เทคนค Microsoft Excelโปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท

Spreadsheet ซงออกแบบมาสำาหรบการบนทก วเคราะห และนำาเสนอขอมลเกยวกบตวเลข ทถกพฒนาขนมา โดยบรษท Microsoft ทำางานบน Windows มผนยมใชกนอยางแพรหลาย สามารถทจะทำางานไดหลายอยาง เชน งานดานการคำานวณ การสรางกราฟ แผนภมรปภาพ และดานฐานขอมล เปนตน

1. การเขาสโปรแกรม Microsoft Excel 1. คลกเลอกทปม Start ---> Programs --->

Microsoft Excel (ตำาแหนงทตง)

2. จะปรากฏหนาการทำางานของโปรแกรม Microsoft Excel

2. สวนประกอบของ Microsoft Excel

หมายเลย 1 แถบชอเรอง (Tltle Bar) แถบแสดงชอโปรแกรมและชอแฟมขอมลหมายเลย 2 แถบเมน (Manu Bar) แถบรวมคำาสงทใชงานทงหมดในโปรแกรมหมายเลย 3 แถบเครองมอ (Tool Bar) แถบไอคอนคำาสงทใชงานประจำาหรอทสำาคญใชงานบอยๆหมายเลย 4 แถบสตร (Formula Bar) แถบบอก

ตำาแหนงเซลล และใสรายละเอยดของขอมลในเซลล และการใชสตรฟงกชนตางๆ

หมายเลย 5 แถบแสดงสถานะ (Status Bar) แสดงรายละเอยดตางๆ ในการทำางานเครองมอในสวนของแบบมาตรฐาน (Standard Toolbar)

สราง สำาหรบสรางแฟมงานใหม เปด สำาหรบเปดชนงานเดมทมอยแลว บนทก สำาหรบบนทกชนงาน พมพ สำาหรบสงพมพชนงานออกทาง

เครองพมพ ตวอยางกอนพมพ สำาหรบมองแผนงานกอนพมพ ตด สำาหรบตดหรอลบขอมลในแผนงาน คดลอก สำาหรบคดลอกขอมลในแผนงานมาเกบไว วาง สำาหรบวางเอกสารทเกบไว เลกทำา สำาหรบยกเลกคำาสงสดทาย ทำาซำ*า สำาหรบเรยกคำาสงสดทายคนมา ผลรวมอตโนมต สำาหรบหาผลรวมในแถวหรอคอลมน วางฟงกชน สำาหรบเรยกใชฟงกชนการคำานวณ ตวชวยสรางแผนภม สำาหรบการสรางแผนภม รปวาด สำาหรบเรยกใชเครองมอในสวนของรปวาด ยอ/ขยาย สำาหรบปรบยอ/ขยายหนาจอการแสดงผลของหนาการทำางาน

เครองมอในสวนของแบบจดรปแบบ (Formatting Toolbar)

ลกษณะ สำาหรบเลอกลกษณะทตองการ

แบบตวอกษร สำาหรบเลอกรปแบบตวอกษร ขนาดตวอกษร สำาหรบเปลยนขนาดของตวอกษร

ตวหนา สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวหนาหรอยกเลก

ตวเอยง สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวเอยงหรอยกเลก

ตวขดเสนใต สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวขดเสนใตหรอยกเลก

จดตำาแหนง สำาหรบการจดตำาแหนงตวอกษร ใหชดซาย, อยกงกลาง, ชดขวา หรอชดขอบ

ลำาดบ, สญลกษณ สำาหรบเพมหรอลบตวเลขหรอสญลกษณหนายอหนา

เสนขอบ สำาหรบตเสนขอบเนน สำาหรบการเนนขอความสแบบตวอกษร สำาหรบเปลยนสตวอกษรตามท

ตองการคำาสงบนคยบอรดหรอฟงกชนคยทใชแทนเมาสCtrl+N สรางแฟมเอกสารใหมCtrl+O เปดแฟมเอกสารCtrl+S บนทำากแฟมเอกสารCtrl+P พมพเอกสารออกทางเครองพมพCtrl+Z เลกทำาCtrl+Y ทำาซำาCtrl+X ตดCtrl+C คดลอกCtrl+V วางCtrl+A เลอกทงหมด

