คู่มือการใช้งานv1.easternpioneer.com/pdf/Manual X692U Time Attendance... · 2014-06-27 · Time Attendance System 1. การติดตั้งโปรแกรม

คมอการใชงานนาฬกาบนทกเวลา

(Time Attendance System User’s Manual)

Ver. Thai

� Time Attendance System

สารบญ

1. การตดตงโปรแกรม

2. การ Login และรปแบบโปรแกรม (Login and Interface Preview)

2.1 Login

2.2 หนาตางหลก

2.3 หนาตางรอง

3. คำแนะนำการใชโปรแกรม 3.1 เรมใชครงแรก (First Time Run)

3.2 การตรวจเวลาบนทกเขาออก

3.3 การดรายงานบนทกเวลา

3.4 การเพมประวตการลาในรายงานบนทกเวลา

3.5 การเปลยนประวตเวลาเขา/ออกในรายงานบนทกเวลา

3.6 การลาออกของพนกงาน (Staff Resignation)

4. รปแบบการเชอมตอเครอง (Connection Configuration)

5. การจดการแผนก (Department Management) 5.1 การเพมแผนกใหม (Add New Department)

5.2 การเพมแผนกยอย (Add Subsidiary Department)

5.3 การแกไข/ลบแผนก

6. การจดการพนกงาน (Staff Management) 6.1 การเพมพนกงานใหม

6.2 การปรบเปลยน/การยกเลกพนกงาน

6.3 การลาออกของพนกงาน

6.4 การดพนกงานในแผนกยอย

7. การจดการลายนวมอ (Fingerprint Management) 7.1 การจบคลายนวมอ (Staff Fingerprint Matching)

7.2 การยกเลกการจบคลายนวมอ (Remove Fingerprint Matching)

�Time Attendance System

8. การดาวนโหลดขอมล 8.1 การดาวนโหลดขอมลจากเครอง

8.2 การลบขอมล

8.3 การดขอมลดบ (Preview Raw Record)

9. การเชอมตอเครอง (Device Communication) 9.1 การตงเวลาเครอง

9.2 การตงชอพนกงาน

9.3 การดาวนโหลดแบบพมพลายนวมอจากเครองเขาสคอมพวเตอร

9.4 การอพโหลดแบบพมพลายนวมอจากคอมพวเตอรเขาสเครอง

9.5 การลบแบบพมพลายนวมอ (Delete Template)

10. การจดการวนหยด (Holiday Management) 10.1 การเพมวนหยดนกขตฤกษ (Add New Public Holiday)

10.2 วนอาทตยและวนหยดระหวางอาทตย อนๆ

10.3 การกำหนดวนหยดตามกลมพนกงาน (Holiday Allotment)

11. การจดการกะทำงาน (Shift Management) 11.1 การเพมกะทำงานใหม (Add New Shift)

12. การจดการรปแบบกะทำงาน (Shift Pattern Management) 12.1 การเพมรปแบบกะทำงานแบบรายสปดาห (Weekly-based Shift Pattern)

13. ตารางกะทำงานของพนกงาน (Staff Shift Schedule) 13.1 การเพมตารางการทำงานใหม (Add New Schedule)

13.2 การปรบเปลยน/การลบตารางการทำงาน

14. การจดการกะทำงานชวคราว (Temp Shift Management) 14.1 การเพมกะทำงานชวคราว

15. การจดการการขาดงาน (Absence Management) 15.1 เหตผลการขาดงาน

15.2 การเพมประวตการขาดงาน/การลา (Add Single Absence/Leave Record)

15.3 การลงทะเบยนกลม(Batch)ประวตการขาดงาน/การลา


16. การปรบเปลยนขอมล (Manual Adjustment) 16.1 การเพมประวตการรด (Add Swipe Record)

17. การวเคราะหขอมลการบนทกเวลา (Attendance Analysis) 17.1 รปแบบการวเคราะห (Analysis Configuration)

17.2 การวเคราะห

18. การสรางรายงาน (Generate Reports) 18.1 รายงานขอมลดบ (Raw Swipe Record Report)

18.2 รายงานรายละเอยดการบนทกเวลา (Attendance Detail Report)

19. เครองมอในระบบ (System Tool) 19.1 การสำรองฐานขอมล (Database Backup)

19.2 การสำรองขอมลเฉพาะเจาะจง (Selective Record Backup)

19.3 การนำฐานขอมลมาใชใหม (Restore Database)

19.4 การลบขอมลเกา (Remove Antique Record)

20. การแกไขปญหา 20.1 ไมสามารถดเหนแผนกใหมหลงจากการเพมแผนก


1. การตดตงโปรแกรม (Software Installation)1.1 ทำการขยาย File Zip ทไดจาก Download จะได Folder ดงภาพ

>>

1.2 ภายใน Folder จะประกอบดวย 1 Folder และ File autorun สำหรบทจะทำการตดตงโปรแกรม

ทำการตดตงโปรแกรม โดยดบเบลคลกท File autorun

1.3 กรณารอจนกวาภาพจะขนดงตวอยาง เพอทจะตดตง Driver และโปรแกรม โดยคลกทหวขอท 1

“1.โปรแกรมบนทกเวลา”


1.4 คลกทปม “OK” เพอเรมการตดตงโปรแกรม

1.5 คลก icon ในกรอบสแดงดงรป

1.6 คลก “Continue” ระบบจะเรมทำการตดตงโปรแกรม


1.7 คลกปม “OK” เพอยนยนการตดตง Driver สำเรจ

1.8 เมอไดทำการตดตง Driver เรยบรอยแลว ขนตอนตอไปคอ ตดตงโปรแกรม

โดยใหคลกทปม Install จากนนรอจนกวาโปรแกรมจะทำการตดตงเรยบรอย

เปนอนเสรจสนขนตอนการตดตง Driver และโปรแกรม


�. การ Login และรปแบบโปรแกรม2.1 Login

2.1.1 ในการใชโปรแกรมตอนแรกระบบจะพยายามหาตำแหนงไฟลขอมล “IMSDB.mdb”. ถาไม

เจอไฟลระบบจะแจงเตอนเอง ตำแหนงของไฟลฐานขอมลปกตแลวจะอยท “C:\Program

Files\X629U\db”

