5. Manual de Funcionalidades de La Mga

Departamento Nacional de Planeación

República de Colombia

MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Bogotá D.C., Colombia

Agosto de 2013

MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA

MGA

Fecha: Agosto-2013

Versión: 1.2

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Documento: MANUAL DE LAS FUNCIONALIDADES DE LA MGA

Autor: Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Estatus: Preliminar

Control de Versiones

Versión Fecha Descripción Autores

1.0 17/Julio/2013 Elaboración del

documento

Ing. Wilson Orlando

Camargo Magin.

1.1 30/Julio/2013 Revisión del

documento

Eco. Lorena Sofia Velasco

Franco

1.2 2/Agosto/2013 Revisión del

documento Ing. Jose Manuel Rivera


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TABLA DE CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN ....................................................................... 4

2 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA 5

2.1 EXPORTACIÓN DE PROYECTOS. ....................................................................................... 5

2.2 IMPORTACIÓN DE PROYECTOS. ........................................................................................ 8

3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-PGN 11

3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE PROYECTOS AL

SUIFP-SGR. ......................................................................................................................................... 11

3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR. ................................. 17

3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN. ................................. 22

3.4 RETRANSMISIÓN de proyectos en el SUIFP-SGR ........................................................ 25

4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR

CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE

INVERSIÓN (SSEPI) ....................................................................... 26

5 IMPRESIÓN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA ......... 31


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1 INTRODUCCIÓN

La Metodología General Ajustada (MGA) es una herramienta informática que

ayuda de forma esquemática y modular el desarrollo de los procesos de

identificación, preparación, evaluación y programación de los Proyectos de

Inversión, además de esto la herramienta contiene una serie de funciones

con las cuales el usuario interactúa para realizar una serie de acciones

necesarias en el proceso de formulación, ya sea como la impresión de los

proyectos registrados o la exportación o importación de los mismos.

La herramienta por medio de sus funciones cuenta también con una

comunicación con los bancos de proyectos nacional y territorial (SUIFP Y

SSEPI), donde se registran los proyectos financiados por el Sistema General

de Regalías (SGR) o por el Presupuesto General de la Nación (PGN),

El presente manual explicara todas las tareas que la herramienta MGA

contiene, su uso y aplicabilidad de las mismas.


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2 PASOS PARA EXPORTAR E IMPORTAR UN PROYECTO EN LA MGA

2.1 EXPORTACIÓN DE PROYECTOS.

a) Primero debe crear una carpeta donde guardara el archivo con la información del proyecto que exporte de la MGA. Ver siguiente imagen.

(El nombre de la carpeta no debe tener más de 8 caracteres, sin números ni caracteres especiales).

b) Seleccione la opción Exportar MGA o puede hacer uso del acceso

rápido , Ver siguiente imagen.


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c) El sistema despliega una ventana, donde debe seleccionar el proyecto o

los proyectos que desea exportar, de clic al botón Exportar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Ver siguiente

imagen.

d) Al dar clic en el botón Exportar el sistema despliega una nueva

ventana, seleccione la ruta de la carpeta creada en el paso a), donde guardara la información del proyecto seleccionado, de clic en botón

Examinar. Ver siguiente imagen.

e) Escoja la ruta, de un nombre al proyecto que va a exportar de la MGA y

de clic en el botón Guardar. (debe escribir un nombre sin espacios ni caracteres especiales). Ver siguiente imagen.


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f) El sistema muestra de nuevo la ventana anterior con la ruta ya seleccionada, (de esta forma se evita errores de digitación de la

dirección), de clic en el botón Exportar. Si el proyecto tiene cargados documentos anexos, marque la casilla que encuentra en la parte inferior

izquierda de la ventana, para incluir los archivos adjuntos o soportes en la exportación. Ver siguiente imagen.

g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue

generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en

este paso. Ver siguiente imagen.


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h) Revise que dentro de la carpeta creada se encuentre el proyecto

exportado. Allí encontrara un archivo .DAT que será el que debe volver a importar a la MGA cuando desee modificarlo y un archivo .ZIP que es el

que contiene los archivos adjuntos al proyecto. Ver siguiente imagen.

NOTA: Si realizado el proceso anterior, el sistema No le genera el .dat,

puede ser que el nivel de protección del antivirus de su equipo es muy alto;

baje el nivel de protección de su antivirus e intente de nuevo.

