4. Ejemplos prácticos de Arquímedes

Arquímedes y Control de obra – Ejemplos prácticos

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4. Ejemplos prácticos de Arquímedes

4.5. Ejemplo de control de obra (Desde el punto de vista del

Jefe de obra de una Constructora) ........................................................ 2

4.5.1. Introducción ....................................................................................................................................................... 2

4.5.2. Presupuesto base ............................................................................................................................................. 2

4.5.3. Proceso de control ............................................................................................................................................ 3

4.5.4. Antes de comenzar la obra ............................................................................................................................... 4

4.5.5. Durante el mes .................................................................................................................................................. 4

4.5.6. Al finalizar el mes .............................................................................................................................................. 4

4.5.7. Control por sustracción ..................................................................................................................................... 5

4.5.8. Cuentas ............................................................................................................................................................. 5

4.5.9. Solicitud de oferta de materiales y alquiler de maquinaria ................................................................................ 8

4.5.10. Contratación de materiales y alquiler de maquinaria y eliminación de solicitudes de oferta ......................... 12

4.5.11. Albaranes ...................................................................................................................................................... 14

4.5.12. Facturas recibidas ......................................................................................................................................... 19

4.5.13. Completar el ejemplo hasta final de mes ...................................................................................................... 21

4.5.14. Factura de certificación ................................................................................................................................. 22

4.5.15. Mediciones reales ......................................................................................................................................... 23

4.5.16. Imputaciones directas a centros de coste ..................................................................................................... 24

4.5.17. Imputaciones de costos directos al capítulo raíz ........................................................................................... 29

4.5.18. Imputaciones de costos indirectos al capítulo raíz ........................................................................................ 31

4.5.19. Análisis de resultados ................................................................................................................................... 34

4.5.19.1. Flujo de caja ........................................................................................................................................ 34

4.5.19.2. Almacén .............................................................................................................................................. 35

4.5.19.3. Facturación por meses ........................................................................................................................ 35

4.5.19.4. Comparativo de precios de suministros .............................................................................................. 36

4.5.19.5. Comparativo de precio de partidas y capítulos ................................................................................... 37

4.5.19.6. Desviaciones ....................................................................................................................................... 38

4.5.20. Exportación a contabilidad ............................................................................................................................ 40

4.5.21. Terminar el ejemplo ...................................................................................................................................... 42

4.5.22. Introducción rápida de albaranes contra pedidos de un proveedor ............................................................... 44


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4.5. Ejemplo de control de obra (Desde el punto de vista del Jefe de obra de una Constructora)

4.5.1. Introducción

Este ejemplo de control de obra le permitirá conocer cómo se realiza el control de compras y financiero junto con

el control por centros de coste (precios de ejecución reales de partidas, capítulos y el total de la obra, así como el

beneficio real y el beneficio previsto).

Aunque se han desarrollado en conjunto, le recordamos que el control de compras y financiero puede ser

independiente del control por centros de coste.

4.5.2. Presupuesto base

El presupuesto de partida para el control de obra puede ser el presupuesto de venta o bien un presupuesto de

estudio más acorde con la realidad de la obra, aunque lo habitual sea realizar un presupuesto de estudio (o

también llamado de precoste u objetivo) obtenido a partir del presupuesto de venta (que es el de adjudicación o

de contrato).

En este ejemplo vamos a contemplar este segundo caso, el cual permite, como se verá más adelante, comparar el

precio de ejecución de cada partida con respecto al precio de estudio (o también llamado de precoste u objetivo) y

también con respecto al precio de venta. Así pues, haga lo siguiente:

Confeccione el presupuesto de la siguiente figura, utilizando como base el banco de precios EXTR05 (BANCO DE

PRECIOS JUNTA DE EXTREMADURA 2005).

Fig. 4.1

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A continuación, si fuera necesario, puede modificar la descomposición de las partidas del presupuesto para dar

lugar al presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u objetivo). De esta forma las columnas Coste e

Importe serán las que reflejen el presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u objetivo).

Si modifica dicha descomposición, podrá comprobar que el precio de venta de la partida no cambia. Esto es así

porque es con el precio de venta con el que se certifica, y es independiente de la descomposición de estudio

de la partida.

Suponga que el hormigón de limpieza, en lugar de confeccionarlo en obra, le es suministrado. En ese caso

colóquele un precio nuevo, por ejemplo 42 euros, anulando las cantidades de la descomposición en la

descomposición del precio auxiliar A01RH040.

Fig. 4.2

Se podría seguir modificando en la descomposición de las partidas rendimientos, precios, añadir o anular precios

simples en el descompuesto, ajuste de los medios auxiliares o costes directos complementarios, crear nuevas

partidas, etc., hasta obtener el presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u objetivo).

4.5.3. Proceso de control

En este ejemplo se tramitarán los siguientes documentos:

Pedidos, de materiales y de maquinaria.

Albaranes, de materiales y partes diarios de maquinaria.

Facturas, de materiales y maquinaria.

Imputaciones, de materiales, maquinaria y mano de obra (propia).

Siga el procedimiento de Control de Obra que se describe a continuación.

Nota: Se presupone, que llegado a este punto, el usuario tiene los conocimientos suficientes para

crear el presupuesto de ejemplo de partida de la Fig. 4.1.

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4.5.4. Antes de comenzar la obra

Solicitud de oferta de materiales y alquiler de maquinaria. Se realizarán pedidos de materiales y servicios a

uno o varios proveedores o subcontratistas por el total de la obra para que estos realicen ofertas antes del

inicio de las obras. Se crearán pedidos de oferta como no en firme.

• Contratación de materiales y alquiler de maquinaria y eliminación de solicitudes de oferta. Los pedidos

que se contraten con determinados proveedores y subcontratas por el total de la obra se formalizarán.

Alterándose el estado en los pedidos de oferta como en firme y se eliminarán los no contratados.

También puede ocurrir que se haga un pedido adicional por falta de materiales en un determinado momento de la

ejecución de la obra.

4.5.5. Durante el mes

• Albaranes de materiales y de maquinaria. Conforme avance la obra se irán anotando los albaranes

correspondientes a la recepción en obra de materiales a partir de los pedidos anteriores. Igualmente se irán

anotando como albaranes los partes diarios de maquinaria también a partir de los pedidos.