2.1.2 ในชอง ชอผเขาระบบ จะเปน “System”, และรหสผานเปนชองวาง (ไมมรหสผาน)

2.2 หนาตางหลก

2.2.1 A: Menu Bar B: Shortcuts Bar

C: Current Login Account D: System Date/Time

B

C D

A


2.3 หนาตางรอง

2.3.1 คลกรายการในชอง Menu Bar หรอ Shortcuts Bar จะนำไปสหนาตางรองนนๆ

แตละหนาตางรองกจะม Icon Bar ของตวมนเอง

Icon Bar

10 Time Attendance System

�. คำแนะนำการใชโปรแกรม (Software Operation Guide)เครองอานลายนวมอไดถกออกแบบมาเพอเกบขอมลการบนทกเวลาเขา/ออก ขอมลเหลานนจะถกแป

ลงเพอสรางรายงานการบนทกเวลา ขนตอนตอไปนใชสำหรบงานทแตกตางและสวนอนๆ ในคมอน

3.1 เรมใชครงแรก (First Time Run)

3.1.1 การตดตงการเชอมตอ (Section 4)

3.1.2 การตงคาเวลาของเครอง (Section 9.1)

3.1.3 ตวแปรในการวเคราะห (Configure analysis parameters) (Section 17.1)

3.1.4 การเพมแผนก (Section 5.1)

3.2 การตรวจเวลาบนทกเขาออก (Check Staff In/Out Records)

3.2.1 การเพม account ของพนกงาน (Section 6.1)

3.2.2 การจบคลายนวมอ (Section 7.1)

3.2.3 ดาวนโหลดขอมลเขา/ออกพนกงาน (Section 8.1)

3.2.3 การดขอมล (Section 8.3)

3.3 การดรายงานบนทกเวลา

3.3.1 การปอนวนหยดนกขตฤกษ (Section 10.1 and 10.2)

3.3.2 การกำหนดกลมวนหยดใหกบพนกงาน (Allot holiday to staffs) (Section 10.3)

3.3.3 การสรางกะทำงาน (Section 11.1)

3.3.4 การสรางรปแบบกะทำงาน (Create shift pattern) (Section 12.1)

3.3.5 การกำหนดกะทำงานใหกบพนกงาน (Section 13.1)

3.3.6 การดาวนโหลดขอมลเขา/ออก (Section 8.1)

3.3.7 การวเคราะหระบบบนทกเวลา (Section 17.2)

3.3.8 การสรางรายงานบนทกเวลา (Section 18.2)

3.4 การเพมประวตการลาในรายงานบนทกเวลา

3.4.1 การเพมเหตผลการขาดงาน (ถายงไมม) (Section 15.1)

3.4.2 การเพมประวตขอมลการขาดงานใหม (Section 15.2)

3.4.3 วเคราะหระบบบนทกเวลาสำหรบพนกงานในวนทลานนๆ (Section 17.2)


3.5 การเปลยนประวตเวลาเขา/ออกในรายงานบนทกเวลา

3.5.1 การเพมเหตผลการปรบเปลยน (ถาไมม) (Section 16.1)

3.5.2 การเพมการปรบเปลยนเวลาเขาออกใหม (Section 16.1)

3.5.3 วเคราะหระบบบนทกเวลาสำหรบพนกงานในวนทปรบเปลยนนนๆ (Section 17.2)


3.6 การลาออกของพนกงาน (Staff Resignation)

3.6.1 การลบการจบคลายนวมอของพนกงานนนๆ (Section 7.2)

3.6.2 การเปลยนสถานะการจางเปน “resigned” (ลาออก) (Section 6.3)

3.6.3 การลบพนกงานภายหลงจากชวงเวลานนๆ (Section 6.2)

11Time Attendance System

�. รปแบบการเชอมตอเครอง4.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”, และ “ตงคาเครองบนทกเวลา”.

4.2 กด “เพม” เพอเพมเครองอานลายนวมอใหม

4.3 ระบ “เครอง” และปอน “ชอเครอง”. “เครองท”. ควรจะเหมอน “ID เครอง”

ในเครอง

(หมายเหต รายละเอยดสำหรบการตง “ID เครอง” โปรดอางถง Hardware Manual 3.3.5)

1� Time Attendance System

4.4 สำหรบการเชอมตอ TCP/IP ใหเลอก “เครอขาย?”.และระบ “ไอพ แดเดรส”, ”พอรต” และ

“รหสผาน”. “ไอพ แอดเดรส” ควรจะเหมอนกบคาในตวเครอง “พอรต” จะเปน “5005” และ

”รหสผาน” เปน “0”. คาทงสองตวไมจำเปนตองเปลยน

(หมายเหต สำหรบรายละเอยดการตงคา ไอพ แอดเดรส โปรดอางถง Hardware Manual section

4.1.2 part C)

4.5 สำหรบการเชอมตอ คอมพอรต อยาเลอก “เครอขาย?”. โปรดระบคา “พอรต” และเลขของ

“แบนวทด”. คอมพอรตทเครองเชอมตออยจะตองเปน “9600”

(หมายเหต สำหรบการตงคาเชอมตอ คอมพอรต โปรดอางถง X629U Hardware Manual sec-

tion 4.1.2 part A and B)

4.6 คลก “บนทก” เพอยนยน

1�Time Attendance System

4.7 เครองใหมทไดตดตงจะถกแสดงอยในรายการ

ทำซำขนตอน 4.2 – 4.6 จนกระทงครบเครองทงหมดทมอย

4.8 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”. และ “การตดตอกบเครองบนทกเวลา”.