Ctrl+B ทำาตวอกษรตวหนาCtrl+I ทำาตวอกษรตวเอยงCtrl+U ทำาตวอกษรตวขดเสนใตDelete ลบขอความ3. สวนประกอบของแผนงานใน Microsoft Excel ในแผนงาน (Wordsheet) ของ Excel ประกอบดวย

1.เซลล (Cell) เสนแถงและเสนคอลมนตดกน ทำาใหเกดตารางเปนชองๆ แตละชองจะมชอตำาแหนงกำากบ โดยชอจะดจากวา อยทคอลมนไหมและแถวอะไร

2.แผนงาน (Wordsheet) หลายๆ เซลลรวมกนเปน 1 แผนงาน ซงเปนพนททำางานทสามารถมองเหนได

3.สมดงาน (Wordbook) แฟมขอมลหลายๆ แฟม หรอ Sheet หลายๆ Sheet รวมกนเปนงาน 1 ชน

การปดโปรแกรม Microsoft Excel

1. คลกเลอกทเมน แฟม(File) ---> จบการทำางาน(Exit)

2. คลกท บนไตเตล3. ใชคำาสงบนคอนโทรลเมน โดยคลกคอนโทรลเมน --->

Close

ทง 3 วธ ถายงไมทำาการ Save หนาจอจะปรากฏไดอะลอกบอกการ Save ขนมาใหดำาเนนการ กอนทโปรแกรมจะปด

4 . การสรางแผนภม นำาตารางขอมลทเตรยมมา แลวสรางแผนภม โดยมขนตอน ดงน

1. การเลอกเซลล โดยการคลมทบพนทเซลลทมขอมลทเราตองการ .....................(ตวอยางในตาราง คลมทบขอมลชน

ม.1 - ม.5 ...และขอมลตวเลขจำานวนนกเรยนชาย - หญง - รวม)2. คลกเมาสทไอคอน ตวชวยสรางแผนภม

3. ขนตอนการสราง

ขนตอนท 1.... ชนดแผนภม ใหผใชเลอกชนดแผนภม และชนดยอยของแผนภม.....ในกรณนใหเลอก ชนดแผนภม > สดมภ ชนดยอยของแผนภม > แผนภมสดมภแบบกลม เปรบยเทยบคาขามแกนประเภท.......จากนนคลกปม ตอไป

 ขนตอนท 2.... ขอมลหลกของแผนภม ในขนตอนน เปนการแสดงชดขอมลในรปแบบ สดมภ

และการแกไขเพมชดขอมลจากนนคลกปม ตอไป

 ขนตอนท 3.... ตวเลอกแผนภม

1. ชอเรอง กำาหนดชอเรองแผนภม / แกนประเภท (X:) / แกนประเภท (Y):

2. แกน กำาหนดคาขอมลแกน X โดยมตวเลอก 3 ประเภท คอ อตโนมต , ประเภท และ มาตราสวนเวลา

3. เสนตาราง กำาหนดเสนตาราง ของแกน X และ แกน Y

4. คำาอธบายในแผนภม กำาหนดคำาอธบายแผนภม ในรปแบบการจดวาง

5. ปายชอขอมล กำาหนดใหแสดงปายชอหรอคาของขอมลบนแทงแผนภม หรอ ไมตองแสดง

.6. ตารางขอมล กำาหนดใหแสดงตารางขอมลประกอบแผนภม

 ขนตอนท 4.... ตำาแหนงแผนภม......จดวางแผนภม โดยสรางเปน แผนงานใหม หรอ วางแผนภมลงในแผนงานเดม

