42-Audit Et Supérvisions

8/12/2019 42-Audit Et Suprvisions

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Rdig par : Edition de septembre 2009

Rpublique du Cameroun Republic of CameroonPaix Travail Patrie Peace Work Fatherland

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Programme National de Dveloppement Participatif

Manuel de ProcduresAdministratives, Financires et Comptables

Volume 5 : Contrle Interne


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Manuel de procdures administratives, financires et comptables Vol 5PNDP

Sommaire

Rdig par : Edition du Page 2 sur 65

1. INTRODUCTONDU MANUEL-------------------------------------------------------------------------- 4

1.1. Prambule --------------------------------------------------------------------------------------------- 5

1.2. Objectifs du manuel --------------------------------------------------------------------------------- 61.3. Structure du manuel --------------------------------------------------------------------------------- 7

1.4. Mise jour du manuel------------------------------------------------------------------------------- 8

2. CONTROLE INTERNE----------------------------------------------------------------------------------10

2.1. Introduction ------------------------------------------------------------------------------------------11

2.2. Dfinition ---------------------------------------------------------------------------------------------122.2.1. Conformit aux lois et rglements ------------------------------------------------------------ 122.2.2. Application des instructions et des orientations fixes par la Coordination nationale 132.2.3. Bon fonctionnement des processus internes de l'institution,surtout ceux concourant la

sauvegarde des actifs -------------------------------------------------------------------------132.2.4. Fiabilit des informations financires ---------------------------------------------------------13

2.3. Gouvernance locale et transparence--------------------------------------------------------------152.3.1. Amlioration du cadre juridique----------------------------------------------------------------152.3.1. Participation et contrle citoyen----------------------------------------------------------------152.3.3. Allocation des fonds au communes------------------------------------------------------------162.3.4. Financement des sous-projets communaux--------------------------------------------------162.3.5. Le renforcement des capacits des communes---------------------------------------------162.3.6. Evaluations et Audits-----------------------------------------------------------------------------17

2.4. Primtre du contrle interne ---------------------------------------------------------------------182.5. Les composantes du contrle interne------------------------------------------------------------192.5.1. Pralables ----------------------------------------------------------------------------------------- 192.5.2. Composantes ------------------------------------------------------------------------------------- 19

2.6. Les acteurs du contrle interne -------------------------------------------------------------------232.6.1. Le Comit dorientation et de pilotage (CNOP)----------------------------------------------232.6.2. Le comit dAudit---------------------------------------------------------------------------------232.6.3. La Coordination Nationale ---------------------------------------------------------------------- 232.6.4. L'audit interne ------------------------------------------------------------------------------------ 232.6.5. Le personnel de l'entit ------------------------------------------------------------------------- 24

2.7. Limites du contrle interne ------------------------------------------------------------------------252.8. Dispositifs de contrle interne au PNDP ---------------------------------------------------------26

3. AUDIT, INSPECTION ET SUPERVISION,-----------------------------------------------------------28

3.1. Introduction sur les missions de contrle -------------------------------------------------------29

3.2.Missions d'audit externe-----------------------------------------------------------------------------303.2.1. Planification des missions-----------------------------------------------------------------------303.2.2. Excution des missions ------------------------------------------------------------------------- 303.2.3. Rapports--------------------------------------------------------------------------------------------313.3. Missions d'inspections et de supervisions---------------------------------------------------------33

3.3.1. L'intervention du Contrle Suprieur de l'Etat -----------------------------------------------33


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Sommaire


3.3.2. Le cadre de l'intervention du CSE -------------------------------------------------------------333.3.3. Lexcution des missions du CSE --------------------------------------------------------------33

3.3.3.1. Planification des missions-------------------------------------------------------------------333.3.3.2. Droulement de la mission du CSE -------------------------------------------------------343.3.3.3. Prrogatives des membres des missions-------------------------------------------------34

3.3.4. Le rapport du CSE--------------------------------------------------------------------------------353.3.5. Autres missions d'inspections et de supervisions-------------------------------------------35

3.4. Termes de rfrence de la fonction d'audit interne du PNDP--------------------------------363.4.1. Aperu gnral ----------------------------------------------------------------------------------- 363.4.2. Dfinition de l'audit interne----------------------------------------------------------------------363.4.3. Rle de l'audit interne---------------------------------------------------------------------------363.4.4. Champ d'application des activits -------------------------------------------------------------373.4.5. Relations internes et externes -----------------------------------------------------------------40

3.4.6. Normes et mthodologie----------------------------------------------------------------------- 433.5. Missions d'inspections et de supervisions internes----------------------------------------------453.5.1. Les missions d'inspections et de supervisions internes--------------------------------------453.5.2. Au niveau Rgional---------------------------------------------------------------------------------453.5.3. Au niveau des communes-------------------------------------------------------------------------45

4. ANNEXES------------------------------------------------------------------------------------------------48

4.1. Charte d'audit interne du PNDP-------------------------------------------------------------------49

4.2. Charte du Comit d'audit---------------------------------------------------------------------------58

4.3. Description du poste de lauditeur interne-------------------------------------------------------63


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Introduction du manuel Section 1


1. INTRODUCTON DU MANUEL

Prambule

Objectifs du manuel

Structure du manuel

Mise jour du manuel


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1.1. Prambule

Ce manuel est la formalisation des procdures de gestion et de contrle interne, pour ce quiconcerne les aspects administratifs, financiers et comptables, mises en place pour la mise enuvre du PNDP.

Il est une composante du systme d'information de gestion du Programme.

Comme tout systme de contrle interne, il est un arbitrage entre lefficacit et la scurit.

Comme outil de gestion, il ne saurait remplacer lintelligence humaine mais stimule cetteintelligence.

Les utilisateurs du manuel tous les niveaux doivent donc constamment avoir lesprit,quils doivent se servir du manuel pour mieux servir le PNDP.

Le Coordonnateur National du PNDP


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1.2. Objectifs du manuel

Le prsent manuel formalise les principales procdures de gestion administrative, financireet comptable du programme. Il a pour objectifs de :

fournir un cadre formel d'excution des oprations caractre administratif, financieret comptable ;

dcrire l'organisation administrative, financire, budgtaire et comptable duProgramme ;

dcrire les procdures d'excution des dpenses dans les conditions garantissant uncontrle interne efficace, en formalisant les contrles effectuer et dfinir lesresponsabilits des intervenants chaque tape du circuit des documents ;

dcrire le rle et les tches de l'ensemble du personnel comptable et administratif ;

dcrire la mthodologie adopter pour l'atteinte des objectifs des actions engagesavec une utilisation optimum de l'ensemble des moyens mis en uvre tels que :o le personnel ;o le matriel ;o les ressources financires.

matriser les actions engages et par consquent comparer les moyens mis en uvreaux rsultats techniques obtenus travers les orientations fixes par le manuel ;

contribuer la formation du personnel directement engag dans l'excution duprogramme ainsi que de l'ensemble des bnficiaires de l'intervention afin de faciliter

la ralisation des objectifs du programme ;

amliorer la productivit du personnel impliqu dans la gestion du Programme.


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1.3. Structure du manuel

Le prsent manuel comporte six volumes :

Volume 1 : Gestion administrative ;

Volume 2 : Gestion budgtaire et financire :

Volume 3 : Passation des marchs ;

Volume 4 : Organisation et Systmes comptables ;

Volume 5 : Contrle interne & Audit.

Chaque fois que cette prsentation est approprie pour une meilleure comprhension desoprations, chaque volume comporte : une description ; un schma du processus ; les procdures.


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1.4. Mise jour du manuel

Le monde est en permanent changement. Il en est de mme des normes, principes etbonnes pratiques de gestion qui subissent au jour le jour des volutions. Le programme estfinanc par diffrents bailleurs de fonds (Etat BIP, Etat BFP, Etat PPTE, Banque Mondiale(IDA), FEM, JSDF) dont les directives voluent en permanence. La mise en uvre duProgramme peut tre confronte des ralits imprvisibles lors de l'valuation des projets.Dans ce contexte, le manuel doit tre actualis suivant le rythme dvolution des paramtrespris en compte pour son laboration au risque de perdre de son efficacit.

Une liste des dtenteurs du manuel sera tenue par le Responsable de l'Audit Interne la

Cellule nationale de coordination (CNC) pour permettre une modification de tous lesexemplaires chaque mise jour. La mise jour du manuel peut tre motive par :

des changements dans la structure ou les activits du Programme suivant lesdcisions des autorits de tutelle ;

des changements dans la composition des partenaires techniques et financiers, desprojets du Programme ;

des amliorations ou simplifications des systmes et procdures existantes pour faireface des situations nouvelles ;

des changements rendus ncessaires par l'application des textes et dcretsconcernant les lois et rgles comptables en vigueur au Cameroun ;

des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tches luiincombant.

