9 manual de orientações vendas

Manual de OrientaçãoVENDAS

Visitas Externas / Utilização Veículo

Data: 27/01/14Revisão: 1

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VISITAS EXTERNAS, VIAGENS, REEMBOLSOS E UTILIZAÇÃO DO CARRO DA EMPRESA.VISITAS EXTERNAS, VIAGENS, REEMBOLSOS E UTILIZAÇÃO DO CARRO DA EMPRESA.

Com o objetivo de estabelecer diretrizes para a utilização dos Veículos de Uso Comum da empresa, solicitação de Verbas e reembolso e viagens, foram criadas algumas orientações conforme abaixo. Comercial - Para toda saída, deverá ser preenchida uma agenda no sistema antes da visita, e após o retorno deverá completar a mesma com horário de retorno e descrição detalhada do ocorrido durante a mesma.

Outros departamentos – Deverá alinhar com a recepção da unidade para saída com carro da empresa, caso não tenha acesso ao GRN para inclusão da agenda, a recepção da unidade irá auxiliar, o uso da agenda no sistema é recomendado para acompanhamento do RH nas ausências do ponto eletrônico.

1) Utilização dos Veículos da Empresa.

1.1 CNH : O condutor deverá estar em posse de seus documentos pessoais e CNH dentro da validade.

1.2 Veículos de Uso Comum/Responsável : Os veículos disponibilizados para Visita a clientes são de utilização de todos os integrantes do Depto. Comercial, e quando necessário, do RH, Marketing, Logística, Compras, T.I, Contabilidade, ADM/Financeiro e Qualidade, entretanto a responsabilidade por manter a manutenção em dia é do responsável pela Logística /Transporte da unidade. Quanto aos demais veículos, o usuário deverá se atentar as condições do veículo e se houver a necessidade, informar o responsável pelo Departamento de Logística/Transporte, através de e-mail.

1.3 Controle de Saída : As chaves dos veículos ficarão na Recepção de cada unidade da empresa, e devem ser retiradas e devolvidas neste local sempre que o veiculo for utilizado, a pessoa da recepção ira anotar o horário de saída do veiculo e o horário de chegada do mesmo, bem como colher assinatura da pessoa responsável pela retira das chaves. Importante: A CNH deverá ser apresentada ao retirar a chave do veículo (No caso do comercial, somente ira entregar as chaves, mediante consulta da reserva/programação de agenda no sistema). (Vide Manual de Ocorrências, Tarefas e Agendas)

1.4 Retorno do Veículo: Sempre que utilizar o veiculo, o mesmo deverá ser devolvido abastecido e de preferência limpo e em condições de ser utilizado pelos demais integrantes da Equipe.

1.5 Multas : Multas de Transito será de inteira responsabilidade do condutor que estiver registrado a saída com veículo (100%), exceto por liberações da empresa em caso de rodízios.

1.6 Avarias : Toda e qualquer avaria causada por mau uso são de inteira responsabilidade do condutor que tiver registrado a saída do veiculo, conforme abaixo:

Colisão – Obrigatoriamente deverá ser realizado um boletim de ocorrência na data da colisão, seja pela internet ou delegacia, caso não seja feito, a despesa com o conserto será de inteira responsabilidade do condutor (100%).

B.O. – O boletim de ocorrência deverá ser entregue no RH no dia seguinte ao ocorrido e comunicado o superior imediato e responsável pelo veículo (Logística/Transporte).

Se comprovado que a falha foi do colaborador, será descontado 100% do valor, sendo:

Descontos – De 0 á R$ 500,00 – Em até 3 vezes;Acima de R$ 500,00 – No máximo até 5 vezes (exceções serão analisadas pela direção geral).

Obs.: Se o valor do conserto for menor do que o valor da franquia, será descontado o valor do conserto.Se o valor do conserto for maior do que a franquia, será descontado do condutor, o valor da franquia.




