proiect

STRATEGIA DE COMUNICARE

A COMISIEI ELECTORALE CENTRALE

2014

1

Cuprins

Introducere……………………………………………………………………………………………….3

1. Context. Definirea problemei……………………………………………………….…………….……3

1.1 Comunicarea externă………………………………………………………………………………....4

1.2 Comunicarea internă………………………………………………………………………….….…...5

2. Misiunea și viziunea Comisiei Electorale Centrale în domeniul comunicării …………………….….6

3. Grupurile-ţintă …………………………………………………………………………………….…..7

4. Organizarea activităţii de comunicare în cadrul Comisiei Electorale Centrale…………………….….8

5. Obiectivele strategice în domeniul comunicării ……………………………………………………....9

6. Mesajele-cheie ……………………………………………………………………………………….12

7. Comunicarea în situaţii de criză………………………………………………………………………13

8. Monitorizarea şi evaluarea……………………………………………………………………………14

2

Introducere

Strategia de comunicare a Comisiei Electorale Centrale a Republicii Moldova (CEC) a fost elaborată în baza Planului Strategic al instituţiei pentru anii 2012-2015 şi susţine implementarea direcțiilor strategice ale CEC, relevînd obiectivele specifice dintr-o analiză externă a activităţii în domeniul comunicării.

Stabilirea unei strategii coerente și eficiente de comunicare constituie un factor important în cadrul managementului strategic al instituției. Prezenta strategie oferă o îndrumare generală cu privire la modalitatea de comunicare a CEC cu alegătorii, mass-media şi actorii-cheie, inclusiv partidele politice, Parlamentul şi societatea civilă, aparatul CEC și identifică mecanisme de organizare a realizării obiectivelor propuse referitoare la comunicare.

Planul Strategic al CEC stabilește îmbunătățirea comunicării şi sporirea transparenţei drept obiective principale ale activităţii instituției, una din direcţia strategică de bază fiind alegători conștienți și informați. Conform documentului respectiv, activităţile de comunicare externă şi internă susţin cele 10 obiective instituţionale strategice ale CEC, în special obiectivul 7- îmbunătăţirea imaginii CEC şi sporirea transparenţei în activitatea organelor electorale; obiectivul 8 - colaborarea proactivă cu subiecții implicați în procesul electoral; obiectivul 9 – elaborarea, implementarea și/sau îmbunătățirea instrumentelor de comunicare dintre organele electorale și cetățeni şi obiectivul 10 - mărirea fluxului de informații privind sistemul și procedurile electorale.

În calitate de autoritate electorală la nivel naţional, activitatea CEC este axată, în mod firesc, pe procesul electoral, conturîndu-se două perioade diferite – perioada electorală şi perioada dintre alegeri. Este foarte important modul în care este organizată, finanţată şi realizată activitatea de comunicare în cadrul instituției. Scopul acestei strategii este definirea priorităţilor şi activităţilor de comunicare ale CEC în perioada dintre alegeri pentru publicul-țintă.

1. Contextul și definirea problemeiPotrivit Codului electoral, printre atribuțiile generale ale Comisiei Electorale Centrale (CEC) se

numără conlucrarea cu mijloacele de informare în masă la organizarea activităților ce ţin de educaţia electorală a alegătorilor şi informarea populaţiei asupra desfăşurării procesului electoral; oferirea mijloacelor de informare în masă informaţii cu privire la desfăşurarea alegerilor şi la practica administrativă utilizată în acest sens și oferirea spre dezbatere mijloacelor de informare în masă şi publicului chestiuni electorale.

Pe parcursul ultimilor ani, CEC a înregistrat un progres considerabil în ceea ce priveşte transparenţa, comunicarea externă, educaţia electorală şi activităţile în domeniul relaţiilor internaţionale. Organizaţia, ca un tot întreg, şi-a creat şi a menţinut cu succes o bună reputaţie în societate, fiind percepută de către cetăţeni şi reprezentanţii mass-media drept o instituţie deschisă, profesionistă, de încredere, accesibilă, precum şi o sursă transparentă de informaţii. Noile iniţiative şi activităţi de comunicare externă, lansate şi realizate de CEC, au sporit informaţiile oferite publicului, au promovat activitatea organelor electorale inferioare şi au îmbunătăţit imaginea instituţiei.

Cu toate acestea, unele sondaje, comentarii, rapoarte şi publicaţii relevă faptul că mai există spaţiu pentru perfecţionare, iar domeniul respectiv necesită atenţie sporită şi o abordare sistematică şi pro-activă, cu repartizarea eficientă a sarcinilor şi coordonare. Eficienţa organelor electorale depinde enorm de modul în care cetăţenii, partidele politice, societatea civilă, mass-media, partenerii internaţionali şi întreaga societate percep CEC.

Prin urmare, informația este o resursă vitală, aceasta fiind necesară pentru a asigura la cel mai înalt nivel îndeplinirea scopurilor și obiectivelor CEC. Comunicarea constituie o funcție strategică, gestionarea și comunicarea informațiilor fiind asigurată printr-o strategie în domeniu și politici aferente.

Cele două componente principale, comunicarea internă și cea externă, contribuie decisiv la eficiența și transparența instituțională, asigurînd Comisiei vizibilitate și credibilitate. Comunicarea

3

internă susține activitatea de control/audit, iar comunicarea externă oferă acces la informații părților externe interesate, publicului, mass-media, complementar mesajelor-cheie.1.1 Comunicarea externă

Comunicarea externă vizează informarea grupurilor-țintă asupra drepturilor și obligațiilor în relația cu CEC, precum și transmiterea mesajului privind activitatea instituției către publicul larg, în scopul conștientizării acestuia asupra acțiunilor întreprinse și rezultatelor obținute.

a) Direcţia comunicare, relaţii publice şi mass-mediaOdată cu implementarea Planului strategic pentru anii 2012-2015, CEC a creat Direcția

comunicare, relații publice și mass-media, care este responsabilă de îndeplinirea atribuțiilor în domeniul relațiilor publice și asigurarea comunicării eficiente cu publicul. Astfel, comunicarea se circumscrie domeniului întăririi capacității de interacționare cu mediul extern.