Le Coordonnateur National de la Cellule Nationale de Coordination assure la responsabilit delapplication et de la mise jour du manuel de procdures. Cest lui qui assure galement ladistribution et la vulgarisation du manuel tant sur le plan interne (personnel) que sur le planexterne (partenaires).

De manire pratique, les propositions de modifications sont soumises par le Responsable de

l'Audit Interne (RAI) aprs collecte, analyse et mise en harmonie des suggestions demodifications faites par les diffrents intervenants et utilisateurs des procdures. Cespropositions de modifications sont examines et adoptes en Comit ad hoc prsid par leCoordonnateur National ou son reprsentant.

Lorsque la dcision de modification de procdures existantes est envisage, leCoordonnateur National met en place un comit regroupant tous les responsables et agentssusceptibles d'tre concerns par ces modifications.


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Ce comit doit dbattre de l'opportunit de la modification propose et des solutions adopter.

A l'issue des travaux dudit comit, un procs-verbal est tabli indiquant les lmentssuivants :

la procdure existante devant tre modifie ;

les raisons pour lesquelles une modification est demande ;

les principes de la modification apporter ;

la personne charge de rdiger la nouvelle procdure inclure dans le manuel deprocdures.

La personne charge de la rdaction de la nouvelle procdure la soumet la CelluleNationale de Coordination (CNC) qui y apporte les ventuelles modifications qu'elle jugencessaires pour arrter le texte dfinitif.

Aprs adoption du texte dfinitif portant sur les modifications apportes au manuel, leCoordonnateur National se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel auxintresss.

La Cellule Nationale de Coordination doit tenir un registre permettant de suivre la mise jourde chaque copie du manuel.

La personne charge de la distribution des nouvelles sections du manuel (Responsable del'Audit Interne ou RAF) note dans le registre la date de transmission de la nouvelle sectionaux intresss ainsi que les rfrences correspondantes. Ceux-ci rendent les pages primescorrespondantes au moment de la rception des nouvelles sections et apposent leur visaattestant de la rception des nouvelles sections et de la remise des anciennes.

Le responsable de la distribution classe, chronologiquement, une copie des pages primesdans un classeur intitul "Manuel de Procdures Administratives, Financires et Comptables -Sections Primes".


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Contrle interne Section 2


2.CONTROLEINTERNE

IntroductionDfinitionGouvernance locale et transparencePrimtre du contrle interne

Les composantes du contrle interneLes acteurs du contrle interneLimites du contrle interneDispositions prises par le Programme


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2.1. Introduction

Ce cadre de rfrence est bas sur les principes gnraux et les bonnes pratiquesinternationales.

Chaque institution est responsable de son organisation propre et donc de son contrleinterne.

C'est un outil qui devrait contribuer une meilleure comprhension des concepts sous-tendant le renforcement des dispositifs de contrle interne dans la Phase 2 du Programme,notamment la mise en place d'une fonction Audit Interne.


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2.2. Dfinition

Il nexiste pas une dfinition mais des dfinitions, aussi nous vous proposons celle-ci que

nous considrons comme tant la plus complte : Le contrle interne est un ensemble de dispositifs ayant pour but, dassurer la

protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualit de linformation financire dunepart et dautre part dassurer une application harmonieuse des instructions de ladirection afin de favoriser lamlioration des performances de lentreprise

Le contrle interne est un ensemble de dispositifs de l'organisme, dfini et mis en uvresous sa responsabilit.

Il comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procdures et d'actions

adapts aux caractristiques propres de chaque institution qui : contribue la matrise de ses activits, l'efficacit de ses oprations et

l'utilisation efficiente de ses ressources ;

doit lui permettre de prendre en compte de manire approprie les risquessignificatifs, qu'ils soient oprationnels, financiers ou de conformit.

Le dispositif vise plus particulirement assurer :

la conformit aux lois et rglements ;

l'application des instructions et des orientations fixes par la Coordination Nationale ;

le bon fonctionnement des processus internes de l'institution, notamment ceuxconcourant la sauvegarde de ses actifs ;

la fiabilit des informations financires.

Le contrle interne ne se limite donc pas un ensemble de procdures ni aux seulsprocessus comptables et financiers.

Il ne recouvre pas non plus toutes les initiatives prises par les organes dirigeants ou lemanagement comme par exemple la dfinition de la stratgie de l'institution, la dterminationdes objectifs, les dcisions de gestion, le traitement des risques ou le suivi des performances.

2.2.1. Conformit aux lois et rglements

II s'agit des lois et rglements auxquels l'institution est soumise. Les lois et rglements envigueur fixent des normes de comportement que l'institution intgre ses objectifs deconformit.

Compte tenu du grand nombre de domaines existants (droit des affaires, droit public, scurit,environnement, social, etc.), il est ncessaire que l'institution dispose d'une organisation luipermettant de :

connatre les diverses rgles qui lui sont applicables ;


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tre en mesure d'tre informe en temps utile des modifications qui leur sontapportes (veille juridique) ;

transcrire ces rgles dans ses procdures internes ;

informer et former les collaborateurs sur celles des rgles qui les concernent.

2.2.2. Application des instructions et des orientations fixes par la CoordinationNationale

Les instructions et orientations de la Coordination Nationale permettent aux collaborateursde comprendre ce qui est attendu d'eux et de connatre l'tendue de leur libert d'action.

Ces instructions et orientations doivent tre communiques aux collaborateurs concerns,en fonction des objectifs assigns chacun d'entre eux, afin de fournir des orientations

sur la faon dont les activits devraient tre menes. Ces instructions et orientationsdoivent tre tablies en fonction des objectifs poursuivis par l'institution et des risquesencourus.

2.2.3. Bon fonctionnement des processus internes de l'institution, notammentceux concourant la sauvegarde des actifs

L'ensemble des processus oprationnels, administratifset financiers sont concerns.

Le bon fonctionnement des processus exige que des normes ou principes de

fonctionnement aient t tablis et que des indicateurs de performance aient t mis enplace.

Par "actifs", il faut entendre non seulement les "actifs corporels" mais aussi les "actifsincorporels" tels que le savoir-faire, l'image ou la rputation. Ces actifs peuvent disparatre la suite de vols, fraudes, improductivit, erreurs, ou rsulter d'une mauvaise dcision degestion ou d'une faiblesse de contrle interne. Les processus y affrents devraient fairel'objet d'une attention toute particulire.

Il en va de mme des processus qui sont relatifs l'laboration et au traitement del'information comptable et financire. Ces processus comprennent non seulement ceux qui

traitent directement de la production des tats financiers mais aussi les processusoprationnels qui gnrent des donnes comptables.

2.2.4. Fiabilit des informations financires

La fiabilit de linformation financire ne peut s'obtenir que grce la mise en placede procdures de contrle interne susceptibles de saisir fidlement toutes les oprationsque l'organisation ralise. La qualit de ce dispositif de contrle interne peut-trerecherche au moyen :

d'une sparation des tches incompatibles qui permet de bien distinguer les tches

d'enregistrement, les tches oprationnelles et les tches de conservation ;


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d'une description des fonctions devant permettre d'identifier les origines desinformations produites, et leurs destinataires ;

d'un systme de contrle interne comptable permettant de s'assurer que lesoprations sont effectues conformment aux instructions gnrales et

spcifiques, et qu'elles sont comptabilises de manire produire une informationfinancire conforme aux principes comptables gnralement admis.


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2.3. Gouvernance locale et transparence

La mise en uvre du programme et partant du contrle interne, se fera de manire favoriser la gouvernance locale et la transparence. Ceci suppose que les rgles suivantesseront respectes :

2.3.1. Amlioration du cadre juridique

La dcentralisation implique que le gouvernement sengage assurer de meilleurs services

au niveau local et la transparence dans la gestion des affaires publiques, garantissant ainsi

la participation effective des citoyens dans la gestion.

Ceci se fera partir de :

lamlioration du cadre juridique et rglementaire, notamment par le transfert

des ressources humaines et budgtaires aux communes; laide la construction du cadre pour la dcentralisation (par exemple, en

utilisant le S & E des donnes sur l'amnagement du territoire de manire

proactive pour informer le public sur les avantages de la dcentralisation).

2.3.2. Participation et contrle citoyen

La participation et le contrle citoyen ne seront obtenus qu partir des lments suivants : Encourager la lgitimit des communes et favoriser la communication entre elles

et les citoyens en vue de l'obtention de leur engagement et leur soutien au

dveloppement local; Formuler de manire participative les plans de dveloppement communautaireet le suivi de la mise en uvre des activits relatif ces plans;

Dvelopper l'information du public local et les mcanismes de contrle citoyen dela gestion des subventions, travers:

o L affichage et la mise disposition du public du tableau d'affichage de lacommune, de la synthse budgtaire, financire et technique des rapportsd'excution des sous-projets, ainsi que des relevs de dpenses sur lecompte conjoint communal;

o La participation des citoyens dans la prparation et l'excution des plansde dveloppement communal;

o l'organisation de forums d'change entre les communes et les citoyens,et l'utilisation du systme de cartes de notation populaire cartes depointage qui permet chaque citoyen d'apprcier la qualit des servicesrendus;

o l'information du public sur la gestion de la commune, notamment paraffichage sur les panneaux d'affichage Communaux des rsultats desdlibrations de la commune. Ces rsultats porteront essentiellement sur :

les plans de dveloppement et sous-projets; les rsums du budget; Lattribution des contrats; les dlais d'excution des sous-projets; les rapports d'excution technique et financire de surveillance

effectus sur le compte conjoint.