2.2 IMPORTACIÓN DE PROYECTOS.

a) Para importar un proyecto debe haber generado un archivo .dat y un

.zip con los archivos de soporte si los incluyó en la MGA, hacer lo siguiente; copie en su equipo los archivos .dat y zip, se recomienda que

sea en el disco C:/ de su equipo. Ver siguiente imagen.


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b) De clic en la opción Importar MGA, o puede hacer uso del acceso

rápido que se encuentra en la pantalla principal de la MGA. Ver siguiente imagen.

c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar la ruta del archivo requerido, esto mediante el botón Examinar. Ver siguiente

imagen.

d) De clic en el botón Examinar el sistema despliega una ventana donde

debe seleccionar el archivo (.dat) del proyecto que desea importar a la

MGA y de clic al botón abrir. Ver siguiente imagen.


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e) Al dar clic en el botón Abrir el sistema despliega de nuevo la ventana anterior con la ruta donde se encuentra el archivo (.dat) ya

seleccionada; de clic al botón Importar. Ver siguiente imagen.

f) El sistema despliega una ventana informando que el proceso fue ejecutado correctamente. Para verificar que los datos fueron cargados

vaya a la opción Proyecto/Abrir y consulte su proyecto. Ver siguiente

imagen.


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Aquí termina el proceso de exportación e importación de proyectos en la

MGA.

NOTA: Si realizada la importación del .dat, el sistema le genera el mensaje informando que la importación se realizó con éxito, pero al ir a la MGA usted

no encuentra el proyecto, puede ser que la ruta donde se encuentra el .dat es muy larga o el nombre del .dat tiene espacios o caracteres especiales.

Cree una carpeta en su disco local C:/ y allí guarde el .dat del proyecto que

desee importar, recuerde darle a ese .dat un nombre sin espacios ni caracteres especiales. Intente de nuevo realizar la importación, si no logra la

importación, por favor comuníquese con la mesa de ayuda del DNP a la extensión 1299 o al mail [email protected], ellos le darán

asesoría técnica.

3 PASOS PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR y SUIFP-PGN

Solamente podrán cargar proyectos al SUIFP SGR las personas asignadas en

las secretarias técnicas de los OCAD y que el jefe de planeación de dicha

secretaria haya solicitado la asignación del usuario del SUIFP-SGR al DNP

Solamente podrán cargar proyectos al SUIFP-PGN las personas que

pertenecen a una entidad Nacional y esta pertenezca al Presupuesto General de la Nación y que el jefe de planeación de dicha entidad haya solicitado la

asignación del usuario del SUIFP al DNP.

3.1 REQUERIMIENTOS MINIMOS PARA REALIZAR EL CARGUE DE

PROYECTOS AL SUIFP-SGR.

Antes de iniciar con la transmisión de los proyectos desde la MGA al banco de

proyectos SUIFP-SGR recuerde que solo se pueden transferir proyectos que

pretendan ser financiados con recursos del sistema general de regalías

(SGR), así mismo y para evitar inconvenientes en la transferencia de estos

mismos, verifique que se cumplan los siguientes requerimientos:

mailto:[email protected]


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a) Toda la información requerida está completamente diligenciada y que el

proyecto se encuentren en estado completo, para eso verifique al abrir el proyecto que la casilla correspondiente se encuentre seleccionada.

Ver siguiente imagen.

b) En el capítulo PR-01 Selección del nombre del proyecto, que tenga

seleccionado el tipo específico de gasto o Programa presupuestal y el sector o Subprograma Presupuestal y que estos estén actualizados.

c) Revise en el capítulo PE-07 costos de la alternativa que todas las

actividades registradas, tengan asociados insumos con los valores respectivos.


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d) Revise que todas las alternativas de solución que pasan a preparación se

encuentren totalmente completas.

e) Al cargar el proyecto en el SUIFP-SGR, asegúrese que el sector, la fase y el tipo de recursos solicitados, correspondan a la realidad del proyecto

que se está presentando.


