8.le thinga qt1001p

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 1 -

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng

hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc

những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc

đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành

chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần

đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu.

Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề

nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính

nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan.

Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ

chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh

tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù

ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao

hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của

đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại.

Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh

Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia

huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu,

tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn

phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ:

thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao

tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo,

điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông

tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc.

Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà,

nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã

có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn




phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một

số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng

nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp

những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn

phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý

nhà nƣớc trên địa bàn huyện.

2. Mục đích nghiên cứu

Các mục đích cơ bản của khóa luận này là:

1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.

2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và

UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế.

3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động

văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời

gian từ năm 2008 đến năm 2010.

Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù

một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để

phục vụ đối chiếu.

4. Giả thuyết nghiên cứu

Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò

quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện

Đầm Hà.

Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần

đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động

quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện.

Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện

pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.




5. Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số

phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng

hợp…

6. Bố cục của khoá luận

*Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần:

Phần mở đầu.

Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng

Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND

huyện Đầm Hà.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

Kết luận.




Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG

Đặt vấn đề

Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận

chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ

quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các

nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn

phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2.

1.1. Lý luận chung về văn phòng.

1.1.1. Khái niệm văn phòng.

Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào

cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với

sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn

phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau

đây về văn phòng:

Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính

hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là

nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ...

Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối

nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ

thể.

Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan

trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo.

Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn

phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc

lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”,

“Văn phòng kiến trúc sƣ”...

Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh




nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng

cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ

quan, tổ chức, đơn vị.

Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các

tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là

các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các

phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của

đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là

hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội

bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động

này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin

trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá

trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn.

Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp

của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt

động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều

kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10]

1.1.2. Chức năng của văn phòng

Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực

hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn

phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

- Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp.

- Nhóm chức năng hậu cần .

a. Chức năng tham mưu, tổng hợp

Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ

quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức

năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản

lý.

Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác

văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý




thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những

quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ

chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến

tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích

và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ

phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa

mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu.

Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở

đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng

mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp

là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ

giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định

tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.

b. Chức năng hậu cần

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất

nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải

đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời,

đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc

về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy

đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức

năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung

cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong

mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng

Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.

2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.




5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của

cơ quan, doanh nghiệp.

6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ

sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.

1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức

Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức

năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.

Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền

hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý

diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc

thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh

đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển

giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang

đến cho lãnh đạo.

Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,

bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông

qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc

ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan,

doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ

có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm

các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả.

Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo,

văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản

lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh

nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó,

văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối

ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé

máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị

chỗ nghỉ cho khách…




1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng.

1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng

Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau:

1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.

Khái niệm:

Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.

Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời

lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những

hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra.

Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải

pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực

hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi

cá nhân.

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận,

phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển

cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế

hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban

thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế

hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà

văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng

của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn,

phối hợp tốt trong công việc.

Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch

công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp

lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì

sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến

những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì

văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện

pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên.




2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.

Khái niệm:

Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa

ngƣời gửi và ngƣời nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện,

hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều ngƣời cùng biết.

Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức

vận động liên lạc giữa các đối tƣợng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống

đó với môi trƣờng xung quanh.

Trong cơ quan hành chính Nhà Nƣớc thì thông tin là phƣơng tiện để ra

các quyết định,xác định phƣơng hƣớng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao

hiệu quả hoạt động.

Thông tin có nhiều loại nhƣ: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội,

thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhƣng mỗi cơ quan,

doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông

tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định kịp thời, chính xác.

Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất

cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng

là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều đƣợc thu thập, xử

lý, chuyển phát tại văn phòng.

Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải

và lƣu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có

liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng

mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt

những quy định về văn thƣ, lƣu trữ trong quản lý thông tin.

Công tác thông tin của văn phòng phải đƣợc cập nhật và tổng hợp đƣợc

tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan,

doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho

lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo

định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình.




Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa

học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải

quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải

quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan, doanh nghiệp mình

3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản

Khái niệm

Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ,

nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay

khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành

ở các cơ quan, doanh nghiệp.

Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi

bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ

thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm…

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và

cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản

hành chính.

Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy

phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03

tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan

nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có

quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các

quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”.

Văn bản hành chính bao gồm:

1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật

do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành

trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng

nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt).

2. Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi,




phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức nhƣ: Thông báo,

thông cáo, báo cáo, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng,

công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng…

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại

Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005

của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản.

Nguyên tắc soạn thảo văn bản:

Một là, nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm

pháp luật đƣợc ban hành phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp

hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp dƣới ban hành phải phù hợp và

không trái với quy định trong văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên.

Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản

Luật và các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên phải đƣợc cơ quan nhà nƣớc

có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.

Hai là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thể thức: Văn bản phải đảm bảo

đúng thể thức nhà nƣớc quy định, nếu văn bản không đúng thể thức thì văn bản

sẽ không có giá trị pháp lý.

Cũng phải lƣu ý đến thể thức trình bày của từng loại văn bản nhất định vì

mỗi loại văn bản cụ thể có hình thức mẫu quy định.

Ba là, văn bản phải đƣợc soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: Đối với

văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan

quản lý nhà nƣớc đã đƣợc phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót

lĩnh vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan.

Đối với văn bản hành chính thông thƣờng, các cơ quan, doanh nghiệp đều có

thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, điều hành, giao dịch… Cần lƣu ý là

một cơ quan, doanh nghiệp không thể soạn thảo và ban hành một văn bản vƣợt quá

thẩm quyền hoặc không đúng chức năng của cơ quan đã đƣợc pháp luật quy định.

Bốn là, văn bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì

phải phù hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ




đề cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải

đƣợc soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.

Năm là, văn bản phải đƣợc trình bày bằng phong cách hành chính công

vụ: Đây là phong cách ngôn ngữ dung trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà

nƣớc. Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của

phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.

Tất cả các văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến UBND huyện bằng con

đƣờng trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị hoặc

qua đƣờng bƣu điện … đƣợc gọi chung là văn bản đến.

Tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý diều hành công

việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đƣợc gửi đến các đối

tƣợng có liên quan gọi là văn bản đi.

* Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả văn bản đi phải đƣợc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở văn thƣ

- Tất cả văn bản đi phải đƣợc kiểm tra về nội dung và thể thức trƣớc khi

gửi đi.

Văn bản là phƣơng tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông

tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,

chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản nhƣ một phƣơng

tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công

việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lƣu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh

nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật

Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, đƣợc bổ sung, sửa đổi năm

2002 và các văn bản dƣới luật hƣớng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành

văn bản nhƣ Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp

lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban

hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về

nội dung, thể thức văn bản. Do đó văn phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,




xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan

trọng của văn phòng.

Việc tổ chức lƣu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho

hoạt động của ngƣời làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại,

chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phƣơng

pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng

phục vụ các nhu cầu khác nhau.

Công tác lƣu trữ thông tin, văn bản đƣợc tổ chức tốt còn là việc đảm bảo

an toàn, bí mật thông tin theo quy định.

4- Nghiệp vụ lưu trữ

Nội dung nghiệp vụ lƣu trữ:

Một là, phân loại tài liệu lưu trữ:

Phân loại tài liệu lƣu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào

những đặc trƣng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng

có hiệu quả những tài liệu lƣu trữ.

Hai là, xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá

trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản tài liệu (Bảo quản có thời hạn và

bảo quản vĩnh viễn) và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lƣu trữ

lịch sử.

Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

do Hội đồng xác định tài liệu xem xét và tƣ vấn cho Lãnh đạo.

Việc xét tài liệu hết giá trị đƣợc thực hiện theo công văn số

879/VTLTNN_NVĐP ngày 19/12/2006 của Bộ Nội vụ, Cục văn thƣ và lƣu trữ

Nhà nƣớc “V/v hƣớng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị”.

Ba là, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lƣu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải

quyết xong ở văn thƣ, ở các đơn vị vào kho lƣu trữ huyện.

Bốn là, thống kê tài liệu lưu trữ

Thống kê tài liệu lƣu trữ: là việc sử dụng phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp




vụ để nắm đƣợc chính xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung, tình hình

tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản lƣu trữ.

Nguyên tắc của thống kê tài liệu lƣu trữ:

+ Bảo đảm toàn vẹn tài liệu lƣu trữ.

+ Bảo đảm chính xác,thống nhất giữa thống kê và bảo quản.

+ Bảo đảm thống nhất quan điểm quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ quốc

gia.

Các loại sổ sách thống kê tài liệu lƣu trữ:

+ Sổ nhập tài liệu lƣu trữ.

+ Mục lục hồ sơ.

+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ.

+ Báo cáo tổng hợp.

+ Sổ xuất tài liệu lƣu trữ.

Năm là, chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phƣơng án phân loại,

trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác

định giá trị tài liệu làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ƣu cho công

tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.

Một số nhiệm vụ trong chỉnh lý:

- Phân loại tài liệu

- Lập hồ sơ

- Biên mục hồ sơ

- Hệ thống hóa hồ sơ

- Lập công cụ tra cứu

- Lập bản kê tài liệu tiêu hủy

- Sắp xếp hồ sơ

Sáu là, bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lƣu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm

đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu.

Tài liệu phải đƣợc sắp xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu




phải đƣợc làm vệ sinh thƣờng xuyên, có các phƣơng tiện và trang thiết bị bảo

quản cần thiết nhƣ cặp, tủ...

Chánh văn phòng thực hiện chỉ đạo việc bảo quản tài liệu lƣu trữ.

Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm về sự hƣ hỏng, mất mát tài liệu lƣu trữ do

lỗi chủ quan của mình gây ra. Trƣờng hợp phát hiện tài liệu bị mối mọt, hƣ

hỏng, ngƣời quản lý, bảo quản phải báo ngay với lãnh đạo Văn phòng để có biện

pháp xử lý, khắc phục.

Bảy là, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin

tài liệu lƣu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu, yêu cầu giải quyết công việc

của các cơ quan, cá nhân.

Cán bộ lƣu trữ có trách nhiệm:

Thực hiện đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hƣớng dẫn

và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác sử dụng tài

liệu lƣu trữ.

Kiểm tra số lƣợng và tình trạng hố sơ, tài liệu khi giao cho

ngƣời khai thác, sử dụng tài liệu cũng nhƣ khi nhận lại tài liệu

do ngƣời khai thác hồ sơ tài liệu trả.

Kịp thời phát hiện và đề xuất xử lý các hành vi vi phạm trong

quá trình khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu.

Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là một trong những công tác quan trọng

nhất và là mục đích cuối cùng của công tác lƣu trữ.

5- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại.

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các

phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng ngƣời phù hợp với từng loại công

việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào

mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhƣng chủ yếu diễn ra tại văn phòng

và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp

khi giao lƣu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này

thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo đƣợc ấn tƣợng ban đầu tốt đẹp và có thiện




cảm với khách hàng, đối tác. Thấy đƣợc tầm quan trọng của hoạt động này thì

mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng đƣợc ấn

tƣợng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có đƣợc thành công này thì công việc

lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm

bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.

6- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của cơ

quan, doanh nghiệp.

Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng. Làm tốt công tác hậu

cần, văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan,

doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua săm

trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi

phí văn phòng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế hoạch tài chính mới

theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.

Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các

hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết

kiệm có ảnh hƣởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó

nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh nghiệp cần

tạo điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

7- Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức

khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp.

Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn trong cơ quan, doanh nghiệp là nhiệm

vụ quan trọng của văn phòng. Công tác đảm bảo an toàn gồm các nội dung sau:

- Bảo vệ sức khoẻ, đảm bảo an toàn lao động cho ngƣời lao động theo

quy định đối với từng chức danh nghề nghiệp.

- Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trƣờng nơi làm

việc.

