บทที่การใช 1 งานเบื้ น องต - KKU Web Hosting MS Access 2003.pdf · 2008. 7. 10. · Microsoft Access 2003 4 5. ตั้ื่งชอไฟล

Microsoft Access 2003

1

บทท 1 การใชงานเบองตน

รจกฐานขอมลกอนใชงาน Access 2003

ฐานขอมลทวไปจะประกอบไปดวย 2 สวนทสาคญคอ Field และ Record Field : ชอของหวคอลมนหรอชอประเภทของขอมลทจะเกบ เชน ID, First Name, Last Name, Address Record : ขอมลทจดเกบโดยแยกเปนประเภทของ Field ทไดสรางไวเมอนาทง Field และ Record มารวมกนแลวเราจะเรยกวา Table โดยดไดจากภาพตวอยางดานลาง

Field Name

Record

เรยกใชงานโปรแกรม Microsoft Access

1. คลกปม Start menu บนทาสกบาร จากนนคลกเมาสท All Program 2. คลกเมาสท Microsoft Access หรอกรณทมไอคอนของโปรแกรม Microsoft Word อยบน

เดสกทอปกสามารถดบเบลคลกทไอคอนไดทนท

สวนประกอบตาง ๆ ของ Word 2003


2

ออปเจกตาง ๆ ใน Access 2003

Table : เปนสวนสาคญทสดในโปรแกรม เนองจากมหนาทจะตองเกบขอมลทงหมดไวท Table Query : ใชสาหรบสรางเงอนไขเพอใหแสดงขอมลเฉพาะสวนทตองการ Form : สรางขนมาเพอเปนสอกลางระหวางโปรแกรมกบผใชงาน (User Interface) เพอใหทางานสะดวกขน Report : แสดงรายงานออกทางเครองพมพ Macro : เพอชวยลดขนตอนการทางานทยาวหรอการทางานทซา ๆ กนใหสนลง Module : เปนการเขยนโปรแกรมภายในโปรแกรม Access เพอใหงานทสรางนนมประสทธภาพในการใชงานมากยงขน

การใชงานทลบาร

การเรยกใชทลบารจะเหมอนกนกบการใชงานโปรแกรม Microsoft Office อน ๆ เชน Word, Excel หรอ Power Point โดยเรยกจากเมน View แลวเลอกคาสง Toolbar จากนนเลอกชอของทลบารทตองการจะใชงานแตจะแตกตางตรงททลบารในโปรแกรม Access จะถกเปลยนไปตามสถานการณทกาลงใชงานอยอตโนมต เชน ขณททางานอยท Database Window กจะแสดงทลบาร Database แตถาในขณะทกาลงออกแบบ Form อยนนกจะเปนทลบาร Form Design เปนตน


3

บทท 2 การสราง Database

สราง Database

กรณเรมเปดโปรแกรม Access 2003

1. คลกเมน File แลวเลอกคาสง New

2. คลก Blank Document หรอคลกทไอคอน

3. จะปรากฎ Task Panes ดานขวาใหเลอก Blank database…

4. จะปรากฎไดอะลอกบอกซดงรป


4

5. ตงชอไฟลทตองการแลวกดปม Create

สราง Database ดวย Wizard

1. คลกเมน File เลอกคาสง New 2. เลอกแถบ On my computer…

3. เลอกทแถบ Database แลวเลอกไอคอนของ Template ทตองการใชงาน แลวคลกปม OK


5

6. ตงชอไฟลทตองการแลวกดปม Create

7. เมอเรมเขาสขนตอนของการสราง Database Wizard โปรแกรมจะบอหใหทราบวาจะทาการ

เกบขอมลอะไรใหบางในนหลงจากนนใหคลกปม Next


6

8. เลอก Field ทตองการแลวคลกปม Next

9. เลอกรปแบบ Form ทตองการแลวคลกปม Next


7

10. เลอกรปแบบ Report ทตองการแลวคลกปม Next

11. ตงชอทตองการใหเปน Title ของ Database แลวคลกปม Next


8

12. กาหนดวาตองการเรมใชงาน Database นเลยหรอไม แลวคลกปม Finish จากนนรอสกคร โปรแกรมจะทาการสราง Database ให

13. เมอสรางเสรจเรยบรอยจะไดตวอยางดงภาพ เพอเขาสการเรมตน Database น


9

การปด Database

การปด Database ทาได 2 วธคอ คลกปม Close ทหนาตางของ Database หรอเปด Database อน ๆ ขนมา (รายละเอยดอยในหวขอตอไป) Database ทเปดอยกจะถกปดไปโดยอตตโนมต เพราะจะนนแสดงวาในการใชงานโปรแกรม แตละครงจะสามารถเปดไดเพยงครงละหนง Database เทานน

การเรยกใช Database

1. คลกเมน File เลอกคาสง Open หรอคลกปม Open บนทลบาร 2. เลอกโฟลเดอรทเกบ Database ทตองการใชงาน จากนนเลอก Database แลวคลกปม Open


10

บทท 3 การใชงาน Table

การสราง Table ดวย Entering data

1. คลกไอคอน Table จากแถบดานซายของ Database Windows 2. ดบเบลคลกท Create Table by Entering Data โปรแกรมจะทาการเปดตารางขนมา

เพอใหปอนขอมลในแตละ Field

3. คลกปม Save บนทลบาร แลวตงชอ Table ตามทตองการและควรใหสอดคลองกบขอมลใน Table นนๆ

4. จากนนปรแกรมจะถามวาตองการใส Primary Key หรอไม ถาตองการใหคลก Yes แตถาไมตองการใหคลก No ในกรณนใหคลกปม No ไปกอน


11

5. ทงตารางจะมทงหมด 10 Field ถาหากเราปอนแค 6 Field โปรแกรมกจะตดใหเหลอแค 5

การสราง Table ดวย Table Wizard

ใหดบเบลคลกท Create Table by Using

2. เลอกหมวดหมของ Table ทจะสรางวาเปน Business หรอ Personal แลวคลกปม Next

Field ตามตวอยาง

1. ขณะอยทออปเจค Table ใน Database Windows Wizard

3. เลอกประเภทขอมลทจะสรางเปน Table จากนนเลอก Field ทตองการ


12

4. ตงชอของ Table แลวเลอกวาตองการกาหนด Primary Key เลยหรอไม แลวคลกปม Next

5. ถามหลาย Table จะตองการใหมความสมพนธกบ Table ใดหรอไม กรณนมเพยง Table เดยว

ใหคลกปม Next


13

6. เลอก Enter data directly into the table เพอทจะเขาไปปอนขอมลใน Table ไดเลยคลกปม

Next


14

การสราง Table ดวย Design View

ase Window ใหดบเบลคลกท Create Table in Design view

2. ตงชอ Field จากนนใสรายละเอยดในชอง Description และกาหนดพนทหรอขนาดในการจดเกบขอมลท Field