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f) Un proyecto solo puede ser cargado por un OCAD, si, y solo si, la fuente

mas representativa pertenece a ese OCAD, esta se determina por la suma de una o varias fuentes de financiación que apliquen para cada

tipo de OCAD. Ejemplo:

Ocad Municipal: Registro de las Fuentes de Financiación en la MGA correspondientes al Municipio, donde las fuentes más

representativas deben tener el siguiente esquema:

Para Fondo de Compensación Regional (FCR) correspondientes al 40%

(Especificas):


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Para asignaciones directas:

Ocad Departamental: Registro de las Fuentes de Financiación en la MGA correspondientes al Departamento, donde La fuente

más representativa debe ser asignaciones directas:

Ocad Regional: Registro de las Fuentes de Financiación en la

MGA correspondientes a los Departamentos, donde Las fuentes más representativas deben tener el siguiente esquema:

Para Fondo de Compensación Regional (FCR) correspondientes al 60%:


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Para Fondo de Desarrollo Regional (FDR):

Ocad FCTI COLCIENCIAS: Registro de las Fuentes de

Financiación en la MGA correspondientes a los Departamentos, donde la fuente más representativa debe ser Fondo de Ciencia,

Tecnología e Innovación:


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3.2 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-SGR.

Antes de realizar el cargue de proyectos al SUIFP-SGR, recuerde primero hacer el cargue de los documentos soporte del respectivo proyecto según

corresponda a la MGA; se recomienda comprimir los archivos por un compresor Zip, si no posee este compresor, descárguelo gratuitamente del

siguiente link: http://www.7-zip.org/

a) Para cargar los documentos soporte del respectivo proyecto, de clic en

la opción Archivos Adjuntos que se encuentra en todos los capítulos

de la MGA de los módulos 1 y 2; allí de clic en el botón para

seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos que se desean

cargar a la MGA y de clic en el botón , para guardar los archivos

correspondientes. Ver siguiente imagen.

http://www.7-zip.org/


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b) En cada transmisión se puede transferir máximo 500 MB. Si desea

transmitir mas de 500 MB, después de transmitir el proyecto con los

archivos adjuntos, borre los archivos adjuntos de la MGA con ayuda del

botón , de clic en el botón guardar y vuelva a cargar los archivos

faltantes en la MGA de acuerdo a los pasos anteriores y continúe con el

proceso. Cargados todos los documentos adjuntos a la MGA, proceda a

realizar la transmisión del proyecto con sus respectivos adjuntos al

SUIFP-SGR, para esto de clic en la opción Proyectos de la MGA y

seleccione la opción Transferencia a SUIFP-SGR. Ver siguiente

imagen.

c) El sistema despliega una ventana donde deberá ingresar el usuario y la

contraseña correspondiente, de clic en el botón Autenticar. Ver siguiente imagen.

d) Al dar clic en el botón Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al

SUIFP-SGR y luego de clic en el botón Cargar Datos, para cargar la información referente al proyecto. Ver siguiente imagen.


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NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en mención y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede

ser que el usuario o la contraseña que ingreso no corresponde, verifique que estos datos sean los correctos e intente de nuevo, además verifique su

conexión a internet.

e) Seleccione el Año de Estudio, Sector, Fase y Recursos Solicitados,

con relación al proyecto.

NOTA: Si se requiere realizar alguna actualización o modificación de los

datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al menú de la MGA Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y

haga clic en el botón Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botón Cargar Datos, para que el sistema actualizase la información

registrada.


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f) Realizado el paso anterior, de clic en el botón Validar y el sistema le habilita el botón Transferir, luego de clic sobre ese botón Transferir y

si no hay errores en la formulación, el proyecto es transferido al SUIFP-SGR.

g) Terminado este proceso el sistema genera el código BPIN del proyecto.

En caso contrario la herramienta sugerirá las modificaciones que deban realizarse. Ver siguiente Imagen.


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h) Posteriormente a la generación del código Bpin, de clic en la opción Archivos Adjuntos de la misma ventana, allí puede visualizar los

archivos que están cargados en la MGA y que se van a transferir al SUIFP-SGR, de clic en el botón Cargar para transferir los archivos

correspondientes al proyecto. Ver siguiente imagen.

i) Terminado el procesos de cargue de archivos, el sistema genera un mensaje informando que se han cargado los archivos adjuntos de

manera exitosa. Aquí termina el proceso de transferencia de proyectos

al banco de proyectos SUIFP-SGR. Ver siguiente imagen.