Se debe anotar en el programa cuándo se reciben los albaranes y partes de maquinaria. Esto permite controlar

que, cuando llega el albarán del proveedor, éste corresponde a las cantidades y precios de los suministros en

pedidos contratados, así pues se controla que no se entrega más material del que se solicitó en el pedido y

que los precios no son mayores.

• Facturas recibidas. Irá anotando en su fecha correspondiente las facturas de materiales y de maquinaria a

partir de los albaranes. De esta forma se consigue que los precios y cantidades correspondan a los albaranes

entregados, previniendo duplicidades y otros errores.

4.5.6. Al finalizar el mes

• Factura de certificación. Se introducirá la certificación a las partidas y se creará la factura emitida

correspondiente al cliente.

• Mediciones reales. Se introducirá la medición de la obra real ejecutada en las partidas.

• Imputaciones directas a centros de coste. Sólo si se desea controlar estrechamente un determinado centro

de coste por posibles desviaciones respecto al presupuesto se introducirá una imputación mensual en

determinadas partidas con la inclusión de albaranes de materiales, partes de maquinaria y partes de mano de

obra.

• Imputaciones de costos directos al capítulo raíz. Se creará una imputación cada mes donde se refleje la

acumulación de albaranes de materiales, partes diarios de maquinaria y partes diarios de mano de obra. Un

ejemplo de este tipo de imputación sería el caso de un suministro de hormigón de central cuya colocación en

obra no se conoce con exactitud, por lo cual se imputa directamente al capítulo raíz o a los diferentes capítulos,

repartiendo el programa su cantidad proporcionalmente a las partidas en cuya descomposición existe dicho

suministro.

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• Imputaciones de costos indirectos al capítulo raíz. Una imputación mensual de todos los costes indirectos

hasta la fecha al capítulo raíz de la obra.

• Flujo de caja. Consulta del saldo en la Agenda.

• Almacén. Consulta de las existencias en almacén.

• Comparativo de precios de suministros. Consulta de las desviaciones entre cantidades, precios e importes

de suministros del presupuesto respecto a los reales.

• Comparativo de precio e importes de partidas. Obtención del beneficio unitario real (precio de venta - precio

ejecución), beneficio total real (beneficio unitario real x medición ejecutada), beneficio previsto (beneficio

unitario real x medición presupuesto), y finalmente desviación del beneficio total (% beneficio unitario real /

precio de estudio).

• Exportación a contabilidad. Opcionalmente.

4.5.7. Control por sustracción

Se recomienda, y así se hará en el desarrollo de este ejemplo, realizar un control por sustracción, es decir, cuando

desee confeccionar un albarán debe hacerlo con los suministros reflejados en los pedidos pendientes de servir. De

esta forma se controla qué precios y cantidades no superan a los del pedido. Igualmente, al confeccionar una

factura debe hacerlo a partir de los suministros reflejados en albaranes. Se evita así que los precios y cantidades

de los suministros de la factura sean distintos a los de los albaranes.

4.5.8. Cuentas

Para la definición de los documentos tipo pedido, albarán y factura será necesario crear una lista de proveedores y

de clientes.

Debido a que el programa permite exportar facturas, vencimientos, etc., a otros programas de contabilidad, a la

lista de proveedores la llamaremos cuenta de proveedores, y a la lista de clientes la denominaremos cuenta de

clientes.

Ahora defina las cuentas de proveedores, siguiendo estos pasos:

• Elija en el menú superior Control de obra > Cuentas > Proveedores.

• Rellene la lista como la de la figura siguiente.

La primera vez que se accede en una obra o presupuesto a alguna de las opciones del menú

Control de obra. El programa muestra el diálogo Edición de opciones de obra con el objetivo de

que el usuario configure la forma de trabajo con la que desea trabajar con el Control de obra.

Dispone de más información en el apartado 3.4.10. Opciones y configuración del Control de Obra

de Arquímedes

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http://www.cype.net/manuales/arquimedes/Cype_arquim_c3_4_proceso_control_obra.pdf

http://www.cype.net/manuales/arquimedes/Cype_arquim_c3_4_proceso_control_obra.pdf


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Fig. 4.3

Los códigos de cuentas deberán coincidir con los del plan contable de la empresa si se quiere realizar la

exportación a algún programa de contabilidad. Si no se va a exportar a contabilidad, el código puede ser cualquier

secuencia de números.

Defina las cuentas de clientes:

• Seleccione en el menú superior la opción Control de obra > Cuentas > Clientes.

Introduzca la lista de clientes de la empresa a los que se emiten certificaciones.

Fig. 4.4

Nota:

Exportar e importar cuentas.

Tras crear alguna cuenta nueva o modificar una existente el programa le preguntará si quiere

generar un fichero de exportación de cuentas llamado ‘Cuentas.bin’ (en el directorio

‘\usr\cype\win\arquimed’) con los datos de todas las cuentas definidas o bien puede utilizar la

opción Exportar cuentas en cualquier momento para realizar dicha exportación.

En el caso en que dicho fichero existiera anteriormente, se sobrescribiría por el nuevo.

Con la opción Importar cuentas puede importarse dicho fichero sobre una obra nueva o

existente.

En caso en que ya existan datos de cuentas y coincidan con los del fichero de importación el

programa advertirá de ello y le propondrá si quiere conservar los datos de la cuenta existente,

sobrescribirla con la nueva o bien importarla con otro nombre.

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Si se van a generar vencimientos (cobros y pagos) de las facturas para el control del flujo de caja, será necesario

definir algunas cuentas financieras. Para ello:

• Elija en el menú superior la opción Control de obra > Cuentas > Financieras.

Fig. 4.5

Si se desea exportar a contabilidad, será necesario definir cuentas de compras (como pueden ser los gastos de

materiales y alquiler de maquinaria) y de ventas (certificaciones y ventas de materiales).

Para ello:

• Seleccione Control de obra > Cuentas > Compras.

Fig. 4.6

• Ahora edite las ventas en Control de obra > Cuentas > Ventas.

