Embed Size (px)
Citation preview
1
Aarhus Universitet
Rapport om etablering af en ny arbejdsmiljøorganisation på Aarhus Universitet
Udarbejdet af interim hovedarbejdsmiljøudvalget på AU
November 2011
2
Indhold Forord ................................................................................................................................................................ 3
Baggrund og formål ........................................................................................................................................... 4
Universitetsledelsen beslutter ...................................................................................................................... 5
Medlemmer af Interim hovedarbejdsmiljøudvalget ..................................................................................... 7
Analyse .............................................................................................................................................................. 8
Arbejdsmiljøloven .......................................................................................................................................... 8
Sammensætning af arbejdsmiljøudvalget ................................................................................................. 9
Terminologi ................................................................................................................................................ 9
Arbejdsmiljøorganisationens størrelse .................................................................................................... 11
Den tidligere organisering på AU ................................................................................................................ 12
Nye muligheder i arbejdsmiljøorganisationen ............................................................................................ 13
Arbejdsmiljøenheden i AU HR ..................................................................................................................... 14
Hvordan er andre universiteter organiseret?.............................................................................................. 14
Medarbejderinvolvering .............................................................................................................................. 15
Anbefalinger .................................................................................................................................................... 15
Principper .................................................................................................................................................... 16
Struktur ........................................................................................................................................................ 16
Hvor mange grupper og udvalg skal der være?....................................................................................... 16
Hvor store skal udvalgene være, og hvilken sammensætning skal de have? ......................................... 17
Sammenhæng mellem samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg .......................................................... 19
Formalia ....................................................................................................................................................... 20
Valg og valgperiode ................................................................................................................................. 20
Forretningsorden ..................................................................................................................................... 20
Mødekadence .......................................................................................................................................... 20
Mødeform m.m. ...................................................................................................................................... 20
Sammenhæng mellem niveauerne ‐ kommunikation og information .................................................... 21
Sekretariatsbetjening .............................................................................................................................. 21
Uddannelse .............................................................................................................................................. 21
Implementering ............................................................................................................................................... 22
Bilag ................................................................................................................................................................. 23
3
Forord
Aarhus Universitet er i disse år i færd med en stor intern omorganisering. Den faglige udviklingsproces giver
en historisk mulighed for at optimere organisationen, således at universitetet kan realisere sin vision. I den
forbindelse er det nærliggende også at underkaste både arbejdsmiljøorganisationen og
samarbejdsudvalgssystemet en nærmere undersøgelse. Arbejdsmiljøorganisationen er en integreret del af
AU og lægger sig tæt op ad organisationens struktur.
Arbejdsgiver, ledere og medarbejdere har sammen ansvaret for et godt arbejdsmiljø på Aarhus Universitet.
Arbejdsmiljøorganisationen er en samarbejdsorganisation, der skal sikre at alle ansatte har et sundt og
sikkert arbejdsmiljø.
I denne rapport har vi valgt at fokusere på strukturen og opbygningen af en ny arbejdsmiljøorganisation på
Aarhus Universitet. Interim udvalget har besluttet, at formuleringen af en ny arbejdsmiljøpolitik ikke er
inden for rammerne af denne rapport, men bør afvente etablering af den ny organisation i 2012.
Et enigt interim hovedarbejdsmiljøudvalg står bag de i rapporten nævnte anbefalinger.
På vegne af interim arbejdsmiljøudvalget ved AU
Jørgen B. Jespersen, formand
4
Baggrund og formål
Baggrunden for etableringen af en ny arbejdsmiljøorganisation ved Aarhus Universitet er følgende:
Aarhus Universitets bestyrelse besluttede den 17. juni 2010 som en del af den faglige udviklingsproces, at
universitetets organisation og ledelsesforhold skal ændres markant. Bl.a. kan fremhæves, at:
antallet af hovedområder reduceres fra 9 til 4
dekanerne får ændrede kompetence‐ og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og
tværgående ledelsesopgaver, herunder strategisk ledelse
det interdisciplinære samarbejde på hele AU styrkes
Aarhus Universitets bestyrelse besluttede den 8. marts 2011, at der sker en reduktion i antallet af
institutter fra 55 til 26. Samtidig tilstræbes det at samle alle institutter fysisk, og fagligt beslægtede
institutter placeres i videst muligt omfang geografisk tæt på hinanden i fagligt stærke miljøer – også på
tværs af hovedområder. Administrationen tilrettelægges således, at den består af en enheds‐
administration (AU Administration), som med reference til universitetsdirektøren betjener
universitetsledelsen, herunder dekanerne i deres egenskab af ledere af hovedområdet, samt en lokal
administration på dekanens hovedområdeniveau bestående af et dekansekretariat.
Som en del af den faglige udviklingsproces på Aarhus Universitet blev det besluttet, at man ville se
nærmere på både samarbejdsorganisation og arbejdsmiljøorganisation. I efteråret 2010 og i forbindelse
med Arbejdsudvalget for HR’s arbejde med den fremtidige organisering af HR området blev der nedsat en
mindre gruppe, der skulle udarbejde et forslag til den fremtidige organisering af arbejdsmiljøarbejdet ved
AU. Arbejdsgruppen bestod af: Anders Kragh Moestrup (AU HR), Torben K. Jensen (SAM), Lars Asmussen
(DJF), Niels Tvis Knudsen (NAT), Marianne Hokland (SUN), Louise Søndergaard (Arts). I november 2010
afleverede denne arbejdsgruppe en indstilling om AU’s kommende arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsgruppens
indstillinger er væsentlige og hovedpunkterne bringes herunder medens arbejdsgruppens samlede
indstilling fremgår af bilag 1.
