1

ปฏบตการท 4 การใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเอกเซล (Microsoft Excel) วตถประสงค

เพอใหนกศกษาสามารถใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเอกเซลไดในระดบเบองตน และสามารถน าไปประยกตใชงานไดจรง 1. หลกการ ปจจบนโปรแกรมประเภทสเปรดชด (Spreadsheet) หรอโปรแกรมตารางค านวณ ก าลงไดรบความนยมเปนอยางมาก โดยเฉพาะไมโครซอฟทเอกเซลซงเปนโปรแกรมประยกตหนงทอยในชดไมโครซอฟตออฟฟศ มความเหมาะตอการน ามาใชงานทมการค านวณในดานตางๆ เชน การค านวณเลขทว ๆ ไป, การค านวณคาทางสถต, ดานการเงนการบญช, ค านวณเกยวกบวนท และยงมความสะดวกตอการสรางเอกสารประเภทตาราง ตลอดทงยงสามารถอ านวยความสะดวกส าหรบการใชงานเปนอยางมาก เชน มระบบปอนขอมลอตโนมต (Auto fill), สรางสตรในการค านวณอยางรวดเรวดวย Function Wizard, สรางกราฟและแกไข-ปรบปรงไดอยางรวดเรวดวย Chart Wizard ท าใหสามารถเนรมตกราฟไดหลายรปแบบ เชน กราฟเสน, กราฟแทง, กราฟวงกลม, กราฟพนท ทงในลกษณะภาพ 2 มต และภาพ 3 มต เปนตน นอกจากนนยงมความสามารถในการจดการขอมลเบองตนไดอยางมประสทธภาพ เชน การเรยงขอมล, การคนหาขอมล, ท ารายงานสรปผลแบบตางๆ

เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Excel 1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar 2. เลอก All Programs Microsoft Office 3. เลอก Microsoft Office Excel 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม กอนทจะท างานกบโปรแกรม Microsoft Office Excel คณจะตองรจกกบสวนประกอบของหนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวอางถงในหนงสอเลมนไดงายขน

แถบ Ribbon Office Button Title bar Quick Access Toolbar

Name box Formula bar

Active cell

Worksheet

2

Office Button เปนป มค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

Quick Access Toolbar แถบเครองมอใหคณเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมป มค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนทคณเปดใชงานอย

แถบ Ribbon แถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน

Name box แสดงต าแหนงเซลลปจจบน

Formula bar แถบแสดงสตรค านวณหรอขอมลทคณพมพ

Active cell เซลลปจจบนทก าลงท างานอย

Worksheet พนทใชงานของโปรแกรม

พนทท างานของไมโครซอฟตเอกเซลเรยกวา Worksheet โดยใน 1 Sheet จะประกอบดวยบรรทดในแนวตงเรยกวา คอลมน (Column) ม 256 คอลมน และบรรทดในแนวนอนเรยกวา แถว (Row) ม 65,536 แถว การท างานในไมโครซอฟตเอกเซลจะกระท า ณ จดตดกนของแถวและคอลมน โดยขอมล 1 จ านวน จะพมพ ณ ต าแหนงทเปนจดตดกนนเสมอ และเรยกจดตดกนของแถว และคอลมนวา "เซลล (Cell)" การอางองถงเซลลจะอาศยชอเรยกทเกดจากการผสมกนของชอเรยกคอลมนตามดวยชอเรยกแถว โดยชอเรยกคอลมนจะเปนดวยตวอกษร A - Z, AA - AZ, BA - BZ, CA - CZ, ..., IA - IV ส าหรบชอเรยกแถวจะเปนตวเลข ดงนนชอเรยกเซลล จะอยในลกษณะ ชอเซลล = <ชอคอลมน><ตวเลขแถว> ตวอยางการเรยกเซลลในต าแหนงแถวท 10 คอลมน J วา J10 เปนตน

การเพมปมทลบารใน Quick Access Toolbar ป มทลบารทตองการใชงานบอยๆ คณสามารถเพมเขามาใน Quick Access Toolbar ได มขนตอนดงน 1. คลกป มลกศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าสง

ใหเลอกใช 2. เลอกค าสงทตองการใชบอย เชน New, Open, Print Preview,

Quick Print, ฯลฯ

การยกเลกปมทลบารใน Quick Access Toolbar ป มทลบารทเพมเขามาแลวไมตองการใชงาน คณสามารถยกเลกออกได มขนตอนดงน 1. คลกขวาในแถบ Quick Access Toolbar จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

