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4.9 PROCEDIMIENTO

DE ADMINISTRACION DE USUARIOS

DE LOS SISTEMAS FINANCIEROS –SICOIN-

Nombre del procedimiento Versión:

01

ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE LOS SISTEMAS FINANCIEROS Página 2 de 21

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

El presente procedimiento tiene como objetivo dar a conocer la actualización del proceso

de administración de usuarios, para el acceso al Sistema de Gestión -SIGES- y el Sistema

de Contabilidad Integrada -SICOIN- en el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

2. MARCO NORMATIVO:

a). Ley Orgánica del Presupuesto

b). Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

3.1 SOLICITUD DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN, ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN

DE USUARIOS

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

Realiza solicitud de usuarios, por medio de oficio y formulario “Solicitud y/o Modificación de Usuarios y/o Roles”, de acuerdo al tipo de operación que se requiera. Traslada oficio, formulario y documentación descrita en el formulario al Jefe del Departamento Financiero de la Planta Central. Nota: En sede Central, las solicitudes las realiza el Jefe de Unidad o Jefe del Departamento Administrativo. En el caso de la actualización anual, a más tardar la primera semana del mes de enero de cada año, debe remitir el listado de usuarios que deben estar activos en SIGES y SICOIN, adjuntando el cuadro “Detalle de Usuarios Vigentes en SIGES/SICOIN”. Si no se presenta el listado, el Departamento Financiero de la UDAF solicitará a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, la desactivación de los usuarios de las Unidades Ejecutoras que no hayan cumplido con el envió de la información.

Director o Gerente Administrativo Financiero de

la Unidad Ejecutora

2

Recibe solicitudes, revisa y determina cumplimiento de requisitos: ¿Cumple requisitos? Sí: Registra en los sistemas las operaciones solicitadas e

Administrador de Sistemas SIGES/SICOIN


01


No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

informa a las Unidades Ejecutoras sobre la conclusión del requerimiento. No: Informa a la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora, para que realice las modificaciones correspondientes o adjunte la documentación faltante, según sea el caso.

3 Notifica a la persona, para hacer entrega del usuario y contraseña.

Administrador de Sistemas SIGES/SICOIN

4

Firma el documento de entrega de usuario y contraseña, debiendo presentar el Documento Único de Identificación –DPI-. Nota: En casos especiales los usuarios se podrán entregar por correo electrónico, para lo cual el personal que recibe la información debe confirmar su recepción debiendo notificarlo por la misma vía y posteriormente remitir en original el documento “Formato de Recepción de Usuario y Clave”, debidamente firmado. Se considera caso especial, aquel que por la distancia o falta de recursos para pagos de viáticos no se puede presentar el personal de la unidad ejecutora.

Personal responsable de operaciones dentro de los

sistemas financieros

5 Notifica la desactivación del usuario al administrador de los sistemas.

Director y/o Gerente Administrativo Financiero o

Encargado de Recursos Humanos de la Unidad

Ejecutora


01


4. ANEXOS:

4.1 Tipos de usuarios

Usuario Responsabilidad

Director/Gerente Coordina y dirige la Unidad Ejecutora. En el caso del Gerente realiza funciones de aprobar o desaprobar operaciones en los sistemas.

Jefes de Departamento/Encargado

Coordina o dirige un departamento, unidad o sección dentro de la Unidad Ejecutora o Nivel Central del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social. Dentro de sus funciones está el registrar, aprobar o desaprobar cualquier operación inherente al cargo dentro del sistema. (Presupuesto, contabilidad, tesorería, compras, inventarios, centros de costos, planificación, programación o estadística). El personal con esta responsabilidad DEBE estar contratado por el renglón 011, reglón 021 o renglón 022.

Auxiliar

Registra operaciones inherentes al cargo dentro de los sistemas (Auxiliares de presupuesto, contabilidad, tesorería, compras, inventarios, centros de costos, planificación, programación o estadística). Puede ser personal contratado por los siguientes renglones 011, 022, 021, 029, 189 y 031.

Consulta

Personas que por la naturaleza de su trabajo requieren consultar información de los sistemas de Gobierno (Auditor Interno, Auditor Externo, Personal con relación de trabajo en el área administrativa y/o financiera, el área de planificación u otros). Puede ser personal contratado por los siguientes renglones 011, 021, 022, 029, 189 y 031.


01


4.2 Tipos de accesos

Área Tipo de acceso

Presupuesto Realizar operaciones de presupuesto de conformidad al tipo de usuario requerido.

Contabilidad Realizar operaciones de contabilidad de conformidad al tipo de usuario requerido.

Tesorería Realizar operaciones de tesorería de conformidad al tipo de usuario requerido.

Compras Realizar operaciones de compras de conformidad al tipo de usuario requerido.

Inventario Realizar operaciones de inventarios de conformidad al tipo de usuario requerido.