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La sensibilisation de tous les acteurs et la large diffusion des sanctions prvues encas de dtournement de fonds: (a) inligibilit aux subventions ou l'loignementdu projet, (b) au remboursement des fonds dtourns, et (c) une procdurejudiciaire;

Ce qui aura comme consquence directe une amlioration de la gestion des ressourcesaffectes aux communes.

2.3.3. Allocation des fonds aux communes

Lallocation des fonds aux communes se fera sur les bases suivantes pour garantir latransparence du processus :

Signature de convention de subvention entre la commune et le projet; Mise en jeu de signatures conjointes du maire, du receveur municipal, et du de

coordonnateur rgional du Programme, pour le fonctionnement du compte

bancaire de la commune; Approbation du plan de dveloppement communal, ainsi que des tudes de

faisabilit pour les sous-projets proposs, pour la libration de la deuximetranche;

sortie de fonds de la troisime tranche tiers conditionne par lapprobation durapport d'avancement et des audits financiers priodiques ainsi que de laudit desmarchs.

2.3.4. Financement des sous projets communaux

Le financement des sous projets se fera dsormais sur demande des communes et selon lesprocdures suivantes :

Demande formelle de la commune de financement du sous projet ; Sassurer que le sous-projet n'est pas sur la liste ngative; Seules les requtes non financs ou destins tre financs par d'autres projets ou

programmes seront admissibles au financement IDA; Sassurer que le sous-projet s'inscrit dans le cadre du plan de dveloppement

approuv la commune, y compris les tudes de faisabilit; Sassurer que Le sous-projet est conforme aux politiques de sauvegarde

environnementale et sociale;

La commune contribue au cot d'investissement (de 0 15%); Un comit de gestion du sous-projet est en place et des dispositions adquates sontprises pour financer l'entretien et autres cots rcurrents lis au sous-projet.

2.3.5. Le renforcement de capacits des communes

Le renforcement des capacits des communes se fera selon les modalits suivantes : Dsignation / recrutement et la formation d'un comptable local sur les points

suivants:o la capacit dassurer lexploitation de systmes acceptables de collecte, de

comptabilisation et de reporting de fonds transfrs par le projet;o la capacit didentifier une personne de contact comme point de dpart des


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missions de supervision;o la capacit dorganiser et dassurer lexploitation dun systme acceptable

darchivage; Dveloppement d'un manuel de procdures simplifies pour les communes,

notamment les arrangements en matire de gestion financire; Production d'informations go-rfrences et de suivi participatif par les communesbnficiaires;

Le dveloppement du systme de cartes de notation populaire pour l'valuationdes bnficiaires;

L'information et le renforcement des capacits des communes sur leurs nouveauxrles et fonctions pour la gestion du dveloppement local ;

Promouvoir la concurrence l'chelle nationale sur les meilleures pratiques pouraccrotre la transparence et la participation au niveau local.

2.3.6. Evaluations et audits

Des vrifications priodiques des sous-projets choisis au hasard, sur l'utilisation de lasubvention et la qualit des ralisations;

Le dveloppement des cartes de pointage pour les bnficiaires d'une valuationsystmatique de la qualit de la prestation de services ;

Dveloppement et mise disposition pour l'accs du public, une base de donnes sur laqualit des prestataires de services techniques.

Il est noter que dans le cadre de la mise en uvre du contrle interne, il sera possible aupublic davoir accs aux diffrents rapports daudit relatif un sous-projet particulier et souscertaines conditions davoir la possibilit de le demander.


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2.4. Primtre du contrle interne

Il appartient chaque institution de mettre en place un dispositif de contrle interneadapt sa situation.

Dans le cadre du PNDP, le CNC veille l'existence de dispositifs de contrle interne ausein des structures du Programme. Ces dispositifs devraient tre adapts auxcaractristiques propres de la CNC et des CRC, ainsi qu'aux relations entre ces deuxstructures.

Par ailleurs, pour les communes avec lesquelles le Programme a conclu des protocolesd'accord cadre, il appartient la CNC d'apprcier la possibilit de prendre connaissance

et d'examiner les mesures prises par chaque commune concerne en matire de contrleinterne.


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2.5. Les composantes du contrle interne

2.5.1. Pralables

Les grandes orientations en matire de contrle interne sont dtermines en fonctiondes objectifs de l'institution.

Ces objectifs doivent tre dclins au niveau des diffrentes units de l'entit et clairementcommuniqus aux collaborateurs afin que ces derniers comprennent et adhrent lapolitique de l'organisation en matire de risques et de contrle.

Le contrle interne est d'autant plus pertinent qu'il est fond sur des rgles de conduite et

d'intgrit portes par les organes de gouvernance et communiques tous lescollaborateurs. Il ne saurait en effet se rduire un dispositif purement formel en margeduquel pourraient survenir des manquements graves l'thique des affaires.

En effet, le dispositif de contrle interne ne peut empcher lui seul que des personnes del'institution commettent une fraude, contreviennent aux dispositions lgales ourglementaires, ou communiquent l'extrieur de l'organisme des informations trompeusessur sa situation.

Dans ce contexte, l'exemplarit constitue un vecteur essentiel de diffusion des valeurs ausein de l'institution.

2.5.2. Composantes

Le dispositif de contrle interne comprend cinq composantes troitement lies. Bien que cescomposantes soient applicables toute organisation, leur mise en uvre peut tre faite defaon diffrente selon la taille et le secteur d'activit de l'entit.

Ces cinq composantes sont les suivantes :

1. Une organisation comportant une dfinition claire des responsabilits,disposant des ressources et des comptentes adquates et s'appuyant sur

des systmes d'information, sur des procdures ou modes opratoires, desoutils et des pratiques appropries

La mise en uvre d'un dispositif de contrle interne doit reposer sur des principesfondamentaux mais aussi sur :

une organisation approprie qui fournit le cadre dans lequel les activitsncessaires la ralisation des objectifs sont planifies, excutes, suivies etcontrles ;


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des responsabilits et pouvoirs clairement dfinisqui doivent tre accordsaux personnes appropries en fonction des objectifs de l'entit. Ils peuvent treformaliss et communiqus au moyen de description de tches ou de fonctions,d'organigrammes hirarchiques et fonctionnels, de dlgations de pouvoirs et

devraient respecter le principe de sparation des tches incompatibles ; une politique de gestion des ressources humaines qui devrait permettre de

recruter des personnes possdant les connaissances et comptences ncessaires l'exercice de leur responsabilit et l'atteinte des objectifs actuels et futurs del'entit ;

des systmes d'information adapts aux objectifs actuels de l'organisation etconus de faon pouvoir supporter ses objectifs futurs. Les systmesinformatiques sur lesquels s'appuient ces systmes d'information doivent treprotgs efficacement tant au niveau de leur scurit physique que logique afind'assurer la conservation des informations stockes. Leur continuit d'exploitationdoit tre assure au moyen de procdures de secours. Les informations relativesaux analyses, la programmation et l'excution des traitements doivent fairel'objet d'une documentation ;

des procdures ou modes opratoires qui prcisent la manire dont devraits'accomplir une action ou un processus (objectifs atteindre un horizon donn,dfinitions de fonctions et de lignes hirarchiques/fonctionnelles, lignes deconduite, outils d'aide la dcision et d'valuation, frquence de contrle, personneresponsable du contrle, ...), quels qu'en soient la forme et le support ;

des outils ou instruments de travail (bureautique, informatique) qui doivent tre

adapts aux besoins de chacun et auxquels chaque utilisateur devrait tre dmentform ;

des pratiques (best pratices) communment admises au sein de l'entit ou delenvironnement.

2. La diffusion en interne d'informations pertinentes, fiables, dont laconnaissance permet chacun d'exercer ses responsabilits

L'entit devrait disposer de processus qui assurent la communication d'informations

pertinentes, fiables et diffuses en temps opportun aux acteurs concerns de l'entitafin deleur permettre d'exercer leurs responsabilits de manire efficaces et efficientes.

3. Un systme visant recenser, analyser les principaux risques identifiables auregard des objectifs de l'entit et s'assurer de l'existence de procdures degestion de ces risques

En raison de lvolution permanente de l'environnement ainsi que du contexte rglementaire,les institutions doivent mettre en place des mthodes pour recenser, analyser et grer lesrisques d'origine interne ou externe auxquelles elles peuvent tre confrontes et quirduiraient la probabilit d'atteinte des objectifs.