Pe lîngă realizarea activităţilor cotidiene ce ţin de relaţiile cu presa şi facilitarea interacţiunii dintre reprezentanţii mass-media şi persoanele cu funcţii de răspundere din cadrul Comisiei, direcţia organizează activităţi de educaţie electorală atît în perioada electorală, cît şi dintre alegeri. Totodată, aceasta este responsabilă şi de stabilirea şi menţinerea relaţiilor externe ale CEC cu alte autorităţi şi organizaţii internaţionale de profil.

Planul Strategic al CEC pentru 2012-2015 definește direcţiile clare şi obiectivele specifice pentru activitățile de comunicare ale organizației, acestea fiind în curs de implementare. Stabilirea unei strategii coerente și eficiente de comunicare constituie un factor important în cadrul managementului strategic al instituției.

b) Relaţiile cu mass-mediaActivitatea CEC în domeniul comunicării cu mijloacele de informare în masă diferă de cea a

unei organizaţii standard, deoarece între alegeri, interesul publicului şi mass-media faţă de activităţile CEC tinde să scadă semnificativ. Totodată, în perioada electorală, CEC activează într-un regim extrem de intens, făcînd faţă unui interes sporit din partea mass-media şi altor actori interesaţi, ceea ce înseamnă că în timpul campaniei electorale, Comisia trebuie să fie pregătită să distribuie informaţie oficială în mod operativ şi eficient. În perioada dintre alegeri, atenţia publicului față CEC scade, astfel apare necesitatea de a desfășura activități de comunicare pro-active şi creative pentru a atrage şi a menţine interesul societăţii faţă de CEC. În această direcție, CEC a creat canale de comunicare deschise şi accesibile pentru reprezentanţii mass-media, promovînd transparenţa în toate activităţile sale, iar jurnaliştii se bucură de acces liber la şedinţele şi evenimentele organizate de către CEC. Între alegeri, activităţile de comunicare se axează mai cu seamă pe cele de educaţie electorală, seminare, conferinţe, sesiuni de instruire şi vizite internaţionale.

c) Educaţia electorală Constituirea în 2006 a Secţiei educaţie civică, training-uri şi secretariat, drept subdiviziune a

Aparatului CEC, a permis dezvoltarea domeniului de educaţie electorală şi informare a alegătorilor. În 2008 CEC a aprobat Strategia pentru instruirea funcţionarilor electorali şi educaţie civică a alegătorilor pentru anii 2008-2013, care a permis organizarea unui şir de activităţi de educare a cetăţenilor.

Din 2006, anual, CEC marchează Ziua tînărului alegător, scopul acestei acţiuni fiind conştientizarea necesității participării la alegeri şi familiarizarea tinerilor cu diverse aspecte legate de activitatea Comisiei. De-a lungul anilor, Ziua tînărului alegător a fost sărbătorită atît în capitală, cît şi în unele localităţi din ţară. O altă acțiune este Ziua internaţională a alegerilor, care se marchează în prima zi de joi din luna februarie a fiecărui an, prin organizarea unor concursuri (desen, eseu, fotografie sau poster), spoturi video tematice, conferinţe de presă şi simulări a alegerilor în cadrul instituţiilor de învăţămînt.

d) Internet şi media socială

4

Conform ediţiei din 2013 a „Measuring the Information Society 2013”, care reprezintă raportul anual al Uniunii Internaţionale a Telecomunicaţiilor, rata utilizatorilor Internet în Republica Moldova este de 76,3% pentru tineri (cu vîrsta cuprinsă între 15 şi 24 ani), iar rata totală a utilizatorilor Internet este de 43,4%. Pînă în vara anului 2013, circa 8% din populaţie erau înregistraţi pe Facebook, cifra respectivă crescînd rapid.

CEC gestionează trei pagini web oficiale, pentru a spori transparenţa în activitatea sa şi a oferi acces la informaţia publică. Prima pagina web oficială a CEC este www.cec.md , care oferă vizitatorilor informaţii despre instituție. De asemenea pe această pagină sunt plasate hotărîrile adoptate, planurile şi rapoartele CEC, cele mai recente noutăţi şi evenimente, comunicatele de presă, interviurile/declaraţiile, galeria foto, procesele-verbale ale şedinţelor, baza legală, materialele specifice alegerilor, anunţurile privind consultările publice, precum şi acordurile de cooperare. Site-ul este disponibil în limbile română şi rusă, iar pe viitor se planifică traducerea paginii web în limba engleză. Cel de-al doilea site a fost lansat în 2009 cu adresa www.voteaza.md, conţinutul acestuia este mai interactiv şi este direcţionat în mod specific alegătorilor şi programelor de educaţie electorală. Site-ul face referire la cadrul legal privind organizarea şi desfăşurarea alegerilor, lista secţiilor de votare constituite şi amplasarea acestora, informaţii privind organele electorale şi procedura de votare, întrebări frecvente, precum şi materiale de educaţie electorală. Site-ul este disponibil în limbile română şi rusă. În anul 2013 CEC a lansat cel de-al treilea site web www.alegator.md, care oferă cetățenilor posibilitatea de a-și verifica numele în lista electorală, iar celor de peste hotare de a se înregistra prealabil on-line. E de menţionat faptul că CEC a creat şi gestionează conturi pe reţelele de socializare, cum ar fi: Facebook şi YouTube, actualizându-le constant cu link-uri la noutăţile şi evenimentele care au avut loc, comunicate de presă, fotografii de la diverse evenimente, precum şi spoturi video.

