Službena putovanja i loko vožnja

Kako obračunati putne troškove?

U nastavku Vam donosimo nekoliko primjera iz prakse.

Obračunavanje putnih troškova zaposlenika

Imate zaposlenike koji koriste privatni automobil u službene svrhe? Ili odlaze na službena putovanja?

Upoznati ste s različitim načinima obračuna putnih troškova no unatoč tome još uvijek se nađete u dilemi,

kako obračunati putne troškove u određenim situacijama.

U nastavku Vam donosimo primjere obračuna putnih naloga u nekoliko različitih situacija, u kojima su se našli

naši zaposlenici.

Upoznajte Anu, Sanju, Ivana, Luku

Nastali troškovi priznaju se na temelju evidencije o korištenju privatnog automobila u službene svrhe u mjestu

rada i/ili do 30 kilometara od mjesta rada.

Troškovi se obračunavaju u iznosu od 2,00 kune po prijeđenom kilometru, a evidencija se može voditi za cijeli

mjesec pa se na kraju mjeseca zbroje svi troškovi loko vožnje za pojedinog djelatnika.

Kako bi se vodila ispravna evidencija, ona treba sadržavati sljedeće podatke:

• opće podatke o poslodavcu i radniku

• marku automobila

• registarsku oznaku vozila

• početno i završno stanje brojila

• relaciju i svrhu puta te je uz evidenciju potrebno priložiti i račune za stvarno nastale troškove (na primjer

računi za parking)

Loko vožnja - troškovi korištenja privatnog automobila u službene svrhe

Ovo je Ana. Voditeljica ureda.

Voditeljica ureda Ana dva puta tjedno se uputi u obližnju trgovinu po potrepštine za

ured. Za prijevoz upotrebljava svoj privatni automobil, putovanje je kratko i ne prijeđe

više od 30 kilometara od mjesta rada. Približno potroši pola sata na kupovinu. Za sve

što Ana nabavi, zaprimi i račun. Kako Ana koristi privatni automobil, tvrtka joj priznaje

putne troškove. S obzirom na to da se radi o kratkim putovanjima, nema pravo na

dnevnice.

Kako Ana prati putne troškove?Ana ima otvoren obračun loko vožnje kojega ne zaključi nakon svakog puta već samo

unese početno i završno stanje brojila i vrijeme kada je krenula iz tvrtke i kada se

vratila. U prilog dodaje račune za stvarno nastale troškove vezane uz korištenje

automobila poput parkinga. Svaki puta upisuje putovanja, koja joj se u cijelosti

obračunaju na kraju mjeseca.

Loko vožnja

Službena putovanja

Službenim putovanjem smatra se putovanje koje neprekidno traje do 30 dana.

Djelatnik ima pravo na punu dnevnicu ako je na putu proveo dulje od 12 sati, a pravo na pola dnevnice ako je na putu proveo više od 8 i manje od 12 sati.

Dnevnica za Hrvatsku iznosi 170,00 kuna, dok su dnevnice za inozemstvo utvrđene propisima o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna.

Ako djelatnik tijekom službenog putovanja ima osiguran ručak ili večeru, dnevnica za taj dan mu se umanjuje za 30%. Ako djelatnik ima osiguran i ručak i večeru tada mu se dnevnica umanjuje za 60%.

Troškovi prijevoza na službenom putuMogućnosti:

1. Ako je djelatnik koristio privatni automobil za odlazak na službeni put tada mu se priznaju troškovi u iznosu od 2,00 kn/km

2. Ako je koristio službeno vozilo tada će mu se priznati samo troškovi goriva (ako priloži račun i ako troškovi goriva postoje)

3. Ako je koristio Rent a car, onda je potrebno priložiti račun za najam vozila i račun za gorivo

4. Za autobus, vlak, brod priznaju se troškovi prema računima

5. Troškovi taxija priznaju se u 100% iznosu ako je taxi u funkciji prijevoza što znači da ne postoji niti jedna druga mogućnost prijevoza koja bi se mogla iskoristiti. Ako pak taxi nije u funkciji prijevoza onda se troškovi taxija priznaju u omjeru 50% : 50%

Ovo je Sanja. Voditeljica prodaje.

Ukoliko zaposlenik prolazi kroz

više zemalja, priznaju mu se

dnevnice odredišne

zemlje.

Sanja je voditeljica prodaje i često obilazi udaljene poslovne partnere. Kako

putovanja često traju dva, tri dana, Sanja uzme jedno ili dva noćenja. Sanja

troškove puta često plaća sama pa joj tvrtka refundira potrošeni iznos.

Također, tvrtka joj uplati predujam za službeni put na njezin tekući račun. Prije

samog službenog puta, tvrtka izdaje Sanji nalog za službeno putovanje kojeg

ponese sa sobom na put. Nakon povratka sa službenog putovanja, Sanja je

dužna dostaviti sve račune koji su nastali tijekom službenog putovanja.