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Le processus de gestion de risques se fera selon le modle suivant :

a. Recensement des risques

L'entit doit recenser les principaux risques identifiables, internes ou externes pouvantavoir un impact sur la probabilit d'atteindre les objectifs qu'elle s'est fixs. Cetteidentification, qui s'inscrit dans le cadre d'un processus continu, devrait couvrir lesrisques qui peuvent avoir une incidence importante sur sa situation.

Dans le cadre du recensement initial, il sagira de lister tous les risques avant de procder leur analyse et leur classification.

b. Analyse des risques

II convient pour ce faire de tenir compte de la possibilit d'occurrence des risques et de leurgravit potentielle, ainsi que de l'environnement et des mesures de matrise existantes. Cesdiffrents lments ne sont pas figs, ils sont pris en compte, au contraire, dans un processusde gestion des risques.

A lissue de lanalyse des risques ces derniers seront classs de la manire suivante :

la consquence du risque est lventualit de

lapparition du risqueLa mesure sera:

Dempcher lorganisation de raliser tous

ou une grande partie de ses objectifs pour

une longue priode

Presque certain 3

Dempcher lorganisation de raliser ses

objectifs pour une courte priodePossible 2

Un inconvnient mineur nempchant pas la

ralisation des objectifs de lorganisationPeu probable 1

c. Procdures de gestion des risques

La Coordination nationale,avec l'appui d'une unit des risques ou de laudit interne, si elleexiste, devrait dfinir des procdures de gestion des risques.

A lissue de llaboration de la cartographie des risques du PNDP, un ensemble de mesuresvisant leur gestion sera proposes par laudit interne.

4. Activits de contrle proportionnes aux enjeux propres chaqueprocessus, et conues pour s'assurer que les mesures ncessaires sont


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prises en vue de matriser les risques susceptibles d'affecter la ralisationdes objectifs

Les activits de contrle sont prsentes partout dans l'organisation, tout niveau et dans

toute fonction qu'il s'agisse de contrles orients vers la prvention ou la dtection, decontrles manuels ou informatiques ou encore de contrles hirarchiques.

En tout tat de cause, les activits de contrle doivent tre dtermines en fonction de lanature des objectifs auxquels elles se rapportent et tre proportionnes aux enjeux de chaqueprocessus. Dans ce cadre, une attention toute particulire devrait tre porte aux contrles desprocessus de construction et de fonctionnement des systmes d'information.

5. Surveillance permanente portant sur le dispositif de contrle interne ainsiqu'un examen rgulier de son fonctionnement

Comme tout systme, le dispositif de contrle interne doit faire l'objet d'une surveillancepermanente. Il s'agit de vrifier sa pertinence et son adquation aux objectifs de l'entit.

Mise en uvre par le management sous le pilotage de la Coordination nationale, cettesurveillance prend notamment en compte l'analyse des principaux incidents constats, lersultat des contrles raliss ainsi que des travaux effectus par l'audit interne. Cettesurveillance s'appuie notamment sur les remarques formules par les auditeurs externes etpar les ventuelles instances rglementaires de supervision.

La surveillance peut utilement tre complte par une veille active sur les meilleures pratiquesen matire de contrle interne.

Surveillance et veille conduisent, si ncessaire, la mise en uvre d'actions correctives et l'adaptation du dispositif de contrle interne.

La Coordination Nationale apprcie les conditions dans lesquelles elle informe le CNOP desprincipaux rsultats des surveillances et examens ainsi exercs.


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2.6. Les acteurs du contrle interne

Le contrle interne est l'affaire de tous, des organes de gouvernance l'ensemble descollaborateurs de l'entit.

2.6.1 Le Comit dorientation et de pilotage (CNOP)

Le niveau d'implication des organes dorientation tels que le CNOP en matire de contrleinterne varie d'une entit l'autre.

Il appartient la Coordination nationale de rendre compte au CNOP (ou son comit d'auditlorsqu'il existe) des caractristiques essentielles du dispositif de contrle interne. En tant quede besoin, le CNOP peut faire usage de ses pouvoirs gnraux pour faire procder par la suiteaux contrles et vrifications qu'il juge opportuns ou prendre toute autre initiative qu'il

estimerait approprie en la matire.

2.6.2 Le comit daudit

Le comit daudit effectue une surveillance attentive et rgulire du dispositif du contrleinterne.

A ce titre, le comit daudit pour exercer ses responsabilits en toute connaissance decause, reoit la cartographie des risques prpare par le responsable de laudit interne,donne son avis sur lorganisation de son service et de son travail. Il est en consquencedestinataire des rapports daudit interne, et trimestriellement dune synthse de ces rapports

2.6.3 La Coordination Nationale

La Coordination nationale est charge de dfinir, d'impulser et de surveiller le dispositif le mieuxadapt la situation et l'activit de l'entit. Dans ce cadre, elle se tient rgulirementinforme de ses dysfonctionnements, de ses insuffisances et de ses difficults d'application,voire de ses excs, et veille l'engagement des actions correctives ncessaires.

2.6.4 L'audit interne

Le service d'audit interne a la responsabilit d'valuer le fonctionnement du dispositif decontrle interne et de faire toutes prconisations pour l'amliorer, dans le champ couvert parses missions. Il sensibilise et forme habituellement l'encadrement au contrle interne maisn'est pas directement impliqu dans la mise en place et la mise en uvre quotidienne dudispositif.

Le responsable de l'audit interne rend compte au comit daudit et la Coordination nationaleet, selon des modalits dtermines par chaque entit, aux organes de gouvernance, desprincipaux rsultats de la surveillance exerce.


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2.6.5 Le personnel de l'entit

Chaque collaborateur concern devrait avoir la connaissance et l'information ncessaires pourtablir, faire fonctionner et surveiller le dispositif de contrle interne, au regard des objectifsqui lui ont t assigns. C'est le cas des responsables oprationnels en prise directe avec ledispositif de contrle interne mais aussi des contrleurs internes et des cadres financiers quidoivent jouer un rle important de pilotage et de contrle.


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2.7. Limites du contrle interne

Le dispositif de contrle interne aussi bien conu et aussi bien appliqu soit-il, ne peut fournirune garantie absolue quant la ralisation des objectifs de l'entit.

La probabilit d'atteindre ces objectifs ne relve pas de la seule volont de l'entit. Il existe eneffet des limites inhrentes tout systme de contrle interne. Ces limites rsultent denombreux facteurs, notamment des incertitudes du monde extrieur, de l'exercice de la facultde jugement ou de dysfonctionnements pouvant survenir en raison d'une dfaillance humaineou d'une simple erreur.

En outre, lors de la mise en place des contrles, il est ncessaire de tenir compte du rapportcot / bnfice et de ne pas dvelopper des systmes de contrle interne inutilement coteuxquitte accepter un certain niveau de risque.


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Elments constitutifs Dispositions PNDP

E-Un personnel comptent et intgre

Assur par : des procdures de recrutement ;

une politique de formation et de rmunrationadapte

un contrle rigoureux de lactivit

Les procdures de contrle et de rmunration sontconues dans lesprit dune grande motivation pouratteindre des rsultats ambitieux.

F- Un systme de supervision

Prvoyant des procdures dautorisation : visas,signatures

Incluant un systme de supervision :

- assur par la Coordination nationale ;

- relay par les chefs de service ;

- complt par les auditeurs internes.

La structure du programme se veut trs lgre, maisavec une division rationnelle des tches un nombrerduit de niveaux et un ventail restreint par niveau.Ceci est complt par une supervision renforce, assisesur un systme de dlgation et de compte rendu.

Une fonction Audit Interne est mise en place dans le

cadre de la Phase 2 du Programme


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Audit, inspection et supervision Section 3


3.AUDIT,INSPECTIONETSUPERVISION

Introduction sur les missions de contrle

Missions d'audit externe

Missions dinspections et de supervision

Termes de rfrence de la fonction Audit Interne

Missions dinspection et de supervision interne


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3.1. Introduction sur les missions de contrle

Le PNDP, en vertu de son cadre institutionnel et des accords de financement, est soumis laudit, des inspections du Gouvernement et des missions de supervision des bailleurs defonds, chacune de ces interventions suivant ses procdures propres.

Les missions suivantes seront menes en matire de contrle dans le cadre du Programme :

Missions daudit externe, conformment aux accords de financement ;

Missions dinspection et de supervision du gouvernement :o les missions dinspection sont commandites soit par la haute hirarchie de

lEtat et sont excutes par les services spcialiss de lEtat (ContrleSuprieur de lEtat) :

o les missions dinspections peuvent tre commandites par la tutelle(MINEPAT) dans ce cas elles sont excutes par linspection des services duMINEPAT ;

o les missions dinspections peuvent tre commandites par les ministressectoriels, ceci avec laccord pralable de la tutelle (MINEPAT).

les missions dassistance technique (supervision et surveillance) :Les missions dassistance techniques sont commandites par les partenaires techniques

et financiers et sont excutes par des quipes envoyes par ces partenaires.

