acara

fashion show, yang bertemakan Sparkling. Kemudian menyusun Rencana

Anggaran Biaya (RAB), timeline acara dan rundown acara yang akan dibantu oleh

anak-anak event staff serta Pramudia juga membentuk kepanitiaan baru, khusus

untuk perencanaan hingga pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Lalu hasil output yang dikeluarkan oleh Bhara selaku Graphic

Design Level 21 Mall adalah mendesain semua yang berhubungan dengan

promotion tools, yaitu mulai dari umbul-umbul outdoor dan indoor, poster digital

dan hardcopy poster, serta mendesain undangan yang akan dibagikan kepada

tamu undangan.


“Pertama desain konsep acara dan tema ya, sampai akhirnya keluar

konsep fashion show bertemakan Sparkling. Trus kalau yang berkaitan

sama acara itu, ketua acara ngedesain Rencana Anggaran Biaya (RAB),

timeline, sama desain panitia baru khusus DHFW 2018. Kalau dari saya

sebagai Graphic Design sih saya desain promotion tools-nya, kayak

umbul-umbul, poster, desain undangan. Kalau untuk rundown itu ketua

acara dulu yang buat, trus nanti bisa dibantu sama event staff.”

(Wawancara dengan Bhara, Show Director Level 21 Mall, 24 April 2019).

Disisi lain ketua acara juga mendesain struktur panitia baru yang dibuat

khusus untuk menyelenggarakan special event Denpasar Hype Fashion Week

2018. Dalam proses pembentukan panitia tersebut, tidak terdapat syarat dan

ketentuan khusus, karena Pramudia selaku ketua acara tidak menerapkan prosedur

khusus dalam penetapan anggota panita, jadi pemilihan panitia dilakukan secara

tidak formal dan hanya berdasarkan penilaian pribadi dari Pramudia dan ketentuan

General Mall Manager (GM).

“Prosedur pembentukan panitia tidak ada. Pembentukan panitia dilakukan

secara tidak formal saja, karena saat itu saya yang menjadi ketua acara maka

saya yang menentukan panitanya, namun tetap dikonsultasikan kepada General

Manager. Tidak formal disini artinya saya melihat jika memang orang tersebut

memiliki kemampuan khusus dibidang tertentu maka akan saya masukkan dalam

divisi yang memang membutuhkan keahliannya. Tetapi untuk beberapa staff yang

memang tidak memiliki basic event pemilihan dilakukan secara acak saja.”

(Wawancara dengan Pramudia, Ketua AcaraLevel 21 Mall, 22 April 2019).

Kemudian temuan data lainnya yang terkait dengan desain adalah

pemilihan koleksi-koleksi baju, yang ditampilkan oleh 21 fashion designer dalam

pelaksanaan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018. Penentuan

koleksi-koleksi baju yang ditampilkan ditentukan oleh ketua acara, yaitu

Pramudia. Penentuan dilakukan menyesuaikan dengan tema yang diangkat, yaitu

sparkling. Maka dari itu koleksi baju yang ditampilkan oleh setiap designer

diharapkan untuk mengandung unsur sparkling/glamour, dengan tujuan pada saat

para undangan melihatnya, maka akan menangkap pesan keselarasan dengan tema

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018, yaitu sparkling.


4.4.3. Penentuan Waktu, Tempat dan Tempo

Proses yang ditempuh oleh Divisi Marketing Communication dalam

melakukan segala persiapan terkait special event Denpasar Hype Fashion Week

2018, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaannya membutuhkan waktu yang

panjang. Dinyatakan oleh Pramudia selaku ketua acara, bahwa waktu yang

dibutuhkan untuk menyusun konsep, tema, Rencana Anggaran Biaya, timeline,

hingga pembentukan panitia serta mendapat approval dari General Mall Manager

kira-kira membutuhkan waktu lebih dari sebulan. Kemudian untuk proses

planning hingga coordination yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall,

terkait special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 membutuhkan waktu

selama 2 bulan, setelah proses pengajuan dan approval selesai. Jadi keseluruhan

total waktu yang terpakai oleh manajamen Level 21 Mall, mulai dari proses

perencanaan hingga pelaksanaan special event adalah 3 bulan, yang terhitung dari

pertengahan Agustus hingga awal November.

“Jadi kita rencana sudah mulai membahas-membahas acara ini sekitar 3

bulan sebelumnya, tapi kita baru eksekusi 2 bulan sebelumnya, karena

proses-proses tadi. Proses pengajuan dari konsep acara terus yang kedua

dari gambaran secara umum proposal, terus pengajuan dana itu hampir

sebulan lebih sih. Jadi sambil nungguin approval ya kita juga nyari-nyari

calon sponsor, jadi ya total waktu yang dibutuhkan sebulanan ya

sepertinya.”(Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event


Diketahui melalui hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dan

Pramudia selaku ketua acara, bahwa penyelenggaraan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018 mengalami delay. Acara tersebut memang telah

ditetapkan untuk dilakukan setiap tahunnya pada bulan Agustus, namun pada

penyelenggaraan Denpasar Hype Fashion Week yang ke-2 ini terpaksa diundur

atas diskusi yang dilakukan oleh ketua acara, tim Divisi Marketing

Communication, dan General Mall Manager. Alasan dibalik pengunduran terkait

penyelenggaraan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 ini, karena

hasil dari diskusi yang telah dilakukan oleh ketua acara, tim Divisi Marketing

Communication, dan General Mall Manager sepakat untuk menggabungkan acara


Denpasar Hype Fashion Week 2018 dengan Anniversary ke-2 dari Level 21 Mall,

yang jatuh pada tanggal 11 November. Maka dari itu ketua acara memutuskan

untuk memindahkan penyelenggaraan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018, pada bulan November dan dilaksanakan selama 3 hari yang dimulai

dari tanggal 9, 10, dan 11 November 2018. Sehingga tema Sparkling dari special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018 ini menyesuaikan dengan perayaan

Anniversary ke-2 dari Level 21 Mall.

“Ya sangat-sangat dikomunikasikan, pemilihan dari nama sparkling

DHFW yang kita bawa, kita undur yang harusnya dari bulan Agustus, kita

bawa ke November itu hasil dari komunikasi kita sama pihak GM, maka

ditentuin deh diadain 3 hari dari 9 sampe 11 November. Tujuannya seperti

tadi dibilang kenapa diundur? Karena pengen menambah suasana biar

lebih rame, crowdnya lebih enak jadi kita full eventnya disitu biar dapet

feelnya. Komunikasinya dari awal, dari pemilihan tema, proposal kita

duduk bareng. Jadi, tim kecil dulu yang kita bentuk itu dari Marketing

Communication, sebelum kita share ke temen-temen semua departemen

divisi lain, tim Marketing Communication sudah berkomunikasi duduk

bareng dengan pihak General Manager Mall untuk mengambil tema

seperti itu. Nanti dari General Manager Mall yang ke Board Of Director,

nah yang disini komunikasi kita ke Board Of Director itu tidak langsung,

hanya melalui General Manager Mall.”(Wawancara dengan Pramudia,

Account Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).

Namun, melalui hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan Franda

selaku PIC Invitation mengatakan bahwa, waktu pembentukan panitia yang telah

ditetapkan terlalu mendekati hari H pelaksanaan special event. Beliau merasa

bahwa karena waktu yang sudah hampir mendekati pelaksanaan special event,

mengakibatkan beliau mengalami kesulitan dalam mengatur waktu antara

menjalankan dan menyelesaikan tanggung jawabnya sebagai PIC Invitation

sekaligus Exhibition Event dalam waktu yang bersamaan.

“Yang jadi pertimbangan dari kemarin ya, dari event yang kemarin kita

untuk ininya sih, koordinasi untuk pembentukan panitianya terlalu mepet,

event konsep kita udah jadi. Tapi untuk pembentukan panitia itu kita jadi


h-sebulan eh sorry h-2 bulan sih jadi kita butuh waktu yang panjang

banget sih untuk nyiapin ini semua, padahal konsepnya udah bagus tapi

pas kita jalanin, itu kita agak ribet tapi kan kita dikasih waktu 2 bulan,

belum sponsor trus masing-masing dari kita juga punya job sendiri, jadi

susah mikirin harus ngerjain itu eh ada deadline dari yang lain atau eh

client ini minta ketemuan, itu aja sih.”(Wawancara dengan Franda, PIC

Invitation Level 21 Mall, 24 April 2019).

Setelah penetapan waktu yang telah ditentukan, maka selanjutnya adalah

lokasi yang dijadikan tempat untuk penyelenggaraan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Lokasi yang dipakai oleh Level 21 Mall adalah di Level 21

Mall itu sendiri dan berada di area Main Atrium dengan kapasitas menampung

200 kursi. Kemudian detail peralatan yang dibutuhkan untuk men-desain area

tersebut menjadi konsep fashion show, Level 21 Mall mencari vendor-vendor

yang dapat bekerjasama dalam hal tersebut. Vendor-vendor yang dipakai oleh

pihak Level 21 Mall, yaitu vendor lighting, vendor stage, vendor sound system,

dan vendor kursi meja tambahan, serta vendor printing untuk mencetak setiap

promotion tools yang digunakan oleh Level 21 Mall dan undangan acara.

“Lokasi yang kita pakai pasti di Level 21 Mall sendiri, trus kalau untuk

area kita pakai Main Atrium, karena disitu kita bisa nampung ya kurang

lebih 200 orang cukuplah. Isi dari lokasinya tentu kita pakai vendor,

mulai dari lighting-nya, stage-nya, kursi-mejanya, trus kita kan juga pakai

promotion tools umbul-umbul indoor ya kita pakai vendor printing

juga.”(Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event Level 21

Mall, 22 April 2019).

Pada proses perencanaan hingga pelaksanaan Denpasar Hype Fashion

Week 2018, Pramudia selaku ketua acara juga membuat timeline acara terkait

Denpasar Hype Fashion Week 2018. Timeline acara ini dibuat oleh beliau dengan

tujuan untuk mengatur tempo acara, mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan,

sehingga setiap anggota panitia atau manajemen Level 21 Mall memiliki panduan

deadline yang jelas terkait special event. Sebelum timeline tersebut dibagikan

kepada seluruh anggota manajemen Level 21 Mall, seorang ketua acara

diharuskan untuk melakukan diskusi terlebih dahulu kepada General Mall


Manager dan meminta approval dari beliau. Setelah mendapatkan approval,

kemudian Pramudia membagikan timeline berupa file yang dituliskan pada

Microsoft Excel di group WhatsApp khusus Denpasar Hype Fashion Week 2018

yang telah dibentuk oleh ketua acara sendiri.

