1 

UMS20MAR2015

MOHDROZLANMOHAMEDALIPengarahUnitTeknikalGSTPersatuanAkauntanPercukaianMalaysia(M.A.T.A.)

ACCOUNTING & FILING 

TYPES OF SUPPLY TIME OF SUPPLY CHARGING OUTPUT TAX  INPUT TAX CLAIM ADJUSTMENT FILING OF RETURN RECORD KEEPING 

AGENDA AGENDA 

2 

2 

TYPE OF SUPPLY 

3 

TYPE OF SUPPLY (GOODS OR SERVICES) TYPE OF SUPPLY (GOODS OR SERVICES) 

4 

  6% 

0% 

GST 

  GST 

Standard Rated Supply 

Zero Rated Supply 

Exempt Supply 

Out of Scope  

TAXABLE  SUPPLY 

NON‐ TAXABLE  SUPPLY 

3 

STANDARD RATE (6%) • 73100 – Tender Document • 73200 – Disposal • 74000 ‐ Rental 

TYPES OF SUPPLY TYPES OF SUPPLY 

5 

EXEMPT • 71000 – Tuition Fees • 72000 ‐ Poliklinik • 75000 – Return on Investment 

TYPES OF SUPPLY TYPES OF SUPPLY 

6 

4 

OUT OF SCOPE • 78000 – Fine & Penalties 

TYPES OF SUPPLY TYPES OF SUPPLY 

7 

RELIEF SUPPLY (Directly used for Education Purposes) • 30000 – Equipment • 27000 ‐ Materials 

TYPES OF ACQUISITION TYPES OF ACQUISITION 

8 

5 

TIME OF SUPPLY 

9 

10 

Time of supply determines when a taxable person should account for GST either at:              Basic Tax Point; or              Actual Tax Point 

Basic Tax Point 

When goods are removed; or When goods are made available; or When services are performed 

BASIC ELEMENTS OF GST TIME OF SUPPLY BASIC ELEMENTS OF GST TIME OF SUPPLY 

6 

   GST ADVANTAGES (CONTD.)    GST ADVANTAGES (CONTD.) 

11 

TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT 

11 11 11 

Goods are removed; or Goods are made available; or Services are performed 

     Basic Tax Point 

Before  After 

Payment is received ; or Invoice is issued 

Invoice is issued 

Before: Time of supply is recognized if the payment is received or invoice is issued, whichever is earlier During Basic Tax Point: Time of supply is recognized if invoice is not issued after 21 days from this point After: Time of supply recognized if invoiced is issued within 21 days after basic tax point 

Copyright 2013 SALIHIN. All rights reserved 

TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) 

Situation 1: 

20/08/15 01/05/15  09/09/15  10/10/15 

Order  Payment  Invoice  Basic Tax Point 

Situation 2: 

20/08/15 01/05/15  09/09/15  10/10/15 

Order  Invoice  Payment  Basic Tax Point 

12 

7 

Copyright 2013 SALIHIN. All rights reserved  13 

Situation 3: 

20/08/15  09/09/15 

Basic Tax Point 

Situation 4: 

20/08/15 01/05/15  09/09/15 

Order  Invoice Basic Tax Point 

Order 

‘21 days’ Rule 

TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) 

Copyright 2013 SALIHIN. All rights reserved 

Events before and after BTP and 21 days rule 

PAYMENT / PREPAYMENT RECEIVED 

TAX INVOICE ISSUED 

TAX INVOICE ISSUED 

BASIC TAX 

POINT 

EVENTS BEFORE  EVENTS AFTER 

21 DAYS RULE 

PAYMENT RECEIVED 

Even though 

payment is received before tax invoice is issued, it does not alter the tax point 

TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) TIME OF SUPPLY EVENT RELATED TO BASIC TAX POINT (CONTD.) 

14 

8 

CHARGING OUTPUT TAX 

15 

16 

 Taxable supplies o Full Tax Invoice o Simplified Tax Invoice 

 

GST charged on : 

OUTPUT TAX SCOPE AND CHARGE  OUTPUT TAX SCOPE AND CHARGE  

9 

Tax Invoice 

Electronic Hard Copy 

Must be issued within 21 days 

Full  Simplified  Self‐billed (Full or Simplified) 

Pre‐determined format 

If amount payable including GST 

lower than RM 500 

• Price is unknown by supplier during transaction 

• Recipient and supplier are both registered 

• Supplier agreed no tax invoice will be issued by him 

• A copy of tax invoice should be provided to supplier 

• UPON DG’s APPROVAL! 