มายเหต

1. ขณะอยทออปเจค Table ใน Datab

ในชอง Field Name แลวกาหนดรปแบบของขอมลทจะจดเกบในชอง Data Type

Properties สวนดานลางของหนาตาง Design View

ห ขอจากดในการสราง Field หามเกน 64 ตวอกษร หามใชเครองหมายหรอสญลกษณดงน ! [ ] . ‘


15

คณสมบตของแตละ Field (Field Properties) Field Size ขนาดของ ตามชนดทเลอกไวใน Data Type Format อมลใน Field นน ๆ รปแบบของขInput Mask ปอนไดเฉพาะตวเลขไดไมเกน 5ตวเลข รแปแบบทใชบงคบปอนขอมล เชน กาหนดใหCaption ปายชอทตดแทนชอ Field ทหวคอลมนเมอแสดงขอมลแบบ Datasheet View Default Value การกาหนดคาเรมตน Validation Text แสดงกรอบขอความเมอขอมลทปอนเขาไปไมเปนไปตามเงอนไงทกาหนดไวใน

Validation Rule Required กาหนดวาตองปอนขอมลหรอไม Allow Zero Length ปอนคาวาง (Null Value) ไดหรอไม กาหนดวาสามารถ

แทรก Field

าสท Field ทตองการแทรก จากนนคลกปม Insert rows คลกเม บนทลบาร าง Field ใหมในแถววางทแทรกขนมาไดตามปกต

ลบ Fiel

คลกเมาสทปมดานหนาแถวของ Field ทตองการจะลบ แลวกดแปน Delete ทคยบอรด แถวกเลอนขนมาแทนทเองอตโนมต

ทปมดานหนาแถวของ Field ทตองการจะยายแลวปลอยเมาส สไปยงปมดานหนาแถวของ Field ทไดเลอกไว โดยจะสงเกตเหนตวชเมาสเปนลกศร

กเสนแนวนอน

จากนนสร

d

ดานลางจะถ

ยาย Field

1. คลกเมาส2. ชเมา3. ใชเมาสลากเพอยาย Field ดงกลาวไปยงตาแหนงทตองการโดยสงเกตจา


16

การใชงาน Primary Key ระโยชน Primary Key

ลทซากน การปอนขอมล

ระหวาง Table

Field ของ Table ได (Cornbination

ary Key จาก 1 Field

imary Key

ป 1. ปองกนการปอนขอม 2. ปองกนการเวนวางใน 3. ชวยในการจดเรยงขอมล 4. เปน Field ทใชในการสรางความสมพนธขอกาหนด Primary Key 1. Primary Key สามารถสรางไดจาก 1 Field หรอมากกวา 1Primary Key) 2. Table ในโปรแกรม Access สามารถมไดเพยงแค 1 Primary Key ได วธกาหนด Prim

1. เลอก Field ทตองการกาหนดใหเปน Primary Key จากนนคลกปม Pr บนทลบาร ณ Primary Key เปนรปกญแจอยดานหนา

ธกาหนด 1. เลอก าของ Field

ารไดเลย แตถากรณท Field ทตองการไมไดอยตดกน ใหกดแปน

2.

2. เหนวา Field นน ๆ จะมสญลกษ

ว Primary Key จากหลาย Field

Field ทตองการ กรณท Field ทตองการนนอยตดกนใหใชเมาสลากจากปมดานหนแรกลงมาจนถง Field สดทายทตองกCtrl คางไว แลวคลกเมาสไปยง Field ทตองการจนครบแลวปลอยเปน Ctrl

คลกปม Primary Key บนทลบาร ยกเลก Primary Key วธการ

ทไดกาหนด Primary Key ไวในตอนแรก จากนนคลกบารซาอกครง

1. ถาตองการยกเลก Primary Key ใหเลอก Field ปม Primary Key บนทล


17

การจดการกบ Table ารแกไขโครงสราง Table

ทตองการจะเขาไปแกไข ลบารของ Database Window

นทกโครงสร การใชงาน Table ถาเปนการปอนขอมลเขาไปใน Table โปรแกรมจะทาการบนทกขอมลทปอนให

กรณทมการเปลยนแปลงหรอแกไขโครงสรางใน Design View เรา จะตองทาการบนทก

ทกคร

ก1. เลอกชอ Table 2. คลกปม Design บนท

บ าง อตโนมตอยแลว แต

เอง งโดยคลกทปม Save บนทลบาร เปลยนชอ Table

1. คลกเมาสขวาตรง อง Table ทตชอข องการจะเปลยน คาสง Rename

2. เลอก3.


18

3. พมพชอใหมทตองการแลวกดแปน Enter

อปป Table 1. เลอก

2. คลกเมาส Paste

ก Table ทตองการจะปอปป จากนนคลกเมาสขวาแลวเลอกคาสง Copy

ตรงพนทวางของ Table ใน Database Window แลวเลอกคาสง


19

3. พมพชอ Table ใหมในชอง Table Name จากนนเลอกรปแบบการกอบปในหวขอ Paste Options แลวคลกปม

บ Table 1. เลอก Table ทตองการจะลบแลวกดแปน Delete

กรมจะแสดงขอความเพอยนยนการลบใหคลกปม Yes

การปองก

องขอมล 1. คลกเมาสทบรรทดางตอจากขอมลสดทาย 2. ปอนขอมลในแตละ Field ทตองการ จากนนใหกดแปน Enter เพอปอนขอมลใน Field ตอไปจนจบ

Record ใหมให

อนดข

ล

2. โปรแ

นและแกไขขอมล Table

ป

Field สดทายโปรแกรมจะทาการขน

เล อมล Record Navigator


20

เมอเปด Table ขนมาทาการปอนขอมลจะสงเกตเหนทดานลางของ Table นนจะมปมลกศรอยหลายปมวยกน เราเรยกวา Record Navigation เพอใชในการเลอนดขอมล โดยความหมายของแตละปมดงน

เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรดแรกสด

ด เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคกอนหนา แสดงลาดบทเรคคอรควาขณะนอยทเรคคอรคทเทาไร เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคนดไป เพอเลอนไปดขอมลทอยเรคคอรคสดทาย เพอไปยงบรรทดสดทายของ Table เพอทาการปอนขอมลใหมเขาไป ยกเลกการปองกนขอมในขณะทกาลงปอนหรอ คนนจะเปนนสอ ถาตองการยกเลกขอมลทกาลงปอนอยเฉพาะใน Field นนใหกดแปน Esc 1 ครง แตถาตองการเลก

คใหกดแปน Esc ตามอกครง

ยคลกเมน Records แลวเลอกคาสง Save

2.

ล แกไขขอมลทเรคคอรคใดอยกตามจะสงเกตเหนปมดานหนาของเรคคอรรปดการปองกนขอมลทงเรคคอรบนทกขอมล โดยปกตเมอเราปอนขอมลโปรแกรมจะทาการบนทกขอมลใหอตโนมต แตกรณทเราปอนกนไมครบทงหมด ในเรคคอรคนนและตองการจะบนทกขอมลสามารถทาไดโดRecord ลบขอมลทง Record 1 ใชเมาสคลกดานหนาของเรคคอรคทตองการจะลบจากนนกดแปน Delete ทคยบอรค

จากนนจะมกรอบขอความเพอยนยนการลบขอมลใหคลกปม Yes


21

การ Import Table

port จากโปรแกรม Excel 1. คลกเมน File เลอกคาสง Get External Data จากนนเลอกคาสงยอย Import