PrimjerSanja je upućena na službeno putovanje u Njemačku i odlučila se za

korištenje osobnog automobila na tom putovanju. Tvrtka joj je uplatila

predujam za službeni put u iznosu od 2.500,00 kn. Na službenom putu je

ukupno provela 56,5 sati. U Hrvatskoj je provela 1,5 sati, Sloveniji 4 sata,

Austriji 6 sati i Njemačkoj 45 sati. Kada se vratila s puta napravljen je obračun

putnih troškova prema kojem Sanja ima pravo ima pravo na 2,5 dnevnice.

Dvije za Njemačku i pola tuzemne dnevice. Sanja je trebala također upisati i

kratak izvještaj s puta i priložiti sve račune s puta. Priložila je račun hotela,

vinjetu za Sloveniju i Austriju te račun za tunelarinu za Austriju.

Koliko dnevnica će primiti Sanja?• U Hrvatskoj je provela 1,5 sat

• U Sloveniji je ukupno provela 4 sata

• U Austriji je provela 6 sati

• U Njemačkoj 45 sati

• Sanja je ukupno na putu provela 56,5 sati. 55 sati u inozemstvu (24 Njemačka +21 Njemačka + 6 Austrija + 4 Slovenija) i 1,5 sat u tuzemstvu. Prema navedenomSanja ima pravo na dvije dnevnice u Njemačkoj jer se sati iz Austrije/Slovenijepribrajaju satima u Njemačkoj. S obzirom na to da u ostalim zemljama nijeprovela više od 8 sati, svi preostali sati (njih 8,5) na službenom putu se zbrajaju iSanja ima pravo još na pola tuzemne dnevnice jer je sveukupno na putu provelaviše od 8 sati.

Kako će računovođa Sanji obračunati putne troškove?

• Računovođa će Sanji obračunati kilometražu prema početnom i završnom stanju brojila koji je navela u

obračunu putnog naloga odnosno kilometražu pomnoži s 2,00 kune/km. Zatim pridoda dnevnice te obračuna

troškove nastale na putu. Od ukupnih obračunatih troškova puta potrebno je oduzeti 2.500,00 kuna predujma

koji je tvrtka već Sanji uplatila za službeni put i isplatiti joj razliku troškova.

• Prilikom obračuna dnevnica potrebno je pripaziti je li Sanja imala osiguran ručak ili večeru. U tom slučaju se

dnevnica razmjerno smanjuje.

• Ako bi iznos predujma koji je Sanja dobila bio veći od učinjenih troškova, razliku bi morala vratiti tvrtki.

• Ako računovođa pri obračunu koristi računovodstveni program, u njemu su vrlo vjerojatno već unesene

vrijednosti dnevnica za određene države i postotak smanjivanja, primjer pri korištenju ručka. Ako putne naloge

obračunavate ručno, potrebno je uskladiti ispravan postotak isplate dnevnica.

Ovo je Ivan.Direktor tvrtke.

Kako ide Ivanovo putovanje?Ivan kreće iz Zagreba u 8 sati ujutro prema Beogradu te je u Beograd stigao u 12

sati, gdje ima prvi sastanak. Ovdje se zadržava 6 sati i s poslovnim partnerima ide

na ručak, kojega plaćaju oni. Na putu do Beograda platio je cestarinu. Nakon

sastanka u Beogradu odmah se zaputio u Sarajevo. U Sarajevo je stigao u noćnim

satima te je prespavao u hotelu kojeg je platio kreditnom karticom tvrtke. Sljedeći

dan se našao s poslovnim partnerima te je napustio Sarajevo sljedeće jutro u 9 sati.

Ivan je u BiH ukupno proveo 34 sata.

POZOR: Na nekim autocestama(na primjer u Italiji) potrebno je zatražiti

potvrdu o plaćanju. To omogućavaju i automatske naplatne postaje. Tvrtka ne može vratiti troškove, ako nema pripadajuće potvrde

o plaćanju.

Ivan je direktor tvrtke koja ima dvije poslovne jedinice: jednu u Bosni i Hercegovini

i jednu u Srbiji. Ivan se unutar poslovnog putovanja zaustavlja na sastancima u

obje države. Na služenim putovanjima uvijek ima službenu karticu tvrtke s kojom

jednostavno plaća troškove povezane s putovanjem te uz troškove uvijek priloži

račune, potvrde i slično. Za svoje putovanje Ivan koristi službeni automobil tvrtke.

Ivan također radi i osobni trošak.

Put ga je odveo na obalu Crne gore, gdje je proveo dan i prespavao.

Posao i zabava

Kako su Ivanu obračunali putne troškove?

1. Za putovanje od Zagreba do Beograda Ivanu su obračunati troškovi povezani s putom. Jedna obračunata dnevnica

bit će umanjena za troškove prehrane jer su mu ručak platili partneri.

2. Za put iz Beograda do Sarajeva obračunava se vrijeme provedeno na putu kako bi mogli odrediti za koju državu će

se obračunati dnevnica.

3. Troškovi hotela plaćeni su unaprijed (rezervacija preko web stranica i plaćanje kreditnom karticom tvrtke), tako da

neće trebati dodatne potvrde o plaćanju. Priložio je potvrde o nastalim troškovima i kratak opis sastanaka.

