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Acquérir, évaluer et
conserver des
photographies dans
un milieu de santé
et de services sociaux
Nancy Gadoury
Bibliothécaire et archiviste
Avril 2016
Centre hospitalier régional de Lanaudière (CHRDL), vers 1960
Acquérir, évaluer et
conserver des
photographies dans un
milieu de santé et de
services sociaux
Tout d’abord… une passion
1er contact avec
les archives
photographiques :
ITHQ
Particularités de
la collection de
l’hôpital
Cadeaux offerts aux enfants de la pédiatrie, vers 1995
Plan de la présentation
Acquérir, évaluer et
conserver des
photographies dans un
milieu de santé et de
services sociaux
Introduction au projet de gestion des documents administratifs au CSSS du Nord de Lanaudière
Élaboration du projet « archives photographiques »
Développement des critères d’évaluation / Problématiques des photographies numériques
Résultat en image
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Place du millénaire, 2000
État de situation 2009
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milieu de santé et de
services sociaux
1er projet de gestion des documents administratifs en 1995 avec Gestar, mais en désuétude depuis 2002.
Bibliothèque responsable de la gestion des documents administratifs depuis 2003-2004, mais sans mise à jour du projet.
2002-2009: Technicien en documentation à temps partiel 3 jours semaines : gestion du local d’archives et destruction annuelle
Logiciel Coba
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conserver des
photographies dans un
milieu de santé et de
services sociaux
État de situation en 2009
État de crise : débordement des locaux
d’archives, entreposage non sécuritaire,
destruction aléatoire des documents,
tension chez les utilisateurs, etc.
Locaux d’archives du CSSSNL, 2009
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services sociaux
Élaboration du projet
Mettre à jour les outils de gestion
des documents administratifs : plan
de classification et calendrier de
conservation.
Présenter un projet de gestion des
documents administratifs à la
direction générale
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services sociaux
Résumé du projet
1. Mise à jour du plan de classification
2. Mise à jour du calendrier de conservation
3. Réaménagement des locaux d’entreposage d’archives
4. Acquisition d’un nouveau logiciel
5. Révision de la politique de l’information administrative
6. Gestion des risques : élaboration d’un plan de mesures d’urgence pour les documents administratifs
7. Attribution d’un budget / ressources au service
8. Implantation du système de gestion des documents administratifs
9. Création d’un fonds d’archives historiques et tri des documents jamais traités
10. Traitement de la collection de photographies
11. Mise en place du suivi du système de GDA, déclassement, versement annuel, mise à jour des outils
12. Mise en valeur du système de gestion des documents numérique
13. Mise en valeur des archives historiques
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État de situation 2009 :
photographies
75% de la collection se trouvait dans un local ayant été sous la responsabilité du technicien en audiovisuel (retraité). Les services techniques voulaient vider ce local en vitesse pour récupérer l’espace.
Entreposées dans des enveloppes papier, des boîtes, des classeurs, des pots de plastiques, des cartables, des cadres, etc.
Des milliers de photographies, négatifs, diapositives, CD, en plus des archives audiovisuelles (bobine, VHS, Beta, DVD)
Plusieurs albums anciens à la bibliothèque
Diverses photographies sur divers supports répandues dans les départements (dossiers papier, CD, arborescence de dossiers, etc.
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Élaboration du projet
« archives photographiques »
Pourquoi si rapidement?