Fig. 4.7

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4.5.9. Solicitud de oferta de materiales y alquiler de maquinaria

Ahora generará la primera solicitud de oferta a uno o varios proveedores.

Normalmente los pedidos se realizan a cada proveedor para toda la obra de una vez.

Seleccione el capítulo raíz del presupuesto. Esto es muy importante, y se recuerda que en función del concepto

seleccionado la generación de pedido incluirá los suministros que de él cuelguen en la estructura árbol del

presupuesto. Como el pedido se hará para toda la obra será necesario seleccionar el capítulo raíz.

En el menú superior elija la opción Control de obra > Generación de pedidos.

Cambie, como se observa en la figura, la selección a Generar solicitudes de oferta, lo que permitiría realizar

solicitudes de suministros a uno varios proveedores al mismo tiempo.

Fig. 4.8

Al ser solicitudes, el estado de los pedidos generados será no en firme. Una vez que se acepten contractualmente

los precios por parte de un determinado proveedor deberá cambiar el estado a en firme.

Observe que existe la opción Generar imputaciones uniendo conceptos repetidos. Esto permite crear las

imputaciones en este mismo momento junto con el pedido y en definitiva otra forma de trabajo que se explicará

más adelante.

La opción Generar sólo cantidades que faltan permite que, al generar un pedido en firme, no aparezcan los

suministros que cuya cantidad pedida anteriormente sea igual a la cantidad en el presupuesto. Si es menor dicha

cantidad, sí aparecerá en el suministro pero con la cantidad restante, pero este no es nuestro caso, ya que

generará solicitudes de oferta.

Pulse Aceptar y aparece la ventana Selección de suministros, donde se muestra la lista de conceptos simples

de la obra, cantidades totales en que intervienen en el total del presupuesto y precio.

Active sólo los conceptos siguientes y, atención, modifique las cantidades de presupuesto de los conceptos

seleccionados a las que aparecen en la figura en los conceptos seleccionados.

Fig. 4.9

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Recuerde que las cantidades y precios puede modificarlos en este momento o hacerlo más adelante editando el

pedido generado.

Pulse Aceptar y se le informará que debe seleccionar el proveedor o proveedores al que se asigna el pedido.

Seleccione los que se muestran en la figura.

Fig. 4.10

Por último, indique una descripción para el pedido, por ejemplo “Solicitud de precios de oferta para hormigones”.

Realice de la misma forma el segundo pedido, pero antes debe asegurarse que tiene seleccionado el capítulo raíz

del presupuesto, y en Control de obra > Generación de pedidos cambie la selección por defecto a Generar

solicitudes de oferta. Preste atención a las cantidades.

Fig. 4.11

Al proveedor:

Fig. 4.12

Indique una descripción para el pedido, por ejemplo “Solicitud de precios de oferta para aceros.”

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Y, por último, realice el tercer pedido. Insistimos en que debe asegurarse que tiene seleccionado el capítulo raíz

del presupuesto, y en Control de Obra > Generación de pedidos debe cambiar la selección por defecto a

Generar solicitudes de oferta. Atención nuevamente a las cantidades.

Fig. 4.13

Al proveedor:

Fig. 4.14

Para imprimir un pedido no en firme, pulse el botón Imprimir de la barra de herramientas de la ventana Árbol

de descomposición. Pulse el botón Datos listados... del diálogo Imprimir y rellene los datos de la pestaña

Datos de la empresa según la figura adjunta y acepte el diálogo.

Fig. 4.15

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En el diálogo Imprimir seleccione las opciones de la figura siguiente y acepte el diálogo.

Fig. 4.16

Rellene el diálogo Pedido de oferta a proveedores tal y como se observa en las figuras siguientes y acepte los

diálogos.

Fig. 4.17

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Fig. 4.18

Fig. 4.19

4.5.10. Contratación de materiales y alquiler de maquinaria y eliminación de solicitudes de oferta

Una vez que se realicen los comparativos de compra y se realicen los contratos surgidos de las ofertas más

ventajosas, al contratar el primer pedido de materiales con un proveedor o subcontratista deberá cambiar el estado

del pedido de 'no en firme' a 'en firme'.

Vaya al menú superior y seleccione Control de obra > Edición de documentos > Pedidos. Elija el proveedor

que se muestra y pulse Aceptar.

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Fig. 4.20

Puede observar en pantalla la lista de pedidos de este proveedor. En la columna Estado cambie No en firme por

En firme.

Fig. 4.21

Cambie la fecha a la que se muestra en la figura.

Pulsando el botón Editar suministros puede modificar cantidades, precios, añadir nuevos suministros, borrar

otros, etc. Por ejemplo, lo normal es que del comparativo de compra salga la oferta más ventajosa y que ésta sea

inferior al precio fijado en el presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u objetivo) por lo que

deberemos modificar los precios del pedido en firme que se contrate. Para ello, pulse el botón Editar suministros

del diálogo Edición de pedidos y actualice los precios según la figura siguiente tras lo cual deberá aceptar el

diálogo.

Fig. 4.22

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Esta opción se explica más adelante con detalle en este manual.

Siga los mismos pasos para el segundo y tercer proveedor.

Fig. 4.23

Fig. 4.24

Finalmente, elimine las solicitudes de oferta de los otros proveedores (debe eliminar el pedido no en firme de

dichos proveedores). En este caso el pedido a Hormigones Alicante.

4.5.11. Albaranes

Siga los siguientes pasos para dar de alta un albarán de un proveedor que reciba la obra:

Vaya al menú de la ventana Árbol de descomposición y seleccione Control de obra > Edición de documentos

> Albaranes. Elija a continuación el proveedor.

Fig. 4.25

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Se mostrará la ventana de definición de albaranes por proveedor.

Añada un elemento a la lista por medio del botón Añadir elemento a la lista e introduzca el código, fecha y

descripción que se observa en la figura.

Fig. 4.26

Si el albarán no se hubiera recibido pero el proveedor ha informado de la próxima entrega y se desea incluir dicha

información en el programa, puede cambiar la selección en la columna Estado a Proforma.

