5SekCleanPlus Software für Reinigungsunternehmen

1

Bitte besuchen Sie gelegentlich unsere Site, da es Änderungen in den Hilfedateien oder sonstige Tipps geben kann (Aktualisierungsdatum beachten).

Letzte Aktualisierung: Mai 2007

5SekCleanPlusSoftware für Reinigungsunternehmen

AAGen-ITC SoftwareInh.: Gencer Erarslanwww.aagen.deGrüberstr. 6 / 58511 - LüdenscheidTel: 02351 944721 / Mobil: 0171 17 25 287Fax: 02351 944722 / E-Mail: [email protected]

Das Handbuch

AAGen-ITC Software

Internetadresse: http://www.aagen.de

http://www.aagen.de/

2

InhaltsverzeichnisKapital 1: EingangKapitel 2: Allgemeine InformationenKapitel 3: EinstellungenKapitel 4: ListenKapitel 5: AuftragKapitel 6: ArbeitzeitverwaltungKapitel 7: Aufgabentabellen Kapitel 8: Wochen-/MonatsübersichtKapitel 9: Rechnungen aus Aufträgen / SerienrechnungenKapitel 10: LagerverwaltungKapitel 11: MitarbeiterzeitenKapitel 12: Rechnung, Angebot, BestellungKapitel 13: HausmeistertätigkeitenKapitel 14: Allgemeine BearbeitungsinformationenKapitel 15: Firmenlogo erstellen

AAGen-ITC SoftwareKapitel 1: Eingang

3

AAGen-ITC Software

Was verspricht unser ProduktSie sind mit dieser Software in der Lage, mit geringem Aufwand die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu verwalten. Ihre Arbeit besteht im wesentlichen darin, den Auftrag aufzunehmen und zu beschreiben. Alles andere erfolgt per Mausklick:Sie können mit nur zwei Mausklicks die Auftragsauflistung von allen Aufträgen und den Beschäftigungsplan von allen Mitarbeitern des gewünschten Monats erstellen und haben sofort diese Auftragstermine und Beschäftigungszeiten, übersichtlich als Liste, Tages-, Wochen- und Monatstabelle, zur Verfügung.Die Abwesenheitsverwaltung (also Urlaub- und Krankheit): Sehr einfach, übersichtlich und flexibel gestaltet. Die registrierten Urlaubs- und Krankentage werden auch oben bei den genanntenAuftragstermine eingefügt, damit Sie die Möglichkeit haben, die Arbeitsverteilung anzupassen.Also kann man Monate vorher, die Termine erstellen und die Arbeitsaufteilung planen.Die Rechnungen an die Kunden für die Dienstleistungen: Innerhalb von Sekunden ist eine Rechnung fertig. Die ganzen dafür notwendigen Daten stehen Ihnen automatisch zur Verfügung. Sie brauchen praktisch nur auf die Schaltfläche 'Rechnung' zu klicken. Diese Rechnungen werden so erstellt wie Sie bzw. der Kunde es wünscht: Nach Monatspauschalen, nach Gesamtsummen oder detailliert. Kein Problem.Ist es möglich, aus einem Angebot einen Auftrag zu erstellen? Klar! Sind Rechnung unabhängig von den Aufträgen möglich? Kein Problem!Sie können überall die Detailinformationen bekommen: Angenommen Sie sind im Terminbereich, dann klicken Sie auf den Auftrag und Sie bekommen Detailangaben.Sie können Sich für jeden gewünschten Tag (per Mausklick) den Beschäftigungsplan von den Mitarbeitern anzeigen lassen. Buchhaltung? Sie haben bei der Eingabe von Rechnungseingängen kaum Arbeitsaufwand. Die Rechnungen können Sie aus der Rechnungsliste direkt übernehmen.Sie können alle Listen, Tabellen ausdrucken, direkt von der Software aus per E-Mail versenden,und vieles andere mehr...Unten sind die Leistungen dieser Software noch einmal kurz aufgelistet.1. Auftragsdefinition, Arbeitszeiten für Aufträge und Mitarbeiter.2. Termine und Arbeitszeiten werden monatsweise erstellt und tabellarisch und übersichtlich angezeigt.3. Erstellen von Rechnungen, Angeboten, Bestellungen, Geschäftsbogen; 4. Kontrolle von Rechnungseingängen; Artikellagersteuerung5. Verwaltung von Urlaubs- und Krankentagen6- Einfache Buchhaltung: Man kann die Einnahmen und Ausgaben eingeben.7-Statistische Auswertungen und Controlling: Alle angegebenen Daten werden statistisch erfasst, sodass Sie alle nötigen Kennzahlen automatisch zur Verfügung haben, d. h.: Sie haben Geschäfts- und Beschäftigungssituation jederzeit in Ihrem Blickfeld und voll im Griff. 8-Vollständige Termin- und Aufgabensteuerung.

Kapitel 1: Eingang

4

AAGen-ITC Software

Erst ausprobieren, dann registrieren!Sie können die Software aus dem Internet downloaden und die vollfunktionsfähige Software ausgiebig ausprobieren. Wenn Sie sich entschließen das Produkt zu kaufen, bekommen Sie von uns ihr Registriercode und dann können Sie die Software lizenzieren.

Solange die Software nicht registriert ist, erscheint die Schaltfläche ,,Registrierung / Lizenzierung“. Nach der Registrierung erscheint diese nicht mehr.

Bitte beachten: Ohne die Bestätigung ‚,Lizenzvertrag gelesen“ können Sie die Registrierdaten nicht eingeben.Der Firmenname in der Registrierungsbox erscheint dann auf dem Randbereich des Programmfensters. Daher ist es zu empfehlen, bei der Eingabe von Firmennamen dies zu berücksichtigen.

Kapitel 1: Eingang

5

AAGen-ITC Software

Demodaten löschen:Wenn Sie die Software downloaden, sind bereits einige Daten vorhanden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.Solange Sie die Software nicht registriert haben, können Sie immer wieder Demo-Daten löschen und neu anfangen.Nach der Registrierung der Software können Sie die Daten auf diesem Wege nicht mehr löschen

Kapitel 1: Eingang

Ausgaben und die Geldbewegungen gelöscht werden. Die Einstellungen und die Kontolisten, Umsatzsteuersätze, etc., bleiben bestehen. Diese können Sie selbst löschen, ändern und einfügen.

Beim Löschen von den ‚,Demo-Daten“ werden nicht alle Daten, sondern die eingegebenen Daten gelöscht. Im Klartext heißt das, dass nur die von den Anwendern angegebenen Einnahmen und

6

AAGen-ITC Software

Mail- und ExportfunktionenMit Mailmöglichkeit können Sie die Rechnungen, Angebote, Bestellungen und Rundschreiben direkt per Mail an die Kunden bzw. Lieferanten schicken. Dadurch reduzieren Sie Versandkosten.Man kann die Dokumente auch alternativ zu emailen als rtf-Word-Datei exportieren, um diese später per Fax (Software-Fax) bzw. auch als E-Mail-Anhang zu versenden.

Kapitel 2: Allgemeine Informationen

7

NavigationDie Navigation stimmt mit dem Menü überein. Die Menüpunkte sind einzeln sichtbar. Die Navigation wird mit Menüelement Übersicht gestartet.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 2: Allgemeine Informationen

8

Einstellungen (Menü ExtrasEinstellungen)MwSt in %: MehrwertsteuerprozentNummerngestaltung: Der Anwender kann seine Dokumente (Aufträge, Rechnungen, Checken) in diesem Abschnitt, nach angegebenem Muster, durchnummerieren lassen. Unten ist das Muster und dessen entsprechendes Aussehen zu sehen, welches der Anwender nach Bedarf anpassen kann.Anzahl Ausdruck: Hier kann man die Anzahl der Druckausgaben einstellen.Rechnungstexte werden bei Rechnungen eingesetzt. Diese sind meistens die Zahlungs- und Skontoinformationen.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 3: Einstellungen

Samstag / Sonntag als Arbeitstag: Das System nimmt diese Tage als Wochenende oder als Arbeitstag an.Arbeitsaufwand in der Rechnung aufnehmen: Bei der automatischen Rechnungserstellung übernimmt das System den in der Auftragsbeschreibung angegebenen Arbeitsaufwand als Rechnungsposten an, wenn es nicht anders angegeben ist.Umrechnung Wochen/Monat: Die rechnerische Größe für einen Monat sind 4,35 Wochen. Bei der Errechnung der Monatspauschalen wird dieser Faktor angenommen. Man kann diesen Faktor jedoch ändern..Mengeneinheiten: Mengeneinheitsliste. Man kann diese Liste aktualisieren.

9


Legende/Erklärungen:Dieses Feld enthält die Informationen über die Kürzungen für die Tabelle 'Leistungsnachweis' .Dieser Text wird dann beim Ausdrucken dieser Liste angezeigt.

Standardtexte Drucken (Menü ExtrasEinstellungen)Sie können hier die Druckstandardtexte eingeben. Die Standardtexte für die Druckausgaben brauchen Sie, wenn Sie keine Firmenbriefbogen haben.Textlogo für E-Mails: Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden wollen, müssen Sie die Standardtexte für die E-Mailausgaben haben und das 'Textlogo für E-Mails' haben. Sie können Standardmitteilungen an die Kunden in den Kopf- und Fußbereichen der Rechnungen angeben.

10


Firmenbriefbogen:Sie können hier Ihre eigenen Geschäftsbogen aufbereiten und ausdrucken, sowie die Rändereinstellungen für die Rechnungen, Angebote etc. vornehmen.An Funktionen und an Feldern wurde die Funktionsweise in den Einstellungen ausführlich erläutert.

11


Feldbezeichnungen anpassen: Man kann hier die Feldnamen bei Rechnungen, Angeboten etc. anpassen.