Urgence de la situation
Intérêt pour les archives photographiques
Résultat visuel et clair / valeur de la photographie
Obtention de subvention
Demandes du personnel
Locaux du Bloc opératoire au CHRDL, mai 2000
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Élaboration du projet
« archives photographiques »
Étape du projet à déterminer :
Acquisition
Classification
Description / Indexation
Évaluation
Conservation
Diffusion
Inauguration du CHRDL, 28 novembre 1980 Mgr René Audet, Denis Lazure (Ministre des Affaires sociales), Guy Chevrette et Gérard R. Douville (DG du CHRDL)
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Acquisition des photographies
Récupération d’urgence dans les locaux du service audiovisuel
Message aux intervenants (notes de service, bouche à oreille, visite des gestionnaires durant le projet de gestion documentaire)
Albums anciens à la bibliothèque
Cadres « désuets » dans les couloirs
Service des communications (couvertures des événements, publicité, publications)
Direction des ressources humaines (fêtes des retraités, semaine de la reconnaissance, formations)
Club social (activités sociales à l’interne)
Cafétéria (menus, processus, installations)
Direction des services techniques (projets de construction, locaux)
Médical (photos de patients, de formation et de soins)
Direction générale (photos officielles : directeurs, CA)
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Classification des photographies
Utilisation du nouveau plan de classification
Besoin de plus de précision:
• Numérotation de la série : plusieurs séries sous la
même côte, titres attribués parfois semblable
• Numérotation de la photo : dizaines de
photographies par série, faciliter la description et
le repérage
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Classification des photographies
Bénédiction de la pierre angulaire du futur Hôpital Saint-Charles par Mgr Joseph-Arthur Papineau, 23 octobre 1959
G3 300 : Cérémonies et événements officiels S02 : numéro séquentiel, 2e série traitée ayant cette cote P03: numéro séquentiel, 3e photographie de l’ensemble = G3 300 – S02 – P03
Description des photographies
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Besoins des utilisateurs :
Grands événements
Identification des personnes (départ à la retraite)
Évolution des locaux
Besoins du service des archives:
RDDA (normalisation)
Niveau de la pièce
Gala Méritas, 16 juin 2000 Louise Leduc, Pierre Hétu, Marie-Josée Charron
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Description des photographies
Éléments de description existants :
Inscriptions sommaires sur 80% des enveloppes : titres, date, personne ou service à qui les photos sont destinés
Photographe dans 80% (technicien en audiovisuel, 35 ans au CHRDL), avant photographes professionnels
Journaux organisationnels
Documents historiques existants
Cahiers de formation, cassettes audio de formation
Sauf, pour les photographies numériques. Sur CD ou sur le réseau sans information de base.
Diapositive tirée de la formation: Mieux vivre et convalescence à la maison suite à un infarctus Vers 1970
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Description des photographies
Collection du CSSS du Nord de Lanaudière
Identification des personnes ou des lieux :
P01 : Cafétéria où se déroule une activité
P02 : Volley-ball au gymnase
P03 : Peinture
P04 : Four à poterie
P05 : Comité des bénéficiaires
P06 : Bénéficiaire qui fait de la peinture
P07 : Bowling au rez-de-chaussée C-01
P08 :
P09 :
P10 : Métier à tisser
P11 : Coin livre pour les bénéficiaires
P12 : Service de coiffure pour les bénéficiaires
P13 : Salle des bénéficiaires et leur famille
Cote :
P1 304 – S01
Titre de la série :
Activités sociales pour les patients du service de soins de
longue durée en psychiatrie de l’hôpital Saint-Charles
Photographe :
Date de création :
[après 1959]
Collation :
13 photographies : épreuves n&b ; 21,5 X 25,5 cm
Historique :
Cette série comprend 13 photographies du service de soins
longs durés en psychiatrie de l’Hôpital Saint-Charles à Saint-
Charles-Borromée. Les photos représentent des activités
sociales que les infirmiers et les infirmières ont organisées pour
les patients du service de soins de longue durée en psychiatrie.