Centro de Costo Realizar operaciones de centro de costos de conformidad al tipo de usuario requerido.

Planificación, programación o estadística

Realizar operaciones de planificación, programación o estadística de conformidad al tipo de usuario requerido.

Consulta Realizar consultas para los sistemas -SIGES- y -SICOIN-.

4.3 Formatos de Gestión de Usuarios

Formato Destino

SOLICITUD Y/O MODIFICACIÓN DE USUARIOS Y/O ROLES

Creación, Modificación, Activación y desactivación de Usuarios

FORMATO DE ENTREGA DE USUARIOS Hace constar la entrega o reactivación del usuario

FORMATO DE DETALLES DE USUARIOS VIGENTES EN SIGES/SICOIN

Actualización de activación de usuarios por año


01


4.4 Roles de Acceso al SIGES, Planta Central

Responsable Roles Producto Acción

PRESUPUESTO

Consulta Total CDP

Manejo del Presupuesto

Registro, Solicitud y/o Aprobación

Operador de Proyectos ****

Financiero Nivel UDAF-Ejecución Proyectos ****

Autorizador de reprogramación de proyectos ****

Financiero nivel Unidad Responsable ****

Financiero nivel Unidad Ejecutora ****

Reprogramación de proyectos unidad responsable ****

Consulta Ejecución Proyectos de inversión

Consulta Reportes Ejecución PpR

Ejecución PpR nivel UDAF

Ejecución PpR configuración institucional ****

Ejecución PpR nivel Centro de Costo

Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora


Consulta Ejecución PpR


CONTABILIDAD

Técnico Centro de Costos

Ejecución Presupuestaria

Registro, Aprobación, devoluciones

Consulta Catálogo Insumos

Supervisor Centro de Costos

Técnico de Compras PpR

Supervisor de Compras PpR ****

Técnico de Presupuesto PpR

Analista de Presupuesto PpR ****

Técnico de Contabilidad

Analista de Contabilidad ****




01



JEFATURA FINANCIERA Consulta Reportes Ejecución PpR



GERENTE Consulta Reportes Ejecución PpR

Consulta



PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y

CONTROL DE METAS

Ejecución PpR configuración institucional ****

Programación y reprogramación de

metas

Registro, Aprobación y

Consulta





Administrador de Clasificadores PpR ejecución ****

Consulta Catalogo Insumos

Consulta Ejecución de Proyectos de Inversión

Operador de proyectos de ejecución ****


AUDITORIA INTERNA Consulta Reportes Ejecución PpR

Consulta



ADMINISTRACION DE USUARIOS

Activa y desactiva usuarios SIGES

Administración usuarios

Creación, desactivación de

usuarios y reinicio de claves

Creación de usuarios SIGES

Administra Unidades Administrativas

Consulta SIGES

Administrador de Catálogos

Administrador de Catálogos Generales

Administrador Catalogo de Orden de Compra

Otros Roles que permitan un mejor desarrollo de funciones


01



MESA DE AYUDA

Roles generales del área que asista. (Con prohibición de aprobar documentos) Consulta y

seguimiento Consulta

Roles de consulta generales


OTROS Roles de Consulta según corresponda Consulta

Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Publicas y/o Ministerio de Salud Pública y

Asistencia Social.