File of types เปน Microsoft Excel ( .xls ) Import เขามา แลวคลกปม Import

4. กาหนดวาต

จากโปรแกรมอน Im

2. เลอกประเภทของไฟลจากชอง 3. เลอกชอไฟลทตองการ

องการใหแถวแรกของตารางเปน Row Heading หรอไม


22

5. กาหนดวาตองสรางเปน Table ใหมหรอตองการจะนาขอมลท Import เขามาไมตอกบ Table ทมอยเดม

6. กาหนดวาตองเร

7. เลอกรปแบบการก

ยงลาดบ Field ใดหรอไม

าหนด Primary Key


23

8. ตงชอ Table แลวกดปม Finish

port

1. Import

ขามาแลวคลกปม Import

4. จากโปรแกรม Access ดวยกน Module กได

5. ถาตองการกาหนดตวเลอกอน ๆ กอน Import ใหคลกปม Option

Im จากไฟลอนในโปรแกรม Access

คลกเมน File เลอกคาสง Get External Data แลวเลอกคาสงยอย2. กาหนด File of type เปน Microsoft Access 3. เลอกไฟลทตองการจะ Import ขอมลเ

เลอกออปเจคทตองการจะ Import เนองจากวากรณท Import สามารถ Import ไดทง Table, Query, Form, Report, Macro หรอ

6. จากนนคลกปม OK


24

สราง Field แบบ

1. เปด เปน Lookup Wizard

อก Lookup Wizard

4. กาหนดว มพใหม (กรณตวอยางนใหเล

Lookup Wizard

Table ขนมาในมมมองแบบ Design View 2. เลอก Field ทตองการจะกาหนดให3. ท Data type ของ Field ใหเล

าขอมลทจะนามาสรางจะนามาจาก Table/Query หรอจะพอกแบบพมพใหม) แลวคลกปม Next


25

5. พมพรายการทตองการจะใหเปนตวเลอก ดงตวอยาง แลวคลกปม Next

6. ตงช

ราง Field แบบ icrosoft Access 2003 มความสามารถในการจดรปแบบ Field แบบ Hyperlink ได เพอชวยให Database องคณสามารถตดตอกบระบบ Internet หรอโปรแกรมอน ๆ ไดสะดวกยงขน โดยการกาหนดให Field นนๆ

โดย

บตของ Hyperlink ทจะตดตอกบโปรแกรมอนหรอ Internet ได การจดเร อเรยง 1 Field

1.

อทจะใหแสดงทหวคอลมนของ Field น (ควรใหเหมอนกบชอ Field)

ส Hyperlink Mขเปนรปแบบ Hyperlink ทาได

1. เปด Table ทจะกาหนด Field ใหเลอกรปแบบ Hyperlink แบบ Design View 2. ท Data type ของ Field ดงกลาว ใหเลอกเปน Hyperlink หลงจากนนขอมลทปอนเขาไปใน

Field นนกจะมคณสมยงข มล

เลอกคอลมนของ Field ทตองการจะเรยงขอมล


26

2. คลกปม Sort Ascending หรอ Sort Descending เหมอนการเรยง 1 Field ล การคนหาขอม

1. คลกเมส Field ทตองการจะคนหาขอมล

2. คลกปม Find บนทลบาร 3. พมพขอความทตองการจะคนหาในชอง Field What

กรอบขอความแสดงขนมาบอก

ตวเลอกต ๆFind what ารหา

4. จากนนกาหนดตวเลอกตาง ๆ แลวคลกปม Find Next 5. กรณทถาคนหาเจอคอรเซอรจะไปเลอกอยตรงขอความนน ๆ แตถาหไมเจอกจะม

าง ในการคนหาขอมล ขอมลทตองก

Look in Field ทจะเขาไปคนหา Matchs Whole Field จะตองสะกดใหครบและเหมอนกบขอมลใน Field

มจาเปนตองสะกดใหครบทกตวอกษร ตวอกษรทขนตนดวย...เทานน

Any part of Field ไStart of Field หาเฉพาะ

Search กาหนดทศทางในการคนหาวาจะใหหายอนขนหรอลง หรอทงหมด Match case รคนหา รปแบบการสะกดคาตวพมพเลกหรอพมพใหญจะมผลในกา

ลดวย Filter กขอมลทเลอ

1. เลอกขอมลทตองการจะกรองขอมล จากนนคลกปม Filter by Selection

กรองขอมกรองขอมลจา ก

โปรแกรมจะทานไขทตองการและแสดงผลออกมาในตาราง การการกรองเฉพาะเงอ


27

2. ถาตองการยกเลกการกรองขอมลใหคลกปม Remove Filter การกรองขอมลโดยกาหนดเงอนไขเอง

1. คลกปม Filter by Form 2. กาหนดตวเลอกทจะใหเป

นเงอนไขในการกรองขอมล

3

. คลกปม Apply Filter โปรแกรมจะแสดงขอมลทถกกรองออกมาใหในตาราง


28

บทท 4 การใชงาน Query

ระโยชนของ Query

. องการ

. le แลวใหแสดงขอมลเพยง Table เดยว ดจากการคานวณ ล

ประเภท

เปน Query ทสามารถปอนหรอแกไขขอมลเขาไป Update ใน Table ได 2. Snapshot Query : เปน Query ทสามารถปอนหรอแกไขขอมลเขาไป Update ใน Table ได

รถคานวณหาคาตวเลข หรอนาขอความมาเชอมตอกน ซงไมมการนาผลลพธทไดน Table

สราง S

1. 2. query in design view

3. เล Query อกได)

4. เม

ป

1 แสดงขอมลตามเงอนไขทต2 รวมขอมลจากหลาย ๆ Tab3. แสดงขอมลทเก4. จดกลมของขอม

ของ Query

1. Dynaset Query :

แตจะสามาเขาไปเกบใ

elect Query

ขณะทอย Database Window ใหเลอก Query ดบเบลคลกท Create

อกชอ Table หรอ Query ทจะนาไปสราง Query (lสามารถนา Query มาสรางแลวคลกปม Add อไดครบตามจานวนแลวใหคลกปม Close


29

5. ใชเมาส าง โดยเรยงไปตามล

ลากดบเบลคลก Field ทตองการแสดงผลขอมลลงในชองวางดานลาดบ

6. คลกปม Run เพอแสดงขอมลตามเงอนไขหรอ Field ทไดกาหนดไว

7. ถาตองการกลบไปยง Design Query ใหคลกปม Design View บนทลบาร

8. คลกปม Save เพอทาการบนทก Design Query


30

กาหนดเงอนไขใน Query เพอแสดงขอมลทตองการ

บบท 1 แสดงขอมลเฉพาะประเภท Seafood

แบบท

แบบท

แบบท

บบท 5 แสดงประเภทสนคา Seafood หรอ Beverages

แ

2 ใหแสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S

3 ใหแสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S และอยในประเทสนคา Seafood

4 แสดงรายชอสนคาทขนตนดวยตวอกษร S หรอสนคาประเภท Beverages

แ


31

สร

างเงอนไขขอมลประเทตวเลข

เครองหมายเปรยบเทยบทสามารถใชได > มากกวา < นอยกวา >= มากกวาหรอเทากบ <= นอยกวาหรอเทากบ <> เทากบ ไม Between 1 an าตงแต 1 ถง 3