- Đảm bảo an toàn về tài sản: phòng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn

cho các trang thiết bị.

- Đảm bảo an ninh trật tự: thƣờng trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác cơ

quan trong và ngoài giờ làm việc; kiểm tra và vận hành hệ thống bảo vệ.




- Đảm bảo độ an toàn của các phƣơng tiện giao thông vận tải.

- Phối hợp, liên kết với địa phƣơng và liên cơ quan, doanh nghiệp trong

bảo vệ trật tự an toàn xã hội.

Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn phòng để phục vụ

yêu cầu chung nhằm đạt đƣợc mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp một cách có

hiệu quả nhất. Tuy nhiên, do đặc trƣng, tính chất hoạt động của các cơ quan,

doanh nghiệp khác nhau mà văn phòng có những nhiệm vụ khác phù hợp với

hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó.

8- Tổ chức hội họp

Khái niệm

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nƣớc, một cách thức

giải quyết công việc, thông qua đó thủ trƣởng cơ quan hành chính nhà nƣớc trực

tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết

các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của

pháp luật.

Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong

hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời

sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.

Nhìn chung, hội họp thƣờng đƣợc hiểu là một hình thức tập hợp một số

đông ngƣời ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin

hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.

Mục tiêu của hội họp

Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng

nhƣ tính phức tạp nhƣng đều hƣớng tới mục tiêu chung nhƣ sau:

- Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị.

- Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt đƣợc sự nhất trí về quan

điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cƣờng sự

ủng hộ cũng nhƣ phối hợp.

- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân

chủ.




- Để phát huy trí tuệ tập thể.

- Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài

Ý nghĩa của hội họp

Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh

nghiệp. Đây là phƣơng pháp tốt nhất để lấy đƣợc ý kiến của nhiều ngƣời cùng

một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham

gia tiến trình ra quyết định.

1.2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng

a. Môi trường bên trong tổ chức

Các yếu tố thuộc môi trƣờng bên trong tổ chức gồm có: tổ chức, nguồn

nhân lực, cơ chế hoạt động văn phòng, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật.

Một là, cơ cấu tổ chức: Hoạt động của văn phòng trƣớc hết phụ thuộc và

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh

hƣởng, đối tƣợng điều chỉnh, các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ

quan, doanh nghiệp đó tham gia. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có

thể đƣợc quy định bởi cơ quan cấp trên một cấp hoặc do cấp trên trực tiếp quy

định. Các điều kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của mỗi văn

phòng. Các quy định đó cùng với các chế độ, chính sách khác của Nhà nƣớc

cũng tạo ra khung pháp lý cần thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong

yếu tố tổ chức này, hoạt động văn phòng chịu ảnh hƣởng trong mối quan hệ

tƣơng tác với các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, doanh nghiệp.

Hai là, đội ngũ nhân sự: Trong quá trình chuyển đổi cơ chế quản lý hiện

nay, con ngƣời có ý nghĩa rất to lớn đối với hoạt động của công tác văn phòng.

Yếu tố này ngày càng có vai trò quan trọng hơn vì trong thời gian qua việc đào

tạo nguồn nhân lực cho công tác văn phòng không đƣợc coi trọng, thậm chí văn

phòng là nơi dồn dịch những ngƣời dôi dƣ, khó sắp xếp ở các bộ phận khác

trong cơ quan. Mặt khác, cơ cấu lao động văn phòng hiện đang thay đổi mạnh

mẽ do những quy đinh mới của Nhà nƣớc. Việc áp dụng những biện pháp quản

lý mới nhƣ khoán chi, giao quyền tự chủ cho cơ sở, thực hiện cơ chế khoán…

Tóm lại, yếu tố con ngƣời rất quan trọng, bởi liên quan đến việc tổ chức quản lý,




điều hành, khả năng lãnh đạo, ý thức làm việc của bộ máy văn phòng. Nếu

không có yếu tố này hoặc yếu tố này hoạt động không tốt thì văn phòng ngừng

hoặc làm việc kém hiệu quả. Khai thác tốt yếu tố này với năng lực, nghệ thuật

quản lý điều hành sẽ giúp cho hoạt động của văn phòng diễn ra thƣờng xuyên,

có hiệu quả, tăng tính sáng tạo, tiết kiệm chi phí…Ngƣợc lại, sẽ kìm hãm, bế tắc

trong các hoạt động của văn phòng. Do đó, đòi hỏi ngƣời lãnh đạo phải biết điều

hành tổ chức, quản lý tốt bộ máy văn phòng và đòi hỏi nhân viên là những ngƣời

có kỹ năng chuyên môn, ý thức trách nhiệm cao…thì sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ

đƣợc giao.

Ba là, cơ chế hoạt động của văn phòng: Cơ chế hoạt động văn phòng của

các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đang có nhiều cải tiến. Vai trò của văn

phòng ngày càng đƣợc đánh giá đầy đủ và rõ ràng hơn. Sự ràng buộc trách

nhiệm giữa văn phòng với các phòng ban chuyên môn ngày càng đƣợc củng cố.

Văn phòng ngày càng có trách nhiệm hơn trong việc liên kết phối hợp giữa các

phòng ban, bộ phận trong cơ quan, doanh nghiệp, có vai trò ngày càng quan

trọng trong thực hiện các quy chế công khai, dân chủ, chống lãng phí và chống

tham nhũng.

Bốn là, cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

đƣợc đảm bảo giúp truyền tải và thực hiện các quyết định quản lý của lãnh đạo,

có ảnh hƣởng trực tiếp tới năng xuất lao động, chất lƣợng công việc, tác động

dến quá trình quản lý điều hành của các nhà lãnh đạo. Yêu cầu đặt ra đối với yếu

tố này là luôn đầy đủ về số lƣợng, phù hợp với nhu cầu quản lý, sản xuất kinh

doanh, phải đảm bảo tính hiện đại hoá trang thiết bị và ngƣời lãnh đạo phải kết

hợp bố trí, sắp xếp khoa học, hợp lý tạo tính thẩm mỹ, tránh thất thoát, lãng phí.

b. Môi trường bên ngoài

Các yếu tố ảnh hƣởng từ môi trƣờng bên ngoài gồm: yếu tố chính sách,

pháp luật, kinh tế - xã hội.

Một là, chính sách - pháp luật: Chính sách, pháp luật trực tiếp ảnh hƣởng

đến sự tồn tại, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp vì mỗi cơ quan, doanh

nghiệp đều hoạt động dựa trên sự quản lý của Nhà nƣớc bằng các quy định, pháp




luật do Nhà nƣớc ban hành. Những chính sách, quy định của Nhà nƣớc về văn

phòng là hành lang pháp ly chung, là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy,

quy chế hoạt động. Những chính sách này đầy đủ, phù hợp và có hiệu lực thi

hành cao sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quan, doanh

nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng. Bên cạnh đó, hệ thống

chính sách của mỗi doanh nghiệp phải luôn hoàn chỉnh cho phù hợp với tình

hình phát triển mỗi thời kỳ và có tính khả thi cao là điều kiện để công tác văn

phòng thực hiện có hiệu quả hơn.

Hai là, trình độ phát triển kinh tế - xã hội: Mọi doanh nghiệp đều phải

vận hành hoạt động theo các quy luật kinh tế, xã hội vì các quy luật đó có tác

động rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp và cả hoạt động của văn phòng.

Nếu thị trƣờng và chính sách kinh tế thuận lợi sẽ khuyến khích các doanh nghiệp

tăng cƣờng đầu tƣ, hiện đại hoá trang thiết bị trong doanh nghiệp. Ngoài ra, môi

trƣờng kinh tế, xã hội ổn định, phát triển còn góp phần cải tạo tự nhiên, xã hội

tạo môi trƣờng kinh tế lành mạnh. Hơn nữa, sự tăng trƣởng, phát triển kinh tế

đất nƣớc, khu vực và cả thế giới đều có ảnh hƣởng rất lớn tới sự phát triển của

doanh nghiệp. Đây vừa là cơ hội vừa là thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp

không ngừng nâng cao, tự đổi mới và có bƣớc đi đúng hƣớng trong đó hoạt động

văn phòng cũng đƣợc quan tâm, cải tiến cho phù hợp với xu thế phát triển hiện

nay.

Nhƣ vậy, với sự tác động của các yếu tố trên đều ảnh hƣởng đến hoạt

động văn phòng trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Vì vậy, cần vận dụng những

điều kiện thuận lợi, tác động tích cực, hạn chế những ảnh hƣởng tiêu cực để hoạt

động của doanh nghiệp cũng nhƣ hoạt động văn phòng đạt đƣợc hiệu quả tốt

nhất mà vẫn tiết kiệm chi phí hoạt động.

1.3. Quản trị văn phòng

Hoạt động văn phòng chịu nhiều yếu tố khác nhau, trong đó, quản trị văn

phòng đóng vai trò quyết định.

“ Quản trị ” có thể đƣợc hiểu là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có

trong tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cụ thể đƣợc giao nhằm đạt đƣợc




mục tiêu của tổ chức.

Chính vì vậy, Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định

hƣớng của chủ thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã xác

định.

1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng

Quản trị văn phòng hƣớng tới một loạt các mục tiêu sau:

1- Khẳng định và nâng cao uy tín ngƣời lãnh đạo trong cơ quan, doanh

nghiệp, làm cho nhân viên hiểu và thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan,

doanh nghiệp. Đồng thời tạo ra không khí làm việc thoải mái, đoàn kết, giúp đỡ

nhau trong công việc.

2- Tổ chức quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, doanh nghiệp một

cách khoa học để sử dụng tối đa lợi thế mà các nguồn thông tin mang lại

3- Xây dựng nét văn hoá công sở hiện đại, lịch sự phát huy tinh thần làm

việc tập thể, đề cao tinh thần tự giác của mỗi cá nhân để mang lại hiệu quả cao

nhất cho hoạt động văn phòng.

4- Xây dựng nội quy, quy chế hoạt động mang tính khoa học và chuyên

nghiệp

5- Đầu tƣ trang thiết bị và từng bƣớc hiện đại hoá công tác văn phòng

nhằm khẳng định vai trò của văn phòng đối với hiệu quả hoạt động của doanh

nghiệp.

1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng

Nội dung cơ bản của công tác Quản trị văn phòng bao gồm các công việc

sau:

- Lập kế hoạch quản trị văn phòng

- Xây dựng quy chế văn phòng.

- Xây dựng và vận hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý.

- Phân công công việc việc và tổ chức phối hợp

- Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ văn phòng

- Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng.

- Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn

phòng.




- Xây dựng văn hoá tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho thực thi.

- Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng.

Tiểu kết chương

Chƣơng này đã trình bày lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn

phòng. Mục đích của khóa luận này là nghiên cứu về hoạt động văn phòng, do

đó, lý luận về quản trị văn phòng chỉ đƣợc đƣa vào với tính chất tham khảo.

Trên cơ sở lý luận này thì chƣơng 2 sẽ làm sáng tỏ vấn đề này ở phần nội

dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.




Chương 2:

THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ

Đặt vấn đề

Chƣơng này tập trung vào phân tích, đánh giá thực tiễn hoạt động văn

phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trên cơ sở lý luận đã đƣợc

trình bày ở chƣơng 1. Chƣơng này đƣợc bắt đầu bằng việc giới thiệu khái quát

về UBND huyện Đầm Hà, nhằm mô tả bối cảnh trong đó hoạt động văn phòng

đƣợc thực hiện và đánh giá.

2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà

Tên cơ quan: Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà

Điạ chỉ: Phố Lê Lƣơng - Thị trấn Đầm Hà - Huyện Đầm Hà – Quảng

Ninh

Điện thoại: 033.3880031 Fax: 033.3880081

Email: [email protected]

Đầm Hà xƣa là một tổng thuộc châu Hà Cối phủ Hải Đông. Sau cách

mạng tháng tám năm 1945, tổng Đầm Hà đƣợc tách ra thành huyện Đầm Hà bao

gồm tổng Đầm Hà cũ và ở phía tây có thêm xã Dực Yên từ huyện Tiên Yên cắt

sang.