Pulse el botón Importar pedidos, con lo que se mostrarán los pedidos generales de contrato del proveedor

seleccionado. Active la casilla de la columna Importar.

Fig. 4.27

Pulse Aceptar y los suministros del pedido seleccionado pasarán a asignarse al albarán actual.

Fig. 4.28

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Si la entrega de suministros es en realidad una parte del pedido general de contrato en este albarán, será

necesario eliminar los suministros que no han sido entregados y de los entregados puede ocurrir que se haya

entregado sólo una parte. Al eliminar un suministro de un documento se elimina sólo de ese documento,

conservándose en los otros documentos donde aparezca. En este caso, se quita del albarán pero se sigue

manteniendo en el pedido.

Pulse entonces el botón Editar suministros.

Fig. 4.29

Elimine todos los suministros que no se han recibido, con lo que quedarán los de la siguiente figura.

Fig. 4.30

Seleccione el suministro que se muestra y pulse el botón Selección parcial del suministro. En la ventana que se

abre introduzca la cantidad recibida realmente.

Fig. 4.31

Dicho suministro queda desdoblado.

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Fig. 4.32

Elimine la línea con la cantidad que no ha recibido, con lo que la lista de suministros del albarán queda de la

siguiente forma.

Fig. 4.33

Es importante indicar que, si modifica la cantidad del suministro para ajustarla a la que aparece en el albarán,

también lo está haciendo en el pedido.

Para evitar esto se duplica previamente el suministro, con lo que una parte puede asignarse al albarán actual y el

resto puede eliminarse del mismo y asignarse posteriormente a otro (o no, dependiendo de si se recibe más tarde

en otro albarán). En el pedido el suministro aparecerá desdoblado.

Pulse Aceptar tantas veces como le solicite el programa para terminar el documento.

Confeccione ahora los siguientes albaranes. Fíjese en el proveedor, que aparece en el título de la ventana, la

fecha del documento, suministros del albarán y la cantidad recibida para seguir completando este ejemplo.

Fig. 4.34

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Fig. 4.35

Fig. 4.36

Si hubiera alguna disparidad entre el precio y cantidades de los suministros acordados en el pedido y los recibidos

en albaranes usted se dará cuenta de forma inmediata, ya que al confeccionar el albarán lo hace con los mismos

precios y cantidades que se reflejaron en el pedido.

Se recuerda que también puede crear albaranes partiendo de cero (y en general cualquier documento), sin

necesidad de que sus suministros estén incluidos en algún pedido, o bien incluir suministros que no estén en otros

documentos con el botón Editar suministros y desde el diálogo Editar suministros pulsando el botón Selección

de conceptos si es que estaban previstos en el presupuesto, o por el contrario, si no lo estaban, se deberá

pulsar el botón Añadir nuevo elemento a la lista .

En la zona inferior del diálogo Editar suministros aparecen los suministros agrupados (no se muestran los

suministros desdoblados).

Confeccione el siguiente albarán. Fíjese en el proveedor, que aparece en el título de la ventana, la fecha del

documento, suministros del albarán y la cantidad y precio recibida para seguir completando el ejemplo.

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Fig. 4.37

Recuerde que, si modifica directamente una cantidad o precio de un suministro en un documento, se modificará en

todos.

4.5.12. Facturas recibidas

Llega a la obra una factura de un proveedor, que hay que dar de alta:

Vaya al menú superior y pinche la opción Control de obra> Edición de documentos > Facturas recibidas.

Seleccione a continuación el proveedor.

Fig. 4.38

Se mostrará la ventana de definición de facturas recibidas por proveedor.

Fig. 4.39

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Añada un elemento a la lista e introduzca el código, la fecha y la cuenta de compras que se observa en la figura.

La cuenta de compras sólo aparece en el caso en que se hayan definido cuentas de compras para exportar a

contabilidad.

Pulse el botón Importar albaranes, con lo que se muestran los albaranes del proveedor seleccionado y active la

casilla de la columna Importar.

Fig. 4.40

En esta ventana la columna Estado informa si el albarán es proforma (aviso de llegada próxima de los

suministros) o bien el material ha sido entregado en obra. En la columna Importación se muestra si los

suministros del albarán aún no han sido asignados a ninguna factura (Completa), o bien alguno de ellos ya se

encuentra incorporado en alguna factura (Parcial). Pulse Aceptar y los suministros del albarán seleccionado

pasarán a asignarse a la factura actual.

Es importante que revise y ajuste ahora el IVA e IRPF (si existe) de los suministros. Para ello pulse Editar

suministros y realice dicho ajuste si fuera necesario, y siempre antes de generar vencimientos.

La factura incluirá un plan de pagos, por lo que será necesario generar los vencimientos correspondientes.

Pulse Generar vencimientos.

Observe que en la ventana que se despliega se muestra la cuenta financiera a la que se asignan estos

vencimientos a pagar. También se muestra el importe de la factura, el cual puede modificarse si se desea para

generar vencimientos por importe inferior al total de la factura.

Los vencimientos generados quedan vinculados a la factura, de forma que si posteriormente modifica el importe de

los vencimientos generados puede volver a generar nuevos vencimientos por la diferencia de importe con la

factura. El programa muestra dicha diferencia de forma automática.

En la ventana siguiente (Fig. 4.41) seleccione 90 días y pulse Aceptar.

Fig. 4.41

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Pulse Aceptar nuevamente para terminar la edición de la factura.

Observe que en la columna Importe vencimientos se muestra el importe de vencimientos generados.

Fig. 4.42

4.5.13. Completar el ejemplo hasta final de mes

Confeccione ahora el siguiente albarán. Fíjese en el proveedor, que aparece en el título de la ventana, la fecha del

documento, suministros del albarán y la cantidad recibida.

Fig. 4.43

Confeccione ahora la siguiente factura. Fíjese en el proveedor, que aparece en el título de la ventana, la fecha del

documento, suministros de la factura y la cantidad de suministros. Genere, por ejemplo, vencimientos a 90 días.

Fig. 4.44

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4.5.14. Factura de certificación

Introduzca ahora las cantidades de certificación en las partidas para conocer el importe a certificar.