e) Relaţii internaţionale Componenta comunicare internațională contribuie decisiv la construirea imaginii instituției pe

plan internațional, dar și un schimb eficient de cunoștințe și experiență cu autoritățile electorale omoloage. În calitate de membru al Asociației Oficialilor Electorali din Europa (ACEEEO), în vederea armonizării cu buna practică internațională, CEC urmărește respectarea principiilor politicilor de comunicare potrivit cărora sunt făcute disponibile la timp informații utile referitoare la activitatea Comisiei. În acest sens, una din funcțiile Direcției comunicare, relații publice și mass-media este stabilirea, dezvoltarea și menținerea relațiilor externe cu instituțiile omoloage, parteneri de dezvoltare și organizații guvernamentale internaționale.

f) Consultările publiceOri de cîte ori elaborează politici și acte normative, Comisia se consultă cu cetățenii și părțile

implicate. Pagina web oficială a CEC conţine rubrica „Transparenţa decizională” în cadrul căreia sunt plasate reglementări referitoare la transparența în procesul decizional, anunțuri, proiecte de documente și proiecte de decizii aprobate. De asemenea, CEC plasează pe site procese-verbale ale şedinţelor Comisiei, hotărîri adoptate, anunţuri publice, corespondenţă de intrare şi ieşire, iar vizitatorii pot adresa întrebări on-line.

1.2 Comunicarea internă Comunicarea internă, atît pe orizontală (între angajați), cît și pe verticală (între conducere și

angajați) constituie un factor major în procesul de eficientizare a activității oricărei instituții. Sub acest aspect, sunt vizate comunicarea managerială (pe verticală, preponderent formală) și comunicarea la nivelul personalului (pe orizontală, preponderent informală).

a) Aparatul CECPublicul intern este la fel de important ca și cel extern: angajații unei instituții sunt cei mai buni

ambasadori ai acesteia. Din ce în ce mai multe dovezi indică faptul că o comunicare internă eficientă contribuie la creșterea satisfacției angajaților la locul de muncă, a moralului acestora, a productivității, angajamentului, încrederii și învățării; îmbunătățește climatul comunicațional și relațiile cu publicul. În

5

această direcție cu asistenţa donatorilor, au fost organizate cursuri de dezvoltare a abilităţilor de comunicare şi a celor de management. Cursul de instruire „Abilităţile managerului eficient”, care a început în decembrie 2013, ţine de definirea clară a obligaţiilor şi responsabilităţilor managementului superior. Așadar, un climat pozitiv de comunicare și o comunicare eficientă cu angajații consolidează identificarea angajaților cu organizațiile lor, ceea ce contribuie la performanță financiară și succes susținut. Totuși, studiile privind eficacitatea fluxurilor de comunicare, efectuate de Opinion Research Corporation, dezvăluie adesea nemulțumirile angajaților cu privire la comunicările de sus în jos sau de jos în sus.

b) Organele electorale ierarhic inferioare Comunicarea şi schimbul constant de informaţie corectă între CEC şi organele electorale ierarhic

inferioare (consiliile electorale de circumscripţie şi birourile electorale ale secţiilor de votare) la fel sunt aspecte importante al comunicării interne, care la moment înregistrează anumite deficienţe şi probleme. Conform Codului electoral, organele electorale ierarhic inferioare sunt constituite înainte de alegeri, iar acest lucru denotă o comunicare cu deficiențe în raport cu funcționarii electorali.

2. Misiunea și viziunea Comisiei Electorale Centrale în domeniul comunicării

Misiunea de bază a Direcţiei este de a asigura comunicarea eficientă a Comisiei cu publicul larg, reprezentanţii societăţii civile şi cu mijloacele de informare în masă, în vederea informării operative, veridice şi complete a societăţii despre activitatea autorităţii.

Comunicarea reprezintă una din cele mai importante activități dintr-o instituție. CEC acordă laturilor acesteia, comunicarea internă şi comunicarea externă, importanţă egală, conștientizînd armonizarea acestora ca fiind o premisă a atingerii obiectivelor comunicării. Aceasta va conduce la o eficientizare a activităţii instituţiei şi la o percepţie pozitivă a acesteia în cadrul grupurilor-ţintă. Apariţia unor disfuncţionalităţi la oricare dintre nivelele de comunicare poate prejudicia substanţial atît activitatea instituţiei, cît şi imaginea care se formează în exterior asupra acesteia. Comisia manifestă o preocupare constantă pentru menţinerea şi perfecţionarea mecanismelor de comunicare, de îmbunătăţire a diseminării informaţiei şi de asigurare a acesteia în timp util.

Viziunea CEC oferă informaţie accesibilă şi de încredere, care ajunge la fiecare cetăţean din Republica Moldova oriunde s-ar afla, astfel încît acesta să-şi poată exercita dreptul constituţional de a alege şi de a fi ales.

Principiile pe care CEC își bazează strategia de comunicare sunt conforme atît principiilor internaționale, rezultate din apartenența instituției la organismele internaționale, celor rezultate din prevederile legale naționale în vigoare, precum și din tendințele Comisiei de a continua eforturile de modernizare a activității și imaginii instituției, pe plan intern și extern.

Aceste principii sunt: Onestitate şi transparenţă – informație veridică, disponibilă în timp util şi furnizată conform

necesităților de interes public. Durabilitate şi accesibilitate – claritate în comunicarea verbală, scrisă şi electronică, actualizată

la timp şi permanent, avîndu-se în vedere evitarea furnizării unor informații în paralel și/sau contradictorii, pentru a nu induce publicul în eroare; va fi evitată pe cît este posibil simpla emitere de informaţii care nu conţine mesaje sau care nu poartă un caracter informativ pronunţat.

Caracter amplu – limbajul utilizat în comunicare va avea o semnificaţie vastă; informațiile trebuie să fie oportune, comunicate în timp util și conforme cu necesitățile grupului-țintă.