 แผนภมหรอกราฟทได มลกษณะดงน

  5. ขอมลในโปรแกรม MS Excel

ขอมล (Data) ทใชปอนลงในเซลล แบงออกเปน 5 ชนดขอมล ดงน

1. ขอความ (Text) ไดแก ตวอกษร A - Z , ก - ฮ , เครองหมาย - สญลกษณ ตางๆ และ ตวเลขทไมใชสำาหรบการคำานวณ 0 - 9 , ๐ - ๙ ใน 1 เซลล สามารถพมพอกขะ ลงไปได สงสดถง 255 ตว การแสดงผลในเซลล ขอความจะอยชดขอบซายของเซลล และ ตวเลขจะชดขอบขวาของเซลล (ดงภาพ)

2. ตวเลข (Numbar) ไดแก เลขจำานวนเตม , ทศนยม ทใชสำาหรบคำานวณ .... ซงตวเลขอาจจะเปนเลขไทย หรอ อารบค กได ......ในกรณปอนตวเลขเกนพนทเซลล สถานะการแสดงผลจะเปลยนไป เชน ( ในภาพดานลาง )

ในแถบสตร จะแสดงจำานวนตวเลขทงหมด สวนเซลลจะแสดงจำานวนเลข ในหลก หนวย - สบ - รอย หรอ หลกพน ตามดวย ตว E + จำานวนตวเลขตงแตหลก สบขนไป

.. 3. วนท และเวลา (Date / Time)

รปแบบวนท ไดแก

รปแบบเวลา ไดแก

4. ตรรกะ (Logical) เปนขอมลทเปนเหต เปนผลกน มคา 2 คา คอ ถก - ผด (True - False) สญลกษณทใชในทางตรรกะ ไดแก

= เทากบ> มากกวา< นอยกวา

>=

มากกวาหรอเทากบ

<=

นอยกวาหรอเทากบ

< > ไมเทากบ

.5. สตร (Formala) ไดแก สมการทางคณตศาสตร ทกำาหนดโดยใช การบวก ( + ) , ลบ ( - ) , คณ ( * ) , หาร ( / ) โดยมเครองหมาย = ปอนอยทกครง ตำาแหนง หนา ตวเลข เชน ... = 120+89+78+1365

แปนพมพทใชในการปอนขอมล

สถานะตวช*ของเมาส

การเลอกเซลล (Cell Selection)

1.การเลอกเซลลเดยว : มวธการเลอกเซลลอยางงาย 2 วธ คอ ใชเมาส คลกลงไปในเซลลทตองการ และ/หรอ ใช แปนลกศร เลอนขนบน - ลงลาง - ไปทางซาย - ขวา โดยมขอกำาหนด กดแปนเลอน 1 ครง จะเลอนไปทละ 1 เซลล

2.แปน Enter สามารถใชเลอนลงไปยงเซลล ถดไป ดานลาง เทานน

2. การเลอกเซลลต*งแต 2 เซลลข*นไป : ม 5 ลกษณะ คอ

2.1 การเลอกเซลลทอยตดกน สามารถเลอกใชเมาส หรอ แปนคยบอรด ได ดงน 1. ใชเมาสคลก แลวลากไปยงเซลลถดไป ......แนะนำาวธการลากคลม ในกรณเลอกเซลลมากๆ ใหลากในมมทะแยงลง 2. กดแปน Shift คางไว จากนน กดแปน ลกศร .......กดแปนลกศร 1 ครง จะเลอนไป 1 เซลล

2.2 การเลอกเซลลทอยหางกน มวธการเลอก โดยใชเมาส ดงน คอ ใชเมาสคลก แลวกดแปน Ctrl คางไว และเลอก เซลลตอๆไปได

2.3 การเลอกเฉพาะแถว ใหใชเมาสคลกตรงชอแถว (หมายเลข 1 - 65536) นนๆ โดยสามารถเลอกแถวทตดกนได หรอ เลอกแถวทอยหางกนได โดยการกดแปน Ctrl คางไว

2.4 การเลอกเฉพาะคอลมน ใหใชเมาสคลกตรงชอคอลมน ( อกษร A - IV)

