ホテルで働く人のためのパソコン簡単テクニック50　2014 0702

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株式会社亜欧堂担当：堀口洋明[email protected]

080-3367-4152 /

ホテルで働く人のためのパソコン簡単テクニック 50～仕事のクオリティとスピードが飛躍的にアップする！～Index02. はじめに04. 講師略歴

2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved .

mailto:[email protected]

はじめに

• 毎日の業務で PC ソフトを使わない事はありません。そして、そのスキルが、あなたの仕事のクオリティとスピードに大きく影響します。– お客様へのメールの返信– シフト作成– 売上や費用の記録– メニュー作成

• ところが学生時代から社会人までの間に、ソフトの効果的な使い方を学ぶ機会は少なく、多くの人が機能を十分に使えていません。

• その為毎日少しずつ無駄な時間を積み上げていき、気がつくとかなりの貴重な時間を失っています。

• そこで、今回は実際のホテル業務でありがちなシチュエーションで、効果的にパソコンを活用するにはどうすればよいかを、エクセルと中心に説明していきます。

• 初心者向けからある程度詳しい人向けの機能まで、一通り紹介します。不慣れな方の資料に使っていただいたり、新しい機能の発見に使って頂ければ幸いです。

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本日の主な内容


PC を使いこなして仕事の効率を高めよう

自分のルールを決めて効率アップ

関数を使い始めよう

日付に関わる関数

ピボットテーブルで分析強化

ホスピタリティが感じられる資料を作ろう

講師略歴

• 堀口洋明（ほりぐちひろあき）

• 株式会社亜欧堂代表取締役• レストラン、宴会、宿泊などホテルのあらゆるオペレーションを

マネージャーレベルで経験後、電鉄系ホテルチェーンのシステム導入プロジェクト責任者、外資系ファンドホテルチェーンでのレベニュー・マネジメント部門責任者を歴任。 2007 年 5 月亜欧堂設立、 09 年 6 月より同職。

• レベニュー・マネジメント部門では、高度なレベニュー・マネジメントの導入に加え、マーケティングの要素を加える事で、てこ入れを行った全てのホテルで増収を達成。

• 亜欧堂設立後は、ＷＥＢ増収やシステム導入のサポート、社内教育などのプロジェクトの支援を精力的に行っている。



Connecting hotel culture all over the world亜欧堂の願いです

亜欧堂から開拓される世界。欧州から始まったホテル文化を日本に取り入れ、そこで培われた新たなホスピタリティを世界へ再度取り入れる。世界と日本のホテル文化の橋渡し的存在を目指し、従来の質実剛健なイメージに変化をつけ、「柔」のイメージを持つホテルコンサルティング会社が、亜欧堂です。

最初にやるべきこと


01. 最初にやるべきこと / タッチタイピングが出来るようになろう


• ワープロソフトを使って文章を入力する機会は少なくても、 PMS （ Property Management System / フロントシステム）にお客様のお名前や備考を入力する機会は多い筈です。

• ですから、入力するスピードが速いことが大切です。• その為には、「タッチタイピング」を覚えましょう。• インターネット上には、タッチタイピングの練習サイトがたくさ

んありますので、これを活用するとよいでしょう。

「寿司打」はローマ字入力用のタイピング練習ゲームです。お皿が流れてしまう前に画面の文字をタイプして、どれだけモトを取れるか（ = たくさん食べられるか ) を競えます。

http://typing.sakura.ne.jp/sushida/

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02. 最初にやるべきこと / 効率的に変換できるようにしよう①• 文書の入力が速くなるポイントは、大きく 3 つのポイントがあり

ます– 文字を早く打てるようになる（タッチタイピング）– 文字変換の効率を上げる– 無駄なキーを押さないようにする

• 文字変換の効率を上げるためには、単語ごとの変換ではなく、文節ごとの変換が効果的です。– PC の文字変換機能は、文字の前後のつながりを考えて変換します– 文節ごとに変換した方が、変換キーを押す回数も減ります


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03. 最初にやるべきこと / 効率的に変換できるようにしよう②• 文節変換を便利にする機能の紹介。• 「、」「。」を打つと変換するよ

うに設定できます。

1. IMEツールバーから「ツール」→「プロパティ」を選びます

2. 「詳細設定」ボタンを押します3. 変換のトリガー（きっかけ）に

なる文字を選びます。

※ IME のどこを設定するかは、バージョンによって異なります。例は IME2007 です。その他のバージョンについては、システム担当者などに相談されるとよいでしょう。