4.9 เลอกเครองทตองการ

4.10 คลก “ตดตอ” เพอการเชอมตอ

4.11 ถาการตงคาของการเชอมตอถกตอง ขอความ “Connection Succeeded” จะแสดงขน


4.12 คลก “ตงเวลา” เพอตงเวลาของเครองใหตรงกบเวลาของคอมพวเตอร

(หมายเหต: โปรดเชควาเวลาในคอมพวเตอรเปนเวลาทถกตองกอนตงเวลาของเครอง)

4.13 เวลาของเครองจะตรงกบเวลาของคอมพวเตอร

4.14 คลก “ปด” เพอยนยนการออก


�. การจดการแผนก (Department Management)“การจดการหนวยงาน” จะเกยวของกบการตงแผนกในระบบ ผใชสามารถเพม/ลบ/เปลยนแผนกไดทน

อยางนอยควรมหนงแผนกในระบบดวยเหตผลทวาพนกงานทกคนจะตองอยในแผนก

5.1 การเพมแผนกใหม

5.1.1 ไปท “ระบบพนกงาน”. และ “การจดการหนวยงาน”

5.1.2 คลก “เพม” เพอเพมแผนกใหม

5.1.3 ปอน “รหสหนวยงาน” และ “ชอหนวยงาน”. คลก “OK” เพอยนยนและออก


5.1.4 แผนกใหมจะแสดงตามรปขางลาง

5.2 การเพมแผนกยอย (Add Subsidiary Department)

5.2.1 คลก “เพม” และปอน “รหสหนวยงาน” และ “ชอหนวยงาน”

5.2.2 ระบแผนกท “อยภายใต” และคลก “OK”

5.2.3 แผนกยอยใหมนนๆ จะถกเพมเขาไปภายใตแผนกหลกทตองการ


5.3 การแกไข/การลบแผนก

5.3.1 เลอกแผนกและคลก “แกไข” เพอแกไขขอมลแผนก

5.3.2 เลอกแผนกและคลก “ลบ” เพอลบขอมลแผนก


�. การจดการพนกงาน (Staff Management)“การจดการพนกงาน” จะเกยวกบการตงคาพนกงานรวมถงการเพม/การลบ/การแกไขขอมลพนกงาน

ผใชสามารถลงทะเบยนพนกงานไดทน

6.1 การเพมพนกงานใหม

6.1.1 คลก “ระบบพนกงาน” และคลก “การจดการพนกงาน”

6.1.2 คลก “เพม” เพอเพมพนกงานใหม

6.1.3 ปอน “ชอ”, “รหสพนกงาน” และ “หนวยงาน”. คลก “บนทก” เพอยนยนขอมลพนกงานใหม


6.1.4 พนกงานใหมจะแสดงอยในรายการพนกงาน

6.2 การแกไข/การลบพนกงาน

6.2.1 เลอกพนกงานนนๆ

6.2.2 คลก “แกไข” เพอแกไขขอมลพนกงาน

�0 Time Attendance System

6.2.3 คลก “ลบ” เพอลบพนกงานจากฐานขอมล

(หมายเหต : เมอลบพนกงานนนๆ แลวขอมลอนๆ รวมถงประวตขอมลบนทกลงเวลาจะถกลบ

ไปดวย กระบวนการนไมสามารถกกลบมาใชใหมได)

6.3 การลาออกของพนกงาน

เมอมพนกงานลาออก ผใชสามารถกำหนดสถานะพนกงานเปน “resigned”,

โดยไมตองลบพนกงานนนๆ โดยตรง พนกงานผนนจะไมปรากฎอยในรายการแสดงพนกงานยกเวน

เสยจากผใชตองการใหมนปรากฎ “Show Resigned Staff” พนกงานทลาออกจะไมแสดงในรายงาน

แตถาตองการแสดงกสามารถทำได อยางไรกตามขอมลสำหรบพนกงานทลาออกทงหมดยงคงเกบ

อยในระบบ

6.3.1 เลอกพนกงานนนๆ

�1Time Attendance System

6.3.2 คลก “แกไข” เพอแกไขขอมลพนกงาน

6.3.3 เลอก “ลาออก” และคลก “OK” เพอยนยนการลาออก

6.3.4 ระบวนทและเหตผลในการลาออก คลก “Save” เพอยนยนการเปลยนแปลง

�� Time Attendance System

6.3.5 พนกงานทลาออกจะไมปรากฎในรายการแสดงพนกงาน ถาไมเลอก “Show Resigned

Staff”

6.4 การดพนกงานในแผนกยอย (Display Staff in Subsidiary Department)

6.4.1 คลกทชองแผนกหลก

6.4.2 ถาในแผนกนนๆ วางอยรายการแสดงพนกงานกจะวางไมม ถาเลอก “Show Sub-Depart-

ment” รายชอพนกงานในแผนกยอยนนจะปรากฎ

��Time Attendance System

�. การจดการลายนวมอ (Fingerprint Management)กอนทจะดาวนโหลดขอมลจากเครองอานลายนวมอ ผใชจะตองจบคลายนวมอกบพนกงานนนๆ ถาการ

จบคลายนวมอนนๆ ไมตรงกบขอมลพนกงานนนๆ ขอมลจะไมถกบนทก

7.1 การจบคลายนวมอ

7.1.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”, และ “การจดการเครองบนทกเวลา”

7.1.2 เลอกพนกงานและคลก “เพม”

7.1.3 ระบ “รหสนวมอ” “รหสบตร” และ “รหสผาน”. “รหสนวมอ” คอ “User ID” ในเครอง ใส

“0” สำหรบ “รหสบตร” ถาไมไดไช ID Card

(หมายเหต: สำหรบการปอนลายนวมอเขาเครอง โปรดอางถง Hardware Manual section

3.4.2)


