9 T9 Administracion Visual y Auditoria Interna

8/19/2019 9 T9 Administracion Visual y Auditoria Interna

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Técnica 9. Administración visual y

auditoria internaLea al final de la presentación las recomendaciones de

implementación para ésta técnica




Objetivo Técnica 9:

Con las técnicas 7 y 8 efectuamos el controldel proceso, ahora nos enfocamos a cerrarlo.

• Proveer los elementosnecesarios para que el

personal operativo de unproceso pueda girar el cicloEERA. (estandarizar,

ejecutar, revisar y ajustar).




Administración visual (AV) yAuditoria interna (AI)

• Administración visual verificalos resultados de los procesos,

diariamente e incluso cadacierto número de horas.

• Auditoria interna, verifica que seesté respetando el sistema. Serealiza periódicamente, cadatres meses o, en ocasiones,

cada seis.







Procedimiento resumido para implementar elgerenciamiento de rutina (1), de anormalidades (2)

y de mejora (3)

• Análisis del proceso: Identificar clientes, proveedores yobjetivos, que ya se realizó como parte de la técnica 7.

• Estandarizar: Diagrama de flujo, procedimientos y

entrenamiento, como se vio en la técnica 8.• Puntos y límites de control: Definir los indicadores que

permitirán gerenciar, considerados dentro de la situación normal.• Éstos son los límites que permiten establecer el nivel de

desempeño de un proceso a partir del cual se considera que lasituación es anormal, y se requieren intervención de la gerencia,acciones y análisis.

• Monitoreo: Definir la periodicidad y el responsable de su

realización. El monitoreo se realiza por medio del seguimiento delos indicadores de medición del proceso.




En el gráfico se observan tresciclos PERA

• Si todo funciona como se espera, PERA con el número 1.

• Ante una anormalidad, PERA con el número 2.

• Si la situación es normal, pero el nivel de desempeño delos procesos ya no es satisfactorio, PERA marcado con elnúmero 3. A este PERA puede llamársele gerenciamiento

de mejora.




Administración Visual: Elementos

Marcador. Indicadores básicos que le permiten a la UGB sabersi va bien o no. Cada indicador que sea graficado en laadministración visual debe contener al menos datos históricos

de los últimos períodos y una línea de meta.Método. Procedimientos operacionales que rigen las rutinas dela administración visual. En el administrador visual puedencolocarse todos los estándares.

Recursos. Recursos materiales, o mobiliario, equipo y espaciode que dispone la UGB.

Hoja de verificación SOLES. Autoverificación que le permite ala UGB controlarse por sí misma, en cuanto a los fundamentosde la técnica SOLES se refiere.




• Administración VISUAL, esdecir, debe estar ubicada enla pared, a la vista de todos.

• Todos los formatos ysoportes de todas las UGBde la empresa ,deben estar

estandarizados.

Administración Visual:Implementación




Todo el mundo tiene a la manola información básica.

El lenguaje utilizado es común

a todos.Se eliminan barreras ínter

departamentales. La relación de los gerentes con

los colaboradores, seenriquece y ayuda a que el jefe

se convierta en líder.

Administración Visual:Beneficios




Administración Visual: Ejemplo




Auditoria Interna• Permite detectar áreas de

oportunidad y evitar que losprocesos, los sistemas y losproductos sufran deterioro gradual,que pudiera ser imperceptible asimple vista, pero que con el pasodel tiempo puede ser irreversible.

• Con las auditorias se buscaverificar que los estándares seapliquen y que los productos seanfabricados de acuerdo con las

especificaciones.




• El equipo de auditores

internos, integrado porpersonas de todas lasáreas.

• Las auditorias deben sercruzadas; es decir, nadiepuede auditar a su misma

área.

Auditoria Interna:¿Quién la realiza?




Auditoria Interna:Estándares Establecidos

• Verificación que se hace en toda laempresa para comprobar, de maneraobjetiva, que los procedimientosoperacionales funcionan de manera

rutinaria.• La auditoria es anunciada con

anticipación a los sectores que van aser auditados.

• Se realiza en forma periódica, cada 3o 6 meses.

• Cuando el auditor encuentra que elestándar no se respeta, lo registracomo una NO conformidad.




• Indican que el estándar no esta siendo respetado.

• La propia UGB, indica la acción para corregir el problema.

• Para corregirlas, se selecciona la opción más adecuada ala situación: cambiar la forma de hacer las cosas, o ajustarel estándar a la realidad.

• En caso de que se decida cambiar el estándar, se requiereautorización de la gerencia.

• Después de la realización de la acción correctiva opreventiva, el auditor vuelve al sector de trabajo para unaauditoria de conclusión, de las no conformidades.

Auditoria Interna:No conformidades




• Debe ser objetivo y humilde en larealización de su tarea.

• Asumir la postura de compañero y

no de policía.• Interactuar con el auditado, sin

inhibirlo o ponerlo nervioso.