2.5 การเลอกทงแผนงาน หมายถง เลอกทงแถวและคอลมน โดยการใชเมาสคลกทปม Sheet Control

การพมพและแกไขขอมล

1. การปอนขอมลแบบขอความ (Text) เมอกำาหนดตำาแหนงเรมพมพ และพมพขอความลงไปในเซลลแลว ตองการไปบรรทดตอไป ใหกดแปน Enter แตหากตองการ ไปเซลลถดไปทางขวา ใหกดแปน Tab หรอ แปนลกศร ชไปทางขวา

2. การปอนขอมลแบบตวเลข (Number)ขอมลตวเลขหลงจากทพมพลงไปในเซลลแลว จะอยชดขอบขวา1. การพมพตวเลขทมจดทศนยม เชน 1.00 , 25.20 หากไมปรากฎ เลข 0 ในเซลล ใหคลกไอคอน เพมทศนยม 2. การใช จลภาค ใหกบตวเลข เชน 1500000 หากตองการใสเครองหมายจลภาค ใหคลกไอคอน ลกษณะจลภาค

3. การแกไขขอมล กรณ ตองการแกไข อาจจะลบ - เพม ตวอกษร หรอ พมพทบ - พมพแทรก ใหใชเมาสคลกทเซลลทพมพขอความ แลวกดแปน F2 หรอ ดบเบลคลก ทเซลลกไดเชนกน

6. การสรางเวรคชตและการจดการแฟมขอมล

เวรคชท (WorkSheet) หรอ ชท คอ แผนงาน เปนพนททำาการ สรางเอกสารเกยวกบการคำานวณ...... หลายๆ แผนงานรวมกน เรยกวา Book หรอ WorkBook (สมดงาน) หมายถง แฟมขอมลนนเอง

การสราง - การจดเกบ - การเปด - การปดเอกสาร และการออกจากโปรแกรม

การเปดใชงานโปรแกรมครงแรก โปรแกรมจะสรางเอกสารใหเองโดยอตโนมต .....เอกสารทสรางขน เรยกวา สมดงาน ( WorkBook) ใชชอแฟมเอกสารจำาลองวา Book1 หากสรางมาอกครงท 2 ชอเอกสารจะเปนชอ Book2 ตามลำาดบ โดยปรากฏ ชอแฟมจำาลอง ไวท แถบ TitleBar

.ผใชอาจจะใชชอเอกสารจำาลอง ของโปรแกรมกได หรอ อาจเปลยนชอไดตามความตองการ ในการสง บนทก ครงแรก

การสรางเอกสาร คร*งท 2 และคร*งตอไป

ขนตอน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > สราง 2. จะปรากฏกรอบ สราง ในแถบ Generral เลอก สมดงาน > ตกลง

 .การบนทกและต*งชอแฟมเอกสาร

ขนตอน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > บนทก ........จากปรากฏกรอบ บนทกแฟมเปน 2. ในชอง ชอแฟม: จะมชอแฟมจำาลองของโปรแกรมอย หากผใชตองการตงชออนๆ ใหพมพชอใหม ทบลงไปในชอง ชอแฟม: จากนน สง บนทก

3. สำาหรบการบนทกลงแผนดสค 3.5" ใหเปลยน Drive ทชอง บนทกใน: แลวเลอก 3.5 Floppy (A:) ดงภาพ

  การเปด การปดเอกสารและการออกจากโปรแกรม

การเปดเอกสาร มขนตอน ดงน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > เปด หรอ คลก 2. ปกต แฟมเอกสาร จะถกเกบไวท Folder : My Documents .......... คลกชอเอกสารทตองการ แลวคลกปม เปด

  การปดเอกสารและออกจากโปรแกรม 1. การปดแฟมเอกสาร ...........คลกเมาสท เมน แฟม > ปด หรอ คลกปม บนแถบเมนบาร 2. แฟมยงไมมการบนทก โปรแกรมจะถามและสงใหบนทก ( ใช ) หรอไมตองบนทก ( ไม ) หรอยกเลกการบนทก ( ยกเลก )

3. การออกจากโปรแกรม ........คลกเมาสท เมน แฟม > จบการทำางาน หรอ คลกปม บนแถบ TitleBar