,2) แสดงคSeafood od

รางเงอนไขใน Query แบบ Parameter

d 3 แสดงคIn(1 า 1 หรอ 2 Not แสดงคาทไมใช Seafo

ส


32

ขอความทจะกาหนดใหเปน Parameter จะตองพมพใหอยภายในเครองหมาย [] เทานน และอกษรตวแรกะตองไมเวนวรรคกบ [ หามใชเครองหมาย ! หรอ . ภายใน Parameter

1. Design Query ทตองการจะกาหนด Parameter ทกาหนด Parameter

ลก

จ

2. คลกเมาสในชอง Criteria ของ Field 3. พมพขอความทตองการภายในเครองหมาย [ ] เชน [Enter category of products] จากนนค

ปม Run

5. จากนน Query กท ปใน Parameter

4. โปรแกรมจะแสดง Input Box และมขอความทไดตพมพใน Parameter Query ขนมาให ใหทากาปอนเงอนไขทตองการในชองวาง แลวคลกปม ok

าการแสดงขอมลตามเงอนไขทไดพมพเขาไ


33

หมายเหต นคาทอยในมวดหมของ Beverages แตจาไมไดวาสะกดอยางไร จงอยากจะพมพ B* แตถาเปน Parameter จะพมพได นอกจากใน Design Query จะตองใส Like หนา Parameter นนๆ เชน Like [Enter category of

roduct]

บางครงเราจาเปนตองการขอมลทเปนชวงๆ โดยเฉพาะวนท เชน ตองการดรายการตงแต 1/01/39 ถง 01/12/39 สามารถใช Parameter Query เปนเครองมอชวยในการปอนเงอนไขไดดงน

อนขอมลชวงสดทายแลวคลกป งชวงทกาหนดไวให

กรณทเราไมสามารถจาชอเตมทจะใชเปนเงอนไขได เชน ตองการหาสหไมp

สราง Query เพอใหแสดงขอมลเปนชวง ๆ

ใน0

จากนนคลกปม Run บนทลบาร Query จะแสดง Input Box เพอใหปอนขอมลในชวงแรก แลวคลกปม OK

ป ม OK Query จะแสดงขอมลทอยในเงอนไขขอ


34

การ Join Table ใน Query

1. ขณะทอยใน Create query in design view 2. เลอกชอ Table ทตองการ แลวคลกปม Add หรอดบเบลคลกชอ Table ทตองการไดทนทการ

Join Table ใน Query นนจะตองมอยางนอย 2 Table

n Query แตตองการจะเพม Table ใหคลกปม Add Table

Database Window ใหคลกท Query จากนนเลอก

3. กรณขณะอยท Desig บนทล

หแสดงขอมลแลวคลกปม Run

กาหนดในการ Join Table 1. Field 2. Field 3. กรณ

ใชงาน Simple Query Wizard

. ขณะทเลอก Query ใน Database window ใหคลกปม

บารแลวทาซาขอ 2 4. ถา Field ทง 2 Table ทเพมเขามามความสมพนธกนอยแลวจะมเสนโยงปรากฎขนมา 5. เลอก Field จากทง 2 Table ทตองการจะใ

ขอ

ทจะนามาอางหรอใชเชอมโยงระหวาง Table นนจะตองเปน Primary Key ทสมพนธกนของทง 2 Table จะตองม Data Type และ Field Size ทเหมอนกน ทชอ Field ของทง 2 Table เหมอนกนโปรแกรมจะทาการเชอมความสมพนธใหอตโนมต

1


35

2. เลอก Simple Query Wizard แลวคลกปม OK

3. เลอก Field ทจะใหแสดงผล (หลงจากเลอก Table นไดอก) แลวคลกปม Next

. กรณทมขอมลท ถาตองการใหเลอก Summary

. คลกปม วเลขออกมา แลวคลกปม OK

ชอ Table / Query ทตองการจานามาสราง Query จากนนเลอกแรกและเลอก Field เรยบรอยแลว สามารถเลอก Table อ

4 เปนตวเลขตองการจะใหมการหาผลรวมใหหรอไม 5 Summary Options แลวเลอกฟงกชนทตองการใหสรปผลต


36

6. คลกปม Next จากนนต

Query เพอสรางส

1. ใน Query Design บรรทดแรกตอจากคอลมนสดทาย พมพชอ Field ใหมนาหนาตามดวยรองหมาย : แลวตามดวยสตรคานวณ เชน Vat : [UnitPrice] * 0.07

งชอ Query แลวคลกปม Finish

ใช ตรคานวณ

เค

2. คลกปม Run บนทลบาร จะสงเกตเหนคาวา Vat จะปรากฎอยทหวคอลมนสดทาย แลพทจะถกคานวณและแสดงออกมาอยในตาราง ซงจะไมสามารถแกไขหรอลบขอมลนนได แตขอมลจะถ

าเปลยนแปลง หรอ update ตามตวเลขของ unitprice

ะผลล กท


37

3. ถาตองการจดรปแบบของตวเลขสามารถทาไดโดยคลกปม Design 4. คลกเมาสขวาท Field ทสรางขนมาใหม เลอกคาสง Properties ในชอง Format เลอกรปแบบท

ตองการ

Query ในการเช

คลกในคอลมนวาง ๆ ท Design Query จากนนพมพชอ Field ใหมทสมพนธกบขอความตามตวอยาง roduct : [ProductID] & “ “& [ProductName] ซงเครองหมาย & เปนเครองหมายทใชในการเชอมตอ

ขอความสวน ‘’ ‘” เปนการเวนวรรคระหวางขอความเพอใหดสวยงามนนเอง

ใช อมตอขอความ

ใหP


38

บทท

สราง

1.

2. เล3. เล

4. เล

5 การใชงาน Form

Form ดวย Wizard

ขณะทอยท Database Window ใหคลกท Form จากนนเลอก Create form by using wizard

อกชอ Table หรอ Query ทตองการนามาสราง Form อก Field ทตองการ จากนนคลกปม Next

อกโครงสรางการวางออปเจค


39

5. เล

6. ตงช

อกรปแบบ Form ทตองการแลวก Next

อ Form แลวคลกปม Finish


40

สวนประกอบตาง ๆ ของ Form

orm Header & Form Footer

ใชสาหรบแสดงขอมลทหวและทายของ Form ซงทงสองสวนนจะแสดงอยบนหนาจอตลอดเวลา แตถาใน

รณทมการสงพมพออกทางเครองพมพจะเหน Header เฉพาะหนาแรกและ Footer ทหนาสดทายเทานน

าหรบในบางครงถา Form Header หรอ Footer ไมแสดงในขณะอยท Design Form สามารถเรยกขนมาแสดง

จาก เมน View แลวเลอกคาสง Form Header / Footer

age Header & Footer

ทงสองสวนนจะไมนยมแสดงใน Form แตจะแสดงใน Report เปนสวนใหญเนองจากวาจะแสดงทกๆ หนา

นนเอง ซงจะไดศกษาในรายละเอยดตอไปในเรองการใชงาน Report

ปอน

ก

1. คลกเมาสขวาในชองทจะปอนขอมลประเภทรปภาพ จากนนเลอกคาสง Insert Object

2.