“Untuk timeline kegiatan kebetulan saya sendiri sebagai ketua panitianya

yang merancang, yang saya koordinasikan dengan Manager Marketing

Communication dulu, baru setelah itu saya koordinasikan ke General

Manager Mall untuk meminta approval, karena setiap keputusan yang

diambil harus meminta approval kepada GM dulu untuk bisa dijalankan.

Tujuan dari timeline ini supaya tertata sih, jadi saya dan tim tau tugas-

tugas yang mana dulu yang harus dikerjakan karena ada deadline-

nya.”(Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event Level 21


4.4.4. Proses Koordinasi Manajemen dalam Perencanaan hingga

Pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week 2018

Special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 merupakan acara besar

bagi Level 21 Mall, sehingga seluruh lini divisi manajemen Level 21 Mall

memegang peranan tersendiri, untuk saling bekerjasama dalam menyukseskan

acara tersebut. Maka dari itu penting adanya Standart Operasional Procedure

(SOP) dalam koordinasi antar manajemen, mulai dari perencanaan hingga

pelaksanaannya, agar memudahkan manajemen beroperasi. Namun, diketahui dari

hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dengan setiap informan bahwa

dalam manajemen Level 21 Mall, tidak memiliki Standart Operasional Procedure

(SOP).

“Kalau SOP itu sendiri tidak ada, nggak jelas, karena kita bekerja

berdasarkan atas kepercayaan satu sama lain aja. Jadi ya tidak ada

ketentuan standard yang khusus, ngalir aja.” (Wawancara dengan

Pramudia, Account Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).”

Kemudian dalam proses perencanaan hingga pelaksanaannya, manajemen

Level 21 Mall menerapkan alur komunikasi yang tidak pada umumnya, dalam

prosesnya diketahui bahwa setiap divisi yang telah terbentuk, dapat langsung


mengutarakan pendapat dan ide-ide yang berkaitan dengan Denpasar Hype

Fashion Week 2018 langsung kepada General Mall Manager, tanpa harus

mendiskusikannya terlebih dahulu kepada Pramudia selaku ketua acara special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

“Oh untuk DHFW sebenarnya kita tidak melewati jalur itu, karena kita

membentuk tim sendiri, yang kita ambil dari teman-teman CS, kita ambil

dari teman-teman finance dan tim itu bisa langsung ke atas. Jadi, kita

tidak ambil dari tim per divisi, kalau umumnya per divisi tidak bisa

langsung naik ke General Manager Mall, karena pasti ada prosedurnya.

Seperti CS harus ke leadernya dulu, lalu leadernya baru ke Manager

Marketing Communication, setelah itu baru naik ke atas ke General

Manager Mall. Tapi kalau untuk DHFW, kita rencana untuk membentuk

team yang sama rata jadi bisa langsung ke atas.”(Wawancara dengan

Pramudia, Account Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).

Lalu dalam proses perencanaan hingga pelaksanaannya seluruh

manajemen Level 21 Mall tentu melakukan proses koordinasi yang berkaitan

dengan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018. Proses ini dilakukan

dengan menggunakan beberapa cara, yaitu pertama dengan mengadakan meeting

koordinasi yang dilakukan setiap hari Senin, dihadiri oleh ketua acara, seluruh tim

Divisi Marketing Communication,koor atau PIC yang telah terpilih, serta General

Mall Manager. Kedua, dengan media komunikasi berupa sebuah groupWhatsApp

yang dibuat oleh ketua acara, dimana didalamnya terdapat seluruh tim manajemen

Level 21 Mall beserta dengan General Mall Manager. Pada saat pelaksanaannya

selama 3 hari berturut-turut divisi Marketing Communication menyewa alat bantu

berupa Handy Talky(HT) untuk memudahkan proses komunikasi kepada setiap

koor-koor yang bertugas pada hari H.

“Alat komunikasi kita hanya menggunakan group WhatsApp, kita buat

group sendiri, disitu kita ada tim-tim Sparkling, waktu itu namanya

sparkling aja. Didalamnya ada seluruh tim manajemen yang masuk, mulai

dari coordinator sama anggota-anggotanya. Kalau pas hari H kita pake

HT untuk tiap koordinator, trus kalau yang tidak bawa HT ya kita telp WA


atau chat di grup WA tadi.” (Wawancara dengan Pramudia, Account

Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019)

Melalui hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti dan Franda selaku

PIC Invitation, terkait koordinasi yang berlangsung selama perencanaan special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018, beliau menyatakan bahwa ia

mengalami kesulitan untuk mengikuti meeting koordinasi yang dilakukan setiap

hari Senin. Dikarenakan pada hari tersebut, ia juga memiliki meeting dengan

klien-klien dan calon-calon klien Level 21 Mall yang ingin bertanya mengenai

sistem sewa di area Level 21 Mall, mengingat bahwa Franda juga merupakan

Exhibition Staff sehingga menemui klien merupakan tanggung jawabnya yang

harus ia lakukan dan selesaikan. Hal tersebut mengakibatkan Franda mengalami

ketinggalan informasi terkait special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

“Waktu itu ketua acara pak Pram membuat group WhatsApp khusus untuk

acara ini, isinya itu seluruh tim manajemen Level 21 Mall sampe GM

juga. Trus kita juga komunikasi waktu itu lewat meeting koordinasi tiap

hari Senin sih, Cuma waktu awal-awal saya jarang hadir karna saya juga

harus meeting ketemu klien bahas casual leasing. Jadi memang saya

awal-awal sering ketinggalan informasi juga, trus kerjaan DHFW jadi

terhambat juga. Trus pas hari H itu kita komunikasi lewat HT, tapi yang

boleh bawa hanya staff-staff yang menjadi koordinator hari

itu.”(Wawancara dengan Franda, PIC Invitation Level 21 Mall, 24 April

2019).

Walaupun terdapat beberapa tim manajemen Level 21 Mall yang

mengalami kesulitan, dalam mengikuti meeting koordinasi yang mengakibatkan

ketinggalan informasi, namun Pramudia selaku ketua acara menyampaikan bahwa

seluruh tim manajemen Level 21 Mall benar-benar sepakat untuk memiliki satu

komitmen, yaitu bersama-sama men-sukseskan special event ini. Hal tersebut

dibuktikan dengan kehadiran setiap manajemen Level 21 Mall yang mengikuti

latihan terkait adanya konten acara yang dipersembahkan oleh manajemen Level

21 Mall, yaitu flash mob. Mereka datang dan melakukan latihan tersebut setiap

seminggu sekali dan dimulai dari pukul 08.00 pagi sebelum mal buka, hingga

dimulainya jam operasional mal pada pukul 10.00 pagi. Kemudian melakukan


meeting diluar jam kerja, hal ini dilakukan untuk divisi-divisi yang mengalami

kesulitan dalam mengikuti meeting koordinasi atau sulit untuk ditemui selama jam

kerja berlangsung.

“Tapi ya kita semua disini tetap berkomitmen untuk men-sukseskan acara

ini, contohnya salah satu konten acaranya kan ada persembahan flash

mob dari manajemen Level 21 Mall, kita semua yang ikut bela-belain

bangun pagi buat datang kumpul latihan di mal jam 8 pagi sebelum buka

mal sampai buka mal jam 10. Padahal malemnya biasanya kita itu sampe

pernah belain meeting diluar jam kerja, sangking susahnya buat meeting

di jam kerja.” (Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event


Disisi lain,manajemen Level 21 Mall mengalami hambatan-hambatan

yang terjadi pada proses perencanaan special event Denpasar Hype Fashion Week

2018. Diketahui bahwa titik hambatan terjadi pada kurang intens-nya komunikasi

yang terjalin antar divisi sehingga berdampak pada sulitnya melakukan koordinasi

dengan divisi-divisi yang lain. Hal ini disebabkan olehstaff-staff yang terpilih

menjadi koor tidak hanya berstatus sebagai pantia yang ditentukan oleh ketua

acara untuk perayaan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018, namun

mereka juga memiliki tanggung jawabyang harus dilakukan sebagaimana ia

ditetapkan berada di Level 21 Mall. Kemudian pada tahap pelaksanaannya,

Pramudia menyatakan bahwa hambatan yang dirasakan tidak terlalu berarti karena

hambatan hanya berasal dari keterlambatan dalam memulai acara, hal ini dapat

tejadi karena sudah disepakati oleh General Mall Manager agar acara boleh

dimulai, jika tamu undangan sudah mencapai 50% dari target undangan yang telah

ditentukan.

“Hambatan tentu ada, satu, komunikasi tentunya, karena sulit untuk

melakukan pertemuan, kan jadi kurang ada komunikasi, ya jadi kurang

ada kejelasan koordinasi. Karena mereka juga punya tugas masing-

masing, punya jobdesc masing-masing sehingga membuat komunikasi kita

gak terlalu lancar. Lalu yang kedua koordinasi, karena komunikasi kita

yang terbatas, untuk koordinasi kita itu juga agak susah. Satu masih ada

meeting klien-lah, sedangkan kita sudah harus eksekusi. Kalau sudah


seperti itu ya jadi lambat geraknya. Kalau pada waktu pelaksanaan,

mungkin lebih kearah mulai acaranya telat karna tamu undangan juga

telat, trus ada beberapa tim yang tidak tau caranya pake HT, sama kurang

fokus ke koordinasi malah perhatian ke acaranya.” (Wawancara dengan

Pramudia, Account Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).

Pramudia juga mengatakan bahwa lemahnya koordinasi yang terjalin antar

divisi dan proses eksekusi yang lama terkait perencanaan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018 diakibatkan oleh kurangnya respon yang diberikan tim

manajemen dalam group WhatsApp. Beliau mengatakan bahwa salah satu

contohnya pada saat beliau membagikan timeline acara dalam group WhatsApp,

hanya beberapa tim saja yang merespon dan melakukan tugasnya dengan baik,

namun disisi lain terdapat juga beberapa staff yang tidak merespon sehingga

Pramudia mengalami kesulitan dalam mengetahui tugas-tugas apa yang telah

diselesaikan dan yang belum dikerjakan. Sehingga pada saat meeting koordinasi,

terdapat beberapa tugas yang menjadi molor dari deadline yang telah ditentukan.