12

Die Felder 'Links', 'Breite', 'Höhe' definieren die Platzierung des Logos. Mann kann diese Daten direkt eingeben.Man kann das Logo durch die Schaltflächen 'Nach links' und 'Nach rechts' hin und her bewegen.Klicken auf das Logo bewirkt, dass das Logo vom rechten und zum linken Rand wechselt.Die Felder 'Breite und Höhe' zeigen die Größe des Logorahmens an. Nach Wunsch kann man die Größen ändern. Dieses kann man auch mit den Schaltflächen "breiter', 'schmaler',' höher' und 'niedriger' einstellen.Die Optionen 'zoomen', 'dehnen' und 'abschneiden' lassen das Logo im Rahmen anpassen.Die Option 'abschneiden' zeigt das Logo in ihrer Originalgröße. Daher wird das Logobild in dem Rahmen abgeschnitten, wenn der Rahmen kleiner als das Logo ist.Die Option 'zoomen' bewirkt, dass das Logo entweder in der Höhe oder in der Breite den Rahmen des Logos ausfüllt, ohne die Proportionen des Objekts zu verzerren.Option 'dehnen' passt die Größe des Logos so an, dass das Steuerelement ganz ausgefüllt wird. Diese Einstellung kann jedoch die Proportionen des Logos verzerren.

AAGen-ITC Software

Firmenlogo übernehmen / verändernSie können mit dem Formular 'Logo' das Firmenlogo auf Ihrem Briefkopf erscheinen lassen.Sie müssen zunächst über das Menü das Formular 'Logo' wie folgt aktivieren.Einstellungen-->LogoEinfügen eines Firmenlogos:In das Feld 'Logoadresse' den Logonamen samt des Ordnernamens eingeben.Wenn die Angaben richtig sind, erscheint das Firmenlogo im Logofenster.

Kapitel 3: Einstellungen

13

Alle Tabellen werden in XLS in die 2 Exceldateien exportiert. Sie können diese Daten in MS-Excel weiterbearbeiten, z. B. weitere Statistiken erstellen.Sichern / wiederherstellen: Ordner und Dateiname von der Sicherungsdatei. In dieser Datei werden die Daten zur Sicherung exportiert und bei Bedarf wieder importiert (Wiederherstellung)Vorsicht: Beim Import (Wiederherstellung) werden alle vorhandenen Daten von importierten Daten überschrieben; daher ist es ratsam, von der Anwendung eine Sicherungsdatei zu erstellen, bevor Sie die Daten überschreiben. 2 Möglichkeiten bieten sich dazu an:1. Ganze Datenbank kopieren (BearbeitenKopierenEinfügen bzw. Strg-c und anschließend Strg-v),2. Aktivieren Sie MenüEinstellungen und ändern Sie Dateiname im Kästchen Sichern / wiederherstellen. Dann aktivieren Sie Menü; klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern. Jetzt sind die vorhandenen Daten unter einem anderen Namen gespeichert. Jetzt können Sie wieder auf Einstellungen zurückkehren und die zuvor geänderten Dateinamen wieder rückgängig machen.Jetzt können Sie die Daten von der Sicherung übernehmen: MenüDoppelklick auf die Schaltfläche gesicherte Daten übernehmen++

Datenexport /-importExportieren von Daten in Excel-Tabellen: Ordner und Dateiname von der Zieldatei in die Tabellen exportieren.


14


DokumenteSie können hier die Adressen der Dokumente eingeben und diese Dokumente bequem von hier aus aktivieren.

15

ListenDie Listen sind unsere Bezugsquellen. Es gibt viele verschiedenen Listen, wie Kundenliste, Tätigkeitsliste, usw. Aus diesen Listen können wir die gleichen Daten, die wir immer wieder einsetzen müssen, aus diesen Listen übernehmen.Z. B. die Liste "Dienstleistungen / Stundensätze, Beträge". Bei Definition eines Auftrages können wir die fertigen Leistungsbeschreibungen aus der Liste wählen.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 4: Listen

Wir können einen Teil der Listen beliebig ändern, z. B.: Leistungslisten, Einheitslisten,usw. Diese haben keine Verknüpfungen mit anderen Daten.Sie sind sozusagen eine Eingabehilfe, die uns die Arbeit beschleunigen.Manche Listen stehen mit anderen Daten in Verbindung, wie Kunden-, Mitarbeiter-, Lieferantenliste, die wir ohne weiteres nicht ändern können.

16

AAGen-ITC Software

KundenangabenEs ist nicht möglich, Objekte zu erfassen, wenn sich dessen Besitzer (also der Kunde) noch nicht in der Kundendatei befinden.Es gibt 2 Formulare mit 2 verschiedenen Sichtweisen um Kundendaten zu erfassen:1. Einzelangaben, 2. ListeMit welcher Eingabemaske Sie Kundendaten eingeben spielt keine Rolle, da beide identisch sind. Bei der 1 sind alle Daten für einen Kunden auf einer Seite dargestellt. Bei der 2 bedeutet jede Zeile einen Kunden.

Anschrift: Die Daten auf diesem Feld sind Anschriftdaten, die bei Briefen, Rechnungen, etc. erscheinen. Das Erscheinungsbild von diesem Feldinhalt entspricht auch den Adressenangaben bei Ausdrucken. Anschriftdaten entstehen bei Angaben von Namen und Adressen weitgehend automatisch. Man kann die Anschriftangaben nachträglich anpassen / optimieren.

Kapitel 4: Listen

17

AAGen-ITC Software

MitarbeiterHier werden die Mitarbeiterdaten eingegeben.

Kapitel 4: Listen

18

Weitere ListenUnten sind die weiteren Listen abgebildet, die als Eingabehilfe dienen.Sie können Datensätze in diesen Listen ändern, löschen, hinzufügen. All dies beeinflussen relevante Daten nicht.Die Tätigkeiten und deren Klassifizierung wird in verschiedene Formulare eingegeben.


19


Weitere ListenUnten sind die weiteren Listen abgebildet, die als Eingabehilfe dienen.Sie können Datensätze in diesen Listen ändern, löschen, hinzufügen. All dies beeinflussen relevante Daten nicht.Die Tätigkeiten und deren Klassifizierung wird in verschiedene Formulare eingegeben.Leistungs- und StundensatztabelleDie Werte und Namen der aufgelisteten Tätigkeiten werden bei Erstellung von Auftrags-, Angebots-, Rechnungserstellung etc. per Doppelklick übernommen. Art der Tätigkeiten ermöglicht eine beschleunigte Suche der gesuchten Leistungen.Je nach Belegung der Spalten und Beträge werden diese ausgewertet und übernommen.Sie können hier die Stundenleistungen (z. B. Putzen 33 qm/h), Preise (z. B. Putzen 0,48 €/qm) und Pauschalbeträge (z. B. Notdienst 150 €) eingeben.

20

Listenbenutzung / DoppelklickDiese Listen erfüllen sehr wichtige Aufgaben, welche die Arbeit mit der Software enorm erleichtert. Durch die vernünftig erstellten Listen brauchen Sie selbst kaum Eingaben zu machen, da ein Klick oder Doppelklick die Informationen und Werte aus den Listen übernehmen.Wenn Sie Leistungen eingeben möchten, reicht es aus auf dem Feld zu doppelklicken. Sie müssen nur noch den gewünschten Vorgang übernehmen.Sind die Listen jedoch in den Feldern eingebettet, braucht man nur noch auszuwählen. Diese Listen müssen bereits vorhanden sein, was in den vorherigen Kapiteln bereits erläutert wurde.


Rechts: Hier ist die Mitarbeiterliste im Feld eingebettet.

Unten: Hier öffnet sich die Tätigkeitsliste mit einem Doppelklick auf dem Feld 'Arbeitsaufgabe'. Man kann dann die gewünschte 'Tätigkeit' auswählen und übernehmen..

21


DoppelklickenDer Doppelklick hat außer den bisher aufgeführten Aufgaben auch eine weitere wichtige Funktion: Man braucht diesen nämlich,um wichtige Informationen aufzurufen..Bild oben: Beim Doppelklicken auf die 'Arbeitsbezeichnung' im Detailbereich im Modul 'Arb.-Zeitverw.' bekommen Sie die Informationen über den Auftrag.Bild unten: Auf die gleichen Weise bekommen Sie die Beschäftigungsliste des angegebenen Tages.Wir empfehlen: Doppelklicken Sie einfach auf die Feldern und schauen Sie sich an welche Informationen Sie bekommen.

22

AAGen-ITC SoftwareKapitel 5: Auftrag

AuftragNeuer Auftrag: Wenn Sie einen neuen Auftrag beschreiben möchten, klicken sie auf die Schaltfläche 'Neuer Auftrag'. Dies aktiviert die Kundenliste. Wählen Sie dann den gewünschten Kunden aus und übernehmen Sie diesen mit der Schaltfläche 'Übernehmen'.Dadurch wird ein neuer Datensatz hinzugefügt.Dann geben Sie die Auftragsbezeichnung (Feld Auftragsbez.) ein.Das Feld 'Darstellung' hat einen informativen Charakter. Ob und wie Sie dieses ausfüllen, bleibt Ihnen überlassen

Kopfbereich ausfüllen:Sie müssen hier beachten, dass die Auftragsbezeichnungen immer verschieden sind, um diese später auseinander halten zu können. Da viele Aufgaben ähnlich sind, ist es schwierig, einen eindeutigen Namen für alle zu finden.Z. B.: Sie haben 6 Unternehmen als Kunden, bei denen die Büros gesäubert werden müssen. Es ist schwierig 6 Versionen für 'Büros säubern' zu finden. Wenn aber wiederum auf einer Liste 6x die gleiche Bezeichnung steht, macht es die Sache unübersichtlich.Unser Lösungsvorschlag ist, in der Bezeichnung den Kundennamen zu platzieren.: 'Muster AG – Büros säubern', 'Dental Lab GmbH – Büros säubern'... usw.