3

2. ตองการยกเลกป มทลบารใหเลอกค าสง Remove from Quick Access Toolbar

การปอนขอมล ม 3 วธ 1. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดป ม Enter 2. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวกดป ม Arrow key (ลกศรสทศ) ทคยบอรด

3. พมพขอมลทตองการ เสรจแลวคลกป ม Enter บน Formula bar

การยกเลกขอมลทก าลงพมพ ม 2 วธ วธท 1 กดป ม Esc ทคยบอรด

วธท 2 คลกป ม Cancel บน Formula bar

การแกไขขอมล ม 3 วธ 1. เลอกต าแหนงเซลลทตองการแกไขขอมล

วธท 1 กดป ม F2 ทคยบอรด วธท 2 คลกต าแหนงทจะแกไขบน Formula bar วธท 3 ดบเบลคลกทต าแหนงเซลลนน

2. ท าการแกไขขอมล เสรจแลวกด Enter

การลบขอมล ม 3 วธ เลอกต าแหนงเซลลทตองการลบขอมล

วธท 1 กดป ม Delete ทคยบอรด

วธท 2 คลกขวาเลอกค าสง Clear Contents

วธท 3 ทแทบ Home คลกลกศรลงของป ม Clear จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

ลบทงขอมลและรปแบบ ลบเฉพาะรปแบบ เหลอขอมลเดม ลบเฉพาะขอมล เหลอรปแบบ ลบ Comment

4

การบนทกเอกสารลงใน disk เมอคณสรางแฟมงานเสรจแลว ตองท าการบนทกขอมลลงใน disk มขนตอนดงน

1. คลกป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรอคลกป ม Office Button เลอกค าสง หรอ Save As กได Save

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด

3. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล

4. ทชอง File name พมพชอไฟล จากตวอยางนใหชอวา Salary คลกป ม Save จะไดไฟลนามสกล .xlsx

การท างานกบแผนงาน (Sheet) ปกตแฟมงานของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใชงาน ถาตองการเพม sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มขนตอนดงน

คลกขวาชอ sheet ทตองการ จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

แทรก/เพม sheet ใหม ลบ sheet ทเลอก เปลยนชอ sheet ยายหรอคดลอก sheet แสดง code ทเขยนในโปรแกรม Visual Basic ปองกนการแกไขขอมลใน sheet เปลยนสชอ sheet ซอน/แสดง sheet

เลอก sheet ทงหมด

5

การเลอกชวงขอมล ไมวาจะท าอะไรกตามกบขอมลใน Worksheet อยางแรกทตองท าคอ การเลอกชวงขอมล ซงมหลายวธ ดงน

วธการเลอก สญลกษณของเมาส

เลอกขอมลแบบเปนชวง วางเมาสเปนรป drag คลมขอมลทตองการ

เลอกขอมลแบบเปนชวงหางกน Drag คลมขอมลชวงแรก กดป ม Ctrl+drag คลมชวงอนๆ

เลอกขอมลทงคอลมน ทงแถว คลกสวนหวคอลมน หรอหวแถวทตองการ

เลอกขอมลหมดทง sheet คลกจดตดระหวางหวคอลมนกบหวแถว

เลอกชวงของเซลลขอมลดวยค าสง GO TO

- กดป ม F5 จะปรากฎไดอะลอก (ไปท)Go To ดงรปท 3 - พมพชวงขอมลทตองการก าหนดในชอง Reference: ดวย

A1:C15

ผลลพธทเกดขนหลงจากกดป ม ตกลง คอ

การเลอกชวงของเซลลแบบไมตอเนองกน

- เลอกชวงเซลล A1:C6 - กดป ม Ctrl คางไว - ท าการเลอกชวงเซลล F1:H6

6

การใชงานตาราง ในกรณทคณท างานกบตาราง แลวตองการแทรกขอมล หรอลบตาราง มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ เชน คอลมน C ถง E 2. คลกขวาหวคอลมน / แถว จะปรากฏค าสงใหเลอก

Insert แทรกคอลมน / แถว Delete ลบคอลมน / แถว Column Width ปรบความกวางของคอลมน Hide ซอนคอลมน / แถว Unhide ยกเลกการซอนคอลมน / แถว

หรอ ใชป มเครองมอในการท างานกได ทแทบ Home เลอกจากหวขอ Cells

ถาตองการก าหนดความกวางของคอลมน หรอความสงของแถว เปนจ านวนหลายๆ คอลมน หรอเปนจ านวนหลายๆ แถวใหมขนาดเทากนจะตองท าอยางไร?