Ngày 04 tháng 06 năm 1969, hai huyện là huyện Đầm Hà và huyện Hà

Cối hợp nhất lại thành huyện Quảng Hà.

Ngày 29 tháng 08 năm 2001, huyện Đầm Hà đƣợc tái lập theo nghị định

số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai

huyện Hải Hà và huyện Đầm Hà. Huyện Đầm Hà đƣợc tái lập với 10 đơn vị

hành chính cơ sở gồm thị trấn Đầm Hà và 9 xã: Đầm Hà, Đại Bình, Dực Yên,

Tân Bình, Quảng An, Quảng Lâm, Quảng Tân, Quảng Lợi và Tân Lập.

Cùng với sự tái lập của huyện Đầm Hà , UBND huyện Đầm Hà ra đời, đã

từng bƣớc khắc phục những khó khăn, hạn chế về trình độ chuyên môn, chính

trị, nhân lực và cơ sở vật chất, đem lại những thay đổi tích cực cho huyện.




2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà

Chức năng, hiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện đƣợc thực hiện theo

Luật tổ chức HĐND và UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội khóa XI ban

hành ngày ngày 26 tháng 11 năm 2003.

Chức năng:

UBND huyện do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan

hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc HĐND cùng cấp và

cơ quan nhà nƣớc cấp trên.

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ

quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực

hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an

ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp phần bảo

đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nƣớc từ trung

ƣơng tới cơ sở.

Nhiệm vụ

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm báo cáo HĐND

cùng cấp để thông qua và trình HĐND cấp tỉnh phê duyệt.

Lập dự toán ngân sách Nhà nƣớc trên địa bàn huyện; Dự toán thu chi

ngân sách địa phƣơng; Phƣơng án phân bổ dự toán ngân sách cấp huyện; Tổ

chức thực hiện ngân sách địa phƣơng, hƣớng dẫn các UBND xã, thị trấn xây

dựng, thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị trấn, phê

chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn.

Xây dựng và trình HĐND cấp huyện thông qua chƣơng trình khuyến

khích phát triển nông nghiệp, chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện chuyển dịch

cơ cấu kinh tế phát triển nông nghiệp, xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng

đất, xây dựng quy hoạch thủy lợi.

Quản lý khai thác các công trình giao thông kết cấu hạ tầng, cấp phép xây

dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc




sở hữu nhà nƣớc trên địa bàn huyện.

Xây dựng các chƣơng trình,đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,

thể dục thể thao; Quản lý phát triển mạng lƣới y tế, phòng chống dịch bệnh, tổ

chức công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân; Giải quyết việc làm cho ngƣời lao

động, xóa đói giảm nghèo.

Quản lý thị trƣờng, chống hàng giả hàng kém chất lƣợng.

Tổ chức thực hiện bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND; Quyết định tổ chức

bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chuyên môn thuộc UBND, quản lý

hồ sơ mốc địa giới

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà

(Nguồn: UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Phòng

Nội vụ

Phòng

Lao động

Thƣơng

binh và

Xã hội

Phòng

Tài

chính

Kế

hoạch

Phòng

Giáo

dục và

Đào

tạo

Phòng

Y tế

Phòng

Văn hóa

và

Thông

tin

Phòng

Tài

nguyên

và Môi

trƣờng

Phòng

Tƣ

pháp

Phòng

Nông

nghiệp và

Phát triển

nông thôn

Phòng

Công

thƣơng

Thanh

tra

Văn

phòng

HĐND

và

UBND

BAN LÃNH ĐẠO UBND HUYỆN




2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện

Đầm Hà

Về cơ bản, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện đầy

đủ chức năng, nhiệm vụ nhƣ lý luận đã trình bày, cụ thể:

a. Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn của

HĐND, UBND huyện Đầm Hà , giúp việc cho Thƣờng trực HĐND, UBND

huyện và Chủ tịch, các phó chủ tịch HĐND, UBND huyện Đầm Hà.

Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan trực thuộc UBND huyện, chịu sự

quản lý trực tiếp, toàn diện của UBND huyện.

Văn phòng HĐND và UBND huyện là cơ quan có tƣ cách pháp nhân, có

con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nƣớc theo quy định của

pháp luật.

Có chức năng trực tiếp tham mƣu tổng hợp cho UBND về hoạt động của

UBND huyện; Tham mƣu,giúp UBND huyện về công tác dân tộc; Tham mƣu cho

chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND; Cung cấp thông

tin phục vụ quản lý và hoạt động của thƣờng trực HĐND, UBND huyện và các cơ

quan nhà nƣớc ở địa phƣơng; Đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của

HĐND và UBND huyện.

b. Nhiệm vụ chung của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà căn cứ vào

Nghị định số 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ về “Quy định tổ chức các cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”.

1. Trình HĐND và UBND huyện ban hành các quyết định, chỉ thị, các

văn bản hƣớng dẫn thực hiện về các lĩnh vực quản lý.

2. Trình HĐND và UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và

hàng năm của HĐND và UBND huyện; hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện sau

khi đƣợc phê duyệt.




3. Trình HĐND và UBND huyện chƣơng trình, biện pháp tổ chức thực

hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nƣớc đƣợc

giao.

4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế

hoạch sau khi đƣợc phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp

luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý đƣợc giao.

5. Giúp UBND huyện thực hiện và chịu trách nhiệm tổng hợp các hoạt

động của UBND; có trách nhiệm cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt

động của UBND và các cơ quan quản lý nhà nƣớc thuộc huyện; tổng hợp báo

cáo tình hình kinh tế – xã hội của toàn huyện theo quy định; đảm bảo việc lƣu

trữ văn bản của huyện.

6. Tham mƣu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, đảm bảo các hoạt

động công tác dân tộc trên phạm vi toàn huyện theo sự phân công, hƣớng dẫn

của UBND huyện và Ban Dân tộc tỉnh; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật

cho hoạt động của UBND và các hoạt động theo phân công của UBND huyện.

Bảo đảm các hoạt động tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức, công

dân theo quy định.

7. Hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức thuộc phạm

vi quản lý.

8. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống

thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc, chuyên môn nghiệp vụ của

Văn phòng.

9. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình

thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của UBND huyện và Uỷ ban nhân

dân tỉnh.

10. Kiểm tra, thanh tra theo ngành, lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách đối

với tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực thực hiện các quy định của pháp luật; giải

quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật,

theo phân công của UBND huyện.

11. Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo quy định của pháp luật và

phân công của UBND huyện.

12. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.




2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

(Nguồn:Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà làm việc theo chế độ thủ

trƣởng.

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND và UBND

huyện về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.Phó chánh văn phòng giúp việc cho

Chánh văn phòng và chịu trách nhiệm trƣớc Chánh văn phòng và trƣớc pháp

luật về nhiệm vụ đƣợc giao. Trong trƣờng hợp lãnh đạo thƣờng trực HĐND và

lãnh đạo UBND huyện giao nhiệm vụ trực tiếp cho các Phó chánh văn phòng

hoặc các chuyên viên, nhân viên thừa hành trong văn phòng, thì các Phó chánh

văn phòng hoặc các chuyên viên nghiên cứu, nhân viên thừa hành đó có trách

nhiệm thi hành và báo cáo với Chánh văn phòng.

CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH

HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ

PHÓ CHÁNH VP PHỤ TRÁCH

TỔNG HỢP

KẾ

TOÁN

LƢU

TRỮ

THỦ

QUỸ

TẠP

VỤ

BẢO

VỆ

LÁI

XE

BỘ

PHẬN

HÀNH

CHÍNH

MỘT

CỬA

CÔNG

TÁC

DÂN

TỘC

QT

MẠNG

-LIÊN

LẠC

ĐÁNH

MÁY

TRỰC

VP-

VĂN

THƢ




2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà gồm 03 ngƣời là

01 chánh văn phòng và 02 phó chánh văn phòng. Giúp việc cho chánh văn

phòng, ngoài các phó chánh văn phòng còn có 01 chuyên viên và 12 nhân viên

thừa hành.

Hình 2.3: Trình độ đội ngũ nhân viên

Chức

danh,chức

vụ

Số

lƣợng

Trình độ chuyên

môn Trình độ chính trị Qua

đào

tạo

nghề

Chƣa

qua

đào

tạo

nghề

Trung

cấp

Cao

đẳng

Đại

học

Sơ

cấp

Trung

cấp

Cao

cấp

Lãnh đạo 03 03 03

Bộ phận

hành chính

quản trị

11 02 03 04 02

Bộ phận

tổng hợp 02 01 01

Tổng 16 03 03 04 03 04 02

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Qua bảng kê trên cho thấy trình độ của đội ngũ lãnh đạo Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà tƣơng đối cao và đồng đều với 100% lãnh đạo

có trình độ đại học về chuyên môn và 100% lãnh đạo có trình độ cao cấp về

chính trị. Tuy nhiên trình độ đội ngũ nhân viên chƣa cao : 7,7 % trình độ đại học

(chỉ có 01 nhân viên trong tổng số 13 nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn

phòng) ; trình độ trung cấp là 23% ; trình độ cao đẳng là 23%; số nhân viên qua

trung tâm đào tạo nghề đạt 30,8% ; và nhân viên chƣa qua đào tạo là 15,5% .

Văn phòng là nơi đảm nhiệm những chức năng quan trọng nhƣ tham mƣu,

tổng hợp thông tin, phục vụ, giúp đỡ lãnh đạo UBND huyện trong công tác chỉ

đạo, quản lý. Điều đó đặt ra yêu cầu cao về trình độ cán bộ, nhân viên văn

phòng. Trình độ chuyên môn của nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện

Đầm Hà còn nhiều hạn chế, số lƣợng nhân viên đạt trình độ đại học ít, công tác

bồi dƣỡng nâng cao trình độ nhân viên cần đƣợc đẩy mạnh, nhƣng vấn đề này




cũng có ảnh hƣởng không nhỏ tới sự ổn định về số lƣợng nhân viên và hoạt

động của văn phòng.

Nhƣ vậy Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần có kế hoạch

nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên thừa hành nhiêm vụ thuộc văn

phòng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng cũng nhƣ hiệu lực quản

lý của UBND huyện.

Cán bộ, công chức văn phòng đƣợc quan tâm nâng cao trình độ. Kết quả

đào tạo, bồi dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2009 là:

- Kết quả đạt đƣợc: Tổng số cán bộ, công chức đã đƣợc bồ đào tạo, bồi

dƣỡng từ năm 2006 đến năm 2008 là:

+ Lớp cao cấp chính trị: 02 đ/c

+ Chuyên viên : 01 đ/c

+ Chuyên viên chính: 03 đ/c

+ Lớp Đại học tài chính – kế toán tại chức: đang học 01 đ/c

+ Lớp Đại học luật kinh tế : đang học 01 đ/c

+ Lớp bồi dƣỡng tin học: 03 đ/c

+ Lớp bồi dƣỡng ngoại ngữ: 01 đ/c

- Kế hoạch: Trong năm 2010 - 2011 dự kiến đào tạo

+ Chuyên viên : 02 đ/c

+ Bồi dƣỡng ngoại ngữ : 04 đ/c

Do số lƣợng nhân viên biên chế của Văn phòng ít mà khối lƣợng công

việc lại nhiều, do đó việc đƣa nhân viên đi học nâng cao, bồi dƣỡng chuyên

môn, nghiệp vụ của Văn phòng gặp nhiều khó khăn.

2.2.4. Điều kiện làm việc

Phƣơng tiện và các điều kiện làm việc phục vụ công tác là các yếu tố

không thể thiếu để cán bộ, nhân viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đƣợc giao.




Nhân sự tốt và điều kiện làm việc tốt là hai yếu tố quyết định đến sự thành công

trong công việc. Cùng với sự phát triển của kinh tế, khoa học kỹ thuật công nghệ

ngày càng phát triển kéo theo điều kiện làm việc của con ngƣời ngày càng hiện

đại, đầy đủ và phong phú cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng.