23


Im Feld Darstellung können Sie eine kurze Beschreibung des Auftrags eingeben. Dies kann als eine Art Gedächtnisstütze bei der Weiterbearbeitung des Auftrages nützlich sein.Uhrzeit: Diese Angabe definiert, um welche Uhrzeit die Aufträge erfüllt werden. Unbedingt angeben! Ohne die Angabe der Uhrzeiten kann das System keine Termine erstellen.

Die Eingabehilfe erleichtert Ihnen die Uhrzeitangaben.

Dauer in h (Netto-Arbeitszeit): Normalerweise definiert die Länge dieser Zeit die Uhrzeitangabe, aber wenn in dieser Zeit eine 15 minütige (0,25 h) Pause eingelegt wird, wir diese Zeit dementsprechend kürzer.Oben im Bild zu sehen: Der Auftrag wird zwischen 17:15 und 19:15 (2 h) erledigt, also wird als Dauer auch 2 Stunden angegeben. Wenn es 15 Min Pause gäbe, wären dies dann (Dauer in h) 1,75 Stunden.Anz. Mitar.: Anzahl der Mitarbeiter, die diesen Auftrag ausfüllen.Ar.-Aufw. in h: Arbeitsaufwand in h. Dies bedeutet: Arbeitdauer von 2 Stunden und von 2 Mitarbeitern erledigt. Also erfordert die Arbeit 4 Stunden. Und bei der Rechnung werden diese 4 Stunden als Basis genommen.Rechnungsperiode: Wenn 1, dann werden die Rechnungen monatlich für diesen Auftrag erstellt.Bei 2 ist jeder 2. Monat, bei 3 jedes Quartal, usw gemeint.Rechnungstag: Bei Pauschalrechnungen ist es empfehlenswert, den Rechnungstag anzugeben. Wenn man 6 als Rechnungstag angibt bedeutet dies, dass der 6. Tag jeden Monats der Stichtag von der Rechnung ist. Wenn Sie eine Monatsrechnung erstellt haben, bekommen Sie das Datum der nächsten Rechnung. Wenn der Rechnungstag gekommen ist, wird dies angezeigt. Bei zahlreichen Monatsrechnungen ist dies eine sehr große Hilfe.Nur die Gesamtleistung bei Rechnungen anzeigen: Wenn Sie die Rechnungen monatlich erstellen, kann damit vermeiden, dass die Rechnungen lang werden. Hier wird die Gesamtleistung und der Gesamtbetrag auf die Rechnung gesetzt.Pauschalrechnung / Pauschalbetrag: Diese Felder werden ausgefüllt, wenn man mit dem Kunden eine Pauschalrechnung vereinbart. Z. B.:Rechnungsperiode=1, Pauschalrechnung=Ja, Pauschalbetrag=1200 €Pauschalrechnung monatlich mit einem Rechnungsbetrag von 1200 €. Arbeitstage wöchentlich: Hier markieren Sie, an welchen Wochentagen die Arbeit erledigt wird.Z. B.: Der Kindergarten wird an jedem Dienstag und Freitag geputzt. Sie markieren dann Dienstag und Freitag.

24

Monat / Arbeitstage im Monat: Sie können bei einem Auftrag die Termine für den gewünschten Monat anzeigen lassen.Wie es unten im Bild zu sehen ist, gibt es eine Beziehung zwischen den Bereichen 'Arbeitstage wöchentlich' und 'Arbeitstage im Monat'. Im Wochenbereich sind die Tage 'Di' und 'Do' ausgewählt. Unten im Monatsbereich sind diese Tage auch gelb gefärbt, deshalb sind darunter auch die Kontrollkästchen (gearbeitet J/N) dementsprechend markiert.Der Monatsbereich nimmt automatisch die im Wochenbereich angegebenen Arbeitstage an. Aber was passiert, wenn an einem Dienstag ein Feiertag ist und man am Montag arbeiten muss, bzw. einmalig am Montag arbeiten muss ? Kein Problem.Sie können manuell auch einen Arbeitstag an- und abschalten. Im Bild ist zu sehen, dass der Montag als zusätzlicher Arbeitstag für den aktuellen Auftrag ausgewählt ist.Dieser Terminplan ist je nach Monat automatisch erstellt.Sie können mit + und – die Monate ändern und dementsprechend passt sich die Terminanzeige an.Die Termine hier sind nur angezeigt, nicht übernommen. Das Übernehmen von Terminen ist in einem anderen Kapitel erklärt.


25


MitarbeiterSie können hier die Arbeitsteilung der Mitarbeiter angeben. Aus der Kombinationsfeld-Liste ,,Mitarbeiter" die Mitarbeiter auswählen. Mit einem Doppelklick auf das Feld Arbeitsaufgabe können Sie Aufgabenliste aktivieren und übernehmen.Hier muss die Arbeitszeit-Summe und der Ar.-Aufw in h im Kopfbereich zueinander passen.Auf dem Bild sind die Aufgaben der Mitarbeitern detailliert angegeben. Achten Sie darauf, dass die Anzahl der Mitarbeitern und Arbeitszeitsummen richtig sind, Also Orasio=2 h, und Baumgarten=2 h.Sie müssen es natürlich nicht so detailliert beschreiben, wie es unten angezeigt ist. Hauptsache die Angaben sind richtig.Die Angaben hier werden auch bei der Terminsteuerungen und Auswertungen berücksichtigt.

26


Weitere BesonderheitenDie Aufgabenpläne von Mitarbeitern werden nach der Uhrzeit im Kopfbereich erstellt. Wenn es sein sollte, dass ein Mitarbeiter zu einer anderen Uhrzeit die Arbeit verrichten muss, kann man diese Zeit, wie unten zu sehen, angeben. Das System übernimmt für diesen Arbeiter die angegebenen Zeiten an.Im Bild ist zu sehen, dass der erste Mitarbeiter einen Teil der Arbeit zwischen 13:30-14:30 Uhr erledig und die restliche Arbeiten wird zwischen 17:00-19:00 Uhr verrichtet.

27


MaterialeinsatzWenn Sie wünschen, können Sie die Materialkosten berücksichtigen, die Sie bei der Auftragsdurchführung verwenden werden.Sie können die Materialliste aus der Liste wählen.Achten Sie darauf, dass Sie anteilmäßige Beträge angeben, d. h. wenn man für 6 Auftragseinsätze einen 5-Liter Putzmittel benutzt und dies 15 € kostet, dann müssen Sie für die Putzmittel 0,8 Liter und 2,50 € pro Auftragsdurchführung angeben und diese Werte dann so eingeben.Diese Kosten werden bei der Preisfindung bzw. bei der Rechnungserstellung berücksichtigt.Wenn Sie keine Angaben machen, werden keine Mat.-Kosten berücksichtigt.

28


Leistungsnachweis (MenüAuftragsverw.Leist.-nachweis)Die Funktion Leistungsnachweis ist die perfekte Möglichkeit einen Auftrag genau zu definieren und diesen als Nachweis den Kunden zu präsentieren. Sie können den Leistungsnachweis an verschiedenen Stellen erstellen bzw. vervollständigen.

AuftragslisteListeninhalt:alle: Alle Aufträge anzeigenmit: Die Aufträge mit dem Leistungsnachweis anzeigen.ohne: Die Aufträge auflisten, die noch keinen Leistungsnachweis haben.

Markieren:Wenn es keine Markierung gibt, werden alle summiert bzw. gedruckt. Wenn markiert wird, werden nur diese markierten Positionen summiert bzw. gedruckt. mrk: Alle markieren / dmrk: Markierung aufheben. / mrku: Markierung umkehren.

29


Die FelderRaumbezeichnung: Sie können die Kürzel der Raumbezeichnung und die Raumbezeichnung selbst aus der Liste auswählen. Sie können die Raumbezeichnung aber auch nachträglich ändern. Die Kürzel sind Oberbegriffe für die Räume, z.B.: BÜ: Büro (standardmäßig)BÜ: Büro der Geschäftsführung.Fläche: Kürzel der Beschaffenheit der zu reinigenden Flächen (PA= Parkett, KU= Kunststoff, GL=Glas usw.) Tätigkeit: Man kann die Tätigkeit aus der Leistungsliste auswählen, somit werden auch andere Daten, wie der Einheitspreis, die Leistung ,etc., übernommen. Wenn sich die gewünschte Tätigkeit nicht in der Liste befindet, kann man diese auch direkt eingeben..

Anz.: Anzahl der Reinigungsobjekte mit gleicher Größe. Z. B. zwei gleich große Fenster im Raum, 3 Büroräume mit gleichen Abmessungen usw. Wenn nichts angegeben wird, wird der Wert als 1 angenommen

B X H (L) in m. -Breite X Höhe(bzw. Länge) und Menge: Die Abmessungen der betroffenen Fläche.Wenn Sie diese Angabe machen, wird die Menge nach folgender Angaben errechnet:Menge= Anz. x B x H (qm).Sie müssen diese Angabe nicht machen. Sie können ' die Menge' auch direkt eingeben.

Menge pro h (Leistung) / Stunden Wenn dieser Wert in der Tätigkeitsliste vorhanden ist, wird dieser automatisch übernommen. Sie können diesen auch selbst eingeben oder es sein lassen.Bei der Leistungseingabe wird der Zeitaufwand (Stunden) automatisch errechnet (Menge / Leistung).

Einheitspreis: Dieser Wert wird bei der Tätigkeitseingabe mitübernommen, falls dieser sich in der Liste befindet. Ansonsten kann man ihn auch selbst eingeben.Betrag (für einen Reinigungsvorgang): Betrag wird zweierlei berechnet:1. Betrag=Einh.-preis X Menge2. Betrag=Stunden X StundensatzWenn der Datensatz sowohl den Einheitspreis als auch die Leistung enthält, errechnet die Software diesen nach dem Einheitspreis.