17 

GST TAX INVOICE DIAGRAM GST TAX INVOICE DIAGRAM 

No.  Items  Full Tax Invoice 

Simplified Tax Invoice 

1  The words “tax invoice” in a prominent place 

2  Serially tax invoice number 

3  Date of issuance of the invoice 

4  Name, address and identification number of the supplier 

5  Name and address of the person to whom the goods or services are supplied 

6  A description sufficient to identify the goods or services supplied 

7  For each description, the quantity of the goods or the extent of the services and the amount payable, excluding tax 

8  Any discount offered 

9  The total amount payable excluding tax, the rate of tax and the total tax chargeable shown as a separate amount 

10  The total amount payable including the total tax chargeable 

18 

GST TAX INVOICE ITEMS  GST TAX INVOICE ITEMS  

10 

19 

GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE ‐ SAMPLE GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE ‐ SAMPLE 

20 

GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE – SAMPLE (RELIEF ORDER) GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE – SAMPLE (RELIEF ORDER) 

11 

What if user lost/the tax invoice?      request for replacement copy      marked as “COPY ONLY” or “DUPLICATE” 

21 

GST TAX INVOICE LOST/MISPLACED TAX INVOICE ‐ SAMPLE GST TAX INVOICE LOST/MISPLACED TAX INVOICE ‐ SAMPLE 

Invoice in Foreign Currency 

Particulars  in  foreign currency need to be converted  into RM  using  the  open  market  rate  of  exchange  for  GST purposes included:      Amount payable before GST      Total GST chargeable      Total amount payable  In  the  case  of  importation,  taxable  person  can  use  the exchange rate published by Customs 

22 

GST TAX INVOICE FOREIGN CURRENCY GST TAX INVOICE FOREIGN CURRENCY 

12 

23 

 Taxable supplies o Full Tax Invoice o Simplified Tax Invoice 

 Deemed supplies o Disposal of business assets o Private use of business asset o Imported services o Good sold in satisfactory of a debt o Payment not paid to taxable person for purchases  made 

after 6 month o Gift costing more than RM500 

GST charged on : 

OUTPUT TAX SCOPE AND CHARGE  OUTPUT TAX SCOPE AND CHARGE  

INPUT TAX CLAIM 

24 

13 

25 

Entitlement to claim input tax 

Input tax has been incurred  Input tax is allowable 

Taxable person Goods or services acquired in the furtherance of 

business 

Goods and services made in Malaysia or supply made outside Malaysia which would taxable supply if made 

in Malaysia 

INPUT TAX CREDIT ENTITLEMENT TO CLAIM INPUT TAX INPUT TAX CREDIT ENTITLEMENT TO CLAIM INPUT TAX 

26 

To be able for claiming Input Tax, taxable person MUST hold valid documents;       Tax Invoice       Custom No. 1 ‐ Imported Goods       Custom No. 9 ‐ Goods removed from        bonded warehouse       Documents on imported services 

INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX 

14 

27 

GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE ‐ SAMPLE GST TAX INVOICE FULL TAX INVOICE ‐ SAMPLE 

28 

GST TAX INVOICE MIXED SUPPLIES TAX INVOICE – SAMPLE 1 GST TAX INVOICE MIXED SUPPLIES TAX INVOICE – SAMPLE 1 

15 

29 

        GST TAX INVOICE           MIXED SUPPLIES TAX INVOICE  ‐ SAMPLE 2 GST TAX INVOICE MIXED SUPPLIES TAX INVOICE – SAMPLE 2 GST TAX INVOICE MIXED SUPPLIES TAX INVOICE – SAMPLE 2 

30 

GST TAX INVOICE SIMPLIFIED TAX INVOICE – SAMPLE  GST TAX INVOICE SIMPLIFIED TAX INVOICE – SAMPLE  

MYDIN SUPERSTORE SDN BHD

TAMAN SERI PRTALING TEL: 03 – 88964830     FAX: 03 –  8964831  GST ID No  :   000156972518   Date: 30/3/2016             15:35:45 

 Invoice No: V001619 

 BISCUITS PNKL [PACK]  1  3.90  3.90  S 010611  PRINGLES SC 182G [PCS]  1  6.90  6.90  S 001002  SUGAR      2  1.45  2.90  Z 123235  Item Count               4 Total Sales Inclusive GST @ 6%    13.70 Rounding Adjustment        0.00 Cash          14.00 Balance              0.30  GST summary  Amount (RM)      Tax (RM) S = 6%      10.19      0.61 Z = 0%        2.90      0.00   Print  : 30/3/2016 Salesperson  : Amin 

16 

31 

GST TAX INVOICE SIMPLIFIED TAX INVOICE – SAMPLE  GST TAX INVOICE SIMPLIFIED TAX INVOICE – SAMPLE  

MYDIN SUPERSTORE SDN BHD

TAMAN SERI PETALING TEL: 03 – 88964830     FAX: 03 –  8964831  GST ID No  :   000156972518   Date: 30/3/2016             15:37:25 