Les activités se sont déroulées entre autres à la cafétéria et au
gymnase de l’hôpital. P1 304 – S01 – P07 Bowling au rez-de-chaussée C-01, vers 1960
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Description des photographies
Éléments de descriptions manquants:
Nom des personnes
Identification des anciens lieux / locaux
Ressources pour ces éléments:
Personnel avec beaucoup d’ancienneté (visiteurs de la bibliothèque, courriel)
Retraités
Soirée reconnaissance des 25 ans de service et du personnel retraité, novembre 2004
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Évaluation des photographies
Besoins :
Rapidité et efficacité
Traiter plus de 11 000 photographies sur différents supports avec très peu de ressources
Établir un processus simple applicable par quelqu’un qui ne connait pas l’organisation
Service d’ergothérapie du CHRDL, 5 octobre 1989
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Évaluation des photographies
Création d’un tableau à partir :
Base : Critères de tri dans La gestion des archives photographiques de Mario Robert et Normand Charbonneau
Ajout de balises/procédures pour chacun des critères de tri basé sur « L’évaluation des photographies en format numérique », Archives, Vol.41, no 1, 2009-2010 par Nancy Gadoury
Et aussi mes connaissances de l’organisation et la pratique…
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photographies dans un
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services sociaux
Évaluation des photographies
Critères d’évaluation de base (Robert et Charbonneau) :
Intelligibilité de l’information et qualité du support
Besoins des usagers et mission du centre d’archives
Sujet représenté
Intention derrière la photographie
Éléments d’identification disponibles
Rareté et originalité de l’information
Ancienneté
Qualités esthétiques
Communicabilité
Évaluation des photographies : Intelligibilité de l’information et qualité du support
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photographies dans un
milieu de santé et de
services sociaux
Principes de base :
Éliminer les photos qui affichent des défauts techniques liés à la mise au point et à la luminosité
Éliminer les photos dont le support est en mauvaise condition
Ajouts de balises :
Éliminer de façon systématique les photographies présentant défauts techniques
Conserver les photos (surtout numérique) indépendamment de leur support au besoin
Procédure pour récupérer les photographies sur un support désuet
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Évaluation des photographies : Intelligibilité de l’information et qualité du support
Boites à lunch offertes à la cafétéria du CHRDL, vers 2000
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milieu de santé et de
services sociaux
Évaluation des photographies : Besoins des usagers et mission du centre d’archives
Principes de base :
Sélectionner les photographies en fonction des besoins des usagers et la mission du centre d’archives
Ajouts de balises :
Rappel des 3 demandes des usagers : personnes, locaux, événements
Démontrer la pertinence du projet de gestion des documents administratifs
Conservation des photographies exprimant notre mission santé et services sociaux
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services sociaux
Évaluation des photographies : Besoins des usagers et mission du centre d’archives
Locaux du service de psychiatrie courte durée au CHRDL, 1988
Lors de sa construction, l’hôpital Saint-Charles était un hôpital à vocation psychiatrique uniquement.
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services sociaux
Évaluation des photographies : Sujet représenté
Principes de base :
Sélectionner les
photographies
en fonction des
intérêt du sujet
représenté
Ajouts de balises :
Liste de sujets à conserver (grands événements, locaux, personnes, mission santé et services sociaux)
Liste des sujets à jeter (ex: photos des patients, de chirurgie)
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Évaluation des photographies : Sujet représenté
Don d’Opération Enfant Soleil, 1998 Pierre Touzin (PDG d’Opération Enfant Soleil) accompagné des comédien(ne)s, Jessica Barker, Francis Reddy, Patricia Paquin, Élyse Marquis , Alain Dumas, Jean-Luc Brassard et de membres du personnel du CHRDL.
Photographie prise lors de la remise d’un don d’Opération Enfant Soleil en 1998 au service de soins pédiatriques du CHRDL.
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Évaluation des photographies : Intention derrière la photographie
Principe de base :
Sélectionner les photographies en fonction de l’importance que l’on donne aux différentes intentions :
• Intention du photographe • Intention du sujet
photographié • Intention du client • Intention du technicien • Intention de la personne qui
regroupe les photographies ou les commentent
Ajouts de balises :
Conserver les photographies dont
l’intention du photographe, du
client, du sujet photographié, est
connu et encore davantage celles
dont on connaît l’intention de la
personne qui les a réunies et
commentées (album).