30


HäufigkeitZeitr. (Zeitraum).: T (Tag) / W (Woche) / M(Monat) / Q(Quartal) / J (Jahr).X.: Periode, dieser Wert hat zusammen mit dem 'Zeitr.' eine BedeutungHäufigk.: Häufigkeit in dem angegebenem Zeitraum.Beispiel: x=2, Zeitr.=W, Häufigk.=5Jede 2. Woche 5-mal

Gesamtmenge/Ges.-std. / Gesamtbetrag.: Diese sind die im angegebenen Zeitraum in dem Bereich 'Häufigkeit' aufgetretenen rechnerischen Werte,welche automatisch errechnet wurden.Beispiel 1: x=2, Zeitr.=W, Häufigk.=5Stunden=25 Gesamtstunden=12,5 in der WocheBeispiel 2: x=1, Zeitr.=W, Häufigk.=3Stunden=25Gesamtstunden=75 in der Woche

MonatswerteDie Stunden, Mengen und Beträge werden automatisch auf einen Monat hochgerechnet.Dadurch kann man die Höhe von dem Pauschalbetrag ablesen.

Zuständige MitarbeiterDa die benötigten Stunden für einen Einsatz und für einen Monat automatisch ermittelt werden, kann man auch die Mitarbeiter zur jeweiligen Tätigkeit zuordnen.Mit einem Klick/Doppelklick auf diesem Feld können Sie die Gesamtstunden der Mitarbeiter aufrufen um zu sehen, welcher Mitarbeiter für die Arbeit in Frage kommt und diesen übernehmen (s. unten).

31


Leistungsangebot / -nachweis bei der Angebotserstellung Die Leistungsnachweise sind in der Auftragsbeschreibung platziert. Die Leistungsnachweise sind auch übersichtlich an einem separaten Platz (MenüAuftragsverw.Leist.-nachweis) nach Aufträgen dargestellt. Diesen kann man auch jederzeit erstellen und vervollständigen. Sie können hier alle Tätigkeiten detailliert auflisten und Ihr Angebot danach anfertigen. Bei Bedarf können Sie den Leistungsnachweis als Anlage zu Ihrem Angebot an Ihren Kunden schicken.Wenn Sie aus dem Angebot einen Auftrag erstellen, wird dieser Leistungsnachweis übernommen.

32


AuftragspositionenWenn man einen Auftrag beschreibt, kann man die Tätigkeiten und die bestimmten Arbeitszeiten angeben. Z. B. Krankenhausreinigung. Da ein Krankenhaus ein relativ großes Objekt ist, kann es sein, dass mehrere Arbeitsgruppen zu verschiedenen Arbeitszeiten und an Arbeitstagen arbeiten. Dies kann man mit einer einzigen Auftragsbeschreibung nicht beschreiben. Mann musste einen Auftrag, wenn Leistungen zu verschiedenen Uhrzeiten zu verrichten waren, voneinander unabhängige Aufträge erfassen. Man kann ohne Probleme die Termine erstellen. Nur bei der automatischen Rechnungserstellung hat man Probleme, da das System die Rechnungen nach den Auftragsdefinitionen erstellt.Mit der Möglichkeit 'Auftragsposition' kann man einen Auftrag splitten. D. h.: Man kann die verschiedenen Arbeitzeiten mit verschiedenen Mannschaften für den gleichen Auftrag darstellen.Unten im Bild wird die Reinigung von der Firma Klarix in 3 Positionen dargestellt.BeispielAuftrag: Firma A reinigenPos. 1: Firma A Reinigen: Bürobereich putzen, Montag-Freitag. zwei Personen, zwischen 14:00-16:00Pos. 2: Firma A Reinigen: Umkleidekabinen putzen, Montag und Mittwoch, eine Person, zwischen 18:00-20:00Pos 3: Firma A Reinigen:Treppenbereich putzen, montags und zwischen 15:00-17:00.Man kann bis zu 99 Auftragspositionen für einen Auftrag definieren.

33


Mit den Auftragspositionen kann man auch verschiedene Situationen darstellen.Z. B.: Man kann die gleichen Tätigkeiten (z. B. Umkleidekabine putzen) mit verschiedenen Mannschaften darstellen. In der Praxis könnte dieses in der Urlaubzeit und Krankheiten notwendig sein.Man kann einfach die Positionen, die man nicht braucht deaktivieren, die aktuellen aktivieren.Kurz: Durch die Auftragspositionen kann man einen Auftrag flexibel definieren.Bemerkung: Sie dürfen die Auftragsposition 1 nicht deaktivieren, da die Software sich bei der Rechnungserstellung nach den Parameterangaben von Pos. 1 orientiert (Monatsrechnung / Quartalsrechnung usw.). Die Beträge von allen beteiligten Positionen sind selbstverständlich berücksichtigt.Beispiel:Angenommen bei einem müssen die Auftragspositionen 1 und 3 herangezogen werden.Pos. 3 : die Quartalsrechnung wurde ausgewählt, die Einsätze sind 1x in der Woche und wird 120 € pro Einsatz angerechnet. Für den betroffenen Monat gab es 4 Einsätze, für den Monat macht dies einen Gesamtbetrag von 480 €..Pos. 1: die Monatsrechnung wurde ausgewählt, die Einsätze sind 5x in der Woche und es wird 60 € pro Einsatz angerechnet, für den Monat gab es 22 Einsätze, dann macht dies einen Gesamtbetrag von 1320 €.In der Rechnungserstellung wird die Rechnung als Monatsrechnung angenommen, obwohl in Pos. 3 die Quartalsrechnung angegeben ist.Die Rechnungssumme: 1320 € + 480 € = 1800 € (+ MwSt.).

Auftragspositionen einfügenSie können Auftragsposition aus den bestehenden Aufträgen erstellen.D. h. Sie müssen einen Auftrag schon mit dem Auftragsformular 'Auftrag neu / Anfrage' erstellt haben. Sie können mit diesem Formular keine weiteren Positionen für einen bestehenden Auftrag erstellen.Dieses können Sie aus einem erstellten Auftrag tun.Kurz: Eine neue Auftragsposition ist immer eine Kopie einer bestehenden. Dann werden die Angaben angepasst.

34


Vorgehensweise:Menu Auftragsverw. Auftragsbeschr.Auftrag auswählen Schaltfläche 'Auftr.-Pos. Neu' Dadurch wird das Formular 'Eine neue Auftragsposition erstellen' aktiviert. 'Eine neue Auftragsposition erstellen' aktiviert.Sie können je nach Bedarf die notwendigen Angaben in einen Auftrag kopieren. Sie können dann Sie können je nach Bedarf die notwendigen Angaben in einen Auftrag kopieren. Sie können dann die neue Position dementsprechend weiterbearbeiten.die neue Position dementsprechend weiterbearbeiten.1. Nur die Daten im Kopfbereich übernehmen: Wenn man bei der neuen Auftragsposition keine 1. Nur die Daten im Kopfbereich übernehmen: Wenn man bei der neuen Auftragsposition keine Leistungsdefinition und Mitarbeiteraufgaben übernehmen will, kann man diese Option wählen.Leistungsdefinition und Mitarbeiteraufgaben übernehmen will, kann man diese Option wählen.2. Wenn man nur die Leistungsdefinition übernehmen will. Dies kann notwendig sein, wenn die Aufgaben ähnlich sind aber die Mannschaft / Arbeitszeiten anders sind.3. Wenn die gleichen Mitarbeiter eine andere Aufgaben für einen Auftrag ausführen. Z. B.: 5x in der Büroreinigung, 2x in der Woche Treppenreinigung.4. Alles übernehmen, wenn die gleiche Mannschaft die gleichen Aufgaben erfüllen soll, aber zu verschiedenen Uhrzeiten.

35

AuftragslisteSie haben auf dem Bildschirm bis jetzt nur einzelne Aufträge gesehen. Theoretisch können wir ja alle Aufträge durchblättern. Aber was ist, wenn wir 30-40 oder 200 Aufträge haben? Man kann doch nicht jedes Mal alle Aufträge durchblättern. Es fehlt also noch eine Dimension: Auftragsliste.Man kann aus dieser Liste den gewünschten Auftrag auswählen, indem man auf den Auftrag klickt.

AusdruckenVon der Auftragsliste aus können Sie nach verschiedenen Kriterien ausdrucken. Die Druck-Ausgabe können Sie auch als E-Mail versenden bzw. als Datei speichern (Export).


MA=Mitarbeiter

36


Ausdruck 'AuftragMA' Hier kann man die Aufträge und Mitarbeiter-Aufgabenverteilung sehen

Ausdruck 'MAAuftrag' Hier kann man sehen welche Mitarbeiter welche Aufgaben haben.

37


Ausdruck 'Ausgewählter Auftrag' (Auftragsdefinition)

TippEs ist schwierig, bei der Auftragsverteilung den Überblick zu behalten. Sie können mit der Schaltfläche 'Beschäftigungsplan anzeigen' die 'Mitarbeiter – Beschäftigungsübersicht' bekommen und können sehen, wann welcher Mitarbeiter, welche Aufgaben hat.

38

Arbeitszeitverwaltung (Arb.-Zeitverw.)In diesem Modul kann man die Termine und die Aufgabenverteilung der Mitarbeiter monatsweise automatisch ermitteln lassen.Der obere Bereich ist die Auftragsliste. Die unteren Bereiche sind auftragsabhängig. D. h. das, was wir im unteren Bereichen sehen, gehört zu dem oben gewählten Auftrag. Wenn wir im oberen Bereich einen anderen Auftrag anklicken, ändert sich dementsprechend das Bild im unteren Bereichen.Der rot eingerahmte Bereich wurde bereits erläutert. Sie können also, wie bereits erwähnt, den Terminplan flexibel bestimmen.Man kann in der blau eingerahmten Spalte sehen, für welchen Monat die Termine (Arbeitszeiten) für jeden einzelnen Auftrag gemacht worden sind.In dem untersten Bereich sind die erstellten Listen zu sehen. Diese kann man monatsweise oder komplett anzeigen lassen.Es gibt in den Registerblättern drei eingebettete Listen.:1. Auftragsdurchführungszeiten für den ausgewählten Auftrag.2. Mitarbeiterzeiten für den ausgewählten Auftrag3. Statistische Monatsauswertung für den gewählten Auftrag.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 6: Arbeitzeitverwaltung

39

Arbeitszeiten erstellen (Arb.-Zeitverw.)Einzelne Aufträge:1. Oben den gewünschten Auftrag wählen (einfach auf den Auftrag klicken).2. Den gewünschten Monat wählen. Zur Orientierung dient dabei das Feld 'Ltzt. Monat', das zeigt, für welchen Monat zuletzt die Termine gemacht worden sind.3. Auf die Schaltfläche 'Arbeitszeiten erstellen' klicken. Fertig.