7.1.4 เลอก “บนทก” เพอยนยนการบนทกคา

7.1.5 กลมขอมล (Log) จะแสดงสำหรบพนกงานทไดบนทกลายนวมอพรอมการจบค ทำซำขนตอน

7.1.2 – 7.1.4 กบพนกงานทงหมด

7.2 การยกเลกการจบคลายนวมอ

7.2.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”, และ “การจดการเครองบนทกเวลา”

7.2.2 เลอกพนกงานนนๆ และคลก “ลบ”

7.2.3 คลก “Yes” เพอยนยนการลบ


�. การดาวนโหลดขอมล (Data Download)8.1 การดาวนโหลดขอมลจากเครอง

8.1.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”, และ “การตดตอกบเครองบนทกเวลา”

8.1.2 เลอกเครองทตองการ

8.1.3 คลก “ดาวนโหดขอมล” เพอเรมทจะดาวนโหลด

8.1.4 ขอมลจะถกยายจากเครองไปสคอมพวเตอร

8.1.5 การยายจะหยดกตอเมอขอมลทงหมดไดถกดาวนโหลด


8.2 การลบขอมล (Delete Record)

8.2.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา”, และ “การตดตอกบเครองบนทกเวลา”


8.2.3 คลก “ตดตอ” เพอการเชอมตอ

8.2.4 ถาการตงคาการเชอมตอถกตอง คำวา “Connection succeeded” จะปรากฎ

8.2.5 คลก “ลบขอมล”

(หมายเหต : โปรดดาวนโหลดขอมลกอนการลบเพราะจะไมสามารถกขอมลกลบมาใชไดอก)



8.3 การดขอมลดบ (Preview Raw Record)

8.3.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “แสดงขอมลนำเขา”

8.3.2 คลกเลอกแผนก

8.3.3 เลอกพนกงานนนๆ และระบ “จากวนท” และ “ถงวนท” ขอมลทงหมดในชวงเวลา

ทกำหนดจะปรากฎ


�. การเชอมตอเครอง (Device Communication)“การตดตอกบเครองบนทกเวลา” จะเกยวกบกระบวนการเชอมตอระหวางคอมพวเตอร

กบเครองอานลายนวมอ

9.1 การตงเวลาเครอง (Set Device Clock)

9.1.1 ไปท “ระบบเครองบนทกเวลา” และ “การตดตอกบเครองบนทกเวลา”


9.1.3 คลก “Connect” เพอเรมการเชอมตอ

9.1.4 ถาการตงคาการเชอมตอถกตอง คำวา “Connection succeeded” จะปรากฎ


9.1.5 คลก “ตงเวลา” เพอตงเวลาของเครองกบเวลาของคอมพวเตอร

(หมายเหต : โปรดเชคเวลาคอมพวเตอรใหถกตองเสยกอน กอนทจะตงเวลาของเครอง)

9.1.6 เวลาของเครองจะตรงกบเวลาของเครองคอมพวเตอร

9.1.7 คลก “ปด” เพอออก

9.2 การตงชอพนกงาน (Set Staff Name)

การแสดงชอบนหนาจอของเครองอานลายนวมอในขณะบนทก

9.2.1 ทำซำขนตอน 9.1.1 – 9.1.4

9.2.2 คลก “กำหนดชอ”.


9.2.3 ชอพนกงานจะถกอพโหลดไปยงเครองอานลายนวมอ

(หมายเหต: ผใชจะตองทำการจบคลายนวมอของพนกงานใหเสรจสน (Section 6.1

ในคมอน) และการลงทะเบยนลายนวมอพนกงานของเครอง (Section 3.4.2 ของ Hardware

User’s Manual)

9.3 การดาวนโหลดแบบพมพลายนวมอจากเครองสคอมพวเตอร

ขอมลลายนวมอทลงทะเบยนลงในเครองอานลายนวมอจะถกบนทกเปนแบบพมพลายนวมอซงเปน

ลายนวมอของพนกงานแตละคน แบบพมพลายนวมอนจะไมใชเปนรปภาพหรออะไรอยางอน

มนไมสามารถสรางเปนลายนวมอตนแบบได แบบพมพลายนวมอนจะถกบนทกลงไวในฐานขอมล

เพอใชในภาคหนาตอไป

9.3.1 ทำซำขนตอน 7.1.1 – 7.1.4

9.3.2 คลก “ดาวนโหลดรปแบบ”

9.3.3 แบบพมพลายนวมอจะถกดาวนโหลดจากเครองสคอมพวเตอร

(หมายเหต : ผใชจะตองทำขนตอนจบคลายนวมอใหเสรจ, Section 6.1 ในคมอนและการลง

ทะเบยนลายนวมอในเครอง Section 3.4.2 ของ Hardware User’s Manual.)

9.4 การอพโหลดแบบพมพลายนวมอจากคอมพวเตอรสเครอง

แบบพมพลายนวมอจากฐานขอมลของคอมพวเตอรจะถกอพโหลดสเครองอานลายนวมอ การบนทกน

สามารถใชกบเครองลายนวมอเครองอนได

9.4.1 ทำซำขนตอน 9.1.1 – 9.1.4


9.4.2 คลก “อพโหลดรปแบบ”

9.4.3 แบบพมพลายนวมอจะถกอบโหลดไปยงเครองอานลายนวมอทตองการ

(หมายเหต : แบบพมพลายนวมอเดมทอยในเครองจะถกเขยนทบโดยขอมลใหม

9.5 การลบแบบพมพลายนวมอ (Delete Template)

การลบแบบพมพลายนวมอทงหมดในเครองอานลายนวมอ

9.5.1 ทำซำขนตอน 9.1.1 – 9.1.4

9.5.2 คลก “ลบรปแบบ”

9.5.3 แบบพมพลายนวมอทงหมดจะถกลบ

(หมายเหต : กระบวนการนไมสามารถกขอมลกลบคนมาได)


10. การจดการวนหยด (Holiday Management)ผใชตองระบวนทของวนหยดและกำหนดวนหยดนนๆ ในแตละแผนก