Pulse en el menú superior Árbol > Columnas visibles y en la ventana que se despliega, en el desplegable

situado a la derecha del apartado Presentación de columnas, active Certificaciones.

Fig. 4.45

Se mostrarán ahora las columnas CantCertParc, CantCertOrig, ImpCertParc e ImpCertOrig.

Introduzca las cantidades de certificación que se detallan en la columna Cant. cert.

Fig. 4.46

De esta forma se obtiene un importe de certificación.

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A este importe hay que añadir un porcentaje de gastos generales, beneficio industrial y restarle la retención si la

hay.

Importe bruto = ImpCertOrig + GG + BI – Retención

Pulse en el menú superior la opción Control de obra > Edición de documentos > Facturas emitidas.

Complete los datos como se muestran en la (Fig. 4.47) añadiendo una factura a la lista y con la fecha que se

muestra genere vencimiento a 90 días pulsando sobre el botón Generar vencimientos (previamente

introduzca el IVA correspondiente).

Tenga en cuenta que al importe material de certificación hay que añadirle los gastos generales y beneficio

industrial, y colocar esta cantidad en la casilla Importe bruto.

Importe bruto = ImpCertOrig + GG + BI – Retención =

= 29957,38 + (29957,38 x 0,13) + (29957,38 x 0,06) - 0 = 35649,28

Fig. 4.47

4.5.15. Mediciones reales

A continuación será necesario indicar las cantidades reales de ejecución de las partidas.

Pulse en el menú superior Árbol > Columnas visibles. Se abrirá una ventana donde debe seleccionar Ejecución

obra en el desplegable titulado Presentación de columnas.

Fig. 4.48

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Introduzca en la columna CantEjec. la medición real ejecutada de cada partida.

Fig. 4.49

4.5.16. Imputaciones directas a centros de coste

Si prevé que va a haber diferencias importantes de importe de ejecución de una partida con respecto al

presupuesto, deberá asignar los suministros empleados en su ejecución mediante imputaciones directas a dicho

centro de coste.

En caso contrario, si el presupuesto está bien hecho y los rendimientos o cantidades de los suministros en la

descomposición de las partidas son reales, se podrá asignar todas las imputaciones al capítulo raíz de la obra, de

forma que el programa reparta los importes de suministros en imputaciones en función del consumo teórico

(rendimiento o cantidad de un suministro en la descomposición por la medición real de la partida).

En el caso de que quiera controlar una determinada partida, siga este proceso:

Seleccione esta partida y pulse Control de obra > Edición de documentos > Imputaciones.

Nota:

CantEjec es la medición que se toma a pie de obra de lo que realmente se ha ejecutado y no debe

confundirse con la medición del albarán suministrado o de la factura recibida del subcontratista, ya

que por ejemplo el hormigón armado en una zapata puede medirse en obra como 2m x 2m x 1m

= 4m3 y para tener en cuenta las mermas por imperfecciones en la excavación se suele pedir 0,5

m3 de más. Luego puede ser que de albarán o factura salgan 5m

3 porque la medición con la

corrección realizada en obra no fue acertada.

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Fig. 4.50

Añada un elemento a la lista, con lo que se creará un primer documento tipo imputación. Coloque la fecha que se

muestra.

Fig. 4.51

Pulse Importar albaranes ya que será el tipo de documento que seguramente dispondrá con seguridad en obra

en el momento que decida realizar las imputaciones. También podría utilizar Importar facturas o suministros.

Fig. 4.52

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Seleccione el albarán de la Fig. 4.52 y acepte el diálogo.

Fig. 4.53

Algunas cantidades a imputar son menores a las que aparecen en la ventana anterior, por lo que previamente

deberá desdoblar algunos suministros con el botón Editar suministros y seleccionarlos a continuación.

Fig. 4.54

Fig. 4.55

Fig. 4.56

Recuerde que si modifica directamente la cantidad para ajustarla a la empleada en la ejecución de la partida

también está modificando dicha cantidad en el resto de documentos.

Para evitar esto se duplica previamente el suministro con dos cantidades, y la línea de suministro con la cantidad

que no se emplee se elimina del documento imputación (no se elimina de los otros documentos).

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Resaltar que los suministros a imputar deben haberse recibido en albaranes. Esto se puede comprobar pulsando

sobre la barra de desplazamiento horizontal y ver que los suministros a asignar tiene código de albarán. Pulse

Aceptar para terminar la importación.

Fig. 4.57

Pulse de nuevo Editar suministros para añadir varios suministros adicionales que no están definidos previamente

en otros documentos. Aparecerá la ventana de la Fig. 4.56.

Pulse el botón Selección de conceptos y active los suministros que se muestran. Con este botón aparecen

todos los precios simples definidos en el presupuesto.

Fig. 4.58

Al volver a la ventana anterior indique las cantidades que se muestran a estos nuevos suministros.

Fig. 4.59

Pulse Aceptar para terminar con la edición de suministros, con lo que además puede observar el importe real de

ejecución de la partida.

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Fig. 4.60

Pulse Aceptar para terminar con la edición del documento imputación.

En la columna CC a nivel de la partida a la que hemos asignado imputaciones aparecerá el círculo de color

morado, lo que indica que tiene imputaciones directas.

Puesto que anteriormente se introdujo la medición real de la partida en la columna CantEjec en la columna

PrecioEjec, aparece el precio unitario real de la partida, obtenido como cociente entre el importe de ejecución y la

cantidad ejecutada.

Fig. 4.61

De la misma forma puede crear imputaciones directas en capítulos si lo que desea es conocer sus importes de

ejecución con mayor control.

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CYPE- 29

4.5.17. Imputaciones de costos directos al capítulo raíz

Se creará una imputación por mes en el capítulo raíz de la obra, donde se refleje la acumulación de albaranes de

materiales, partes diarios de maquinaria y partes diarios de mano de obra que no se hayan imputado de forma

directa a partidas. De esta forma, el programa repartirá las cantidades imputadas proporcionalmente a sus

consumos teóricos en cada partida.

Seleccionando previamente el capítulo raíz del presupuesto haga doble clic sobre el círculo que representa

Costos a repercutir por consumo teórico (Repercusión tipo A).