Liste des « intentions » qui
intéressent davantage le centre
d’archives
Porter une attention particulière aux
albums
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Évaluation des photographies : Intention derrière la photographie
Enseignantes et finissantes de l’École des infirmières de l’Hôpital Saint-Charles, 1963
L’École des infirmières existe depuis les années 1920 à Saint-Charles-Borromée. Avant d’être posté à l’Hôpital Saint-Charles, elles suivaient leur enseignement à l’hôpital Saint-Eusèbe, le premier hôpital de la ville.
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Évaluation des photographies : Éléments d’identification disponibles
Principes de base :
Sélectionner les
photographies
qui disposent
d’éléments
d’identification
Ajouts de balises :
Trouver des personnes dans les départements pour les photographies numériques (peu d’éléments de description)
Éliminer les photos dont nous avons aucun moyen d’identification
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Évaluation des photographies : Rareté et originalité de l’information
Principes de base :
Sélectionner les photographies selon la rareté du support et du contenu
Sélectionner les photographies qui sont originales
Ajouts de balises :
Conserver les photographies numériques qui illustrent un sujet rare et original
Éliminer de façon systématique les photographies qui font double emploi
Faire abstraction de la notion d’original et de copie au besoin
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Évaluation des photographies : Rareté et originalité de l’information
Construction de l’hôpital Saint-Charles, 1956-1957
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Évaluation des photographies : Ancienneté
Principes de base :
Sélectionner les
photographies
en fonction de
leur ancienneté
Ajouts de balises :
Sélectionner des photographies provenant de tous les âges pour conserver une trace de l’évolution de l’organisation
Procédure pour récupérer les photographies sur un support désuet et/ou un format désuet
Éliminer les photographies numériques dont la « lecture » est impossible
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Évaluation des photographies : Ancienneté
Hôpital Saint-Eusèbe, Entre 1926 et 1959
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Évaluation des photographies : Qualités esthétiques
Principes de base :
Sélectionner les photographies ayant les meilleures qualités esthétiques (techniques et artistiques)
Ajouts de balises :
Conserver principalement les photographies qui présentent les meilleures aptitudes pour la diffusion ou les expositions
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services sociaux
Évaluation des photographies : Communicabilité
Principes de base :
Sélectionner les photographies en fonction de leur accessibilité (libre de droits, aucune restriction, absence de clause de confidentialité)
Ajouts de balises :
Éliminer les
photographies
en lien avec les
bris de
confidentialité
(patients)
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Conservation des photographies
Besoins :
Peu couteux
Peu volumineux
Simplicité
Choix :
Pochettes protectrices pour photos qualité archive
+ matériel de bureau régulier : cartable, étiquette Avery
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Conservation des photographies
Et pour le numérique…
Conserver sur CD (support original)
Logiciel de gestion documentaire IntelliGID
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Diffusion des photographies
Besoins:
Diffusion interne seulement
Recherche de base (3 demandes)
Numérisation de certaines pièces
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Diffusion des photographies
Peu de diffusion à l’externe :
Publications dans le Vent du Nord (journal organisationnel) disponible sur Internet
Conférence
Acquérir, évaluer et
conserver des
photographies dans un
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services sociaux
Présenter le projet photo à qui?
Problématiques majeures pour démarrer le projet:
Aucun investissement pour des projets administratifs dans le milieu de la santé et des services sociaux
Pas de budget au service de gestion documentaire
Pas de budget obtenu pour le projet de gestion documentaire
Pas de ressources humaines disponibles
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Résultat en image
Bibliothèque du CHRDL en 1985
Bibliothèque du CHRDL en 1989
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Résultat en image
Bibliothèque du CHRDL en 2002
Bibliothèque du CHRDL en 2016