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04. 最初にやるべきこと / 効率的に変換できるようにしよう③• カタカナを英語に変換してくれる

機能もあります。• 「スケジュール」とカタカナを入力して変換すると、「 schedule」と英語に変換してくれるようになります。

1. IMEツールバーから「ツール」→「プロパティ」を選びます

2. 「辞書」のタブを選びます3. カタカナ英語辞典が選ばれてい

ることを確認します。（ IME2003 では、チェックボックスにチェックを入れます）


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05. 最初にやるべきこと / 効率的に変換できるようにしよう④• 一般的でない単語は登録すると一

発で変換できるようになります。• 例：沖縄に多い名前「瑞慶山（ず

けやま）さん」

• 同じように、良く使う言葉も登録すると変換できるようになります。

• 例：「おせわ」と打つと「お世話になります。亜欧堂堀口でございます。」と入力できるようになります。

1. IMEツールバーから「ツール」→「単語登録」を選びます

2. 「単語」に変換後の文字を入力します。

3. 「よみ」にひらがなをいれます4. 必要に応じてコメントを入れま

す2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved .

※ ホテルシステムにも使えるので、良く使う文言などを入れておくと便利です。

06. 最初にやるべきこと / メールの管理

• メールがどこに行ったか分からなくなることはないでしょうか？

• メールは、「相手先ごと」ではなく「業務単位毎」にフォルダー分けするのがお薦めです。

• メールのフォルダーは、そのままではアルファベット順に並びますので、フォルダー名の先頭を数字にすると、思った通りに並べる事が出来ます。

• この時、後から追加したくなることを前提に、ある程度番号に隙間を持たせておくとよいでしょう。

• この考え方は、 PMS などのマスター設定にも効果的です。


07. 最初にやるべきこと / フォルダーの管理

• メールとフォルダーは、同じルールで整理するのがお薦めです。

• 同じルールにすることで、それぞれのケースで考える必要がなくなり、判断が早くなります。


同じ

08. 最初にやるべきこと / メールの署名①

• メールには署名を付けましょう。• 署名があることで、相手が受け

取ったメールだけから、様々な事に応用できるようになります。– 連絡先を登録する– 電話をかける– FAX を送る– WEB を見る

• 名刺を渡しているから、等の理由で細かな連絡先を省略する方もいますが、「メールからぱっと行動する」事が出来た方が、相手には親切です。

• ホテルの場合は、ホテルのキャッチコピーやその時に販売しているプランなどを記載すると、販売促進の１つになります。


08. 最初にやるべきこと / メールの署名②

• 署名の設定は、下記の手順で行います。（ Outlook2007 の場合）

1. 「ツール」メニューから「オプション」を選びます。

2. 「メール形式タブ」から「署名」ボタンを押します。

3. 望ましい署名を設定します


エクセルを使ってみよう！

エクセルの沢山ある機能を活用すれば、仕事がどんどんはかどります。ここではどの部署でも作る必要がある「シフト表」の作成を例に、機能を紹介します。


日付の基本 ①

• エクセルの日付は、ちょっと変わった考え方になっています。

• 1900 年 1 月 1 日を「 1」として、 1900 年 1 月 2 日は「 2」、という風にエクセル内部では連番で管理しています。

• これでは使う人に分かりにくいので、「書式」を設定することで、普段見慣れた日付の形式で表示させています。

• 日付は、書式のとの関連を知っておくと、活用の幅が広がります。


日付の基本 ②

• 日付の書式を変える手順は下記の通りです。

1. 書式を変えたいセルを選ぶ2. 右クリックして、「セルの書

式設定」メニューを選ぶ3. 「表示形式」タブの「分類」

から「日付」を選び、表示される中から好きな書式を選びます。

• 西暦も和暦も選ぶことが出来ます。


09. 日付入りのタイトルを作る

• シフト表を作る時に「 2010 年 4月度 ●●● シフト表」という具合にタイトルを作ることが多いと思います。

• これを、セルには「 4/1」だけ入れて、書式で「 2010 年 4 月度 ●●● シフト表」と表示させてみましょう。

1. 「セルの書式設定」メニュー→「表示形式」タブの「分類」から「ユーザー定義」を選び、「種類」ボックスに好みの設定をします。

2. この時、文字は「 ” 」で囲みます。

3. 日付は、コードで指定します。– 西暦の年は YYYY– 和暦の年は GEE– 月は MM– 日は DD2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved . 19