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Uso por Terceiros (Lava Rápido, Oficinas Mecânicas e Funilaria, etc), se a colisão ou avaria ocorrer por terceiros, a BT não acionará o seguro, ficará sob responsabilidade do terceiro, e caso não tenha, arcará com o valor da franquia do veículo.

1.7 Furto : Caso o veículo seja furtado em posse do condutor que está registrado a saída do veículo, deverá: B.O. – Acionar 190 e gerar o boletim de ocorrência, que deverá ser entregue no RH no dia seguinte

ao ocorrido e comunicado o superior imediato e responsável por veículo (Logística/Transporte). Descontos, caso o veículo seja localizado, será descontado do condutor o valor da franquia. Se não

localizado, não haverá despesas, o seguro cobrirá 100%.

1.8 Veículo nas Instalações da empresa: Os veículos devem obrigatoriamente pernoitar na empresa, caso exista necessidade de qualquer um dos veículos pernoitar fora, independente do motivo, deverá ter autorização dos Gerentes das Unidades, que irão passar e-mail ao Gerente ADM/Financeiro e ao responsável pela Logística, informando a placa do veiculo, nome do funcionário responsável, período da ausência e os motivos da liberação. Em hipótese alguma deverão ser autorizadas saídas ou devoluções dos carros durante os finais de semana ou feriados, caso ocorram viagens nestes períodos o mesmo deverá ser guardado nas instalações da empresa, assim que chegar de viagem.Para uma melhor movimentação de veículos grandes no pátio da empresa (entrega de fornecedores e retira de clientes), é permitido somente aos gestores ou pessoas autorizadas guardar o carro no pátio da empresa. Havendo essa necessidade, o colaborador deverá informar com o gestor da área, que estará alinhando com a portaria e recepção para abertura do portão.

1.9 Visitas com carro próprio : Deverá ser realizado somente com autorização da gerência, preencher o relatório com a quilometragem do percurso realizado, nome do cliente e endereço de partida e chegada para reembolso. Cálculo para reembolso de quilometragem, 8 Km x 1 Litro.

Outras Responsabilidades do Condutor:

Obedecer aos horários e itinerários fixados na Solicitação de Veículo. Não fumar no interior do veículo, em obediência à legislação em vigor. Manter conduta moral e disciplinada no interior do veículo. Utilizar sempre o cinto de segurança (bancos dianteiro e traseiro). Não estacionar em locais que possam comprometer a imagem da BT. Apresentar à autoridade policial competente, sempre que solicitada, a documentação própria e a do veículo. Dirigir o veículo de acordo com as normas e regras de trânsito, acatando as ordens dos policiais de trânsito. Obedecer rigorosamente a sinalização de trânsito. Não ingerir nenhuma espécie de bebida alcoólica, quando estiver em serviço. Prestar socorro às vítimas de acidentes, sempre que para tanto seja solicitado ou quando presenciar o fato,

procurando obter comprovante da autoridade policial, a fim de atestar o seu desvio do itinerário. A omissão de socorro, quando possível fazê-lo sem risco ou deixar de pedir - desde que possível e oportuno - o socorro da autoridade pública, constitui crime contra a pessoa (Art. 135 do Código Penal).

Manter o veículo limpo internamente. Verificar constantemente e principalmente, antes de qualquer viagem, se o veículo está em perfeitas

condições técnicas, com o equipamento e acessórios obrigatórios e com a documentação em ordem. É proibido usar o veículo da BT para serviços particulares. Observar os limites de velocidade estabelecidos no Código de Trânsito Brasileiro, para circulação de

veículos. Usar, sempre que estacionado irregularmente, por motivo de pane ou acidente, o triângulo de segurança e

as luzes de emergência, além destes, quando houver possibilidade, espalhar galhos de árvores numa extensão razoável, para maior segurança




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Entregar ao Superior imediato a notificação quando da aplicação de multas.

Caso qualquer uma das exigências apontadas não seja obedecida, o colaborador estará passível de advertência e em casos de ocorrências arcará com todas as responsabilidades, estando sujeito á possível demissão.