10.1 การเพมวนหยดนกขตฤกษ (Add New Public Holiday)

10.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “วนหยดราชการ”

10.1.2 คลก “เพม” เพอเพมประเภทวนหยดใหม

10.1.3 ระบ “ป” และ “ชอกลม” คลก “OK”


10.1.4 เลอกประเภทวนหยดใหมและคลก “เพมรายละเอยด”

10.1.5 ระบ “วนเรม” และ “วนสดทาย”. ใส “ชอวนหยด”. คลก “OK”

10.1.6 วนหยดใหมจะถกเพม ทำซำขนตอน 10.1.4 – 10.1.5 จนครบวนหยดนกขตฤกษทงหมด

10.1.7 คลก “ลบรายละเอยด” หรอ “แกไขรายละเอยด” เพอลบหรอแกไขวนหยดนกขตฤกษนนๆ


10.2 วนอาทตยและวนหยดระหวางอาทตย อนๆ (Sunday and Other Regular Day Off)

10.2.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “วนหยดราชการ”

10.2.2 คลก “ตงคาดวน”

10.2.3 ระบ “ป”. และเลอกวนหยดระหวางอาทตย

10.2.4 เลอก “ปรบตงเอง” เพอแจงรายละเอยดวนหยดนนๆ


10.2.5 คลก “ตวเลอกวนหยดอนๆ” เพอการสลบของแตละอาทตยสนกบยาว

10.2.6 คลก “OK” ระบบจะสรางประเภทวนหยดใหมตามวนทเลอกใน 1 ป


10.3 การกำหนดวนหยดตามกลมพนกงาน (Holiday Allotment)

10.3.1 ภายหลงการสรางวนหยดนกขตฤกษแลว วนหยดนกขตฤกษจะตองกำหนดใหกบพนกงาน

กอนทจะมผลใช

10.3.2 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “การจดสรรวนหยด”

10.3.3 คลก “กลมการจดสรรวนหยด” เพอกำหนดวนหยดใหกบแผนกทมากกวา 1 แผนก

10.3.4 เลอกแผนกและประเภทวนหยด คลก “OK” เพอบนทก

10.3.5 วนหยดนนๆ จะถกกำหนดใหกบแผนกทตองการ


10.3.6 ทำซำขนตอน 10.3.4 – 10.3.5 เพอกำหนดประเภทวนหยดอนๆ


11. การจดการกะทำงาน (Shift Management)“Shift” อางถง “Office hour”. ผใชจะตองระบ “Office hour”, ทเปนไปไดทงหมด

เชน 09:00 am – 06:00 pm

11.1 การเพมกะทำงานใหม (Add New Shift)

11.1.1 ไปท “ระบบบนทกเวลา” และ “ระบบการจดการชวงเวลา”

11.1.2 คลก “เพม”

11.1.3 ปอน “เลขท ชวงเวลา” และ “ชอ” สำหรบกะทำงานใหม คลก “OK”


11.1.4 เลอกกะทำงานใหมและคลก “เพมรายละเอยด”

11.1.5 ปอนขอมลทจำเปน

In Time : เวลาเขา

Out Time : เวลาออก

Earliest In : เวลาเขาเชาสด เชน ตงเวลาท 07:00 หมายความวา

สำหรบพนกงานททาบลายนวมอท/ภายหลง 07:00, ขอมลเวลาทาบลายนวมอจะถกนบวา

เปนการเขาทำงาน ถาพนกงานทาบลายนวมอ ณ เวลา 06.59 หรอกอน,ระบบจะไมนำ

ขอมลนนมาคำนวน และมนจะถกนำมาวเคราะหในการวเคราะหบนทกเวลา อยางไรกด

ขอมลนนๆ ยงคงปรากฎในขอมลดบ

Latest Out : เวลาออกหลงสด หลกการคดเปนเชนเดยวกบ “Earliest In”, แตมนเปนเวลา

ออกเทานน เชน ถาพนกงานทำงานหลงเทยงคนและทาบลายนวมอ ณ เวลา

01:59 am, ระบบจะนำขอมลนเปนเวลาออก

(หมายเหต : การตงเวลา “Earliest In” และ “Latest Out” ไมควรจะเหลอมลำกน

มฉนนในชวงเวลาเหลอมลำจะถกบนทกเปนเวลาเขาและเวลาออก สำหรบ “Eariest In”

และ “Latest Out”) จะมผลกตอเมอตวแปรในการวเคราะหถกสรางขน, อางถง Section

14.1 สำหรบรายละเอยด


11.1.6 ตองรดบตร : แมวาพนกงานนนๆ จะตองทาบลายนวมอหรอไม ถาไมไดระบใน

ชองน ระบบจะนำ “เวลาเขา” เปนเวลาเขาโดยไมคำนงถง

ขอมลบนทกเวลาใดๆ

นบครงทเขาสาย : ถาเวลาเขางานสายจะถกนำมาคำนวนหรอไม

นบครงทออกกอน : ถาออกกอนเวลาทำงานจะถกนำมาคำนวนหรอไม


11.1.7 อนญาตใหเขาสาย : ชวงเวลาคำนวนสำหรบการมาสาย เชน ตงเวลาท 00:15,

หมายความวาชวงเวลา 15 นาทถกกำหนด สำหรบพนกงานเขางานท/หรอกอน 09:15

ระบบจะไมนบวาพนกงานนนๆมาสาย อยางไรกตามถาพนกงานเขางานท 09:16

แลวพนกงานผนนจะถกกำหนดวามาสาย และเวลามาสายจะเปน 16 นาท ไมใช 1 นาท

อนญาตใหออกกอน : ชวงเวลาคำนวนสำหรบการเลกงานกอน แนวการคำนวนจะเปน

เชนเดยวกบ “อนญาตใหเขาสาย”.