書式のサンプル2010 年 4 月度 ●●● シフト表yyyy" 年 "m" 月度 ●●● シフト表 "

計算式をコピーする

• タイトルを入力したら、シフト表の日付が自動的に表示できるようにしましょう。

• この時に、曜日も同時に表示できるようにします。• 最初の日は、タイトルのセルを指定します。「＝セル番地」を指定する

だけで、そのセルの内容を表示できます。（タイトルが B1 セルなら「 =B1」）

• 日付の書式を変更して、日だけを表示します。• 2 日以降は「前の日 +1」の形で計算します。（ 4/1 が C5 セルなら、 4/2

は「 =C5+1」）• 3 日目以降は、計算式をコピーします。

– もっとも簡単なのはドラッグです– コピーしたい計算式が入っているセルを選ぶと、カーソルの右下に黒い点がありますの

で、そこにマウスをあてると、マウスの形が十字架型に変化します。その状態で、マウスの左ボタンを押したまま、マウスを横に引っ張ります（この動作がドラッグです）

• 計算式のコピーを使う事で、たくさんの計算式を素早く作ることが出来ます。


40269

=B1 =C5+1 =D5+1 =E5+1 =F5+1 =G5+1 =H5+1 =I5+1 =J5+1 =K5+1

計算式

セルの幅を調整する

• このままではセルの幅が広すぎて見にくいので、幅を小さく調整します。

• 最も簡単な方法は、列番号（ A 、 B 、 C の様に記号が出ている部分）にマウスを合わせると、マウスが→の形に変わるところがありますので、そこでマウスをドラッグすることで、好みの幅に変更することが出来ます。

• 同じように、行の幅も調整することが出来ます。


10. 曜日を自動的に表示する

• 日付を表示したら、日付から曜日を計算します。• 曜日を計算するのは Weekday という関数です。• 関数は、複雑な計算を自動的に行ってくれる計算式です。• 基本形は命令（関数）＋計算対象のセル＋引数（条件等）です。

• この例は C5 セルに 4/1 の日付が入っていますので、 C6 セルに曜日を表示します。– C6 セルに「 =WEEKDAY(C5)」と入力します。– 計算結果が「５」と表示されます。

（ Weekday は、日曜日から数えて何番目の曜日かを計算する関数です。）– 日付の書式を変更して、曜日を表します

• ddd で「 Thu」のように英語の略号で表示します• dddd で「 Thursday」のように英語のスペルで表示します• aaa で「木」のように日本語の略号で表示します• aaaa で「木曜日」のように日本語で表示します


11. 31 日より日数が少ない時、次の月の日付を表示させない• 2 月や 4 月など、最終日が 31 日より少ない月の場合、このままでは 31番目の列に次の月の日付表示されてしまいます。

• これを防ぐには、 IF 関数という「ある条件に合えば A を行い、合わなければ B を行う」という関数を使って、「前の日に１をたした結果の日が28 日より大きければ 1 日足して、小さければ空白にする」という処理を行います。

• どんな月でも 28 日まではありますので、 29 日目以降のセルに次の計算式を入れます。– 29 日目：「 =IF(DAY(AD5+1)>28,AD5+1,"")」– 30 日目：「 =IF(DAY(AD5+2)>28,AD5+2,“”)」– 31 日目：「 =IF(DAY(AD5+3)>28,AD5+3,“”)」

• 曜日を計算しているセルは、下記の計算式を入れます– =IF(AE5="","",WEEKDAY(AE5))

• B1 セル（タイトルの日付を入れたセル）を変えて、計算結果が正しいかどうか確認してみましょう。


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セルに線を引いて、表の形を整える。

• B7 ～ B11 までのセルに、スタッフの名前を入れます。

• B5 ～ AG11 のセルを選び、ここに線を引きましょう。

• 最も簡単な方法は、リボンにある「罫線メニュー」を使う方法です。格子や外枠など、好きな形式を選んでください。

• より高度に行うには、セルの書式設定メニューから、「罫線」タブを選ぶことで、線の種類や斜め線等を引くこともできるようになります。

• 罫線の他、文字の色やフォントの種類と色、配置（右寄せ、左寄せ、中央揃え）といった書式も選べます。

• アイコンからも設定できます。2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved .

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12. 土曜日と日曜日に色を付ける

• カレンダーと同じく、土曜日は青、日曜日は赤色に自動的に変わるように設定してみましょう。その為には、「条件付き書式」という機能を使います。

• 曜日部分の設定は下記の通りです。1. 「条件付き書式」メニューから「ルールの管理」を選び、続いて「新規ルール」ボタンを押す。

2. 「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選ぶ。（下の設定項目が変化）

3. 「セルの値」「次の値に等しい」を選び、数値は 1 （日曜日の事）を指定。

4. 「書式」ボタンを押すと、セルの書式設定画面が出るので、好きな書式を設定。

5. 土曜日の分を繰り返します。この時の数値は「 7」です。2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved .

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書式をコピーする


• 一度設定した書式は、コピーすることが出来ます。• コピー元の書式のあるセルを選び、「刷毛（はけ）のようなアイコンをク

リックして、コピー先のセルをクリック（またはドラッグ）します。• タイトルの日付を変えて、書式設定が上手く変わるかどうかを確認しま

しょう。

※ アイコンをダブルクリックすると、そのまま続けて複数個所に書式のコピーが出来ます。

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13. 入力する項目を、リストから選べるようにする

• シフトは、記号で表すことが多いので、記号をリストから選ぶことが出来るようにします。

• シフト表の下に、シフトの記号と就業時間、就業時間を記入します。

1. リボンの「データ」メニューから「データの入力規則」を選択

2. 「入力値の種類」は「リスト」を選択

3. 「元の値」で、右にあるボタンを押し、シート状の記号一覧を選択

※ この設定をすると、リストにない項目は入力できなくなります。


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14. 出勤人数を数える

• 出勤人数を数えて、その日の出勤数を表示させることが出来ます。• この時に使う関数は COUNTIF です。

• C13 セルに「 =COUNTIF(C7:C11,B13)」と入力してみましょう。これで、セル C7 ～ C11 の範囲（つまり 4/1 のシフト表の中）で、 B13 セルの内容（つまり早番）が幾つあるか、というのを数えてくれます。


15. 計算の対象セルを確認して、変更する方法

• 先程入力した式を、他の部分にもコピーしてみましょう。結果がおかしくなっているはずです。

• どうしておかしくなったのかを確認してみます。– C14 セルを選ぶと、計算式が「 =COUNTIF(C8:C12,B14)」になってます。

– このままでは、おかしいかどうかが分かりません。

• ここで、「 F2」ボタンを押すと、計算式が参照している範囲を、色を付けた枠で表示してくれます。

• 計算の対象セルがずれているのが分かります。

• この枠をドラッグすることで、計算の対象セルを変更することが出来ます。


16. 相対参照と絶対参照

• 何故、先程の計算式がずれたかというと、エクセルは計算式をコピーすると、コピーした場所に合わせて計算式が使っている対象セルを自動的にずらす機能があるからです。

• しかしこのように範囲がずれると困る場合、範囲をずらさないように指定することが出来ます。

• ずれてもいい指定方法を「相対参照」、ずらさない指定方法を「絶対参照」と言います。

• C13 セルを選び、 F2 を押して再編集可能にします。• 最初の対象セルを選び、「 F4」を押すと、「 $」記号が付きます。

– $C$7 ：完全に C7 セルに固定します– C$7 ：行だけ固定して、列は変わります。（横方向にコピーすると、 D$7 の様に変わ

ります）– $C7 ：列だけ固定して、行は変わります。（縦方向にコピーすると、 $C8 の様に変わ

ります）– F4 ボタンを久里化して押すことで、 $ マークがつく部分が切り替わります。

• ここでは、 C13 セルを「 =COUNTIF(C$7:C$11,$B13)」と変更して、残りの部分にコピーしてみます。コピーし終わったら、適当なセルを選んでF2 を押して、計算対象が適切かどうかを確認しましょう。