การจดรปแบบขอมลในแผนงาน เมอพมพขอมลเสรจแลวกท าการตกแตงของมลใหสวยงาม มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แถบ Ribbon ชอ Home คลกป มเครองมอบนทลบาร

หรอจดรปแบบขอมลโดยการใชเมน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. คลกขวาเลอกค าสง Format Cells

Number จดรปแบบตวเลข Alignment การจดวางขอความ Font ชนดของตวอกษร Border ก าหนดเสนขอบ

ใชตกแตงตวอกษร การจดวางขอความ จดรปแบบตวเลข

7

Fill ก าหนดสพนและลาย Protection ปองกนการแกไขขอมล

3. ก าหนดรายละเอยดเสรจแลวคลกป ม OK

การก าหนดรปแบบขอมลก าหนดเอง (Custom) - พมพ 5000 ในเซลล - เลอกประเภทขอมลเปน ก าหนดเอง - พมพในชองชนดดวย #,##0.00 "บาท" แลวกด ตกลง - รปแบบขอมลในเซลลจะเปลยนเปน

การปอนขอมล หลกการปอนขอมลคอ ขอมล 1 ชด จะถกปอนใน 1 เซลล โดยทขอมลประเภทขอความ (Text) จะถก

จดชดซายของเซลล ส าหรบขอมลประเภท ตวเลข (Number), วนท-เวลา (Date & Time), ผลลพธจากสตรและฟงกชนการค านวณ (Formula & Function) จะถกจดชดขวาของเซลล ขนตอนท 1 การปอนขอมลประเภทตางๆ

- จงทดลองปอนขอมลดงตอไปน

ขนตอนท 2 การปอนขอมลทมคาซ ากนในชวงทก าหนด

- ระบายแถบสคลมเซลลทตองการปอนขอมล (ก าหนดชวง) - พมพขอมลทตองการปอน จากนนกดป ม Ctrl + Enter - ทกๆ เซลลในชวง มขอมลเหมอนกน

ขนตอนท 3 การปอนขอมลทมคาซ ากนโดยวธการลากเมาส

- พมพขอมลในเซลล

- วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลล - กดเมาสแลวลากตามแนวนอน หรอแนวตง

8

ลากเมาส ปลอยเมาส

ขนตอนท 4 การปอนขอมลทมล าดบแนนอนโดยวธการลากเมาส 4.1 กรณขอมลประเภท วน หรอ เดอน - ปอนขอมลเรมตนเปน "มกราคม" ในเซลล - วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลล - กดเมาสแลวลากตามแนวนอน หรอแนวตง

ลากเมาส ปลอยเมาส

4.2 กรณขอมลประเภทตวเลข - ปอนขอมลเรมตนเปน 13 ในเซลลแรก - ปอนขอมลล าดบตอมาเปน 14 ในเซลลทตดกน - เลอกชวงของเซลลทงสอง - วางต าแหนงของตวชเมาสทขอบลางขวาของเซลลทสอง - กดเมาสแลวลากไปตามแนวทก าหนด

ลากเมาส ปลอยเมาส

จงทดลองปอนขอมลดงตอไปนดวยวธการเตมอตโนมต

ถานกศกษามขอมลประเภทอนซงมล าดบทแนนอน และนอกเหนอจากขอมลประเภท วน/เดอน จะตองท าอยางไรจงจะเตมขอมลดงกลาวไดดวยวธการเตมอตโนมต

การจดรปแบบแบบมเงอนไข

9

บางครงคณตองการก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมล เชน ตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหเปนสน าเงนเฉพาะคนทเงนเดอนไมเกน 8000 ใหใชเรองของ Conditional Formatting มขนตอนดงน

1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ จาก ตวอยางเงอนไขดานบน ใชชวงขอมล

ของ Salary ไมรวมหวขอ

2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม

3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

ในทนเลอกค าสง New Rule จะปรากฎไดอะลอกบอกซ New Formatting Rule เลอก

Format only cells that contain ก าหนดเงอนไขเอง จากตวอยางเลอกเปน Cell Value less than or equal to 40000 คลกป ม Format เลอกรปแบบตวอกษรทตองการ คลกป ม OK

Highlight เซลลทตรงตามเงอนไขทก าหนด แสดงขอมลตวเลข 10 อนดบสงสดหรอต าสด แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนแบบกราฟแทง แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสตางๆ แสดงขอมลเปนกลมเดยวกนดวยสญลกษณไอคอน สรางเงอนไขเอง ลบเงอนไขทไมตองการใชงาน จดการกบเงอนไขทก าหนด