4. Budući da se Ivan iz Sarajeva nije uputio kući već je nastavio boraviti u Crnoj gori, ta mu se kilometraža i vrijeme

ne uključuje u putni nalog već se samo u nalogu prikaže put iz Sarajeva u Zagreb pri čemu se poštuje prosječno

trajanje puta. Put, vrijeme i troškovi boravka, koje je Ivan imao za posjet Crnoj gori u tom slučaju se ne

obračunavaju preko putnog naloga već je za njih potrebno obračunati plaću u naravi.

5. Ivan si za taj dan (ako je bio u radnom tjednu) upisuje godišnji odmor.

6. U takvom primjeru, pri obračunu dnevnica i putnih troškova nužno je provjeriti ako ukupni obračun dnevnica ne

prelazi stvarno korištenje vremena.

Koliko dnevnica će primiti Ivan?• Za put kroz Hrvatsku ukupno je bilo potrebno 5 sati

• U Srbiji je proveo ukupno 10 sati

• U Bosni i Hercegovini Ivan je prosječno proveo 37 sati

• Ukupno je na putu proveo 52 sata. 47 sati u inozemstvu (24 BiH + 13 BiH +10 Srbija) i 5 sati u tuzemstvu. Prema navedenom Ivan ima

pravo na dvije BiH dnevnice jer je tamo proveo više sati nego u Srbiji, pa se sati iz Srbije pripisuju satima u BiH. Jedna dnevnica se

umanjuje za 30% jer je u Beogradu išao na ručak s poslovnim partnerima.

• Ivan ima pravo samo na dnevnice jer je na putu koristio službeni automobil, a sve ostale troškove je platio službenom karticom.

• Putnom nalogu dodati će kratak opis sastanaka koje je odradio na obje lokacije te priložiti svu potrebnu dokumentaciju (račune).

Dnevnice za rad na terenu

Dnevnice za rad na terenu isplaćuju se u istom iznosu kao i kod službenih putovanja, jedina razlika je što nema određenog broja sati koje djelatnik mora provesti na terenu da bi dobio dnevnicu, ali je potrebno da je mjesto rada na terenu udaljeno više od 30 km od sjedišta tvrtke.

Troškovi djelatnika nastali na terenu (smještaj, hrana) priznaju se na temelju vjerodostojnih isprava.

Poslodavac je dužan voditi evidenciju rada na terenu, ali obrazac za evidenciju nije propisan pa se on može voditi i u Excelu.

Ako se koristi privatno vozilo, onda je obavezna evidencija o korištenju privatnog automobila u službene svrhe.

Dnevnica za rad na terenu se također umanjuje ako je osiguran ručak ili večera (ili oboje) u postotku 30% ili 60%.

Prava radnika na dnevnice na terenu određuju se kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu, ugovorom o radu ili odlukom poslodavca o isplati.

Ovo je Luka. Prodavač kave na terenu.

Luka je terenski prodavač kave. Njegovo područje za dostavu je veliko te često dostavlja na područja

koja su udaljena više od 30 kilometara od sjedišta poslodavca. Za prijevoz koristi službeno vozilo.

Ako ide na teren, Luka ostvaruje pravo na dnevnicu za rad na terenu. U ovakvim situacijama dobro

je znati da Luka nije na službenom putu jer je to njegovo radno mjesto. Razlika u odnosu na službeni

put je ta da Luka ne mora biti na terenu dulje od 8 sati da bi ostvario dnevnicu za rad na terenu jer

prema poreznim propisima nije utvrđeno minimalno razdoblje boravka na terenu.

• Kako Luka upotrebljava službeno vozilo, poslodavac mu obračunava samo dnevnicu za rad na terenu u

iznosu od 170,00 kuna za tuzemstvo.

• Potrebna je također pažnja pri evidenciji prijeđenih kilometara koje zaposlenik napravi. Ako su svi kilometri

učinjeni za potrebe tvrtke, računaju se kao troškovi tvrtke u cijelosti, a ako djelatnik koristi službeno vozilo i

za privatne svrhe potrebno je to evidentirati te se to ne evidentira kao troškovi tvrtke.

• Poslodavac je obvezan voditi evidenciju obračuna dnevnica za rad na terenu, ali sadržaj i oblik evidencije

nije određen propisima tako da poslodavac tu evidenciju može prilagoditi svojim potrebama. Poslodavac

evidenciju može voditi i u Excelu za sve radnike skupno ili posebno za svakog pojedinog radnika.

Na što Luka ima pravo?

Pogledaj prezentaciju

Želite obračunati putni trošak uz putni nalog na službenom putovanju no ne znate kako?Minimax program omogućava Vam brz i jednostavan obračun putnih naloga. Pogledajte besplatnu prezentaciju obračuna putnog naloga u programu Minimax i olakšajte si poslovanje.

Želite saznati više o putnim troškovima?Niste dobili odgovor na određeno pitanje? Zanima Vas kako jednostavno

obračunati putne troškove u Minimaxu?

Saop d.o.o.Puževa 1310020 Zagreb

01 555 97 73info@saop.hrwww.minimax.hr

Pišite nam