Fig. 4.62

Al hacer esto se muestra la ventana de edición del documento imputación.

Añada un elemento a la lista, con lo que se creará un primer documento tipo imputación con la fecha que se

muestra.

Fig. 4.63

Para aprender otra forma de trabajo, esta vez para añadir suministros al documento imputación, pulse el botón de

Importar suministros, lo normal sería como ya se ha visto, pulsar sobre el botón Importar albaranes ya que será

el tipo de documento que seguramente dispondrá en obra en el momento que decida realizar las imputaciones.

También podría utilizar Importar facturas.

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CYPE- 30

Seleccione los suministros asignando las cantidades que se muestran. Debe tener en cuenta que los suministros

que seleccione deben existir en la descomposición del capítulo raíz.

Fig. 4.64

Es importante resaltar que los suministros a imputar deben haberse recibido en albaranes.

Pulse Aceptar para terminar la importación.

Pulse Editar suministros y añada el que se muestra en la figura siguiente mediante el botón Selección de

conceptos .

Fig. 4.65

Pulse Aceptar. Y en la ventana coloque la cantidad para ese suministro.

Fig. 4.66

Ya está terminado este documento imputación.

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CYPE- 31

Fig. 4.67

4.5.18. Imputaciones de costos indirectos al capítulo raíz

El presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u objetivo) lleva un 3% de costes indirectos, aunque en

lugar de aplicar ese porcentaje se podría haber optado por colocar 0% de costes indirectos y haber añadido en

dicho presupuesto de estudio un capítulo específico de costes indirectos.

La introducción de los costes indirectos también se realiza mediante una imputación al capítulo raíz del

presupuesto, conteniendo los suministros que no aparecen en el presupuesto y cuyos importes se deseen repartir

proporcionalmente a todas las partidas.

El reparto es proporcional al importe de producción de cada partida (precio de presupuesto de la partida por

cantidad ejecutada).

A nivel del capítulo raíz del presupuesto haga doble clic sobre el círculo que representa Costos a repercutir entre

todas las partidas (Repercusión tipo C).

Fig. 4.68

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CYPE- 32

Al hacer esto aparece la ventana de edición del documento imputación.

Añada un elemento a la lista con el código y fecha que se muestra, con lo que se creará un documento tipo

imputación.

Fig. 4.69

Puesto que los suministros a imputar no existen en el presupuesto será necesario crearlos nuevos. Pulse Editar

suministros.

Fig. 4.70

En la ventana que se despliega añada un elemento a la lista pulsando el botón Añadir nuevo elemento

a la lista , con lo que aparece la ventana Selección de concepto a suministrar. Active la opción Crear

nuevo concepto. Introduzca los datos que se muestran en la figura siguiente.

Fig. 4.71

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CYPE- 33

Pulse Aceptar.

No olvide colocar cantidad y precio al nuevo suministro.

Fig. 4.72

Pulse Aceptar para terminar con la edición de suministros.

Y pulse Aceptar para finalizar la edición del documento de imputación.

El nuevo importe de ejecución de cada partida es ahora la suma de las imputaciones directas más las

repercusiones obtenidas de la imputaciones en capítulos (en este ejemplo las efectuadas en el capítulo raíz del

presupuesto).

Seleccione la columna PrecioEjec de la primera partida. En la zona inferior podrá ver que su importe de ejecución

es la suma de la repercusión tipo A (por los suministros asignados al capítulo raíz y que existen en la

descomposición de dicha partida), cuyo detalle se puede ver haciendo doble clic sobre la línea, y la repercusión

tipo C (por los costes indirectos asignados al capítulo raíz). Esta partida no tiene imputaciones directas (Fig. 4.73).

Fig. 4.73

Seleccione por ejemplo el suministro “Peón ordinario” y pulse el botón Mostrar detalle de cálculo de las

repercusiones del unitario seleccionado . Le aparecerá la ventana de la Fig. 4.74 mostrándose el detalle de

repercusiones por consumo teórico del unitario seleccionado.

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CYPE- 34

Fig. 4.74

4.5.19. Análisis de resultados

Al terminar el registro de datos se pueden analizar los resultados relativos al primer mes.

4.5.19.1. Flujo de caja

Para obtener en cualquier momento el flujo de caja será necesario que consulte la Agenda.

Para ello pulse en el menú superior la opción Control de obra > Agenda.

Aquí se observan, ordenados por fecha, la recepción de albaranes y los vencimientos de facturas emitidas y

recibidas (pagadas o proforma).

Fig. 4.75

En la columna Flujo de caja el signo positivo indica saldo positivo en caja. En el caso de producirse un saldo

negativo podría modificar la fecha directamente en esta ventana, que refleje, por ejemplo, el aplazamiento o el

adelanto del pago de una factura.

En la Agenda también puede añadir anotaciones, en la columna Descripción.

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CYPE- 35

4.5.19.2. Almacén

Puede consultar las existencias en almacén de aquellos suministros que presenten diferencias entre la entrada en

albaranes y salidas en imputaciones. Para ello:

Pulse en la barra de menú Archivo > Imprimir > Imprimir listado. Elija en la columna Tipo el grupo de listados

Control obra.

En la columna Descripción elija Existencias.

Fig. 4.76

Pulse sobre el botón Imprimir.

Fig. 4.77

4.5.19.3. Facturación por meses

Si se desea ver el estado de facturación por meses:

• En la barra de herramientas pulse Imprimir.

• Elija en la columna Tipo el grupo de listados Control obra.

• En la columna Descripción elija Facturación por meses (con detalle de suministros y vencimientos).

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CYPE- 36

• Pulse Imprimir.

Fig. 4.78

4.5.19.4. Comparativo de precios de suministros

El comparativo de precios permite analizar las desviaciones entre precios y cantidades de los suministros del

presupuesto con respecto a los reales. Recuerde que el precio del suministro (precio medio) se calcula como

cociente entre el importe total facturado y la cantidad total facturada.

Nota:

Compara el precio de estudio o venta y el de ejecución real (imputaciones). Depende del modo de

cálculo de precios escogido en la opción Modo de cálculo de precios del menú Mostrar >

Configuración.