2) Abastecimento de Veículos da Empresa.

Afim de melhorar o controle do departamento financeiro e fiscal (centro de custos), foram estabelecidas algumas regras para abastecimento de combustíveis em redes autorizadas pelo Grupo BT, conforme segue (Detalhes vide Manual Financeiro):

2.1 Placas não relacionadas , só poderão ser abastecidas com a requisição liberada pela BT Equipamentos.

2.2 Em caso de necessidades esporádicas (autorizadas pelos gestores), para abastecimento, será necessário encaminhar um e-mail para [email protected] com cópia para [email protected], informando modelo veículo, placa, nome do colaborador que vai abastecer, o dia do abastecimento, quantidade de litros e destino.

2.3 Retirar no Departamento do contas á pagar ou com a gerência financeira a requisição para o abastecimento. Para abastecimento na Unidade do Tatuapé, retirar a requisição para abastecimento com a gerência comercial.

Obs.: Nos Postos de Combustível conveniados ao Grupo BT, existe um protocolo com a relação das placas autorizadas á abastecerem. (Consultar a relação atualizada no departamento Financeiro). Auto Posto Trevo (Ipiranga)/Tatuí e Auto Posto Ianque/Tatuapé

2.4 Controle de Abastecimento x Manutenção : Em cada veículo da empresa (frota de entrega, veículo de uso comum e veículos de gestores), permanecerá uma planilha [Controle Combustível] onde o condutor deverá preencher manualmente a data do abastecimento, quilometragem inicial e final, tipo de combustível, quantidade em litros, valor unitário. Estas informações serão direcionadas ao departamento de controladoria, onde serão observados alguns pontos que auxiliarão em tomadas de decisão e evitar custos desnecessários com veículos da empresa.Os responsáveis pela logística/Transporte deverão substituir as planilhas no início de cada mês e entrega-las na controladoria (Tatuí) que farão os devidos lançamentos. No caso de gestores, terão até o 5º dia útil do mês para entregar a planilha diretamente no departamento. O modelo da planilha fica salvo na pasta Marketing-Formulários, do servidor.

3) Liberação de Verbas e Reembolsos de Viagens.

3.1 Todas as solicitações de verbas de viagem devem ser feitas exclusivamente aos Gerentes Comerciais, que posteriormente farão a liberação ao Departamento Financeiro, com antecedência mínima de 48 horas. O Departamento Financeiro não faz liberações, independentemente do valor, antes de receber a autorização por escrito. Verbas que não forem solicitadas com pelo menos 48 horas de antecedência podem não ser liberadas.

3.2 Fica estabelecido o prazo máximo de 24 horas após o retorno de viagem para que seja apresentado relatório (conforme padrão) com todas as despesas relacionadas. Neste relatório deverão ser descriminados os tipos de despesas, e no caso de almoço com clientes, o nome da empresa, nome do cliente e cargo que ocupa.

mailto:[email protected]

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3.3 O limite para gastos com refeições é de R$ 25,00 por pessoa, exceto nos casos de almoço com clientes, conforme item anterior. Para a unidade de SP, onde os colaboradores já recebem um auxílio diário para refeição no valor de R$ 16,00, fica definido que o valor já creditado, será descontado no próximo mês, ou seja, caso o vendedor faça duas visitas no mês, no próximo mês o RH disponibilizará R$ 32,00 a menos de crédito no cartão refeição.

3.4 Somente serão aceitas Notas Fiscais e Cupons que estiverem com o CNPJ da BT Equipamentos (01.852.612/0001-75), notas fiscais que estiverem sem esta informação serão recusadas pelo Departamento Financeiro, independentemente do valor.

3.5 Somente serão reembolsadas notas ou Cupons fiscais, que tiverem descriminados gastos com alimentação, hospedagem, combustível, pedágio ou outros tipos de gastos com transporte. (qualquer situação que fuja disto, tais como; Gastos com bebidas alcoólicas, lavanderia, doces de qualquer tipo, etc, não serão reembolsados).