Mitarbeiterzeiten für den ausgewählten Auftrag

Statistische Monatsauswertung für den gewählten Auftrag


40


Mehrere Aufträge:Man kann zwar sehr schnell, innerhalb von 3 Sekunden, Termine für einzelne Aufträge machen (Auftrag anklicken, auf die Schaltfläche 'Arbeitzeiten erstellen' klicken, fertig!).Bei aller Schnelligkeit, möchte man es bei 30 Aufträgen trotzdem ein bisschen einfacher haben.Geht es einfacher ? Ja.Wenn Sie auf die Schaltfläche 'Markieren' klicken, öffnen Sie die Auftragsliste. Sie können einzeln oder mit Hilfe von Markierungsschaltflächen die gewünschten Aufträge schnell markieren.Nach der Markierung schließen Sie das Fenster und anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche 'Arbeitszeiten erstellen'.Dadurch haben Sie innerhalb von ein paar Sekunden alle Termine für einen Monat für alle Aufträge und die Beschäftigungspläne für die Mitarbeiter erstellt.

41

Umänderungen bei Urlaub, Krankheit etc.Jeder wird krank, nimmt Urlaub. Da muss man natürlich die Arbeiten umverteilen, umorganisieren. 1. Aus 'MA-Arbeitszeiten' (Menü MA-Zeitverw.MA-Arbeitszeiten)Ganz einfach: Sie wählen den betroffenen Mitarbeiter aus der Liste im Kopfbereich aus. Dann wählen Sie im Bereich 'Arbeitszeiten' den Tag, indem der Mitarbeiter abwesend ist und doppelklicken dann darauf. Sie bekommen die Beschäftigungsliste für diesen Tag. Wählen Sie dann den Mitarbeiter, der an dem Tag frei ist (hier Baumgarten)und mit einem Klick auf die Schaltfläche 'Mitarbeiter ersetzen' ist alles erledigt.Sie wiederholen diesen Vorgang, bis alle Fehltage bearbeitet worden sind.

Sie können dies auf die gleiche Art und Weise auch im Bereich Arbeitzeitverwaltung machen(MenüAuftragArbeitszeitverw.Register 'Auftr./MA-Arbeitszeiten' .Hier ist aber die Auflistung ganz anders: Auftrag/MA (Mitarbeiter). Also wird hier aus dem Auftrag ein Mitarbeiter ersetzt. Aber wenn dieser Mitarbeiter für mehrere Aufträge zuständig ist, muss man diese Änderung auch bei den anderen Aufträgen machen.Oben ist die Auflistung umgekehrt: Der Mitarbeiter wird ausgewählt und die Aufträge, für die er zuständig ist, werden aufgelistet. Also ist es hier dann übersichtlicher.


42


2. Von Auftragsdefinition aus:In der Auftragsdefinition löschen Sie den Mitarbeiter, der Urlaub hat, ersetzen Sie mit einem anderem Mitarbeiter und erstellen dann die Arbeitszeiten, wie es bereits beschrieben wurde.Sie können dabei die Beschäftigungslisten ansehen, um die Arbeit zu vereinfachen. Z. B.: Die Beschäftigungsübersicht ausdrucken lassen (Auftragsdefinition Schaltfläche 'Auftragsliste'Ausdruck 'MAAufdruck' wählen und ausdrucken) bzw. anzeigen lassen (AuftragsdefinitionRegister 'Mitarbeiter'Schaltfläche 'Beschäftigungsplan anzeigen') .Wenn die Termine bereits gemacht sind, vorher löschen (Menü 'Arb.-Zeit Verw.'betroffenen Monat wählenRegister 'Auftr./MA-Arbeitszeiten' aktivierendie Datensätze für den gewählten Monat markieren und mit ENTF-Taste löschen).

Bitte nicht vergessen: Es ist möglich, dass man, anstatt den fehlenden Mitarbeiter mit einem anderen zu ersetzen, dass Sie einen anderen Kollegen in der Gruppe doppelt so lange arbeiten lassen. Bitte vergessen Sie nicht, dann die Arbeitzeit für diesen Kollegen in der Auftragsdefinition zu verdoppeln.

43

AAGen-ITC SoftwareKapitel 7: Aufgabentabellen

Arbeitstag (Menü Auftragsverw.Arbeitstag)Diese Oberfläche erscheint, wenn man die Software startet. Sie bekommen die Auftragsliste des aktuellen Datums. Also sehen Sie dadurch zwangsläufig die anstehenden Aufträge.Registerblatt 'MA / Auftrag' listet den Beschäftigungsplan auf.Mit der Kalenderfunktion können Sie auch die Arbeitslisten der anderen Tage durchsehen.Sie können diese Listen und Tabellen auch ausdrucken.

44


Drucken der Aufgabentabellen

Monatsauftragsliste

45

Bericht / ProtokolleDamit kann man Meldungen an die Mitarbeiter machen, wenn am Arbeitsplatz etwas fehlt, oder kaputt ist. (Bsp: Fensterscheiben sind kaputt, Wischmopp verschwunden. Damit kann man den Kunden benachrichtigen. Man kann dafür auch ein leeres Protokollformular ausdrucken.


46

AAGen-ITC SoftwareKapitel 8: Wochen-/Monatsübersicht

Wo-/Mo-Übersicht (Wochen- und Monatsübersicht)Durch die Wochen- und Monatstabellen hat man eine Gesamtübersicht über die Aufträge und Beschäftigungen.

47

AAGen-ITC SoftwareKapitel 8: Wochen-/Monatsübersicht

Wo-/Mo-Übersicht - Ausdruck

48

AAGen-ITC SoftwareKapitel 9 : Rechnungen aus Aufträgen / Pauschalrechnungen

Rechnungen aus Aufträgen / PauschalrechnungenDie Art und Weise der Rechnungsausstellung kann man bis auf das Einzelne bestimmt.So ist ist es möglich, Leistungsabhängige bzw. Pauschalrechnungen zu erstellen.Pauschalrechnungen bestimmen: 1. Checkbox Pauschalrechnung bestätigen (markieren mit Häkchen).2. Rechnungsperiode als Monatanzahl eingeben. 1: Monatsrechnung, 2: Rechnung jeden 2. Monat, 3: Quartalsrechnung, 12: Jahresrechnung3. Pauschalrechnungsbetrag angeben. Bei der Pauschalrechnungsauswahl sind die Rechnungen nicht mehr von den hier ermittelten Leistungen abhängig, sondern werden sie mit den von den Kunden vereinbarten Beträgen periodisch (monatlich, vierteljährig usw.) erstellt.'Rechnungen aus Aufträgen' bestimmenHier werden die Leistungen, die tatsächlich erbracht worden sind herangezogen. Die Rechnungen können hier periodisch sein oder für einen beliebigen Zeitraum. Man kann die Einzelleistungen anzeigen lassen oder nur die Gesamtleistungen. So kann man praktisch Rechnung erstellen, wie man will.1. Checkbox 'Pauschalrechnung' muss unmarkiert sein(also leer). 2. 'Rechnungsperiode' ist wie bei den Pauschalrechnungen. Bei 0 kann man der Zeitraum für die Leistungen frei bestimmen.3. Checkbox 'Nur die Gesamtleistung bei Rechnungen anzeigen':Kästchen mit Häkchen: Gesamtleistung und Gesamtsummen werden auf der Rechnung aufgeführt. Kästchen ist leer: Alle Leistungen und Beträge werden auf der Rechnung aufgeführt.

49


Pauschalrechnungen (Menü Auftragsverw.Pauschalrechn.)Es ist sowohl für den Unternehmer als auch für die Kunden praktischer sich auf einen pauschalen Betrag zu einigen. Dieses kommt auch sehr häufig vor.Sie können dieses mit der Funktion 'Pauschalrechnungen' sehr einfach machen. Hier spielt die Anzahl der Rechnungen keine Rolle. Sie können in ein paar Sekunden hundert Rechnungen erstellen.Sie markieren alles, erstellen die Rechnungen und fertig.Pauschalrechnungsliste erstellen: Rechnungsliste erstellen: Kunden wählenLeistung beschreibenBetrag eingebenRechnungsperiode angeben.Mit der Schaltfläche 'Markieren alles' markiert die Software die fälligen Rechnungen (Auswahl). Beim Markieren werden auch die Rechnungstexte automatisch angepasst, d. h.: der Zeitraum hinzugefügt.Sie können, wenn nötig, per Hand Änderungen vornehmen, oder manche Zeilen entmarkieren.Jetzt können Sie Rechnungen erstellen. Mit dem Klicken auf die Schaltfläche 'Rechnungen erstellen' werden für alle markierten Zeilen Rechnungen erstellt.Gleichzeitig wird das Rechnungsdatum und der Termin der nächsten Rechnungen ermittelt.Die Software berücksichtigt diese Termine. Die Zeilen, in denen das Datum für die nächste Rechnung nicht erreicht wurde, werden nicht zur Rechnungserstellung markiert.

Die Zeilen zur Rechnungserstellung markieren.1 Zeile=1 Rechnung

50


Bemerkung: Sie können die Markierungen beeinflussen. Angenommen Sie möchten gerne die Rechnungen bereits vor einer Woche der Rechnungserstellung markieren.MenüExtraEinstellungen Pauschalrechnungen markieren 3 Tage vor Fälligkeit.Die Rechnungen ein paar Tage vor dem fälligen Datum erstellen zu können, ist wegen den Wochenenden und Feiertagen.