Càng ngày các nhà lãnh đạo càng quan tâm, chú trọng đến việc áp dụng

các phƣơng tiện làm việc tiên tiến vào công việc, phục vụ hữu dụng cho con

ngƣời trong công việc, giúp giảm thời gian làm việc, giảm sức ngƣời và nâng

cao năng suất và chất lƣợng công việc.

Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc mua sắm bao gồm định

mức và kinh phí mua trang thiết bị và phƣơng tiện làm việc đƣợc thực hiện theo

quyết định số 170/2006/QĐ - TTg ngày 18/07/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ

về việc ban hành quy định, tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phƣơng tiện

làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc.

Lãnh đạo văn phòng và nhân viên thừa hành nhiệm vụ của văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà sử dụng những trang thiết bị tài sản của văn

phòng theo đúng phạm vi, giới hạn quyền sử dụng của mình, sử dụng có mục

đích, đem lại hiệu quả hoạt động tối ƣu nhất cho văn phòng và có trách nhiệm

bảo vệ trang thiết bị văn phòng.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có trách nhiệm báo cáo về

tình hình sử dụng, quản lý trang thiết bị văn phòng theo yêu cầu của các cấp, các

ngành có thẩm quyền.




Hình 2.4: Trang thiết bị làm việc

STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƢỢNG ĐƠN VỊ

1 Máy tính để bàn 09 Bộ

2 Máy tính xách tay 03 Chiếc

3 Máy photocopy 03 Cái

4 Máy in 09 Cái

5 Máy điều hòa 08 cái

6 Máy chiếu 01 Cái

7 Máy fax 01 Cái

8 Máy hủy tài liệu 06 Cái

9 Máy phát điện 01 Cái

10 Điện thoại bàn 10 Cái

11 Bàn làm việc 10 Bộ

12 Bàn tiếp khách 04 Bộ

13 Bán ghế phòng họp 50 Bộ

14 Tủ hồ sơ,tài liệu 10 Cái

15 Quạt 10 Cái

16 Ô tô 04 Chiếc

17 Loa đài 02 Bộ

18 Máy scan 03 Cái


Qua bảng kê trên cho thấy trang thiết bị văn phòng của Văn phòng HĐND

và UBND huyện Đầm Hà đã đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của lãnh đạo và nhân

viên trong văn phòng. Điều này làm tăng hiệu quả công việc của văn phòng, góp

phần vào việc nâng cao năng lực quản lý, chỉ đạo của Thƣờng trực HĐND và

UBND huyện.




2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND

huyện Đầm Hà.

2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là nơi tiếp nhận thông tin

chủ yếu của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện, là nơi tiếp xúc giữa nhân dân

với UBND huyện. Bởi vậy hoạt động thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng

rất quan trọng.

Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin:

Hình 2.5:Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin

Bước 1: Thu thập thông tin

Khi thu thập thông tin, đầu tiên phòng xác định nhu cầu về thông tin của

UBND huyện. Bởi vì số lƣợng các loại thông tin rất phong phú và đa dạng

nhƣng không phải tất cả các thông tin đó đều có giá trị nhƣ nhau, đây là vấn đề

cốt lõi trong quản lý thông tin của văn phòng. Đây là cơ sở trong việc hình thành

thông tin nội bộ, giúp giảm nhẹ tình trạng thiếu thông tin hoặc thông tin không

thích hợp cho việc ra quyết định của Thƣờng trực HĐND và UBND huyện.

Nguồn thông tin đến văn phòng bao gồm:

- Thông tin từ Trung ƣơng, từ UBND tỉnh (thông qua các công văn)

Thu thập thông tin

Phân tích và xử lý

thông tin

Bảo quản,lƣu trữ

thông tin

Truyền đạt, phổ biến

thông tin




- Thông tin từ các xã,tập thể,cơ quan,ban,ngành.

- Thông tin từ các đơn vị phối hợp

- Thông tin từ báo chí,internet,đài truyền hình....

- Thông tin từ nhân dân.

Ngoài ra văn phòng còn cần phải thu thập thêm các thông tin theo yêu cầu

của thƣờng trực HĐND và UBND huyện.

Bước 2: Phân tích và xử lý thông tin

Đây là công việc đòi hỏi ngƣời làm công tác thông tin phải sử dụng sự

hiểu biết của mình để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lƣợng thông tin đã

thu nhận để đƣa ra các thông tin đầu ra cung cấp cho lãnh đạo. Yêu cầu của

công việc này là phải tổng hợp đƣợc tình hình, phản ánh đúng bản chất sự việc,

do đó phải kiểm tra tính chính xác, hợp lý của tài liệu, hệ thống chỉnh lý, tổng

hợp, phân tích số liệu, so sánh, đánh giá để có đƣợc những thông tin đảm bảo

yêu cầu đặt ra. Nhân viên văn thƣ khi làm công tác xử lý thông tin phải xác định

thông tin chính và thông tin hỗ trợ. Đồng thời phải biết loại bỏ hoặc nghi ngờ

những thông tin thiếu căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, thiếu cơ sở khoa học.

Bước 3: Truyền đạt, phổ biến thông tin

Các thông tin đầu vào sau khi đƣợc phân tích, xử lý, cho các thông tin đầu

ra cần đƣợc truyền đạt, phổ biến nhanh chóng kịp thời đến các phòng ban, bộ

phận, đối tƣợng cần thiết thông qua các hình thức truyền đạt nhƣ: văn bản, cuộc

họp, hội nghị, phổ biến trao đổi qua điện thoại hoặc trực tiếp….

Để việc truyền đạt và phổ biến thông tin nhanh chóng, kịp thời đến các cơ

quan, đơn vị thuộc UBND huyện có thể sử dụng công nghệ thông tin (hệ thống

mạng internet nội bộ, điện thoại nội bộ). Do đó, giảm bớt đƣợc thời gian và chi

phí trong quá trình chuyển phát thông tin.

Bước 4: Bảo quản, lưu trữ thông tin

Vì thông tin không phải chỉ đƣợc sử dụng một lần hoặc một vài lần mà

cần phải đƣợc lƣu trữ bảo quản để sử dụng lâu dài. Do vậy thông tin phải đƣợc

bảo quản, lƣu trữ theo các phƣơng pháp khoa học và theo yêu cầu của nghiệp vụ

lƣu trữ, bảo quản thông tin. Có các phƣơng pháp bảo quản nhƣ sau:




+ Qua hệ thống máy tính điện tử

+ Sắp xếp vào các cặp, tủ tài liệu ngăn nắp, gọn gàng.

Vai trò

Đối với Văn phòng HĐND và UBND huyện với chức năng chủ yếu là

tham mƣu, tổng hợp cho lãnh đạo UBND huyện thì thông tin có vai trò rất quan

trọng quyết định đến hiệu quả công tác tham mƣu của văn phòng, và điều này

ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng quản lý, chỉ đạo điều hành của UBND huyện.

Vì thông tin chính là cơ sở để lãnh đạo đƣa ra quyết định quản lý.

Thông tin mà văn phòng thu thập đƣợc không những liên quan đến hoạt

động của văn phòng mà còn liên quan đến UBND huyện, do đó mà chất lƣợng

thông tin đóng một vai trò rất quan trọng.

Thông tin đƣợc thu thập chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo đƣa ra các

quyết định hợp lý, đúng đắn, hiệu quả, giúp hiệu quả quản lý ngày càng nâng

cao. Ngƣợc lại, thông tin sai lệch, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những sai lầm và

gây ra hậu quả nghiêm trọng.

Thông tin còn là công cụ đắc lực cho Văn phòng trong việc xây dựng

chƣơng trình, kế hoạch.

Kết quả thực hiện

Trong thời gian qua công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin đƣợc

văn phòng thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy trình giúp cho thông tin

luôn đƣợc cập nhập thƣờng xuyên, không có tình trạng thông tin nhận đƣợc đã

cũ hoặc sai lệch.

Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo UBND huyện là thông tin chính xác, đã

đƣợc phân tích kỹ, đảm bảo tính chính xác của UBND khi ra quyết định.

Truyền tải thông tin đến đúng đối tƣợng tiếp nhận.

Văn phòng rất quan tâm đến thông tin phản hồi, điều này giúp văn phòng

nhận biết đƣợc những khuyết điểm, thiếu sót trong hoạt động của mình để nâng

cao hiệu quả hoạt động.

Hạn chế

Bên cạnh đó, công tác thu thập và xử lý thông tin của văn phòng còn một




số hạn chế:

Truyền tải thông tin đôi khi không đảm bảo thời gian, do văn phòng thiếu

biên chế và từ năm 2008 đến nay, dự án cải tạo và nâng cấp quốc lộ 18A đoạn

Mông Dƣơng - Móng cái làm giao thông không thuận tiện, thƣờng xuyên tắc

đƣờng làm ảnh hƣởng tới việc tiếp nhận và truyền tải thông tin của Văn phòng.

2.3.2. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản

Hình 2.6: Quy trình soạn thảo văn bản.

Bước 1: Chuẩn bị

- Xác định mục đích của văn bản: Khi dự định ban hành một văn bản cần

xác định rõ văn bản ban hành giải quyết vấn đề gì.

- Xác định nội dung và tên loại văn bản: Xác định vấn đề cần trình bày, từ

đó xác định biểu mẫu trình bày của văn bản cần soạn thảo.

- Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản.

- Xác định đối tƣợng nhận văn bản: Xác định đối tƣợng mà văn bản sẽ tác

động đến.

- Thu thập và xử lý thông tin: Tập hợp thông tin, cần lựa chọn những

thông tin cần thiết và chính xác, loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng

lặp hoặc có độ tin cậy thấp.

Bƣớc này là bƣớc quan trọng để soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu.

Bước 2: Soạn bản thảo văn bản

Dựa trên những thông tin đã thu thập và xử lý ở trên, nhân viên văn thƣ

tiến hành trình bày, sắp xếp các thông tin trên theo đúng thể thức và kỹ thuật

Chuẩn bị Duyệt bản thảo,

sửa chữa, bổ sung

Đánh máy, nhân

bản

Soạn thảo văn

bản

Kiểm tra, ký và

ban hành văn bản




theo quy định. Văn bản ở bƣớc này gọi là bản thảo.

Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung.

Nhân viên văn thƣ sau khi hoàn thành việc soạn thảo văn bản trình văn

bản lên Chánh văn phòng duyệt bản thảo.Trong trƣờng hợp văn bản do UBND

huyện ban hành thì Chánh văn phòng trình Chủ tịch UBND huyện duyệt bản

thảo.

Bản thảo văn bản đƣợc duyệt về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật

trình bày. Nếu có gì cần sửa chữa, bổ sung thì nhân viên soạn thảo tiến hành sửa

theo yêu cầu. Sau đó lại trình Chánh văn phòng xem xét lại.

Trong văn bản đƣợc duyệt, ngƣời duyệt phải ghi ý kiến 4 nội dung sau:

duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký ngƣời duyệt. Vị trí ghi ở lề

trái, dƣới số và ký hiệu văn bản.

Bước 4: Đánh máy, nhân bản

Bản thảo sau khi duyệt đƣợc chuyển đến nhân viên đánh máy. Việc đánh

máy, nhân bản phải đƣợc thực hiện ngay tại cơ quan, tuyệt đối không đƣợc đánh

máy, nhân bản ngoài cơ quan.

Việc đánh máy phải đảm bảo những yêu cầu:

- Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản.

- Đánh máy, nhân bản đúng số lƣợng quy định.

- Giữ gìn bí mật nội dung và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian

quy định.

Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản

Chánh văn phòng hoặc nhân viên văn thƣ soạn thảo văn bản phải kiểm tra

và chịu trách nhiệm về độ chính xác của văn bản. Chánh văn phòng phải ký

nháy vào dòng cuối cùng của nội dung văn bản đó.