“Pada waktu itu timeline acara ini malah kurang berjalan dengan baik ya,

karena menurut saya beberapa staff yang sibuk dengan kerjaan lain

kurang bisa memperhatikan timeline yang diberikan jadinya mereka tidak

respon di group, karna kan saya bagikan lewat group besar DHFW. Tapi

ya ada juga yang respon dan ngerjain tugasnya dengan baik. Trus kalau

sudah seperti nanti pas pertemuan selanjutnya ternyata tugasnya belum

diselesain akhirnya meleset dari deadline yang sudah saya

buat.”(Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event Level 21


Kemudian hambatan yang sama juga diungkapkan oleh Franda selaku PIC

Invitation, dikatakan bahwa hambatan utama yang terjadi terletak pada proses

koordinasi yang dilakukan saat proses perencanaan Denpasar Hype Fashion

Week. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa staff yang merangkap tanggung

jawab sebagai staff mal sekaligus panitia Denpasar Hype Fashion Week, maka

dari itu menyulitkan mereka dalam melakukan koordinasi satu sama lain. Belum

ditambah lagi dengan padatnya jadwal latihan yang harus diikuti oleh beberapa


staff yang ikut tergabung dalam flash mob, sebuah tarian yang khusus

dipersembahkan oleh manajemen Level 21 Mall kepada pengunjung.

“Hambatan perencanaan itu mungkin lebih ke koordinasi, seperti HR ke

finance itu agak susah, karena mereka pada kerja semua kan pada sibuk

masing-masing dengan kerjaannya. Belum lagi beberapa staff juga harus

standby di mall untuk latihan flash mob, jadi malam sudah lembur, besok

pagi-pagi jam 8 sudah harus ikut latihan. Hambatannya di jam kerja sama

pas panitianya gitu, karena ada yang rangkep finance punya kerja sendiri

tapi jadi panitia bagian ini, jadi sebelum acara. Kalo di hari acaranya

kendalanya untuk kemarin karena kita kan banyak panitia nih, jadi kita

banyak miskomunikasi, jadi kita untuk ngobrolnya kita gak pake HT. Jadi,

Htnya mungkin ada satu dua orang yang pake ya untuk SM aja, tapi yang

di lapangan, contoh yang di bagian penerima tamu itu kita agak

kewalahan sih gitu aja sih.” (Wawancara dengan Franda, PIC Invitation


Hambatan yang terjadi mengakibatkan pada proses design undangan yang

menjadi lama. Hal ini dikatakan oleh Bhara selaku Graphic Design dan Show

Director saat pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week. Proses desain undangan

yang mengalami penundaan diakibatkan karena kurang cepatnya alur koordinasi

yang terjalin. Hal tersebut dapat terjadi karena dalam proses meminta persetujuan

atau approval dari General Mall Manager telah memakan waktu yang cukup

lama, ditambah dengan terlambatnya pengumpulan nama-nama tamu undangan

VIP dan VVIP yang tidak kunjung diberikan, serta masih bertambahnya nama-

nama sponsorship yang bekerjasama dengan Level 21 Mall dalam Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Sehingga eksekusi untuk mencetak undangan menjadi

tertunda dan mengakibatkan pengiriman undangan yang terlalu dekat (mepet)

dengan tanggal pelaksanaan perayaan Denpasar Hype Fashion Week 2018.

“Mungkin dikarenakan dari pihak kita ya untuk keterlambatan pengiriman

undangan-undangan. Nah, jadi begini, proses approval ke GM itu sudah

membutuhkan waktu yang cukup lama, kemudian ditambah terlambatnya

pengumpulan list nama-nama undangan yang mau diundang, dan

ditambah juga waktu itu aku masih meng-edit menambahkan nama-nama


sponsorship ini dan itu. Dari situ ya merembet ke pengiriman, pengiriman

kalau gak salah di H-4 begitu, maafkan kita. Terus sempet ada masalah

dari luar juga, jadi undangan itu sempat sudah tercetak, tapi dikarenakan

percetakannya salah, karena covernya itu kebalik, jadi itu memperburuk

masalah, jadi tambah lama deh.” (Wawancara dengan Bhara, Show

Director Level 21 Mall, 24 April 2019).

Faktor yang sama juga dinyatakan oleh Pramudia selaku ketua acara, yang

menyatakan bahwa terlambatnya proses pengiriman diakibatkan oleh

terlambatnya pengumpulan nama-nama undangan. Keterlambatan ini diakibatkan

beberapa staff yang bertugas untuk mengumpulkan list nama-nama undangan

mengalami over work dimana disatu sisi mereka harus mengerjakan tanggung

jawab mereka di bagian manajemen mall, disisi lain mereka juga harus fokus pada

perayaan Denpasar Hype Fashion Week 2018.

“Kemarin itu kendalanya mengenai design, karena semua apapun yang

keluar, undangan, backdrop design apapun itu semua harus ada

persetujuan dari Mall Manager. Nah, kendalanya disitu, design yang

sudah kita siapkan dari tim lambat ACC-nya dari atas, sehingga kita

eksekusipun lambat, nyetakpun lambat, pengiriman jadi lambat. Dan yang

kedua kemarin kendalanya tim yang bertugas untuk melakukan list

undangan, tidak memenuhi dari targetnya, dalam artian tahap

schedulenya sudah terlambat, harusnya pengumpulan sebulan

sebelumnya, mereka baru ngumpulkan dua minggu sebelum hari-H, saya

melihat ini karena mereka ada tugasnya masing-masing, mereka sibuk

dengan kerjaannya masing-masing yang berkaitan dengan manajemen

mall diluar DHFW, sehingga berdampak pada tugas DHFW yang tidak

diselesaikan sesuai schedule.” (Wawancara dengan Pramudia, Account

Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).

Hal tersebut didukung oleh pernyataan dari narasumber eksternal yang

menjadi tamu undangan VVIP dalam pelaksanaan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Beliau mengatakan bahwa terdapat teman-teman

komunitasnya yang tidak dapat menghadiri special event tersebut dikarenakan

undangan yang dikirimkan terkesan mendadak, dimana undangan baru diterima


sekitar H-3 dari pelaksanaan acara. Sehingga banyak dari mereka yang telah

melakukan janji dengan pihak lain dan mengisi acara di tempat lain.

“Trus kedua itu masalah undangan sih, jadi sebenernya temenku itu kan

kerja di Level 21 Mall jadi aku uda dikasik tau agak lamaan walaupun undangan

fisiknya belum dikirim ke aku. Tapi untuk temen-temen di komunitasku ada yang

baru dapet undangan H-3an gitu, nah dia cerita kalo undangannya itu terkesan

mendadak sekali. Ada beberapa temen-temen komunitasku gak bisa hadir karna

mereka sudah buat janji atau ada jadwal ngisi di mal lain. Mungkin kedepannya

invitationnya jangan dadakan aja sih, minimal H-2 minggu gitu.” (Wawancara

dengan Trisnawati, tamu undangan VVIP, 22 April 2019).

4.4.5. Evaluasi Special Event Denpasar Hype Fashion Week 2018

Setelah acara berlangsung, bentuk evaluasi yang dilakukan oleh tim

manajemen Level 21 Mall hanya dilakukan secara lisan saja. Proses yang

dilakukan adalah setelah perayaan special event Denpasar Hype Fashion Week,

kemudian General Mall Manager meminta untuk setiap koordinator dan tim

Divisi Marketing Communication untuk berkumpul di suatu tempat dan

melakukan evaluasi, pembahasan yang dilakukan dalam evaluasi yang dilakukan

hanya sebatas apa yang terjadi di hari itu saja, dan bersifat kearah teknisnya saja.

“Evaluasi ada, sistemnya hanya lisan saja. Contohnya DHFW tahun lalu

kita lihat dari undangan yang belum memenuhi target undangan yang kita

undang. Evaluasi dari segi acara yang masih ada beberapa

miskomunikasi. Terus dari segi dekor dan segi produksi juga masih ada.

Evaluasi dilakukan juga hanya untuk koordinator-koordinator saja.”

(Wawancara dengan Pramudia, Account Executive Event Level 21 Mall,

22 April 2019).

Karena evaluasi yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall bersifat

tidak formal dan dilakukan secara lisan saja, maka manajemen Level 21 Mall

tidak memiliki hasil berupa evaluasi tertulis maupun rekomendasi yang dapat

dianalisa untuk mendapatkan solusi-solusi terkait hambatan-hambatan yang

terjadi selama proses perencanaan hingga pelaksanaan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018.


“Hasilnya tidak ada, untuk sekarang belum ada, mungkin untuk yang

tahun 2019 ini, H- sebulan dua bulan mungkin akan ada tindak lanjut-

tindak lanjutnya, kalau untuk sejauh ini dari evaluasi kemarin itu belum

ada rekomendasi apa-apa. Rekomendasi yang lebih ke secara global,

lebih ke secara produksi dalam arti sudah ada, contoh seperti stage,

lighting dll sudah ada cuman kalau lebih ke acara, karena kita belum tahu

yang 2019 ini temanya akan diambil apa.” (Wawancara dengan Pramudia,

Account Executive Event Level 21 Mall, 22 April 2019).

