4. Sistemas de información funcionales versus sistemas de información transaccionalesRicardo Carrera Hernández UV • 5 de marzo de 2013

Ricardo Carrera Hernández • Correo electrónico: rcarrerah2000@yahoo.com.mx • UV 1

4. Sistemas de información funcionales versus sistemas de información transaccionalesCualquier organización que realiza periódicamente contabilidad financiera y otras actividades rutinarias de negocio se enfrenta a tareas repetitivas de procesamiento de información. Por ejemplo, a los empleados se les paga a intervalos regulares, los clientes realizan pedidos de compra y se les debe facturar y los gastos se controlan y se comparan con el presupuesto. La tabla 1 presenta una lista de rutinas representativas, transacciones repetitivas de negocios en una organización de manufactura. El sistema de información que soporta dichos procesos se llama Sistema de Procesamiento de Transacciones o Sistema Transaccional.

4.1 Sistemas transaccionalesUn sistema de procesamiento de transacciones (TPS) o sistema transaccional es compatible con el seguimiento, recogida, almacenamiento, procesamiento y difusión de las transaccionales básicas empresariales de la organización. También proporciona los

2.3 TRANSACTION PROCESSING VERSUS FUNCTIONAL INFORMATION SYSTEMS 59

The TPS collects data continuously, frequently on a daily basis, or even inreal time (i.e., as soon as they are generated). Most of these data are stored in thecorporate databases a data warehouse and are available for processing.

EXAMPLES OF TPS. In retail stores, data flow from POS (point-of-sale) termi-nals to a database where they are aggregated. Sales reduce the level of inven-tory on hand, and the collected revenue from sales increases the company’s cashposition. TPS data may be analyzed by data-mining tools to find emergingpatterns in what people buy. Such transactions occur all the time.

In banking, TPSs cover the area of deposits and withdrawals (which are sim-ilar to inventory levels). They also cover money transfers between accounts inthe bank and among banks. Generating monthly statements for customers andsetting fees charged for bank services are also typical transaction-processingactivities for a bank.

Payroll is another area covered by TPSs for a business. Further details onTPS are provided in Chapter 6.

The transaction-processing system covers the core activities of an organization.The functional areas, however, perform many other activities; some of these arerepetitive, while others are only occasional. For example, the human resourcesdepartment hires, advises, and trains people. Each of these tasks can be dividedinto subtasks. Training may involve selecting topics to teach, selecting people toparticipate in the training, scheduling classes, finding teachers, and preparing classmaterials. These tasks and subtasks are frequently supported by informationsystems specifically designed to support functional activities. Such systems arereferred to as functional management information systems, or just MIS.*

Functional management information systems are put in place to ensurethat business strategies come to fruition in an efficient manner. Typically, a

Payroll and personnelEmployee time cardsEmployee pay and

deductionsPayroll checksFringe benefits

PurchasingPurchase ordersDeliveriesPayments (accounts

payable)

Finance and accountingFinancial statementsTax recordsExpense accounts

SalesSales recordsInvoices and billingsAccounts receivableSales returnsShipping

ProductionProduction reportsQuality-control reports

Inventory managementMaterial usageInventory levels

FunctionalManagement

InformationSystems

*The term MIS here refers to a specific application in a functional area. The term MIS is also used inanother context to describe the area of management of information systems.

TABLE 2.2 Routine Business Transactionsin a Manufacturing Company

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Tabla 1. Rutinas transaccionales de negocios en una compañía de manufactura

datos de entrada para muchas aplicaciones que implican sistemas de apoyo tales como DSS. Algunas veces existen varios TPSs en una sola empresa. Los sistemas de procesamiento de transacciones se consideran críticos para el éxito de cualquier organización, ya que apoyan las operaciones básicas, como la adquisición de materiales, facturación de clientes, la preparación de una nómina, y el envío de mercancías a los clientes.

El TPS recoge datos continuamente, frecuentemente sobre una base diaria, o incluso en tiempo real (es decir, tan pronto como se generan). La mayoría de estos datos se almacenan en las bases de datos corporativas, generalmente en un almacén de datos y están disponibles para su procesamiento.

EJEMPLOS DE TPS. En las tiendas de venta al menudeo, el flujo de datos de un POS (punto de venta) o sus terminales agregan los datos a una base de datos. Las ventas reducen el nivel de inventario, y los ingresos recaudados por la venta aumenta la posición de efectivo de la compañía. Los datos del TPS pueden ser analizados por herramientas de minería de datos para encontrar patrones emergentes sobre lo que la gente compra. Estas transacciones ocurren todo el tiempo.

En la banca, los TPSs cubren el área de depósitos y retiros (que son similares a los niveles de inventario). Se incluyen también las transferencias de dinero entre las cuentas en el banco y entre los bancos. Se generan estados de cuenta mensuales para los clientes y se fijan tarifas por los servicios bancarios.

4.2 Sistemas funcionales

El sistema de procesamiento de transacciones cubre las actividades básicas de una organización. Las áreas funcionales, sin embargo, realizan muchas otras actividades, algunas de ellas son repetitivas, mientras que otras son sólo ocasionales. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos contrata, asesora y capacita al personal. Cada una de estas tareas se pueden dividir en subtareas. La capacitación puede implicar la selección de temas para enseñar, la selección de las personas a participar en la formación, la programación de las clases, la búsqueda de los maestros, y la preparación de los materiales de clase. Estas tareas y subtareas con frecuencia cuentan con el apoyo de los sistemas de información diseñados específicamente para soportar las actividades funcionales. Estos sistemas se conocen como sistemas funcionales de gestión de la información, o simplemente MIS (MIS puede referirse a una aplicación computacional específicamente dentro de un área funcional).

Los sistemas funcionales de gestión de la información se ponen en marcha para garantizar que las estrategias de negocio lleguen a buen término de una manera eficiente. Típicamente, un MIS funcional proporciona información periódica sobre temas tales como la eficiencia operacional, la eficacia y la productividad de extraer información de las bases de datos y su procesamiento de acuerdo a las necesidades del usuario.

Los sistemas de gestión de información también se utilizan para la planificación, seguimiento y control. Por ejemplo, en una previsión de ventas por región en una organización distribuida geográficamente. Este informe puede ayudar al gerente de marketing a tomar mejores decisiones con respecto a la publicidad y el precio de los

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productos. Otro ejemplo es el de un sistema de información de recursos humanos (HRM), que proporciona un directivo con un informe diario del porcentaje de personas que estaban de vacaciones o se reportó enfermo, en comparación con las cifras proyectadas.

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