• Ante una no conformidad, demanera natural, pide la accióncorrectiva. No debe ser motivo de

reproche al auditado.

Auditoria Interna: Perfil ypostura del auditor






Preparación del auditor

• El auditor debe ser capacitadocon anticipación para ser auditorinterno.

• Antes de cada auditoria, deberáestudiar y revisar los requisitoso procedimientos que serán

auditados, con la finalidad deaclarar cualquier duda quepueda surgir en el estudio de los

mismos.




Preparación de laauditoria

• Es conveniente tener uncalendario anual de auditorias.

• Una auditoria debe serprogramada con anticipación.

• Se preparan los formatos yherramientas necesarias.

• El resultado de una auditoriadebe exhibirse en un lugarvisible del departamento

auditado.




• Brindan a los líderes, la confianza necesaria paradar mayor autonomía a los distintosdepartamentos de la empresa.

• Las UGB auditadas tienen a su disposición estaherramienta, para que un tercero imparcial

verifique sus prácticas y les ayude a detectarposibles no conformidades.

• Después de cada auditoria, la UGB adquiere

mayor seguridad para hacer bien su trabajo.

Auditoria Interna: Beneficios




Recomendaciones para implementarTécnica 9: Administración visual y auditoria

1. Lea con detenimiento el banner “Herramienta Maestra”, que integra las 12

técnicas del Método MR (Maximización de resultados), e identifique lasacciones que corresponden a la técnica 9.

2. Tenga presente en todo momento que el objetivo de esta técnica es: Que las

UGB’s tengan la información oportuna, para girar su ciclo EECA y alcancen

sus metas.3. Lea en el capítulo 4 del libro Método MR, lo que se refiere a la técnica 9:

Administración visual y auditoria.

4. Estudie a profundidad el tema y compruebe su aprendizaje:

Respondiendo en línea la evaluación correspondiente

Revisando la presentación Power Point.

Si usted puede explicar todas las láminas sin recurrir al libro, está listo

para transmitirlo al equipo.




5. La primera acción consiste en diseñar los medios visuales que la empresautilizará para generar la administración visual. Es importante que todos en el

equipo queden satisfechos con el diseño de estos medios visuales, ya que

todos los formatos de administración visual, serán visibles todos los días

para todos. Haga un borrador de los medios.

6. Capacite al personal en lo referente a Técnica 9 (Ver archivo de

recomendaciones generales para la capacitación) y aplique el examen

correspondiente.

7. Una vez capacitados, los colaboradores habrán comprendido el objetivo de

la administración visual y podrán aportar ideas al respecto. Presente los

borradores de medios visuales y pida a los colaboradores sus aportaciones.

Recuerde que en todos los casos en que capacite a su personal, debe

emplear la Herramienta HT1.2 Lista de asistencia y guardar una copia del

examen, para que el proceso de formación quede registrado en el expediente

del colaborador. Las técnicas 7, 8 y 9 pueden evaluarse en un mismo

examen.




9. Una vez establecida la administración visual, nombre un responsable que

deberá darle seguimiento a este proceso y capacítelo:

Puede recibir la información de las UGB’s y preparar los medios

visuales, o solicitar a cada UGB que entreguen sus medios visuales.

Establezcan la periodicidad de actualización de los medios visuales:

puede ser semanal, quincenal, mensual. Depende de las metas fijadas.

El responsable debe llevar el acumulado de cada indicador.

8. Para definir los INDICADORES que se emplearán en los medios visuales,

trabaje en equipo con cada UGB: Pida a sus colaboradores, seleccionar losindicadores más representativos del avance y logro de los procesos de cada

UGB, utilicen la Herramienta HT9.2 Gráfico de control, cuando sean

aprobados por todos, pídales que los presenten como medio visual.

Organice una presentación grupal para que todos conozcan los

indicadores de cada UGB. Aproveche durante la sesión para destacar la

importancia de la administración visual y la auditoria. Comprometa a todo el

equipo a verificar permanentemente los medios visuales. Los jefes deberán

realizar recorridos rutinarios para garantizar que el sistema estáfuncionando.




10. Para la función de auditoria. Pida a cada UGB nombrar un auditor conbase en el perfil establecido. Conformado el grupo de auditores internos,

sensibilice al respecto de la postura, actividades y responsabilidades del

auditor. Pida ejemplos y de ser posible, realice dramatizaciones con los

auditores. Revise con ellos el ejemplo de la herramienta HT9.4 Reporte de

auditoria y responda dudas. Para comprobar que está claro el procedimiento,

pida a algún auditor explique el proceso.

11. Con el grupo de auditores y con base en la Herramienta HT9.3 Calendario

auditorias, establezca la planeación anual de auditorias. Haga pública laplaneación.

Todas las UGB’s deben saber la fecha precisa en que serán

auditadas.

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