4.5. Analisis dan Interpretasi

Pada bagian ini peneliti akan membahas temuan data dalam bentuk

analisis data. Dalam analisis yang dipaparkan, data juga akan ditriangulasi untuk

memastikan keakuratannya. Triangulasi yang dipilih dalam penelitian ini adalah

triangulasi data dan teori. Data dari masing-masing narasumber akan didialogkan

dengan informasi dari tamu yang hadir. Teori dan data penelitian terdahulu juga

akan dipergunakan untuk memperdalam analisis yang disampaikan. Terdapat 2

tim yang terlibat dalam penyusunan special event Denpasar Hype Fashion Week

(DHFW) 2018, sebagai berikut :

Steps Team Duration

a. Research

b. Design

Divisi Marketing

Communication

1 bulan

(Agustus –

September)

c. Planning

d. Coordination

(Implementation)

e. Evaluation

Mix dari beberapa

divisi seperti pada

halaman 47

2 bulan

(September –

November)

Tabel 4.1. Tim Penyusunan Special Event DHFW 2018



4.5.1. Research

Bagan 4.3. Tahap Research DHFW 2018

Special Event oleh Smith (2013)

Tujuan oleh Ruslan (2007)

Research Jenis oleh Goldblatt (2002)

Tidak ada output tertulis Tidak melakukan SWOT


Denpasar Hype Fashion Week 2018 merupakan sebuah fashion show event

tahunan yang diselenggarakan oleh Level 21 Mall Bali. Sesuai dengan konsep

special events, Denpasar Hype Fashion Week 2018 termasuk special event karena

merupakan acara yang diadakan berbeda dengan hari-hari biasanya dan dirancang

sebagai sarana untuk melibatkan publik serta meningkatkan interaksi antara

perusahaan dengan publiknya (Smith, 2013, p.117). Tujuan diselenggarakannya

Denpasar Hype Fashion Week 2018 adalah sebagai bentuk kepedulian Level 21

Mall Bali terhadap designer-designer Bali yang belum memiliki wadah atau

komunitas untuk menunjukkan koleksi karya-karya mereka. Penetapan tujuan ini

sesuai dengan konsep special event yang dikemukakan oleh Ruslan (2007, p.238)

bahwa special event diadakan tidak hanya untuk meningkatkan knowledge publik

terhadap perusahaan, namun dapat menunjukkan itikad baik dari sebuah

perusahaan, yang akan memberikan kesan atau citra positif terhadap masyarakat

yang menjadi publik sasarannya.

Dibalik penetapan tujuan atau objektif yang telah ditentukan oleh Level 21

Mall dalam menyelenggarakan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Ketua acara berserta tim Divisi Marketing Communication melakukan observasi

Formative Research

(Smith, 2005) FGD

Studi Pustaka

Tidak sesuai dengan Goldblatt (2002)

Bahwa pentingnya analisa SWOT


lapangan, yaitu dengan mengunjungi komunitas-komunitas fashion show untuk

mendapatkan informasi mengenai update perkembangan dunia fashion. Sehingga

tercetuslah tujuan awal dari penyelenggaraan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018 adalah sebagai wadah bagi komunitas-komunitas fashion di

Denpasar untuk menampilkan hasil karya koleksi-koleksi baju mereka kepada

masyarakat luas. Tindakan observasi lapangan yang dilakukan oleh manajemen

Level 21 Mall sesuai dengan jenis kedua pada tahap research yang dicetuskan

oleh Joe Goldblatt dalam memastikan keefektifan sebuah special event, yaitu riset

kualitatif. Riset kualitatif dikemukakan oleh Goldblatt (2002, p.45), merupakan

riset yang dilakukan untuk meneliti hal yang tidak terlihat di riset kuantitatif, yaitu

dengan cara melakukan FGD (Focus Group Discussion), observasi partisipan dan

studi kasus yang mana metodologi yang digunakan tergantung pada tujuan, waktu

dan dana yang tersedia.

Kemudian penetapan tujuan atau objektif kedua dari penyelenggaran

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 adalah membangun dan

menjaga relationship yang terjalin antara pihak Level 21 Mall dengan

stakeholders, yaitu terdiri dari sponsorships, owner tenant, loyal customer, dan

pihak government. Tujuan kedua ini merupakan wujud implementasi dari salah

satu misi Level 21 Mall, yaitu memperkuat kolaborasi dengan rekanan bisnis

melalui komunikasi dan kerjasama yang baik. Hal ini berkaitan dengan teori yang

diungkapkan oleh Goldblatt (2002, p.41), yang menyatakan bahwa sebelum

melaksanakan sebuah kegiatan, perlu adanya penelitian sederhana yang dilakukan,

dimana penelitian tersebut mampu menjawab lima pertanyaan, yaitu kenapa harus

diselenggarakan, siapa target sasarannya, kapan pelaksanaannya, dan dimana akan

diselenggarakan hingga bagaimana proses penyelenggaraannya.

Observasi lapangan yang dilakukan oleh Bapak Bobby selaku mantan

Manaager Marketing Communication yang bertugas pada tahun 2017, dan

dibantu oleh tim dari Divisi Marketing Communication terkait tujuan pertama dari

Denpasar Hype Fashion Week dalam menjadi wadah bagi designer-designer

dilakukan secara lisan saja. Hal tersebut dilakukan dengan cara bertemu dan

berdiskusi terkait perkembangan dunia fashion dengan komunitas fashion yang

telah menjadi channel Level 21 Mall. Sehingga Pramudia selaku ketua acara


mengatakan bahwa manajemen Level 21 Mall tidak melakukan analisa SWOT

dalam proses research dan perencanaan pelaksanaan special event Denpasar Hype

Fashion Week. Karena hasil observasi lapangan yang dilakukan berupa diskusi

secara lisan saja, maka manajemen tidak memiliki output tertulis terkait observasi

lapangan yang telah dilakukan.

Melihat dari setiap tahapan yang dilakukan oleh manajemen Level 21

Mall, terkait segala persiapan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018,

diketahui bahwa strategi yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall termasuk

dalam kategori fase Formative Research. Ronald D Smith (2005, p.9) menyusun

sebuah konsep strategi PublicRelations yang terdiri dari sembilan langkah dan

langkah tersebut dikategorikan ke dalam tiga tahapan fase, yaitu salah satunya

faseformative research. Fase formative research adalah riset formatif yang

dilakukan sebelum memulai sebuah program. Riset program dilakukan untuk

mendapatkan informasi tambahan yang diperlukan untuk mengarahkan

pengambilan keputusan dalam perencanaan. Tahapan research yang telah

dilakukan oleh pihak Level 21 Mall, menunjukkan bahwa pentingnya untuk

melakukan riset terlebih dahulu terkait special event yang akan diadakan. Hal

tersebut dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall bukan semata-mata hanya

formalitas belaka, melainkan dari hasil riset yang ditemukan melalui observasi

lapangan, mampu memberikan ide-ide dan tujuan yang kuat untuk menciptakan

sebuah special event tahunan yang saat ini telah menjadi salah satu ciri khas dari

Level 21 Mall.

Maka dapat disimpulkan, hasil analisis terkait tahap research yang

dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall kurang mendalam dan menyeluruh,

karena mereka tidak melakukan analisa SWOT. Sehingga manajemen tidak

memiliki data yang signifikan terkait pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week

2018, yang akhirnya berdampak menjadi salah satu penyebab Level 21 Mall tidak

dapat mencapai salah satu dari kedua objektif yang telah ditentukan dalam

penyelenggaraan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.


4.5.2. Design

Bagan 4.4. Tahap Design DHFW 2018

Jenis oleh Goldblatt (2002)

1. Brainstorming

Design 2. Mind Mapping


Proses desain merupakan tahap kedua dari lima tahapan yang

dikemukakan oleh Goldblatt (2002, p.45), untuk bisa menghasilkan special event

yang efektif dan efisien. Dalam proses perencanaan hingga pelaksanaannya ketua

acara beserta tim Divisi Marketing Communication Level 21 Mall telah

melakukan kegiatan design terkait special event Denpasar Hype Fashion Week

2018. Berdasarkan teori yang dijabarkan oleh Goldblatt (2002, p.45), design

merupakan kegiatan yang dilakukan penyelenggara acara untuk membuat desain

acara, mulai dari penentuan konsep dan tema yang akan diangkat hingga proses

pembentukkan kepanitiaan terkait Denpasar Hype Fashion Week 2018. Goldblatt

membagi tahap design yang dapat diaplikasikan melalui dua cara, yaitu dengan

brainstorming; menggambarkan suatu gagasan dari seni, musik, literatur,

teknologi dan event–event teraktual untuk menginspirasi diskusi event yang baru.

Kemudian dapat menggunakan media flip chart untuk menyusun ide–ide awal,

Ketua acara membentuk

struktur organisasi khusus

untuk DHFW 2018

Mengunjungi komunitas

fashion design

PPT untuk membuat proposal acara

Browsing Internet

Observasi lapangan mendatangi

event fashion show di mal lain

Teori Struktur Org. Matriks

oleh Sungkono & Yulianto

(2008)

Meeting discussion dengan

Div. Marcom & GM


dan menghindari membangun atau menyediakan kategori diluar ide-de yang

sudah ditetapkan. Kedua, yaitumind mapping, merupakan kegiatan yang

memungkinkan penyelenggara event untuk menyatukan ide-ide acak dan

membangun keterkaitan yang nantinya akan menghasilkan keputusan yang logis.

Mind mapping adalah cara yang efektif untuk menyatukan berbagai ide yang

didapat melalui saran-saran yang diberikan oleh anggota kelompok penyelenggara

dan mulai menyusun isi acara (2002, p.45). Kedua cara tersebut digunakan oleh

tim Divisi Marketing Communication dalam melakukan tahap design terkait

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Melalui pernyataan Pramudia selaku ketua acara, diketahui bahwa beliau

beserta tim Divisi Marketing Communication telah melakukan dua jenis proses

design yang dipaparkan oleh Goldblatt. Tahap brainstroming yang dilakukan oleh

ketua acara dan tim berupa mengobservasi lapangan dengan cara mengamati

event-event teraktual yang dilakukan oleh mal-mal daerah Denpasar hingga diluar

Denpasar, terkait bagaimana alur dan konsep fashion show yang diterapkan oleh

mal-mal tersebut. Kemudian observasi juga dilakukan dengan melakukan

browsing internet mengenai event-event fashion show diluar Pulau Bali, dan

menggunakan media berupa PowerPoint untuk menyusun ide-ide awal, serta

dijadikan media yang digunakan untuk membuat proposal acara. Jenis proses

design kedua yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall adalah mind

mapping, kegiatan mind mapping yang dilakukan oleh Level 21 Mall adalah

dengan melakukan observasi lapangan dengan mengunjungi komunitas-komunitas

fashion yang ada di Bali dan melakukan diskusi mengenai perkembangan fashion

di Bali. Tidak hanya itu saja, ketua acara juga melakukan diskusi berupa meeting

bersama dengan General Mall Manager dan tim Divisi Marketing

Communication,untuk mendapatkan ide melalui saran-saran yang diberikan.