I indstillingen gives:
en definition af aktørerne inden for arbejdsmiljø,
en beskrivelse af de væsentligste arbejdsmiljøopgaver
visioner for arbejdsmiljøarbejdet
anbefalinger til den fremtidige organisering af arbejdsmiljøarbejdet på Aarhus Universitet
Arbejdsgruppens indstilling omhandler særligt følgende tre forhold
oprettelsen af et paritetisk sammensat hovedarbejdsmiljøudvalg for AU med både arbejdsledere og
arbejdsmiljørepræsentanter fra hvert fakultet og administrationen og studenterrepræsentanter
samt rektor – eller en person rektor har delegeret sin beslutningskompetence til – som formand
5
den organisatoriske placering af den administrative støtte til arbejdsmiljøområdet, der enten kan
placeres centralt eller på hovedområderne
forskellen i arbejdsmiljøopgaverne og ressourcetrækket mellem de våde og tørre hovedområder
Universitetsledelsen beslutter
I marts 2011 tiltrådte universitetsledelsen ”Etablering af et Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU) på Aarhus
Universitet” til erstatning for Koordinationsudvalget for Arbejdsmiljø (KOA) (bilag 2). Dette indebærer
oprettelsen af et paritetisk arbejdsmiljøudvalg med repræsentanter for ledelsen og medarbejdervalgte
arbejdsmiljørepræsentanter. Universitetsledelsen tiltrådte følgende punkter:
Etablering af et hovedarbejdsmiljøudvalg, der fastsætter universitetets linje inden for forhold vedrørende fysisk arbejdsmiljø, psykisk arbejdsmiljø og sikkerhed og beredskab
At AU vil oprette et hovedarbejdsmiljøudvalg (HAU) med både en arbejdsleder og en arbejdsmiljørepræsentant fra hvert hovedområde og AU Administration, to studenterrepræsentanter samt en formand fra Universitetsledelsen, der kan handle på rektors vegne i arbejdsmiljøspørgsmål
At HAU får en beslutningsdygtig formand, der kan træffe beslutninger om arbejdsmiljømæssige forhold i samme omfang som rektor
At AU’s lokale arbejdsmiljøorganisationer selv vælger, hvilke arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter der skal repræsentere hovedområdet i HAMU
Universitetsledelsen besluttede herefter, at nedsætte et interim hovedarbejdsmiljøudvalg, der samarbejder
med AU HR om at få etableret en ny arbejdsmiljøorganisation, hvilket indebærer, at der gennemføres et
valg i efteråret 2011 til posterne som arbejdsmiljørepræsentanter. Udvalget vil have en interim karakter, da
det er de nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter, der bør afgøre, hvem der skal repræsentere dem i det
endelige arbejdsmiljøudvalg. AU HR vil være projektleder for etableringen af den nye
arbejdsmiljøorganisation. I samarbejde med interim udvalget, dekanaterne samt de eksisterende lokale
arbejdsmiljøorganisationer på de enkelte hovedområder vil AU HR sikre fremdrift i arbejdet med
fastlæggelsen af den nye struktur for arbejdsmiljøorganisationen. Væsentlige beslutninger vedrørende
strukturen – fx antallet af institutarbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper – træffes på de enkelte
hovedområder. I forbindelse med oprettelse af den nye arbejdsmiljøorganisation skal følgende opgaver
løses:
Arbejdsmiljøgrupper: afgørelse om antal grupper og udpegelse af arbejdsledere
Institutarbejdsmiljøudvalg eller lignende: afgørelse om oprettelse og afgørelse om antal medlemmer samt udpegning af arbejdsledere
6
Afgørelse om antal medlemmer i de enkelte hovedområdearbejdsmiljøudvalg. Kontakt til studenterorganisation – og muligvis til HSU – med henblik på tilbud om repræsentation i hovedarbejdsmiljøudvalget
Eventuelle sammenlægninger mellem arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg
Interim hovedmiljøarbejdsmiljøudvalgets primære rolle er at reorganisere arbejdsmiljøorganisationen på
Aarhus Universitet. Fra hvert hovedområde deltager en leder‐ og en medarbejderrepræsentant. Det nye
hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU) erstatter Koordinationsudvalget for arbejdsmiljø. Universitetsledelsen
har tidligere på året udpeget Jørgen B. Jespersen, konstitueret direktør for DCA ‐ Nationalt Center for
Fødevarer og Jordbrug, som formand for HAMU.
Arbejdet med at udvikle en model for den nye struktur for arbejdsmiljøorganisationen foregår i tæt
samarbejde med dekanaterne og de eksisterende lokale arbejdsmiljøorganisationer på hovedområderne.
Væsentlige beslutninger vedrørende strukturen – fx antallet af institutarbejdsmiljøudvalg og
arbejdsmiljøgrupper – træffes på de enkelte hovedområder, så strukturen tilpasses til de lokale forhold og
behov.
Det midlertidige hovedarbejdsmiljøudvalg vil inden årets udgang blive afløst af et permanent
Hovedarbejdsmiljøudvalg. De kommende medlemmer af dette udvalg kan først findes, når den nye
arbejdsmiljøorganisation er beskrevet, og der efterfølgende kan ske nyvalg til posterne som
arbejdsmiljørepræsentanter.
7
Medlemmer af Interim hovedarbejdsmiljøudvalget
Udvalget har følgende sammensætning:
Jørgen B. Jespersen, formand
Lone Plougmann Iversen, lederrepræsentant, Arts
Per Dahl, medarbejderrepræsentant, Arts
Ib Johannsen, lederrepræsentant, Science & Technology
Marlene Venø Skjærbæk, medarbejderrepræsentant, Science & Technology
Marianne Hokland, lederrepræsentant, Health
Erling Østergaard, medarbejderrepræsentant, Health
Frank Pedersen, lederrepræsentant, Business & Social Sciences
Niels Jørgen Relsted, medarbejderrepræsentant, Business & Social Sciences
Bent Lorenzen, lederrepræsentant, AU Administration
Lone Degn Eriksen, medarbejderrepræsentant, AU Administration
Anders Kragh Moestrup, sekretær
8
Analyse
Arbejdsmiljøloven
Lovgivningen på området er reguleret af Arbejdsmiljøloven. Det er en såkaldt rammelov, dvs. at
virksomheden selv skal sørge for at indrette sig hensigtsmæssigt indenfor lovens rammer. AT‐vejledning
F.3.3 beskriver samarbejdet i arbejdsmiljøorganisationen i henhold til lovgivningen.
I henhold til Arbejdsmiljøloven skal en virksomhed med 35 eller flere ansatte have en
arbejdsmiljøorganisation med mindst to niveauer:
1) Arbejdsmiljøgrupper med en udpeget arbejdsleder og en medarbejdervalgt arbejdsmiljø‐
repræsentant, som sammen varetager daglige opgaver vedrørende sikkerhed og sundhed. En
arbejdsmiljøgruppe består typisk af to personer.
2) Udvalg der varetager overordnede opgaver vedrørende sikkerhed og sundhed. Er der
oprettet mere end to arbejdsmiljøgrupper, vælger arbejdsmiljørepræsentanterne mellem sig
to medlemmer og arbejdslederne i grupperne mellem sig to medlemmer til udvalget.
Formandskabet i et udvalg varetages af arbejdsgiveren eller en repræsentant for denne. Et
arbejdsmiljøudvalg består således typisk af 5 personer.