 

การต*งคาหนากระดาษ

การจดหนากระดาษ เพอใหเหมะสมกบลกษณะงาน ...โดยผใชสามารถกำาหนด ขนาดกระดาษา , จดแนวกระดาษโดยการ

วางแนวกระดาษทงแนวนอนและแนวตง , กำาหนดขอบกระดาษ , หว - ทายกระดาษได

ขนตอนการเขาไปจดหนากระดาษ 1. คลกเมาสท เมน แฟม > ต*งคาหนากระดาษ 2. จะปรากฏกรอบ ต*งคาหนากระดาษ และ มแถบทงหมด 4 แถบ คอ หนา , ระยะขอบ , หวกระดาษ/ทายกระดาษ และแผน

อธบาย ......แถบ หนา : ประกอบดวย .การวางแนว .......- แนวตง .....- แนวนอน อตราสวน .........- คาทงหมดใหเปนไปตามโปรแกรมกำาหนดไว ขนาดกระดาษ.....- คาปกต เปกระดาษขนาด A4 210 x 27 mm ......แต ผใชสามารถปรบเปลยนขนาดกระดาษอนๆ ได คลกในชอง ขนาดกระดาษ จะปรากฏ รายการเลอก ขนาดกระดาษอนๆ ( ดงภาพ )

แถบ ระยะขอบ :

.แถบ หวกระดาษ / ทายกระดาษ : ผใชสามารถกำาหนด ขอความ หรอ ชอ หรอ เลขหนา ลงในหว หรอ ทายกระดาษ วงอาจจะกำาหนดเอง หรอ ใชขอความทมอยในโปรแกรม

แถบ แผน : หมายถง แผนงาน ทกำาหนดใหมการพมพ / ลำาดบหนา

7. การจดการขอมล

1.1 การเรยงลำาดบจำานวนตวเลข

ข*นตอนการเรบงขอมลจำานวนลำาดบตวเลขในเซลล1. พมพตวเลข 1 , 2 , 3 ลงในเซลล ดงภาพ 2. คลมทบเซลล ทมตวเลข 1 , 2 , 3 3. คลกเมาสคาง ท มมขอบลางขวาของเซลล (ทมเลข 3 ) 4. ลากลงขางลางตามจำานวนทตองการ จากนจงปลอยปมเมาส

1.2 การเตรยมตารางขอมล ตารางขอมลทใช มลกษณะดงน

ข*นตอนการเรยงขอมล 1. คลมทบ ขอมล ในเซลล ตงแตเลขท 1 - 10 , เลขทประจำาตว , ชอ - สกล และคะแนนทได 2. คลกเมาส ทเมน ขอมล > เรยงลำาดบ 3. จะปรากฎกรอบ เรยง .......ใหเลอกเรยง คะแนนทได ในชอง จดเรยงตาม และระบ จากมากไปหานอย จากนน คลก ตกลง

ผลทได ......

 1.การกรองขอมล (Filter) ใชสำาหรบขอมลทมจำานวนมาก และตองการใหแสดงเฉพาะขอมลสวนนนๆ .ขนตอนการกรองขอมล ( จากภาพตารางขอมล)

1. ใหคลกเมาส ในเซลล B8 จากนน คลกเมน ขอมล > ตวกรอง > ตวกรองอตโนมต

2. วธการใชงาน 2.1 ถาผใชตองการ หาดขอมล เฉพาะนกเรยนมเลขประจำาตว 2534 ผลทไดคอ เปนชอของ นางสาวเสาดะ นยดำา

2.2 กำาหนดเลอกคนหาเอง : กรณคนหาชอ ใหคลกปม .ในคอลมนชอ เลอก กำาหนดเอง

 

2. ฟอรมขอมล

ใหใชตารางขอมลใน ขอ 1 การเรยงลำาดบขอมล ....เพอสรางฟอรมขอมล 1. คลมพนเซลล จาก B7 ถง E17

2. คลกเมาสท เมน ขอมล > ฟอรม 3. จะไดฟอรม ดงภาพ