行を挿入する

• 実際のシフトは、稼働率等の繁忙の程度によって必要になる要員数が異なってきます。

• そこでそれぞれのシフトの日付に予測される稼働率を入力すると、自動的に必要な要員数が表示できるようにしましょう。

• 日付の下に稼働予測と必要要員数があった方がいいので、行を挿入してみます。

• 行を挿入するには、挿入したい行のある場所の「行番号」を選び、右クリックして「挿入」を選びます。


17. 数値を素早く入力する

• まずは、稼働率ごとの必要要員数を表にします。

• 稼働率 10%ごとに必要要員数を表にしてみましょう。ここでは横方向に稼働率を並べてください。

• C7 セルから横方向に、想定される稼働率（今回は適当に）を入力します。

• この様に数値を入力するとき、日本語入力モードがそのままでは、数値を入力して確定する、という手間がかかります。

• 特定のセルを選んだ時に自動的に日本語入力モードを OFF にするには、先に紹介した「データ入力規則」から「日本語入力」タブを選び、「オフ（英語モード）」を設定します。


0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

早 - 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2

遅 - 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2

18. 表の数値を参照する

• それぞれの日付の稼働予測に合わせて、必要な要員数を参照できるようにしましょう。ここで使う関数は HLOOKUP です。

• C8 セルに =HLOOKUP(C$7,$J$20:$S$22,2) C9 セルに =HLOOKUP(C$7,$J$20:$S$22,3) と入力し、残りの範囲にコピーしましょう。

• 横方向に数値が続く表は HLOOKUP 、縦方向に数値が続く表は VLOOKUPです。

• 条件付き書式を組み合わせると、必要数と出勤数を比べ、少なければ赤色にすると言った書式を設定することが出来ます。

• この様なチェック機能を加えておくことで、毎日の業務のミスを減らすことが出来ます。


19. たくさんのシートで迷子にならない為に

• シフト表は、 1 つのシートを 1カ月分にして 1 年分を保存することが多いと思います。このように、沢山のシートを使っていて、それぞれのシートに名前を付けている場合、どこに目的とするシートがあるか分からなくなってしまう事があります。

• そこで「目次ページ」を作り、そこからリンクを貼ることで迷子になるのを防ぎます。

• 目次シートを作り目次を記入します。

• リボンの「挿入」メニューから「ハイパーリンク」を選びます。

• 「このドキュメント内」を選び、目的のシートを選択します。

• 各シートにも目次ページに戻るリンクを貼ります。2014/07/02 PC テクニック 50 / Copyright 2014 Aoudo All rights reserved . 34

グラフを使ってみましょう売上集計の表を例に、グラフの機能を使ってみましょう。


20. 桁が違う数値を同じグラフで表示する

• 宿泊部門の報告書には、稼働率、ADR, RevPAR が報告されています。同じグラフで表記した方が、関連が分かりやすいのですが、稼働率は % で表示される為、そのままでは意味のないグラフになってしまいます。

