คมอการใชงาน

KKU DMS (Khon Kaen University Document Management System) ระบบจดการเอกสาร มหาวทยาลยขอนแกน รนท 2.5

งานสารบรรณ กองกลาง ส านกงานอธการบด มหาวทยาลยขอนแกน

1

ค าน า คมอการใชงานระบบจดการเอกสาร DMS (Document Management System) มหาวทยาลยขอนแกน รนท 2.5 เลมน จดท าขน เพอใชประกอบการอบรมโครงการ “อบรมเชงปฏบตการการใชโปรแกรมระบบการจดการเอกสาร DMS ในการรบ-สงเอกสาร” ส าหรบบคลากรคณะเกษตรศาสตร มหาวทยาลยขอนแกน ในวนท 30 ตลาคม 2560 ณ หองปฏบตการคอมพวเตอร ชน 3 อาคาร AG 08 คณะเกษตรศาสตร ผจดท าหวงวาคมอการใชงานเลมนจะเปนประโยชนแกผรบการอบรม ตลอดจนผเกยวของส าหรบน าไปใชเปนแนวปฏบตงานในระบบจดการเอกสารไดอยางมประสทธภาพ

ผดแลระบบ กองกลาง ส านกงานอธการบด

ตลาคม 2560

2

สารบญ

การเขาใชงานระบบ 3 เมนของหนวยงาน 6 เมนหนงสอรอรบ 7 เมนหนงสอรบ 12 เมนหนงสอสง 15 เมนหนงสอสงการ และ หนงสอประชาสมพนธ 18 เมนคนหาหนงสอ 19 เมนสรางรายงาน 20 เมนแบบฟอรมราชการ 21 เมนหนงสอลบ 22 เมนถงขยะ 22 เมนผดแลหนวยงาน 23

3

การเขาใชงานระบบ ระบบ DMS มการยนยนตวบคคลดวยระบบ single sign-on (SSO) ซงเปนไปตามนโยบายของ ส านก

เทคโนโลยสารสนเทศ ท าใหบ คลากรสามารถ login ท เดยว เพอเขาถ งระบบสารสนเทศตางๆ ของมหาวทยาลยขอนแกนไดโดยไมตองแยกระบบเหมอนกอน ท าใหไดรบความสะดวกและความปลอดภยมากขน การเขาหนา login เรมโดยการเขา url

https://dms.kku.ac.th

ในหนาแรกจะมเมนอยดานขวาบน คลกเลอก เขาสระบบ

แลวกจะพบกบหนาตางของ SSO ใหกรอก email และ password ของ kkumail.com หรอ kku.ac.th หลงจากนนคลกเลอก Login เพอเขาระบบ

4

หนาแรกของระบบ การสลบโหมดการท างาน ในผใชระบบหนงคนจะมโหมดการท างานแตกตางกนไป ขนอยกบสทธผใชงาน สทธผใชงานระบบโดยทวไปมทงหมด 9 สทธ ไดแก

1. สมาชก 2. สมาชกพเศษ (Read Only) 3. เจาหนาทสารบรรณ 4. นายทะเบยนลบ 5. เจาหนาทรบ-สงเอกสาร 6. เจาหนาทพสด 7. เจาหนาทดแลหนงสอสงการ 8. ผดแลหนวยงาน 9. ผดแลระบบ

เมอเขามาในหนาแรกของระบบ จะปรากฎโหมดสมาชกตองท าการสลบโหมดไปเปนหนวยงาน

5

กดทปม บรเวณดานบนของเมน จะปรากฎหนวยงานและสทธของตนเองทงหมด เลอก หนวยงานทตนเองสงกด หากไมพบหนวยงาน หรอ สทธไมถกตอง ตดตอผดแลหนวยงานหรอผดแลระบบเพอแกไข

เมอเลอกหนวยงานหนาตางของระบบจะเปลยนไปเปนกลองหนงสอของหนวยงานทเลอก

6

เมนของหนวยงาน

หนงสอรอรบ หนงสอทสงมายงหนวยงาน โดยสงมาจากหนวยงานอน หนงสอรบ หนงสอทลงรบ มหนาทบนทกเลขรบ หนงสอสง หนงสอทสงไปหนวยงานอน มหนาทบนทกเลขสง หนงสอสงการ บนทกเลขหนงสอสงการ (ค าสง/ระเบยบ/ขอบงคบ) หนงสอประชาสมพนธ บนทกเลขหนงสอประชาสมพนธ (ประกาศ) คนหาหนงสอ คนหาหนงสอ สรางรายงาน สรางรายงานหนงสอรบ/สง หนงสอลบ การท างานทเกยวของกบหนงสอลบ แบบฟอรมหนงสอราชการ สรางรายงานหนงสอราชการผานระบบ ระบบเอกสารทางกฏหมาย https://gazette.kku.ac.th/ ถงขยะ ทบนทกหนงสอทลบมาจากหนงสอรอรบ