Responsabilitate - asigurarea procesului de comunicare este pusă în sarcina Direcţiei comunicare, relaţii publice şi mass-media şi a persoanelor responsabile din cadrul subdiviziunilor instituţiei.

6

3. Grupurile-ţintăPrin intermediul grupurilor-ţintă se urmăreşte stabilirea unei legături cu societatea, la diferite

niveluri. Diversitatea grupurilor-ţintă cu care CEC menţine legăturile asigură penetrarea şi accesul la informaţie a grupurilor interesate.

Conform prevederilor Codului electoral, CEC este direct responsabil de gestionarea relaţiilor cu actorii săi cheie pe parcursul alegerilor şi între evenimentele electorale, pentru a asigura participarea lor deplină în procesul electoral. Auditoriul comunicării interne se împarte în următoarele grupuri-țintă:

- conducerea CEC;- membrii CEC;- funcționarii din cadrul Aparatului CEC;- funcționarii electorali din cadrul organelor electorale inferioare.

Pentru implementarea acţiunilor legate de politicile promovate, CEC conlucrează cu importante instituţii şi organizaţii care pot, în funcţie de activităţile lor, contribui la atingerea cu succes a scopurilor propuse de Comisie. Între acestea sunt:

- partidele politice;- societatea civilă;- autoritățile publice locale;- autoritățile publice centrale;- mass-media națională și regională;- alegătorii;- instituțiile de învățămînt;- partenerii de dezvoltare.

Unul din grupurile-țintă importante în perioada electorală şi în perioada dintre alegeri îl constituie cetăţenii Republicii Moldova care au dreptul de a alege și a fi aleși. Din perspectiva eficientizării comunicării cu alegătorii, aceștia pot fi divizați în:

Alegătorii care se află pe teritoriul Republicii Moldova - cel mai numeros grup-ţintă, care consumă parţial informaţie de pe internet şi are nevoie de un flux informaţional consistent, fiabil şi accesibil din partea CEC.

Alegătorii cu domiciliu peste hotare, care s-au înregistrat la ambasade sau la misiunile consulare din alte ţări - grup specific de cetățeni, care poate fi abordat prin intermediul ambasadelor şi canalelor oficiale de comunicare cu diaspora, în coordonare cu Biroul pentru Relaţii cu Diaspora a Cancelariei de Stat şi Ministerul Afacerilor Externe şi Integrării Europene.

Alegătorii care domiciliază peste hotare, dar care se regăsesc în listele electorale din Republica Moldova - grup specific de cetățeni, care nu şi-au înregistrat reşedinţa permanentă peste hotare la autorităţile guvernamentale relevante sau ambasade.

Tinerii alegători - grup specific, care poate fi ţintit prin intermediul educaţiei electorale şi al programelor educaţionale;

Alegătorii cu dizabilități – grup care necesită o atenție sporită din partea autorităților.

Un alt grup-țintă însemnat sunt mijloacele de informare în masă. Mass-media dispune de mijloacele şi instrumentele necesare pentru difuzarea informaţiei publice a CEC în rîndul alegătorilor, avînd obligaţia de a promova procesul electoral şi importanţa participării la vot. Mass-media poate fi

7

divizată în cîteva grupuri, aceasta rămînînd cele mai bune modalităţi pentru stabilirea relaţiilor de colaborare cu succes:

Mass-media naţională - disponibilă pentru implicare directă, poate fi invitată la conferinţe de presă, evenimente, seminare, conferinţe, interviuri. Deţine cunoştinţe despre rolul său în procesul de comunicare a alegerilor.

Media regională - este mai dificil de a fi abordată din punct de vedere logistic, deoarece deseori nu poate participa direct la evenimentele organizate în cadrul Comisiei, are nevoie de informaţie bună, fiabilă şi consistentă. Este necesar de a stabili relaţii de colaborare cu persoane concrete.

Media internaţională - principalul grup-ţintă pentru promovarea procesului electoral peste hotarele ţării. Necesită să fie informată despre evoluția procesului electoral din țară, vizînd evenimentele de interes internațional. Sunt necesare materiale în limba engleză.

4. Organizarea activităţii privind comunicarea Conform repartizării competenţelor funcţionale, în cadrul Comisiei Electorale Centrale,

funcționează Direcţia comunicare, relaţii publice şi mass-media, responsabilă de implementarea prevederilor legale și politicilor instituției în materie de comunicare și relații publice.

În acest sens, Direcţia exercită următoarele funcții:- asigură transparența activității Comisiei, prin informarea activă a societății privind domeniile de activitate ale instituției, rezultatele alegerilor, inițiativele lansate, precum și alte activități desfășurate de instituție;- informează și comunică cu mijloacele de informare în masă, precum și facilitează interacțiunea dintre reprezentanții mass-media și președintele Comisiei;- educația civică a cetățenilor în domeniul electoral;- stabilirea, dezvoltarea și menținerea relațiilor externe cu instituțiile omoloage, partenerii de dezvoltare și organizații guvernamentale internaționale.

În gestiunea Direcției comunicare, relații publice și mass-media se află:a) Centrul media, care:- asigură accesul mass-mediei la informațiile de interes public, potrivit prevederilor legale și

regulamentelor interne în vigoare;- gestionează relația cu mass-media sub aspectul comunicatelor de presă și drepturilor la replică;- monitorizează și analizează fluxurile de știri ale mass-mediei referitoare la activitatea CEC; - acordă asistenţă tehnico-logistică jurnaliştilor şi pune la dispoziţia jurnaliştilor materiale

audiovizuale de interes public ce ţin de activitatea Comisiei;- crează oportunități pentru a facilita accesul jurnaliștilor la ședințele publice;- asigură crearea şi actualizarea continuă a bazei de date privind mijloacele de informare în masă;- administrează conținutul informațional al paginii web oficiale;- menține și dezvoltă canalele moderne de comunicare (rețele de socializare, transmisiuni live);- creează şi păstrează arhiva înregistrărilor video de la evenimente cu participarea conducerii

Comisiei.b) Biroul de informare și documentare a cetățenilor pe lîngă CEC, care:- soluționează sesizările cetățenilor conform legislației în vigoare;- asigură informarea activă, corectă şi la timp a cetăţenilor asupra chestiunilor de interes public;- răspunde solicitărilor/întrebărilor cetăţenilor (prin telefon, calculator şi personal);- menţine informaţiile, documentele aflate la dispoziţia sa, în formă actualizată;- elaborează și implementează programe de educație electorală și informare a cetățenilor;- asigură funcționarea liniei instituționale de informare pentru cetățeni;

8

- acordă asistenţa şi sprijinul necesar solicitanţilor pentru căutarea şi identificarea informaţiilor.