F

ก

ส

ได

P

ของเอกสารทพมพออกมาทางเครองพมพ

และแกไขขอมลใน Form

การปอนขอมลไมวาจะปอนในรปแบบของ Datasheet View หรอแบบ Form View จะเหมอนกนท

ประการ แตจะแตกตางกนตรงท Datasheet View จะสามารถมองเหนไดทละหลายๆ เรคคอรด แต Form View

จะเหนไดเพยงแคทละ 1 เรคคอรดเทานน

ปอนขอมลประเภทรปภาพ

จากนนเลอกรปแบบการใสรป แลวคลกปม OK


41

อกโปรแกรมทจะใชในการสรางรปภาพ

ว

3. กรณทเลอก Create from File ใหกาหนดตาแหนงทเกบรปภาพทเตรยมไวในชอง File หรอคลกปม Browse เพอเลอกชอไฟล จากนนคลกปม OK

ลยนร

1. าสง AutoFormat 2.

Create New : เมอตองการสรางรปใหม จากนนใหเล

Create from File : เมอตองการใสรปทไดเตรยมไวแล

เป ปแบบ Form ดวย AutoFormat

ขณะทอยท Form Design ใหคลกเมน Format จากนนเลอกค เลอกรปแบบของ Form ใหมตามทตองการแลวคลกปม OK


42

จดรปแบบ

ในการ ยกวา Control อก Control เดยว

คลกเมาสท Control ทตองการจะสงเกตเหนวามจดสเหลยมปรากฎอยลอมรอบ Control นนๆ

อกหลาย Control

เลอก Control แรกทตองการไวจากนนกดแปน Shift ทคยบอรดคางไว แลวคลกเมาสไปยง Control

อไปทตองการหรอกรณท Control ทตองการนนอยตดกนสามารถใชเมาสลากผาน Control ทตองการไดเชนกน

จดรปแบบตางๆ ของ Control

ตละ Control ไดจากทลบาร Format โดยแตละปมมความหมาย

ดงน

Form ใน Design View

Design Form ออปเจกตางๆ ทใชในการสราง Form เราจะเรเล

เล

ต

เราสามารถจดรปแบบหรอตกแตงแ

ปมคาสง ความหมาย

เปลยนรปแบบตวอกษร

เปลยนขนาดตวอกษร

ตวอกษรหนา

ตวอกษรเอยง ขดเสนใต ชดซายของ Control กงกลางของ Control

ชดขวาของ Control

สพนของ Control

สของตวอกษร

สของเสนขอบแตละ Control

ขนาดของเสนขอบ

รปแบบของ Control


43

วธใช Format Painter 1. เลอก Control ทกาหนดใหเปนตนแบบ

2. คลกปม Format painter บนทลบาร 3. จะสงเกตเหนตวชเมาสจะมสญลกษณ Format Painter ทเปนรปแปรงทาสตดมาดวย ใหนา

เมาสไปคลกท Control ปลายทางทจะคดลอกรปแบบ Control อนมา ลยนขนาดของ Control

ขณะทเลอก Control อยนนจะเหนมจดสเหลยมอยรอบ Control นน ใหชเมาสบรเวณจดสเหลยมจด

ทตองการจะยอหรอขยาย แลวลากเมาสไปในทศทางเพอใหไดขนาดของ Control ทตองการ

รบขนาดแตละ Control ใหเทากน

l ทตองการจะปรบขนาดใหเทากน จากนนคลกเมน Format เลอกคาสง Size แลว

าย Control

ารยาย Control ใหสงเกตท

กรณทตองการยายเพ ชเมาสทจดสเหลยม

ายมอบนสด ตวชเมาสจะกลายเปนรปนวชแลวใชเมาสลากไปยงตาแหนงทตองการ

ถาตองการยายทละหลาย Control หลงจากทเลอก Control ทตองการแลวใหชเมาสไปท Control ใดกไดท

อกไวสงเกตตวชเมาสจะเปนรปมอ ใหใชเมาสลาก Control ไปยงตาแหนงทตองการ

ดแนวการวาง Control หลาย ๆ Control ถาตองการใหหลายๆ Control วางใหอยในแนวทตองการอยางเปนระเบยบสามารถทาไดโดยเลอก

าร จากนนคลกเมน Format เลอกคาสง Align แลวเลอกแนวการวาง Control ตามทตองการ

เป

ป

เลอก Contro

เลอกตวเลอกของการปรบขนาดตามทตองการ

ย

ก ตวชเมาสเปนหลก คอ

ยงแค Control เดยว หลงจากทเลอก Control ดงกลาวแลวให

ซ

เล

จ Control ทตองก


44

อบป Control 1. เลอก Control 2. คลกเมาสขวาท3. คลกเมาสขวาพ ดวางใหอยในตาแหนงท

ตองการ บ Control

เลอก Control ทจะลบแลวกดแปน Delete ทคยบอรด ถาตองการยกเลกการลบใหคลกปม Undo

ก

ตนแบบทตองการจะกอบป Control ทเลอกไว แลวเลอกคาสง Copy นทวางใน Form แลวเลอกคาสง Paste จากนนจ

ล

การออกแบบ Form

ประเภทขอ

e ได, มคณสมบตทจะแสดง

แหลงขอมล เ

bo ntrol: ไมสามารถปอนหรอแกไขขอมลได แตจะสามารถแสดงผลลพธของขอมลท

านวณหรอการสรางสตรพเศษขนมาเทานนและจะไมมคณสมบต Control Source

รองมอทใชในการออกแบบ Form

เครองมอทใชในการออกแบบ Form เราจะเรยกวา Toolbox ซงสามารถเรยกใชไดโดยคลกเมน แลวเลอกชอ Toolbox แตจะตองอยท Form Design

ง Control

Bound Control: สามารถ Update ขอมลผาน Form ไปยง Tabl

ทนา สนอออกมาไดคอ Control Source

und CoUn

ไดมาจากการค

เค

View เลอกคาสง Toolbar


45

การเรยกห

กนไป ถาตองการจะดคณสมบตของ Control ใดๆ

นาตาง Properties ของ Control

ทก Control จะมคณสมบตทแตกตาง

ในขณะทอยท Form Design ใหดบเบลคลกท Control นนไดทนท หรอคลกปม Properties

บนทลบารกไดเชนกน

สราง Control ใน Form

Label

1. ขณะอยท Form Design ใหคลกปม Label ท Toolbox 2. คลกเมาสยงตาแหนงทตองการสราง Label ทตองการใน Form 3. พมพขอความทตองการ แลวกดแปน Enter ทคยบอรด

age

1.