01


4.5 Roles de Acceso al SICON (Planta Central)


PRESUPUESTO

Consulta Control Legal

Manejo del Presupuesto y

Cuotas Financieras

Registro y Aprobación

Consulta Control Financiero

Consulta Gastos

Consulta Ingresos

Consulta Clasificadores

Consulta Estados Financieros

Consulta Comprobantes CO2

Consulta Total

Consulta Reportes Ejecución de Gastos

Consulta Reportes de Ejecución de Ingresos

Consulta del Seguimiento Físico

Consulta PIA

Consulta de Convenios y Tipo de Convenios

Consultas Especiales

Consulta Entes Receptores de Transferencias


Acceso Total POA

Operador de Anteproyecto

Operador Cuotas de Anticipo

Operador CUR de Modificaciones Presupuestarias

Operador Control Financiero

Operador de Entes Receptores de Transferencia

Operador PIA

Programación Seguimiento Físico

Ejecución Seguimiento Físico

Modificación Seguimiento Físico

Asigna Metas Seguimiento Físico

Aprobador PIA UDAF ****

Aprobador de Control Financiero UE ****

Aprobador de Entes Receptores de Transferencia ****

Consolidador de Entes Receptores de Transferencia ****

Consolidador CUR de Modificaciones Presupuestarias ****

Consolidador Control Financiero ****


01



CONTABILIDAD




Consulta

Consulta de Control Financiero

Consulta de Gastos

Consulta de Ingresos

Consulta de Clasificadores


Consulta Cuenta Corriente

Consulta de Operaciones de Caja

Consulta Total

Consulta Contable

Consultas Especiales



Consulta Cuenta Corriente FRT

Consulta Reporte Tesorería Beneficiarios

Consulta Cuentas Secundarias Tesorería

Consulta de Convenios y tipo de convenios

Consulta de Programación de Anticipos

Consulta de Anticipos de Convenios

Reportes Generales Tesorería-Operaciones de Caja

Operador CUR de Ingresos

Operador CUR de Gastos

Operador de Anticipo de Convenios

Analista Contable ****

Reposición de Fondos Rotativos ****

Aprobador CUR de ingresos ****

Aprobador CUR de Gastos ****

Aprobador CUR de Gastos Devoluciones ****

Aprobador de Anticipo de Convenios ****

Devolución para Fondo Rotativo ****

Consolidación DEV FR03 ****

Aprobar Dev. Ejecución Gastos ****

Aprobar Dev. Ejecución Gastos Anterior ****


01



TESORERIA

Consulta de Gastos

Constitución Fondos, reposición

y liquidación de fondos, solicitud de

pagos

Registro, Solicitud y Aprobación



Consulta de Cuenta Corriente

Consulta Total

Reportes Generales de Tesorería Operaciones de caja

Consulta Cuentas de Beneficiarios

Consulta de Documentos FR01


Consulta de Cuenta Corriente FRT

Operador de Convenios y Tipos de Convenios


Consulta Operaciones de Caja

Consulta Reportes de Tesorería Beneficiarios

Consulta de Programación de Anticipos

Operador de Programación de Cuotas de Anticipos UDAF

Operador de Programación de Cuotas Anticipos Unidad de Contratos

Operador de cuotas de anticipos

Aprobador UDAF Fondos Rotativos ****

Aprobador de Programación de Cuotas Anticipos UDAF ****

Aprobador de Programación de Cuotas Anticipos Unidad de Contratos ****

Solicitador de Pago ****


01



INVENTARIOS


Manejo Inventario Registro y

aprobación

Consulta del Módulo de Inventarios y Acceso a Reportes

Registro de Resguardo y Entrega

Registro de Solicitud de Baja de Activos Fijos

Operador de Traslados

Traslados con Afectación LIBRO-BIENES

Administrador de Clasificadores de Unidades Administrativas ****

Aprobador de Liberación de Bienes en el Resguardo ****

Aprobador de Inventarios ****

Aprobador de Traslados ****


JEFATURA FINANCIERA


Consulta


Consulta de Gastos





Consulta Total






01



GERENCIA


Aprobación Presupuesto

Aprobación y consulta


Consulta de Gastos





Consulta Total





Aprobador anteproyecto ****


AUDITORIA

Consulta de Gastos

Auditoria de Sistemas

Consulta







PLANIFICACION


Planificación, Aprobación y

Consulta


Consulta

Acceso Total a Seguimiento Físico

Consulta Total

Acceso Total POA

Consulta Seguimiento Físico


Programación Seguimiento Físico

Ejecución Seguimiento Físico

Modificación Seguimiento Físico ****

Asigna Metas Seguimiento Físico ****

Aprobador anteproyecto ****


01



ADMINISTRACION USUARIOS

Administrador Local ****

Administración usuarios

Creación, desactivación de

usuarios y reinicio de claves

Creación de Usuarios ****

Activa y Desactiva Usuarios ****

Reinicia Contraseñas de Acceso ****

Habilita años anteriores ente rector ****

Otros Roles que permitan un mejor desarrollo de funciones


MESA DE AYUDA

Roles generales del área que asista. (Con prohibición de aprobar documentos) Consulta y

seguimiento Consulta

Roles de consulta generales


OTROS Roles de Consulta según corresponda

Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el Ministerio de Finanzas Publicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.


01


4.6 Roles de Acceso al SIGES, Unidad Ejecutora


CENTRO DE COSTOS

Técnico Centro de Costos Pre-Orden de

Compra Registro, Solicitud y Envío de Pre Orden Consulta Catalogo Insumos

Supervisor Centro de Costos


COMPRAS


Orden de compra, CDP

Creación y solicitud CDP

Solicitud de CDP

Consulta SIGES


Consulta Catalogo Insumos



PRESUPUESTO

Aprobador CDP****

Manejo del Presupuesto;