Thẩm quyền ký văn bản: Chánh văn phòng có quyền đƣợc ký tất cả những

văn bản của Văn phòng HĐND và UBND và có thể giao cho Phó chánh văn

phòng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách.

Nếu văn bản do UBND huyện phát hành thì văn phòng HĐND và UBND




trình lãnh đạo UBND huyện ký. Văn phòng có trách nhiệm về việc phát hành và

lƣu trữ văn bản.

Ngƣời có thẩm quyền ký văn bản phải ký đúng chữ ký đã ký và thông báo

số lƣợng bản chính cần ban hành do ngƣời ký văn bản quyết định. Không ký

bẳng mực đỏ, bút chì hoặc bằng mực dễ phai.

Sau khi ký, đóng dấu lên chữ ký, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký

hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản.Chuyển văn bản đến các cá nhân,

phòng ban có liên quan. Sau đó, phải có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực

hiện để kịp thời điều chỉnh rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.

Vai trò:

Công việc của văn phòng chủ yếu là thông qua văn bản, do đó văn bản

đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng.

Văn bản là phƣơng tiện truyền đạt, phổ biến thông tin và lãnh đạo ra

quyết định quản lý giúp công việc đƣợc giải quyết một cách chính xác, nhanh

chóng, đúng đƣờng lối, chính sách.


Việc thực hiện nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà đƣợc thực hiện nghiêm ngặt theo đúng quy

định tại Nghị định 101/CP ngày 23 tháng 09 năm 1997 của Chính phủ quy định

“Thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản” và đảm bảo thể thức, kỹ

thuật trình bày theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06

tháng 05 năm 2005.

Thực hiện tốt việc rà soát nội dung,thể thức văn bản trƣớc khi trình lãnh

đạo có thẩm quyền xem xét, phê chuẩn hoặc thông qua. Thực hiện rà soát lại

toàn bộ văn bản trƣớc khi ban hành, chỉ đạo việc sao in văn bản và lƣu trữ theo

đúng quy định pháp luật.




2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản

2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến

Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến

Hình2. 7: Quy trình quản lý văn bản đến

Bước 1: Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản

Tất cả văn bản đến đều đƣợc tập hợp tại Văn thƣ Văn phòng HĐND và

UBND huyện để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào sổ .

- Nhận văn bản: Khi văn bản đƣợc gửi đến Văn phòng, nhân viên văn thƣ

có trách nhiệm kiểm tra văn bản mới nhận, nếu không thuộc UBND huyện thì

phải gửi trả lại nơi gửi. Nếu phong bì bị rách, bị bóc hoặc bị mất thì phải lập

biên bản ngay với sự chứng kiến của ngƣời đƣa văn bản.

- Phân loại văn bản:

+ Loại vào sổ đăng ký: Là những công văn, giấy tờ gửi cho UBND huyện,

các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện hoặc những ngƣời có chức

vụ lãnh đạo trong UBND huyện, lãnh đạo cơ quan trực thuộc UBND huyện

+ Loại không phải vào sổ đăng ký: Thƣ riêng, bản tin, báo, tạp chí.

+ Loại bóc bì: Các văn bản ngoài bì đề tên Chi nhánh, chức danh lãnh đạo

của Chi nhánh, không có dấu mật.

+ Loại không đƣợc bóc bì : Các văn bản ghi tên đích danh lãnh đạo cơ

Nhận văn bản,

phân loại, bóc

bì văn bản Đóng dấu đến

Vào sổ đăng ký

văn bản đến

Đôn đốc, theo dõi

việc giải quyết văn

bản

Trình, chuyển

giao văn bản

đến

Loại không phải

vào sổ đăng ký

Loại phải vào

sổ đăng ký

Chuyển trực tiếp cho

ngƣời nhận




quan, phòng ban, đơn vị hoặc cá nhân ; Bì thƣ riêng cá nhân ; Hồ sơ đấu thầu ;

Bì gửi cho các đoàn thể, cơ quan trong đơn vị ; Các văn bản có đóng dấu “Mật”.

- Bóc bì phải khéo để không bị rách văn bản bên trong. Đối với công văn

có dấu mật thì không đƣợc bóc bì, phải chuyển ngay cho ngƣời có trách nhiệm

giải quyết

- Đối với văn bản thƣờng: Khi tiến hành bóc bì văn bản, cán bộ văn thƣ

phải lấy văn bản ra nhẹ nhàng tránh làm rách văn bản , phải đối chiếu ký hiệu

văn bản đã đƣợc ghi bên ngoài phong bì với số ký hiệu văn bản xem có khớp

nhau không?

Bước 2: Đóng dấu đến

Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thƣ, ghi nhận ngày,

tháng, số văn bản đến.

Dấu đến đƣợc đóng rõ ràng và thống nhất vào dƣới số, ký hiệu, trích yếu

của công văn.

Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi văn bản đến,

ngày đến là ngày văn thƣ nhận văn bản.

Văn bản đến phải đƣợc làm thủ thục tiếp nhận, vào sổ văn bản đến ngay

trong ngày; Nếu văn bản đƣợc gửi đến vào ngày nghỉ thì đƣợc làm thủ tục tiếp

nhận vào ngày làm việc tiếp theo (trừ trƣờng hợp văn bản có ghi mức độ khẩn).

Hình 2.8: Mẫu dấu đến

U.B.N.D HUYỆN ĐẦM HÀ

CÔNG VĂN ĐẾN

Số:

Ngày tháng năm


Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến

Việc vào sổ phải đảm bảo ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút

chì, dập xoá hoặc viết tắt, tránh trùng số hoặc bỏ sót số. Các yếu tố nội dung cần




phải ghi vào các mẫu sau:

Hình 2.9: Mẫu nội dung sổ công văn đến

Ngày

đến Số đến

Cơ quan

gửi văn

bản đến

Số/kí

hiệu văn

bản

Ngày

văn

bản

Tên loại

và trích

yếu

Lƣu

hồ

sơ

Nơi

nhận

Kí

Nhận

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

21/6/09 1109 UBND

Tỉnh

1730/

2009/

QĐ-

UBND

19/6/09

Quyết

định v/v

Ban hành

chế độ

họp

UBND

huyện

Đầm Hà

(Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, năm 2009)

Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn thƣ sau khi vào sổ văn bản đến trình cho Chánh văn phòng xem xét,

giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm

việc của văn phòng; chức năng nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao, cho ý

kiến phân phối văn bản chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải

quyết.

Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng, cán bộ văn thƣ có trách

nhiệm chuyển ngay văn bản cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân xử lý theo quy

định.

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội

dung văn bản. Khi chuyển văn bản đến phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn

bản đến.

Hình 2.10: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến

Ngày

chuyển Số đến

Đơn vị hoặc ngƣời

nhận Ký nhận Ghi chú

1 2 3 4 5

25/06/2009 1112 Phòng Văn hóa và

thông tin

(Nguồn:văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2009)




Bước 5: Đôn đốc ,theo dõi việc giải quyết văn bản

Hình 11: Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến

STT Tác

giả

công

văn

Số,

ký

hiệu

công

văn

Ngày

ký

công

văn

Trích

yếu

nội

dung

công

văn

Ngƣời

nhận

giải

quyết

Thời

hạn

giải

quyết

Nội

dung

giải

quyết

Số, ký

hiệu văn

bản trả

lời(nếu

có)

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

…. …… …… …… …… ……. ……. …… ……….. ……..

(Nguồn:văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Vai trò

Tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc thực hiện tốt sẽ đảm bảo đƣợc

việc tiếp nhận thông tin của Văn phòng nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo thông

tin đến đúng đối tƣợng, công việc cần giải quyết đƣợc giao đúng ngƣời có thẩm

quyền. Góp phần đảm bảo chất lƣợng công việc của Văn phòng cũng nhƣ của

UBND huyện.


Trong thời gian qua việc tiếp nhận và quản lý văn bản đến đƣợc văn

phòng HĐND và UBND huyện thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình và đạt

đƣợc một số kết quả sau:

Trong những năm qua, 100% văn bản đến đƣợc văn phòng HĐND và

UBND huyện tiếp nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng, đảm bảo 100% công

việc đƣợc giải quyết đúng thời hạn, đúng thẩm quyền.

Trong năm 2008, văn phòng đã tiếp nhận 2.965 văn bản đến, trong đó:

- Công văn của Chính phủ và các bộ 207 số văn bản

- HĐND tỉnh 50 số văn bản

- UBND Tỉnh 1.035 số văn bản

- Các sở ban ngành của tỉnh 1.723 số văn bản.

Trong năm 2009, Văn phòng đã tiếp nhận 2.591 văn bản đến,trong đó:

- 304 văn bản của các bộ,ngành,trung ƣơng.

- 996 văn bản của HĐND và UBND tỉnh.

- 1.291 văn bản của các sở,ban,ngành.




2.3.3.2. Quản lý văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản đi

Hình 2.12:Quy trình quản lý văn bản đi

Bước 1: Kiểm tra văn bản

Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp trình báo Chánh văn phòng

hoặc ngƣời soạn thảo biết để sữa chữa sai sót trƣớc khi ban hành.

Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có)

Đóng dấu cơ quan:

- Đóng dấu phải ngay ngắn, đúng chiều, đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đòng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn bản

quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một

phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản của phụ lục đó

Đóng dấu khẩn, mật:

- Tùy theo mức độ cần đƣợc chuyển phát nhanh, văn bản đƣợc xác định

độ khẩn theo bao mức: hỏa tốc, thƣợng khẩn hoặc khẩn.

- Dấu chỉ mức độ khẩn đƣợc khắc theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Trƣớc khi chuyển văn bản đi, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm đăng ký văn

bản đi vào sổ đăng ký văn bản đi chính xác, đầy đủ.

Kiểm tra

văn bản

Đóng dấu Đăng ký văn

bản đi

Chuyển phát văn bản

và theo dõi việc

chuyển phát văn bản

Lƣu văn bản đi và

sắp xếp bảo quản

văn bản lƣu




Hình 2.13: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

Ngày

đến

Số

đến

Cơ

quan

gửi văn

bản đến

Số/kí

hiệu

văn

bản

Ngày

văn

bản

Tên

loại và

trích

yếu

Lƣu hồ

sơ

Nơi

nhận

Kí

nhận

Ghi

chú

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

…. ….. …….. ……… …… …….. ……… ….. ……. …..

(Nguồn: văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, 2010)

Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản.

Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, cán bộ văn thƣ phải chuyển phát ngay

trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày văn bản đƣợc

ký ban hành; những văn bản khẩn phải đƣợc chuyển ngay sau khi ký ban hành.

Việc chuyển phát văn bản đi có thể thực hiện qua đƣờng bƣu điện, fax

hoặc qua internet.

Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu

Mỗi văn bản phát hành phải lƣu ít nhất hai bản chính, một bản lƣu tại văn

thƣ Văn phòng và một bản lƣu trong hồ sơ soạn thảo văn bản.

Bản lƣu văn bản đi tại bộ phận văn thƣ Văn phòng HĐND và UBND

huyện phải đƣợc sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cán bộ văn thƣ có trách nhiệm lập

sổ theo dõi, phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ theo quy

định của pháp luật.

Vai trò

Quản lý tốt văn bản đi giúp văn bản đƣợc chuyển phát đi đảm bảo đúng

nội dung, thể thức văn bản.

Văn bản đi là phƣơng tiện truyền đạt một cách đầy đủ, kịp thời các thông

tin cần thiết.

Quản lý tốt văn bản đi giúp văn phòng nắm bắt đƣợc kết quả của việc ban

hành văn bản đó.





Trong thời gian qua, văn phòng đã quản lý thống nhất và thực hiện tốt

việc ban hành các văn bản của Văn phòng, HĐND và UBND huyện. Cụ thể:

Năm 2008:

- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành

4.142 văn bản. Trong đó:

+ 2.548 Quyết định

+ 21 Chỉ thị

+ 162 Thông báo

+ 70 Kế hoạch

+ 126 Tờ trình

+ 208 Giấy mời

+ 185 Báo cáo

+ 822 công văn khác

- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 117 văn

bản,trong đó có 27 Nghị quyết HĐND huyện và 90 văn bản khác.

- Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 50 văn bản chuyển đi.

Năm 2009:

- Văn phòng đã tham mƣu, trình lãnh đạo UBND huyện ký và ban hành

3.829 văn bản. Trong đó:

+ 2.553 Quyết định

+ 32 Chỉ thị

+ 172 Thông báo

+ 55 Kế hoạch

+ 195 Tờ trình

+ 202 Giấy mời

+ 126 Báo cáo

+ 494 công văn khác

- Tham mƣu trình lãnh đạo HĐND huyện ký và ban hành 129 văn bản,

trong đó có 08 Nghị quyết HĐND huyện và 121 văn bản khác.

- Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành 65 văn bản chuyển đi.




Hạn chế:

Công văn gửi đi đôi khi chƣa đảm bảo đƣợc thời gian, dẫn đến một số cơ

quan thực hiện chỉ đạo của UBND huyện còn chậm, ảnh hƣởng đến công tác chỉ

đạo, điều hành của UBND huyện.

2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu

của HĐND và UBND huyện và con dấu của cơ quan.

Các con dấu phải đƣợc để tại trụ sở của văn phòng HĐND và UBND

huyện và Chánh văn phòng giao cho cán bộ văn thƣ lƣu trữ và đóng dấu.

Khi phát hiện mất con dấu, phải trình báo ngay cho cơ quan Công an cấp

có thẩm cấp huyện hoặc nơi xảy ra mất dấu, đồng thời báo cáo ngay bằng văn

bản cho cấp có thẩm quyền và làm thủ tục cần thiết để xin cấp lại dấu.

Trách nhiệm của cán bộ văn thư về quản lý và sử dụng con dấu:

- Bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho ngƣời khác khi chƣa

đƣợc phép bằng văn bản của ngƣời có thẩm quyền.

- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

- Chỉ đƣợc đóng dấu vào những văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của

ngƣời có thẩm quyền ký văn bản.

- Không đƣợc đóng dấu khống chỉ.

Nguyên tắc đóng dấu:

- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng dấu mực quy

định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về

phía bên trái.

- Khi đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngƣời ký văn

bản quyết định và dấu đƣợc đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một

phần tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó.

- Việc đóng dấu giáp lai , đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên




ngành đƣợc thực hiện theo quy định của bộ trƣởng, thủ trƣởng cơ quan quản lý

ngành.

Việc sử dụng và quản lý con dấu đƣợc nhân viên văn thƣ thực hiện theo

Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn

thƣ.


Văn phòng đã thực hiện quản lý con dấu theo đúng quyền hạn và trách

nhiệm của mình.

2.3.5. Nghiệp vụ lưu trữ

Công tác lƣu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm: Thu

thập,bổ sung tài liệu vào kho lƣu trữ của UBND huyện và chỉnh lý tài liệu tại cơ

quan thuộc UBND huyện ; Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành

trong qua trình hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện.

Cán bộ lưu trữ Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ:

- Quản lý, hƣớng dẫn, kiểm tra công tác lƣu trữ và báo cáo thống kê của

văn phòng theo quy định Nhà Nƣớc.

- Đôn đốc việc lập hồ sơ hiện hành ở UBND huyện và cơ quan thuộc

UBND huyện là nguồn nộp tài liệu vào kho lƣu trữ huyện theo quy định.

- Thu thập hồ sơ đã giải quyết xong vào kho lƣu trữ huyện.

- Phân loại, chỉnh lý , xác định giá trị tài liệu.

- Thống kê, kiểm kê, kiểm tra hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và báo cáo thống kê.

- Bảo vệ, bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ.

- Phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ.

Vai trò:

Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng,

công tác lƣu trữ không chỉ đảm bảo tài liệu của UBND huyện đƣợc bảo quản

cẩn thận mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời khai thác khi muốn sử dụng

tài liệu.




Kết quả thực hiện:

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đã thực hiện tốt công tác lƣu

trữ cho kho lƣu trữ của UBND huyện.

Đảm bảo việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cho ngƣời khai thác sử

dụng hồ sơ tài liệu thuộc UBND huyện.

Không để xảy ra trƣờng hợp mất mát hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo

quản.

Bố trí đủ diện tích lƣu trữ tài liệu gồm: 12 tủ tài liệu bằng sắt cho 12 lĩnh

vực chuyên môn của các phòng ban và 30m2 giá sắt để tài liệu quanh tƣờng.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ với 01 máy vi tính và 01

máy scan phục vụ công tác lƣu trữ.

2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo

Việc xây dựng chương trình kế hoạch ở Văn phòng HĐND và UBND huyện

Đầm Hà:

Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế

hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và hàng năm của HĐND và UBND huyện.

Văn phòng HĐND và UBND huyện xây dựng chƣơng trình công tác năm

căn cứ vào:

Nghị quyết đại hội Đảng bộ huyện về mục tiêu phát triển kinh tế -

xã hội.

Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch UBND tỉnh giao.

Kết quả thực hiện nhiệm vụ năm trƣớc.

Chức năng,nhiệm vụ của UBND huyện.

Xu thế vận động chung của thời đại.

Chƣơng trình, kế hoạch công tác năm bao gồm: chƣơng trình công tác

từng quý, chƣơng trình công tác tháng và chƣơng trình công tác từng tuần.

Vào tháng 11 hàng năm, Văn phòng HDDND và UBND thực hiện việc

xây dựng chƣơng trình công tác năm trình Chủ tịch UBND huyện cho ý kiến chỉ

đạo và thông qua vào phiên họp thƣờng kỳ tháng 12 của UBND huyện.

Chƣơng trình công tác tháng nêu lên nhiệm vụ trọng tâm cho cơ quan




chuyên môn thuộc UBND huyện, chƣơng trình công tác này bao gồm cả sự phối

gợp giữa các cơ quan đoàn thể.

Chậm nhất là ngày 25 hàng tháng, các ban ngành, các xã, thị trấn căn cứ

vào tiến độ chuận bị các đề án, chƣơng trình, kế hoạch trong chƣơng trình công

tác năm, căn cứ vào vấn đề còn tồn đọng, các vấn đề mới phát sinh trong tháng

cần giải quyết gửi đến văn phòng. Chậm nhất là ngày 01 tháng sau, Văn phòng

phải tổng hợp chƣơng trình công tác tháng của huyện, trình Chủ tịch UBND

huyện quyết định và gửi cho các ban ngành, các xã, thị trấn biết và thực hiện.

Căn cứ vào kế hoạch công tác tháng, các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND huyện xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác tuần. Các cá nhân tự

xây dựng cho mình kế hoạch công tác cá nhân dựa trên nhiệm vụ đƣợc giao.

Văn phòng căn cứ vào kế hoạch đã lập, hoặc giấy mời, giấy triệu tập... để

lên kế hoạch công tác cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện. Khi

lập kế hoạch, văn phòng cần nắm đƣợc mục đích, nội dung, thời gian, lịch trình

công tác... để bố trí phƣơng tiện đi lại, dự trù kinh phí, giấy tờ tài liệu liên

quan… để chuyến công tác cùa lãnh đạo đƣợc thuận lợi và thành công.

Vai trò:

Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch làm

việc cho UBND huyện. Chƣơng trình, kế hoạch là hình ảnh tƣơng lai của cơ

quan, nếu đƣợc xây dựng hợp lý, sát với yêu cầu thực tế sẽ góp phần làm tăng

hiệu quả hoạt động của UBND huyện nói chung và Văn phòng nói riêng, giúp

các lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan chủ động với quỹ thời gian làm

việc của mình.

Ngƣợc lại, công tác này thực hiện không tốt sẽ làm trì trệ tiến độ hoạt

động của cơ quan và ảnh hƣởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động, tính khả thi

trong công việc của mỗi cá nhân nói riêng và cơ quan nói chung.

Kết quả thực hiện:

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà thực hiện tốt công tác xây

dựng chƣơng trình kế hoạch công tác cho UBND huyện. Chƣơng trình công tác

đƣa ra đúng thời gian quy định, đảm bảo tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của các




phòng ban.

Chƣơng trình kế hoạch công tác đƣợc xây dựng sát với mục tiêu đề ra và

đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ UBND Tỉnh giao. Các nhiệm vụ đƣa ra cho các

ban ngành, đoàn thể đảm bảo đúng quyền hạn và trách nhiệm, phát huy tối đa

việc phối hợp làm việc giữa các ban ngành, đoàn thể, nâng cao hiệu quả công

việc.

2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp

Quy trình tổ chức hội họp

Hình 2.14: Quy trình tổ chức hội họp

Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các hội họp

Căn cứ vào chƣơng trình công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng

và yêu cầu giải quyết công việc, Chánh văn phòng chỉ đạo xây dựng và quyết

định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng;

phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan

đến việc tổ chức các cuộc họp.

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải đƣợc thông

báo trƣớc cho các đối tƣợng đƣợc triệu tâp hoặc mời tham dự.

Các cuộc họp bất thƣờng chỉ để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn

cấp.

Xây dựng kế hoạch tổ

chức cuộc họp

Chuẩn bị

Tiến hành cuộc họp

Kết thúc cuộc họp




Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp

Chuẩn bị nội dung

Nội dung cuộc họp phải đƣợc phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo

theo đúng yêu cầu và thời gian theo quy chế làm việc.

Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu

cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp cần đƣợc chuẩn bị đầy đủ trƣớc

thành văn bản.

Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn phải

chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. Trong một số trƣờng hợp cụ thể, để tăng

chất lƣợng cuộc họp, Chánh văn phòng có thể chỉ đạo ngƣời đƣợc phân công

chuẩn bị nội dung cuộc họp gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp nghiên cứu

trƣớc.

Xác định thời gian tiến hành cuộc họp:

Thời gian tiến hành một cuộc họp đƣợc quy định nhƣ sau:

- Họp tham mƣu, tƣ vấn: không quá một buổi làm việc.

- Họp chuyên môn: Từ một buổi cho đến một ngày làm việc, có thể kéo

dài hơn nhƣng không quá hai ngày.

- Họp tổng kết công tác năm: không quá 01 ngày.

- Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề: từ 01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và

nội dung chuyên đề.

- Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 đến 03 ngày tùy theo

tính chất và nội dung vấn đề.

Các cuộc họp khác tùy tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành

hợp lý nhƣng không quá 02 ngày.

Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:

Tùy tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu cuộc họp mà xác định thành

phần số lƣợng ngƣời tham dự cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.

Dự trù kinh phí: Sử dụng kinh phí sao cho tiết kiệm và hiệu quả

Hàng tháng, căn cứ vào chƣơng trình hội nghị diễn ra trong tháng, Chánh

văn phòng lên kế hoạch lập và dự trù kinh phí tổ chức hội nghị sao cho tiết




kiệm, hiệu quả, cụ thể với các mức chi đƣợc căn cứ theo Quy chế chi tiêu nội bộ

của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

+ Chi mua và in ấn tài liệu phục vụ cho hội nghị : tùy tình hình thực tế và

có hóa đơn kèm theo.

+ Chi mua nƣớc uống : 7000 đ/ngày/đại biểu.

+ Chi trang trí khánh tiết: tối đa 200.000/hội nghị.

+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng

lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 50.000 đ/ngày/đại biểu.

+ Chi hỗ trợ tiền nghỉ cho đại biểu khách mời không thuộc diện hƣởng

lƣơng từ ngân sách Nhà nƣớc : 100.000 đ/ngày/đại biểu.

Bước 3: Gửi giấy mời họp

Giấy mời họp phải đƣợc ghi rõ những nội dung sau:

Ngƣời triệu tập và chủ trì

Thành phần tham dự

Ngƣời đƣợc triệu tập; ngƣời đƣợc mời tham dự

Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp

Những yêu cấu đối với ngƣời đƣợc triệu tập hoặc đƣợc mời tham dự.