Arbejdsgiveren skal i samarbejde med de ansatte fastsætte antallet af arbejdsmiljørepræsentanter og
arbejdsledere under hensyntagen til virksomhedens arbejdsmiljøforhold samt sikre, at alle ansatte kan
drøfte arbejdsmiljøforhold med medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen inden for arbejdstiden. Alle
medarbejdere uden ledelsesmæssige beføjelser er sikret valgret og er valgbare til funktionen som
arbejdsmiljørepræsentant. I Arbejdstilsynets ’Bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed’
præciseres desuden, at arbejdsgiveren i samarbejde med arbejdsmiljøorganisation hvert år skal
tilrettelægge indholdet af samarbejdet om sikkerhed og sundhed for det kommende år og fastlægge,
hvordan dette skal foregå (arbejdsmiljødrøftelse).
Arbejdsgiveren har ansvaret for, at det arbejde, der udføres, foregår sikkerheds‐ og sundhedsmæssigt fuldt
forsvarligt, men ledelse og ansatte har pligt til at samarbejde om arbejdsmiljøet. Derfor har arbejdsgiveren
pligt til at inddrage arbejdsledere og ansatte, og på samme måde har arbejdsledere og ansatte pligt til at
deltage i samarbejdet. Disse pligter følger en lang tradition for samarbejde på arbejdsmiljøområdet. Det
betyder, at arbejdsgivere, arbejdsledere, ansatte og andre ansvarlige sideløbende med deres pligt til at
samarbejde skal opfylde deres sædvanlige opgaver med at sikre, at arbejdsforholdene er sikkerheds‐ og
sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige.
Arbejdsmiljøorganisationen består af personer i virksomheden, som har vigtige nøglefunktioner i forhold til
virksomhedens arbejdsmiljø:
Arbejdsgiveren
9
Udpegede arbejdsledere
Valgte arbejdsmiljørepræsentanter.
Arbejdslederne udgør sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne medlemmerne af
arbejdsmiljøorganisationen og danner arbejdsmiljøgrupperne. Arbejdsgiveren eller en repræsentant for
denne er formand for arbejdsmiljøudvalget. Funktionen som arbejdsleder i arbejdsmiljøorganisationen skal
varetages af personer, som leder og fører tilsyn med arbejde, som udføres i virksomheden, og som har
kendskab til virksomhedens produktion og ydelse. Arbejdsmiljørepræsentanterne vælges af de ansatte i det
område, som de pågældende skal dække. Arbejdsmiljørepræsentanterne repræsenterer de ansatte, deres
viden og erfaring og skal være i kontakt med dem.
Sammensætning af arbejdsmiljøudvalget Arbejdsmiljøudvalget består af repræsentanter fra arbejdsmiljøgrupperne samt en formand. Formanden er
arbejdsgiveren eller en repræsentant, der kan handle på arbejdsgiverens vegne i arbejdsmiljøspørgsmål. I
virksomheder, hvor der er flere end to arbejdsmiljøgrupper, vælger arbejdsmiljørepræsentanterne to
repræsentanter fra grupperne til arbejdsmiljøudvalget. Arbejdslederne i arbejdsmiljøgrupperne vælger
ligeledes to repræsentanter mellem sig. Arbejdsgiveren eller dennes repræsentant er formand for
arbejdsmiljøudvalget. Et arbejdsmiljøudvalg består således som udgangspunkt af fem medlemmer, uanset
hvor mange arbejdsmiljøgrupper der er i virksomheden. Ud over de to arbejdsmiljørepræsentanter og de to
arbejdslederrepræsentanter i udvalget vælges der yderligere to arbejdsmiljørepræsentanter og to
arbejdslederrepræsentanter som suppleanter. Suppleanterne vælges efter samme regler som ved valg til
arbejdsmiljøudvalget. Det indebærer, at suppleanterne skal være medlemmer af en arbejdsmiljøgruppe. En
arbejdsleder, der i forvejen sidder i en arbejdsmiljøgruppe, kan af arbejdsgiveren være udpeget som
formand. Arbejdsmiljøudvalget består i så fald af enten to eller fire personer.
Terminologi
Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) er en intern organisering af samarbejdet om arbejdsmiljø i
virksomheden, hvor nøglepersonerne er arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, valgte
arbejdsmiljørepræsentanter og udpegede arbejdsledere. AMO har både daglige opgaver og strategiske
opgaver. AMO skal løbende arbejde med virksomhedens arbejdsmiljø. Det betyder, at AMO både skal
afdække og løse de eksisterende arbejdsmiljøproblemer og arbejde med at forebygge, at nye problemer
opstår. Der gælder nogle grundlæggende krav til selve opbygningen af AMO. Inden for rammerne af disse
krav kan hver virksomhed fastsætte det nødvendige antal medlemmer og strukturen i AMO ud fra et
nærhedsprincip. Det betyder, at AMO skal være stor nok til at kunne udføre sine opgaver tilfredsstillende i
forhold til virksomheden og dens arbejdsmiljøproblemer og behovet for kontakt mellem de ansatte og
AMO’s medlemmer.
Arbejdsmiljøgrupper (AMG): De daglige opgaver skal varetages af en eller flere arbejdsmiljøgrupper. En
arbejdsmiljøgruppe består af en udpeget arbejdsleder og en valgt arbejdsmiljørepræsentant.
Arbejdsgiveren skal i samarbejde med de ansatte og arbejdslederne tage stilling til, hvilke
10
arbejdsmiljøgrupper der skal etableres (læs nærhedsprincip). Virksomhedens arbejdsmiljøgrupper skal
tilsammen varetage alle ansattes interesser og behov i forhold til arbejdsmiljøet. Hvis arbejdslederen og
arbejdsmiljørepræsentanten ikke er til stede samtidig, er det den, der er til stede, der varetager
arbejdsmiljøgruppens opgaver. Den, der har været fraværende, skal hurtigst muligt have besked om, hvad
der er sket i vedkommendes fravær.
Arbejdsmiljøudvalg (AMU): De overordnede opgaver varetages af et eller flere arbejdsmiljøudvalg. Et
arbejdsmiljøudvalg består af arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter fra en eller flere
arbejdsmiljøgrupper. Arbejdsgiveren er formand i arbejdsmiljøudvalget, men arbejdsgiveren kan vælge at
lade en repræsentant være formand. Virksomhedens øverste ledelse skal være repræsenteret i AMO.
Formanden skal under alle omstændigheder kunne handle på arbejdsgiverens vegne i spørgsmål om
arbejdsmiljø. Med dette formandskab råder AMO altid over en person, der kan træffe alle nødvendige
beslutninger, og som kan sikre en forbindelse mellem det strategiske ledelsesarbejde og
arbejdsmiljøarbejdet i virksomheden.
Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU): Der kan oprettes flere arbejdsmiljøudvalg, og der kan oprettes en AMO
i mere end to niveauer. Der kan fx oprettes et tredje niveau i form af et hovedarbejdsmiljøudvalg eller
andet, når virksomhedens struktur taler for det, og AMO består af flere arbejdsmiljøudvalg.