คด OT เขากอนเวลา : นบเวลาทำงานกอน “เวลาเขา” เปน OT

คด OT ออกหลงเวลา : นบเวลาทำงานหลง “เวลาออก” เปน OT

11.1.8 ชวงเวลา OT : หมายถงกะทำงานลวงเวลา

ประเภทขาดงาน : ถานเปนกะลวงเวลาจะตองระบแนวทางจดการกบพนกงานทไมไดอย

ทำลวงเวลาวาเปน “Absent” หรอ “No OT”.


1�. การจดการรปแบบกะทำงาน (Shift Pattern Management)ภายหลงการกำหนด “Shifts”, ผใชจะตองระบรปแบบของกะทำงาน รปแบบของกะทำงานเปนชวโมง

การทำงานของแตละวนบนพนฐานตอป/ตอเดอน/ตอสปดาห

12.1 การเพมรปแบบกะทำงานแบบรายสปดาห (Add Weekly-Based Shift Pattern)

12.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “ระบบการจดการรปแบบชวงเวลา”

12.1.2 เลอก “สปดาห” และคลก “เพมรปแบบ”

12.1.3 ปอน “ชอ” สำหรบรปแบบกะทำงานใหม


12.1.4 เลอกรปแบบกะทำงานใหม และคลก “เพม”

12.1.5 เลอก “วนเรมตน”

12.1.6 เลอก “ชอชวงเวลา” เพอกำหนดใหกบวนทตองการและคลกเครองหมายถก


12.1.7 คลก “OK” เพอบนทก

12.1.8 กะการทำงานจะถกกำหนดแตละวนทตองการ

12.1.9 ทำซำขนตอน 12.1.4 – 12.1.7 จนครบทกวนทำงานทไดกำหนดไวในกะทำงาน

(หมายเหต : ถากะทำงานในวนทำงานถดไปเหมอนกบในวนกอนหนา การกำหนดกะทำงาน

กไมจำเปนโดยระบบจะใชกะทำงานในวนกอนหนาอตโนมตโดยปราศจากการกำหนดกะทำงาน)

ตวอยางของรปแบบกะทำงาน:

Mon – Fri : กะ 09:00 – 18:00

Sat : กะ 09:00 – 13:00

Sun: ยกเวนโดยทเราไดกำหนดเปนวนหยดนกขตฤกษ (อางถง Section 7

สำหรบรายละเอยด)

12.1.10 คลก “Close” เพอออก


1�. ตารางกะทำงานของพนกงาน (Staff Shift Schedule)หลงจากการตงรปแบบกะทำงาน ผใชจะตองกำหนดรปแบบกะทำงานใหกบพนกงาน สำหรบ

พนกงานทไมไดถกกำหนดกะทำงานจะไมมประวตเวลาทำงานแสดงในรายงานบนทกเวลา

13.1 การเพมตารางการทำงานใหม (Add New Schedule)

13.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และ “ระบบการจดการลวงเวลา”

13.1.2 คลก “กลมตารางเวลา”

13.1.3 คลก “เลอกพนกงาน”


13.1.4 คลก “Click here to select Dept.” และเลอกแผนกทตองการ

13.1.5 ตกในชองสำหรบพนกงานทตองการทงหมด หรอ คลกขวาทชองวาง, คลก “Select All”

ตรงเมนทแสดงขนมาเพอเลอกรายการ พนกงานทงหมด คลก “OK” เพอบนทก


13.1.6 เลอกรปแบบกะทำงานใน “กำหนดชวงเวลา” และกำหนด “วนเรม” และ “วนสดทาย”

ระบบจะมคา Default อยทไมมวนทสนสด (วนสดทาย)

13.1.7 ไมตกทชอง “ไมกำหนดวนสดทาย” ถารปแบบกะทำงานมวนสนสดทแนนอน คลก “OK”


13.1.8 รปแบบกะทำงานทเลอกจะถกกำหนดใหกบพนกงานในชวงเวลาทตองการ คลก “Cancel”

เพอปดหนาตางตารางทำงาน (กลมตารางเวลา)

13.2 การปรบเปลยน/การลบกะตารางเวลาทำงาน (Modify/Delete A Shift Schedule)

13.2.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “ระบบการจดการลวงเวลา”

13.2.2 คลกท “Click here to select Dept” และเลอกแผนก



13.2.4 กะตารางเวลาทำงานจะถกแสดงขนเมอเลอกพนกงานนนๆ เลอกกะตารางเวลาทตองการ

ลบหรอแกไข

13.2.5 คลก “ลบ” / “แกไข” เพอลบ / แกไขกะตารางเวลาทำงาน


1�. การจดการกะทำงานชวคราว (Temp Shift Management)แทนทจะกำหนดกะทำงานใหกบพนกงานโดยรปแบบกะการทำงาน ผใชตองสามารถกำหนดกะ

ทำงานโดยตรงใหกบพนกงาน ณ วนทนนๆ ซงเราเรยกมนวา “Temp Shift” “Temp Shift” มความ

สำคญลำดบสงทสดในระบบ เมอ “Temp Shift” ถกกำหนดในวนนนๆ มนจะเขยนสงทบการกำหนด

วนหยดทงหมดหรอการตงกะตารางเวลาทำงาน

14.1 การเพมกะทำงานชวคราว (Temp Shift)

14.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “ระบบการจดการชวงเวลาชวคราว”

14.1.2 คลกท “Click here to select Dept”. และเลอกแผนก

14.1.3 เลอกพนกงานและคลก “เพม”.


14.1.4 เลอก “ชอชวงเวลา” และคลกทเครองหมายถกตรง ชองสเหลยมเพอยนยน

14.1.5 ระบ “วนเรมตน” และ “วนสดทาย” แลวคลกท “OK” เพอทำการบนทก

14.1.6 “Temp Shift” ทไดกำหนดจะถกแสดง


1�. การจดการการขาดงาน (Absence Management)“ระบบการจดการการขาดงาน” จดการกบขอมลขาดงานทงหมดของพนกงาน ขอมลอาจเปนวนลา

ประจำป, ลาปวยและอนๆ ผใชสามารถเพมประวตขอมลดงเชน “Meeting with Customer”,

”Business trip”, และอนๆได

15.1 เหตผลการขาดงาน (Define Absence Reason)

15.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “ระบบการจดการการขาดงาน”

15.1.2 คลก “เหตผลการขาดงาน”.