Giấy mời họp phải đƣợc gửi trƣớc ngày dự họp ít nhất 3 ngày làm việc,

kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội

dung cuộc họp, trừ trƣờng hợp các cuộc họp đột xuất.




Hình2.15: Ví dụ về mẫu giấy mời họp

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

ĐẦM HÀ

..........................

Số: /GM-UBND

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ........................................

Đầm Hà,ngày 18 tháng 08 năm 2009

GIẤY MỜI Họp thành viên UBND huyện phiên thường kỳ tháng 08 năm 2009

Kính gửi:.........................................

Căn cứ chƣơng trình công tác năm 2009,UBND huyện Đầm Hà kính mời các đ/c dự họp

thành viên UBND huyện phiên thƣờng kỳ tháng 8 năm 2009.

*Thành phần:

- Thƣờng trực HĐND huyện

- Lãnh đạo UBND huyện, Thành viên UBND huyện.

- Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện.

- Lãnh đạo các cơ quan: Phòng thống kê, Ban đền bù GPMB, Ban quản lý rừng phòng

hộ, Ban QLDACT, Đài PT-TH.

*Nội dung:

Thông qua tình hình KT-XH tháng 8/2009; Thông qua nhiệm vụ KT-XH tháng 9/2009

(Văn phòng HĐND-UBND chuẩn bị).

Thông qua báo cáo về việc thực hiện công tác xã hội hóa các lĩnh vực giáo dục, văn

hóa-TDTD và y tế từ năm 2001 đến năm 2009 (Văn phòng HĐND và UBND tổng hợp).

*Thời gian: từ 8h00 ngày 21 tháng 08 năm 2009

*Địa điểm: Phòng họp HĐND-UBND huyện (tầng 3).

*Chủ trì: đ/c………………..– Chủ tịch UBND huyện.

Trân trọng kính mời các đồng chí về dự họp./.

Nơi nhận:

-Nhƣ thành phần mời

-Chánh,phó văn phòng

-Lƣu văn phòng.

GM.28 bản

TL.UBND HUYỆN ĐẦM HÀ

CHÁNH VĂN PHÒNG




Bước 4: Tiến hành cuộc họp

Văn phòng có trách nhiệm tổ chức tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi, dẫn

khách vào chỗ ngồi tại hội nghị, phân phối tài liệu... Văn phòng phải bố trí nhân

viên để đảm bảo hệ thống ánh sáng, loa đài, điện…

Trách nhiệm người chủ trì:

- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chƣơng trình, thời gian và lịch

trình của cuộc họp.

- Xác định thời gian tối đa cho mỗi ngƣời tham dự họp đƣợc trình bày ý

kiến của mình một cách hợp lý.

- Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích.yêu cầu đặt ra.

- Có ý kiến kết luận cuộc họp, trƣớc khi kết thúc cuộc họp.

Trách nhiệm người tham dự cuộc họp

- Nghiên cứu tài liệu, văn bản cuộc họp trƣớc khi đến dự.

- Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

- Đến họp đúng giờ, tham dự hết thời gian cuộc họp.

- Khi dự họp phải nghiêm túc, không làm việc riêng hoặc xử lý việc

không liên quan đến cuộc họp.

Nội dung, diễn biến cuộc họp phải đƣợc ghi thành biên bản. Trong trƣờng

hợp cần thiết thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp bao gồm những nội dung sau:

Ngƣời chủ trì và danh sách ngƣời có mặt tại cuộc họp.

Những vấn đề đƣợc trình bày,thảo luận tại cuộc họp.

Ý kiến phát biểu của những ngƣời tham dự.

Kết luận của ngƣời chủ trì và các quyết định đƣợc đƣa ra tại cuộc

họp.

Bước 5: Kết thúc cuộc họp

Khi kết thúc cuộc họp, ngƣời chủ trì phải có ý kiến tổng kết kết quả cuộc họp.

Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, phải có thông

báo bằng văn bản kết quả cuộc họp gửi các cá nhân, cơ quan, đơn vị có liên

quan biết và thực hiện.




Nội dung chính của biên bản báo cáo kết quả cuộc họp:

- Ý kiến kết luận của ngƣời chủ trì cuộc họp về các vấn đề đƣợc đƣa ra tại

cuộc họp.

- Quyết định của ngƣời có thẩm quyền đƣa ra tại cuộc họp về việc giải

quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.

Vai trò

Tổ chức cuộc họp đƣợc thực hiện tốt là điều kiện để cuộc họp đƣợc thành

công, đạt đƣợc mục tiêu đặt ra.

Tổ chức cuộc họp một cách khoa học, hợp lý giúp văn phòng đảm bảo

thời gian tiến hành cuộc họp; Thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí các chi phí

tiến hành cuộc họp…


Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc họp của thƣờng trực HĐND

và UBND huyện nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ

nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của

văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao.

Các công việc khi tiến hành cuộc họp đƣợc sắp xếp, phân công cụ thể cho

các cán bộ nhân viên, mỗi ngƣời đều hiểu rõ đƣợc trách nhiệm công việc của

mình, không có hiện tƣợng chồng chéo công việc, hoặc một ngƣời phải đảm

nhiệm nhiều công việc nên các cuộc họp, hội nghị đƣợc tiến hành thuận lợi.

2.4. Đánh giá tổng thể

Kết quả đạt được:

Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể nên đƣợc

thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ:

Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo

nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác.

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày

theo Thông tƣ liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP, thực hiện tốt việc rà

soát văn bản trƣớc khi ban hành.




Nghiệp vụ quản lý văn bản đến: 100% văn bản đến đƣợc văn phòng tiếp

nhận đầy đủ và sao gửi đúng đối tƣợng.

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc

ban hành văn bản.

Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu: Văn phòng thực hiện quản lý và

sử dụng con dấu theo đúng quyền hạn và trách nhiệm.

Nghiệp vụ lƣu trữ: Thực hiện tốt công tác lƣu trữ cho kho lƣu trữ của

UBND huyện. Không để xảy ra mất mát, hƣ hỏng tài liệu trong quá trình bảo

quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ.

Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo:

Chƣơng trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thực

hiện nhiệm vụ của các phòng ban.

Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Đƣợc văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo,

đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức cuộc họp.

Hạn chế:

Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh

đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo

văn bản.

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm.

Nguyên nhân:

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chƣa cao, thụ động trong

công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại

học tại chức.

Một hạn chế rất lớn ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là

thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc của văn phòng tƣơng đối lớn, nhƣng số

lƣợng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng một nhân viên có thể kiêm luôn hai hoặc

ba công việc. Chính vì thế mà Văn phòng chƣa có sự chuyên môn hóa trong

công việc. Lãnh đạo và nhân viên Văn phòng luôn phải cố gắng để hoàn thành

đƣợc nhiệm vụ.

Nhìn chung, trong thời gian qua, Văn phòng đã thực hiện tốt công tác




tham mƣu, giúp việc cho HĐND và lãnh đạo UBND huyện; Thực hiện có hiệu

quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND - UBND huyện, tổ đại

biểu HĐND tỉnh tại huyện; Tổ chức phục vụ tốt các hoạt động của HĐND,

Thƣờng trực HĐND huyện, lãnh đạo UBND huyện và tổ đại biểu HĐND tỉnh

tại huyện.

Có đƣợc kết quả nhƣ trên là sự cố gắng của ban lãnh đạo và nhân viên văn

phòng, đã khắc phục khó khăn, tận dụng những thuận lợi để hoàn thành tốt

nhiệm vụ

Tiểu kết chương

Chƣơng này đã phân tích, đánh giá và cho thấy thực trạng hoạt động của

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Trong những năm qua, Văn

phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà luôn thực hiện tốt chức năng của

minh.Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế và thiếu sót cần khắc phục

để góp phần tốt hơn nữa vào công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo HĐND và

UBND huyện.

Từ những kết quả thu đƣợc ở chƣơng này sẽ là căn cứ đƣa ra những giải

pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và

UBND huyện Đầm Hà trong chƣơng 3.




Chương 3:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN

ĐẦM HÀ

3.1. Định hướng chung

Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện,

chính là nâng cao năng lực quản lý Nhà nƣớc, chỉ đạo điều hành của UBND

huyện. Hiệu quả quản lý Nhà nƣớc của UBND cấp huyện không thể tách rời

hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện. Do đó, đề xuất

những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là việc làm thiết

thực và phù hợp với xu hƣớng phát triển chung.

Trƣớc khi đi vào trình bày những biện pháp cụ thể, khóa luận xin trình

bày định hƣớng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

văn phòng:

Một là, nâng cao chất lượng nhân sự cần được xem là một định

hướng mang tính chiến lược

Nhân sự hay con ngƣời là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ

quan, tổ chức. Nâng cao chất lƣợng nhân sự là một vấn đề cấp bách, nhất là yêu

cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc và trong thời kỳ hội nhập kinh

tế quốc tế. Thực tiễn cho thấy chất lƣợng nguồn nhân lực còn nhiều vấn đề cần

bàn, chỉ tính trong cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay, tình trạng vừa thừa,

vừa thiếu diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa khắc phục đƣợc, thiếu cán bộ

chuyên gia, chuyên nghiệp và cũng không ít ngƣời thiếu tâm huyết với nghề.

Nâng cao chất lƣợng nhân sự phải đƣợc thực hiện đồng bộ trong cơ quan

từ lãnh đạo tới nhân viên.

Bồi dƣỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên. Nhân viên văn phòng

nắm vững các nghiệp vụ văn phòng sẽ có khả năng áp dụng có hiệu quả các tác

nghiệp của nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp cơ quan, tổ chức đảm bảo tính

liên tục, hiện đại hóa trong hoạt động công vụ của mình.

Hai là, hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng




Theo hƣớng chung của chƣơng trình cải cách nhà nƣớc về hành chính của

chính phủ trong giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển thì xây dựng mô hình văn

phòng gọn nhẹ với chức năng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp

trong quản lý của lãnh đạo và chuyên môn sâu của các nghiệp vụ

Các mô hình về bộ phận văn phòng trong cơ quan đƣợc xây dựng sao cho

phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động của mỗi

cơ quan để có thể khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có trong cơ quan, tổ chức.

Ba là, định hướng hiện đại hóa văn phòng

Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động của nhiều cơ quan trong lĩnh

vực văn phòng không hiệu quả chính là thiếu các điều kiện làm việc hoặc hệ

thống trang thiết bị phục vụ cho các nghiệp vụ hành chính đã quá cũ kỹ, lạc hậu.

Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không chỉ

làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo đƣợc tâm lý

phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc của mỗi nhân viên, giúp hiệu quả hoạt

động của văn phòng đƣợc nâng cao.

Khoa học kỹ thuật phát triển tạo ra nhiều thuận lợi cho văn phòng. Việc

ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm hiện

đại hóa công tác văn phòng không những nâng cao năng suất lao động, giảm bớt

khối lƣợng công việc cho nhân viên mà còn làm tăng khả năng hội nhập của văn

phòng với xu hƣớng chung của thời đại.

Bốn là, định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng

Định hƣớng này nhằm giải quyết nhanh chóng, chính xác, hiệu quả các

công việc của văn phòng.

Thực hiện tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp

thời nắm bắt đƣợc thực trạng hoạt động của văn phòng , chủ động trong việc ra

các quyết định nhằm củng cố và nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng.

Năm là, định hướng đồng bộ về giải pháp

Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng cần phải

đồng bộ với nhau, phù hợp với thực tiễn của Văn phòng, có nhƣ vậy mới mang

tính khả thi.




3.2. Một số giải pháp cụ thể

3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự.

a. Bổ sung biên chế:

Trƣớc tiên, một vấn đề mà Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà

cần giải quyết đó là tình trạng thiếu biên chế. Khối lƣợng công việc văn phòng

lớn mà số lƣợng nhân viên văn phòng không đủ để đáp ứng nhu cầu của công

việc.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đề nghị UBND huyện

xét tuyển thêm 02 biên chế vào Văn phòng, gồm 01 chuyên viên phụ trách công

tác dân tộc và 01 chuyên viên tổng hợp.

b. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng trình độ nhân viên:

Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn

cho nhân viên. Phần lớn nhân viên văn phòng mới chỉ có trình độ trung cấp, cao

đẳng, do đó việc đào tào bồi dƣỡng nâng cao năng lực cho nhân viên là điều văn

phòng nên thực hiện.

Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân

viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với những đổi mới trong công tác văn

phòng và tăng tính chuyên nghiệp trong hoạt động văn phòng.

Kế hoạch đào tạo, cử nhân viên đi học nâng cao cần đảm bảo không ảnh

hƣởng đến hoạt động của văn phòng.

Văn phòng cần chú trọng mục tiêu: Quan tâm tới năng lực thực tiễn của

nhân viên chứ không phải bằng cấp.

c. Quản lý đầu vào

Công tác tuyển dụng có ảnh hƣởng tới chất lƣợng nhân viên, do đó văn

phòng cần quan tâm đúng mức. Vì công tác tuyển dụng của văn phòng thông

qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng,

nên để đảm bảo chất lƣợng nhân viên thì lãnh đạo văn phòng cần lập bản yêu

cầu đối với ứng viên về vị trí cần tuyển, và chuyển cho Phòng Nội vụ. Việc này

sẽ hạn chế đƣợc tình trạng nhân viên không đáp ứng đƣợc nhu cầu công việc.

Tuy nhiên phải thực hiện tổ chức thi cán bộ công chức một cách nghiêm




túc, đảm bảo tính dân chủ, công khai, chọn đúng ngƣời đủ tiêu chuẩn vào bộ

máy Nhà nƣớc.

Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên

trong văn phòng nhƣ kết quả làm việc, tình hình thực hiện nội quy quy chế của

văn phòng, tác phong làm việc của từng nhân viên.

Thực hiện chính sách khuyến khích nghỉ hƣu trƣớc tuổi đối với những

ngƣời sức khỏe yếu, hạn chế về năng lực nhằm tạo ra sự đồng bộ về chất lƣợng

nguồn nhân sự.

Nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức, viên chức về vị trí và vai trò

của Văn phòng: sẽ tác động tới ý thức làm việc của mỗi ngƣời, cố gắng hoàn

thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của

UBND huyện, xây dựng quê hƣơng ngày càng giàu đẹp

Muốn đạt đƣợc chất lƣợng nguồn nhân sự nhƣ mong muốn, ngoài các giải

pháp trên cần phải có sự đổi mới trong chính sách sử dụng, quản lý nguồn nhân

sự của lãnh đạo văn phòng.

3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà là cơ quan chuyên môn

thuộc UBND huyện, là cơ quan Nhà nƣớc nên mô hình tổ chức của văn phòng

đƣợc bố trí theo quy định của Chính Phủ.

Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng nhân viên

một cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ đƣợc trách nhiệm của mình, tạo

điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong công tác quản lý và tạo tính chuyên

nghiệp trong hoạt động của văn phòng.

3.2.3. Giải pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn

phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật.

1. Văn phòng cần thay thế một số thiết bị đã cũ nhƣ: Bộ máy tính để bàn đã

lâu nên hình thức, chất lƣợng không còn tốt, ảnh hƣởng tới hiệu quả làm việc

của nhân viên và mỹ quan văn phòng.

2. Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng:

Đối với nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin:




Sử dụng hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN) để truyền tải thông tin trong

nội bộ văn phòng nói riêng và UBND huyện nói chung.

Tận dụng tối đa CNTT vào việc khai thác, thu thập thông tin.

Đối với nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ:

Thực hiện quản lý văn bản đến và văn bản đi bằng hệ thống trên máy vi

tính.

Triển khai việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ trên hệ thống mạng,

tạo thuận tiện cho ngƣời khai thác, tránh rƣờm rà thủ tục, tránh hƣ hại thất thoát

(Đối với một số loại tài liệu).

Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lƣu

trữ: Sử dụng thiết bị bảo vệ tài liệu hiện đại ; Sử dụng thiết bị an ninh cho kho

lƣu trữ…

3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong văn phòng

1. Áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động

của văn phòng. Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ƣu hoá và nâng cao

chất lƣợng phục vụ của văn phòng nhằm đóng góp tích cực và thiết thực vào

thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan, tổ chức; tạo sự

chuyển biến đột phá vào chất lƣợng phục vụ và phong cách làm việc khoa học,

hiệu quả hơn.

2. Lãnh đạo văn phòng phải là ngƣời biết dung hòa các mối quan hệ của

nhân viên và tạo một mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên

trong công tác của văn phòng.

3. Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho mình những kỹ năng sau:

Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng

Kỹ năng quản lý nhân sự

Kỹ năng tổ chức: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có quy

mô không lớn, do đó lãnh đạo văn phòng đôi khi kiêm luôn vai trò của cán bộ

công đoàn, tổ chức các chuyến tham quan, du lịch, tiệc đãi khách…

Kỹ năng điều hành cuộc họp

4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý

văn phòng IT-SOFT office.




KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật, công tác

văn phòng có nhiều thay đổi, càng khẳng định vai trò quan trọng của mình đối

với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ

quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Có thể nói Văn phòng có vai trò nhƣ

một “Quản gia” của cơ quan, tổ chức.

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong những năm qua đã đạt

đƣợc những thành tựu đáng kể: Văn phòng đã thực hiện tốt công tác tham mƣu,

giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện, thực hiện có hiệu

quả công tác tổng hợp, báo cáo các hoạt động của HĐND – UBND huyện, tổ đại

biểu HĐND tỉnh tại huyện… Tuy nhiên trƣớc sự phát triển nhanh chóng, không

ngừng của kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật nhƣ hiện nay, đặt ra cho Văn

phòng những thách thức không nhỏ. Điều đó đòi hỏi Văn phòng trong thời gian

tới phải không ngừng đổi mới phƣơng thức hoạt động sao cho phù hợp với yêu

cầu đổi mới, hiện đại công tác văn phòng.

Khóa luận đã tập trung vào một số nội dung chính: Khảo cứu lý luận về

văn phòng và hoạt động văn phòng, đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, qua đó đề xuất một số giải pháp

nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện

Đầm Hà.

Trên cơ sở sử dụng kết hợp các phƣơng pháp nghiên cứu, khóa luận này

đã kiểm chứng đƣợc các giả thuyết nghiên cứu ban đầu. Văn phòng HĐND và

UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác chỉ đạo,

điều hành của lãnh đạo UBND huyện và văn phòng còn tồn tại một số hạn chế

về trình độ nhân viên.

Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng: Văn phòng là một bộ phận không

thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động văn phòng thực hiện có hiệu

quả là tiền đề cho sự thành công của cơ quan, tổ chức.

Do hạn chế về thời gian nên khóa luận không thể mở rộng, đi sâu nghiên

cứu, trình bày đầy đủ và sâu sắc toàn bộ nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng.




Tuy nhiên với những nội dung đã trình bày và những giải pháp đƣợc đƣa ra

trong khóa luận, hi vọng góp phần nào nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn

phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.

Vì trọng tâm nghiên cứu của bài khóa luận này là hoạt động văn phòng,

nên khóa luận không đề cập đến biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn

phòng. Đây có thể là một gợi mở cho những nghiên cứu tiếp theo về Văn phòng

HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác về văn

phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.




TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Thư ký lãnh đạo trong cơ quan tổ

chức, Nxb. Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.

2. Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang Tổ chức và quản trị hành chính văn phòng,

Nxb. Tài Chính, Hà Nội.

3. Mike Harvey ( 2001), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thống kê, Hà

Nội.

4. UBND huyện Đầm Hà (2009), Quyết định số 762/2009/QĐ-UBND về “Ban

hành quy chế công tác văn thư và lưu trữ của UBND huyện”

5. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà (2009), Quy chế làm việc của

Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà.




LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám hiệu trƣờng Đại học dân lập Hải

Phòng và các thầy cô bộ môn trong khoa quản trị kinh doanh đã giảng dạy cho

em kiến thức về lý luận, nghiệp vụ văn phòng để em có cơ sở lý luận viết bài.

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú,

anh chị trong Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm

Hà, đã giải đáp những thắc mắc của em về hoạt động văn phòng giúp em hoàn

thành bài khóa luận này.

Đặc biệt, em xin cảm ơn những lời nhận xét, sự chỉ bảo tận tình của cô

giáo hƣớng dẫn TS. Trần Thị Thanh Thủy để bài khóa luận của em đƣợc hoàn

thiện tốt nhất.

Hải Phòng, ngày 15 tháng 6 năm 2010

Sinh viên

Lê Thị Nga




MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1

1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 1

2. Mục đích nghiên cứu ......................................................................................... 2

3. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................... 2

4. Giả thuyết nghiên cứu ....................................................................................... 2

5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................... 3

6. Bố cục của khoá luận ........................................................................................ 3

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN

PHÒNG ................................................................................................................ 4

1.1. Lý luận chung về văn phòng. ......................................................................... 4

1.1.1. Khái niệm văn phòng. ................................................................................. 4

1.1.2. Chức năng của văn phòng ........................................................................... 5

1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................................. 6

1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức ............................................ 7

1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. ........................................................ 8

1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng ................................................................... 8

1.2.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hiệu quả hoạt động văn phòng ......................... 18

1.3. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 20

1.3.1. Mục tiêu của Quản trị Văn phòng ............................................................. 21

1.3.2. Các nội dung của Quản trị văn phòng ....................................................... 21

Tiểu kết chƣơng ................................................................................................... 22

Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ

UBND HUYỆN ĐẦM HÀ ................................................................................ 23

2.1. Giới thiệu khái quát về UBND huyện Đầm Hà ........................................... 23

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà .................................... 24

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà .............................................. 25

2.2. Giới thiệu khái quát về Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ....... 26

2.2.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện

Đầm Hà ............................................................................................................... 26




2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ......... 28

2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà ............................ 29

2.2.4. Điều kiện làm việc..................................................................................... 30

2.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. ............ 33

2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin....................................................... 33

2.3.3. Nghiệp vụ tiếp nhận và quản lý văn bản ................................................... 39

2.3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến ........................................................................... 39

2.3.3.2. Quản lý văn bản đi ................................................................................. 43

2.3.4. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu ..................................................... 46

2.3.5. Nghiệp vụ lƣu trữ ...................................................................................... 47

2.3.6. Nghiệp vụ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo .... 48

2.3.7. Nghiệp vụ tổ chức hội họp ........................................................................ 50

2.4. Đánh giá tổng thể ......................................................................................... 55

Tiểu kết chương ................................................................................................... 57

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐẦM HÀ 58

3.1. Định hƣớng chung ........................................................................................ 58

3.2. Một số giải pháp cụ thể ................................................................................ 60

3.3.1. Giải pháp nâng cao chất lƣợng nhân sự. ................................................... 60

3.2.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng .................................................... 61

3.2.3. Giải pháp tăng cƣờng đầu tƣ vào các trang thiết bị làm việc văn phòng,

ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. ............................................................... 61

3.2.4. Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tac quản lý, điều hành trong văn

phòng...................................................................................................................62

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 65




Danh mục từ viết tắt:

VP Văn phòng

HĐND Hội đồng nhân dân

UBND Ủy ban nhân dân

Hệ thống bảng, biểu

Hình Nội dung Trang

2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đầm Hà 25

2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà 28

2.3 Trình độ đội ngũ nhân viên 29

2.4 Trang thiết bị làm việc 32

2.5 Quy trình tiếp nhận và xử lý thông tin 33

2.6 Quy trình soạn thảo văn bản 36

2.7 Quy trình quản lý văn bản đến 39

2.8 Mẫu dấu đến 40

2.9 Mẫu nội dung sổ công văn đến 41

2.10 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 41

2.11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 42

2.12 Quy trình quản lý văn bản đi 43

2.13 Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 44

2.14 Quy trình tổ chức hội họp 50

2.15 Ví dụ về mẫu giấy mời họp 53

Documents

8.le thinga qt1001p