Arbejdsmiljørepræsentant (AMR): De ansatte på virksomheden skal vælge en eller flere
arbejdsmiljørepræsentanter, som skal repræsentere dem i AMO. Det er arbejdsgiveren, der er ansvarlig for,
at der bliver afholdt valg af arbejdsmiljørepræsentanter, men arbejdsgiveren har i øvrigt ikke noget at gøre
med selve valghandlingen. Arbejdsmiljørepræsentanten er valgt af alle ansatte i det område, som
arbejdsmiljørepræsentanten dækker, det vil sige i hele virksomheden eller en del af virksomheden eller på
det midlertidige arbejdssted. Arbejdsmiljørepræsentanten repræsenterer således alle ansatte i det
pågældende område, og det gælder, uanset om de arbejder på kontor, i produktionen eller gør rent og
uanset deres faglige tilhørsforhold. Det er meget vigtigt, at arbejdsmiljørepræsentanten gør sig dette klart
som medlem af AMO, og endnu mere vigtigt, hvis arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten er
én og samme person. Arbejdsmiljørepræsentanten vælges blandt de ansatte i den del af virksomheden,
hvor arbejdsmiljøgruppen skal varetage sine opgaver. Det er normalt reglerne om valg af
tillidsrepræsentant på det pågældende eller tilsvarende overenskomstområde, der gælder for, hvem der
kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant. Tillidsrepræsentantreglerne indeholder typisk særlige
bestemmelser om anciennitet, kvalifikationer mv. En ansat kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant,
uanset om den pågældende er medlem af en faglig organisation eller ej. Samme person kan varetage
hvervet som arbejdsmiljørepræsentant og som tillidsrepræsentant. De to valg skal i dette tilfælde foregå
hver for sig. Man kan således ikke besætte begge funktioner ved kun ét valg. Arbejdsgiveren,
virksomhedsledere og arbejdsledere kan ikke vælges som arbejdsmiljørepræsentant.
Daglig arbejdsmiljøleder (DAML): På et institut kan man vælge at udpege en daglig arbejdsmiljøleder (eller
flere), der i samarbejde med ledelse og arbejdsmiljøorganisation er ansvarlig for instituttets
arbejdsmiljøindsats. Den daglige arbejdsmiljøleder har ansvaret for at koordinere arbejdsmiljøarbejdet og
sikre, at det fungerer i det daglige. Institutlederen udpeger den daglige arbejdsmiljøleder. På Aarhus
Universitet er der stor forskel på institutternes arbejdsmiljøarbejde, og typisk vil de våde institutter i højere
11
grad end de tørre have behov for en daglig arbejdsmiljøleder. Ved oprettelse af funktionen som daglig
arbejdsmiljøleder er det vigtigt, at der udarbejdes en specifik stillingsbeskrivelse.
Arbejdsmiljøorganisationens størrelse
Antallet af medlemmer og arbejdsmiljøgrupper i AMO skal fastsættes ud fra et nærhedsprincip, som
betyder, at der til enhver tid skal være det nødvendige antal medlemmer og grupper. Det vil sige nok til, at
AMO kan udføre sine opgaver tilfredsstillende på den pågældende virksomhed. Det endelige antal
arbejdsmiljøgrupper er ikke fastlagt på forhånd, men skal findes ud fra en konkret vurdering. I vurderingen
indgår virksomheden, dens arbejdsmiljøforhold og behovet for nærhed mellem de ansatte, deres
repræsentanter og de øvrige medlemmer af AMO. Nærhed betyder fx, at det skal være let for de ansatte og
medlemmerne af AMO at komme i kontakt med hinanden, både generelt og i forbindelse med fx
skifteholdsarbejde og hjemme‐/udearbejde.
Arbejdsgiveren (rektor, dekan, institutleder, vicedirektør etc.) fastsætter i samarbejde med de ansatte og
arbejdslederne det nødvendige antal arbejdsledere, arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøgrupper i
AMO. Det er arbejdsgiverens ansvar, at der er et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag, som indeholder
oplysninger og vurderinger om alle de forhold i virksomheden, der skal tages hensyn til.
Det bør tilstræbes, at der opnås enighed om antallet. Arbejdsgiveren har ligesom de ansatte og
arbejdsledere en klar pligt til at samarbejde i den beslutningsproces, der danner grundlag for fastsættelsen
af antallet. Hvis arbejdsgiveren, de ansatte og arbejdslederne herefter ikke kan blive enige om antallet, så
træffer arbejdsgiveren afgørelsen alene. Antallet fastsættes på grundlag af en konkret vurdering af en
række forhold på virksomheden, som f.eks.
Virksomhedens ledelsesstruktur. Der skal være mulighed for, at der kan foregå et løbende
samarbejde om arbejdsmiljø, som dækker alle relevante niveauer i virksomheden. Hensigten er, at
AMO’s struktur skal passe til virksomhedens øvrige samarbejds‐ og ledelsesstruktur, sådan at
virksomheden kan få det fulde udbytte af AMO.
Virksomhedens geografiske forhold, størrelse og beliggenhed. Antallet af medlemmer af AMO skal
tage højde for, at medlemmerne kan udføre deres opsøgende opgaver, fx i forbindelse med kontrol
og besøg på geografisk adskilte arbejdssteder. Alle ansatte skal være omfattet af AMO’s aktiviteter,
og de skal kunne trække på medlemmernes viden og assistance, uanset hvor de arbejder. Dette
skal sikres, også hvor virksomheden har mange afdelinger eller mange ansatte.
12
Den tidligere organisering på AU
På Aarhus Universitet varetages arbejdsmiljø‐ og sikkerhedsindsatsen i dag af de forskellige parter i AU's
Arbejdsmiljøorganisation. Figuren i bilag 4 viser en grafisk fremstilling af organisationen.
Den eksisterende arbejdsmiljøorganisation består af følgende niveauer:
Koordinationsudvalget for arbejdsmiljø ved Aarhus Universitet (erstattet af interimudvalget)
Arbejdsmiljøudvalg på hovedområdeniveau
Arbejdsmiljøunderudvalg (f.eks. institutudvalg)
Arbejdsmiljøgrupper
Koordinationsudvalget (der nu bliver afløst af et hovedarbejdsmiljøudvalg) har fungeret som et
koordinerings‐, vejlednings‐ og tilsynsorgan for arbejdsmiljø‐ og sikkerhedsarbejdet på Aarhus Universitet.
Udvalget har virket som rådgivende organ for rektor i overordnede arbejdsmiljø‐ og sikkerhedsspørgsmål.