3.6 Os relatórios de despesas somente terão validade com a aprovação da Gerente Comercial ou na ausência destes, da Direção Comercial e deverão ser entregues no prazo máximo de 24 horas.

4) Viagens Longas e Compras de Passagens aéreas.

4.1 Qualquer viagem onde existe a previsão de percorrer distancia maior que 1.000 km, considerando ida e volta, somente deverá ser autorizada após análise do roteiro de viagens, com a relação dos clientes a serem visitados, objetivo da visita e estimativa dos valores a serem gastos. Neste caso devera ser autorizado pela Gerencia Comercial em conjunto com a Direção Comercial.

4.2 Em caso de viagens onde existe a necessidade de compra de passagens áreas e locação de veículos, deverá ter autorização prévia da Direção Comercial ou Direção Geral da empresa, mediante a apresentação do roteiro de viagens, relação dos clientes a serem visitados e objetivos das visitas.

4.3 A Compra de passagens aéreas, bem como a locação de carros, após a devida autorização, será realizada exclusivamente pelo marketing/direção, que fará o contato com á agencia de turismo, para cotação de preços e posterior aprovação.

4.4 Em situações especiais, após a cotação de preços com a Agência de Turismo, constatado que os preços são mais interessantes, as passagens podem ser adquiridas diretamente no site da CIA Aérea, desde que pagas através do Cartão de Credito Coorporativo e tenham sido realizados os passos mencionados no item 3.2.O modelo do formulário abaixo encontra-se salvo na pasta Marketing do servidor.




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5) Manutenção de Veículos.

OBJETIVO




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Manter a frota em perfeitas condições de funcionamento, disponível para o atendimento aos usuários, de forma segura, bem como reduzir os custos com despesas relativas à manutenção corretiva.

COMPETÊNCIA

Responsáveis pela Logística / Transporte da Unidade.

Aspectos á ser observados periodicamente: limpeza (interna e externa); documentação (veículo);

ferramentas (macaco, cabo, chave de rodas e outros);

equipamentos (extintor, triângulo, cintos de segurança e outros);

tapeçaria (bancos, tapetes, borrachas das portas, frisos, canaletas, espelhos retrovisores, máquinas dos vidros, fechaduras e outros);

mecânica (direção, freios, inclusive nível de óleo, pedal da embreagem, amortecedores, borrachas e outros);

sistema elétrico (faróis, lanternas, setas, luz de freio, luz de ré, luzes de emergência, luz do painel, buzina, lanterna da placa traseira, limpador do para-brisa, lavador do para-brisa, motor de partida, alternador, bateria, instrumentos do painel, regulador de voltagem e outros);

funilaria e pintura (para-lamas, portas, capô do motor, tampa do porta-malas, para-choques e outros);

pneus e rodas (pneus, estepe, aros e calotas);

motor (nível de óleo do motor, correias, mangueira, ruídos anormais, regulagem, velas e cabos).

Havendo a necessidade de conserto do veículo (manutenção corretiva) ou qualquer outro procedimento relativo à manutenção de um modo geral (lavagem e lubrificação), deverá ser enviado um e-mail para a Recepção e Gestores para evitar agendamento do veículo no período.

Ao receber um comunicado de multa, colisão, avaria, etc., o responsável da logística/transporte deverá pegar todos os dados do condutor:

Se colaborador, comunicar ao RH para seguir com os procedimentos.

Se Terceiro, deverá receber as informações como Nome, RG, CPF, CNH, Endereço Residencial, Endereço Comercial, Telefone fixo e Celular. Solicitar o nome do seguro do terceiro e se possível o número da apólice, para encaminhar ao RH e tomarem as providências necessárias junto ao T.I. Se necessário em situações que desfavoreçam o Grupo BT, o departamento jurídico da BT será acionado.

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