Ces missions externes sont complmentaires aux missions internes de lencadrement et celles de laudit interne.

Les missions internes seront les suivantes : les missions daudit interne ; Les missions dinspection et de supervision de la CAF au niveau rgional ; Les missions dinspection et de supervision des comptables rgionaux au niveau des

communes.

Ainsi les missions internes sont commandites par la CNC et sont excutes par lesstructures internes du Programme.


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3.2. Missions d'audit externe

En ce qui concerne les missions d'audit externe, elles sont commandites par le CNOPsuivies par le comit daudit et sont excutes par les cabinets daudit indpendant;

Le CNOP travers le comit daudit et en collaboration avec le CNC, recrutent lescabinets daudit indpendant acceptables par les partenaires financiers, suivant un modede slection conforme aux directives des partenaires en matire demploi de consultants.

Ces missions de contrle se droulent gnralement en trois phases : Prparation/Planification ; Excution/Ralisation sur le Terrain ; Rapport/Compte-rendu.

3.2.1. Planification de missions d'audit, d'inspection et de supervision

Pour procder aux audits du Programme tant au niveau central qu'au niveau dcentralis, leCNOP, en collaboration avec la CNC, recrutent des cabinets d'audit indpendants acceptablespar l'IDA, suivant un mode de slection conforme aux directives de l'IDA en matire d'emploides consultants.

3.2.2. Excution des missions d'audit et de supervision

Les missions daudit s'effectuent tous les niveaux : au niveau des Communes ; au niveau des CRAP et des CRAC ; au niveau des CRC et de la CNC.

a. Excution des missions au niveau des CC et Communes

Les Auditeurs pourront intervenir au niveau des Communes, en tenant compte de

l'valuation des contrles effectus par l'audit interne.

Les objectifs des missions de lAudit ce stade seront d'examiner la rgularit et laconformit des pices et documents comptables ainsi que leur cohrence avec les rapportsd'activit prpars par les CC et les Communes, dans le cadre de l'excution des conventionsde cofinancement rsultant de l'accord cadre.

b. Au niveau des CRAC et CRAP

Les CRAC et CRAP n'assurent pas directement la gestion des fonds, les contrles effectus

ce niveau seront davantage oprationnels.


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Les auditeurs externes vrifieront a posteriori la rgularit des dossiers de financementapprouvs ainsi que l'existence et la consistance des rapports d'activit priodiquesprsents par les CC et les Communes.

Les procs verbaux des runions tenues par les CRAC seront galement examins en vue des'assurer de leur conformit avec les appels de fonds effectus au profit des CC et lesCommunes.

c. Au niveau des CRC et de la CNC

L'auditeur externe du Programme effectuera systmatiquement une mission d'audit desRelevs de dpenses et des comptes de chaque CRC tous les six mois et tous les ans pour laCNC.

Les comptes et les tats financiers des CRC seront tenus et prpars par le ComptableRgional sous la responsabilit du CR et sous la supervision du RAF.

Les comptes et les tats financiers de la CNC seront tenus et prpars par le ChefComptable, sous la supervision du RAF national et sous la responsabilit du CN.

Les comptes et les tats financiers consolids du Programme, tenus et prpars par leComptable et le RAF, seront examins tous les six mois par un auditeur externe indpendantacceptable par la Banque Mondiale, conformment aux principes d'audit gnralement admis

sur le plan international et aux Directives pour l'tablissement des rapports financiers et larvision des comptes des Programmes financs par la Banque Mondiale.

Cet audit a pour but de vrifier que les tats financiers sont prsents conformment auxnormes comptables internationales et aux principes gnralement admis. L'auditeur doitgalement vrifier que les fonds du crdit ont t utiliss exclusivement pour la ralisationdes objectifs du Programme et dans le respect des rgles et procdures en vigueur au seindu Programme et des Directives de la Banque Mondiale.

3.2.3. Rapports

L'auditeur externe devra exprimer clairement son opinion sur le contrle interne et surl'information financire et comptable dans son rapport d'audit.

Il sera produit un rapport spar par financement et un rapport consolid sur les tatsfinanciers et sur le contrle interne du Programme ; en particulier des rapports spcifiquesFEM, PAPNDP, PPTE, AFD, KFW, JSDF, fonds de contrepartie seront produits.

L'auditeur externe portera une attention particulire l'audit de l'existence, de la rgularitet du classement appropri des pices justificatives des dpenses figurant sur les tatscertifis des dpenses fournis l'appui des Demandes de Retrait de Fonds.


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Le RAF, le Chef Comptable et le Comptable charg de la tenue des comptes de chaquestructure dexcution (CNC/CRC) seront les principaux interlocuteurs de l'auditeur externe.

Le RAF devra veiller ce que ce dernier dispose de tous les documents et informationsncessaires l'excution de sa mission.


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3.3. Missions dinspections et de supervisions

Les missions dinspections et de supervisions du PNDP peuvent tre commandites par deuxsources essentiellement, savoir la plus haute instance du gouvernement ds ce momentlorganisme intervenant est le contrle suprieur de lEtat.

Les missions dinspections et de supervisions commandites par la tutelle qui est leMINEPAT, seront mise en uvre par linspection gnrale des services du MINEPAT ou toutautre organisme de la tutelle.

A ces missions de supervisions sajouteront les missions dassistance technique qui serontcommandites par les partenaires techniques et financiers. Ces missions sont excutes parle personnel des partenaires.

3.3.1. Lintervention du Contrle suprieur de lEtat :

Les services du contrle suprieur de lEtat constituent linstitution suprieure de contrledes finances publiques du Cameroun. A ce titre, ils relvent de lautorit directe du Prsidentde la rpublique dont ils reoivent les instructions et qui ils rendent compte.

Les services du contrle suprieur de lEtat peuvent sur dcision du Prsident de larpublique, effectuer des contrles planifis dans leur calendrier annuel de vrification oudes contrles spcifiques auprs des services publics, des collectivits dcentralises, desentreprises publiques et parapubliques, ainsi que des organismes bnficiant des concoursfinanciers, avals ou garanties de lEtat.

3.3.2. Le cadre de lintervention du Contrle suprieur de lEtat :

Dans lexercice de leurs attributions, les services du contrle suprieur de lEtat effectuent :

un contrle de conformit et de rgularit ;

un contrle financier ;

un contrle de performance ;

lvaluation du programme ;

un contrle de lenvironnement ; des contrles spcifiques.

3.3.3. Lexcution des missions du CSE

Comme dans le cadre des audits excuts par les cabinets indpendants, le contrlesuprieur de lEtat doit procder une planification, lexcution et la rdaction durapport.

3.3.3.1 Planification des missions

Lobjet, les objectifs, la composition et les conditions dexcution des missions de

vrifications sont prescrits par le Ministre Dlgu.


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La division comptente au niveau du CSE est charge de la prparation technique de lamission en rapport avec les membres de ladite mission.

A ce stade les services ou organismes devant faire lobjet de contrle ne sont pas informs.

3.3.3.2 Droulement de la mission du CSE

Le contrle dbute par la notification de lordre de mission du contrle aux responsables desservices ou organismes faisant lobjet du contrle.

Les responsables des services ou organismes contrls sont tenus , dassister ou de se fairereprsenter pendant les oprations de vrification.

Les constatations, opinions et ventuellement les recommandations de la missions, doiventfaire lobjet de demandes dexplications ou dinformations crites aux responsables ou agentsdes services vrifis qui sont tenus dy rpondre dans les mme formes et dlais prescrits.

Toute rponse diffre est assimile un refus. Le refus est consign dans le rapport etconsidr comme un aveu de carence du responsable ou de lagent concern.

A loccasion de leurs investigations, les membres des missions sont tenus de se conformeraux principes gnraux de vrification portant sur :

llment probant ;

la contradiction ;

lindpendance vis--vis des services vrifis ;

la diligence ;

la comptence ;

limportance relative.

3.3.3.4 Prrogatives des membres des missions

Afin de garantir une indpendance totale vis--vis des organismes contrls les membres dela mission de contrle disposent de tous pouvoirs dinvestigation. A cet gard ils sonthabilits :

Demander et se faire prsenter, contre dcharge et pour examen, tousdocuments ncessaires laccomplissement de leur mission. Ces documents sontrestitus, selon la mme procdure, lorganisme contrl ds la fin desoprations de vrification ;

Accder toutes les donnes informatiques ;

Accder aux immeubles, locaux et autres proprits ;

Procder toutes vrifications portant sur les fournitures, matriels et travaux ;

Se faire prsenter le courrier officiel ordinaire, confidentiel ou secret ;

Adresser des demandes dexplications ou dinformations crites ou verbales auxresponsables des services contrls qui sont tenus dy rpondre dans les mmesformes ;


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Requrir en cas de besoin, la force publique et en rendre compte immdiatementau Ministre Dlgu ;

Assister, aprs information pralable de lautorit hirarchique concerne auxrunions, conseils comits ou commissions qui se tiennent dans lorganisme

contrl ; Ni le secret professionnel, ni le secret bancaire ne leur sont opposables.