5. Obiectivele strategice în domeniul comunicăriiScopul comunicării eficiente a Comisiei Electorale Centrale este de a contribui la îndeplinirea

obiectivelor și politicii electorale promovate, de a crea o imagine favorabilă instituției, de a informa cetățenii cu privire la procesul electoral și a îmbunătăţi comunicarea dintre organele electorale şi părţile implicate în procesul electoral.

Obiectivele strategice generale în domeniul comunicării sunt următoarele:a) informarea corectă şi continuă a părților interesate cu privire la activitatea organelor electorale. b) îmbunătățirea comunicării intra- și inter-instituționale a Comisiei Electorale Centrale în

vederea perfecționării activității instituției; instituirea unui dialog social eficient, prin intermediul căruia societatea civilă, mass-media, partidele politice, partenerii de dezvoltare vor obţine accesul la informaţia de interes public, iar Comisia, la rîndul său, va putea cunoaşte mai îndeaproape opinia societăţii în diverse probleme;

c) amplificarea percepției pozitive asupra imaginii și credibilității Comisiei Electorale Centrale. În cadrul obiectivelor strategice generale în domeniul comunicării, se impune realizarea

următoarelor obiective strategice specifice:

Obiectivul specific 1. Îmbunătățirea comunicării cu mass-media, asigurînd diseminarea informațiilor coerente

Acțiuni specifice:- stabilirea și menținerea relațiilor cu mass-media în baza unui dialog deschis, onest și de

încredere;- distribuirea informațiilor utile privind activitatea CEC;- organizarea întîlnirilor cu mijloacele de informare în masă, ca oportunitate pentru conducerea

CEC de a explica obiectivele, acțiunile și constatările rapoartelor, în general, a rolului Comisiei în ceea ce privește administrarea procesului electoral;

- organizarea briefing-urilor și a conferințelor de presă pe subiecte relevante;- organizarea vizitelor în teritoriu, pentru a familiariza jurnaliștii cu administrarea procesului

electoral la nivel local și a spori interesul față de subiectele publice specifice;- publicarea comunicatelor de presă/materialelor de presă cu titluri atractive;- publicarea agendei la început de săptămînă pentru a anunța vizitele și evenimentele importante

cu detalii despre locație și oră;- publicarea buletinului electronic de știri și transformarea Buletinului informativ într-o platformă

on-line modernă și interactivă;- facilitarea interacțiunii dintre reprezentanţii mass-media şi persoanele cu funcţii de răspundere

din cadrul Comisiei;- informarea activă a mass-media despre participarea politică şi electorală femeilor şi bărbaţilor şi

importanţa egalităţii de gen în procesul electoral.

Obiectivul specific 2.Mărirea fluxului de informații privind sistemul și procedurile electorale prin intermediul educației electorale

Acțiuni specifice: - marcarea anuală a evenimentelor Ziua Internațională a Alegerilor și Ziua tînărului alegător prin

organizarea unor activități interactive (concursuri, lecții publice, dezbateri, simulări, vizite);- planificarea și alocarea resurselor financiare suficiente pentru desfășurarea campaniilor de

educație electorală în perioada dintre alegeri;

9

- organizarea Zilei ușilor deschise la CEC pentru cetățeni în vederea promovării activității instituției;

- elaborarea unui concept al campaniei de educație electorală și a unui design original al materialelor promoționale, prin contractarea specialiștilor în domeniu;

- elaborarea materialelor de educație electorală în mod creativ și mai puțin oficial, prin contractarea unor specialiști în design. Aceste materiale nu ar trebui să utilizeze identitatea vizuală corporativă a CEC, fiind destinate preponderent tinerilor;

- ajustarea paginii web oficiale www.voteaza.md la un conținut nou și atractiv, promovînd educația electorală;

- desfășurarea campaniilor de informare a alegătorilor cu privire la participarea echilibrată a femeilor şi bărbaţilor în politică şi proceselor electorale.

Obiectivul specific 3. Creșterea transparenței activității desfășurate și accentuarea percepției publice pozitive asupra Comisiei Electorale CentraleAcțiuni specifice:

- organizarea de evenimente care să ajute la asigurarea unei mai bune înțelegeri a activității și evoluțiilor prezente și viitoare ale Comisiei (întîlniri cu diferite grupuri-țintă, cum ar fi partidele politice, mass-media, ONG-urile, administrația publică locală);

- completarea continuă a compartimentului Consultări publice pe pagina web oficială a Comisiei;- publicarea anunțurilor pentru rundele noi de consultări printr-un anunț de presă oficial;- realizarea unui spot video care să prezinte activitatea CEC, contribuind la creșterea imaginii

instituției;- tipărirea broșurilor, pliantelor și publicațiilor pentru promovarea identității și vizibilității

corporative; - elaborarea Manualului de identitate vizuală;- asigurarea unui proces transparent şi inclusiv de consultări pentru toate părţile interesate, inclusiv

femei, tineri, persoane cu dezabilităţi , etc.