Im

คลกปม Image ท Toolbox คลกเมาสตรงพนททตองการใน Form จากนนเลอกรปภาพทตองการแลวค2. ลกปม OK


46

Text Box

รางจาก Field List

กรณทสราง Form จาก Table หรอ Query ใดจะสามารถสราง Textbox จาก Filed List ไดโดยคลกทปม

ield List

ส

บนทลบาร จากนนใชเมาสลากชอ Field ทตองการมาใสใน Formสรางจาก Toolbox

1. คลกปม Textbox

F

บนทลบาร

2. คลกเมาสใน Form ตรงตาแหนงทตองการสราง Textbox

3. สามารถแกไขขอความทแสดงอยดานหนาของ Textbox โดยเขาไปท Caption

Properties แลวพมพขอความทตองการ

ลทจะ

Textbox ประเภท Bound

4. จากนนเขาไปท Control Source Properties ของ Textbox เพอบอกแหลงขอม

นามาแสดงทางหนาจอ หลงจากนนกจะได


47

ใช Textbox ประเภท Unbond

โดยปกตแลวเมอสราง Textbox ขนมาครงแรกจะเปน Unbound กอนเสมอ ซงเราจะไมสามารถใช Control

ระเภท Unbound นในการ Update ขอมลได แตสามารถทจะสรางสตรเพอใหแสดงผลลพธจากการคานวณ

องขอมลทมอยได โดยจะสรางสตรคานวณท Control Source Properties ซงมหลกเกณฑในการสรางสตรดงน

1. ขนตนดวยเครองหมาย =

2. ใชชอ Control หรอ Field ในการคานวณ ซงขอมลใน Control หรอ Field นนๆ จะตองเปนตวเลข

3. ตวอยางเชน =Price * 0.07

รณทแสดงผลออกมาแลวผลลพธทไดเปน #Name? แสดงวาหาชอ Control หรอ Field ไมเจอนนเอง

Textbox ประเภท Unbound เพอเชอมตอขอความ

เราสามารถนาขอความจากหลาย Field มาเชอมตอกนใหอยใน Field เดยวกนไดโดยใชเครองหมาย & เปน

วเชอมและจะตองขนตนดวยเครองหมาย = เหมอนกนโดยวธดงกลาวจะพมพไวท Control Source Properties

นกน ดงตวอยาง =[First Name] & “ “ & [Last Name]

เพอคานวณคาใน Form

ป

ข

ก

ใช

ต

เช

Check Box, Option Button และ Toggle Button

1. ท Form Design ใหคลกปม Check Box หรอ Option Button หรอ Toggle

Button บน Toolbox 2. คลกเมาสไปยงตาแหนงทตองการจะสราง Control ดงกลาว

เปล

ยนขอความใน Label ของแตละ Control ใหเปนไปตามทตองการ


48

Option Group

รางดวย Wiza

1.

ส rd

ขณะทอย Form Design ใหสงเกตวาปม Control Wizard ท Toolbox ยบลง รอไม ถายบแสดงวากาลงถกเรยกใชงานอยแลว แตถายงไมยบใหคลกทปม Control Wizard เพอจะเรยกใชน

2. คลกปม Option Group

หงา

บน Toolbox แลวคลกเมาสตาแหนงทตองการใน Form มพรายการทตองการในชองวาง แลวคลกปม Next

3. พมพรายการทตองการในชองวาง แลวคลกปม Next

5.

พ

4. กาหนดคาเรมตนทตองการแลวคลกปม Next

ตรวจสอบคาของแตละตวเลอกทสรางขนมาแลวคลกปม Next


49

6. กาหนดวาตองการเกบคาทเลอกไวใน Field ใดหรอไมแลวคลกปม Next

7.

เลอกรปแบบของตวเลอกทตองการ


50

8. ตงชอแลวคลกปม Finish

รางแบบ Manual

ontrol Wizard จากนนคลกปม Option Group บน Toolbox 2. คลกเมาสในตาแหนงทตองการใน Form 3. เลอกรปแบบทจะมาใชกาหนดเปนตวเลอกวาจะเปน Check Box, Option Button

ทสรางไวแลว

ส

1. ยกเลกปม C

หรอ Toggle Button แลวในไปคลกภายในบรเวณของ Option Group 4. พมพขอความลงในตวเลอกทสรางขนมา


51

Combo Box

รางดวย Wizard

1. คลกปม Control Wizard บนทลบารใหยบลงไป จากนนคลกปม Combo Box

ส

ท Toolbox

2. คล3. ก วคลกปม Next

กเมาสในตาแหนงทตองการใน Form าหนดวาตองการจะนาขอมลมาเปนตวเลอกจากทใด แล

4. พมพรายการขอมลในชองวาง


52

5. กาหนดวาตองการเกบขอมลไวใน Field ใดหรอจะไมเกบ แลวคลกปม Next

6. ตงชอแลวคลกปม Finish


53

Command Butto

1. คลกปม Control Wizard ใหทางาน จากนนคลกปม Command Button

n

บน Toolbox 2. คลกเมาสใน Form ตรงตาแหนงทตองการ 3. เลอกหมวดหมของคาสงในชอง Categories และเลอกคาสงท Actions

4. Next

เลอกวาตองการแสดงเปนขอความหรอรปภาพบนปมคาสงแลวคลกปม


54

5.

ab

ตงชอปมคาสงแลวคลกปม Finish

T

1. คลกปม Tab Control ท Toolbox แลวใชเมาสคลกใน Form 2. เปลยนขอความแตละ Page ท Caption Properties

ม Page

คลกเมาสขวาบรเวณของ Tab Control จากนนเลอกคาสง Insert Page

เพ


55

บ Page

Delete Page

ลยนลาดบ Page

นเลอกคาสง Page Order วคลกปม Move Up หรอ Move Down ตามท

ล

คลกเมาสขวาบรเวณของ Page ทตองการจะลบ จากนนเลอกคาสง

เป

1. คลกเมาสขวาบรเวณ Tab Control จากน2. เลอก Page ทตองการจะยายลาดบแล

ตองการ


56

การสรางคาอธ

1. าอธบาย (ControlTip Text) อกแถบ All หรอ Others แลวคลกในชอง ControlTip Text แลวพมพคาอธบายลงในชองวาง

างถง Control อนๆ ใน Form

หล าไดโดยใสเครองหมาย = แลวตามดวย

ชอ

บายแตละ Control

เปด Properties ของ Control ทตองการสรางคเล

อ

กในการอางถงคาจาก Control อนๆ นนสามารถท

Field ทตองการจะอางถง หรอคลกปม


57

สราง Form จาก Query

ขนตอนการสราง Form จาก Query เหมอนกนกบการสรางจาก Table ทกประการเพยงแต

ตอนทเลอกวาจะสราง Form จาก Table หรอ Query เรากเลอก Query แลวเลอกชอ Query ทจะนามา

สราง For

จะชวยประหยด Query มากกวา เพอเปนการ

สราง Form ข Record Source Properties

ของ Form นนเอง

สราง Form

m จาก SQL Statement

ลกษณะการสรางจะคลายๆ กนกบ Query แต

นมาเฉพาะกจเทานนเอง โดยเราจะใส SQL Statement ไวท


58

บทท 6 การใชงาน Report

ราง Report แบบ Tabular

1. ขณะอยท Database Window ใหคลกท Report จากนนคลกปม New 2. เลอก Report Wizard แลวเลอก Table หรอ Query ทจะนามาสราง Report

3. เลอก Field ทตองการใหแสดงใน Report

ารจะจดกลม

แตถาไมตองการใหคลกปม Next

ส

4. ตองการใหมการจดกลมของรายงานหรอไม ถาตองการใหเลอก Field ทตองก


59

5. Next

6. เลอกรปแบบเปน Tabular แลวกาหนดแนวการวางกระดาษใหเหมาะสมกบขอมลทจะออก Report แลวคลกปม Next

กาหนด Field ทตองการจะใหเรยงลาดบ แลวคลกปม


60

7.

