105 สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

บทเรยนท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน 3.1 โปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

จดประสงคการสอน

3.1 เขาใจทฤษฎโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร 3.1.1 อธบายลกษณะและสวนประกอบของโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

106

3 โปรแกรมชวยส านกงาน 3.1.1 ลกษณะและสวนประกอบของโปรแกรมชวยจดท าเอกสาร

โปรแกรมจดท าเอกสาร Microsoft Word 2007 เปนโปรแกรมส าหรบสรางและจดการเอกสารทกรปแบบ ไมวาจะเปนรายงาน จดหมาย แบบฟอรมตางๆสามารถ เพมเตม หรอแกไขขอความในเอกสาร และสามารถจดรปแบบขอความ ใสตาราง ภาพประกอบและอน ๆ ไดอกมากมายโดยเนนความสามารถพเศษหลาย ๆ อยางเพมขนจากเดม รวมถงการเพมค าสงหรอเครองมอตาง ๆ ในการตกแตงเอกสารไดมากขน

การเรมตนใชงานโปรแกรม

เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word

1. คลกปม Start บนแถบ Task bar

2. เลอก All Programs Microsoft Office

3. เลอก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

107

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม กอนทจะท างานกบโปรแกรม Microsoft Office Word คณจะตองรจกกบสวนประกอบของ

หนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวอางถงในหนงสอเลมนไดงายขน

- Office Button เปนปมค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open,

Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

- Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหคณเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใช

สามารถเพมปมค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

- Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทคณเปดใชงานอย

- แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใช

เลอกใชงานงายขน

Status bar View bar

Office Button Quick Access Toolbar Title bar

แถบ Ribbon

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

108

- Status bar แถบแสดงสถานการณท างานปจจบนบนหนาจอ

- View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ

การใชงาน Ribbon แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงหรอทลบารตางๆ ใหคณเลอกใชงานได นอกจากการ

ใชงานปกตแลว คณยงสามารถเรยกใชเมนลดของแถบ Ribbon ขนมาใชงานได โดยมขนตอนดงน

1. คลกขวาทปมใดกไดบนแถบ Ribbon จะปรากฏเมนค าสงใหเลอกดงน

การพมพขอความ เมอคณเปดโปรแกรม Microsoft Office Word ขนมาแลว ตองการพมพงานในเอกสาร คณ

สามารถท าได โดยมขนตอนดงน

1. คลกเปน cursor ต าแหนงทตองการในเอกสาร 2. พมพขอความไดเลย

เพมปมทเลอกไปไวบน Quick Access Toolbar ก าหนดรายละเอยดของ Quick Access Toolbar แสดง Quick Access Toolbar ไวใตแถบ Ribbon ยบแถบ Ribbon ชวคราว ท าใหหนาจอการท างานกวางขน

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

109

การตกแตงขอความ เมอคณพมพขอความในเอกสารเรยบรอยแลว เพอใหขอความนนดสวยงามขน คณสามารถ

จดตกแตงเพมได โดยมขนตอนตอไปน

1. Drag เมาสคลมขอความทตองการตกแตง จะปรากฏทลบารขนโดยอตโนมตใหคณเลอกใชได 2. คลกปมเครองมอบนทลบาร

ขนาดแบบอกษร แบบอกษร

ลางการจดรปแบบ

ขยายและลดแบบอกษร

ขดเสนใต ตวเอยง

ตวหนา

ขดทบ ตวหอย ตวยก เปลยนตวพมพ

สแบบอกษร

สเนนขอความ

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

110

หรอคลกปม

จะปรากฏไดอะลอกบอกซของFontใหก าหนดรายละเอยดเพมเตม

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

111

ทแทบ Font ใชก าหนดชนดของตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน ชอง Complex Script : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาไทย ชอง Latin text : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาองกฤษ Font style : เลอกรปแบบของตวอกษร Size : เลอกขนาดของตวอกษร Font color : สของตวอกษร Underline style : เลอกรปแบบของตวขดเสนใต Underline color : สของเสนใต Effects : เทคนคพเศษของตวอกษร

Strikethrough ขดกลางตวอกษร Double Strikethrough ขดกลางตวอกษร 2 เสน Superscript ตวยกขน Subscript ตวหอย Shadow ตวอกษรแบบมเงา Outline ตวอกษรแบบโปรง Emboss ตวนน Engrave ตวบม Small caps ตวพมพใหญทมขนาดเลก All caps ตวพมพใหญทมขนาดเทากน Hidden ซอนตวอกษร