10

การเปลยนเงอนไขหรอรปแบบทก าหนด หลงจากคณก าหนดเงอนไขในการจดรปแบบขอมลแลว ตองการเปลยนเงอนไขจากเดม เปน ตวเลขของเงนเดอนพนกงานใหจดรปแบบโดยเปลยนสพนเปนสเหลอง เฉพาะคนทเงนเดอนตงแต 30000-50000 คณสามารถแกไขได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว

2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม

3. เลอกค าสง Manage Rules คลกป ม Edit Rule

3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Edit Formatting Rule ใหแกไขรายละเอยด เสรจแลวคลกป ม OK

การลบรปแบบขอมลทก าหนดเงอนไข ชวงขอมลทมการจดรปแบบตามเงอนไขทตงไว เมอไมไดใชงานแลว คณสามารถท าการยกเลกเงอนไขนนได โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลเดมทท าการจดรปแบบไว 2. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Styles คลกป ม

11

3. เลอกค าสง Clear Rules

ในทนเลอกค าสง Clear Rules from Selected Cells

การคนหาเซลลทมการจดรปแบบตามเงอนไข 1. แถบ Ribbon ชอ Home หวขอ Editing คลกป ม 2. เลอกค าสง Conditional Formatting

3. จะแสดงชวงขอมลทมการก าหนดเงอนไขใหทนท

การสรางกราฟ ขอมลในโปรแกรม Excel สวนใหญจะเปนขอมลเกยวกบตวเลข ถาคณน าตวเลขเหลานนมาแสดงเปนกราฟจะท าใหขอมลของคณดงายขน มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการน ามาสรางกราฟ

2. คลกแทบ Insert เลอกประเภทของกราฟจากหวขอ Chart จากตวอยางเลอกแบบ Column

3. จะปรากฏรปแบบยอยใหคลกเลอกไดทนท

4. จากนน จะแสดงรปกราฟทสรางไว พรอมกบแถบ

Ribbon ชอ Chart Tools หวขอ Design ให

12

ก าหนดรายละเอยดเพมเตม

การเปลยนชนดของกราฟ หลงจากสรางกราฟเสรจแลว ตองการเปลยนแบบกราฟใหม คณสามารถท าได มขนตอนดงน 1. เลอกกราฟทตองการเปลยนรปแบบ 2. แถบ Chart Tools Design หวขอ Type คลกป ม 3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Change Chart Type ใหคลกเลอกแบบทตองการ

การลบกราฟ กราฟทไมใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน

คลกกราฟทตองการลบ กดป ม Delete ทคยบอรด

แบบฝกหด

1. จงสรางตารางและปอนขอมลตามตาราง (ท าใน Sheet 1 ) แลวบนทกชอ D:\date_ex.XLS

วนจนทร ฿10.00 Monday มนาคม ม.ค. March Mar 001 1/1/02 1 มกราคม 2545

วนจนทร ฿11.00 Tuesday เมษายน เม.ย. April Apr 002 2/1/02 2 มกราคม 2545

วนจนทร ฿12.00 Wednesdayพฤษภาคม พ.ค. May May 003 3/1/02 3 มกราคม 2545

วนจนทร ฿13.00 Thursday มถนายน ม.ย. June Jun 004 4/1/02 4 มกราคม 2545

วนจนทร ฿14.00 Friday กรกฎาคม ก.ค. July Jul 005 5/1/02 5 มกราคม 2545

วนจนทร ฿15.00 Saturday สงหาคม ส.ค. August Aug 006 6/1/02 6 มกราคม 2545

วนจนทร ฿16.00 Sunday กนยายน ก.ย. September Sep 007 7/1/02 7 มกราคม 2545

13

2. จงสรางตารางเรยนของนสตในภาคการศกษาน (ท าใน Sheet 2 ) แลวบนทกชอ A:\Table_ex.XLS ตวอยาง

ปการศกษา 2546 ภาคปลาย

3. ถาขอมลในเซลลเปน ######## มสาเหตมาจากอะไร และจะแกปญหาอยางไร 4. ใหเปลยนชอแผนงานท 2 (Sheet 2) เปน My Sheet และยายไปไวเปนกระดาษแผนแรก 5. จงอธบายป มตอไปน 6. จากขอมลตอไปนน าไปใชสราง กราฟแทง

วน\เวลา 8.00-9.00 9.00-10.00 10.00-11.00 11.00-12.00 12.00-13.00 13.00-14.00 14.00-15.00 15.00-16.00 16.00-17.00

จนทร

องคาร

พธ

พฤหสบด

ศกร

เสาร

อาทตย

Intro. Comp (LAB)

English I

Intro. Comp (LEC)

MathematicI

0

200

400

600

800

มกราคม มนาคม พฤษภาคม

คาน า

คาไฟ

คาโทรศพท