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CYPE- 37

Seleccione Control de obra > Ver > Comparativo de precios del menú superior, con lo que se desplegará la

ventana de la Fig. 4.79.

Fig. 4.79

4.5.19.5. Comparativo de precio de partidas y capítulos

Para conocer la diferencia del importe de capítulos de presupuesto de estudio (o también llamado de precoste u

objetivo) (medición de presupuesto x precio de estudio) e importe de capítulos real (medición ejecutada por precio

real) y, por tanto, las desviaciones entre estos importes, siga los siguientes pasos:

• En la barra de herramientas pulse Imprimir.

• Elija en la columna Tipo el grupo de listados Control obra.

• En la columna Descripción elija Desviaciones del presupuesto en capítulos.

• Pulse Imprimir.

Fig. 4.80

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CYPE- 38

4.5.19.6. Desviaciones

Para conocer la diferencia del importe de capítulos y partidas de presupuesto de estudio (o también llamado de

precoste u objetivo) (medición de presupuesto por precio de estudio) e importe de capítulos y partidas real

(medición ejecutada por precio real) y, por tanto, las desviaciones entre estos importes, elija en la columna

Descripción el listado Desviaciones del presupuesto en partidas.

Fig. 4.81

Elija ahora en la columna Descripción el listado Situación de ejecución y costes de la obra y active la opción

de comparar con respecto al precio de adjudicación para conocer:

• Beneficio unitario real (precio de adjudicación - precio ejecución).

• Beneficio total real (beneficio unitario real x medición ejecutada).

• Beneficio previsto (beneficio unitario real x medición presupuesto).

• % beneficio total ((beneficio unitario real / precio adjudicación) x 100).

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CYPE- 39

Fig. 4.82

Elija en la columna Descripción el listado Situación de ejecución y costes de la obra y active la opción de

comparar con respecto al precio de estudio para conocer:

• Beneficio unitario real (precio de estudio - precio ejecución).

• Beneficio total real (beneficio unitario real x medición ejecutada).

• Beneficio previsto (beneficio unitario real x medición presupuesto).

• % beneficio total ((beneficio unitario real / precio de estudio x 100).

Fig. 4.83

Puede además consultar a modo de ejemplo los listados siguientes:

Albaranes pendientes de facturar: Muestra los albaranes que tienen suministros pendientes de facturar.

Nota:

El listado Situación de ejecución y costes de la obra depende del modo de cálculo de precios

escogido en la opción Modo de cálculo de precios del menú Mostrar > Configuración.

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CYPE- 40

Pedidos: Muestra los pedidos realizados a varios proveedores.

Suministros por proveedor: Permite conocer los valores facturados y pendientes por proveedor y para toda

la obra. Facturas recibidas con suministros sin imputar.

Facturas recibidas con suministros sin imputar: Permite conocer los suministros en facturas pendientes de

imputar.

4.5.20. Exportación a contabilidad

Sólo se exportan a contabilidad la definición de cuentas (subcuentas) y asientos contables (diario). Las facturas

emitidas y recibidas, y los vencimientos cobrados y pagados, se exportarán como asientos contables, y

contendrán los apuntes necesarios para reflejar los movimientos entre las distintas subcuentas implicadas. Los

vencimientos no cobrados o no pagados son provisionales de cara al flujo de caja, por ello deberá editar

vencimientos:

Pulse Control de obra > Edición de vencimientos > A cobrar en el menú superior. Seleccione el cliente.

Fig. 4.84

Active la casilla de la columna Cobrado.

Fig. 4.85

Pulse en el menú superior Control de obra > Edición de vencimientos > A pagar. Seleccione proveedor.

Fig. 4.86

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CYPE- 41

Active la casilla de la columna Pagado de los diferentes vencimientos.

Fig. 4.87

El proceso se repetiría para los diferentes proveedores.

Será necesario ahora especificar las cuentas de I.V.A. soportado y repercutido.

Elija en el menú superior Control de obra > Cuentas > IVA soportado. Introduzca el código de cuenta.

Fig. 4.88

Elija en el menú superior Control de obra > Cuentas> IVA repercutido. Introduzca el código de cuenta.

Fig. 4.89

A continuación es posible exportar a contabilidad.

Pulse en el menú superior Control de obra> Exportar a contabilidad > Exportar a y seleccione el programa al

cual desea exportar.

Se despliega una ventana en la que debe elegir el directorio para que se generen los ficheros de intercambio.

Recuerde que sólo se exportarán las facturas emitidas/recibidas y los vencimientos pagados/cobrados.

Al terminar el seguimiento del primer mes, para el control del segundo mes repita los pasos, si fuera necesario,

para crear nuevas cuentas. En cualquier momento puede acceder a cualquiera de los puntos anteriores para hacer

correcciones o dar de alta nuevos documentos de entrada o salida.

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CYPE- 42

4.5.21. Terminar el ejemplo

Si lo desea, puede terminar este ejemplo introduciendo los documentos relativos al segundo mes de obra.

Cree el siguiente albarán.

Fig. 4.90

Realice la siguiente factura.

Fig. 4.91

Efectúe la certificación y medición de obra real.

Fig. 4.92

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CYPE- 43

Confeccione la nueva factura de certificación.

Fig. 4.93

Introduzca la siguiente imputación de costes directos al capítulo raíz de la obra.

Fig. 4.94

Realice la imputación de costos indirectos al capítulo raíz de la obra.

Fig. 4.95

Para finalizar, de la misma forma que se ha hecho en la finalización del primer mes, podrá realizar las siguientes

consultas:

• Flujo de caja. Consulta del saldo en la agenda.

• Almacén. Consulta de las existencias en almacén.

• Comparativo de precios de suministros. Consulta de las desviaciones entre cantidades, precios e importes

de suministros del presupuesto respecto a los reales.

• Listado Situación de ejecución y costes de la obra eligiendo como precio previsto el precio de estudio.

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CYPE- 44

Fig. 4.96

Y opcionalmente:

• Exportación a contabilidad.

4.5.22. Introducción rápida de albaranes contra pedidos de un proveedor

Ya ha terminado el ejemplo, no obstante, le explicamos aquí otro método para la introducción de albaranes.