3.3.4 Le rapport du CSE

Toute mission de contrle du CSE donne lieu, la rdaction dun rapport dment sign parchacun des membres de la mission.

Le rapport de la mission est une suite dobservations formule par la mission. Lobservationdoit comporter les lments suivants :

Les constatations de la mission ; Les explications ou informations du responsable ou de lagent concern ;

Lopinion du vrificateur

Les recommandations de la mission.

En appui au rapport, la mission produit des annexes constitues dlments probants auxobservations.

Le rapport de contrle faisant foi jusqu inscription de faux.

Le rapport est exclusivement destin au Prsident de la Rpublique et ne peut trecommuniqu toute autre autorit que sur instruction de ce dernier. Cependant, afin de

permettre aux organismes contrls doprer utilement et avec clrit les redressementsncessaires prconiss par la mission, ceux-ci sont informs des principales observations durapport.

3.3.5 Autres Missions dinspection et de supervision

Comme autres missions dinspection et de supervision on distingue :

Les missions conduite par linspection gnrale des services du MINEPAT, elles sontcommandites par la tutelle et portent sur des objets prcis.

Les missions dassistance techniques qui sont commandites par les partenairestechniques et financiers. Ces missions sont conduites par le personnel despartenaires et les rapports issues de ces missions sont essentiellement destins aupartenaire.


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3.4 Termes de rfrence de la fonction d'audit interne du PNDP

3.4.1. Aperu gnral

Ce document d'orientation tablit le cadre de l'audit interne. Une telle orientation a pourobjet :

de dfinir le rle de l'audit interne ;

de dfinir la porte, les critres oprationnels et la frquence des audits ;

de clarifier les relations internes et externes ;

de rappeler les normes daudit interne ;

d'noncer les exigences en matire de rapports ;

d'noncer les exigences en ce qui concerne la rponse donner aux vrifications etles activits de suivi.

3.4.2. Dfinition de l'audit interne

Nous retiendrons la dfinition suivante de laudit interne provenant de lIIA, et reprise parlIFACI : laudit interne est une activit indpendante et objective qui donne uneorganisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses

conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cetteorganisation atteindre ses objectifs en valuant , par une approche systmique etmthodique, ses processus de management des risques, de contrles et de gouvernementdentreprise, en faisant des propositions pour renforcer leur efficacit.

3.4.3. Rle de l'audit interne

Le principal rle de la fonction audit interne est d'effectuer une revue et une valuationindpendantes et systmatiques de toutes les oprations du Programme, en vue deconseiller le Coordonnateur National quant l'conomie, l'efficience et l'efficacit des

politiques, des pratiques et des contrles en matire de gestion interne.L'audit interne permet au CN d'assurer la gestion saine des activits ou de relever leslacunes dans les politiques, pratiques et contrles de gestion et de cerner les possibilitsd'amlioration. A cet gard, la meilleure faon de procder consiste identifier,examiner et valuer le cadre de contrle existant par rapport un cadre de contrleprdtermin pour l'entit.


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3.4.4. Champ d'application des activits

1. Champ d'application des audits

L'audit interne doit fournir aux gestionnaires du Programme une valuation indpendantede tous les aspects du fonctionnement de leurs activits. L'auditeur interne doit, aprsvaluation, se prononcer sur :

la conception, l'laboration et la mise en place de tous les systmes, procdures,processus et contrles importants (y compris les lois applicables au PNDP et lesexigences des bailleurs de fonds) ;

la fiabilit et la pertinence des renseignements disponibles pour prendre desdcisions et pour rendre compte ;

le degr d'utilisation des renseignements disponibles dans le cadre du processusdcisionnel ;

la suffisance de la protection accorde aux fonds et aux biens du PNDP ;

le degr de conformit aux lois, aux rglements et aux directives des bailleurs defonds et des ministres de tutelle.

En outre, bien que la fonction audit interne du Programme n'ait aucune responsabilitdirecte en ce qui concerne l'valuation des lois, des politiques et des procdures d'autresorganismes partenaires, elle est tenue de porter l'attention des responsables toutelacune qu'ils constatent au cours de l'audit.

Bref, le champ d'application des audits internes ne devraient pas tre restreint en

aucune faon, si ce n'est par les limites mme des activits du Programme.

2. Frquence des audits

La frquence des audits internes dpend de circonstances aussi nombreuses quediffrentes. Par consquent, aucune rgle fixe ne peut tre tablie en ce qui concerne lenombre de fois qu'une activit doit faire l'objet d'un audit au cours d'une priodedonne. Toutefois, tous les principaux systmes, fonctions et units organiquesexcutant des tches d'une certaine importance devraient tre examins au moins tousles deux ans.

Durant cette priode, la frquence relle de l'audit de toute unit vrifiable particuliredpendra de divers facteurs, dont la pertinence, l'importance pour les gestionnaires, ledegr de risque et les possibilits d'conomie ou d'amlioration.

3. Objectivit et indpendance

Une fonction d'audit indpendante permet de fournir objectivement aux gestionnairesune remonte d'informations et des conseils sur l'tat de leurs oprations. En raison duchamp d'application plus vaste de l'audit interne, l'auditeur doit de plus en plus se tenirau courant des diverses activits de l'organisme. Nanmoins, il faut tablir un quilibreentre le degr de familiarit et le degr d'indpendance ncessaires.


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D'une part, l'auditeur ne doit pas avoir de prjugs l'gard du sujet de l'audit. Il doitfaire preuve d'impartialit et de dsintressement lorsqu'il formule des conclusions,lesquelles doivent aussi tre honntes et impartiales. En d'autres termes, il doit appliquerle principe de "l'objectivit".

L'auditeur doit non seulement viter les actions ou les circonstances qui pourraienteffectivement porter atteinte son objectivit, mais galement les actions ou lescirconstances qui pourraient tre perues comme portant atteinte son objectivit.

D'autre part, l'efficacit de l'auditeur interne dpend de son objectivit et de saconnaissance des activits de l'entit vrifie. Par consquent, l'auditeur interne ne peutpas se tenir l'cart du personnel de gestion de l'institution et de ses activits. Il aplutt tout intrt connatre les activits de l'institution, tablir et entretenir desrelations de travail et des communications efficaces au sein de l'organisation.

Afin d'assurer l'indpendance et, par consquent, l'objectivit de la fonction d'auditinterne, l'auditeur interne ne peut pas participer directement l'laboration ou la miseen uvre de nouveaux systmes, principes, processus ou contrles. Toutefois, afin derduire au minimum ou mme d'viter d'avoir faire des rajustements coteux aprs lamise en uvre de ces systmes, principes, processus ou contrles, l'auditeur internedoit offrir des conseils constructifs au cours de la phase d'laboration en ce quiconcerne la pertinence des contrles, l'efficience, s'il y a lieu, et le caractre vrifiablede l'activit ou du systme, nouveau ou modifi.

Les relations entre l'auditeur et le sujet de l'audit doivent tre cordiales mais nonfamilires.

4. Pouvoirs de la fonction audit interne

Les pouvoirs de la fonction audit interne doivent tre noncs clairement dans unecharte de l'audit interne de l'institution. Cela est d'autant plus important que bon nombrede gestionnaires feront l'objet d'un audit pour la premire fois la suite de la mise enplace de la fonction audit interne.

Les responsabilits de l'auditeur et du sujet de l'audit seront clairement prciss en cequi concerne l'accs l'information et la disponibilit du personnel.

La charte d'audit prcisera que l'auditeur a le droit de consulter tous les

renseignements, dossiers, documents et rapports de l'organisme jugs ncessaires l'excution de leurs responsabilits. Elle devrait galement indiquer que l'auditeur a ledroit de consulter, dans une mesure raisonnable, tout le personnel de l'institution, ycompris la Coordination nationale, afin d'obtenir des renseignements et de discuter deleurs constatations.

En outre, il y a lieu d'tablir clairement que l'audit interne constitue une activitd'orientation plutt qu'une fonction axiale. Par consquent, l'auditeur interne n'exercepas et ne devrait pas exercer de pouvoirs directs sur d'autres activits de l'organisme.


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5. Responsabilits de la fonction audit interne

Le responsable de l'audit interne gre cette activit de faon garantir qu'elle apporteune valeur ajoute l'organisation.