Preview : แสดงตวอยาง

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

112

ทแทบ Character Spacing ใชก าหนดระยะหางระหวางตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน Scale : ปรบอตราสวนของตวอกษร ปกตเปน 100% Spacing : ปรบระยะหางระหวางตวอกษร

Normal แบบปกต Expanded ขยายระยะหางระหวางตวอกษรใหกวางขน Condensed บบระยะหางระหวางตวอกษรใหแคบลง

Position : ต าแหนงของการวางขอความ Normal วางแบบปกต Raised วางแบบเหลอมขน

Lowered วางแบบเหลอมลง

3. เมอก าหนดรายละเอยดตางๆ เสรจแลว คลกปม OK

ปรบทชองBy By

ปรบทชองBy

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

113

การบนทกเอกสาร เมอคณพมพงานเอกสารและตกแตงเรยบรอยแลว กตองท าการบนทกขอมลลงใน disk โดย

มขนตอนดงน

Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรอคลกปม 1. คลกปม Office Button เลอกค าสง Save หรอ Save As กได 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด

3. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล 4. ทชอง File name พมพชอไฟล จากตวอยางนใหชอวา Doc1 คลกปม Save จะไดไฟลนามสกล .Word Document

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

114

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน

เมอคณท าการเพมเตมรายละเอยดในแฟมงาน หรอท าการแกไขขอมลในเอกสาร แลวคลกปม Save บน Quick Access Toolbar จะท าการบนทกลงแฟมงานเดมทนท ถาตองการ Save เปนแฟมงานอนหรอไดรฟอน มขนตอนดงน

Office Button เลอกค าสง Save As Word Document 1. คลกปม 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยดตามตองการ

เปนการ Save ไฟล ปกต นามสกล .docx บนทกไฟลเปนแบบ Template นามสกล .dotx บนทกไฟลเพอใชกบ Word 97-2003 ได เปด Help เพออธบายเพมความสามารถใหมในการ Save ไฟลเปนแบบ PDF เปนการเปดไดอะลอกบอกซของ Save As ใหเลอก Save As Type ในรปแบบอนๆ

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

115

การปดแฟมงานเอกสาร เมอคณท าการบนทกแฟมงานเสรจแลว ตองการปดงานนน มขนตอนดงน

Office Button เลอกค าสง Close คลกปม

การเปดแฟมงานใหม เมอคณตองการสรางงานเอกสารใหม มขนตอนดงน

Office Button เลอกค าสง New 1. คลกปม

2. เลอกแบบ Blank document เสรจแลว คลกปม Create

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

116

การเปดแฟมงานใน disk

Office Button เลอกค าสง Open 1. คลกปม 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Open ใหก าหนดรายละเอยด

3. ชอง Look in เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบขอมล 4. คลกชอไฟลทตองการเปด

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

117

การสรางตาราง ตาราง (Table) ประกอบดวย 2 สวนคอ แถว (Row) เปนชองในแนวนอน และ คอลมน

(column) ซงเปนชองขอมลในแนวตง โดยจดทตดกนของแถวและคอลมนเกดเปนชอง ชองแตละชองทเกดขนเรยกวา เซลล (cell) ใน Word มเครองมอทชวยใหสามารถสรางตารางไดอยางงายโดยการคลกท แทบแทรก เลอกทกลมตารางและเลอกขนาดตารางตามความตองการ

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

118

การสรางตารางดวยการวาด การสรางตารางดวยการวาดนน คลกท แทบแทรก เลอกทกลมตาราง

การสรางตารางดวยการวาด มขนตอนดงตอไปน

1. คลกท แทบแทรก

2. เลอกทกลมตาราง 3. คลกท ปมวาดตาราง

4. ตอไปก าหนดชองตาราง โดยการใชตวชเมาสวาดเสนในแนวตง หรอ แนวนอน โดยเรมจากขอบตารางดานหนงไปยงอกดานหนง

สปดาหท 6 ใบความรท 6 รหสวชา 04-201-102 เวลา 1 ชวโมง หนวยท 3 โปรแกรมชวยส านกงาน รวม 5 ชวโมง

119

รปแสดงการสรางตารางดวยการวด