Obiectivul specific 4. Promovarea imaginii instituției și informarea corectă a grupurilor-țintă prin intermediul noilor mijloace de comunicare socială și tehnologiilor informaționale

Acțiuni specifice:- îmbogățirea paginilor web oficiale cu noutăți, informații utile pentru alegători, materiale de

educație electorală, documente oficiale și oferirea posibilității de a face consultări publice on-line;- gestionarea adecvată a compartimentelor paginilor web oficiale ale Comisiei, asigurînd ca fiecare

rubrică să fie completată sau dacă nu este, să se menționeze că aceasta este în curs de dezvoltare (La moment informația nu este disponibilă. Pagina este în lucru/în curs de dezvoltare);

- examinarea posibilității de a dispune de două pagini web oficiale, în locul celor trei: o pagină web oficială cu însemnele instituției și cu informație oficială relevantă și altă pagină cu un design creativ destinat educației electorale și informării alegătorilor, avînd un conținut interactiv. Un număr mic de pagini oficiale va elimina confuziile pentru public și va fi ușor de administrat;

- promovarea transparenței prin transmiterea on-line a ședințelor publice ale CEC și organizarea conferințelor web/skype;

- crearea unui cont special în rețeaua de socializare Facebook dedicat exclusiv educației electorale și promovarea campaniilor de informare pe rețeaua YouTube;

- postarea materialelor vizuale atractive și etichetarea în rețelele de socializare, în special a participanților la programele de educație electorală;

10

- organizarea on-line a chestionarelor prin intermediul rețelelor de socializare referitoare la diverse subiecte relevante.

Obiectivul specific 5. Îmbunătățirea comunicării cu organizațiile internaționale de profil și cu autoritățile electorale omoloage pentru a asigura armonizarea activității desfășurate în conformitate cu cerințele standardelor profesionale internaționale în domeniul electoral.Acțiuni specifice:

- îmbunătățirea conlucrării profesionale la nivel internațional prin activitățile desfășurate în domeniul electoral ale grupurilor de lucru și reuniunilor/conferințelor internaționale la ale căror lucrări Comisia participă;

- valorificarea schimbului de experiență în vederea instituirii și consolidării bunei practici internaționale;

- creșterea calității activității desfășurate de reprezentanții Comisiei în context internațional, în scopul înlăturării percepției deficitare a imaginii externe a instituției noastre;

- elaborarea articolelor privind activitatea CEC și transmiterea acestora ACEEEO;- creșterea vizibilității CEC pe arena internațională. În acest sens vor fi elaborate și transmise

comentarii, sugestii, răspunsuri la chestionare, propuneri privind documente de lucru remise spre analiză de către organismele internaționale la care Comisia este membră, expresie a unei abordări competente, profesioniste și constructive, care să genereze prestigiul internațional al CEC;

- concretizarea în practică a oportunităților oferite de cadrul favorabil creat de prevederile acordurilor bilaterale de cooperare încheiate de Comisia Electorală Centrală cu autoritățile electorale omoloage;

- mediatizarea activităților privind relațiile externe ale CEC și traducerea în limba engleză a comunicatelor de presă, inclusiv a altor materiale de importanță.

Obiectivul specific 6. Elaborarea și implementarea strategiei și politicilor de comunicare adecvate care să îmbunătățească relația CEC cu părțile-cheie interesate în activitatea saAcțiuni specifice:

- implicarea diferitor actori cointeresați în activitatea CEC și invitarea acestora la diverse evenimente organizate de CEC: seminare, conferințe, mese rotunde, ateliere, grupuri de lucru, ședințe comune;

- organizarea cu regularitate a ședințelor clubului de discuții electorale cu participarea publicului interesat;

- realizarea sondajelor privind satisfacția părților interesate, conform procedurii stabilite de Sistemul de Management al Calității, inclusiv evaluarea impactului și a percepției asupra activității desfășurate de CEC și propunerea recomandărilor;

- intensificarea colaborării cu autoritățile administrației publice centrale și locale pe linia schimbului de informații și participarea la acțiuni comune;

- informarea la timp a actorilor-cheie regionali asupra celor mai recente activități ale CEC;- actualizarea listei organizațiilor non-guvernamentale relevante pentru activitatea CEC și

identificarea celor mai importante evenimente ale acestora (școli de vară, seminare, mese rotunde), inclusiv participarea CEC la astfel de evenimente prin luări de cuvînt, în calitate de prezentatori, formatori etc.

Obiectivul specific 7. Modernizarea culturii organizaționale, îmbunătățirea comunicării cu personalul propriu și consolidarea relațiilor de cooperare cu organele electorale ierarhic inferioare și alți actori-cheieAcțiuni specifice:

11

- implementarea cerințelor prevăzute de standardele Sistemului de Management al Calității prin crearea şi implementarea mecanismelor pentru îmbunătăţirea performanţelor şi consolidarea capacităţilor instituţionale ale CEC;

- încurajarea participării, a cooperării, oferirea angajaților a oportunităților de creștere și dezvoltare personală/profesională și lucrului în echipă, prin participarea la instruiri, grupuri de lucru, schimb de experiență;

- amplificarea coeziunii interne organizaționale prin editarea de publicații de specialitate proprii, ca instrument destinat comunicării și schimbului de informații în cadrul Comisiei;

- evitarea paralelismelor din activitatea desfășurată de către angajați datorate comunicării deficitare pe verticală și pe orizontală, în scopul creșterii eficienței muncii;

- asigurarea unei comunicări eficiente cu personalul, cît și cu organele electorale ierarhic inferioare, prin utilizarea mijloacelor de comunicare eficiente: tipărite (memo-uri, broșuri, newsletter, rapoarte, publicații corporative, postere, panouri informative, sondaje și chestionare anonime), electronice (e-mail, rețelele intranet, chat-room-uri, sistemele de instant messaging, video-conferințe, enciclopediile wiki, materiale audio-vizuale), interpersonale (discursuri, întruniri sociale, ședințe, focus grupuri, audierea angajaților);