Rechnungen werden erstellt, die Daten von nächsten Rechnungen ermittelt die zugehörigen Rechnungsnummer angegeben.

51


Sobald die Rechnungserstellung fertig ist, werden die Rechnungen aktiviert. Sie können dann mithilfe der Rechnungsliste die Rechnungen kontrollieren, vervollständigen und ausdrucken.

52

AAGen-ITC SoftwareKapitel 9 : Rechnungen aus Aufträgen / Serienrechnungen

Rechnungen aus Aufträgen (Menü Auftragsverw.Auftrag--Rechnung)In der Auftragsdefinition sind die Gebühren pro Auftragsdurchführung angegeben. Bei der Erstellung von Terminen werden diese Beträge berücksichtigt. Man muss nur diese durchgeführten Aufträge markieren und durch einen Klick auf die Schaltfläche 'Rechnung erstellen', wird dann die Rechnung erstellt.Die Schaltfläche 'Rechnung erstellen' ist solange deaktiviert, bis die Felder 'Rechn' markiert werden.Wenn man auf die Schaltfläche 'Mark. Alles/löschen' klickt, markiert die Software den ganzen nächsten Monat. Wenn die Schaltfläche 'Markierung' getätigt wird, wird in dem roten Rahmen der Monat markiert. Man kann auf Wunsch auch weitere Aufträge markieren.Sobald die Rechnung erstellt ist, verschwinden die markierten Zeilen.

53

AAGen-ITC SoftwareKapitel 9 : Rechnungen aus Aufträgen

Schaltfläche 'Mark. 1 Monat / 1 Qrtl'markiert die Leistungen je nach Rechnungsart und man kann für diese markierten Leistungen eine Rechnung erstellen. Mit einem weiterem Klick wird die Markierung aufgehoben.Schaltfläche 'Mark. Zeitraum'markiert die Leistungen im angegebenen Zeitraum und für diese markierten Leistungen kann man eine Rechnung erstellen. Mit einem weiterem Klick wird die Markierung aufgehobenSchaltfläche 'Keine Rechnung für die markierten Leistungen'lässt die markierten Leistungen verschwinden.Dies hat einen praktischen Grund: Wenn Sie für diese Leistungen keine Rechnung erstellen möchten, können Sie damit bewirken, dass diese nicht mehr erscheinen.Schaltfläche 'Rechnung erstellen'erstellt für die markierten Leistungen je nach Rechnungsart eine Rechnung.

Schaltfläche 'Fällige Rechnungen / Alle'zeigt nur die Aufträge, für die eine Rechnung erstellt werden muss.

54


Die Rechnung für die Monatspauschale / Gesamtleistung

Eine Rechnung, auf der die einzelnen Leistungsposten aufgeführt werden.

55


Mit einem Klick auf der Rechnungsnummer wird die Rechnung aktiviert.

Rechnungsliste

56


Anzahl Rechnungen für den ausgewählten Auftrag

Für jeden Auftrag muss man im Laufe der Zeit mehrere Rechnungen erstellen. Unten kann man dies sehen: 'Datensatz: 3 von 4'.Diese Rechnungen kann man durchblättern.

Zahlungseingänge kontrollierenSie können die gezahlten Rechnungen als gezahlt markieren (Feld 'gez.'). Dann wissen Sie, welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht gezahlt haben. Die Spalte 'übern.': diese Markierung kommt automatisch, wenn Sie diese in die Buchhaltung übernehmen.

57

AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Lagerverwaltung

Lagerverwaltung Menü (AuftragsverwLagerverw.)Sie haben durch die Lagerverwaltungsfunktion die Möglichkeit, Gebrauchsartikel in Ihrem Unternehmen zu steuern.Die Art und Weise wie man den Artikelstamm aufbaut, ist unten als Beispiel zu sehen.Materialgruppe: Sie können die Materialgruppen benennen und auflisten. Diese können Sie bei der Eingabe von dem Materialstamm benutzen. Durch die Gruppierung können Sie die Artikel schneller finden.Verkaufspreise ermitteln: Diese Funktion hilft die Artikelpreise zu errechnen.

58

AAGen-ITC SoftwareKapitel 10: Lagerverwaltung

ArtikelbewegungenSie können hier die Lager Ab- und Zugänge registrieren. Die Eingaben sind bei dem Eigenbedarfabgang vereinfacht. Sie müssen nur auf die Eigenbedarf-Schaltfläche klicken und dann nur noch die Menge eingeben. Hier muss das Minusvorzeichen stehen.Bei Abgängen müssen Sie die Menge immer mit einer Minuszeichen angeben.Filter aktivieren: Damit kann man die Artikelauswahl beschleunigen.Lagerplätze: Sie können Lagerplätze definieren und diese bei dem Artikelstamm benutzen.

59

Urlaubsverwaltung (Menü MA-Zeitverwaltung)FeiertagskalenderSie können hier die Feiertage und die Betriebsferien markieren. Wenn Samstage als normale Arbeitstage gelten sollen, können Sie diese dann demarkieren.Gewöhnlich sind die Feiertage, die für ganz Deutschland gelten, für einige Jahre angegeben. Es gibt auch die regionalen Feiertage, die Sie eingeben müssen.Dies ist sehr einfach: Wählen Sie den Tag und markieren Sie diesen in der Spalte 'Feiertag'. Fertig.Wenn Ihr Unternehmen Betriebsferien hat, kreuzen Sie diese Zeiten an.Diese werden dann überall, wo es nötig ist, berücksichtigt.

M-+: Monat vor/zurückW-+: Kwo vor/zurückA: Anfang des KalendersO: Akt. Monat / Monat JuniE: Ende des Kalenders

AAGen-ITC SoftwareKapitel 11: Mitarbeiterzeiten

60

AbwesenheitseingabeSie können mit der übersichtlichen Eingabetabelle sehr schnell und einfach Urlaubs-, und Krankheitstage mit einer Leichtigkeit erfassen. Z. B. Herr Berg möchte gern ab dem 2. Mai 9 Tage Urlaub haben. Ganz einfach: Wählen Sie den Monat Mai, starten Sie mit einem Doppelklick auf die Tag-Spalte für Herrn Berg (also da, wo Sie möchten) das Abwesenheitseingabeformular.Wählen Sie U=Urlaub, geben Sie die Anzahl der Tage=9 an, dann nur noch Übernehmen. Fertig !Wichtig: Vergessen Sie nicht die Änderungen zu übernehmen.

Sie können aus der Ausfallbezeichnungsliste die gewünschte Abwesenheitsart wählen. Wie von der Liste zu entnehmen ist, ist nicht nur der Name und das Kürzel vorhanden, sondern auch die Länge. Z. B. U1: Halbtagsurlaub. Dies wird auch so, wo es nötig ist, von dem System registriert (0,5 Tag).Sie können die Kürzeltabelle an Ihre Unternehmensbedürfnisse anpassen.WoFtx (Spaltenname Auswahlliste): Einschließlich Wochenenden und Feiertage.Es gibt noch andere Möglichkeiten, probieren Sie es einfach aus!


61


Urlaub JahrestabelleDiese Tabelle zeigt die Gesamtausfallzeiten. Die Software rechnet automatisch alles, was möglich ist: Jahresurlaub, Alt(-urlaub), gesamt , genomm., Rest, Krank, Sonst.Sie müssen nur eingeben, wenn Urlaub verfällt.Die Schaltfläche 'Aktualisieren' bewirkt, dass die Eingaben aktualisiert werden, da evtl. auch die folgenden Jahren davon betroffen sind (Resturlaub-Übertragungen).

62

MA-Zeitverw./MA-Arbeitszeiten (Menü MA-Zeitverw.MA-Arbeitszeiten)Sie können hier die Aufgabenverteilung der einzelnen Mitarbeiter einzeln durchsehen und wenn nötig, dann umorganisieren, wenn z. B. ein Mitarbeiter krank geworden ist oder Urlaub nimmt.Dies wurde ausführlich in vorherigen Kapiteln (Kapitel 6: Arbeitzeitverwaltung) erläutert.


Hier klicken um die Beshäftigungsübersichtfür den gewählten Tag zu sehen

63

Die Tabelle kann man zur Weiterbearbeitung als Excel-Datei exportieren.Man kann die Tabellen auch drucken.

Zeit-/Lohnkontrolle (Menü MA-Zeitverw.Zeit/Lohn)Die Arbeitszeiten, die Größenordnung von Löhnen und die Ausfallzeiten sind hier als Monatslisten nach Mitarbeiternamen zusammengefasst. Diese Listen ermöglichen dem Unternehmer die Arbeitszeiten von einzelnen Arbeitnehmern zu kontrollieren, besonders wichtig, wenn ein Teil von den Mitarbeitern als Teilzeitkraft arbeiten.Man kann durch diese Auflistung kontrollieren, ob die Arbeitszeiten und Löhne die angegebene Höhe überschreiten.Umgekehrt ist es auch wichtig: Wenn ein Mitarbeiter wegen Krankheit bzw. Urlaub ausfällt, kann man in dieser Liste sehen, welcher Mitarbeiter für diese Aufgaben verfügbar ist.Wie auch unten im Bild zu sehen ist, werden die überschrittenen Zeiten automatisch markiert.Man hat genügend Zeit um die Termine umzuändern, da die Termine Monate voraus geplant werden.Die Löhne basieren auf einer Mitarbeiterdatenbank. Wenn da der Stundenlohn angegeben ist, werden diese mit der Arbeitszeit multipliziert.In den Spalten sind die monatlich erlaubten bzw. vereinbarten Arbeitsstunden und Löhne angezeigt, die bereits in der Mitarbeiterdatenbank stehen. Dadurch ist der SOLL/IST-Vergleich möglich.Vorsicht: Die Lohnangabe hier ist rein rechnerisch, enthält keine Überstunden-, Nacht-/Spätschicht-Samstag-, Sonntag-, Feiertagzulagen und Prozente. Diese Tabelle hilft nur zur Übersicht und Kontrolle.


