5.1. Aspectos de la Información de Compras

Desde la perspectiva de la planificación y el control, la actividad de compras debe considerar los requerimientos que exige la producción en materia de componentes, subensamblajes, materias primas y servicios, así como la necesidad de bienes y suministros destinados de manera indirecta a la manufactura, mismos que suelen denominarse MRO (mantenimiento, reparación y operaciones):

• La información requerida para los artículos de producción por lo general se genera a partir del MRP, en caso de que la organización utilice este sistema. En una lista de materiales, el nivel más bajo de componentes está constituido —en la mayoría de los casos— por materiales comprados. En los entornos donde se ha dado una implementación completa de sistemas kanban o pull,los requerimientos casi siempre son resultado del agotamiento de material asociado a una de las etiquetas kanban, y ese material en ocasiones es abastecido por un proveedor externo.

• La necesidad de bienes y suministros con destino no productivo (MRO) puede provenir de diferentes fuentes. En ocasiones son resultado de necesidades “únicas”, por ejemplo, un servicio de reparación. En otros casos la necesidad se origina en sistemas de punto de reorden, dado que representa una demanda continua que, en esencia, sigue un patrón de demanda independiente. Los ejemplos incluyen suministros para limpieza (jabón, toallas, etcétera) e implementos para oficina (papel, bolígrafos, focos, etcétera). La demanda de artículos de mantenimiento (como partes separadas y de reemplazo para la maquinaria) también puede surgir de sistemas de puntos de reorden, pero como responder a ella tiende a ser costoso, algunas compañías tratan de limitar la cantidad que se mantiene de dichos artículos en el inventario. Una forma de lograrlo (principalmente en el caso de los elementos más costosos) consiste en proyectar la demanda de manera muy parecida a como se realiza un pronóstico. El método habitual se basa en llevar registros de cuándo y en qué circunstancias pueden fallar las partes. Los registros de “tiempo promedio entre fallas” puede utilizarse para suministrar partes de reemplazo justo antes de que se requieran o presenten una tendencia a fallar.

Aunque los ejemplos anteriores representan algunos de los métodos más comunes para programar y satisfacer la demanda de bienes y servicios adquiridos, existen otros. Uno de los que se han vuelto más comunes en años recientes consiste en el uso de un inventario administrado por el proveedor: un proveedor mantiene y administra las existencias en inventario ubicado en un lugar definido de las instalaciones del cliente. Éste puede tomar el material cuando lo necesite, y el proveedor le cobrará sólo aquel que realmente utilice. Además, este último es responsable de mantener un suministro apropiado de materiales en el lugar. Generalmente este tipo de sistemas emplean partes estándar y, en algunos casos, partes de consumo básico como tuercas, tornillos, pernos y otros instrumentos de sujeción.

Además de estos modelos existen otros, ya que el número y variedad de los mismos parecen estar creciendo a medida que las compañías experimentan nuevos métodos para administrar la cadena de suministro. Algunas compañías, por ejemplo, han establecido vínculos tan estrechos entre los sistemas que el proveedor puede identificar fácilmente cuáles son las necesidades del cliente en lo relativo a diseño, color, cantidad y tiempo. A partir de dicha información, el proveedor puede programar su entrega de manera que el cliente reciba justo lo que necesita en el tiempo preciso, todo sin que existan solicitudes formales de compra. Es evidente que esto representa un nivel avanzado de confianza y vinculación entre el cliente y el proveedor; por otro lado, para que este método funcione correctamente es preciso que los sistemas de información estén bien desarrollados y cuenten con información oportuna.