8. ปม Finish

สวนประก

eport He

ข Header จะอยหนาแรก และ Footer จะ

ยทหนาสดทาย

age Header & Page Footer

ขอความในสวนนจะปรากฎอยในทกๆ หนาของรายงาน

เลขหนาและวนทแบบอตโนมต

1. คลกเมน Insert แลวเลอก Data and Time กรณทตองการใสวนทและเวลา

2. เลอกตวเลอกตามทตองการแลวคลกปม OK

เลอกรปแบบทตองการ แลวคลกปม Next

ตงชอของ Report แลวคลก

อบตางๆ ของ Report

R ader & Report Footer

อความในสวนนจะแสดงทสวนหวและทายของ Report ซง

อ

P

ใส


61

Page Numbers Insert

5. หลงจากทใส อาจจะไมอยตรงตาแหนงทตองการ

เราสามารถย

ราง Report แบบ Group/Total

1. ขณะทอยใน Database Window ใหคลกท Report แลวคลกปม New 2. เลอก Report Wizard จากนนเลอก Table หรอ Query ทจะนามาสราง Report

3. ถาตองการใสเลขหนาใหเลอก หลงจากทคลกเมน

4. จากนนเลอกรปแบบของเลขหนาทตองการแลวคลกปม OK

Page Numbers หรอ Date and Time แลวกตาม

ายตาแหนงของวนทหรอเลขหนาไดโดยใชเมาสลาก

ส


62

3. เลอก

4. เลอก Field ทตองการจะ Group (สามารถเลอกไดมากกวา 1 Field) แลวคลกปม Next

Field ทตองการแสดงใน Report แลวคลกปม Next


63

5. เลอก

6. เลอกร

7. เลอกรปแบบของ Report แลวคลกปม Next

Field ทตองการใหเรยงลาดบแลวคลกปม Next

ปแบบการวางโครงสรางของ Report จากนนคลกปม Next


64

8. ตงชอของ Report แลวคลกปม Finish


65

บทท 7 การสรางความสมพนธระหวาง Table ดวย Relationships

วามสมพนธระหวาง Table ในรปแบบตาง ๆ

วามสมพนธแบบ One-to-One

หมายถง ใน Table หนงมขอมล 1 เรคคอรดทสมพนธกบ 1 เรคคอรดของอก Table หนง เชน พนกงาน

คนมอตราเงนเดอนไดเพยง 1 อตราเทานน

วามสมพนธแบบ One-to-Many

หมายถง มขอมล 1 เรคคอรดจาก Table หนงสมพนธกบขอมลหลายๆ เรคคอรดในอก Table หนง

น ลกคา 1 คน สามารถซอสนคาไดมากกวา 1 Order เปนตน

ารถตดตอกบรานคาไดหลายราน และในทางกลบกน รานคา 1 รานก

สาม

ค

ค

1

ค

เช

ความสมพนธแบบ Many-to-Many ยกตวอยางเชน ลกคา 1 คน สาม

ารถตดตอกบลกคาหลายคนไดเชนกน ถาเปนในกรณน Microsoft Access จะทาไดกตอเมอจะตอง

แปลงใหอยในรปแบบของ One-to-Many กอน+


66

ตวอยางการออกแบบความสมพนธ

ความหมายของแตละ Table

Categories: ประเภทของสนคา

Customer: ประวตลกคา

Employees: พนกงานขาย

Order Details: รายละเอยดของสนคาในแตละ Order

Order: ใบรายการสงซอสนคาทออกใหลกคา

Products: รายละเอยดของสนคาแตละชนด

Shippers: ผจดสงสนคา

Suppliers: บรษทตวแทนจาหนายสนคา


67

สรา

วธการสราง Relationship จะใชวธการสรางขนมาทละ 1 คเพอไมใหเปนการสบสน โดยตวอยางของ

Database นจะจบคของ Relationship ดงน

1. Categories / Products : ประเภทสนคา 1 ประเภทสามารถมสนคาไดหลายรายการ

2. Suppliers / Products : ตวแทนจาหนาย 1 ตวแทนสามารถขายสนคาไดหลายชนด

3. Customers / Orders : ลกคา 1 คนสามารถซอสนคาไดหลายรายการ

4. Shippers / Orders : ผจดสงสนคา 1 คนสามารถสงสนคาไดหลายรายการ

5. Employees / Orders : พนกงาน 1 คนสามารถออก Order ไดหลายใบ

6. Orders / Order Details : ใบ Order 1 ใบสามารถมรายการสนคาไดหลายรายการ

7. Products / Order Details : สนคา 1 ชนดสามารถปรากฎอยใน Order ไดหลายใบ

ขนตอนการสรางมดงน

1. ขณะทอยใน Database Window คลกเมน Tools เลอกคาสง Relationships หรอคลกปม

Relationships

ง Relationships

บนทลบาร

2. เลอก Table คแรกทตองการใหมความสมพนธกน

3. ใชเมาสลากชอ Field จาก Table หนงไปยงชอ Field ทสมพนธกนกบอก Table หนง

4. เลอกตวเลอก Enforce Referential Integrity เพอใหมความซอสตยระหวาง Table แลวคลกปม

Create จากนนทาขนตอนเดมซาจนกวาจะครบทก Table


68

แกไข/ลบ hips

1. แส นธแลวแกไข Relationships ตามตองการแลวคลกปม Create

Delete ทคยบอรด

Relations

ดบเบลคลกทเสน ดงความสมพ

2. ถาตองการลบใหคลกเสนความสมพนธแลวกดแปน


69

บทท 8 เทคนคการออกแบบ Database ทด

ารแยกเกบ

1. สราง างเดยวเทานน 2. สราง Query, Form, Report, Macro

หรอ 3. ทาการเช นไดโดยใชคาสง Link

ink Table

1. เปด Database ทเปน Application ขนมา จากนนคลกเมน File เลอกคาสง Get External Data แลวเลอก

เลอกไฟลทเกบ Table ไวแลวคลกปม Link

1. เลอกชอ Table ทตองการจะ Link แลวคลกปม OK

ก Database ระหวาง Table และ Application

Database ขนมา 1 ไฟลเพอเกบเฉพาะขอมลใน Table เพยงอยDatabase ขนมาอก 1 ไฟลเพอเกบ Application ซงหมายถง Module

อมโยง Database เพอให Table กบ Application ทางานรวมก

L

2. คาสงยอย Link Table


70

2 อยดานหนา

ารแกไข

1. าสงยอย Link Table

2. อกทงหมดใหคลกปม Select

3. จเรยบรอยแลว

. Table ทถก Link มาจะมสญลกษณเปนรปลกศร

ก Link

คลกเมน Tools เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกคManager

เลอก Table ทตองการเปลยนแปลงแกไข Link ถาตองการเลAll จากนนคลกปม OK

หลงจากนนจะมกรอบแสดงขอความขนมาบอกวาการแกไขเสร


71

ata Splitt

1. าสงยอย Database Splitter 2. Split Database

กปม Split

D er Wizard

คลกเมน Tools เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกค เมอเขาสขนตอนการทางานของ Database Splitter ใหคลกปม

3. เลอกตาแหนงทจะเกบ Database ทเปน Table แลวตงชอจากนนคล


72

4. หลงจากนนโปรแกรมจะทาการแบงแยกระหวาง Table กบ Application ออกจากกน

การ Compact Database

ase ดวยโปรแกรม Access นน บางครงอาจมการลบขอมลบางเรคคอรดทงไปจาก Table Database จ รถตดพนทางออกไปจาก Database ไดโดยการ Compact Database เพอให Database นนมขนาดเลกลง ซงมขนตอนารทางานดงน