Consulta Total CDP



Técnico de Presupuesto PpR







CONTABILIDAD




Administrador de catalogos



Técnico de Contabilidad

Analista de Contabilidad ****




01



GERENCIA


Autorización y consulta Consulta Reportes Ejecución PpR



DIRECCION Consulta Reportes Ejecución PpR

Consulta Consulta Ejecución PpR


PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL METAS

FÍSICAS

Ejecución PpR nivel Centro de Costo Programación Registro,

Aprobación y Consulta

Ejecución PpR nivel Unidad Ejecutora Reprogramación

metas





COMPRAS

Operador de Registro de Contratos

Contrato Registro y

aprobación

Aprobador de Registro de Contratos ****

Consulta de Registro

Consulta Total de Contratos


PRESUPUESTO

Operador de Programación de Contratos

CUR Compromiso Registro y

Aprobación

Autorizador de Programación de Contratos ****

Técnico de Presupuesto contratos

Operador de Modificaciones

Autorizador de Modificaciones ****

Consulta de Programación

Consulta Modificaciones Programa de Trabajo

Consulta Modificaciones Montos y Plazos


Consulta Modificaciones anticipos/generales


01



CONTABILIDAD

Operador de Avances

CUR Devengado Registro y

Aprobación

Autorizador de Recepción de Avances ****

Consulta de Avances


Operador de Anticipo de Contratos

Consulta de Anticipos

Aprobador de Anticipo de Contratos ****

Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el

Ministerio de Finanzas Públicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

4.7 Roles de Acceso al SICOIN, Unidad Ejecutora


PRESUPUESTO


Manejo del Presupuesto,

Ejecución Presupuestaria y

Cuotas Financieras



Consulta Gastos

Consulta Ingresos




Consulta Total



Operador CUR de Modificaciones Presupuestarias

Operador Control Financiero



Aprobador CUR de Gastos por Gestión ****


01



CONTABILIDAD




Consulta de Control Financiero

Consulta de Gastos

Consulta de Ingresos



Consulta Total



Operador CUR de Ingresos


Aprobador CUR de ingresos ****


Aprobador de Documentos FR03 ****

Consolidador de Fondos Rotativos UDAF (FR02) ****

Desaprobador de Documentos FR03 ****


TESORERIA


Constitución Fondos; Reposición

y Liquidación de fondos; Solicitud

de pago

Registro y Solicitud


Consulta Total


Consulta Cuentas de Beneficiarios





Consulta Reportes de Tesorería Beneficiarios

Operador Documentos FR01

Operador Documentos FR03

Solicitador de Pago ****


01



INVENTARIOS


Manejo de Inventario

Registro


Registro de Resguardo y Entrega

Registro de Solicitud de Baja de Activos Fijos

Operador de Traslados

Solicitud y Desmarcación de Baja de Inventarios

Registro de Bienes de Inventario Físico

Traslados con Afectación LIBRO-BIENES


GERENCIA


Manejo de Presupuesto e

Inventario

Registro, consulta y Aprobación


Consulta de Gastos





Consulta Total





Administrador de Clasificadores de Unidades Administrativas ****

Aprobador de Liberación de Bienes en el Resguardo ****

Aprobador de Inventarios ****

Aprobar y Rechazar Modificaciones de Inventarios ****

Aprobador de Traslados ****


01



DIRECCION|


Consulta


Consulta de Gastos




Consulta Total






PLANIFICACION, PROGRAMACIÓN Y CONTROL METAS

FÍSICAS


Planificación, Aprobación y

Consulta


Consulta

Acceso Total a Seguimiento Físico

Acceso Total POA

Consulta Seguimiento Físico


Programación Seguimiento Físico ****

Ejecución Seguimiento Físico ****

Modificación Seguimiento Físico ****

Asigna Metas Seguimiento Físico ****



Nota: **** Aplica únicamente a jefes o encargados. Estos roles y usuarios estarán sujetos a cambios por el

Ministerio de Finanzas Públicas y/o Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.


01


5. GLOSARIO:

Administrador de Sistemas: Persona encargada de registrar, asignar roles, activar y

desactivar usuarios en SIGES y SICOIN.

Centro de Costo: El lugar que produce bienes y/o servicios terminales o intermedios.

Unidad Administrativa o Unidad Compradora: Es la dependencia responsable de

planificar la gestión productiva y de combinar insumos en función de los productos que

programa.

Unidad Ejecutora: Es la dependencia de la Institución responsable de planificar, gestionar y

ejecutar los recursos presupuestarios y financieros asignados.

Usuario del Sistema: Persona a la que se le da acceso al SIGES y SICOIN a través de la

otorgación de un usuario y contraseña.

SIGES: El Sistema de Gestión –SIGES- es la herramienta informática que utilizan las

entidades públicas para emitir Pre-Orden, Orden de Compra, Liquidación y Pago, en la

gestión de adquisición de productos y/o servicios que se requieran, así como el registro del

Plan Operativo Anual de cada institución.

SICOIN: El Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- es la herramienta que lleva el

control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y

proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Contabilidad

del Estado y el proceso de pago. También contempla el registro de metas, indicadores de

desempeño y consolidación y aprobación del Plan Operativo Anual de cada institución así

como el registro y control de inventarios.

UDAF: Unidad de Administración Financiera.

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