15.1.3 คลก “เพม” เพอเพมเหตผลการขาดงานใหม ปอนเหตผลการขาดงานและคลก “บนทก”

เพอบนทก

15.1.4 คลก “ปด” เพอทำการออก


15.2 การเพมประวตการขาดงาน/การลา (Add Single Absence/Leave Record)

15.2.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” แลวเลอก “ระบบการจดการการขาดงาน”




15.2.4 เลอก “เหตผลการขาดงาน” และระบ “วนเรม”, “เวลาเรม”, “วนสดทาย” และ

“เวลาสดทาย”

15.2.5 ถาพนกงานขาดงานครงวนหรอ 2-3 ชวโมง ผใชจะตองระบ ถาพนกงานนนจำเปนทาบ

ลายนวมอหรอไม ถาไมจำเปนตอง

ทาบลายนวมอระบบจะจดการ “เวลาเรม” และ “เวลาสดทาย” เสมอนเวลาเขาและเวลาออ

กตามลำดบ

ตองการ บนทกเวลาเขา : พนกงานจะตองทาบลายนวมอในระหวางการทำงาน

ตองการ บนทกเวลาออก : พนกงานจะตองทาบลายนวมอในระหวางเลกทำงาน


15.2.6 ระบจำนวน “จำนวนวน” ทลา/ขาดงาน ผใชสามารถปอน “0.1”, “0.5” หรอ “1” และอนๆ

15.2.7 คลก “Ok” เพอทำการบนทก ขอมลการขาดงานใหมจะแสดงขน

15.3 การลงทะเบยนแบบ Batch ประวตการขาด/ลางาน (Batch Absence/Leave Record Registration)

15.3.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” แลวเลอก “ระบบการจดการการขาดงาน”

15.3.2 คลก “ลงทะเบยนกลม”


15.3.3 คลก “เลอกพนกงาน”

15.3.4 คลก “Click here to select Dept” และเลอกแผนกทตองการ


15.3.5 ตกในชองสำหรบพนกงานทตองการทงหมดหรอคลกขวาในชองวาง เลอก “Select All”

จากเมนทแสดงขนมาเพอเลอกพนกงานทงหมดทอยในรายการ คลก “OK”

15.3.6 ภายหลงเลอกพนกงานใหใสขอมลทจำเปนทงหมด (อางถงขนตอน 11.2.4 – 11.2.7

สำหรบรายละเอยด)

15.3.7 คลก “OK” เพอทำการบนทกและคลก “Cancel” เพอทำการออก


1�. การปรบเปลยนขอมล (Manual Adjustment)ถาพนกงานไมมขอมลเวลาเขาหรอเวลาออก ระบบจะไมสามารถสรางรายงานบนทกเวลาทแมนยำได

ผใชจะตองเพมขอมลเวลาเขาไปตามตองการ

16.1 การเพมประวตการทาบ (Add Swipe Record)

16.1.1 กอนการเพมขอมลการทาบลายนวมอ เหตผลการปรบเปลยน (Adjustment Reason)

ตองอธบายใหแนชดกอนไปท “ระบบพนกงาน” และเลอก “ขอมลเบองตน”

16.1.2 เลอก “Manual Adjustment Reason”


16.1.3 คลก “เพม” เพอเพมเหตผลใหมและคลก “บนทก” เพอทำการบนทก คลก “ปด”

เพอทำการออก

16.1.4 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “แกไขขอมล”.


16.1.5 คลกท “Click here to select Dept” และเลอกแผนกทตองการ


16.1.7 ระบ “แกไข วนท”, “แกไขเวลา” และเลอก “แกไข สาเหต”. คลก “OK” เพอเพมขอมลใหม


1�. การวเคราะหขอมลการบนทกเวลา (Attendance Analysis)17.1 รปแบบการวเคราะห (Analysis Configuration)

17.1.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “การวเคราะหขอมลการลงเวลา”

17.1.2 คลก “ตงคาในการวเคราะห” เพอสรางกฎเกณฑในการวเคราะห


17.1.3 กฎการ เขา / ออก : คาจากโรงงานจะเปน “Ignore In/Out”. คานไมควรเปลยน

หนวยเวลาทำงาน (min) : หนวยของเวลาทำงานขนตำ

หนวยเวลาขาดงาน (min) : หนวยของเวลาขาดงานขนตำ

ใหการลงเวลาทผดพลาดเปนการขาดงาน : ถาเวลาเขาหรอเวลาออกไมไดถกบนทก

ระบบจะถอวาเปนการขาดงาน

ตรวจสอบการเขา-ออก ตามตารางเวลาทกำหนด : ถาเปดชองนใหทำงานได

ระบบจะคนหา

ประวตบนทกเวลาตามการกำหนด “Earliest In” และ “Latest Out” (อางถง Section

8.1.5 สำหรบรายละเอยด)

คลก “บนทก” เพอทำการบนทก และคลก “ปด” เพอทำการออก


17.2 การวเคราะห (Analysis)

17.2.1 ไปท “ระบบการบนทกเวลา” และเลอก “การวเคราะหขอมลการลงเวลา”

17.2.2 คลก “หนวยงาน” และเลอกแผนกทตองการสำหรบการวเคราะห

17.2.3 หรอคลก “พนกงาน” แลวเลอก “เลอกพนกงาน”.