64

Formular: Rechnung, Angebot, BestellungRechnungDie Rechnungen, von denen bis jetzt die Rede war, sind für die Aufträge erstellt worden, welche für längere Zeit ihre Gültigkeit haben und diese wurden dann automatisch erzeugt.Aber es ist häufig der Fall, dass man auch für Einzelaufträge Rechnungen erstellen muss.Dies können Sie hier tun.Dabei spielt es keine Rolle, ob der Kunde ein Stammkunde ist oder nicht.Kundeneingabe: Bei der Erstellung von Dokumenten haben Sie 2 Arten von Kunden: 1. Die Kunden aus der Liste und 2. Die Kunden außerhalb der Kundenliste.Es macht nicht viel Sinn, die Kunden, die einmalig die Dienstleistung in Anspruch genommen haben, in der Liste aufzunehmen. Dadurch wird die Liste unnötig Groß. Lediglich die Kunden, die oft die Dienstleistung des Unternehmens in Anspruch nehmen, also Stammkunden, sollte man in der Kundenliste aufnehmen.Wenn Sie für einen Stammkunden eine Rechnung erstellen, wählen Sie diesen einfach von der Liste aus. Alle für die Rechnung nötigen Daten werden von der Liste übernommen.Mehr brauchen Sie in diesem Kopfteil nicht zu tun. Alle andere Daten, wie Rechnungsnummer und Datum werden automatisch aufgenommen.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 12: Rechnung, Angebot, Bestellung

65

Obwohl Sie bei den Kunden, die sich nicht in der Kundenliste befinden , jedes Mal neu eingeben müssen, gibt es auch hier Abhilfe.1- Die PLZ und den Ort in den Adressenteil können Sie aus der Liste wählen. Diese Liste entsteht im Hintergrund aus der Kunden- und Lieferantenlisten.2- Die Kundenkurzbezeichnung entsteht automatisch während der Eingabe.3- Die Anschrift entsteht auch automatisch.4- Wenn Sie den Firmenname eingeben und bestätigen, und dieser Kunde früher schon ein Mal eine Rechnung bekommen hat, wird dies von der Software aufgezeigt und zur Auswahl angeboten. Sie brauchen dann andere Daten nicht mehr einzugeben.Es reicht auch den Anfangsbuchstaben einzugeben, wenn Sie wissen, dass diese Firma bereits ein Kunde war.


66

Wenn auf einer Rechnung verschiedene MwSt-Sätze ausgewiesen sind, werden diese auf der Rechnung getrennt angezeigt.Sachbearbeiternamen auf den Dokumenten:Sachbearbeiternamen erscheinen auf den Dokumenten, wie sie bei den Einstellungen eingetragen wurden. Wenn verschiedene Mitarbeiter mit der Software arbeiten, ist das ändern vom Bearbeiternamen sehr einfach:Klicken Sie auf den Sachbearbeiter, und wählen Sie den eigenen Namen aus.

Verschiedene Werkzeuge und Funktionen auf einer Rechnung

Viele Werkzeuge und Funktionen helfen, dass die Rechnungen gesucht, aufgelistet, kopiert navigiert und weiterbearbeitet werden können.MwSt. Anzeigen / Aufstellung MwSt. (Umsatzsteuer)Die Software erlaubt verschiedene Umsatzsteuersätze auf einem Dokument aufzuführen. Das Programm übernimmt automatisch den Steuersatz aus Einstellungen. Bei der Abweichung kann man dies jeweils per Hand aus der Steuersatzliste auswählen.


67

SuchenMit dem Suchwerkzeug sind Sie in der Lage, die Rechnungen nach bestimmten Kriterien zu filtern.Man kann nach folgenden Kriterien auswählen:Nach Kundennr, Kundenname, Rechnungsnr, Rechnungsdatum.Bei Kundennr und –name, Rechnungsnr brauchen Sie nur ein Teil vom Text einzugeben. Z. B.: Wenn Sie im Feld Kundenname ‚einecke‘ eingeben, werden alle Rechnungen mit Kundennamen, die ‚einecke‘ enthalten, gefiltert.So werden etwa die Rechnungen für die Hausverwaltung Meinecke gefiltert.Wenn Sie im Feld Rechnungsnr ‚0002‘ eingeben, werden alle Rechnungen, die ‚0002‘ enthalten, gefiltert. Die Rechnungen mit Rechnungsnr. R0500002, R0500020 bis R0500029 sind dann gefiltert.Datum vom bis filtert alle Rechnungen, die in angegebenen Zeitraum erstellt worden sind.Mit der Schaltfläche Anzeigen werden alle Rechnungen angezeigt.


68

Drucken aller Rechnungen, die noch nicht gedruckt worden sind.Zum Rechnungsformular wechseln (Menu Rechn., AngeboteRechnung)1. Rechnungsliste öffnen2. Zeigen Sie bitte die Liste von den nicht gedruckten Rechnungen, indem Sie mit der Maus "n. gedr." (nicht gedruckt) auswählen. Dies aktiviert auch die Schaltfläche "Drucken alles"3. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Drucken alles" können Sie alle Rechnungen in der Liste ausdrucken.P. S.: Wenn eine Rechnung mehrere MwSt_Sätze enthält, drucken Sie diese Rechnung einzeln.

3

1

2


69

Angebot erstellenWenn Kunde nach bestimmten Dienstleistungen fragt, muss man schnell reagieren und ein Angebot erstellen.Man kann aus einem Angebot sowohl eine Rechnung (Schaltfläche 'Aus diesem Angebot eine Rechnung erstellen'), als auch einen neuen Auftrag (Schaltfläche 'Aus diesem Angebot einen neuen Arbeitsauftrag erstellen') erstellen, sodass Sie die Angaben nur vervollständigen müssen.

Man kann von Menü aus ins Angebotsformular gelangen, um Angebote zu suchen, anzusehen uns auszudrucken


70

Angebote suchen, wählenAngebote suchen: Mit diesem Werkzeug können Sie einfach und unkompliziert gesuchte Angebote eingrenzen und finden. Es genügt eine Eingabe von Objektnr. bzw Kundennr usw., und schon werden die gesuchten Angebote ausgefiltert.In dem Sie in dem Feld Ang.-Nr. auf ein entsprechendes Feld auf der Angebotsliste klicken, gelangen Sie direkt zu dem gewünschten Angebot.

Druckausgabe Angebot Der Auftrag ist erteilt, wenn der Kunde das Angebot unterschreibt.


71

BestellungWenn Sie Artikel bestellen wollen, müssen Sie die Formulare Artikelbestellung verwenden. Die einzelnen Schritte hier werden nicht mehr dargestellt, da diese mit der ‚Rechnungserstellung‘ bereits ausführlich dargestellt wurden. Stattdessen werden die Unterschiede zur Rechnungserstellung erwähnt.Im Gegensatz zur Rechnungserstellung können Sie keine Lieferanten mehr eingeben, sondern Sie müssen aus der Lieferantenliste auswählen. Sie müssen den Lieferant bereits in der Lieferantenliste haben.Für jede Bestellung bzw. Auftragsvergabe kann man die Texte für die Fußzeile eingeben, um Bedingungen (z. B. Zahlungsbedingungen) einzugeben.


72

HausmeistertätigkeitenDie Aufgabenbereiche der Gebäudereinigungsunternehmen und Hausmeisterbetriebe sind fließend. Häufig bekommen die Hausmeisterbetriebe auch Reinigungsaufträge von Objekten, die sie betreuen und umgekehrt.Durch das Hausmeister-Modul wird es möglich sein, die Einzelaufträge, die der Hausmeister bzw. das Gebäudereinigungsunternehmen bekommt, zu bearbeiten.In diesem Modul kann der Hausmeister die Objekte registrieren, die sie betreuen.Bemerkung: Die Bilder und das Aussehen der Oberfläche der Software können sich geringfügig voneinander unterscheiden, da die Bilder von einer anderen Software mit dem gleichen Modul übernommen wurden.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 13: Hausmeistertätigkeiten, Einzelaufträge

73


Dienstleistungen (HausmeisterD.-Leistung)Dienstleistungen sind die sporadischen und vertraglich vereinbarten Tätigkeiten, die der Hausmeistereibetrieb für Kunden verrichtet.Eingabe:1. Auf die Schaltfläche Neu klicken. 2. Auftragstext eingeben (aus der Liste wählen oder selbst eingeben).3. Dienstleistungen / Tätigkeiten eingeben. Sie können die Leistungen entweder aus der Liste auswählen (Leistung hinzufügen) oder selbst eingeben. Dies solange tun bis die Leistungen des Auftrages vollständig sind.Aus einzelnen Dienstleistungen können Sie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine erstellen.

74


Die einzelnen Leistungen können Sie aus der Liste (Tätigkeiten und Stundensätze) auswählen und somit sehr schnell hintereinander eingeben.

75


Kunde

Objekteliste für den ausgewählten kunden

Hier sind die Liste der Gegenstände des ausgewählten Objektes.

Objekte (HausmeisterObjekte)Mit dieser Funktion kann der Hausmeister die Objekte aufnehmen.Jedes Objekt besitzt z. B. Treppen, Garagen, Aufzüge, Mülltonnen etc.; diese bezeichnen wir als Gegenstände.Die häufigsten Gegenstände sind aufgelistet. Daher ist das Feld Gegenstände in Form eines Kombinationsfeldes dargestellt. Wenn ein Gegenstand nicht in der Liste ist, kann man diesen auch per Hand eingeben.

76


Objekte eingeben (HausmeisterObjekteliste)

1. Kunden auswählen2. Im Bereich 'Objekte' auf die Schaltfläche 'Neu' klicken und ein Objekt eingeben.3. Anschließend im Bereich 'Gegenstände von Objekten' die zum Objekt gehörenden Gegenstände eingeben.