Peneliti melihat bahwa kedua proses design yang telah dilakukan oleh Level 21

Mall sangat berdampak dan membantu tim manajemen dalam mendapatkan dan

menyusun konsep, tema, dekorasi dan setiap konten-konten acara pendukung

yang membantu memeriahkan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Tahap desain selanjutnya yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall

tidak hanya berfokus pada desain konten, tema dan dekorasi acara, melainkan


Pramudia selaku ketua acara juga mendesain sturuktur panitia yang dibentuk

khusus untuk menjalankan perencanaan hingga pelaksanaan dari Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Kegiatan penentuan struktur organisasi ini seutuhnya

dilakukan oleh ketua acara, namun melalui hasil wawancara yang telah dilakukan

peneliti dengan ketua acara, diketahui bahwa tidak adanya prosedur yang

sistematis dalam pembentukan panitia Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Proses pembentukan panitia yang dibuat oleh ketua acara termasuk dalam

kategori struktur organisasi matriks. Struktur organisasi matriks (Matrix Structure

Organization) merupakan perpaduan dari struktur organisasi fungsional dan

struktur organisasi proyek, kombinasi ini bertujuan untuk menutupi kekurangan-

kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk struktur organisasi tersebut. Sistem

kerja dalam struktur organisasi ini memiliki dua garis komando yang

mengarahkan para karyawannya, artinya bahwa seorang karyawan diharuskan

untuk melapor kepada dua pimpinan, yaitu pimpinan di unit kerja fungsional dan

pimpinan proyek. (Sungkono dan Yulianto, 2008, p.349). Setelah penentuan

tersebut ketua acara diharuskan untuk meminta persetujuan terlebih dahulu kepada

General Mall Manager. Sebagai GM beliau memiliki hak penuh untuk mengganti

posisi panitia yang telah ditetapkan, sesuai dengan pertimbangan-pertimbangan

yang ada. Tujuan dibalik adanya pembentukan struktur panitia, khusus untuk

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018 karena terdapat job desc atau

divisi yang tidak dimiliki dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

Akan tetapi, dalam buku yang ditulis oleh Sungkono dan Yulianto (2008,

p.349) mengungkapkan bahwa adanya kelemahan dan efek negatif yang

ditimbulkan dari penerapan struktur organisasi matriks yaitu menuntut staff-staff

yang berada dibawah untuk berperan rangkap dan memiliki tugas-tugas lain

disamping proyek yang dimaksud, bahkan harus menyelesaikan tugas-tugas

tersebut dalam kurun waktu yang bersamaan. Hal ini lah yang dirasakan oleh

Franda selaku Exihibiton Staff sekaligus PIC Invitation terkait panitia Denpasar

Hype Fashion Week, kemudianBhara selaku Graphic Design, koordinator dalam

konten acara Shopping Race dan pada hari H penyelenggaraan special event

beliau berperan sebagai Show Director.Efek negatif dan kelemahan yang terjadi


dalam struktur organisasi ini akhirnya berdampak pada kinerja dari manajemen

Level 21 Mall. Adanya tanggung jawab ganda dapat mengakibatkan kebingungan

dan overwork, sehingga staff-staff mengalami stress out dan kelelahan, sehingga

terdapat beberapa tugas-tugas yang diberikan mengalami delay, melewati batas

deadline yang telah ditetapkan.

Melalui pernyataan dan analisis yang telah dilakukan, peneliti

menyimpulkan bahwa penerapan struktur organisasi matriks ini memang memiliki

kelebihan, yaitu dapat memaksimalkan tenaga kerja dan biaya yang ada, namun

disisi lainnya efek negatifnya sangat mempengaruhi kesuksesan sebuah acara. Hal

ini terlihat dengan adanya peran ganda yang dimiliki oleh setiap staff manajemen

Level 21 Mall, sehingga mereka tidak mampu menyelesaikan tugas-tugas terkait

special event yang diberikan tepat pada waktunya atau bisa dikatakan dengan

timeline acara yang sudah ditetapkan oleh ketua acara. Salah satu tugas yang

tertunda adalah pengumpulan list undangan untuk acara, karena keterlambatan

tersebut mengakibatkan pengiriman undangan yang terlalu dekat dengan hari

pelaksanaan, yaitu H-5 sehingga para undangan-undangan mengalami kesulitan

mengatur jadwal dalam menghadiri acaratersebut. Hal tersebut akibatnya

berdampak pada objektif kedua dari Level 21 Mall yaitu ingin membangun dan

memelihara hubungan dengan stakeholders-nya, karena diketahui bahwa

undangan yang tersebar sebanyak 600, tetapi yang menghadiri hanya 300

undangan saja.

Disisi lain dalam konsep proses Public Relations (PR) menurut Cutlip,

Center, dan Broom (2006, p.340), implementasi program juga diikuti dengan

mengkomunikasikan program tersebut kepada publik luas. Dalam special event

ini, terdapat desain-desain terkait media publikasi yang akan dibagikan kepada

publik, seorang staff Public Relations Level 21 Mall mengkomunikasikan acara

ini ke masyarakat melalui media sosial, yakni Instagram. Media sosial menjadi

alat yang dipilih sebagai media komunikasi karena dirasa efektif dalam

menjangkau publik. Selain media sosial, manajemen Level 21 Mall juga

menggunakan promotion tools lainnya, yang terdiri dari umbul-umbul indoor

&outdoor, poster cetak &digital, dan backdrop serta press release yang dibagikan

di website Level 21 Mall. Menurut Any Noor (2009, p.179) mempublikasikan


sebuah event tidak hanya sekedar menempelkan poster pada tempat-tempat yang

strategis dan mengharapkan orang-orang melihatnya dan tertarik untuk datang ke

acara tersebut, tetapi juga harus memperhatikan apa saja yang perlu dilakukan

untuk mendatangkan orang-orang tersebut. Hal ini diungkapkan dalam jurnal

Social Media in PR (Binsaikh et al, 2016, vol 10, p.2) menyatakan bahwa

penggunaan media sosial menjadi cara yang efektif untuk memperluas jaringan

atau jangkauan, memberikan beberapa keuntungan bagi PR yakni berguna untuk

menghubungkan tujuan perusahaan dengan khalayak luas, cara yang murah untuk

berkomunikasi serta menghemat waktu dan tenaga, dapat menjangkau berbagai

kategori lini masyarakat (Binsaikh et al, 2016, vol.10, p.6).

Melalui hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada salah satu

tamu undangan, menyatakan bahwa beliau merasa pesan yang ingin disampaikan

oleh Level 21 Mall terkait penyelenggaraan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018 telah tersampaikan dengan baik sehingga ia memahaminya. Hal ini

didasari oleh setiap desain, dekorasi, dan pesan-pesan caption yang dirancang

kemudian dibagikan oleh Level 21 Mall melalui media-media yang dipakai sudah

cukup selaras dengan tema yang dibawakan oleh Level 21 Mall.

“Setelah datang selama 3 hari aku sangat puas sih dengan the whole

thing. Dekorasinya juga uda cakep kok, uda ngerepresentasiin temanya

juga sih. Semuanya sesuai ekspektasi sebagai acara event fashion.

Walaupun memang ada beberapa designer yang koleksinya melenceng

dari tema, tapi hanya beberapa saja mayoritas sudah sesuai tema juga.

Overall dari dekorasi dan rangkaian acara Denpasar Hype Fashion Week

digabung dengan memperingati 2 tahunnya Level 21 sih sudah cukup

bagus.”(Wawancara dengan Trisnawati, tamu undangan VVIP, 22 April

2019).

Peneliti menyimpulkan dari keterangan yang diberikan oleh narumber

eksternal Level 21 Mall, dimana ia menjadi salah satu tamu undangan saat special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018, bahwa penggunaan media sosial

sebagai alat publikasi dan media komunikasi bagi staff Public Relations memang

telah berjalan efektif. Namun, ternyata Level 21 Mall tidak hanya menggunakan

media sosial sebagai alat publikasi yang digunakan untuk menyebarkan special


event ini, diketahui bahwa Level 21 Mall juga masih menggunakan promotion

tools lainnya, yang terdiri dari umbul-umbul indoor & outdoor, poster cetak serta

backdrop yang dipasang di area lingkungan dalam dan luar Level 21 Mall. Media

konvensional tersebut juga mampu memberikan kontribusi dalam

menyebarluaskan terkait special event Denpasar Hype Fashion Week

2018.Sehingga Level 21 Mall telah melakukan kegiatan publikasi dengan sangat

maksimal, dan yang diharapkan hingga dapat memberikan efek yang jauh lebih

positif daripada hanya menggunakan sosial media saja.

Kemudian manajemen Level 21 Mall juga melakukan tahapan desain acara

untuk alur dari proses fashion show dalam pelaksanaan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018. DHFW 2018 mengusung tema sparkling dimana,

busana yang ditampilkan oleh 21 fashion designer, harus bisa menggambarkan

tema tersebut. Hal ini telah sesuai dengan apa yang dinyatakan oleh Barthes

mengenai “the language of fashion” (2013, p.20), bahwa setiap bentuk fashion pasti

mengandung pesan tertentu yang kemudian ingin disampaikan oleh pemakainya.

Fashion merupakan obyek yang dianggap bisa menyampaikan makna dan maksud-

maksud tertentu dari pemakainya. Oleh karena itu dengan pakaian yang dikenakan

diharapkan orang bisa menilai tanda-tanda yang ditampilkan dengan pakaian yang

dikenakannya. Sehingga peneliti berpendapat bahwa salah satu faktor penentu agar

undangan maupun pengunjung yang hadir, mendapatkan mengetahui pesan terkait

tema yang diangkat bisa dilakukan secara non-verbal, yaitu dengan menyelaraskan

koleksi busana-busana yang ditampilkan oleh setiap fashion designer pada

pelaksanaan special event yang berkonsep fashion show.

Desain output yang dilakukan oleh praktisi public relations lainnya berupa

mendesain press release. Dikatakan oleh Greenwood (2013, p.64) bahwa jika

kontak di media adalah urat nadi industri PR, maka press release adalah organ

utamanya. Hal yang penting untuk diperhatikan adalah untuk memastikan bahwa

press release itu benar secara tata bahasa dan faktual karena wartawan akan

menyalin dan menempelkan press release tersebut ke suatu fitur. Kemudian tidak

hanya itu saja menurut bukunya yang berjudul Fashion Marketing

Communication (2013, p.63), Greenwood menyatakan bahwa peran fungsi PR

dalam ranah fashion communication, juga terletak pada contacts, dimana media

yang menjadi channel publikasi menjadi kunci untuk menyebarluaskan press


release yang telah dirancang. Dalam pelaksanaannya praktisi public relations

Level 21 Mall telah menjalankan kegiatan mendesain press release dan

menyebarluaskannya melalui official website Level 21 Mall. Namun tidak hanya

berhenti disitu saja, tetapi PR dari manajemen Level 21 Mall juga menghubungi

rekan-rekanan media yang menjadi media partner dari Level 21 Mall untuk

membantu mempublikasikan penyelenggaraan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018. Sehingga pemberitaan mengenai penyelenggaraan special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018 telah tersebar diberbagai media online,

yaitu online newspaper, social media, dan TV.