- audierea comentariilor și îngrijorărilor din partea angajaților, oferind soluții. Impactul este mult mai mare cînd managementul discută direct cu angajații decît prin intermediul unui mesaj general sau intermediari;

- organizarea și desfășurarea ședințelor regulate și ad-hoc cu angajații, facilitînd schimbul de informații, colectarea opiniilor și leadership-ul deschis care să ajute la formarea unei decizii finale;

- organizarea team-building-urilor pentru angajați și altor evenimente în afara biroului, aceasta contribuind la dezvoltarea relațiilor intra-instituționale;

- asigurarea comunicării eficiente între CEC și organele electorale ierarhic inferioare prin utilizarea canalelor de comunicare funcționale: portalurile intern și extern ale website-lui propriu, sistemul de videoconferință, materiale tipărite;

- organizarea vizitelor în teritoriu pentru stabilirea bunelor relații cu autoritățile publice locale și organele electorale ierarhic inferioare;

- organizarea stagiilor de internship pentru studenți în cadrul unor direcții din instituție, ceea ce va demonstra că CEC este o instituție transparentă și deschisă către cetățeni, oferind o experiență practică tinerilor.

6. Mesajele-cheie Mesajele transmise către publicul larg trebuie formulate clar şi concis, folosindu-se un limbaj comun şi accesibil. În felul acesta informaţia transmisă poate fi receptată corespunzător de publicul-ţintă.

Mesajele primare ale CEC

Activitatea de comunicare a CEC se bazează pe trei mesaje principale: CEC este o instituţie deschisă, transparentă şi profesionistă! CEC asigură un cadru electoral accesibil în care cetățenii au încredere! E dreptul tău, votează conștient!

Mesajele secundare ale CEC Mesajele secundare sunt utile în promovarea imaginii CEC şi a activităţilor sale în perioada dintre

alegeri, deoarece acestea sunt actuale și de interes public. Este importantă elaborarea

12

mesajelor pentru fiecare temă și subtemă, acestea potrivindu-se cu niște evenimente curente ale Comisiei. Astfel, mass-media va fi mai receptivă la preluarea mesajului sau comunicatului de presă. S-a remarcat că dacă dorești difuzarea știrilor, trebuie să creezi știri. Următoarele direcții de activitate dispun de un potențial enorm în crearea mesajelor relevante chiar și în perioada dintre alegeri.

Educaţia electorală – deoarece aceasta constituie o componentă foarte importantă în formarea unor alegători conștienți și bine informați, condiție pentru desfășurarea unor alegeri libere și corecte și obținerea unei rate de participare înalte. Activitățile CEC desfășurate în această direcție ar putea constitui mesaje și știri interesante pentru mass-media.Exemplu: „Copiii din Orhei şi Rezina au organizat simularea unor alegeri împreună cu CEC” sau „CEC a ajutat copii din Orhei şi Rezina să înţeleagă ce reprezintă alegerile”

Înregistrarea alegătorilor – reprezintă unul din subiectele prioritare ale CEC. În acest sens, mesajele-cheie depind de acţiunile concrete întreprinse de CEC. Mesajele pot fi elaborate în legătură cu orice realizare în domeniu: îmbunătăţirea sistemului de înregistrare a alegătorilor, analiza și armonizarea cadrului legislativ privind înregistrarea alegătorilor, utilizarea tehologiilor informaționale la înregistrarea alegătorilor, managementul şi securitatea datelor, compilarea datelor înregistrate, percepția publicului asupra corectitudinii listelor electorale etc.

Exemplu: „Erorile din listele electorale pot fi înlăturate datorită noii aplicații web „Liste electorale” sau „CEC lansează Registrul electronic al alegătorilor pentru alegerile parlamentare”.

Egalitatea de gen - CEC acordă multă atenţie explorării şi analizei problemelor de gen în procesul electoral. În această direcție, au fost organizate un grup de lucru inter-instituțional și cursuri de instruire la care au participat actorii-cheie, subiectul fiind unul relevant pentru mass-media.

Exemplu: „Auditul de gen al CEC este un pas important spre realizarea egalităţii de gen în sistemul electoral moldovenesc” sau „CEC este una din primele autorităţi electorale care a abordat egalitatea de gen într-un plan concret de acţiuni”

Alte subiecte interesante ar putea fi votarea electronică; accesul la procesele electorale a persoanelor cu dezabilităţi și cetăţenilor care domiciliază peste hotare; finanţarea partidelor politice, etc.

7. Comunicarea în situaţii de crizăO problemă apare atunci cînd există o discrepanță între așteptările publicului

relevant și politicele, performanțele, serviciile sau angajamentele publice ale unei instituții. Această discrepanță poate fi eliminată sau cel puțin redusă printr-un management adecvat, numit managementul problemelor. Sarcina este de a aborda aceste probleme înainte ca acestea să se transforme în crize. Atunci cînd acțiunile instituției nu se suprapun întocmai cu așteptările publicului, pot apărea probleme care, nerezolvate la timp, pot degenera în situații de criză. Criza este un eveniment care întrerupe în mod dramatic funcționarea normală a unei instituții și care influențează negativ imaginea sa publică. Aceasta ar însemna dezordini în masă, calamități naturale sau atacuri, care în cazul alegerilor ar putea fi atacuri armate asupra secţiilor de votare, demonstraţii publice în masă pe parcursul alegerilor, încălcarea ordinii publice, violențe în secțiile de votare, deconectarea de la

13

electricitate a secției de votare, accidente cauzate de erori tehnice, lipsa internetului, baza de date este inaccesibilă etc.