7

เมนหนงสอรอรบ เมนหนงสอรอรบจะแสดงหนงสอทสงมาจากหนวยงานอนๆทอยในระบบ โดยเรยงตามวนทหนงสอ และแสดงหนา

ละ 10 เรอง สามารถเลอกหนงสอเรองถดไปจากแถบเลขหนา

การจดเรยงหนงสอ ท าไดโดยคลกเครองหมายลกศรของหวขอตอทง 3 คอ หนวยงานทสง (จาก) หวขอเรอง (เรอง) วนทหนงสอ (วนทหนงสอ)

การคนหา

สามารถคนไดจากชองคนหา โดยสามารถพมพชอเรองของหนงสอ หรอเลขทหนงสอในการคนหาได

8

รายละเอยดของหนงสอประกอบดวย จาก หนวยงานทสงหนงสอเอกสารมา และเลขทหนงสอ

เรอง เรองของหนงสอ โดยหากมชนความเรวจะขนแถบขอความตามชนความเรว

วนทหนงสอ บรรทดบนคอวนทหนงสอ บรรทดลางคอวนทและเวลาการสงหนงสอ

9

เมอคลกเขาไปในหนงสอกจะแสดงรายละเอยดของหนงสอ

10

เมอเลอกแทบการตดตาม กจะพบสถานะของการรบสงหนงสอ

ในแทบประวตกจะแสดงประวตการใชงานทเกยวขอกบหนงสอฉบบน เชน การเปดอาน

ในดานลางของหนารายละเอยดหนงสอ จะมปม ลงทะเบยนหนงสอรบ เมอกดเลอกลงทะเบยนหนงสอรบ กจะแสดงหนาลงทะเบยนรบขนมา หรอถาหนงสอเรองนนไมเกยวของกบหนวยงานของเราสามารถกด ลบ ท าการลบหนงสอออกจากหนารอรบ (หนงสอจะยายไปอยในถงขยะแทน) **แนะน าใหท าการดแลและตรวจสอบเมนนอยางสม าเสมอเพอขอมลจะเปนปจจบนทสด

11

เมอท าการลงทะเบยนรบหนงสอแลว ระบบจะสรางเลขรบหลงจากทระบบบนทกขอมลส าเรจ

12

นอกจากลงทะเบยนรบไดจากหนารายละเอยดหนงสอแลว กสามารถกดเครองหมายถกเพอลงทะเบยนรบได หรอกดเครองหมายถงขยะเพอลบหนงสอรอรบ

เมนหนงสอรบ กจะมรายละเอยดคลายๆหนาของเมนหนงสอรอรบ โดยเลขทรบจะรนโดยอตโนมตและไมซ า หากหนงสอทรบมาไมไดอยในระบบหรอมาจากหนวยงานภายนอก สามารถเพมหนงสอไดจากปมเพมหนงสอรบ

หนาเพมหนงสอรบ จะมรายละเอยดตางๆตามระเบยบของงานสารบรรณ ➢ ในชองเจาของเรอง หากเปนหนวยงานภายในกใหพมพบางสวนของชอหนวยงานภายในลงไป เชน เจาของ

เรองคอคณะมนษยศาสตรและสงคมศาสตร อาจจะพมพแค “สงคม” ระบบจะดงชอหนวยงานทมค าทมค าวา “สงคม” ออกมาให หลงจากนนเลอกหนวยงานทตองการ

➢ หนวยงานภายนอกกเชนกน พมพบางสวนของชอหนวยงานภายนอกลงไป แลวระบบจะดงชอหนวยงานทมอยในระบบมาให แตหากไมพบกสามารถพมพเพมได

13

➢ ในชองผรบหนงสอ ใหกรอกชอคนทเปนคนรบหนงสอ หรอจะไมกรอกกได เชน ผอ านวยการ / หวหนางาน

เปนตน ➢ ชองการปฏบต ใหกรอกการปฏบตของเอกสารน เชน รบทราบ ลงนาม เสนอ … ➢ ชองหมายเหต คอชองทไวกรอกขอมลอนๆ เปนเหมอนกบบนทกของหนงสอเลมน หรอจะไมกรอกกได ➢ สามารถแนบไฟลได ดวยการคลกปม เพมไฟล โดยสามารถแนบไฟลไดขนาดสงสด 32 เมกะไบต สามารถ