17.2.4 ระบ “จากวนท” และ “ถงวนท” แลวเลอกคลกท “วเคราะห” เพอเรมการวเคราะห

17.2.5 รอจนกวาแถบสวงเตม 100%

17.2.6 คลก “ปด” เพอทำการออก


1�. การสรางรายงาน (Generate Reports)18.1 รายงานขอมลดบ (Raw Swipe Record Report)

18.1.1 แสดงขอมลทงหมดสำหรบพนกงานนนๆ

18.1.2 ไปท “รายงาน” และเลอก “รายงานแสดงขอมลทโหลดจากเครองบนทกเวลา”

18.1.3 คลก “หนวยงาน”,หรอ “หนกงาน” เพอเลอกแผนกหรอพนกงาน

18.1.4 ระบ “จากวนท” และ “ถงวนท” และไปคลกท “คนหา”


18.1.5 ขอมลดบจะแสดงในรายการ

18.1.6 คลก “แสดงรายงาน” เพอดรปแบบการพมพ คลก “พมพรายงาน” เพอพมพรายงาน คลก

“สงออก” เพอสงรายงานเปนไฟล Excel

(หมายเหต: การสงรายงานในรป Excel File จะตองมโปรแกรม Microsoft Excel ตดตงใน

เครองคอมพวเตอรดวย)

18.2 รายงานรายละเอยดการบนทกเวลา (Attendance Detail Report)

18.2.1 ไปท “รายงาน” และเลอก “รายงานแสดงขอมลรายละเอยดการลงเวลา”


18.2.2 คลก “หนวยงาน” หรอ “พนกงาน” เพอเลอกแผนกหรอพนกงาน

18.2.3 ระบ “จากวนท” และ “ถงวนท”

18.2.4 คลก “แสดงรายงาน” เพอดรปแบบรายงาน, คลก “พมพรายงาน” เพอพมพรายงาน, คลก

“สงออก” เพอสงรายงานเปนไฟล Excel

(หมายเหต:การสงรายงานในรป Excel File จะตองมโปรแกรม Microsoft Excel ตดตงใน

เครองคอมพวเตอรดวย)


1�. เครองมอในระบบ (System Tool)19.1 การสำรองฐานขอมล (Database Backup)

19.1.1 ปดโปรแกรม

19.1.2 เปด “MyComputer” ดทอยของ “C\ProgramFiles\X629U\db” เพอคนหาชอไฟล

“IMS6S.mdb”.

19.1.3 “IMS6S.mdb” เปนไฟลฐานขอมลในระบบซงเกบขอมล IN/OUT ทงหมด ขอมล

พนกงานและกะตารางเวลาทำงาน

19.1.4 กอบปไฟล “IMS6S.mdb”.

19.1.5 เกบกอบปไฟลไวทอน เชน CR-ROM,USB Flash หรอ ไดรฟในเนทเวรค

19.2 การสำรองขอมลเฉพาะเจาะจง (Selective Record Backup)

19.2.1 ไปท “การบรหารการจดการ” และเลอก “ตงคาดาตาเบส”

19.2.2 หนาตางใหมจะปรากฎ ผใชสามารถระบตำแหนงการสำรองขอมล

19.2.3 ระบตำแหนงสำรองขอมลไปท “Database Processing” และเลอก “Configure

Database Backup Location”.


19.2.4 ระบบจะถามหาผใชใหทำการ Login อกครง

19.2.5 เลอกโฟลเดอรสำรองทตองการ และคลก “OK”

19.2.6 เชคดวาตำแหนงถกตองใน “Database Backup Location”

19.2.7 เรมสำรองฐานขอมลถาตำแหนงถกตอง

19.2.8 ไปท “Database Processing” และเลอก “Backup Records”


19.2.9 ระบ “Begin Date”และ“End Date”สำหรบการสำรองขอมล เมอเลอกรายการทตองการ

สำรอง ผใชสามารถคลกขวาทเมาส เพอแสดงเมนทตองการเลอก เลอก“Select All”

เพอเลอกรายการทงหมด

19.2.10 คลก “Start” เพอเรมการทำงาน


19.2.11 คลก “Finish” เพอทำการออก

19.2.12 ไฟลสำรอง“IMSDB.MDB” จะถกเกบไวในตำแหนงสำรองทระบ

(หมายเหต: กอนขนตอนการทำสำรอง ผใชจะตองแนใจวาไมมไฟลสำรอง“IMSDB.

MDB”ในตำแหนงทสำรอง มฉนนการสำรองจะไมเกดขน)


19.3 การนำฐานขอมลมาใชใหม (Restore Database)

19.3.1 ไปท “การบรหารการจดการ” และเลอก “ตงคาดาตาเบส”

19.3.2 เชคตำแหนงฐานขอมลทใชใน “Database Location”

19.3.3 ปดโปรแกรม “Attendance Management System”


19.3.4 ผใชสามารถนำไฟล “IMSDB.MDB” ทสำรองมาเขยนทบในฐานขอมลทใช

(หมายเหต : โปรดสำรองฐานขอมลทใชกอนโหลดทบ)

19.3.5 เปดโปรแกรม “Attendance Management System” อกครง

19.4 การลบขอมลเกา (Remove Antique Record)

19.4.1 ไปท “System Management” และเลอก “System Tool”

19.4.2 ไปท “Record Processing” และเลอก “Remove Antique Record”

19.4.3 ระบ “Due Date”

(หมายเหต: “Due Date” ไมสามารถเปนวนทในชวงนอยกวา 120 วน)


19.4.4 คลก “Clear Record” เพอลบขอมลการบนทกเวลาทงหมดกอน “Due Date”


19.4.6 คลก “Close” เพอทำการออก


�0. การแกไขปญหา (Trouble-Shooting)20.1 ไมสามารถดเหนแผนกใหมหลงจากการเพม

20.1.1 คลกปม “Update” ในรายการแผนก

20.1.2 แผนกใหมจะแสดงหลงจากทำการคลกทปม

จบบรบรณ

Documents

คู่มือการใช้งานv1.easternpioneer.com/pdf/Manual X692U Time Attendance... · 2014-06-27 · Time Attendance System 1. การติดตั้งโปรแกรม