Udvalget er løbende blevet orienteret om regler og vejledninger inden for arbejdsmiljøområdet. De enkelte
medlemmer har været forpligtede til at holde deres respektive arbejdsmiljøudvalg på hovedområdeniveau
orienteret. Tilsvarende holder hovedområdernes arbejdsmiljøudvalg deres underudvalg/institutudvalg og
arbejdsmiljøgrupper orienteret.
Der er en nærmere beskrivelse af koordinationsudvalget og den tidligere organisering i bilag 5.
13
Nye muligheder i arbejdsmiljøorganisationen
Af den nye arbejdsmiljølov fremgår det, at der er mulighed for at aftale en anden organisering end den
ovenfor beskrevne. Man taler om henholdsvis basismodellen og aftalemodellen. Som udgangspunkt gælder
basismodellen, men aftalemodellen kan også anvendes. Formålet med indgåelse af aftaler skal være, at
arbejdsmiljøsamarbejdet i den enkelte virksomhed varetages bedre og mere effektivt end ved anvendelse
af basismodellens organiseringskrav. Man kan fx aftale at flere forskellige juridiske enheder går sammen i
en arbejdsmiljøaftale eller man kan aftale samarbejde med samarbejdsorganisationen. Samme person kan
varetage hvervet som arbejdsmiljørepræsentant og som tillidsrepræsentant. De to valg skal i dette tilfælde
foregå hver for sig.
Allerede i dag er der mulighed for tættere samarbejde mellem samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg, og
særligt indenfor det psykiske arbejdsmiljø er der en række områder, hvor det er oplagt at samarbejde.
Nedenfor er angivet nogle af de væsentligste snitflader og arbejdsfelter (www.samarbejdssekretariatet.dk):
Arbejdsmiljøorganisationens opgaver • Planlægning, ledelse og koordinering af sikkerheds‐ og sundhedsarbejdet • Gennemføre forebyggelse og sundhedsfremmende tiltag • Rådgivning ved løsning af arbejdsmiljømæssige spørgsmål • Sikre at arbejdsmiljøgrupperne orienteres og vejledes • Sikre rammerne for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion af de ansatte • Kontrollere at, at arbejdsforholdene er sikkerhedsmæssigt forsvarlige • Deltage i udarbejdelsen af arbejdspladsvurderingen • Påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed • Deltage i undersøgelse af ulykker og sundhedsskader samt tilløb hertil Samarbejdsudvalgets opgaver • Arbejdspladsens aktuelle og forventede udvikling
• Drøfte den økonomiske situation
• Mål, strategi og resultatkontrakt
• Personalepolitik
• Budget og finanslovsbidrag
• Rationaliserings‐ og omstillingsprojekter
• Kompetenceudvikling
• Job på særlige vilkår Fælles opgaver, som skal koordineres: • Sundhedsfremmende foranstaltninger
• Systematisk opfølgning på APV
• Opfølgning på psykisk arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress
• Medarbejdernes tilfredshed, trivsel og sundhed
• Opfølgning på sygefravær
• Chikane og vold
14
Arbejdsmiljøenheden i AU HR
Som resultat af Den Faglige Udviklingsproces er organiseringen af den tidligere Arbejdsmiljøsektion blevet
ændret. Sektionen er nu en del af enheden Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø, AU HR. I daglig tale
kaldes den tidligere Arbejdsmiljøsektion for Arbejdsmiljøenheden ved AU HR. Organisationsdiagrammet for
AU HR back office fremgår af bilag 6.
I Arbejdsmiljøenheden er seks medarbejdere beskæftiget med både front office og back office opgaver.
Arbejdsmiljøenheden ved AU HR fungerer som arbejdsmiljøfaglig rådgiver for ledelse og
arbejdsmiljøorganisation og varetager desuden arbejdsskadeområdet, arbejdsmiljøuddannelsen,
myndighedsbetjeningen til fx Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen. Endvidere overvåger
Arbejdsmiljøenheden organisationens arbejdsmiljøarbejde, informerer om relevante arbejdsmiljøemner og
styrer processer i relation til fx valg til arbejdsmiljøorganisation og gennemførsel af
arbejdspladsvurderinger.
Hvordan er andre universiteter organiseret?
På Københavns Universitet har man netop udmeldt, at man som på AU vil lave sammenlægninger af
eksisterende fakulteter, således at NAT og LIFE sammenlægges i et nyt naturvidenskabeligt fakultet og
SUND og FARMA sammenlægges i et nyt sundhedsvidenskabeligt fakultet.
KU’s arbejdsmiljøorganisation består i dag af et overordnet arbejdsmiljøråd, 8 fakultetsarbejdsmiljøudvalg,
25 institutarbejdsmiljøudvalg og i alt 161 arbejdsmiljøgrupper. Arbejdsmiljørådet er det øverste
arbejdsmiljøorgan på KU svarer nogenlunde til et hovedarbejdsmiljøudvalg.
Syddansk Universitet har arbejdsmiljøudvalg i tre niveauer, nemlig institut‐, fakultets‐ og
hovedarbejdsmiljøudvalg. Hovedarbejdsmiljøudvalget er sammensat af 4 B‐side repræsentanter valgt af og
blandt B‐side medlemmerne i de fakultære arbejdsmiljøudvalg. Af formanden for
Hovedarbejdsmiljøudvalget, rektor, udpeges 4 A‐side repræsentanter.
På Aalborg Universitet består arbejdsmiljøorganisationen af 1 Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMIU), der er
arbejdsmiljøudvalgets øverste organ. Desuden findes der 24 lokale arbejdsmiljøudvalg (AMIU) og 48
arbejdsmiljøgrupper.
Opbygningen af arbejdsmiljøorganisationen på Danmarks Tekniske Universitet og Roskilde Universitet
minder i princippet om Aalborg Universitets. På Danmarks Tekniske Universitet og Roskilde Universitet har
man ligeledes et hovedarbejdsmiljøudvalg, en række institutarbejdsmiljøudvalg, underudvalg og
arbejdsmiljøgrupper. Formand for hovedarbejdsmiljøudvalget på Danmarks Tekniske Universitet og
Roskilde Universitet er rektor.
15
Medarbejderinvolvering
På AU har alle medarbejdere en arbejdsmiljørepræsentant med samme organisatoriske tilhørsforhold (fx
institut) eller geografiske arbejdsplads (fx Nordre Ringgade 1) som de repræsenterede medarbejdere. Når
rammerne for den nye arbejdsmiljøorganisation er besluttet, vil AU afholde et koordineret valg, hvorved
alle posterne som arbejdsmiljørepræsentanter skal besættes. Hvis der indenfor en arbejdsmiljøgruppes
område blot er en enkelt ansøger til funktionen, vil ansøgeren blive udpeget, uden valghandlingen formelt
gennemføres.