77


Objektecheck (Menü Hausmeister'Objekte-Check 1' bzw. 'Objekte-Check 2' )Dies ist die Dienstleistung vom Hausmeister. Der Objektcheck dient dazu, die Objekte in bestimmten Abständen zu kontrollieren.Objekte/Gegenstände zum Checken bestimmen: Dies kann man auf der Objektdatenbank tun (Menü HausmeisterObjekte)Ein Objekt kann gecheckt werden, wenn dieses Objekt für das Checken bestimmt ist.Ein Objekt wird in der Checkliste berücksichtigt, wenn die Option 'Checkauftrag' mit einem Häkchen versehen ist und Checkintervalle angegeben sind .Beim Checken von Objekten werden eigentlich die Gegenstände kontrolliert. Nur die zum Checken bestimmten Gegenständen werden in die Liste aufgenommen.D. h.: Das Objekt muss zuerst zum Checken bestimmt werden.

78

Objektecheck (Menü Hausmeister'Objekte-Check 1' bzw. 'Objekte-Check 2' )Dies ist die Dienstleistung vom Hausmeister. Der Objektcheck dient dazu, die Objekte in bestimmten Abständen zu kontrollieren.Objekte zum Checken bestimmen: Dies kann man auf der Objektdatenbank tun (Menü HausmeisterObjekte)Ein Objekt kann gecheckt werden, wenn es für dieses Objekt für das Checken bestimmt ist.Ein Objekt wird in der Checkliste berücksichtigt, wenn die Option 'Checkauftrag' mit einem Häkchen versehen ist und Checkintervalle angegeben sind. Mit der Schaltfläche 'Markieren alles' werden die Objekte markiert. Somit ist die Checkliste erstellt.


79


Checkliste (Menü Hausmeister'Objekte-Check 2' )Checkliste ist erstellt. Diese kann man als leeres Formular drucken und die Mitarbeiter können dann die Objekte inspizieren und Probleme aufschreiben und später in die Software eingeben. Die erledigten Probleme werden markiert. Wenn alle Probleme an einem Objekt erledigt wurden, wird dieses als 'erledigt' markiert und das Objekt verschwindet aus der Liste.

80


Leeres Formular. Hier werden die Probleme aufgeschrieben

Ausdruck Checkliste:ausgefüllt.

81

Allgemeine Bearbeitungsinformationen

Diese Informationen gelten für allen AAGen-Produkte. Anwender müssen diese allgemeinen Bearbeitungshilfen lernen, um mit den Anwendungen richtig umgehen zu können.

AAGen-ITC SoftwareKapitel 14: Allgemeine Bearbeitungsinformationen

82

Datensätze bearbeitenAktives Listenelement

Neuer/leerer DatensatzHier kann man ein neuenDatensatz eingeben

Zum ersten Datensatz

Zum letzten DatensatzZum vorherigen

Datensatz

Zum nächsten DatensatzAktive

Datensatznummer Ein neuen Datensatz anfügen

Aktiver Datensatz

Aktiver Kursor

Datensatzmarkierer


83

Datensätze markieren, löschen, kopieren

Strg – (Strg und Minuszeichen) löscht den aktiven Datensatz.

Datensätze markieren

Wenn man auf dem Datensatzmarkierer klickt, wird der Datensatzmarkierer schwarz, hierdurch ist der Datensatz markiert (s. oben links).Man kann auch mehrere Datensätze auf einmal markieren: Maustaste gedrückt halten und nach unten ziehen, bis alle gewünschten Datensätze markiert worden sind.Man kann markierte Datensätze mit Entf-Taste löschen bzw. mit Strg-C kopieren.


84

Datensätze markieren, löschen, kopieren:FehlermeldungenDiese Fehlermeldung erscheint, wenn es abhängige Tabellen zu den zum Löschen vorgesehenen Datensätzen gibt, und Löschen/Aktualisieren gesperrt ist.

G egens tand 1G egens tand 2G egens tand . . ..

Objekt 1

G egens tand 1G egens tand 2G egens tand . ..

Objekt 2

Objekt ...

Kunde 1


Objekt 1


Objekt 2

Objekt ...

Kunde 2

Kunde ...

Hausmeisterei

Wenn die Sperrung aufgehoben ist erscheint diese Meldung nicht, und der Löschvorgang wird durchgeführt.Zumeist ist die Löschweitergabe jedoch gesperrt.Beispiel:Die grafische Darstellung links zeigt die Abhängigkeiten von Tabellen zueinander. Wenn man Kunde 1 löscht und die Löschweitergabe nicht gesperrt ist, passiert folgendes:Alle Objekte und die dazu gehörenden Gegenstände mit Kunde 1 werden gelöscht.Wenn man die Löschweitergabe sperrt und Kunde 1 löschen will, muss man wie folgt vorgehen:Zuerst alle Gegenstände von allen Objekten von Kunde 1 löschen, dann alle Objekte von Kunde 1 löschen, erst dann Kunde 1 löschen.


85

Listenfeld, KombinationsfeldListenfelder und Kombinationsfelder werden sehr oft gebraucht. Es ist wesentlich einfacher und schneller aus einer Liste per Mausklick auszuwählen, anstatt ihn einzugeben.

Wenn man aus dem Listenfeld 'Konten' den Wert 'Primbank' wählt, wird die Tabellenwerte für das Konto 'Primbank' aufgelistet, d. h.: in der Werttabelle sind nur Daten vom Konto Primbank zu sehen; es ändert sich, wenn ein anderen Wert ausgewählt wird.

Listenfeld Konten

Listenfeld

Datentabelle, verknüpft mit dem Listenfeld Konten

KombinationsfeldDas Kombinationsfeld ist ähnlich wie das Listenfeld. Im Gegensatz zum Listenfeld ist dieses einzeilig platziert und mit einer nach unten gerichteten Pfeilspitze versehen. Ein Mausklick auf dieser Pfeilspitze öffnet die Liste.

Das Kombinationsfeld benötigt nicht mehr Platz als das ganz normale Textfeld, wie Datum, Tät.-Nr. (s. Abbildung). Da das Kombinationsfeld keinen besonderen Platzanspruch hat, kann man dies auch als normales Datenfeld benutzen.

Links im Bild ist das Feld Aktivität in Format eines Kombinationsfeldes. Wenn man die Aktivität Dachrinnen befreien eingeben will, muss man diese nicht einzugeben. Beim Klick auf der rechts im Feld stehende Pfeilspitze klappt die Liste auf. Aus dieser Liste wählt man die Aktivität aus. Diese Liste basiert wiederum auf einer Aktivitätsliste, die bereits ausgefüllt ist.


86

Doppelklick-Zeichen '++'Das Zeichen '++' auf einer Schaltfläche bzw. auf einem Feld ist ein Doppelklickzeichen, d. h.: Ein Doppelklick ist hier erforderlich.Man muss jedoch unterscheiden zwischen dem Doppelklick auf einer Schaltfläche und einem auf einem Datenfeld. Bei der Schaltfläche muss man direkt auf diese doppelklicken, während man beim Datenfeld auf die Zelle, in die man die Daten eingeben will, doppelklicken muss.

Doppelklicken auf die Schaltfäche

Doppelklicken auf das Feld


87

Firmenlogo erstellen

Anleitung

AAGen-ITC SoftwareKapitel 15: Firmenlogo erstellen

88

Logo-Erstellen mit MS-PaintUnsere Kunden haben uns oft gefragt, wie man ein Firmenlogo oder Firmenbriefbögen erstellen kann. Dies ist sehr unkompliziert und Sie brauchen dazu keine teuren Programme oder entsprechendes Spezialwissen. Sie haben bereits alles, was Sie brauchen: Die Bildbearbeitungssoftware Paint von Windows reicht dazu völlig aus (StartAlle ProgrammeZubehörPaint).Nachdem Sie Ihr Firmenlogo erstellt haben, können Sie dieses überall einsetzen, und beispielsweise für Ihre Briefbögen verwenden. Logo erstellenPaint starten: StartAlle ProgrammeZubehörPaintSie bekommen eine leere weisse Oberfläche. Sie können diese Fläche je nach Bedarf mit der Maus verkleinern bzw. vergrößern (siehe Bild rechts). Jetzt können wir ein Firmenlogo als Beispiel erstellen.

Geben Sie zunächst ganz normal Ihren Firmanname ein z. B. Berg Transport GmbH. Formatieren Sie diesen Text, wie Sie wünschen.


89

Wenn Sie mit der Bildbearbeitung fertig sind, platzieren Sie diese mit der Maus in der linken oberen Ecke.

Sie können das Bild bis zu 8-fach vergrössern und mit einem Raster versehen. Mithilfe der Vergrößerung und dem Raster können Sie individuell Ihr Logo weiterbearbeiten, mit Figuren und Zeichnungen versehen.Vergrößern: Menü AnsichtZoomBenutzeredefiniertZoommodus 800% auswählen,dann im Zoommodus Raster anzeigen.Raster: Menü AnsichtZoomRaster anzeigen


90

Jetzt können Sie Informationsteil des Logos ausfüllen und platzieren.Nach dem das Logobild steht, können Sie auch die Gesamtbildoberfläche mit Hilfe der Maus auf die Logogröße reduzieren.

Bemerkung: Sie müssen die Gesamtoberfläche auf die Größe von dem Logo reduzieren, da auch der leere Teil der Oberfläche als Bild gespeichert wird.

Jetzt haben Sie ein Logo erstellt. Speichern Sie dieses als GIF-Datei..


91

Beispiele in der PraxisSie sehen unten eine Rechnung mit dem von uns erstellten Logo.


92Bergtransport GmbH inh. Klaus Mustermann / Talstr. 27 – 23456 – ObertalTel.: 02345 99011 / Fax: 02345 99012 / Mobil: 0177 334455Bankverbindung: Konto Mustermann: Konto-Nr.: 3334456, BLZ: 458 456 99 Sparkasse Mitte

Datum:

Bergtransport GmbH Talstr. 27 – 23456 – Obertal

Geschäftsbogen

Documents

5SekCleanPlus Software für Reinigungsunternehmen