Les auditeurs internes ont une attitude impartiale et dpourvue de prjugs, et veillent viter les conflits d'intrts. Ils remplissent leurs missions avec comptence etconscience professionnelle. Ils amliorent leurs connaissances, savoir-faire et autrescomptences par une formation professionnelle continue.

Les auditeurs internes ont une obligation de rserve l'gard des informations obtenuesau cours de leurs missions. Les rapports d'audit sont confidentiels.

Le responsable de l'audit interne valide les rapports d'audit et les communique dans lesmeilleurs dlais au Coordonnateur National et aux responsables du PNDP dsigns parlui. Il tablit leur intention, si l'exercice s'avre pertinent, des rapports de synthse deces audits.

Le responsable de l'audit interne informe le Coordonnateur National, ou ses prochescollaborateurs, par toute voie qu'il jugera adapte :

de toute procdure, organisation, mthode ou de tout outil de travail que lesauditeurs internes auraient eu connatre lors de leurs missions et dont laconnaissance et la mise en uvre par d'autres services ou structures du PNDPpourraient s'avrer bnfiques en termes d'efficacit ou d'image du service ;

de tout dysfonctionnement grave, que les auditeurs internes auraient eu

connatre l'occasion de leurs missions, touchant au fonctionnement duservice audit, qui serait susceptible de nuire l'efficacit ou l'image de ceservice et ceux du PNDP, mme si ces dysfonctionnements n'ont pas derapport avec les thmes d'audit instruits.

Les auditeurs internes, en plus du code thique du PNDP sont astreints respecter lesprincipes fondamentaux suivants :

Intgrit :

Accomplir leur mission avec honntet, diligence et responsabilit ;

Respecter les lois, rglements et procdures en vigueur ;

Ne pas prendre part des activits illgales ou sengager dans des actesdshonorants pour la profession daudit interne;

Respecter et contribuer aux objectifs dthique du PNDP.

Objectivit :

Ne pas prendre part des activits ou tablir des relations qui pourraientcompromettre ou risquer de compromettre le caractre impartial de leur jugement ;

Ne rien accepter qui pourrait compromettre ou risquer de compromettre leur

jugement professionnel, ce titre viter tout conflit dintrt rel ou apparent ;


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Rvler tous les faits matriels dont ils ont connaissance et qui, sils ntaient pasconnus, auraient pour consquence de fausser le rapport sur les activits examines;

Une prsomption nest pas une preuve et le bnfice du doute revient toujours laudit.

Confidentialit :

Utiliser avec prudence et protger les informations recueillies dans le cadre de leurmission ;

Ne pas utiliser ses informations pour en retirer un bnfice personnel, ou dunemanire qui contreviendrait aux dispositions lgales et porterait prjudice auxobjectifs thiques du PNDP ;

Lexistence, la nature, le contenu, le rsultat et le rapport daudit relvent du secretprofessionnel.

Comptence et professionnalisme :

Ne sengager que sur les travaux pour lesquels ils ont les connaissances, le savoirfaire et lexprience requise ;

Raliser les travaux dans le respect des Normes internationales pour la pratiqueprofessionnelle de lAudit Interne ;

Rester strictement dans le cadre de votre mission et de lactivit auditer ;

Etablir une relation de respect mutuel avec laudit, ce qui est indispensable pour

arriver crer un dialogue fructueux ; Sefforcer damliorer continuellement leur comptence, lefficacit et la qualit de

leurs travaux.

Diligence :

La diligence raisonnable est le degr de jugement professionnel, de soin, deprudence, de fermet et daction auquel on peut raisonnablement sattendredune personne dans certaines circonstances.

Une valuation annuelle des performances de chaque auditeur interne est ralise soit

par le responsable de la cellule ou de la division, soit par un cabinet daudit indpendant.Cette valuation, repose sur la qualit des rapports produits et est tablie sur desformulaires dapprciation pralablement approuv par la CNC et le Comit daudit.

3.4.5. Relations internes et externes

1. Coordination Nationale)

Le statut de la fonction d'audit interne au sein de l'organisation et l'appui que luiaccorde la coordination nationale du Programme sont parmi les principaux facteurs qui

dtermineront son efficacit. Le niveau hirarchique auquel se trouve l'audit interne dans


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l'organisation et celui qui l'audit rend compte dterminent en grande partie l'autoritde l'audit interne. Cela prcise galement, aux yeux des autres employs de l'organisme,la mesure de l'engagement de la Coordination nationale eu gard la nature et l'ampleur du rle jou par l'audit interne.

Pour assurer un degr convenable d'indpendance, la fonction audit interne devraitrelever directement du comit daudit du point de vue fonctionnelle et de laCoordination nationale du point de vue administratif. Ceci comporte les avantagessuivants :

il permet une plus grande indpendance ;

il favorise la formulation d'un point de vue plus gnral sur les liens entre lesorganisations et les fonctions au sein de l'organisme ;

il permet aux auditeurs internes de faire des valuations systmatiques etindpendantes et de soumettre des rapports sur tous les programmes, activits

et oprations de l'organisme.

2. Comit d'audit

Ce Comit, prfrablement prsid par un membre du CNOP, est compos de cadressuprieurs qui aident la Coordination Nationale assumer ses responsabilits en ce quiconcerne le cadre de contrle interne de l'organisation. Des personnalits externes laCNC comptentes en matires financire et comptable, membres ou non du CNOP,devraient galement en faire partie.

Etant donn l'importance du rle de ce comit en ce qui concerne l'audit interne et le

rle qu'il peut jouer pour l'organisme, la charte d'audit dfinit les rles et lesresponsabilits du comit, y compris ses relations avec la fonction audit interne.

3. Gestion de l'organisme

Dans la conduite quotidienne de ses affaires, la fonction audit interne entretiendra descontacts continuels avec tous les niveaux de gestion de l'organisation. Il y a lieu debien tablir que la fonction d'audit est une fonction de conseil et que la Coordinationnationale conserve l'entire responsabilit des activits soumises l'audit.

L'auditeur interne est tenu de produire des plans d'audit et d'effectuer des vrificationsdonnant lieu des rapports qui avisent la Coordination nationale de l'tat de sesoprations et des correctifs qui s'imposent. En rgle gnrale, la Coordination nationaledevrait contribuer la planification de l'audit ; Elle devrait galement approuver lesplans d'audit interne, sur la recommandation du Comit d'Audit.

Les gestionnaires des centres de responsabilit devraient collaborer avec l'auditeurinterne de faon optimiser la rentabilit du processus d'audit, donner suite auxconstatations, conclusions, opinions et recommandations exprimes par l'auditeur internedans ses rapports, laborer des plans d'action fonds sur les recommandationsformules dans les rapports d'audit et appliquer les plans d'action une fois qu'ils sontapprouvs.


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4. Dveloppement des ressources humaines

L'audit interne, en tant quoutil au service de la Coordination nationale, peut jouer unrle dans le domaine du dveloppement des ressources humaines (par exemple, laformation en gestion, les changes, et le reste). tant l'une des rares fonctions quitouchent tous les aspects du fonctionnement de l'organisme, elle offre aux gestionnairesune occasion idale d'largir leur perception et leur connaissance de l'organisme tout enacqurant une connaissance de base de la thorie et des pratiques relatives au contrleinterne.

Les orientations de la Coordination nationale devraient indiquer le rle respectif quel'audit interne et les gestionnaires devraient jouer dans ce processus.

5. Autres groupes d'valuation de l'organisme

Afin d'viter ou de rduire au minimum le ddoublement des efforts, il devrait y avoir unchange rgulier de renseignements, notamment des plans, entre l'audit interne et lesautres groupes d'valuation et d'examen de l'organisme. Dans la mesure du possible,l'audit interne devrait participer des examens conjoints avec ces autres groupes afin derduire au minimum la perturbation des activits de l'organisme. De toute faon, l'auditinterne devrait examiner le fonctionnement de ces groupes, comme il doit le faire pourtout autre mcanisme de contrle, et ne se fier leurs donnes que dans la mesure ocela se justifie.

6. Relations externes

La fonction audit interne joue le rle de liaison avec les organismes de contrle externe(Contrle Suprieur de l'Etat, auditeurs externes, missions de supervisions des bailleursde fonds, etc.). Ceci permet d'viter, ou tout au moins de rduire au minimum, leddoublement du travail dj effectu et la perturbation des activits du Programme.

Enfin, il y a lieu de mentionner le rle de liaison de la fonction audit interne avec desorganismes professionnels.

7. Equipe d'audit

Il y aura deux faons par lesquelles la fonction audit interne pourra se procurer desauditeurs.

la premire est de passer des contrats individuels avec les auditeurs concerns ; la seconde est de passer des contrats avec des firmes d'experts comptables.

Il peut tre envisag une combinaison des deux formules.


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3.4.6. Normes et mthodologie

1. Normes pour la pratique professionnelle de laudit interne

LAudit Interne du PNDP applique les normes de lInstitut dAudit Interne dans le cadre de sonaffiliation lInstitut de lAudit Interne du Cameroun.