I modsætning til Arbejdsmiljølovens krav om to niveauer i arbejdsmiljøorganisationen opererer AU pga.
virksomhedens størrelse med fire niveauer: arbejdsmiljøgrupper, lokale arbejdsmiljøudvalg (fx
institutudvalg), hovedområdearbejdsmiljøudvalg samt et fælles hovedarbejdsmiljøudvalg.
Arbejdsmiljørepræsentanterne i institutudvalg vælger imellem sig, hvem der skal repræsentere instituttets
medarbejdere i fakultetsarbejdsmiljøudvalget. Ligeledes udvælger arbejdsmiljørepræsentanterne i et
fakultetsarbejdsmiljøudvalg imellem sig, hvem af dem der skal repræsentere fakultetet i Aarhus
Universitets hovedarbejdsmiljøudvalg.
Medarbejderinvolveringen i arbejdsmiljøorganisationen på AU sikres således ved, at alle medarbejdere
uden ledelsesmæssige beføjelser er sikret valgret og er valgbare til funktionen som
arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljørepræsentanter kan desuden varetage udvalgsarbejde og hermed
have indflydelse på mere overordnede arbejdsmiljøopgaver på enten institut‐ eller fakultetsniveau. Fem
medarbejdervalgte repræsentanter vil endvidere være en del af AU’s hovedarbejdsmiljøudvalg.
Det er væsentligt, at AU som arbejdsgiver anerkender den arbejdsindsats, den enkelte
arbejdsmiljørepræsentant yder. Arbejdet som arbejdsmiljørepræsentant kræver naturligvis ressourcer og
arbejdsgiveren skal sikre, at både arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere får den nødvendige tid til
rådighed til at varetage deres pligter. Arbejdsgiveren skal endvidere sikre uddannelse samt sikre de
nødvendige midler til rådighed for samarbejdet. Arbejdsmiljørepræsentanten nyder samme beskyttelse
som en tillidsrepræsentant.
Anbefalinger
Arbejdsmiljøorganisationen er en del af Aarhus Universitets virksomhed. Det skal understreges, at det er en
samarbejdsorganisation, der med vægt på samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere skal sikre, at alle
ansattes arbejdsmiljø‐ og sundhedsforhold er i orden. Arbejdsmiljøorganisationen skal tilstræbe, at
systematisere og organisere eget arbejde, ligesom det skal understøtte universitetets kerneopgaver
(forskning, uddannelse, videnudveksling og talentudvikling).
16
Principper
Interim udvalget har udarbejdet følgende principper, som har dannet baggrund for de anbefalinger som
udvalget fremkommer med:
Forebyggelse og sundhedsfremme
Nærhed og geografi
Effektivitet og professionalisme
Systematisk arbejdsmiljøarbejde
Muligheder for tilpasning af organisationen til lokale forhold
Struktur
Hvor mange grupper og udvalg skal der være?
Der tages udgangspunkt i arbejdsmiljølovens bestemmelser samt ovenstående principper for
arbejdsmiljøarbejdet ved AU. På den baggrund anbefales det, at der etableres arbejdsmiljøudvalg på tre
niveauer:
Et hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU)
5 hovedområdearbejdsmiljøudvalg (4 FAMU og 1 AAMU)
Et antal lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU) på institutter og administrative enheder
(vicedirektørområder, dekansekretariater)
Arbejdsmiljøgrupper (AMG) etableres lokalt efter drøftelse mellem arbejdsgiver/ledelse og ansatte. Der
tages udgangspunkt i AU’s principper for arbejdsmiljøarbejdet. Se bilag 3 for en oversigt over den
foreslåede AMO. Interim udvalget forventer, at der med reduktionen af antal fakulteter og institutter i den
nye arbejdsmiljøorganisation vil være færre arbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupper end i den
nuværende.
Arbejdsmiljøudvalgene og ‐grupperne beskæftiger sig i høj grad med de samme emner, men varetager
deres opgaver på forskellige niveauer. Der er en naturlig forbindelse mellem niveauerne, og generelt kan
man sige, at arbejdsmiljøudvalgene arbejder strategisk, mens arbejdsmiljøgrupperne i højere grad er
overvågende og udførende. For AU anbefales følgende arbejdsdeling:
Hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU) – politisk og strategisk niveau
Fakultetsarbejdsmiljøudvalg (FAMU) og Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) – strategisk
og politisk niveau
Lokalt arbejdsmiljøudvalg LAMU – strategisk og operationelt niveau
Arbejdsmiljøgrupper (AMG) – operationelt niveau
17
De politiske opgaver omfatter bl.a.:
Udarbejdelse af arbejdsmiljøpolitik
Principielle forhold vedr. arbejdsmiljøarbejdet
De strategiske opgaver omfatter bl.a.:
Planlægning, lede og koordinere (herunder styring af APV)
Arbejdsmiljøpolitikker
Arbejdsmiljødrøftelse og organisering
Forebyggelse og sundhedsfremme
Samarbejde og uddannelse
Information
De operationelle opgaver omfatter bl.a.:
Varetage og planlægge aktiviteter om arbejdsmiljø
Arbejdspladsvurdering
Kontrol og imødegåelse af risici
Forebyggelse og sundhedsfremme
Information, instruktion og uddannelse
Hvor store skal udvalgene være, og hvilken sammensætning skal de have?
Interim udvalget anbefaler, at arbejdsmiljøudvalgene har både bredde og repræsentativitet, herunder at
udvalgene dannes med respekt for ovenstående principper. Formålet er at sikre udvalg, der kan
gennemføre drøftelser præget af mangfoldighed, bredde og inspiration fra alle dele af AU, og at
arbejdsmiljøarbejdet bliver forankret i hele organisationen.
På hovedområdeniveau og underliggende niveau bør der være en vis fleksibilitet i relation til størrelsen af
arbejdsmiljøudvalgene. Interim udvalget anbefaler, at de studerende får mulighed for at deltage i
arbejdsmiljøudvalgene, hvor dette er relevant. Det skal dog bemærkes, at mens de ansatte er underlagt
arbejdsmiljøloven, er de studerende underlagt en anden lovgivning, nemlig undervisningsmiljøloven.
Interim udvalget anbefaler følgende sammensætninger:
Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU):
1 formand
5 arbejdslederrepræsentanter fra de fire fakulteter samt AU Administration
5 arbejdsmiljørepræsentanter fra de fire fakulteter samt fra AU Administration
2 studenterrepræsentanter som observatører
18
Arbejdsmiljørepræsentanterne og suppleanter til hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) vælges af og blandt
Fakultetsarbejdsmiljøudvalgets (FAMU) henholdsvis Administrationens arbejdsmiljøudvalgs (AAMU)
arbejdsmiljørepræsentanter. Arbejdsledere vælges af og blandt FAMU’s henholdsvis AAMU’s arbejdsledere.