• これを防ぐには、桁が違う稼働率の軸を変える処理をします。

1. 変えるグラフを選び、右クリック2. データ系列の書式設定を選択3. 「系列のオプション」を選び、「第 2軸」を選択します。


21. 複合グラフを作る

• 先のグラフで、稼働率を棒グラフに、 ADR と RevPAR を折れ線グラフに変えてみましょう。

1. 変えるグラフをクリック2. 右クリックして「系列グラフの種類の変更」を選択

3. 好きな種類の棒グラフを選択


21. グラフの場所を、セルの角にピタリと合わせる

• 報告書など、表とグラフを混在させている場合、グラフの場所をセルの角にピタリと合わせたくなる時があります。

• 単にグラフを移動させていると、思っているところにきちんと合わせにくいです。

• そのような場合、「 ALT」キーを押しながら移動させると、セルの角にきちんと合わせる事が出来ます。

• 単に移動だけでなく、大きさの変更も ALT キーを押すことでセルの角に合わせる事が出来ます。

• このテクニックは、グラフだけでなく図や写真にも応用可能です。


ピボットテーブルで分析強化！


背景

• 最近の PMS や ASP サービスでは、 CSV形式などで外部にデータを出力し、後の分析は自由に行えるという設計思想の物が増えてきています。

• この様なデータを「ソースデータ」と言います。• CSV形式で出力された物は、エクセルで集計すること

ができます。この時ピボットテーブルを使う事が出来れば、集計がかなり速くなります。

• ここでは、ある OTA のデータを基に分析してみましょう。– サンプルデータの為、コード類は省略しています

※ ピボットテーブルはエクセルのバージョンでかなり見栄えが違いますのでご注意ください。


見出しを固定する


• 分析データの様に大きなデータでは、タイトル行が見えなくなってしまうと何のデータか分かりにくくなってしまう為、見出しの固定を行う事がお薦めです。

• 固定したい行と列の右下をクリックして、リボンの「表示」メニューから「ウィンドー枠の固定」を選びます。

22. 日付文字列をエクセルの日付にする


• CSV形式のデータで日付のデータは、 20100101 の様に 8 ケタの数字になっている為、エクセルでは日付としてみる事が出来ません。

• そこで、文字を日付に変更する為に関数を使います。• この関数の使い方は、複合関数と呼ばれ、関数を組み合わせて使うもので

す。– Date ： Date( 年 , 月 , 日 ) と指定することで、日付を作る関数– Left ：文字列の左側から指定の桁数を抜き出す関数– Mid ：文字列の指定した真中の文字を抜き出す関数– Right: 文字列の右側から指定の桁数を抜き出す関数– 例： =DATE(LEFT(D4,4),MID(D4,5,2),RIGHT(D4,2)) （元のデータが D4 セルにある場合 )

• OTA のデータでは、予約受付日、チェックイン日、チェックアウト日、キャンセル日の 4 つをエクセルの日付に変換しましょう。

23. ピボットテーブルに変換

• データのある部分選択した状態で、リボンメニューの「挿入」から「ピボットテーブル」を選択します。

• そのまま「 OK」ボタンを押すと、ピボットテーブルが表示されます。

• ピボットテーブルの注意点– データの項目名を必ずつける– 項目名はダブってはいけない– ピボットテーブルの中は特殊なフィー

ルドで、そのままコピーするとピボットの機能も一緒にコピーしてしまう。コピーするときは、「形式を選択して貼り付け」から「値のみ」で張り付ける事。

• ピボットテーブルで遊んでみましょう。


24. ピボットグラフに変換


• ピボットテーブルは、グラフにすることもできます。グラフにする方が、視覚的に判断できるため、分析が容易になります。

• ピボットグラフのボタンを押すだけでグラフになります。• 複合グラフや 2軸の機能もそのまま使えます。

25. 日付の取りまとめ

• ピボットテーブルでの日付は、年、四半期、月、日といった単位でまとめる事が出来ます。

1. 日付部分をクリックし、右クリックしてメニューを表示し、「グループ化」を選びます。

2. 日を選ぶと任意の期間でまとめる事が出来ます


行ラベル合計 / 部屋数2009/12/30 - 2010/1/5 222010/1/6 - 2010/1/12 542010/1/13 - 2010/1/19 552010/1/20 - 2010/1/26 442010/1/27 - 2010/2/1 31

総計 206

26. フィルタを使う

• OTA のデータは、キャンセルされた物も含まれている為、実績を集計したければキャンセル分を取り除く必要があります。

• フィールドリストのレポートフィルタの部分に、キャンセル日の項目を指定します。

• ピボットテーブルにフィルタが表示されるので、エラーになっている物をしています（ここではキャンセル日付を計算している為、キャンセルしていない物はエラーになっている）


CXL #VALUE!

行ラベル合計 / 部屋数2009/12/30 - 2010/1/5 222010/1/6 - 2010/1/12 542010/1/13 - 2010/1/19 552010/1/20 - 2010/1/26 442010/1/27 - 2010/2/1 31

総計 206

27. クロス集計する

• ピボットテーブルは、縦と横方向に集計することができます。

• ここでは例として、縦方向にはCI曜日、横方向には部屋タイプを指定します。

• 方法は、フィールドリストの列ラベル（横方向）と行ラベル（縦方向）に項目をドロップすれば OKです。


28.平均値を集計する

• ピボットテーブルで集計すると、基本は合計が表示されます。

• しかし曜日で集計すると、曜日によっては月 4 回、 5 回と日数にバラつきがある為、合計で集計すると判断を誤ります。

• そこで平均値を集計します。

1. フィールドリストの平均値化したい項目の「▼」ボタンを押し、「値フィールドの設定」を選択

2. 「集計の方法」で「平均」を選択


29. ドリルダウン

• 集計した項目で、内容が気になる物があればそのセルをダブルクリックすることで、集計された項目だけを抜き出したシートを作ることができます。この機能を「ドリルダウン」と言います。