2. Elaboration du plan daudit

Le responsable de la cellule ou de la division de laudit interne, tablit au dbut de chaque anneun plan daudit annuel.

Il sappuie pour identifier et prioriser les missions daudit sur une analyse des risques delorganisation, sur les observations de la commission financires et celle du contrle suprieur deltat sil y en a. a cet effet, il consulte les responsables de cellules, les coordonateurs rgionaux,lauditeur externe pour son laboration.

Le plan daudit prvoit une intervention sur un cycle de deux ans sur chaque processus dfinidans le rfrentiel de contrle interne.

Le plan daudit aprs son laboration est prsent au Comit daudit pour approbation.

Les responsables de cellules, les coordonnateurs rgionaux, et tout autre employs du PNDPpeuvent demander dinscrire au plan daudit une mission spcifique concernant une activitrelevant de leur responsabilit.

Le plan daudit est prsent et approuv en fin danne X pour une ralisation des missions surlanne X+1. Le suivi de la ralisation du plan daudit fait lobjet dun rapport trimestriel auprsdu comit daudit et du coordonnateur national.

Le plan daudit est revu et ajust au moins deux fois dans lanne. Il peut tre modifi autant defois que ncessaire la demande du comit daudit ou du coordonnateur national ou de celle duresponsable de la cellule daudit interne.

Lannulation dune mission fera lobjet dune communication argumente au comit daudit.

3. Organisation et droulement de la mission

Lorganisation et le droulement de la mission daudit interne sont prvus dans la procduredAudit Interne, contenue dans le rfrentiel de contrle interne et dans le manuel de procduredaudit interne.


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4. Rapports daudit

A lissue de chaque mission, un rapport est labor et diffus dans les conditions suivantes :

Un rapport provisoire comprenant les objectifs, la porte, la mthodologie, les principauxconstats, analyses et conclusions des auditeurs est prsent oralement aux responsables desentits ou services audits dans le cadre dune runion de fin de mission.

Un premier rapport sera adress au Coordonnateur national, au plus tard 72 heures aprs la finde la mission par le chef de mission. Ce rapport sera dnomm projet de rapport ou Draft. Lerapport adress au coordonnateur national rend compte de tout commentaire pertinent formulpar les responsables des entits ou services audits sur les faits tablis dans le rapport daudit et,le cas chant sur les plans dactions recommands ainsi que sur le calendrier de mise en uvre.

Le rapport final sera produit aprs intgration des recommandations et observations du

coordonnateur national et les ventuelles observations du responsable de la cellule dauditinterne.

Ce rapport final sera communiqu aux personnes suivantes :o Le comit daudito Le Coordonnateur nationalo Le responsable de lentit audit ou du processus audit.o Tout autre destinataire dcid par la Coordination nationale, tant entendue

quelle est la principale destinataire des rapports.

Une synthse trimestrielle des audits raliss reprenant les principaux constats et

recommandations par ordre de priorit est transmise au comit daudit et au coordonateurnational.

Les recommandations font lobjet dun plan daction mis en uvre par lentit ou service audit.Le responsable de laudit interne veille au suivi des plans dactions et fait un rapport priodiquedavancement auprs du coordonnateur national avec copie au comit daudit.

5. Exigences en matire de rponse et activits de suivi

Il sera exig que le gestionnaire responsable prenne des mesures correctives et fournisse

une rponse crite chaque recommandation une fois qu'il a en main un rapportprovisoire sur une mission d'audit ; cette rponse devrait tre donne dans un dlaiprcis, mais sans normalement dpasser 15 jours.

Sur rception du rapport final, le gestionnaire responsable devrait tre tenu de fournir cequi suit :

dans un dlai raisonnable (un mois, par exemple) aprs rception du rapportd'audit, un plan d'action qui fait tat des dates prvues de mise en uvre et desnoms des personnes dsignes comme responsables de rectifier les lacunes ;

des rapports de situation priodiques ou selon un dlai tabli par le Comit

d'Audit, jusqu' ce que les mesures correctives aient t prises.


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3.5. Missions dinspections et de supervisions Internes

Nous entendons par missions dinspections et de supervisions internes, les missions que lesresponsables de cellules feront dans leurs services au niveau des rgions et au niveau descommunes ou celles que les responsables rgionaux (comptable, suivi-valuation, etc.)effectueront au niveau des communes.

3.5.1 Les missions dinspections et de supervisions internes

Les missions de contrle, daudit interne (Contrle de gestion) et de supervisions seronteffectues tous les niveaux : au niveau des CRC, au niveau des Communes et descommunauts recevant des financements du PNDP.

Ces missions pourront tre conjointe savoir : CAF, Suivi-valuation, etc.

3.5.2 Au niveau Rgional

Ce sont les missions de contrle effectues par la CNC dans les rgions, les communes,et les communauts bnficiaires.

Ce sont galement des missions d'assistance et de supervision des structuresd'encadrement dont les objectifs seront :

D'valuer les rsultats obtenus par activit et les comparer avec les prvisions ; D'valuer le niveau d'excution du plan d'action ; D'examiner la rgularit et la conformit des pices et documents comptables

ainsi que leur cohrence avec les rapports d'activit.

Ces missions qui seront conjointe (CNC et communes) devront procder galement parsondages et oprer des contrles de rgularit des pices de dpenses et de maniregnrale, vrifier que les fonds mis la disposition des Communes ont serviexclusivement la ralisation des objectifs du projet.

Ces missions seront enfin sanctionnes des rapports produire et transmettre au CNCau plus tard 5 jours aprs la fin de la mission.

3.5.3 Au niveau des communes

Les communes recevront de manire priodique des missions d'assistance et desupervision des structures d'encadrement et des techniciens des CRC. Les objectifs desmissions de supervision ce stade seront:

- D'valuer les rsultats obtenus par activit et les comparer aux prvisions;

- D'valuer le niveau d'excution du plan d'action;


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- D'examiner la rgularit et la conformit des pices et documents comptablesainsi que leur cohrence avec les rapports d'activit prpars par les CRC.

Outre les visites priodiques des structures d'encadrement et des techniciens des CRC,

l'auditeur interne effectuera par sondage auprs des Communes, des contrles sur largularit et la conformit des pices de dpenses et de manire gnrale, vrifiera queles fonds mis la disposition de la Commune ont servi exclusivement la ralisation desobjectifs du projet.

En plus de ces missions de contrle et de supervision reues de la part des CRC, lescommunes et communauts pourront recevoir des missions de supervision provenantdirectement de la CNC.


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Annexes Section 4


4.ANNEXES

Charte d'audit interne du PNDP

Charte du comit daudit

Description du poste de l'auditeur


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Annexes Section 4


4.1. Charte d'audit interne du PNDP

Introduction

Le cadre d'intervention de l'audit interne

Pouvoirs et responsabilits de l'audit interne

Pouvoirs et responsabilits du PNDP vis--vis de l'audit interne

Rgles de fonctionnement de l'audit interne

Glossaire


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Annexes Section 4


Charte d'audit interne du PNDP

1. Introduction

Le prsent document, dnomm "charte d'audit interne" en conformit avec les normesinternationales de l'audit interne, prcise la nature, les objectifs, le champ d'intervention, lespouvoirs et les responsabilits du Coordonnateur National du PNDP dans la mise en uvre del'audit interne.

2. Le cadre d'intervention de l'audit interne

2.1. Dfinition et objectifs de l'audit interne

L'audit interne est une activit indpendante et objective qui concourt la matrise desrisques lis l'activit d'une structure. Il value les systmes de management des risques etde contrle interne et contribue leur amlioration.

Son objectif principal est, dans le cas prsent, d'valuer le dispositif de contrle interne mis en

place par le PNDP, pour s'assurer du niveau satisfaisant de matrise des risques dans laconduite de ses activits.

L'audit interne constitue la fois un outil de dpistage des ventuels carts, ou nonconformits, ou dysfonctionnements par rapport un rfrentiel qui peut tre d'ordrerglementaire, normatif ou organisationnel (procdures, mthodes, etc.), et une aide ladfinition des actions correctives pertinentes pour corriger ces carts ou non conformits.

L'audit interne formule des recommandations et prodigue des conseils. Il contribue crerde la valeur ajoute pour les structures audites, qu'il s'agisse des services dconcentrs oucentraux du PNDP.

L'audit interne value l'atteinte des objectifs qui sont assigns au PNDP tant par les textesen vigueur (rglements, directives, lois, dcrets, arrts, accords avec les bailleurs defonds) que par les dispositifs gouvernementaux visant accrotre son efficacit et sonefficience.

L'audit interne constitue une fonction de soutien au Coordonnateur National, auxCoordonnateurs Rgionaux, aux responsables de la CNC et aux CRC.

Documents

42-Audit Et Supérvisions