Fakultetsarbejdsmiljøudvalg og AU Administrations arbejdsmiljøudvalg:
I henhold til lovgivningen består disse udvalg af:
1 formand
2 arbejdslederrepræsentanter
2 arbejdsmiljørepræsentanter
Evt. 2 studenterrepræsentanter som observatører
Det anbefales, at der er mulighed for at udvide arbejdsmiljøudvalgene, såfremt det enkelte fakultet eller
AU Administration ønsker det. Dog må der ikke være flere lederrepræsentanter end
medarbejderrepræsentanter i et udvalg, hvorimod det modsatte godt må være tilfældet. Det anbefales, at
det enkelte udvalg på dette niveau maksimalt har 6 arbejdslederrepræsentanter, 6
arbejdsmiljørepræsentanter samt en formand. FAMU og AAMU bliver først sammensat, når
institutarbejdsmiljøudvalg og arbejdsmiljøgrupperne er etableret. Arbejdsmiljørepræsentanterne og
suppleanter til FAMU og AAMU vælges af og blandt medlemmerne af institutarbejdsmiljøudvalgene og
administrationens lokale udvalg, medens arbejdslederrepræsentanterne udpeges blandt de allerede
involverede arbejdslederrepræsentanter.
Arbejdsmiljøudvalg i institutter (LAMU):
I henhold til lovgivningen består disse udvalg af:
1 formand
2 arbejdslederrepræsentanter
2 arbejdsmiljørepræsentanter
Evt. 2 studenterrepræsentanter som observatører
Når arbejdsmiljøgrupperne på et institut er etableret, bliver institutarbejdsmiljøudvalget sammensat.
Såfremt der er mere end to arbejdsmiljøgrupper, vælger arbejdsmiljørepræsentanterne to medlemmer og
en eller to suppleanter til udvalget. Herudover udpeges to arbejdsledere. Det er muligt at lade flere
arbejdsmiljøgrupper være repræsenteret, hvis man på instituttet er enige om det. Dog anbefales det, at det
enkelte udvalg på dette niveau maksimalt har 6 arbejdslederrepræsentanter, 6 arbejdsmiljørepræsentanter
samt en formand. Endvidere anbefales det, at der ikke oprettes underarbejdsmiljøudvalg på institutterne.
19
Arbejdsmiljøudvalg i AU Administration:
Som udgangspunkt skal arbejdsmiljøudvalgene i AU Administration bestå af:
1 formand
2 arbejdslederrepræsentanter
2 arbejdsmiljørepræsentanter
AU Administration har ni vicedirektørområder. Det anbefales, at der oprettes et antal arbejdsmiljøudvalg
og arbejdsmiljøgrupper, således at der tages hensyn til arbejdsopgaver, faglighed og geografisk spredning.
For at sikre den nye arbejdsmiljøorganisations duelighed anbefales det, at AU gennemfører en evaluering af
hele arbejdsmiljøorganisationen i valgperiodens 2. år.
Sammenhæng mellem samarbejdsudvalg og arbejdsmiljøudvalg
På side 13 findes en beskrivelse af de vigtigste opgaver for både samarbejdsorganisationen og
arbejdsmiljøorganisationen. Det ses også, at der er en række fælles opgaver. På Aarhus Universitet har de
tidligere fakulteter Danmarks Pædagogiske Fakultetsskole og Det Teologiske fakultet valgt at nedsætte
fælles samarbejds‐ og arbejdsmiljøudvalg. I interim udvalget er mulighederne for sammenlægninger af
disse udvalg diskuteret og på basis heraf anbefales, at fakulteterne selv kan vælge en eventuel
sammenlægning af udvalgene. Arbejdsmiljøopgaverne er meget forskellige på det ’våde’ og det ’tørre’
område. Laboratorier og forsøgsanlæg og den hertil relaterede omgang med farlige stoffer og materialer
stiller store krav til sikkerhedsprocedurer, oplæring og ekspertviden på de våde hovedområder. På de tørre
hovedområder fylder den fysiske del af arbejdsmiljøet mindre og kræver ikke samme faglighed, hvorfor der
tegner sig et billede af, at nogle af de tørre hovedområder lettere kan gennemføre en sammenlægning af
arbejdsmiljø‐ og samarbejdsudvalg.
Uanset om man vælger at sammenlægge arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg, er arbejdsgiveren
naturligvis juridisk ansvarlig i henhold til arbejdsmiljøloven. Dette ansvar kan ikke placeres i et sammenlagt
udvalg. Erfaringer fra andre sammenlagte udvalg viser, at sammenlagte udvalg kan give meget lange
dagsordener, hvor arbejdsmiljøemner kan komme sidst på dagsordenen. Tillidsrepræsentanter og
arbejdsmiljørepræsentanter har også en meget forskellig repræsentation. En tillidsrepræsentant er typisk
valgt for en bestemt faglig gruppe af medarbejdere (HK, DJØF m.m.), mens en arbejdsmiljørepræsentant
typisk repræsenterer en enhed (fx en afdeling, et institut eller en bygning).
Interim udvalget anbefaler at der, medmindre andet besluttes i hovedområdet, oprettes både en
arbejdsmiljø organisation og en samarbejdsudvalgsorganisation. Herefter kan man påbegynde diskussionen
om en eventuel sammenlægning af arbejdsmiljøudvalg og samarbejdsudvalg.
20
Formalia
Valg og valgperiode
Arbejdsmiljøudvalgenes medlemmer og suppleanter vælges normalt for to år ad gangen. Der kan dog
indgås aftale om, at arbejdsmiljørepræsentanter vælges for mellem to og fire år, hvorefter
arbejdsmiljøudvalgets valgperiode følger arbejdsmiljørepræsentanternes valgperiode. Genvalg kan finde
sted. Arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter, der ophører som medlemmer af arbejdsmiljøgruppen,
ophører samtidig som medlemmer af arbejdsmiljøudvalget.
Interim udvalget anbefaler, at arbejdsmiljørepræsentanter vælges for en periode på tre år, og at
arbejdsledere ligeledes udpeges for en periode af 3 år. Interim udvalget anbefaler en valgperiode på tre år,
svarende til at man hvert tredje år skal udarbejde arbejdspladsvurdering (APV). De nyetablerede
arbejdsmiljøudvalg vil således altid skulle udarbejde arbejdspladsvurdering som en af de første store
opgaver.