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3.3 PROCESO PARA EL CARGUE DE PROYECTOS AL SUIFP-PGN.

Para realizar la transmisión del proyecto al SUIFP-PGN, de clic en la opción

Proyectos de la MGA y seleccione la opción Transferencia a SUIFP-PGN.

(Ver siguiente imagen), o Haga uso del botón de acceso rápido , que

encuentra en la parte superior de la MGA.

a) Al dar clic en la opción Transferencia a SUIFP-PGN el sistema despliega una ventana donde deberá ingresar el usuario y la

contraseña correspondiente, de clic en el botón Autenticar. Ver siguiente imagen.


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b) Al dar clic en el botón Autenticar el sistema despliega una ventana donde primero debe seleccionar el proyecto que desea transferir al

SUIFP-PGN y luego de clic en el botón Cargar Datos, para cargar la información referente al proyecto. Ver siguiente imagen.

NOTA: Si realizado el proceso anterior el sistema no despliega la ventana en

mención y si despliega el siguiente mensaje (ver siguiente imagen), puede ser que el usuario o la contraseña que ingreso no corresponde, verifique que

estos datos sean los correctos e intente de nuevo, además verifique su

conexión a internet.


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c) Seleccione el Año de Estudio y el Año de Ejecución, además seleccione el Sector, y la Entidad, con relación al proyecto.

NOTA: Si se requiere realizar alguna actualización o modificación de los

datos del formulador, ingrese sin salir de esta ventana al menú de la MGA Proyectos\abrir, seleccione el proyecto que desea actualizar o modificar y

haga clic en el botón Actualizar Datos Formulador y haga clic nuevamente en el botón Cargar Datos, para que el sistema actualizase la información

registrada.

d) Realizado el paso anterior, de clic en el botón Validar y el sistema le

habilita el botón Transferir, luego de clic sobre ese botón Transferir y si no hay errores en la formulación, el proyecto es transferido al SUIFP-

PGN.

e) Terminado este proceso el sistema genera el código BPIN del proyecto. En caso contrario la herramienta sugerirá las modificaciones que deban

realizarse. Ver siguiente Imagen.


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f) Si el sistema genera el siguiente mensaje, (ver siguiente imagen), es

porque el proyecto ya existe en el banco de proyectos SUIFP-PGN, para realizar cualquier modificación al proyecto, usted deberá ingresar a

https://suifp.dnp.gov.co/Default.aspx y realizar los cambios pertinentes.

3.4 RETRANSMISIÓN de proyectos en el SUIFP-SGR

Para retransmitir un proyecto al SUIFP-SGR, primero verifique que el estado

del proyecto en el SUIFP sea Formulado para registrar o en actualización, de lo contrario no podrá retrasmitir el proyecto.

a) Para empezar debe descargar del SUIFP-SGR el .dat del proyecto que

fue cargado, ya que este posee registrado el código Bpin, e importarlo

a la MGA, allí deberá realizar los ajustes que requiera hacerle al proyecto; si necesita anexarle algún documento al proyecto, diferentes

a los que ya había cargado, realice los pasos que indica este manual al inicio del punto 3.2, Terminado este proceso de ajustes se procede a

realizar de nuevo la retransmisión del proyecto al SUIFP-SGR, para eso continúe los pasos del numeral 3.2 pasos del numeral a, al paso g.

b) Al dar clic en el botón Cargar Datos, el sistema despliega un mensaje

informando que el proyecto ya cuenta con un código BPIN. Esto significa que el proyecto ya se encuentra cargado en el SUIFP-SGR, y

que le fue asignado un código Bpin. Ver siguiente Imagen.

c) De clic en el botón Aceptar y continué con el proceso de retransmisión de acuerdo a este manual; si el sistema despliega un mensaje como el

siguiente, (Ver siguiente imagen), significa que el proyecto que intenta

retrasmitir al SUIFP-SGR ya existe en el banco de proyectos y no posee

https://suifp.dnp.gov.co/Default.aspx


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código Bpin; para solucionar el inconveniente y poder realizar la

retrasmisión del proyecto se debe descargar el.dat del SUIFP y trabajar sobre ese.