1. คลกเมน Tools Compact and Repair Database

2. รอสกระยะในขณะท

าร Repair Database

การ Repair เปนการซอมแซมสวนทเสยของ Database เพอใหใชงานไดตอไป ซงขนตอนการางานจะควบคไปกบการ Compact Database นนเอง

การใชงาน Databหรอลบออปเจกตางๆ ออกไป ไมวาจะเปนอะไรกตามการลบนไมไดหมายความวาขนาดของ ะลดลงตามไปดวย ซงเปนการเปลองเนอทของฮารดดสกโดยเปลาประโยชน คณสามา

วก

เลอกคาสง Database Utilities จากนนเลอกคาสงยอย

โปรแกรมกาลงทางานอย

ก

ท


73

บทท 8

Group/Total

1. เปด Query ทชอ2. เพอตองการดข ค.ศ. 1997 ใหคลกปม

Totals

การใชงาน Query อยางมประสทธภาพ

Query

Category Sales for 1997 แบบ Design อมลยอดขายของสนคาแตละประเภทเฉพาะในป

บนทลบาร 3. สงเกตเหนวาทดานลางของ Query จะปรากฎแถวของ Group Total ขนมาใหเลอกในชอง

Sales เปน Sum

การใชง

1. สราง Query แบบ Design จาก Table Product โดยเลอกทก Field 2. กาหนดเงอนไขท Category ID เฉพาะประเภทท 1 3. จากนนคลกปม Query Type แลวเลอก Make-Table Query

ของ Category

าน Action Query

ake Table Query M


74

4

5.

. พมพชอ Table ทตองการแลวคลกปม OK

คลกปม Run โปรแกรมจะทาการสราง Table ใหมใหตามทไดกาหนดไว

ppend Table Query 1. กาหนดเงอนไขใน Query ตามทตองการจากนนคลกเมน Query เลอกคาสง Append Query 2. กาหนดวาตองการจะเอาผลลพธทไดไปเพมใน Table ใด

3. คลกปม

A

Run จากน

นโปรแกรมจะนาขอมลตามเงอนไขทกาหนดไวไปเพมใน Table ดงกลาว

elete Query 1. สราง Query แบบ Design อมลทไมตองการใน Query หรอ

Table นน ๆ เพอจะทาการลบท2. คลกเมน Query เลอกคาสง 3. คลกปม Run โปรแกรมจะท กาหนด

Dจากนนกาหนดเงอนไขของข

ง Delete Query าการลบขอมลตามเงอนไขท


75

บทท 9

ainform / Su

เปนการสร จะแสดงขอมลใน Form

นหนาจอเดยวกนจะตองมความสมพนธกน ซงโดยสวนใหญความสมพนธระหวาง Mainform กบ Subform

นกจะเหมอนกนกบความสมพนธแบบ One-to-Many ซง One คอ Mainform และ Many คอ Subform

ระโยชนของ Mainform/Subform

1. เพ นใน

2. สามารถป งใน ลอกดวย

รางดวย Wizard 1. 2. 3.

การใชงาน Mainform / Subform

M bform

าง Form 1 Form เพอแสดงขอมลมากกวา 1 Table และ Table ท

บ

น

ป

อดขอมลทสมพนธก หนาจอเดยวกนได

อนขอมลไดท Mainform และ Subform ซงจะทาใหลดเวลาในการปอนขอม

ส

เปด Form Category ขนมาแบบ Design คลกปม Control Wizard ใหทางาน

คลกปม Subform/Subreport จากนนนาเมาสไปคลกในบรเวรพนทวางของ Form 4. ระบประเภทและชอของออปเจกทจะ Link เขามาใน Subform Control ใน Form น แลวคลก

t

า

ปม Nex

5. กาหนดวาจะใหโปรแกรมหา Field ท Link กนระหวาง Mainform และ Subform ใหหรอเร

จะเปนผ Link เอง


76

ตงชอแลวค

ลกปม Finish


77

บทท 10 การใชงาน Macro

ลกการของ

เปนการเข งโปรแกรมหรอ Code จะทางานก

อเมอมเหตการณเกดขนกบออปเจกนนๆ โดยสวนประกอบจะมดงนคอ

bject เชน Control ทถกสรางขนมาใน Form ทสามารถนามาเขยนมาโครไดเชน Command Button เปนตน

vent เปนเหตการณทเกดขนกบออปเจก เชน การคลกเมาส, การดบเบลคลก, หรอการชเมาสเปนตน

ction ชดคาสงทใหทางานเมอมเหตการณเกดขนกบออปเจก

วามหมายและประโยชนของ Macro

icrosoft Access ทสรางขนเพอใหทางานโดยอตโนมตแทนการทางานทซาๆ กน หรอ

ดขนตอนในการทางานนนเอง

ราง

1. Macro เพอเปด Properties indow ขนมา

2. คลกแถบ Event ใน Properties Windows จากนนคลกเมาสในชองเหตการณทตองการ แลวคลกปม

3. เลอก Macro Builder แลวคลกปม OK

ห Event Driven Programming

ยนโปรแกรมหรอ Code ควบคกบเหตการณของออปเจก ซ

ต

O

E

A

ค

เปนชดของคาสงใน M

ล

ส Macro ดวย Macro Builder

ขณะทอยท Form Design ดบเบลคลก Control ทตองการจะสราง W


78

รให Macro ทางานเมอมเหตการณเกดขน การณทเกดขนในชอง Item

4. ตงชอ Macro ทตองการแลวคลกปม OK

5. เลอก Action ทตองกา6. กาหนดออปเจกทจะมารองรบเหต 7. กาหนดคาทจะใหเกดขนกบออปเจกนนๆ ในชอง Expression


79

Example ตองการให าวา “Hello Hello” ในชองวางทชอวา

8. คลกปม Save แล9. ท Form ใหคลกปม Form View แลวลองทดสอบวา Macro ทสรางคกบปมคาสงสามารถใชงานได

ราง Macro จากคาส

1. ท 2. จากนนก ตามทตองการ 3. เปด Form นนๆ แบบ Design 4. คลก Control ทตองการแลวเปด Properties ของ Control นนๆ ขนมา

ตการณนนๆ

กไข Macro

1. วคลกปม

2. แกไขรายละเอยดของ Macro ตามทตองการ หลงจากนนคลกปม Save เพอบนทกมาโคร

หลงจากคลกปม CLICK HERE แลวใหแสดงคTextboxDisplay

TextboxDisplay = “Hello Hello” Action = Setvalue (=) Item = TextboxDisplay Expression = “Hello Hello”

วปดหนาตางของ Macro Builder

หรอไม

ส ง New Macro ท Database Window

Database Window ใหคลก Macro แลวคลกปม New าหนด Action, Item, Expression หรอรายละเอยดตางๆทตองการจะ Assign Macro ใหคกบ Control ใน Form

5. เลอกเหตการณและกาหนด Macro ทสรางไวใหควบคกบเห

แ

ขณะทอยใน Macro ท Database Window ใหเลอก Macro ทตองการจะแกไขแลDesign

Documents

บทที่การใช 1 งานเบื้ น องต - KKU Web Hosting MS Access 2003.pdf · 2008. 7. 10. · Microsoft Access 2003 4 5. ตั้ื่งชอไฟล