 Invoice No: V001620  

DOUBLE A 80GM A4  20  15.00  300.00  S 010611  DOUBLE A 80GM A3  5  28.00  140.00  S 001002  ARCH HARDCOVER FILE  20  9.90  198.00  S 123235  Item Count               3 Total Sales Inclusive GST @ 6%    638.00 Rounding Adjustment          0.00 Cash          650.00 Balance             12.00  GST summary  Amount (RM)      Tax (RM) S = 6%      638.00      36.11 Z = 0%           0.00        0.00   Print  : 30/3/2016 Salesperson  : Amin 

32 

To be able for claiming Input Tax, taxable person MUST hold valid documents;       Tax Invoice       Custom No. 1 ‐ Imported Goods       Custom No. 9 ‐ Goods removed from        bonded warehouse       Documents on imported services 

INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX 

17 

33 

GST TAX INVOICE CUSTOM FORM NO.1 – SAMPLE  GST TAX INVOICE CUSTOM FORM NO.1 – SAMPLE  

34 

Input tax can be claimed on supplies bought or received regardless  if the supplies:     Paid on credit     Cannot be sold through the taxable period (no matching of input‐     output)  

Claim can be made within the period of 6 years from the date GST return is made 

INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX (CONTD.) INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX (CONTD.) 

18 

35 

Blocked supplies:       Passenger motor cars including hiring of car       Family benefits       Club subscription fee       Medical and personal accident insurance       Medical expenses       Entertainment expenses for family members and potential clients 

INPUT TAX CREDIT BLOCKED INPUT TAX INPUT TAX CREDIT BLOCKED INPUT TAX 

36 

INPUT TAX INPUT TAX 

OUTPUT TAX OUTPUT TAX 

NET TAXABLE 

PAYABLE REDEEMABLE 

(‐) Less 

(=) Equals 

Positive Amount 

Negative Amount 

Input Tax claimable = INPUT TAX CREDIT 

INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX INPUT TAX CREDIT CLAIMING INPUT TAX 

19 

37 

ADJUSTMENT 

38 

FILING OF RETURN (GST‐03) 

20 

Every taxable person will be assigned a taxable period which will end on the last day of the month of any calendar year unless a varied taxable period has been assigned    e.g. end on 31st January, 28th February, 31st March, ……. The category of a taxable period will depend on the amount of annual sales 

Category  Taxable Supply  Taxable Period 

A  RM 5 million and above  Monthly 

B  Less than RM 5 million   Quarterly 

39 

GST TAX RETURN PERIOD GST TAX RETURN PERIOD 

40 

 GST returns and payment must be submitted not later than  the last day of the following month of the taxable period 

 Electronic filing is encouraged 

   

GST TAX RETURN PERIOD FILING TAX RETURN GST TAX RETURN PERIOD FILING TAX RETURN 

21 

41 

When to submit GST return 1) Monthly taxable period   

  

Last date of submission :     

DEC  FEB JAN  MAC 

31 Jan  28 Feb  31 Mac 

Submission Date 

GST TAX RETURN PERIOD MONTHLY TAXABLE PERIOD GST TAX RETURN PERIOD MONTHLY TAXABLE PERIOD 

42 

  When to submit GST return 2) Quarterly taxable period 

  

   Last date of submission :     

FEB JAN  MAC 

January ‐ March  April ‐ June 

 

 30 April   

APR  MAY  JUN 

31 July 

Submission Date 

JUL 

GST TAX RETURN PERIOD QUARTERLY TAXABLE PERIOD GST TAX RETURN PERIOD QUARTERLY TAXABLE PERIOD 

22 

RECORD KEEPING 

43 

44 

The records MUST be:         in Bahasa Malaysia or English Language         kept in possession for a  period not less than 7 years         made available upon request         readily accessible and convertible into writing if it is electronic           records          

*Section 36 

RECORD KEEPING LIABILITY TO KEEP RECORDS RECORD KEEPING LIABILITY TO KEEP RECORDS 

23 

45 

Business Entity Records 

Business Transactions Records 

Accounting Records  (Hard Copy) 

Taxation Records 

Electronic 

SSM Records – Form A, B, C, 8, 9, 24, 49 and etc. 

Tax Invoices, invoices, receipts Debit note, credit note Delivery order, purchase order 

Bank statement, slip, voucher etc Contract, agreement 

Financial statement Account payable, receivable, GL, fixed asset register and etc 

Custom forms – K1, K2 and etc Inland revenue declaration forms GST adjustment working sheet 

GST – GST returns, payment slips and receipts 

Accounting software manual Audit trail .GAF file 

Others 

RECORDS KEEPING TYPES OF BUSINESS RECORDS RECORDS KEEPING TYPES OF BUSINESS RECORDS 

46 

“Any person, who contravenes Sec. 36, commits an offence and shall, on conviction, be liable to a fine not exceeding RM 50,000 

or imprisonment for a term not exceed 3 years; or both” 

RECORDS KEEPING FAIL TO KEEP RECORDS RECORDS KEEPING FAIL TO KEEP RECORDS