Melalui analisis tersebut, dapat diketahui bahwa proses desain press

release memang merupakan urat nadi industri PR, namun jika tidak diimbangi

dengan koneksi-koneksi media yang dimiliki oleh seorang PR, maka semuanya

sia-sia. Keberhasilan proses desain press release dapat diukur dan dilihat dengan

seberapa luas jangkauan penyebarannya kepada media-media yang menjadi

partner sebuah perusahaan. Karena jika semakin luas penyebarannya, maka akan

semakin banyak masyarakat yang aware.

4.5.3. Planning

Bagan 4.5. Tahap Planning DHFW 2018

Planning

Timeline dibagikan

melalui grup WA

Ketua acara

membuat timeline Tempo

Lokasi penyelenggaraan di

Main Atrium Level 21 Mall Space

Waktu proses perencanaan

tergolong singkat - Franda

Acara DHFW 2018

dilakukan selama 3 hari

Total proses perencanaan

DHFW 2018 3 bulan

Time

Goldblatt

(2002)



Menurut Goldblatt (2002, p.46), tahap planning dilakukan setelah proses

research dan design dilakukan. Kegiatan perencanaan memakan waktu yang

cukup lama dalam seluruh tahap. Banyak hal yang harus dipertimbangkan pada

saat perencanaan sehingga susunan perencanaan sering kali mengalami

perubahan, penambahan, atau pengurangan sesuai kondisi. Faktor-faktor yang

dapat mempengaruhi perubahan dalam tahap perencanaan yang telah ditentukan

terdiri dari peraturan pemerintah, kondisi politik, cuaca dan sebagainya.

Goldblatt (2002, p.46-49) menyatakan tahap perencanaan meliputi

beberapa penggunaan hukum untuk menentukan cara terbaik dalam menggunakan

sumber daya yang tersedia, yang terdiri dari :

a. Time

Mengacu pada berapa waktu yang dimiliki untuk bertindak

atau bereaksi. Lamanya waktu yang tersedia untuk perencanaan

dan produksi akan secara dramatis memengaruhi biaya dan

kadang-kadang keberhasilan acara. Ketua acara dan tim Divisi

Marketing Communication telah melakukan poin ini dengan

menerapkannya pada special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Hal ini dibuktikan bahwa mereka telah

memperhitungkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk

mempersiapkan keseluruhan perencanaan Denpasar Hype

Fashion Week 2018.

Penetapan total waktu perencanaan event mempengaruhi

kematangan dalam persiapan hingga pelaksanaan special event

yang dijalankan (Goldblatt, 2002, p.47). Pada proses

penerapannya Level 21 Mall melakukan keterlambatan dalam

mengambil keputusan untuk memulai proses perencanaan

terkait special event DHFW 2018. Persiapan yang dilakukan

oleh ketua acara beserta tim Divisi Marketing Communication

dimulai sejak pertengahan bulan Agustus, kemudian


pembagian panitia yang dilakukan oleh Pramudia baru terjadi

pada pertengahan bulan September, dimana bulan

penyelenggaraan special event Denpsar Hype Fashion Week

2018 dilakukan pada awal bulan November. Sehingga hanya

tersisa kurang lebih 2 bulan untuk mempersiapkan segala

perencanaan special event Denpasar Hype Fashion Week 2018.

Akibat dari keterlambatan tersebut, mempengaruhi kinerja dan

kematangan tahap perencanaan itu sendiri. Franda selaku PIC

Invitation menyatakan dalam proses wawancara yang

dilakukan dengan peneliti, menyatakan bahwa koordinasi yang

dilakukan untuk pembentukakan panitia terlalu mepet dengan

hari H. Beliau menyatakan bahwa seluruh divisi dalam

manajemen Level 21 Mall mengalami kesulitan, untuk

melakukan tanggung jawabnya sebagai karyawan mal dan

merangkap juga sebagai panitia special event DHFW 2018.

Sehingga berdampak pada sulitnya mengatur manajemen waktu

dalam melakukan koordinasi-koordinasi terkait special event

DHFW 2018.

Dinyatakan oleh Nawan dalam bukunya yang berjudul

Dasar-dasar Manajemen Penyelenggaraan Acara Korporat

(2012, p.22), bahwa penetapan waktu sangat penting agar tidak

mengganggu rutinitas perusahaan, terutama bagi perusahaan

yang kehidupannya bersandarkan pada kapasitas produksi.

Sebuah perusahaan atau organisasi sebaiknya sudah sedini

mungkin untuk melakukan perencanaan terkait sebuah event

besar di tahun sebelum tahun penyelenggaraannya. Karena

untuk beberapa jenis event yang special memiliki kerumitan

dan permasalahannya tersendiri, sehingga dibutuhkan

kemampuan untuk mengatur waktu yang cukup untuk

menyiapkan persiapannya, tidak hanya karena kebutuhan

terhadap keberadaan pihak-pihak tertentu, tetapi juga untuk

menyusun sebuah rencana kerja yang teliti dan cermat tidak


bisa tiba-tiba, contohnya pengiriman undangan kepada tamu

undangan tidak bisa dilakukan sembarang waktu. (Nawan,

2012, p.1).

Peneliti menyimpulkan bahwa akibat dari keterlambatan ini

mempengaruhi segala proses design mulai dari tahap

pembentukan proposal, pengajuan dana, dan kegiatan

pencarian sponsor serta segala bentuk design publikasi, hingga

mencetak undangan dan mengirim undangan tersebut kepada

para undangan.Dikarenakan seiring berjalannya waktu,

proposal acara yang sudah dipersiapkan mengalami banyak

perubahan, hal ini disebabkan oleh adanya perubahan

kerjasama yang dilakukan oleh pihak manajemen Level 21

Mall dengan sponsorships. Kemudian perubahan rencana

anggaran biaya juga mengalami perubahan, karena pada saat

prosesnya harga dilapangan mengalami kenaikan maupun

penurunan, serta penambahan pengeluaran yang diperlukan

terkait perlunya items tambahan atau adanya konten acara baru

yang dibentuk, sehingga membutuhkan biaya tambahan dan

berdampak adanya perbedaan angka anggaran yang sudah

direncanakan. Dengan adanya perubahan-perubahan tersebut

ditambah dengan staff-staff yang memiliki peran ganda dalam

pekerjaannya, maka 2 bulan dalam mempersiapkan special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018 mengalami

hambatan utama yang berdampak pada terlambatnya

pengumpulan list undangan, hingga pengiriman undangan

yang terlalu dekat dengan hari H, sehingga mempengaruhi

kedatangan target undangan yang diundang hanya berjumlah

300 undangan saja dari 600 undangan. Sehingga tidak

tercapainya objektif kedua dari penyelenggaraan special event

ini, yaitu membangun dan menjaga relations dengan stakehold


b. Space

Mengacu pada tempat dimana event akan diselenggarakan

dan pada waktu antara keputusan penting yang berkaitan

dengan event tersebut. Hubungan antara time dan space bersifat

konstan di sepanjang proses acara secara keseluruhan. Ketika

memilih tempat untuk sebuah acara, lokasi dan sumber daya

secara signifikan memengaruhi waktu yang dimiliki. Ketika

mempertimbangkan space untuk sebuah acara, persiapan

checklist secara terperinci perlu dilakukan untuk meninjau

setiap elemen secara hati-hati (Goldblatt, 2002, p.47).

Peneliti menyimpulkan bahwa Level 21 Mall dalam proses

penetapan lokasi untuk pelaksanaan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018 (DHFW 2018), tidak mengalami

kesulitan yang berarti, dikarenakan untuk lokasi pelaksanaan

special event DHFW 2018 itu sendiri dilakukan di Main

Atrium Level 21 Mall. Namun walaupun demikian, hal-hal

yang perlu diperhatikan setelah penentuan lokasi adalah

dekorasi. Tahapan ini sangat berkaitan erat dengan tahap desain

yang dilakukan oleh Bhara selaku graphic designer, bagaimana

beliau harus membuat desain dekorasi yang menggambarkan

tema yang diangkat, yaitu Sparkling. Disisi lain tanggung

jawab sebagai ketua acara adalah menetapkan bagaimana

keseluruhan desain acara telah sesuai dengan standard konsep

fashion show, mulai dari penetapan posisi kursi-kursi

undangan, lighting, stage (panggung) yang aman dan menarik

untuk setiap konten acara yang akan ditampilkan, hingga

hidangan yang akan disajikan kepada para undangan. Dalam

penentuan keseluruhan desain acara akan mempengaruhi pihak-

pihak vendor yang akan dipakai untuk diajak bekerjasama

dalan memenuhi kebutuhan desain yang terlah dibentuk oleh

Level 21 Mall.


c. Tempo

Merupakan hukum terakhir dari perencanaan acara dimana

kegiatan berlangsung selama perencanaan produksi. Dengan

menganalisis lokasi acara dan memperkirakan waktu yang

dibutuhkan untuk sebuah proyek, perencana acara akan lebih

mampu mengatur tempo atau jadwal persiapan, produksi dan

peralatan (Goldblatt, 2002, p.47). Pramudia selaku ketua acara

menerapkan poin ini dalam bentuk membuat timeline terkait

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018. Timeline

yang dibuat oleh beliau berguna untuk dijadikan acuan bagi

seluruh manajemen Level 21 Mall dalam memperkirakan

waktu yang dibutuhkan dalam melakukan segala perencanaan

hingga pelaksanaan DHFW 2018. Timeline tersebut juga

menjadi acuan tim Divisi Marketing Communictaion yang

bertanggung jawab menjadi koordinator di beberapa konten

acara untuk membuat rundown.