30. ソースデータを扱う上での注意点

• CSV出力されたデータは、癖がある物がほとんどですので、きちんと性質や意味を理解しないと間違った分析をしてしまう事になります。– 項目名が記号である場合、メーカーに項目名を説明する資料をもらい

ましょう。– 集計した結果と帳票を照らし合わせて、数字がずれていないかどうか

を確認しましょう。– 感覚も大切です。感覚と大きな違いある数字は、集計方法に問題が

あったり、数字の解釈が違っていたりします。• OTA のデータでは、以下の点が注意です。

– 部屋数は、「予約した部屋数」であり、 RN （述べ室数）が必要な場合、泊数 × 部屋数で計算する必要がある、

– 人数は、男性、女性、子どもに分かれている為、合計人数が必要な場合、足す必要がある。（子どもの数値を人数に含めた方がいいかどうかは未検証）

– 延べ人数も、 RN と同じ処理をする必要がある– ADR を計算する場合、合計料金を RN で割る必要がある。しかし、税込、朝食などのパッケージミスクも含まれるため、ユニフォーム会計で定義される ADR は計算できない。あくまで参考値にすること。


ホスピタリティが感じられる資料を作ろう！

その他のテクニックも含めて


ホスピタリティが感じられる資料とは

• それぞれのお客様にとって適切なサービスを提供するように、資料も読み手にとって読みやすい資料を作るほうが望ましいのがお分かり頂けるでしょうか。

• 読みやすい資料を作ると、自然に作業がルール化される為、作り手、読み手の作業効率が上がります。

• 特にチェーン本部に提供する資料では、ルールを守らないと本部側に余計な作業が増える事になります。


31. 文書のマナー（作成時のルール）を決める

• 文書や資料を作る上でのマナーを社内的に決めておくと、資料が読みやすくなります。

• マナーの例– 入力が必要な個所の色を決める– フォントを決める– フォントサイズを決める– 文書の配色パターンを決める（特に CI と連動するのが有効）– 出来れば「テンプレート機能」を活用する