Totuşi, este dificil de a prevedea o criză majoră pentru CEC în perioada între alegeri, deoarece scenariile cele mai probabile implică dispute legale, plîngeri şi declaraţii în adresa instituţiei, atacuri asupra credibilităţii instituţionale sau procesului electoral, etc. Gestionarea și depășirea unei crize înseamnă, în primul rînd, un sistem solid de comunicare internă şi externă, criza fiind un eveniment de ruptură care pe de o parte impune intensificarea comunicării interne, iar pe de altă parte, comunicarea cu presa. Lipsa de transparenţă şi comunicare favorizează răspîndirea zvonurilor, informaţilor false şi a criticii, derapajul mediatic fiind în aceste condiții de neevitat.

Problema potenţială 1 – Schimbări majore în procesului electoral Acordurile politice ar putea provoca schimbări majore și/sau neașteptate la unele etape ale procesului electoral. Modificările legislației electorale înainte de perioada electorală sau în timpul campaniei electorale pot duce la confuzii, plîngeri și neîncredere din partea publicului.Acțiuni pentru gestionarea problemei:

pregătirea explicaţiilor şi scenariilor posibile pentru mass-media, inclusiv publicarea declaraţiilor oficiale;

deschidere şi disponibilitate către mass-media, tratarea mass-media în mod egal; postarea imediată a informaţiei relevante pe paginile web oficiale; informarea publicului cît de curînd posibil, oferind explicaţii de rigoare; elaborarea noilor materiale de educaţie electorală pentru informarea alegătorilor.

Problema potenţială 2 – Acuzaţii publice la adresa instituției care subminează credibilitatea desfăşurării alegerilor Atacurile publice pot submina credibilitatea CEC ca instituţie care administrează procesele electorale, fie din motive politice sau ostile. Nerezolvarea la timp a problemei afectează reputaţia instituției.Acțiuni pentru gestionarea problemei:

oprirea acuzațiilor aduse instituției de către actorii-cheie, astfel încît aceştia să fie informaţi pe deplin despre activităţile CEC;

manifestarea deschiderii și disponibilității de a oferi comentarii mass-media, în cazul în care informaţia a fost difuzată denaturat, sau explicații referitoare la soluţionarea problemei, dacă aceasta într-adevăr există;

corectarea erorilor de comunicare și discutarea cu cei implicați a datelor incerte, a punctelor tari și punctelor slabe, inclusiv a celor identificate de alte surse credibile;

oferirea de replici clare sub forma unor declaraţii publice, comunicate de presă, conferinţe de presă sau interviuri cu preşedintele, în dependenţă de gravitatea acuzaţiei.

Problema potenţială 3 – Membrii sau reprezentanţii în organele electorale ierarhic inferioare comit erori Problemele ar putea să derive din gestionarea greşită a fondurilor publice, nerespectarea procedurilor electorale, etc. Funcționarii electorali sunt vulnerabili faţă de scrutin , în special atunci cînd cineva doreşte să discrediteze organul electoral cu care este asociat funcționarul. Implicarea funcționarilor într-un scandal public afectează imaginea CEC. Acțiuni pentru gestionarea problemei:

comunicare deschisă în cadrul organizaţiei și cu organele electorale ierarhic inferioare, prin coordonarea informației;

oferirea de informații credibile mass-media și exprimarea, de către conducerea instituției, către presă a unui punct de vedere sincer, corect și deschis;

informarea sistematică a publicului implicat și interesat.

14

8. Monitorizarea şi evaluareaMonitorizarea constituie o activitate permanentă a progresului activității de comunicare în raport

cu rezultatele planificate de Comisie, ajută la aprecierea eficacității activităților de comunicare și determinarea schimbărilor care sunt necesare în procesul de management. Direcția comunicare, relații publice și mass-media este responsabilă de monitorizarea și evaluarea activităților de comunicare. Monitorizarea activităților de comunicare permite:

- informarea conducerii CEC despre realizările obținute, progresul strategiei față de obiectivele planificate;

- identificarea problemelor cu care se confruntă instituția și găsirea soluțiilor;- verificarea schimbărilor care intervin în urma realizării activităților de comunicare;- determinarea dacă resursele din cadrul strategiei sunt bine/eficient utilizate;- oferirea unui feedback pentru îmbunătățirea procesului de luare a deciziilor și pentru sporirea

eficienței intervențiilor;- păstrarea abordărilor pozitive ale strategiei și evitarea sau eliminarea punctelor slabe.

Informațiile obținute ajută la luarea deciziilor cu privire la alegerea și adaptarea planului de activitate, a strategiei în vederea obținerii unor rezultate maxime;

- creșterea credibilității în față publicului privind implementarea strategiei.

Evaluarea este un mijloc de analiză a eficienței acțiunii, care ne ajută să învățăm din activitățile pe care le realizăm sau care au fost realizate. Prin evaluare este măsurată percepția publică asupra eficienței intervenției și gestionării situației. Scopul evaluării este identificarea punctelor slabe și îmbunătățirea mecanismelor de răspuns. Aceste rezultate sunt prezentate personalului implicat, după încheierea perioadei de acțiune, în cadrul unor module speciale de instruire sau conferințe. De asemenea, rezultatele trebuie comunicate și publicului larg prin canalele de comunicare identificate.

Direcţia comunicare va analiza comentariile primite şi după o analiză ulterioară a informaţiei va realiza o evaluare a eficienţei lucrului. Evaluarea va consta din comentarii din surse, atît interne cît şi externe, cum ar fi: ideile şi sugestiile funcționarilor Aparatului CEC, membrilor CEC;

rapoartele şi analizele realizate de ONG-uri; mediatizarea activităţii CEC; discuţii cu actorii-cheie şi analiza aspectelor enunţate; comentarii din partea donatorilor şi a partenerilor internaţionali.

Indicatorii de progres ai strategiei reprezintă indicii de calitate care urmează a fi întruniți în rezultatul implementării obiectivelor specifice și acțiunilor propuse pentru îndeplinirea acestora.

15