แนบเปนไฟลรปภาพ เชน gif, jpg, png ไฟลเอกสารเชน pdf, doc, docx ไฟล excel เชน xls, xlsx และ ไฟล powerpoint เชน ppt, pptx เปนตน

หากแนบไฟลผด สามารถเขามาแกไขได โดยคลกทปมเครองหมายดนสอในหนาหนงสอรบ เพอแกไขหนงสอรบ ดานลางของหนงสอจะมไฟลทแนบไว สามารถกดรปถงขยะเพอลบไฟลแนบได

14

การจองเลขรบ ในกรณทตองการจองเลขรบ กสามารถท าไดโดยการคลก จองเลขรบ

จะปรากฎหนาจองเลขทหนงสอ โดยจะท าใหเลอกไดวาตองการจองทงหมดกเลขรบ ใหกรอกเฉพาะจ านวนทตองการจอง คลกจองเลขทหนงสอ ระบบจะท าการจองและขนชอผทจองเลข

เมอตองการใชเลขทจอง กท าการแกไขหนงสอรบไดการแกไขหนงสอรบท าไดโดยคลกเลอกรปดนสอในหนาแรก หรอปม แกไข ในหนารายละเอยดหนงสอ

15

เมนหนงสอสง

ขนแรกท าการคลกปมเพมหนงสอสง ระบบจะรนเลขทหนงสอใหหลงจากการบนทกหนงสอสงและรายละเอยดของหนงสอจะคลายกบเพมหนงสอรบ

16

➢ วนครบก าหนดเมอหนงสอทมก าหนดการ/วนครบก าหนดเปนวนทตางๆ ยกตวอยางเชน นดหมายประชม

กสามารถเลอกวนครบก าหนดของหนงสอได ➢ ชองหนวยงานทรบหนงสอ ใหพมพชอหนวยงานทรบหนงสอ หรอคลกปมรายการสเทาเพอเรยกหนาตาง

ตวเลอกการสงแบบอนๆขนมา

17

➢ ตวเลอกการสงสามารถเลอกจากเมนทปรากฏขนมาหลงจากการพมพขอความ

เมอผใชกรอกขอมลของหนงสอเรยบรอยแลว สามารถเลอกไดสองอยางคอ

บนทกรางรอสง คอการบนทกหนงสอไวในระบบ แตยงไมมการสงหนงสอออกไปยงหนวยงานอนๆ บนทกและสง คอการบนทกหนงสอไวในระบบ และมการสงหนงสอออกไปยงหนวยงานปลายทาง

ขอสงเกตการสงหนงสอกคอจะมรป หมายความวาหนงสอฉบบนนมการสงออกไปแลวและสามารถตดตามหนงสอไดจาก ปมการตดตามน

18

การจองเลขสง มความคลายกบการจองเลขรบ กสามารถท าไดโดยการคลก จองเลขทหนงสอ

ใหกรอกเฉพาะจ านวนของหนงสอทตองการ เชน 10 หมายเลข เปนตน คลกจองเลขทหนงสอ ระบบจะท าการจองและขนชอผทจองเลข

เมนหนงสอสงการ และ หนงสอประชาสมพนธ ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศ ของหนวยงาน มลกษณะการใชงานคลายกนคอมเพยงการเพม และการจองเลขหนงสอเทานน

ขนแรกกดปมเพม

หนารายละเอยดหนงสอสงการจะปรากฎ มลกษณะคลายกบหนงสอรบ-สงตามปกต เมอกรอกรายละเอยดเรยบรอยแลวใหคลก บนทก

19

เมนคนหาหนงสอ เลอกประเภท ปของหนงสอ และใสเงอนไขในการคนหา เชน ชอเรอง ค าส าคญ เลขทหนงสอ เปนตน

20

เมนสรางรายงาน เปนการสรางรายงานหนงสอตางๆในระบบ

โดยเรมจากการเลอกประเภทของหนงสอ หรอเลขทของหนงสอ และเลอกรปแบบของรายงานสามารถออกไดทง word และ excel ตามตองการ ถาหากตองการสรางรายงานเปนชวงวนท ใหเลอกเครองหมายถกหนาแสดงหนงสอในปปจจบนออก จะขนเมนใหเลอกปทตองการคนหนงสอ และชวงวนทของหนงสอ