操作方法について

このフォーマットは、基本的に下記のルールに基づいています。

① 入力が必要な箇所は色で塗りつぶしてあります。

② 原則として、用語は日本語としています。

③ 計算式は、過失による変更を防ぐ目的でロックがかけてあります。計算式に問題を発見した場合は、亜欧堂までご連絡下さい。

④ 24 24 25:00 1:00時間表記は時間制をとっており、最大時までの表記としています（はと表記）

ペーパーレスを目指す為に

32. エクセルは縦長に作る• PC は、画面の解像度によって画面に表示できる情報量が異なります。エ

クセルでどこまで表示できるかも、この画面の解像度で変わってきます。• どうしても、一覧性が高いのは印刷した紙の資料で、画面で確認する資料

は一覧性が低いという欠点があります。• その上、資料が画面を横にも縦にもスクロールさせないと読めないようで

は、読みにくさに拍車がかかります。• WEB ブラウザーやワープロの文書など、縦方向にスクロールさせる物が

多いので、位置画面に収まらないエクセル資料は、出来るだけ横にははみ出さず、縦に長く作る方が良いでしょう。

33. ちょっとだけ文字数があふれる対策• 部署名等は、レーターコードを使って 3文字略号にすると、短くて済みま

す– RMS( 宿泊 ) 、 F&B （料飲）、 RST （レストラン）、（ BQT ）宴会、 S&M （セールス＆

マーケティング）、 MKT （マーケティング）、 SLS(営業 ) 、 ADM （総務）、 ACT （経理）、 PCH （購買）などが代表例

• セルの書式設定で「配置」のタブの中に、セルに収まるように縮小する機能があります。


34. 印刷の無駄をなくす①

• まず、印刷する前に「プレビュー」する習慣をつけましょう。

• 印刷を強制的に１ページの収める事が出来ます。

1. 印刷プレビューをします2. 「ページ設定」を選択します3. 「次のページ数に合わせて印刷」

を選択します。


35. 印刷の無駄をなくす②


• 1 ページ収められない場合、ページの区切りを任意に調整したい場合は、「改ページプレビュー」機能を使います。

点線部分をドラッグして調整

36. 印刷の無駄をなくす③

• 画面には色が賑やかでも、印刷をカラーにすると印刷代が増えてしまいます。

• 印刷する人が「白黒」で印刷してくれればよいのですが、資料を提供する時点で白黒印刷に設定してしまいましょう。

1. 印刷プレビューをします2. 「ページ設定」を選択します3. 「シート」タブの「白黒印刷」を選択します。


37. エクセルのシートは 1枚にしよう！

• どういうわけか、エクセルのシートの初期値が 3枚になっていますので、普通にエクセルで新規の資料を作ると、シートが 3枚の状態になります。

• 資料を受け取る側としては、シートが 3枚あると「念の為確認しよう」と、データが入っていないシートまで見る羽目になります。

• これを防ぐために、エクセルのシートの初期設定を 1枚にしましょう。

1. オフィスメニューから、「エクセルのオプション」を選びます。

2. 「基本設定」から「ブックのシート数」を 1 に変更します


38. ファイル名にルールを設けよう


• ファイル名には、一定のルールがあると名前を付けるのも楽になりますしたくさんのファイルを受け取る方も楽になります。

• お薦めの形式は対象年月日＋ホテルコード＋ファイルの内容＋作成日です。

• この時、数値やスペースが半角と全角で狂ったり、多かったり少なかったりしないようにしましょう。

39. 報告書には、必ず作成日、作成者を記録しよう

• コンサルタントとしてホテルにおじゃまして、資料を拝見すると、「いつだれが作ったか」が分からない資料が多く、どの資料が最新のものか分からないという事が多々あります。

• このような問題を防ぐために、必ず作成日（または更新日）と作成者を記録するようにしましょう。

• これに加えて、部署や内線番号、メールアドレスなども入れておくと、資料を見た後に連絡がしやすくなります。

• テンプレートにこれらの枠を予め備えておくと尚よいでしょう。


40. 最初に「要約」を設けよう

• 役職が上の方に資料を提出する際は、忙しい時間の中で概要を把握してもらえるように、「 Executive summary」と呼ばれる要約部分を冒頭に持ってくることが、外資系では習慣的に行われています。

• ビジネスは「結論が先」とも言われ、この方法は非常に合理的です。

報告書構成のイメージ

タイトル

要約詳細（本文）


その他のちょっとしたテクニック


その他のちょっとしたテクニック①

41. 逆算機能：エクセルのゴールシークという機能で、逆算することができます。

42. 郵便番号変換：ME の辞書設定で、郵便番号から住所に変換することができるようになります。

43. フリガナ：エクセルにはフリガナを自動的にふることができます。

44.置換エクセルの「置換」機能は、セルの一部だけを修正することができます。これを利用すると、不要な文字を消したり、絶対参照したセルの「 $」マークを消すことができます。

45. マインドマップ：FreeMind と呼ばれる無料のマインドマップソフトがあります。マインドマップになれたら、有料版を購入してもよいでしょう。 http://www.freemind-club.com/


その他のちょっとしたテクニック②

46. 文字数を数える関数 LEN ：インターネット予約サイトにプランを登録する際など、文字数制限がある場合、文字数を把握しながら文章を作成する際に使用してください。 A1セルに文章を入力する場合、「 =LEN(A1 ）と計算式を入れれば、文字数｣を計算してくれます。

47. 次の月を計算する：Date 関数を使えば、次の月を自動的に計算してくれます。セル A1 に2010/12/1 が入力されており、翌月の日付を求めたい場合は「 =date(Year(A1),month(A1)+1,1) と計算式を設定すれば OK です。 12 月でも、自動的に年も繰り越してくれます。

48. TAB とエンター：TAB ボタンは、エクセルでは右方向、殆どの他のソフトでは次の項目への移動に使われています。特にエクセルでは、タブで右方向に移動した後、エンター気を押せば、次の行の最初に戻ります。

49. 見比べる：エクセルでは、「表示」メニューの「整列」を使うと、 2 つの資料を見比べる事が出来ます。「新しいウィンドウを開く」を使うと、同じファイルでも見比べる事が出来ます。

50. 困ったら WEB を見る：親切な人がたくさん解説してくれています。


ありがとうございました！

このように、仕事役立つちょっとしたテクニックがたくさんあります。今日のセミナーをきっかけに、エクセルの解説書や勉強になるサイトを覗いてみてください。そして、「まず使ってみる事」これが大切です。

情報交換に、亜欧堂ブログサイトもご覧ください。Blog: http://aoudo.jp/blog/


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ホテルで働く人のためのパソコン簡単テクニック50 2014 0702

ホテルで働く人のためのパソコン簡単テクニック50　2014 0702