Otra forma de introducir albaranes es la introducción rápida de albaranes contra pedidos de un proveedor. Este

sistema facilita la labor de introducción de una remesa de albaranes y, como su nombre indica, es necesario que

existan proveedores con pedidos pendientes de recibir. Además, permite imputar directamente los suministros de

los albaranes introducidos a centros de coste tipo partida.

Mediante el botón se accede al nuevo método de introducción de albaranes (se encuentra en la barra de

herramientas, junto al botón que activa el sistema anterior). También se accede desde la opción Albaranes

contra pedidos..., ubicada en el menú Control de obra > Edición de documentos.

El procedimiento que se debe seguir para utilizar la opción Introducción rápida de albaranes contra pedidos de

un proveedor se detalla a continuación:

Fig. 4.97

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CYPE- 45

Cuando se pulsa el botón aparece un diálogo en el que sólo están a la vista aquellos proveedores que

tienen pedidos pendientes de recibir o completar. Seleccione un proveedor y pulse Aceptar.

Fig. 4.98

A continuación, aparece otro diálogo donde pueden verse los albaranes del proveedor seleccionado en el

diálogo anterior. Para ello, indique el código del albarán que se va a introducir y pulse la tecla INTRO o el icono

de la línea de inserción.

Fig. 4.99

El siguiente diálogo aparece dividido en dos partes. En la parte superior se observa el listado de todos los

pedidos con suministros pendientes de servir pertenecientes al proveedor que se eligió. En la parte inferior se

pueden ver los suministros del pedido seleccionado arriba.

Fig. 4.100

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CYPE- 46

Debe seleccionar, en la parte superior del diálogo anterior, el pedido al que corresponde el albarán y teclear la

cantidad de dicho albarán en la columna Cantidad del suministro correspondiente.

Fig. 4.101

A continuación, si se pulsa el botón Aceptar, aparecerá de nuevo el diálogo de la Fig. 4.98 con los datos del

albarán que se acaba de introducir.

Es posible imputar el suministro del albarán introducido a un centro de coste tipo partida sin más que

hacer un doble clic sobre la celda de la columna “Partida” correspondiente al albarán que se desea imputar o

con la tecla F2. Si se hace así, aparecerá un cuadro de diálogo donde figuran las partidas que incluyen el

suministro del albarán que se ha introducido en el albarán, para que el usuario seleccione una de ellas.

Fig. 4.102

Si un albarán contiene varios suministros del mismo pedido, basta con introducir las cantidades

correspondientes a cada suministro en el diálogo de la Fig. 4.100.

Fig. 4.103

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CYPE- 47

En este caso, cuando se pulse el botón Aceptar de dicho diálogo, el albarán aparecerá duplicado en la lista de

la Fig. 4.101. Esto se hace así para que se pueda imputar cada uno de los suministros del mismo albarán a

partidas diferentes.

Fig. 4.104

Si un albarán contiene varios suministros de diferentes pedidos, el albarán se ha de introducir en varias

partes. Primero se introduce un albarán con el suministro o suministros pertenecientes al mismo pedido.

Después se introduce otro albarán, con el mismo código que el primero, con el suministro o suministros de otro

pedido. El código del albarán se ha de repetir tantas veces como pedidos diferentes correspondan a los

suministros del albarán. Esto ha de hacerse así para que se pueda imputar cada uno de los suministros del

mismo albarán a partidas diferentes.

Para terminar de introducir una remesa de albaranes de un proveedor se pulsa el botón Aceptar del diálogo de

la Fig. 4.104. El programa unificará los albaranes del mismo código en uno sólo, puesto que se han duplicado

automáticamente o manualmente con el único fin de poder imputar a partidas diferentes los suministros de un

mismo albarán.

A continuación se muestra más información que facilita la comprensión y la introducción de Albaranes con este

nuevo procedimiento:

Utilidades para la introducción del código de albarán. El programa facilita la introducción del código de un

albarán que proporcionan más velocidad y seguridad al proceso.

Fig. 4.105

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CYPE- 48

o Si pulsa el botón , la tecla INTRO de su teclado, realiza un doble clic sobre el icono de la línea de

inserción de albaranes o inserta el símbolo “+” en el código de albarán, el programa introduce

automáticamente un código con la numeración siguiente al último código de albarán introducido.

o Si en el campo Albarán se introduce el símbolo “=” y se pulsa la tecla INTRO (o el botón ), el programa

repite automáticamente el código de la línea anterior.

Fig. 4.106

En la ayuda en pantalla del diálogo Entrada rápida de albaranes contra pedidos (botón ) puede obtener

más información sobre la introducción de códigos de albaranes y sobre el funcionamiento de los botones de

herramientas ubicados sobre la tabla de este diálogo.

Utilidades para la imputación de suministros a centros de coste tipo partidas

La imputación de los suministros de albaranes desde el cuadro de diálogo Entrada rápida de albaranes

contra pedidos puede realizarse de alguna de los siguientes modos:

Fig. 4.107

o Realizando una doble pulsación sobre la celda de la columna Partida del albarán correspondiente.

o Pulsando la tecla F2 de su teclado mientras está seleccionada cualquier celda del albarán que se quiere

imputar.

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CYPE- 49

Para eliminar la imputación de un albarán basta con pulsar la tecla suprimir de su teclado (Supr) cuando se

haya seleccionado la celda de la imputación que se desea eliminar.

Fig. 4.108

En la ayuda en pantalla del diálogo Entrada rápida de albaranes contra pedidos (botón ) puede obtener

más información sobre la imputación de los suministros de albaranes.

Cantidades de un suministro. Durante la introducción de un albarán, el programa muestra para cada

suministro la siguiente información:

o Cantidad 1: Cantidad del pedido pendiente de recibir (sin contabilizar los albaranes que se están

introduciendo en la remesa actual).

o Cantidad 2: Cantidad de la remesa de albaranes que se está introduciendo.

Fig. 4.109

o Cantidad 3: Cantidad del pedido pendiente de recibir (contabilizando los albaranes que ya se han

introducido en la remesa actual).

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Documents

4. Ejemplos prácticos de Arquímedes