21

ตวอยางหนารายงาน

เมนแบบฟอรมหนงสอราชการ ระบบจะมรปแบบหนงสอราชการตางๆให ทงในรปแบบ word และ pdf สามารถดาวนโหลดไดจาการคลกรป pdf หรอ word ไดเลย

22

เมนหนงสอลบ ในหนวยงานจะตองตงผดแลกลองหนงสอลบหรอนายทะเบยนหนงสอลบกอน และแตละหนวยงานจะมสทธนายทะเบยนลบไดเพยงคนเดยว (ตามระเบยบงานสารบรรณ) ซงเมนนมลกษณะการท างานเหมอนกบการรบ/สงหนงสอแบบปกต

เมนถงขยะ

เปนทรวมหนงสอรอรบทถกลบมาจากเมนหนงสอรอรบ โดยสามารถกคนเอกสารไดจากการคลกเลอกเครองหมายลกศรสเขยวขางหลงเอกสาร หนงสอเลมนนกจะไปปรากฎทเมนหนงสอรอรบอกครง

23

เมนผดแลหนวยงาน

ผดแลหนวยงานในเบองตนจะมหนวยงานอยางนอย 1 คน มหนาทในการดระบบเบองตนของหนวยงาน การเขาเมนผดแลหนวยงานเขาไดโดยคลกทรปคนดานบนขวาของระบบ แลวเลอก เมนผดแลหนวยงาน

- เมน สมาชก

จะเปนการจดการสมาชกในหนวยงาน รายชอสมาชก คอการแสดงรายชอสมาชกทงหมดและขอมลของสมาชกทมอยในหนวยงาน

การแกไขขอมลสมาชก คลกทรปดนสอหลงชอของสมาชกทตองการแกไข หลงจากนนจะขนหนาตางแกไขสมาชก กลมผใชงาน คอสทธของสมาชก สามารถเลอกเปลยนสทธสมาชกตามทตองการแกไขได สถานะ เปนเหมอนการเปด/ปดสมาชกคนน หากมสมาชกทไมใชงานแลว กสามารถแกไขสถานะเปน ปด ได สมาชกคนนนกจะไมสามารถเขามาดหนงสอของหนวยงานได

24

เมอแกไขเสรจแลว กดปมบนทก เพอบนทกการแกไข หรอยกเลกเพอออกจากหนาตางแกไขสมาชก การแกไขสทธสมาชก

คลกไอคอนรป ดานหลงชอสมาชกเพอเลอกสทธทตองการแตงตงใหได ถาตองการใหสทธเปนแคสมาชกทวไป ไมสามารถดหนงสอในหนวยงานไดใหคลกเอาเครองหมายถกออกจากทกสทธ

และเมอมสมาชกใหมเขามาในระบบ และมการสงค ารองขอเขาหนวยงาน จะแสดงรายชอในเมน ค ารองขอเขาหนวยงาน และผดแลหนวยงานหรอผดแลระบบสามารถคลกยนยนสทธได

25

- เมน หนวยงาน (ยงอยในระหวางปรบปรงระบบ) หนวยงานภายใน คอหนวยงานยอยของหนวยงาน สามารถเพมไดจากปมเพมหนวยงาน แกไข และลบไดจากเมนดานหลงของหนวยงานยอย

หนวยงานภายนอก คอหนวยงานภายนอก เปนการบนทกชอหนวยงานภายนอกทมหนงสอรบ/สงกนบอย ผดแลหนวยงานสามารถเพมไดจากปม เพมหนวยงาน ซงสมาชกในหนวยงานกจะเหนเหมอนกนหนวยงานภายนอกจากรายการนเชนกน

26

- เมน เอกสาร จะเกยวของกบหนงสอคอกลมผรบหนงสอ กลมผรบหนงสอ คอกลมทรวมรายชอหนวยงานหรอสมาชกทมการสงหาบอยๆ เชน คณะกรรมการโครงการตางๆ ซงอาจจะประกอบดวยบคลากรจากหลายๆหนวยงาน กสามารถจบกลมเปนกลมผรบหนงสอกลมเดยวได เมอสงเอกสารกพมพผรบเปนชอกลมผรบหนวยงาน ท าใหการปฏบตงานไดไวมากขน

ตวอยางการสงแบบเลอกกลม (ในเมนหนงสอสง)

27

บนทก

28

บนทก

29

บนทก