4 PASOS PARA EXPORTAR UN PROYECTO DE LA MGA Y POSTERIOR

CARGUE AL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN (SSEPI)

a) Primero debe crear una carpeta preferiblemente en C:/ donde guardara

el archivo con la información del proyecto que exporte de la MGA para

luego ser cargado al SSEPI. Ver siguiente imagen.

b) Después de haber formulado el proyecto en la MGA se procede a

exportarlo a la carpeta que acaba de crear, con la opción que se encuentra en la parte superior izquierda del aplicativo denominada

Proyectos, Seleccionamos la opción Exportar SSEPI, o podemos hacer

uso del acceso rápido que se encuentra en la pantalla principal de

la MGA. Ver siguiente imagen.


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c) El sistema despliega una ventana donde debe seleccionar el proyecto

que desea cargar en el SSEPI y procede a dar clic en el botón Abrir. Ver

siguiente imagen.

d) Al dar clic en el botón abrir el sistema despliega una ventana en la cual

debe seleccionar la ruta del archivo creado en el paso a), donde guardara la información del proyecto mediante el botón Examinar. Ver

siguiente imagen.


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e) Dé un nombre al archivo que va a exportar de la MGA y de clic en el

botón Guardar. Ver siguiente imagen.

f) El sistema vuele a mostrar la ventana anterior con la ruta ya

seleccionada, de clic en el botón Exportar SSEPI.


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g) El sistema despliega una ventana informando que el archivo fue

generado correctamente. El proceso de exportar de la MGA finaliza en este paso. Ver siguiente imagen.

h) Para importar el archivo generado de la MGA al SSEPI hacemos uso del

botón Recepción MGA, Ubicado en la parte izquierda del menú

principal del SSEPI. Ver siguiente imagen.


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i) El sistema despliega la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA, donde

encontraremos dos botones; en el centro de la ventana encontramos el botón Seleccionar el archivo transmitido de MGA, el cual nos sirve

para seleccionar la ubicación del archivo exportado por la MGA; y en la parte inferior encontramos el botón Subir, el cual sube el proyecto al

SSEPI. Ver siguiente imagen.

j) Al dar clic en el botón Seleccionar el archivo transmitido de MGA el

sistema despliega una ventana donde debe elegir la carpeta donde

guardo el archivo y seleccionar la carpeta creada para guardar el archivo exportado por la MGA, y de clic en el botón Abrir. Ver siguiente imagen.

k) El sistema despliega de nuevo la ventana CARGUE DE PROYECTOS MGA

con la información del proyecto que va cargar al SSEPI. Ver siguiente imagen


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l) Al dar clic en el botón Subir el sistema abrirá algunas ventanas, donde

solicitara información respecto al proyecto que no se encuentra en la MGA y que se necesita en el SSEPI. (Como por ejemplo que la versión

utilizada no contempla el concepto de entidad ejecutora, por lo cual debemos crearla siguiendo las instrucciones que nos indica el sistema).

Ver siguiente imagen.

m) Esto hasta cumplir con los requisitos o información que el SSEPI requiere.

5 IMPRESIÓN DE PROYECTOS REGISTRADOS EN LA MGA

Para realizar la impresión de algún proyecto que tenga registrado en la MGA

debe realizar los siguientes pasos:


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a) Primero ingrese a la opción Proyectos que se encuentra en la parte

superior de la MGA y seleccione la opción Imprimir, o puede hacer uso

del siguiente acceso rápido . Ver siguiente imagen.

b) Al dar clic en la opción Imprimir el sistema despliega una ventana donde muestra la lista de proyectos que están registrados en la MGA y

que puede imprimir, de clic en el botón Abrir.

c) Al dar clic en el botón Abrir, el sistema despliega una ventana donde encuentra todos los capítulos que conforma la MGA, seleccione el o los

capítulos que desee imprimir, o puede utilizar las opciones que encuentra en la parte de abajo de la ventana donde puede seleccionar


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con un clic todos los capítulos o única mente la ficha EBI. Ver siguiente

imagen.

d) Al dar clic en el botón Imprimir el sistema despliega un documento

con la vista previa del proyecto que selecciono, para imprimir el

proyecto de clic en ; si lo que desea es convertir el documento en

PDF, de clic en el botón . Ver siguiente imagen.


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e) Al dar clic en el botón , el sistema despliega una ventana donde

deberá cambiar la extensión del documento a PDF, y darle un nombre al documento, para finalizar la operación de clic en el botón Guardar.

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