Namun pada penerapannya, peneliti menemukan bahwa

penggunaan timeline dalam perencanaan special event Denpasar

Hype Fashion tidak maksimal. Hal ini dinyatakan sendiri oleh

Pramudia selaku ketua acara, bahwa lemahnya koordinasi yang

terjalin antar divisi dan lambatnya proses eksekusi terkait

perencanaan special event diakibatkan oleh kurangnya feedback

yang seharusnya diberikan kepada ketua acara terkait pembagian

timeline yang sudah dibagikan lewat group WhatsApp. Hal ini

disebabkan karena kurangnya waktu persiapan yang dibutuhkan

oleh staff-staff manajemen Level 21 Mall, dan adanya faktor peran

ganda yang harus dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall

mengakibatkan mereka tidak bisa fokus dalam mengerjakan tugas-

tugas terkait perencanaan special event Denpasar Hype Fashion

Week 2018. Peneliti menyimpulkan dari temuan data diatas bahwa

dampak dari kurangnya feedback yang dilakukan oleh tim

manajemen kepada ketua acara terkait timeline yang telah


dibagikan melalui group WhatsApp, menjadi hambatan pada proses

perencanaan dan merusak kematangan persiapan sebuah special

event yang ingin dilakukan. Hal tersebut membuat ketua acara

mengalami kesulitan mengetahui progress terkait special event,

khususnya dalam list undangan yang sudah ditetapkan deadline-

nya dalam timeline yang dibagikan oleh ketua acara di group

WhatsApp. Akibatnya pengumpulan list undangan mengalami

keterlambatan yang akhirnya kembali menjadi penyebab dari

mepetnya pengiriman undangan yang dikirimkan kepada tamu

undangan di dalam dan luar kota. Sehingga undangan terkesan

mendadak dan tamu undangan mengalami kesulitan untuk

mengatur jadwal menghadiri special event tersebut. Padahal dibalik

pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week 2018 ini sendiri,

bertujuan agar tamu undangan dapat menghadirinya, karena

merupakan bentuk wujud visi Level 21 Mall untuk membangun

dan menjaga relations yang telah terjalin dengan stakeholders.

4.4.4. Coordination

Bagan 4.6. Tahap Coordination DHFW 2018

Coordination

Undangan terkesan mendadak

Pengiriman undangan H-4

Terlambatnya pengumpulan list undangan

Tidak sesuai Uchjana (2005)

Feedback = Unsur proses

komunikasi

Tidak ada feedback

manajemen terkait timeline

Staff berperan ganda

(manajemen & panitia DHFW) Terjadi efek negatif

struktur matriks

Alat komunikasi : Grup

WA &Meeting koordinasi

Alur komunikasi diagonal

(Purwanto, 2011)

Tidak ada SOP Tidak sesuai dengan Sailendra (2015)



Menurut Goldblatt (2002, p.48) definisi dari tahap coordination

merupakan proses dimana penyelenggara acara dituntut untuk mampu mengelola

sumber daya secara efisien, karena coordination merupakan tahap yang paling

banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya, yakni

mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Kemudian seorang

penyelenggara acara dihadapkan pada pengambilan keputusan demi keputusan

secara profesional, yang akan berdampak baik pada hasil special event yang

diselenggarakan. Dalam penerapannya hambatan-hambatan yang terjadi dalam

perencanaan dan persiapan terkait special event Denpasar Hype Fashion Week

2018 terjadi pada proses koordinasi. Hal ini disebabkan oleh tidak adanya

Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas untuk diterapkan pada sistem

koordinasi dalam manajemen Level 21 Mall.

Menurut Sailendra (2015, p.11) Standard Operating Procedure (SOP)

merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional

organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. Sehingga didalamnya terdapat

urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, di mana

pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan,

bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan

siapa yang melakukannya (Moekijat, 2008). Akibat dari tidak adanya kejelasan

SOP dalam manajemen Level 21 Mall berdampak pada alur komunikasi yang

terjalin dalam melakukan proses koordinasi antar divisi.Hal ini dibuktikan bahwa

setiap divisi yang telah terbentuk dapat langsung menyampaikan segala ide,

kendala dan proggress yang ada kepada General Mall Manager tanpa harus

melewati approval dari ketua acara. Alur komunikasi yang terbentuk itu

didefinisikan sebagai komunikasi diagonal, artinya komunikasi dari orang-orang

yang memiliki hierarki yang berbedadan tidak memiliki hubungan kewenangan

Tamu undangan yang hadir 300 dari 600


secara langsung. Komunikasi inimerupakan komunikasi yang memotong jalur

vertikal dan horizontal (Purwanto, 2011, p.53). Padahal seharusnya jika melihat

dari ketentuan organisasi matriks yang diterapkan dalam pembentukan panitia

khusus Denpasar Hype Fashion Week 2018, mengharuskan setiap bawahan untuk

memberikan progress report kepada kedua atasannya (Sungkono dan Yulianto,

2008, p.349).

Peneliti menyimpulkan bahwa penerapan alur komunikasi diagonal pada

struktur oraganisasi matriks ini mengakibatkan adanya miskomunikasi antara

ketua acara dan divisi-divisi lainnya, yang disebabkan oleh informasi-informasi

yang disampaikan hanya disampaikan kepada General Mall Manager saja,

sehingga ketua acara tidak mendapatkan informasi yang cukup terkait progress-

progress yang telah dilakukan, dan dapat berdampak pada pengambilan keputusan

yang salah. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya perbedaan tanggapan

mengenai desain-desain media publikasi dan undangan yang dilakukan oleh Bhara

dengan ketua acara. Karena Bhara langsung meminta approval kepada General

Mall Manager,tanpa melakukan diskusi dengan Pramudia selaku ketua acara. Hal

tersebut berdampak pada perbedaan desain undangan yang telah ditentukan oleh

ketua acara dan General Mall Manager, sehingga membuat Bhara harus

mengulang desain undangan kembali, namun hal tersebut tentu membutuhkan

waktu sehingga permasalahan ini juga yang menjadi salah satu faktor

terlambatnya pengiriman undangan kepada tamu undangan. Akibatnya

manajemen Level 21 Mall tidak dapat memenuhi target undangan yang telah

ditetapkan, dan tidak mampu untuk membangun dan menjaga relations dengan

tamu undangan yang tidak hadir.

Maka dari itu penting untuk adanya SOP dalam sebuah manajemen, hal ini

didukung oleh pernyataan dari Indah Puji (2014, p.35) yang menyatakan bahwa

pentingnya penerapan SOP karena berfungsi untuk memperlancar tugas dari unit

kerja, sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan, mengetahui dengan jelas

hambatan-hambatannya dan mudah untuk dilacak, serta dapat mengarahkan

manajemen untuk kompak dalam disiplin bekerja.


4.4.5. Evaluation

Bagan 4.7. Tahap Evaluation DHFW 2018

X

Evaluation


Pada special event Denpasar Hype Fashion Week 2018, manajemen Level

21 Mall melakukan tahap evaluasi, namun tahapan tersebut dilakukan hanya

secara lisan saja. Dan proses evaluasi yang diadakan hanya dilakukan oleh

General Mall Manager yang memimpin proses tersebut, seluruh tim Divisi

Marketing Communication, mulai dari Manager Marketing Communication,

kepala-kepala bagian, dan koordinator-koordinator yang telah dipilih dari divisi

lain. Evaluasi yang dilakukan oleh Level 21 Mall hanya membahas dari segi

dekorasi dan produksi saja, serta General Mall Manager juga hanya menanyakan

secara general saja mengapa tamu undangan yang sudah ditargetkan datang pada

hari-hari yang ditentukan tidak memenuhi targetnya. Namun pembahasan yang

dilakukan tidak mendalam, karena evaluasi tidak dilakukan dari tahap awal

perencanaan hingga pelaksanaannya.

Hal ini sangat berbanding terbalik dengan teori evaluasi yang diungkapkan

oleh Goldblatt (2002, pp.55-56),yang menyatakan bahwa evaluasi merupakan

tahap yang terakhir dan didalamnya terdapat kegiatan review atau penilaiaan atas

kegiatan event yang telah dilakukan. Pada tahap ini perencana dapat mengevaluasi

acara di setiap tahapannya, mulai dari proses manajemen event untuk

Manajemen melakukan

evaluasi dengan lisan

Tidak memiliki

output tertulis

Evaluasi dipimpin oleh GM dan hanya

dihadiri oleh Div. Marcom serta koordinator

Tidak memiliki solusi

& rekomendasi untuk

DHFW selanjutnya

Tidak sesuai dengan Goldblatt (2002)

Evaluasi seharusnya dilakukan pada setiap

tahapan management event


mendapatkan review secara komprehensif dari semua tahap dan berfungsi sebagai

bahan acuan untuk event yang akan diadakan di periode selanjutnya.

Karena evaluasi yang dilakukan oleh manajemen Level 21 Mall bersifat

tidak formal dan dilakukan secara lisan saja, maka manajemen Level 21 Mall

tidak memiliki hasil berupa evaluasi tertulis maupun rekomendasi yang dapat

dianalisa untuk mendapatkan solusi-solusi terkait hambatan-hambatan yang

terjadi selama proses perencanaan hingga pelaksanaan special event Denpasar

Hype Fashion Week 2018.

Menurut Cutlip, Center, dan Broom (2006, p.319), praktisi Public

Relations dalam sebuah perusahaan atau organisasi, turut memberikan dukungan

kepada manajemen agar mampu mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dukungan tersebut diwujudkan melalui melakukan evaluasi pada program dan

kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan. Terdapat empat tahapan proses

manajemen yang dikemukakan oleh Cutlip, Center, dan Broom (2006, p.320),

tahapan terakhir merupakan evaluating the program. Langkah terakhir tersebut

meliputi evaluasi terhadap langkah-langkahsebelumnya yaitu pada langkah

perencanaan, implementasi dan hasil dariprogram. Penyesuaian akan dilakukan

sembari programdiimplementasikan dan didasarkan pada evaluasi atas umpan

balik tentangbagaimana program berhasil atau tidak.Jadi seharusnya seorang

Public Relations di Level 21 Mallmampu melakukan proses evaluasi terkait

special event Denpasar Hype Fashion Week 2018, agar membantu manajemen

Level 21 Mall dalam melacak titik letak hambatan dan kelemahan- kelemahan

dalam proses perencanaan hingga pelaksanaan Denpasar Hype Fashion Week

2018. Tidak hanya berhenti disitu saja, namun PR juga dapat memberikan solusi-

solusi terkait hambatan dan kelemahan yang ditemukan. Evaluasi yang dapat

dilakukan oleh Level 21 Mall terkait special event Denpasar Hype Fashion Week

2018 adalah dengan melihat tiga tahapan evaluasi yang dijabarkan oleh Cutlip dan

Center (2006), yaitu konseptualisasi dan desain program, dimana proses ini

menilai kualitas serta kecukupan informasi dan perencanaan strategis, yang

kemudian dapat menentukan sejauh mana program telah direncanakan. Kedua,

Monitoring dan akuntabilitas program, memiliki dua tahapan yang meliputi

melakukan penjelasan mengenai media yang digunakan, apakah telah mampu


menjangkau populasi atau target sasaran, serta mencatat kecukupan upaya, yaitu

upaya intervensi yang dilakukan yang berhubungan dengan desain program.