Det anbefales, at der afholdes valg til af nye arbejdsmiljørepræsentanter og udpegning af nye
arbejdslederrepræsentanter i december 2011. Herefter etableres arbejdsmiljøudvalg på alle niveauer,
således at den ny arbejdsmiljøorganisation kan være funktionsdygtig primo 2012.
Det anbefales, at valg af arbejdsmiljørepræsentanter organiseres lokalt. Det anbefales endvidere, at der
udvikles et system således at det næste valg (i 2014) kan foretages elektronisk.
Forretningsorden Det anbefales at der udformes en standardforretningsorden for arbejdsmiljøudvalgene.
Forretningsordenen regulerer forhold såsom afholdelse af møder (inklusiv ekstraordinære møder),
mødernes indhold, dagsorden, referater, tavshedspligt, indhentning af bistand, nedsættelse af
arbejdsgrupper, samarbejde med samarbejdsorganisation, fastsættelse af retningslinjer, uddannelse mm.
Det anbefales, at det nyvalgte HAMU primo 2012 udarbejder standardforretningsorden for udvalgenes
arbejde.
Mødekadence Det anbefales, at der afholdes mindst to årlige møder i arbejdsmiljøudvalgene. Det anbefales endvidere at
mødekalender for HAMU, FAMU og AAMU offentliggøres i begyndelsen af hvert kalenderår med henblik på
god koordinering niveauerne imellem.
Mødeform m.m. Arbejdsmiljøorganisationen er en samarbejdsorganisation, og dagsorden til arbejdsmiljøudvalgsmøderne
skal derfor sammensættes, så der afsættes tid til dialog.
Der kan afholdes temamøder for hele eller dele af arbejdsmiljøorganisationen eller andre former for møder
efter beslutning i arbejdsmiljøudvalgene.
21
Dagsorden skal udsendes senest en uge inden mødet i arbejdsmiljøudvalget. Dagsorden forberedes ved at
der 2‐3 uger inden mødets afholdelse sendes en opfordring til alle medlemmer af arbejdsmiljøudvalget om
at komme med forslag til emner til dagsordenen. Derefter samler formand og næstformand de indkomne
forslag og udarbejder dagsorden. Dagsorden skal være så udførligt beskrevet, at deltagerne har mulighed
for at forberede sig.
Referat skal elektronisk udsendes til kommentering hos medlemmerne senest en uge efter mødets
afholdelse og med en svarfrist på en uge. Det endelige referat offentliggøres herefter uden forsinkelse. Der
udarbejdes referater, som gengiver de væsentligste dele af forhandlingerne, men ikke et udtømmende
referat af al debat på møderne.
Sammenhæng mellem niveauerne kommunikation og information Det er vigtigt, at der skabes transparens, sammenhæng og kommunikation op og ned i
arbejdsmiljøorganisationen. Dette kan fx understøttes på følgende måde:
Fælles årligt temamøde med deltagelse af hovedarbejdsmiljøudvalg (HAMU) og Fakultets‐ og
administrationens arbejdsmiljøudvalg (FAMU/AAMU)
Fælles årligt temamøde mellem FAMU og lokale arbejdsmiljøudvalg (LAMU)
Fastlæggelse af årshjul med mødekalender og tidspunkter for temadrøftelser/møder/konferencer
Opbygning af en fælles hjemmeside på AU med informationer om, hvem der sidder i udvalgene,
hvornår de afholder møder, dagsordener, referater samt særlig info om og til udvalgene mm.
Udsendelse af nyhedsbrev
Sikre at referater fra arbejdsmiljøudvalg indgår som orientering til højere og lavere niveauer
Fortælle den gode historie om de situationer, hvor arbejdsmiljøudvalg har gjort en forskel
Sekretariatsbetjening De anbefales, at hovedarbejdsmiljøudvalg og fakultetsarbejdsmiljøudvalg sekretariatsbetjenes af
Arbejdsmiljøenheden ved AU HR. Institutarbejdsmiljøudvalg bruger eget sekretariat. På opfordring deltager
Arbejdsmiljøenheden ved AU HR gerne i institutarbejdsmiljøudvalgenes møder.
Uddannelse Alle, der er medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen, skal have gennemført den obligatoriske
arbejdsmiljøuddannelse. Det anbefales at AU HR varetager planlægning af arbejdsmiljøuddannelsen på AU
og sikrer, at alle medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen har gennemført den obligatoriske uddannelse.
Arbejdsmiljørepræsentanter har årligt krav på 1½ dags uddannelse inden for arbejdsmiljø. Det anbefales, at
disse uddannelsesdage gennemføres som fælles uddannelse for alle eller grupper af
arbejdsmiljørepræsentanter ved AU eller som enkeltstående kurser efter arbejdsmiljøorganisationens
beslutning.
22
Implementering Interim hovedarbejdsudvalget har udarbejdet følgende plan for implementering:
DATO HANDLING ANSVARLIG OKTOBER 2011 Interim HAMU afholder tre
møder og udarbejder forslag til ny arbejdsmiljøorganisation på AU
Interim HAMU
NOVEMBER 2011 – uge 44 Forslaget forelægges universitetsledelsen
AU HR
NOVEMBER 2011 – uge 45 Forslaget behandles på ledelsesmødet d. 7. november 2011
AU
NOVEMBER 2011 – uge 45 Endelig rapport udsendes, og alle enheder informeres om det kommende valg. AU HR informerer om valget, der afholdes lokalt.
AU HR
NOVEMBER 2011 – uge 48 Alle enheder på AU har beskrevet, hvilke arbejdsmiljøgrupper der skal etableres. AU HR informeres om den valgte struktur.
Institutter og administrative enheder
DECEMBER 2011 – uge 50 Hovedområder og lokale enheder har etableret struktur for AMG, LAMU, FAMU og AAMU. Der afholdes valg af AMR senest onsdag d. 14. december 2011. Ledelsesrepræsentanter udpeges samtidigt.
Hovedområder og lokale enheder (bl.a. institutter, centre, administrative enheder)
DECEMBER 2011 – uge 51 Faglige organisationer underrettes om, hvilke AMR der er valgt, og hvilke AMR der ikke længere fungerer som AMR.
AU HR
JANUAR 2012 Alle arbejdsmiljøudvalg etableres
AU
JANUAR 2012 Den nye AMO tiltræder
AU
23
Bilag
Bilag 1 Den tidligere arbejdsgruppes indstillinger, november 2010
Bilag 2 Indstilling til universitetsledelsen om oprettelse af HAU
Bilag 3 Figur af forslag til fremtidig arbejdsmiljøorganisation på AU
Bilag 4 Figur af den eksisterende arbejdsmiljøorganisation på AU
Bilag 5 Den tidligere organisering af arbejdsmiljøarbejdet på AU
Bilag 6 Organisationsdiagram for AU HR back office