Terkahir adalah penilaian nilai guna suatu program, merupakan umpan balik

tentang konsekuensi program, berupa faktor kontekstual yang dapat

mempengaruhi hasil akhir yang diharapkan dan yang tidak. Menurut Goldblatt

(2002, p.55-56) salah satu cara yang dapat digunakan manajemen dalam

mendapatkan umban balik tamu undangan adalah dengan written survey, yaitu

survei yang menggunakan kuesioner yang dibagikan kepada seluruh pengunjung

ketika acara berlangsung. Kedua, telephone or mail survey, yaitu evaluasi yang

dilakukan sesudah event berlangsung dengan melalui media telepon atau surat.

Tahapan ini merupakan tahapan penting yang wajib dilakukan oleh tim

manajemen setelah melakukan segala event. Beberapa alasan mengapa pentingnya

sebuah tahap evaluasi harus dilakukan oleh praktisi Public Relations, yang

pertama dikemukakan oleh Gregory (2004, p.139) beliau menyatakan bahwa

pentingnya proses evaluasi, yaitu salah satu tahap yang harus dilakukan oleh

public relations setelah menjalankan sebuah program karena merupakan bentuk

pertanggungjawaban, serta dapat memberikan kemudahan pada Public Relations

dalam mengelola setiap kegiatan, karena evaluasi dapat membantu dalam

memberikan pencegahan sebelum masalah dapat berkembang, serta membantu

membuktikan nilai yang dimiliki. Dan mengetahui apakah kegiatan tersebut telah

benar-benar dilakukan sesuai dengan planning & research (Effendy, 2002, p.131).

Maka peneliti menyimpulkan bahwa evaluasi yang dilakukan oleh Level

21 Mall belum cukup kredibel dan akurat, dilihat dari proses yang dilakukan tidak

sampai mengevaluasi tahap perencanaannya dan tidak adanya rekomendasi atau

output tertulis serta penilaian terperinci dari pihak undangan yang hadir. Hal ini

dapat menimbulkan resiko pada Level 21 Mall dalam mempersiapkan special

event Denpasar Hype Fashion Week di tahun-tahun selanjutnya, karena mereka

tidak memiliki output tertulis atau data yang dapat dijadikan acuan untuk

menghindari titik-titik hambatan dan kelemahan yang terjadi pada special event

Denpasar Hype Fashion Week 2018. Yang dimaksud pengukuran yang jelas

adalah dapat diukur dengan angka-angka, sehingga angka-angka tersebut akan

berkaitan dengan Rencana Anggaran Biaya yang telah dilakukan oleh manajemen.


4.6. Rekomendasi

Sebagai hasil dari penelitian ini, peneliti memberikan beberapa

rekomendasi untuk Level 21 Mall terkait perencanaan hingga pelaksanaan special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018. Pertama, ketua acara perlu untuk

menetapkan total waktu terkait proses perencanaan special event Denpasar Hype

Fashion Week 2018 lebih dari 3 bulan, karena mengingat bahwa penerapan

struktur organisasi matriks menjadikan seluruh manajemen Level 21 Mall

memiliki peran ganda, dan tugas atau tanggung jawab yang harus dilakukan pada

waktu yang bersamaan. Sehingga ketua acara perlu untuk memperhitungkan aspek

kekuatan setiap staff-staff dalam melakukan tugas-tugasnya, karena jika tidak

maka yang terjadi banyak staff yang mengalami overwork hingga membuat

mereka kelelahan dan sulit untuk melakukan manajemen waktu antara job

description-nya sebagai staff Level 21 Mall dan panitia Denpasar Hype Fashion

Week, lalu berdampak pada terjadinya delay (tidak sesuai dengan deadline yang

ditentukan) dalam melakukan tugas yang ditetapkan oleh ketua acara.

Kedua, yaitu membuat dan menerapkan Standart Operasional Procedure

(SOP)dalam koordinasi antar manajemen, mulai dari perencanaan hingga

pelaksanaannya, agar memudahkan manajemen beroperasi. Hal ini penting untuk

dibuat dan diterapkan karena SOP merupakan panduan yang digunakan untuk

memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan

lancar. Sehingga didalamnya terdapat urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-

pelaksanaan pekerjaan, di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan

dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya,

di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya (Moekijat, 2008). Akibat

dari tidak adanya kejelasan SOP dalam manajemen Level 21 Mall berdampak

pada alur komunikasi yang terjalin dalam melakukan proses koordinasi antar

divisi, hal ini dibuktikan bahwa setiap divisi yang telah terbentuk dapat langsung

menyampaikan segala ide, kendala dan proggress yang ada kepada General Mall

Manager tanpa harus melewati approval dari ketua acara. Padahal seharusnya jika

melihat dari ketentuan organisasi matriks yang diterapkan dalam pembentukan

panitia khusus Denpasar Hype Fashion Week 2018, mengharuskan setiap


bawahan untuk memberikan progress report kepada kedua atasannya (Sungkono

dan Yulianto, 2008, p.349).

Ketiga, staff Public Relations membantu manajemen Level 21 Mall untuk

melakukan proses evaluasi. Proses evaluasi yang dimaksud disini adalah evaluasi

yang sesuai dengan tahapan yang dijabarkan oleh Cutlip, Center, dan Broom,

yaitu evaluating the program. Langkah terakhir tersebut meliputi evaluasi

terhadap langkah-langkah sebelumnya yaitu pada langkah perencanaan,

implementasi dan hasil dari program. Penyesuaian akan dilakukan sembari

program diimplementasikan dan didasarkan pada evaluasi atas umpan balik

tentang bagaimana program berhasil atau tidak. Hal ini penting untuk dilakukan

agar membantu manajemen Level 21 Mall dalam melacak titik letak hambatan

dan kelemahan- kelemahan dalam proses perencanaan hingga pelaksanaan

Denpasar Hype Fashion Week 2018. Tidak hanya berhenti disitu saja, namun PR

juga dapat memberikan solusi-solusi terkait hambatan dan kelemahan yang

ditemukan. Evaluasi yang dapat dilakukan oleh Level 21 Mall terkait special

event Denpasar Hype Fashion Week 2018 adalah dengan melihat tiga tahapan

evaluasi yang dijabarkan oleh Cutlip dan Center (2001), yaitu konseptualisasi dan

desain program, yaitu menilai kualitas serta kecukupan informasi dan perencanaan

strategis, yang kemudian dapat menentukan sejauh mana program telah

direncanakan. Kedua, Monitoring dan akuntabilitas program, memiliki dua

tahapan yang meliputi melakukan penjelasan mengenai media yang digunakan,

apakah telah mampu menjangkau populasi atau target sasaran, serta mencatat

kecukupan upaya, yaitu upaya intervensi yang dilakukan yang berhubungan

dengan desain program, dan terkahir adalah penilaian nilai guna suatu program,

merupakan umpan balik tentang konsekuensi program, berupa faktor kontekstual

yang dapat mempengaruhi hasil akhir yang diharapkan dan yang tidak.


4.7. Model Evaluasi Manajemen Event Denpasar Hype Fashion Week 2018 Level 21 Mall Bali

Melalui hasil temuan data dan analisis yang telah dilakukan oleh peneliti, maka evaluasi positif dan negatif special events

Denpasar Hype Fashion Week (DHFW) 2018 dapat dilihat dari bagan di bawah ini :

Bagan 4.3. Evaluasi Positif Special Event DHFW 2018 Level 21 Mall


Evaluasi Special Event Denpasar Hype Fashion Week 2018

Research

+ Melakukanfokusgrou

p dengan komunitas

designer

+ Obeservasi lapangan

pada mal lain dengan

konsep fashion show

+ Browsinginternet

pada mal diluar Bali

Design

Planning

Evaluation Coordination

+ Penentuan tema

sparkling dilakukan

dengan Div.

Marcom&General

Mall

+ Penerapanstruktur

Matriks khusus

DHFW 2018

+ Desain output: media

publikasi

cetak&online

+ Time: perencanaan 3

bulan & pelaksanaan

3 hari

+ Space: Main Atrium

Level 21 Mall

+ Tempo: timeline

sebagaideadline.

Dibagikan by WA

grup

+ Melakukan rapat

koordinasi setiap

Senin

+ Tidak memiliki SOP

yang jelas

+ Koordinasi dilakukan

lewat group WA

+ Melakukan proses

evaluasi setiap

special event telah

selesai, selama 3 hari

berturut-turut


Bagan 4.9. Evaluasi Negatif Special Event DHFW 2018 Level 21 Mall


Evaluasi Special Event Denpasar Hype Fashion Week 2018

Research

− Tidak memiliki

output tertulis

terkait hasil

− Tidak melakukan

analisa SWOT

terkait

pelaksanaan

DHFW

Design

Planning

Evaluation Coordination

− Penerapan struktur

matriks berdampak

negatif, yaitu

manajemen

berperan ganda

sebagai staff mall

dan panitia DHFW

− Manajemen kurang

merespon terkait

timeline yang

dibagikan pada

group

− Terjadi komunikasi

diagonal dalam

struktur organisasi

DHFW 2018

− Mengakibatkan

miskomunikasi

antara ketua acara

dan divisi-divisi

lain

− Tidak ada evaluasi

tahap perencanaan &

feedback undangan

− Secara lisan & tidak

ada output tertulis

− Tidak melakukan

evaluasi mendalam

dibalik tidak

tercapainya objektif

kedua dari

pelaksanaan DHFW

Documents

4. ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum … · Sejarah Level 21 Mall Bali Level 21 merupakan sebuah bangunan pusat perbelanjaan yang memiliki perjalanan sejarah yang cukup panjang